Süreç Yönetimi
Bilgi
İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
ENSEMBLE SÜREÇ YÖNETİMİ YARDIM DOKÜMANI
Ensemble Süreç Yönetimi
Bu yardım kılavuzunda”Ensemble Süreç Yönetimi” modülünde yer alan; altyapı tanımlamaları, süreç bileşenlerinin sisteme yüklenmesi, süreç hiyerarşisinin oluşturulması, süreç modelinin tasarlanması aşamalarında izlenmesi gereken adımlar ve açıklamalar yer alacaktır.
Kullanıcı web sayfası üzerinden programa erişmek için ilgili web dizini yazılıp, kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılabilmektedir. Kullanıcının giriş ekranında seçim yaptığı dil üzerinde program başlatılır, program içerik olarak seçilen dile çevrilmiş halde kullanıcının ekranına düşer.
Giriş yaptıktan sonra sizleri ‘’Ensemble Süreç Yönetimi”- “Bekleyen İşler’’ Sayfası karşılayacaktır. Kullanıcı bekleyen işlerini görüntüleyebilir, ilgili işi seçerek detayına giderek işlemi gerçekleştirebilir. Bu sayfada giriş yapan kullanıcının sistemde yapması gereken işler gösterilmektedir.
Kullanıcı Giriş Ekranında Bulunan Butonlar.
Sunum Modu:Ensemble Süreç Yönetiminde Sunum modu butonu Tam ekrana moduna geçişi sağlayan butondur. Ensemble Süreç Yönetimde Tam ekran modundan çıkmak için Esc tuşuna basmak gerekir.
Logo Çubuğunu Gizle: Ensemble Süreç Yönetiminde Logo Çubuğunu Gizle butonu var olan Logo Çubuğunun gizlenip görünmesi sağlar.
Bildirimler: Ensemble Süreç Yönetiminde Bildirimlerin gösterildiği butondur.
TR: Ensemble Süreç Yönetimde TR butonu ile kullanılan diller arasında geçiş yapılır. İngilizce dil seçeneği sistemde otomatik olarak kurulu gelmektedir. Diğer dil seçenekleri firmaların ihtiyacına göre sisteme yüklenmektedir.
Ensemble Süreç Yönetimde açılan ekranda bulunan seçenekler;
Modeli Değiştir: Ensemble Süreç Yönetiminde kullanıcı sayfasında sistemde kayıtlı modellerden modelin değiştirildiği seçenektir.
Sayfayı Favorim Yap: Ensemble Süreç Yönetimi kullanıcı sayfasında herhangi bir sayfayı Favorim yapılmak istenildiğinde Sayfayı Favorim Yap seçeneği seçilir.Sayfayı Favorim Yap seçeneği tıklanıldığında “Sayfa Favori olarak ayarlandı” uyarı mesajı kullanıcı ekranına gelir.Sayfa Favori yapılır.
Favori Sayfama Git:Ensemble Süreç Yönetiminde kullanıcı sayfasında Favori sayfası olarak ayarlanan sayfaya gidilen seçenektir.
Favori Sayfamı Kaldır: Ensemble Süreç Yönetiminde kullanıcı sayfasında ayarlanan Favori Sayfasının kaldırıldığı seçenektir. Favori Sayfasını Kaldır seçeneği tıklanıldığında “Favori Sayfası Kaldırıldı”uyarı mesajı kullanıcı ekranına gelir.Favori Sayfası kaldırılır.
Ensemble Süreç Yönetimi Menü Çubuğu
Ensemble Süreç Yönetimi menü çubuğunda tanımlamalarının ve ayarlarının yapıldığı kulakçıklar bulunmaktadır.
Bunlar:
1-Sistem Tanımları:Ensemble Süreç Yönetiminde Sistem Tanımlamalarının yapıldığı kulakçıktır.
2-Raporlar: Ensemble Sisteminde Süreç ve Performans Modüllerine ait Raporların listelendiği kulakçıktır.
3-Göstergeler: Ensemble Performans Yönetiminde yer alan Göstergelerin görüntülendiği kulakçıktır.
4-Süreçler: Ensemble Süreç Yönetimde Sistemde Kayıtlı Süreçlerin bulunduğu kulakçıktır.
5-Karneler: Ensemble Sisteminde Balanced Score Card Modülüne ait Karnelerin bulunduğu kulakçıktır.
Sistem Tanımları
Ensemble’da Süreç hiyerarşinin oluşturulması ve Süreçlerin modellenmesine başlamadan önce altyapı tanımlamalarının yapılması gerekmektedir. Bu tanımlamalar Sistem Tanımları kulakçığında tanımlanmaktadır. Sistem Tanımları sekmelere ayrılmaktadır. Bu sekmeler:
Süreç Yönetimi
Süreç yönetimi Modülüne ait tüm sistemsel tanımların yapıldığı sekmedir. Süreç Yönetim sekmesi menülerden oluşmaktadır. Başlıca menüler Süreç Adım Tipleri, Süreçler, Bağlantılar, Doküman, Girdi Çıktı, Kaynaklar, Organizasyonlar, Yetkinlikler, Kontroller, Mevzuatlar, Bulgu Tipleri, Profiller, Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi, İş Etki Değeri ve Süreç Olgunluk Değerlendirmesidir.
Performans Yönetimi
Performans yönetimi Modülüne ait tüm sistemsel tanımların yapıldığı sekmedir. Performans Yönetimi sekmesi menülerden oluşmaktadır. Başlıca menüleri Model, Skor Kart, Gösterge Tipi, Element Tipi, Element, Birim, Ölçüm Yeri Tipi, Ölçüm Yeri, Aralık Ailesi, Dönem Kırımları, Dönem, Veri Giriş, Gösterge-Ölçüm Yeri Verileri ve Değerlendirme Metotlarıdır.
Araçlar
Ensemble Süreç Yönetimde kullanılan yardımcı araçların bulunduğu sekmedir. Bu araçlar, Toplu Süreç Kartı Aktarımı, Toplu Süreç Gözden Geçirme, Personel Görev Aktarımı, Süreç Sahibi Transferi ve Son İşlem Yapılan Süreçlerdir.
Kullanıcılar
Ensemble Süreç Yönetimde kullanıcılarının hangi menüleri kullanabileceğinin (görebileceğinin) ve kullanıcıların hangi BSC modeline erişebileceğinin tanımlandığı menülerdir. İzin Grupları ve Model-Kullanıcı İlişkileri menüleridir.
Sistem
Tüm Ensemble Sisteminin altyapısını oluşturan Sistem Parametreleri, Ek nitelikler, Eba Sorgu İşlemleri ve Dil Ayarlarının tanımlandığı menüleri kapsayan sekmedir.
Süreç Yönetimi
Süreç modellemesinde kullanılacak olan işlem adımları/nesnelerin tanımlandığı sekmedir. Süreç tanımlamalarında kullanacağınız Ana Süreç, Alt Süreç gibi süreç kategorilerinin ve kategori nesnelerinin tanımlanması için kullanılmaktadır. Aynı zamanda süreç çiziminde kullanacağınız nesne tipleri de bu menüden ayarlanmaktadır. Süreç hiyerarşisini oluşturmak için, kullanılan elemanlar için SÜREÇ, çizim için kullandıklarımız için SÜREÇ ADIMI seçeriz.
Bu ekrana Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Süreç Adım Tipleri menüsünden ulaşılabilinir.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Süreç Adım Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan yeni süreç adımı tipini düzenlemek için kullanılan butondur.Bu buton tıklanıldığında Süreç Adım Tipi Düzenle penceresi açılır.Süreç Adımı Tipi ile ilgili gerekli düzenlemeler bu pencereden yapılır. Düzenleme yapıldıktan sonra “Süreç adım tipi başarıyla güncellendi” mesajı gelir.
Sil:Tanımlı olan yeni süreç adımı tipini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Süreç adım tipi başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni Süreç Adım Tipi tanımlamak için:
Sistem Tanımları/Süreç Adım Tipleri/Yeni Süreç Adım Tipi butonu tıklanır.
Yeni Süreç Adım Tipi Penceresinde bulunan alanlar;
Adı*: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Tipi*: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin Tip bilgisinin Süreç veya Süreç Adımı olarak seçilebildiği zorunlu alandır.
BPMN (Süreç Modelleme Dili) Tipi: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin BPMN Tipi bilgisinin sistemde kayıtlı olan seçeneklerden seçilebildiği alandır. BPMN(Business Process Model and Notation) uluslararası bir modelleme . Ensemble içinde bu standara destek vermek amacıyla süreç adımı BPMN’de hangi modele karşılık geldiğini süreç adımı tipleri düzenleme ekranından BPMN Tipi alanından seçmekteyiz. Bu sayede BPMN ile çizilmiş bir süreci dışarı aktarırken süreç adımlarımızı burada seçilmiş tipler ile eşleştirip BPMN olarak dışarı alabiliyoruz.
Açıklama: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Arkaplan Rengi: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin Arkaplan renginin renk ayarlandığı alandır.
Yazı Tipi: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin Yazı Tipinin, Yazı boyutunun, Yazı tipi rengin sistemde kayıtlı olan seçeneklerden seçilebildiği alandır.Ayrıca Yazı tipi stili Altı çizili, Kalın ve italik ayarlamalarının yapıldığı penceredir.
Kenarlık:Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin Çerçeve özelliklerinin ayarlarının yapıldığı alandır.
Ebatlar: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin görsel model üzerindeki ebatlarının ayarlamasının yapıldığı alandır.
İşi Yapan Ayarları:Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipi üzerinde işi “İşi yapan Ayarları” gösterilecek ise, Yeni Süreç Adım Tipindeki yeri ve yazı tipinin ayarlarının yapıldığı alandır.
: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin sistemde kayıtlı diyagramların numarısının gösterildiği butondur.
: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin sistemde kayıtlı diyagramlardan seçildiği butondur.
:Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin Diyagramlarının değiştirilmesi (Geri)
: Genel sekmesinde Yeni Süreç Adım Tipinin Diyagramlarının değiştirilmesi (İleri)
Açılan Yeni Süreç Tipi Adımı penceresinde gerekli alanlar doldurularak ve ayarlamalar yapılarak Tamam butonu tıklanarak Yeni Süreç Tipi Adımı tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Yeni Süreç Tipi Adımı kayıt işleminden sonra “Süreç adım tipi başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Süreçler
Süreçler Süreç Hiyerarşisi ve Taslak Süreçler bölümleri olmak üzere ikiye ayrılır.
Süreç Hiyerarşisi: Süreç Hiyerarşisi, süreçlerin kademeli olarak yapılandırılmasıdır. Bu yapılandırmada esas olan süreçlerin kapsamlarıdır. Hiyerarşi, kapsamı en büyük olan süreçten başlayarak yapılandırılır. Süreç anasayfası açılarak süreç hiyerarşisi görüntülenmektedir. Burada süreçlerinizi tanımlayabilir, süreç modellerini tanımlanan süreçlerin detayları görüntülenebilir.
Süreç Hiyerarşisi ekranında Süreçler 3 şekilde görsel olarak listelenir.
1- Görünüm: Sistemde kayıtlı olan Süreçlerin Hiyerarşik formda gösterildiği ekrandır. Süreçlerin alt-üst ilişkilerine göre sınıflandırılarak gösterildiği formattır.
2-Liste Görünümü: Sistemde kayıtlı olan Aktif durumdaki Süreçlerin Liste şeklinde görünümünün gösterildiği ekrandır.
3-Liste Görünümü (Pasif):Sistemde kayıtlı olan Pasif durumdaki Süreçlerin liste şeklinde görünümünün gösterildiği ekrandır.
Taslak Süreçler: Taslak halindeki süreçlerin listelendiği ekrandır. Burada Taslak halinde süreçlerinizi tanımlayabilir, modellerini girebilir ve tanımlanan taslak süreçlerin detayları görüntülenebilir.
Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
Yeni Süreç: Yeni bir Süreç tanımlanır.
Süreç Detay: Süreç Detaylarını görüntüler.
Görsel Model: Süreç görsel model olarak görüntülenir.
Liste görünümünde açılan ekranda
butonu tıklanınca açılan liste seçenekleri:
Süreç ekle: Yeni Süreç tanımlamak için kullanılan seçenektir.
Düzenle: Düzenle menüsü altında Süreç Detayları ve Görsel Model seçenekleri bulunmaktadır. Süreç Detayları seçeneği ile süreç bilgileri değiştirilirken, Görsel Model seçeneği ile süreç çizimi yapılır ve yapılan süreç çizimi görüntülenir.
Pasif et: Aktif olan Süreci durumunu Pasife etmek için kullanılan seçenektir.
Süreç Kartı: Tanımlı olan Sürecin genel bilgilerini ve modelini görüntüleyen seçenektir.
Üzerine Al: Süreç modelleme görevini kullanıcı üzerine ala seçenektir.
Seçenekler: Tanımlı olan Sürecin Model Görünüm Seçenekleri penceresini açan seçenektir.
Yeni Sekmede Aç: Tanımlı olan Süreci yeni sekmede açmak için kullanılan seçenektir.
Liste Görünümünde (Pasif) açılan ekranda butonu tıklanınca açılan liste seçenekleri:
Aktif Et: Pasif durumdaki Süreci Aktif etmek için kullanılan seçenektir.
Sil: Pasif durumdaki Süreci silmek için kullanılan seçenektir.
Görsel Model: Tanımlı olan Sürecin Görsel Model görünümü açan seçenektir.
Yeni Sekmede Aç: Tanımlı olan Süreci yeni sekmede açmak için kullanılan seçenektir.
Ensemble Süreç Yönetimde Arama Kriterleri
:Seçeneği tıklanırsa aranan ifadede en az 1 karakterin olması yeterli olup filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin içinde geçmediği verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile başlayan verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile biten verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin birebir aynı olduğu verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer almadığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Seçeneği tıklanırsa arama kriterleri sıfırlanır.
Yeni bir Süreç Tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Süreçler/Yeni Süreç butonu tıklanır.
Süreç ekle penceresinde bulunan alanlar;
Üst Süreç: Süreç ekle penceresinde tanımlanan Sürecin sistemde tanımlı olan Süreçlerden bağlı olduğu üst Sürecin seçilmesinin yapıldığı alandır.
Üst Süreç: Açılan pencerede üst Sürecin hiyerarşik ve liste görümünde seçilebildiği butondur.
Temizle: Üst Sürecin silindiği butondur.
Süreç kodu*:Süreç ekle penceresinde tanımlanan Sürecin kodunun bilgisinin girildiği zorunlu alandır. Zorunlu alanlar “*”karakter ile gösterilmektedir.
Adı*: Süreç ekle penceresinde tanımlanan Sürecin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Tip*:Süreç ekle penceresinde tanımlanan sürecin Tip bilgisinin sistemde kayıtlı olan tiplerden seçilebildiği alandır. Örneğin Detay Süreç, Ana Süreç gibi.
Amaç: Süreç ekle penceresinde tanımlanan Sürecin varsa Amaç bilgisinin girildiği alandır.
Kapsam: Süreç ekle penceresinde tanımlanan Sürecin varsa Kapsam bilgisinin girildiği alandır.
Süreç Sahibi: Süreç ekle penceresinde tanımlanan Sürecin varsa Süreç Sahibi bilgisinin girildiği alandır.
Pozisyon: Süreç sahibi bilgisi Pozisyon olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Pozisyon listesinden seçilebildiği alandır.
Departman: Süreç sahibi bilgisi Departman olarak seçilecekse tanımlı olan Departman listesinden seçilebildiği alandır.
Kaynaklar: Süreç sahibi bilgisi Kaynaklar olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Kaynaklar listesinden seçilebildiği alandır.
Kullanıcı Grupları: Süreç sahibi bilgisi Kullanıcı Grupları olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Kullanıcı Grupları listesinden seçilebildiği alandır.
Süreç Sahibi: Kullanıcı seçimi penceresini açan butondur.
Temizle: Süreç sahibi bilgisini siler.
Süreç ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Tamam butonu tıklanarak Süreç tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Süreç kayıt işleminden sonra “Taslak süreç başarı ile oluşturulmuştur” mesajı gelir.
Bağlantılar
Sistem Tanımları menüsünde Süreç adımları arasındaki akışın belirtilmesinde kullanılan bağlantı tiplerinin tanımlaması bu menüden yapılmaktadır. Süreç modelleme ekranındaki bağlantı oklarının tanımlandığı ekrandır. Birden fazla bağlantı tipi tanımlaması yapılmaktadır. Bu menüde çizim esnasında iki elemanı bağlarken kullanacağımız bağlantıları tanıtırız. Ensemble Süreç Yönetimi Modülünde olarak belirlenen bir bağlantı vardır. Bağlantılar menüsü, bağlantıların dışında kullanılacak bağlantıların tanımlandığı menüdür.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Bağlantılar menüsünden ulaşılabilir.
Bağlantı Tipleri kulakçığı tıklanarak Bağlantı tipleri ekranı açılır. Açılan ekranda sistemde tanımlı olan Bağlantı Tipleri listelenir. Yeni bir Bağlantı Tipi tanımlandığında Bağlantı Tipleri ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Bağlantı Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Yeni Bağlantı Tipini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Bağlantı Tipi Düzenle penceresi açılır. Bağlantı Tipi ile ilgili gerekli düzenlemeler bu pencereden yapılır. Düzenleme yapıldıktan sonra “Bağlan tipi başarıyla güncellendi” mesajı gelir.
Sil:Tanımlı olan Yeni Bağlantı Tipini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Bağlantı tipi başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni Bağlantı Tipi tanımlamak için:
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Bağlantılar/Yeni Bağlantı Tipi butonu tıklanır.
Bağlantı Tipi ekle penceresinde bulunan alanlar;
Adı*:Bağlantı Tipi ekle penceresinde Genel sekmesinde Yeni Bağlantı Tipinin adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Renk*: Bağlantı Tipi ekle penceresinde Genel sekmesinde Yeni Bağlantı Tipinin renginin Renk platinden ayarlanabildiği zorunlu alandır.
Çizgi Stili*: Bağlantı Tipi ekle penceresinde Genel sekmesinde Yeni Bağlantı Tipinin çizgi Stilinin sistemde kayıtlı çizgi stillerinden seçilebildiği zorunlu alandır.
BPMN (Süreç Modelleme dili) Bağlantı Tipi*: BPMN bir süreç modelleme dilidir. Buna göre sistemdeki bağlantıların standartlaştırılması için, BPMN karşılıklarının seçildiği alandır
Kalınlık*: Bağlantı Tipi ekle penceresinde Genel sekmesinde Yeni Bağlantı Tipinin kalınlığının sayısal olarak ayarlandığı zorunlu alandır.
Başlangıç: Bağlantı Tipi ekle penceresinde Genel sekmesinde Yeni Bağlantı Tipinin başlangıç şeklinin ilgili seçeneklerden seçilebildiği alandır.
Bitiş: Bağlantı Tipi ekle penceresinde Genel sekmesinde Yeni Bağlantı Tipinin Bitiş şeklinin ilgili seçeneklerden seçilebildiği alandır.
Açıklama: Bağlantı Tipi ekle penceresinde Açıklama sekmesinde Yeni bağlantı tipinin açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Açılan Bağlantı Tipi ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak ve ayarlamalar yapılarak Tamam butonu tıklanarak Yeni Bağlantı Tipi Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Yeni Bağlantı Tipi kayıt işleminden sonra “Bağlantı tipi başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Doküman
Ensemble Süreç Yönetimi içerisinde kullanılacak dokümanlar ve doküman tipleri bu menüden tanımlanmaktadır. Süreç ve Süreç adımlarında kullanacağımız dokümanlar sisteme aktarılabilir. QDMS “Doküman Yönetimi” Modülü kullanıyor ise, Ensemble Süreç Yönetimi Modülü QDMS dokümanlarıyla da ilişki kurma opsiyonu sunar. Ancak QDMS sisteminde bulunmayan dokümanlar Ensemble Dokümanlar menüsünden eklenebilir. Süreç ve Süreç adımlarına doküman eklemek istediğimizde öncelikle ilgili dokümanı Ensemble doküman havuzuna yüklememiz gerekmektedir. Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Doküman menüsünden ulaşılır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Doküman menüsünden ulaşılır.
Doküman menüsünde Dokümanlar ve Doküman Tipleri olmak üzere iki ekran açılır.
1-Doküman Tipleri kulakçığı Doküman Tipleri ekranı açılır. Açılan ekranda sistemde tanımlı olan Doküman Tipleri listelenir. Yeni bir Doküman Tipi tanımlandığında Doküman Tipleri ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Doküman Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle: Tanımlı olan dokümanı düzenlemek için kullanılan butondur. Doküman Düzenle ekranında Dokümanın Tip bilgisi sistemde tanımlı olan tiplerle değiştirilebilir, Yeni Tip bilgisi eklenir. Açıklama bilgisi değiştirilebilir. Düzenleme yapıldıktan sonra “Doküman başarıyla güncellendi” mesajı gelir.
Sil:Tanımlı olan Dokümanı Tipini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Doküman tipi başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni Doküman Tipi tanımlamak için:
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Doküman Tipleri/Yeni Doküman Tipi butonu tıklanır.
Doküman Tipi Ekle penceresinde bulunan alanlar;
Adı*: Doküman Tipinin Adı bilgisinin girildiği alandır.
Doküman Tipi Ekle penceresinde Doküman Tipinin Adı bilgisi girilerek ekle butonu tıklanarak Doküman Tipi kayıt işlemi gerçekleştirilir. Doküman Tipi kayıt işleminde sonra “Doküman tipi başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
2-Dokümanlar kulakçığı tıklanarak Dokümanlar ekranı açılır. Açılan ekranda sistemde tanımlı olan Dokümanlar listelenir. Yeni bir Doküman tanımlandığında Dokümanlar ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni doküman tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan dokümanı düzenlemek için kullanılan butondur. Doküman Düzenle ekranında Dokümanın Tip bilgisi sistemde tanımlı olan tiplerde değiştirilebilir, Yeni Tip bilgisi eklenir. Açıklama bilgisi değiştirilebilir. Düzenleme yapıldıktan sonra “Doküman başarıyla güncellendi” mesajı gelir.
Sil:Tanımlı olan dokümanı silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek istediğinizde emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Doküman başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni Doküman tanımlamak için:
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Dokümanlar/Yeni Doküman butonu tıklanır.
Doküman Ekle penceresinde bulunan alanlar;
Dosya Yolu*:Doküman Ekle penceresinde Dosya Seç butonundan sistemde kayıtlı dosyalarda seçildiği zorunlu alandır.
Tip*:Doküman Ekle penceresinde Tip bilgisinin sistemde tanımlı olan Tiplerden seçilebildiği zorunlu alandır.
Doküman Tipi Ekle:Doküman Ekle penceresinde Doküman Tipi ekle butonudur.
Adı: Doküman Tipinin Adı bilgisinin girildiği alandır.
Doküman Tipi eklemek için Adı bilgisi girilerek Ekle butonu tıklanarak Doküman Tipi Listesinde Yeni bir Doküman Tipi tanımlanır.
Doküman Ekle penceresinde Dosya Seç butonunda listede kayıtlı olan Dosya seçilir, gerekli alanlar doldurularak Ekle butonu tıklanarak Doküman Eklenir. Eklenen Dokümandan sonra “Doküman başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Girdi Çıktı
Sistem Tanımlarında Süreç/Süreç adımları ile ilişkilendirilecek Girdi/Çıktı’lar tanımlanabilmektedir. Girdiler tedarikçilerin sağladığı ve sürecin çıktıya dönüştüğü talep, ürün, hizmet veya kaynaklardır. Sürecin dış çevresinden sürece katılarak süreci harekete geçirirler. Çıktılar müşteri için bir süreç tarafından üretilen ürün ve hizmetlerdir. Aynı zamanda çıktılar sürecin var olma nedenidir. Müşteriler bu çıktıların kendi süreçlerinde kullanmakta, tüketmekte veya dönüştürmektedirler. Girdilerin süreç içerisinde işlenmesi ve dönüştürülmesi sonucunda ortaya çıkan çıktıların, müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde girdilere katma değer eklenmiş bir nitelikte olması gerekir. Süreçlerin performansı her zaman süreç içindeki unsurlara bağlı kalmaz. Süreçlerinizin performansını ölçerken ve iyileştirme çalışmaları planlarken süreçlerinizi girdi sağlayan ve sizin çıktılarınızı kullanan süreçleri de bu çalışmalara dahil etmeniz gerekecektir. Süreç girdi ve çıktılarını belirleyerek hizmet alan ve hizmet veren süreçlerinizi kolayca raporlayabilirsiniz. Referans süreç mantığını kullanarak aynı süreci birden fazla modelde kullanabilirsiniz.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Girdi Çıktı menüsü tıklanır.
Girdi Çıktı menüsünde Girdi Çıktı ve Girdi Çıktı Tipleri olmak üzere iki ekran açılır.
1-Girdi Çıktı Tipleri kulakçığı tıklanarak Girdi Çıktı Tipleri ekranına ulaşılır. Açılan ekranda sistemde tanımlı olan Girdi Çıktı Tipleri listelenir. Yeni bir Girdi Çıktı Tipi tanımlandığında Girdi Çıktı Tipleri ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir Girdi Çıktı Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Yeni Bir Girdi Çıktı Tipi tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Girdi Çıktı Tipleri/Girdi Çıktı Tipi butonu tıklanır.
Yeni Girdi Çıktı Tipi penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Yeni Girdi Çıktı Tipi penceresinde tanımlanan Yeni Girdi Çıktı Tipinin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Açıklama: Yeni Girdi Çıktı Tipi penceresinde tanımlanan Yeni Girdi Çıktı Tipinin Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Yeni Girdi Çıktı Tipi penceresinde gerekli alanlar doldurularak Ekle butonu tıklarak Yeni Girdi Çıktı Tipi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Girdi Çıktı Tipi kayıt işleminden sonra “Girdi çıktı tipi başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
2-Girdi Çıktı kulakçığı tıklarak Girdiler & Çıktılar ekranı açılır. Sistemde tanımlı olan Girdiler&Çıktılar tümü burda listenilir. Girdiler & Çıktılar bu ekranda durumuna göre listelenir. Durumu Aktif olan Girdiler&Çıktılar Liste görümünde ve Durumu Pasif olan Girdiler&Çıktılar Liste Görünümü (Pasif) olarak görüntülenip listelenir. Yeni bir Girdi Çıktı tanımlandığında Girdiler&Çıktılar ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Durumu Aktif olan Girdiler & Çıktılar Liste halinde görümü
Durumu Pasif olan Girdiler & Çıktılar Liste Görünümü (Pasif)
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Girdi Çıktı tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Yeni Girdi Çıktıyı düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Girdi Çıktı Düzenle penceresi açılır. Girdi Çıktı ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Düzenleme yapıldıktan sonra “Girdi/Çıktı başarıyla güncellendi” mesajı gelir.
Sil:Tanımlı olan Girdi Çıktıyı silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Girdi/Çıktı başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni bir Girdi Çıktı Tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Girdi Çıktı/Girdi Çıktı Ekle butonu tıklanır.
Girdi Çıktı Ekle penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının Adı bilgisinin girildiği alandır.
Açıklama: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Girdi Çıktı: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının Girdi Çıktı olarak seçildiği seçenektir.
Girdi: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının Girdi olarak seçildiği seçenektir.
Çıktı: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının Çıktı olarak seçildiği seçenektir.
Tipi*: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının Tipi bilgisinin sistemde tanımlı olan seçeneklerden seçilebildiği zorunlu alandır.
Alt tipi: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının Alt Tipinin sistemde tanımlı seçeneklerden seçilebildiği alandır.
Çıktıyı üreten Süreç: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının Çıktıyı üreten Süreç bilgisinin sistemde tanımlı Süreç Listesinden seçilebildiği alandır.
Organizasyon Birimi: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının varsa Organizasyon Birimi bilgisinin;
Aktif Kullanıcılar: Organizasyon Birimi Aktif kullanıcı olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Aktif kullanıcılar listesinden seçilebildiği alandır.
Pozisyon: Organizasyon Birimi Pozisyon olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Pozisyon listesinden seçilebildiği alandır.
Departman:Organizasyon Birimi Departman olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Departman listesinden seçilebildiği alandır.
Kullanıcı Grupları: Organizasyon Birimi Kullanıcı Grupları olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Kullanıcı Grupları listesinden seçilebildiği alandır.
Müşteriler: Organizasyon Birimi Müşteriler olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Müşteriler listesinden seçilebildiği alandır.
Organizasyon Birimleri: Organizasyon Birimi Organizasyon Birimleri olarak seçilecekse Sistemde tanımlı olan Organizasyon Birimleri listesinden seçilebildiği alandır.
Durum: Girdi Çıktı Ekle penceresinde tanımlanan Girdi Çıktının durumu Aktif veya Pasif seçilebildiği alandır.
Girdi Çıktı penceresinde gerekli alanlar doldurularak kaydet butonu tıklanarak Yeni bir Girdi Çıktı Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.Girdi Çıktı Tanımlam kayıt işleminden sonra “Girdi/Çıktı başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Kaynaklar
Süreçlere/süreç adımlarına eklenecek kaynakların tanımlanacağı ekrandır. Süreçleri oluşturma ve revize çalışmalarında eğer süreçlere farklı tip/türlerde kaynaklar kullanılacaksa kaynak tiplerinin tanımlanması gerekmektedir.Kaynak tiplerini seçerek tanımlama menüsüne gidilerek (İnsan, makine, yazılım vb.) tür havuzunun oluşturulması gerekir.Kaynak havuzunun oluşturulması (kaynakların sisteme tanıtılması) sırasında kaynak tipi burada yapılacak tanımlamalardan seçilecektir.Ensemble Süreç Yönetimde üzerinde her bir Süreç ve faaliyette kullanılan kaynakları tanımlayabilir, daha sonra bu kaynaklar üzerinden farklı raporlar alarak analizler yapabilirsiniz.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Kaynaklar menüsü tıklanır.
Kaynaklar menüsünde Kaynaklar ve Kaynak Tipleri olmak üzere iki ekran bulunmaktadır.
1-Kaynaklar Tipleri kulakçığı tıklanarak Kaynak Tipleri ekranı açılır. Sistemde tanımlı olan Kaynak Tiplerinin listenildiği ekrandır. Yeni bir Kaynak Tipi tanımlandığında Kaynak Tipleri ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir kaynak Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Kaynak Tipini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Kaynak Tipi Düzenleme penceresini açar. Kaynaklar ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Düzenleme yapıldıktan sonra “Kaynak tipi başarıyla güncellendi” mesajı gelir.
Sil:Tanımlı olan Kaynak Tipini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek isteniğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Kaynak tipi başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni Kaynak Tipi tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Kaynak Tipleri/Yeni Kaynak Tipi butonu tıklanır.
Yeni Kaynak Tipi penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Yeni Kaynak Tipinin Adı bilgisinin girildiği alandır.
Yeni Kaynak Tipi penceresinde gerekli alanlar doldurularak Yeni Kaynak Tipi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Yeni Kaynak Tipi tanımlama kayıt işleminden sonra “Kaynak tipi başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
2-Kaynaklar kulakçığı tıklanarak kaynaklar ekranı açılır. Açılan ekranda Kaynaklar Hiyerarşik görünüm, liste görümü ve liste görünüm (Pasif) olmak üzere 3 şekilde görüntülenir. Yeni Kaynak eklemek ve Kaynak grubu tanımlamak istenildiğinde Kaynaklar ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır. Sistemde tanımlı olan Kaynak ve Kaynak gruplarının listenildiği ekrandır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir kaynak eklemek için kullanılan butondur.
:Yeni bir kaynak grubu eklemek için kullanılan butondur.
Yeni bir kaynak tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Kaynaklar/Yeni Kaynak butonu tıklanır.
Yeni Kaynak penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan kaynağın Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Kaynak Kodu*: Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan Kaynağın kod bilgisinin girildiği alandır.
Açıklama: Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan kaynağın varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Kaynak Tipi*: Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan kaynağın tipinin bilgisinin sistemde tanımlı olan kaynak tiplerinden seçilebildiği alandır.Ayrıca Kaynak tipi butonu ile yeni bir kaynak tipi listeye tanımlanarak eklenebilir.
Sistemde tanımlı Kaynak Tipleri
Kaynak/Kaynak Grubu: Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan kaynağın Kaynak/Kaynak Grubu bilgisinin sistemde tanımlı olan Kaynak Listesinden seçilebildiği alandır.
Ölçü Birimi: Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan kaynağın varsa Ölçü Birimi sistemde tanımlı olan ölçü birimleri listesinde seçilebildiği alandır.
Organizasyon: Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan kaynağın Organizasyon bilgisinin Kullanıcı Seçimi penceresinde;
Departman: Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan kaynağın Organizasyon bilgisinin sistemde tanımlı olan Departman listesinden seçilebildiği alandır.
Kullacı Grupları: Yeni Kaynak penceresinde tanımlanan kaynağın Organizasyon bilgisinin sistemde tanımlı olan Kullanıcı Grupları Listesinden seçilebildiği alandır.
Yeni Kaynak penceresinde gerekli alanlar doldurularak Tamam butonu tıklanarak Yeni Kaynak Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Yeni Kaynak tanımlama kayıt işleminden sonra “Kaynak başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Yeni Kaynak Grubu tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Kaynaklar/Yeni Grup butonu tıklanır
Yeni Kaynak Grubu penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Yeni Kaynak Grubunun adı bilgisinin girildiği alandır.
Yeni Kaynak Grubu penceresinde gerekli alanlar doldurularak Yeni Kaynak Grubu tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Yeni Kaynak Grubu tanımlama işlemi gerçekleştirildikten sonra “Kaynak grubu başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Organizasyonlar
Organizasyonlar tanımlanmasındaki amaç QDMS havuzunda olmayan, manuel tanımlamaya gerek duyulduğunda eklenen organizasyon birimlerinin belirtmek için kullanılır. Süreçlerde ve modellerde kullanılacak organizasyon birimlerinin tanımlanacağı ekrandır. Ensemble programında Çizim yaparken her zaman kulvarlı bir çizim yapmak doğrudur. Kulvarlar için Qdms’den gelen kullanıcılardan, pozisyonlardan, departmanlardan ve kullanıcı gruplarından faydalanılabilir. Bu tanımlamaların yetmediği durumlarda bu menüden faydalanılır. (Entegrasyon bulunmadığında.) Organizasyonlar menüsünde Yeni Organizasyon Birimi ve Organizasyon Grubu tanımlama işlemleri yapılır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Organizasyonlar menüsü tıklanır.
Organizasyon Birimleri kulakçığı tıklanarak Organizasyon Birimleri ekranı açılır. Açılan ekranda sistemde kayıtlı olan Organizasyon Birimi ve Organizasyon grupları listelenir. Yeni bir Organizasyon Birimi ve Organizasyon Grubu tanımlandığında Organizasyon Birimleri ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir Organizasyon birimi tanımlamak için kullanılan butondur.
:Yeni bir Organizasyon grubu tanımlamak için kullanılan butondur.
Yeni bir Organizasyon Birimi tanımlamak için,
Sistem Tanımları/Süreç Yönetim/Organizasyonlar/Yeni Organizasyon Birimi butonu tıklanır.
Organizasyon Birimi Ekle penceresinde bulunan alanlar:
Organizasyon Birimleri:Organizasyon Birimi Ekle penceresinde Tanımlanan Organizasyon Birimin Organizasyon Birimlerinin Kullanıcı Seçimi Listesinden seçilebildiği alandır.
Kodu*: Organizasyon Birimi Ekle penceresinde Tanımlanan Organizasyon Birimin kodu bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Adı*: Organizasyon Birimi Ekle penceresinde Tanımlanan Organizasyon Birimin Adı bilgisinin girildiği alandır.
Açıklama: Organizasyon Birimi Ekle penceresinde Tanımlanan Organizasyon Birimin varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Sorumlu: Organizasyon Birimi Ekle penceresinde Tanımlanan Organizasyon Birimin varsa Sorumlu bilgisinin ;
Pozisyon:Organizasyon Birimi Ekle penceresinde Tanımlanan Organizasyon Birimin varsa Sorumlu bilgisinin sistemde tanımlı olan Pozisyon Listesinden seçilebildiği alandır.
Departman:Organizasyon Birimi Ekle penceresinde Tanımlanan Organizasyon Birimin varsa Sorumlu bilgisinin sistemde tanımlı olan Departman Listesinden seçilebildiği alandır.
Kullanıcı Grupları: Organizasyon Birimi Ekle penceresinde Tanımlanan Organizasyon Birimin varsa Sorumlu bilgisinin sistemde tanımlı olan Kullanıcı Grupları Listesinden seçilebildiği alandır.
Organizasyon Birimi Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Ekle botunu tıklanarak Organizasyon Birimi Kayıt işlemi gerçekleştirilir. Organizasyon Birimi Kayıt işlemi gerçekleştirildikten sonra “Organizasyon birimi başarıyla kaydedildi” uyarı mesajı gelir.
Organizasyon Birimi Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Ekle botunu tıklanarak Organizasyon Birimi Kayıt işlemi gerçekleştirilir. Organizasyon Birimi Kayıt işlemi gerçekleştirildikten sonra “Organizasyon birimi başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Yeni bir Organizasyon Grubu tanımlamak için,
Sistem Tanımları/Süreç Yönetim/Organizasyonlar/Yeni Grup butonu tıklanır.
Organizasyon Grubu Ekle penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Organizasyon Grubu Ekle penceresinde Organizasyon Grubunun adı bilgisinin girildiği alandır.
Organizasyon Grubu Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Organizasyon Grubu kayıt işlemi gerçekleştirilir. Organizasyon Grubu kayıt işlemi gerçekleştirildikten sonra “Organizasyon grubu başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Yetkinlikler
Süreçlerde veya adımlarda yetkinlik kontrolü yapılıyorsa bu yetkinliklerin tanımlanacağı ekrandır. Bir süreç adımının yapılması bir yetkinlik gerektiriyorsa ve bu durumu çizim üzerinden belirtmek istenirse yetkinlikler menüsünden faydalanılabilir. Yetkinlikler, üstün performansın elde edilmesinde ayırt edici olan bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlenebilir davranışların Ensemble Süreç Yönetimden tanımlanmasıdır. Yetkinlik menüsünde Yetkinlik ve Yetkinlik Düzeyi olmak üzere iki ekran bulunmaktadır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Yetkinlikler menüsü tıklanır.
1-Yetkinlik Düzeyleri kulakçığı tıklanarak Yetkinlik Düzeyleri ekranı açılır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetim/Yetkinlikler/Yetkinlik Düzeyleri kulakçığı tıklanır. Açılan Ekranda Yetkinlik Düzeyleri ve Yetkinlik Düzey Grupları listelenir. Yeni bir Yetkinlik Düzeyi ve Yetkinlik Düzey Grubu tanımlandığında Yetkinlik Düzeyleri ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir Yetkinlik Düzeyi tanımlamak için kullanılan butondur.
:Yeni bir Yetkinlik Düzey Grubu tanımlamak için kullanılan butondur.
Yeni bir Yetkinlik Düzeyi tanımlamak için;
Sistem Tanımlar/Süreç Yönetimi/Yetkinlikler/Yetkinlik Düzeyleri/Yeni Yetkinlik Düzeyi butonu tıklanır.
Yetkinlik Düzeyi Ekle penceresinde bulunan alanlar;
Tanım*:Yetkinlik Düzeyi Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinlik Düzeyinin adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Açıklama: Yetkinlik Düzeyi Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinlik Düzeyinin varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Puan*: Yetkinlik Düzeyi Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinlik Düzeyinin Puan bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Durum: Yetkinlik Düzeyi Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinlik Düzeyinin Durum bilgisinin Aktif veya Pasif olarak seçilebildiği alandır.
Yetkinlik Düzeyi Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Ekle butonu tıklanarak Yetkinlik Düzeyi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Tanımlanan Yetkinlik Düzeyi kayıt işleminden sonra “ Yetkinlik Düzeyi başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Yeni bir Yetkinlik Düzeyi Grubu tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Yetkinlikler/Yetkinlik Düzeyleri/Yeni Yetkilik Düzey Grubu butonu tıklanır.
Yetkinlik Düzeyi Grubu Ekle penceresinde bulunan alanlar;
Yetkinlik Düzeyi Grubu Adı*:Yetkinlik Düzeyi Grubu Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinlik Düzeyi Grubunun adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Durum: Yetkinlik Düzeyi Grubu Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinlik Düzeyi Grubunun durum bilgisinin Aktif veya Pasif olarak seçilebildiği alandır.
Yetkinlik Düzeyi Grubu Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Ekle butonu tıklanarak Yetkinlik Düzeyi Grubu tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Tanımlanan Yetkinlik Düzeyi Grubu kayıt işleminden sonra “ Yetkinlik Düzeyi Grubu başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
2-Yetkinlik kulakçığı tıklanarak Yetkinlik ekranı açılır. Açılan ekranda Yetkinlikler ve Yetkinlik grupları listelenir. Yeni bir yetkinlik ve Yetkinlik Grubu tanımlandığında Yetkinlik ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir Yetkinlik tanımlamak için kullanılan butondur.
:Yeni bir Yetkinlik Grubu tanımlamak için kullanılan butondur.
Yeni bir Yetkinlik Tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Yetkinlikler/Yeni Yetkinlik butonu tıklanır.
Yetkinlik Ekle penceresinde bulunan alanlar;
Yetkinlik adı*:Yetkinlik Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinliğin adı bilgisinin girildiği alandır.
Yetkinlik Detayları: Yetkinlik Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinliğin varsa Yetkinlik Detayları bilgisinin girildiği alandır.
Yetkinlik Düzey Tipi: Yetkinlik Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinliğin Yetkinlik Düzeyi Tipi bilgisinin seçilebildiği alandır.
Durum: Yetkinlik Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinliğin Durum bilgisinin Aktif veya Pasif seçilebildiği alandır.
Yetkinlik Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Yetkinlik tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Tanımlanan Yetkinlik Kayıt işleminden sonra “Yetkinlik başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Yeni bir Yetkinlik Grubu Tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Yetkinlikler/Yeni Yetkinlik Grup butonu tıklanır.
Yetkinlik Grubu Ekle penceresinde bulunan alanlar;
Yetkinlik Grubu Adı*:Yetkinlik Grubu Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinlik Grubunun adı bilgisinin girildiği alandır.
Durum: Yetkinlik Grubu Ekle penceresinde tanımlanan Yetkinlik Grubunun Durum bilgisinin Aktif veya Pasif olarak seçilebildiği alandır.
Yetkinlik Grubu Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Ekle botuna tıklanarak Yetkinlik Grubu kayıt işlemi gerçekleştirilir. Tanımlanan Yetkinlik Grubu kayıt işleminden sonra “Yetkinlik grubu başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Kontroller
Bu kısımda süreç üzerinde herhangi bir yerde bir kontrol uygulanıyorsa ve bu süreç üzerinde tanımlanmak istenirse bu menüden faydalanılabilir. Kontroller ekranında Süreçlerde ve adımlarında bir işin doğru ve yöntemine uygun olarak yapılıp yapılmadığını inceleme, denetim ve denetlemesini yapmaktır. Süreçlerde mevcut iş başarısının ölçülmesi ve başarının belirlenen hedefleri gerçekleştirme olasılığının saptanmasının yapılması kontrollerle gerçekleştirilir. Süreçlerde kontrollerin temeli, mevcut faaliyetlerden elde edilen sonuçların planlama sürecinde belirlenen amaçlara karşı denetlenmesi yapmaktır. Kontroller menüsünü süreç ve süreç adımlarında kontrol ve kontrol tiplerinin tanımlandığı ekrandır Kontroller menüsünde Kontroller ve Kontrol Tipleri olmak üzere iki ekran bulunmaktadır.
1-Kontrol Tipleri kulakçığı tıklanarak Kontrol Tipleri ekranı açılır. Açılan ekranda Kontrol Tiplerinin Aktif ve Pasif Durumuna göre listelenip görüntülenir. Yeni bir Kontrol Tipi tanımlamak istenildiğinde Kontrol Tipi ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir Kontrol Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Kontrol Tipini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Kontrol Tipi Düzenleme penceresini açar. Kontrol Tipleri ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır.
Yeni bir Kontrol Tipi tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetim/Kontroller/Kontrol Tipleri/Kontrol Tipi Ekle butonu tıklanır
Yeni Kontrol Tipi penceresinde bulunan alanlar;
Adı*:Yeni Kontrol Tipi penceresinde tanımlanan Kontrol Tipinin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Açıklama: Yeni Kontrol Tipi penceresinde tanımlanan Kontrol Tipinin varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Durum*: Yeni Kontrol Tipi penceresinde tanımlanan Kontrol Tipinin Durum bilgisinin Aktif veya Pasif olarak seçilebildiği alandır.
Yeni Kontrol Tipi penceresinde gerekli alanlar doldurularak Ekle butonu tıklanarak Kontrol Tipi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Tanımlanan Kontrol Tipi kayıt işleminden sonra “Kontrol Tipi başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
2-Kontroller kulakçığı tıklanarak Kontroller ekranı açılır. Açılan ekranda Kontroller Hiyerarşik görümüne göre listelenir. Ayrıca Kontrollerin Aktif ve Pasif durumuna göre de listelendiği ekrandır. Yeni bir Kontrol tanımlandığında Kontroller ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir kontrol tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan kontrolu düzenlemek için kullanılan butondur. Kontrol Düzenleme penceresi açar. Bu buton tıklanıldığında Kontrol Düzenleme penceresini açar. Kontroller ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Düzenleme yapıldıktan sonra “ Kontrol başarıyla güncellendi” mesajı gelir.
Sil:Tanımlı olan Kontrolü silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek isteniğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Kontrol başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni bir kontrol tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Kontroller/Yeni Kontrol butonu tıklanır.
Yeni Kontrol penceresinde bulunan alanlar;
Kontrol Kodu*:Yeni Kontrol penceresinde tanımlanan Kontrolün Kodu bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Kontrol Tipi*: Yeni Kontrol penceresinde tanımlanan Kontrolün Kontrol Tipi bilgisinin sistemde tanımlı olan Kontrol Tiplerinden seçilebildiği zorunlu alandır.
Kontrol Tanımı*: Yeni Kontrol penceresinde tanımlanan Kontrolün Kontrol Tanım bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Açıklama: Yeni Kontrol penceresinde tanımlanan Kontrolün varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Durum*: Yeni Kontrol penceresinde tanımlanan Kontrolün Durum bilgisinin Aktif veya Pasif seçilebildiği zorunlu alandır.
Yeni Kontrol penceresinde gerekli alanlar doldurularak Ekle botunu tıklanarak Kontrol tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Tanımlanan Kontrol kayıt işleminden sonra “ Kontrol başarıyla kaydedildi” mesajı gelir.
Mevzuatlar
Süreç/Süreç adımları ile mevzuat ilişkilendirmesi yapılıyorsa mevzuatların tanımlı olduğu ekrandır. Ürün ve hizmetlerinizi üretip sunarken içinde bulunduğumuz sektörden dolayı tabi olduğunu yasal mevzuatları tanımlamak gerekir. Bunlara yönelik kontrollerin süreçlere yansıtılması, paylaşılması ve izlenmesinin yapıldığı menüdür. Yasal mevzuatta bir değişiklik olduğunda sistem, politika, prosedür, talimat ve süreçlerinizde gerekli değişikler yapılır. Bu sayade maruz kalınabilecek yasal ceza ve yaptırımlardan kurtulunur ve/veya şirket imajı korunur. Mevzuatlar menüsü ile kuruluşunuzun faaliyetleri ile personelizin tutum ve davranışları devamlı olarak mevzuat, düzenleme ve standartlara uygun ve uyumlu olması sağlanır. Mevzuatlar menüsü QDMS Yasal Mevzuat Modülü ile entegre bir şekilde çalışmaktadır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetim/Mevzuatlar menüsü tıklanır.
Mevzuatlar kulakçığı tıklanarak Mevzuatlar ekranı açılır. Açılan ekranda sistemde kayıtlı olan Mevzuatlar listelenir. Yeni bir Mevzuat tanımlandığında Mevzuatlar ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir Mevzuat tanımlamak için kullanılır.
:Listede seçili olan Mevzuat bilgisi güncellenir.
: Listede seçili olan Mevzuat bilgisi silinebilir.
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.
: Veriler Excel’ e aktarılabilir.
:Mevzuat Maddeleri tanımlanır.
Mevzuatlar ekranına yeni bir Mevzuat eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonu tıklanarak Mevzuat Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.
Mevzuat Tanımlama ekranında bulunan alanlar:
Bağlı Mevzuat Kodu: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın Bağlı bulunduğu Mevzuat Kodu varsa sistemde tanımlı olan Mevzuat Seç Listesinden seçilebildiği alandır.
Mevzuat Kodu: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın kod bilgisinin sistem tarafından otomatik verildiği alandır.
*Mevzuat Adı: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
*Mevzuat Tipi: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın Tipi bilgisinin seçilebildiği zorunlu alandır.
Açıklama: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Resmi Gazete Sayısı: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın Resmi Gazate Sayısı bilgisinin girildiği alandır.
Resmi Gazete Tarihi: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın Resmi Gazate Tarihi bilgisinin seçilebildiği alandır.
*Durum: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın Durum bilgisinin Aktif veya Pasif seçilebildiği zorunlu alandır.
Yapılacak İşlem: Mevzuat tanımlama ekranında tanımlanan Mevzuatın Yapılacak İşlem bilgisinin girildiği alandır.
Mevzuat Tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurularak kaydet butonu tıklanarak Mevzuat tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Bulgu Tipleri
Süreç ve Süreç adımlarında Bulgu Tiplerinin tanımlandığı ekrandır. Araştırma verilerin çözümlenmesinden çıkarılan bilimsel sonuç veya neticelerin yani bulguların tipleri tanımlandığı ekrandır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Bulgu Tipleri menüsü tıklanır.
Bulgu Tipleri kulakçığı tıklanarak Bulgu Tipleri ekranı açılır. Açılan ekranda sistemde kayıtlı olan Bulgu Tipleri listelenir. Yeni bir Bulgu Tipi tanımlandığında Bulgu Tipleri ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir Bulgu Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Bulgu Tipini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Bulgu Tipi Düzenleme penceresini açar. Bulgu Tipi ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Düzenleme yapıldıktan sonra “Bulgu tipi başarıyla güncellendi” mesajı gelir.
Sil:Tanımlı olan Bulgu Tipinin silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek isteniğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Bulgu tipi başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni bir Bulgu Tipi tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Bulgu Tipleri/Yeni Bulgu Tipi butonu tıklanılır.
Yeni Bulgu Tipi penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Yeni Bulgu Tipi penceresinde tanımlanan Bulgu Tipinin adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Yeni Bulgu Tipi penceresinde gerekli alanlar doldurularak kaydet butonu tıklanarak Yeni Bulgu Tipi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Tanımlanan Bulgu Tipi kayıt işleminden sonra “Bulgu tipi başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Profil
Süreç ve Süreç adımlarında Profillerin tanımladığı ekrandır. Yetki – Bilgi – Görüş – Onay gibi yetki verilen matrislerde atama yapmak için Sql Script yazılarak akış içinde atama yapmak için kullanılır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Profiller menüsü tıklanır. Açılan ekranda sistemde tanımlı olan Profiller listelenir. Yeni bir Profil tanımlandığında Profiller ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir Profil tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Profili düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Profil Düzenleme penceresini açar. Profil ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır.
Sil:Tanımlı olan Profili silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Bu Profili silmek isteniğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Profil Başarıyla silindi” mesajı gelir.
Yeni bir Profil tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Profiller/Yeni Profil Ekle butonu tıklanır.
Yeni Profil Ekle penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Yeni Profil Ekle penceresinde tanımlanan Profilin Adı bilgisinin girildiği alandır.
Sistem Adı*: Yeni Profil Ekle penceresinde tanımlanan Profilin Sistem Adı bilgisinin girildiği alandır.
Script*: Yeni Profil Ekle penceresinde tanımlanan Profilin Script bilgisinin girildiği alandır.
Yeni Profil Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak kaydet butonu tıklanarak Yeni Profil tanımlama kayıt işlem gerçekleştirilir.
Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi
Süreç ve Süreç adımlarında Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi tanımlandığı ekrandır. Bir havuza dahil edilen sorular ve cevapları bu sekmede seçilmektedir. Soruların ve cevaplarının numerik değerleri vardır. Bu sayede sürecin yaratacağı dijital dönüşüm rahatsızlık puanı ortaya çıkmaktadır. Bu menünün amacı Süreç / Süreç adımlarında dijital dönüşüm çerçevesinde problem yaratacak yerleri derecelendirmek ve buna göre önlem almak için tanımlanır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi menüsü tıklanır. Açılan ekranda sistemde tanımlı olan Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmeleri listelenir. Yeni bir Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi tanımlandığında Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Düzenleme penceresi açar. Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır.
Sil: Tanımlı olan Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “ Bu dijital dönüşüm rahatsızlık değerlendirmesini silmek istediğininizden emin misiniz” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Başarıyla Silindi” mesajı gelir.
Yeni bir Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi/ Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Ekle botunu tıklanır.
Yeni Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Ekle penceresinde bulunan alanlar:
Adı*: Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Ekle penceresinde Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesinin adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Ağırlık*: Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Ekle penceresinde Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesinin Ağırlık bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Adı : Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Ekle penceresinde Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi seçenekleri bilgisinin girildiği alandır.
Yeni Dijital Dönüşüm Rahatszılık Değerlendirme Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak kaydet butonu tıklanarak Yeni Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
İş Etki Değeri
Süreç ve Süreç Adımlarında İş Etki Değerlerinin tanımlandığı ekrandır. Bir havuza dahil edilen sorular ve cevapları süreç tipi ile eşleştirip bu sekmeye getirilmektedir. Soruların ve cevaplarının numerik değerleri vardır. Bu sayede sürecin yaratacağı iş etki puanı ortaya çıkmaktadır. Bu menünün amacı tanımlanacak süreç / süreç adımları’nın yapılacak iş’e hangi kategoride ne derecede katkısı olduğunu ölçümlendirmek için kullanılır.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetim/ İş Etki Değeri menüsü tıklanır.
Açılan ekranda sistemde tanımlı olan İş Etki Değerleri listelenir. Yeni bir İş Etki Değeri tanımlandığında İş Etki Değeri ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir İş Etki Değeri tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle: Tanımlı olan İş Etki Değerini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında İş Etki Değeri Düzenleme penceresini açar. İş Etki Değeri ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır.
Sil: Tanımlı olan İş Etki Değerini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. But buton tıklanıldığında “Bu iş etki değeri silmek istediğinizden emin misiniz” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “İş Etki Değeri Başarıyla Silindi” mesajı gelir.
Yeni bir İş Etki Değeri tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetim/İş Etki Değeri/İş Etki Değeri Ekle butonu tıklanır.
Yeni İş Etki Değeri Ekle penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:İş Etki Değeri Ekle penceresinde İş Etki Değerinin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Ağırlık*: İş Etki Değeri Ekle penceresinde İş Etki Değerinin Ağırlık bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Adı: İş Etki Değeri Ekle penceresinde İş Etki Değerinin seçenek bilgisinin girildiği alandır.
Yeni İş Etki Değeri Ekle penceresinde gerekli alanlar doldurularak kaydet butonu tıklanarak Yeni İş Etki Değeri tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Süreç Olgunluk Değerlendirmesi
Süreç ve Süreç adımlarında Süreç Olgunluk Değerlendirmesi tanımlandığı ekrandır. Bir havuza dahil edilen sorular ve cevapları süreç tipi ile eşleştirip bu sekmeye getirilmektedir. Soruların ve cevaplarının numerik değerleri vardır. Bu sayede sürecin yaratacağı süreç olgunluk puanı ortaya çıkmaktadır. Bu menünün amacı Süreç yönetimi olgunluk modelleri işletmelerin süreç yönetimi olgunluk seviyelerini belirleyen ve bir üst olgunluk aşamasına ulaşmak adına atılması gereken adımlarla ilgili işletme yöneticilerine rehberlik eden modellerdir.
Sistem Tanımları/Süreç Yönetim/Süreç Olgunluk Değerlendirmesi menüsü tıklanır.
Açılan ekranda Süreç Olgunluk Değerlendirmeleri listelenir. Yeni bir Süreç Olgunluk Değerlendirmesi tanımlandığında Süreç Olgunluk Değerlendirmesi ekranında bulunan butonlar kullanılarak yapılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir Süreç Olgunluk Değerlendirmesi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle: Tanımlı olan Süreç Olgunluk Değerlendirmesini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Süreç Olgunluk Değerlendirmesi Düzenle penceresini açar. Süreç Olgunluk Değerlendirmesi ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır.
Sil: Tanımlı olan Süreç Olgunluk Değerlendirmesini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “ Bu süreç olgunluk değerlendirmesi silmek istediğinizden emin misiniz” uyarı mesajı gelir.
Yeni bir Süreç Olgunluk Değerlendirmesi tanımlamak için;
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Süreç Olgunluk Değerlendirmesi/Süreç Olgunluk Değerlendirmesi Ekle butonu tıklanır.
Yeni Süreç Olgunluk Değerlendirmesi Ekle penceresinde bulunan alanlar:
Adı*:Süreç Olgunluk Değerlendirmesi Ekle penceresinde Süreç Olgunluk Değerlendirmesinin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Ağırlık*: Süreç Olgunluk Değerlendirmesi Ekle penceresinde Süreç Olgunluk Değerlendirmesinin Ağırlık bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Adı: Süreç Olgunluk Değerlendirmesi Ekle penceresinde Süreç Olgunluk Değerlendirmesinin seçenek bilgisinin girildiği alandır.
Yeni Süreç Olgunluk Değerlendirme penceresinde gerekli alanlar doldurularak kaydet butonu tıklanarak Yeni Süreç Olgunluk Değerlendirme tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Görsel model
Altyapı ve süreç hiyerarşisinin tanımlamasından sonra modelleme aşamasına geçilebilir. Bunun için süreçler menüsüne gidilir. İlgili Süreç üzerinde sağ tıkla yapılır ve görsel model menüsüne tıklanır.
İlgili sekme kullanıcıyı süreç modelinin çizileceği ekrana yönlendiricektir. Burada kullanıcı süreç modellerini oluşturabilir, oluşturulan model üzerinde düzenlemeler yapabilir.
Kullanıcının karşısına gelen çizim ekranında çizim alanı, palet ve araç çubukları bulunur. Palette bulunan süreç adımı nesneleri sürekle bırak yöntemi ile çizim alanına taşınır. Daha sonra işlem adımlarının uç noktalarına imleç getirilerek bağlantı oklarının çizileceği fare göstergeci el şeklinde görüntülenir ve bağlanacak işlem adımına çekilerek adımlar birbirine bağlanılabilir. Araç çubukları süreç modelleme esnasında kullanım kolaylığı sağlamaktadır. Gerekli açıklamalar ilgili butonun üzerine gelerek görülebilmektedir. Çizim işlemi bittikten sonra “Kaydet”botunu ile çizim kaydedilir.
Çizim ekranına geldikten sonra, çizim ekranını aktifleştirmek için butonuna basılır. Çizim araçları çubukları aşağıdadır;
Temel Araçlar ve Hizala& Düzenle sekmelerinin araç çubukları
: Sola Hizala
: Yatay aralık
: Yükseklikleri Eşitle
: Merkeze Hizala
: Dikey Aralık
Boyutları Eşitle
: Sağa Hizala
: Kilitle
: Öne Getir
: Üste Hizala
: Yatay Boşluk Ekle
: Arkaya Getir
: Ortaya Hizala
: Dikey Boşluk Ekle
: Yatay Kulvar ekle
: Aşağı Hizala
: Genişlikleri Eşitle
: Dikey Kulvar Ekle
: Görsel Ekle
: Metin Ekle
: Gösterge Ekle
: Belge Ekle
: 3D Dikdörtgen Ekle
Dosya sekmesinin araç çubukları;
Pano sekmesinin araç çubukları;
Yazıtipi sekmesinin araç çubukları;
Paragraf sekmesinin araç çubukları;
Yakınlaştırma sekmesinin araç çubukları;
Çizim yaparken palet kısmından, çizim ekranına nesneyi sürükle – bırak yöntemi ile getirilir. Nesneleri birbirine bağlamak için, ilgili nesnenin üzerine gelip mouse’a tıklanıp, diğer nesneye doğru götürüldüğünde bağlantı elemanı otomatik olarak çıkacaktır.
Yatay aralık araç çubuğu tıklanır. Organizasyon Ekle penceresinde Departman seçilerek Tamam butonu tıklanarak sürekle bırak yöntemi ile çizim yapılır.
Nesneler tıklanarak sürekle bırak yöntemiyle çizilir. Daha sonra bağlantı noktalarının bağlantı elemanın görüntülenmesiyle süreklenip çizilir.
Herhangi bir nesnenin üzerine gelip çift tıklandığında Süreç Adım Detayları penceresi gelecektir. Açılan pencerede bu nesne Göstergeler, Kaynaklar, Riskler, Kontroller, Mevzuatlar Sorumlular, Yetkinlikler ve Kontroller ile ilişkilendirilebilir. Son olarak Tamam butonu tıklanır.
Örnek:
Süreç Adım Detaylarında Süreç Adı bilgisi girilir. Süreç Tipi seçilir.
Süreç Adım Detaylarında penceresinde Göstergeler sekmesi tıklanır.
Süreç Adım Detaylarında Gösterge Ekle butonu tıklanarak Göstergeler seçilerek Kaydet butonu tıklanarak Nesne Göstergelerle ilişkilendirilir.
Süreç Adım Detaylarında Dokümanlar sekmesinde Doküman Ekle butonu tıklanarak Doküman seçilerek kaydet butonu tıklanarak Nesne Dokümanla ilişkilendirilebilir.
Doküman ekle penceresinde Kaydet butonu tıklanır.
Süreç Adım Detaylarında Kaynaklar sekmesinde Kaynak Ekle butonu tıklanarak Kaynak seçilerek Tamam butonu tıklanarak Nesne Kaynaklarla ilişkilendirilebilir.
:Nesnenin Dokümanla ilişkili olduğunu gösteren ikonun üzerine gelindiğinde dokümanın ismini görüntüler.
:Nesnenin Kaynakla ilişkilendirildiği gösterildiği ikonun üzerine gelindiğinde kaynağın ismini görüntüler.
Süreç Adım Detaylarında Kontrol sekmesinde Kontrol Ekle butonu tıklanarak Kontrollerle Nesne ilişkilendirilir.
Kontrol Ekle penceresinde Kontrol Seçilerek Kaydet butonu tıklanır.
Süreç Adım Detaylarında Kontrol seçildikten sonra Tamam butonu tıklanır.
Nesnenin Kontrollerle ilişkilendirildiği gösterildiği ikonun üzerine gelindiğinde kontrolün ismini görüntüler. Son olarak Tamam butonu tıklanır.
Çizim işlemini bitirildikten sonra kaydet butonuna basarak çizim kaydedilir.
Süreçle ilişkilendirme
Çizimi olan iki süreci birbirine bağlamak için öncelikle bir sürece bağlayacağımız sürece gidip görsel modelinin içine gideriz.
Bir süreç nesnesinin üzerinde sağ tıkla yapılıp Süreçle ilişkilendir menüsü tıklanır.
Açılan ekranda hangi Süreçle ilişkilendirilecekse Süreç seçilerek Kaydet butonu tıklanır.
Süreç Detayları
Sistem Tanımları/Süreç Yönetimi/Süreçler menüsü tıklanır. Süreçler menüsünde Süreç Hiyerarşisi ekranında ilgili bir süreç üzerinde sağ tıkla yapılıp/düzenle/Süreç Detayları ekranı görüntülenir.
Süreç Detayı: Süreç Detayları araç çubuğu tıklanarak da Süreç Detayları ekranı görüntüler. Süreç detayları ekranında sürecin geneli ile Risk, Sorumlu, Mevzuat, Kontrol, Yetkinlik tanımları Kontrol ve Onay matrisi tanımlamaları yapılabilir.
Detaylar
Süreç ile ilgili temel bilgiler olan Süreç Kodu, Adı, Tipi, bağlı bulunduğu Üst Süreç, Amaç, Kapsam, Sahibi, Hazırlayan ve Kritik Başarı Faktörleri tanımlanmaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Revizyon Bilgileri
Süreçlerde Revizyon bilgilerinin bulunduğu sekmedir. Bu sekmede Revizyon nedeni, Revizyon no, Revize eden, Revizyon Talepleri ve Revizyon Tarihi gibi temel bilgilerin yer alır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Süreç Adımları
Süreç modeli çizildikten sonra modelde yer alan işlem adımı bilgilerinin yer aldığı sekmedir. Bu sekmede Süreç Adımı ve Sorumlusu bilgileri yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Görev Alan Birimler
Süreçte yer alan organizasyon birimlerin listelendiği sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Göstergeler
Ensemble Performans Yönetimde oluşturulan gösterge havuzunda ilgili Göstergeleri Süreçlere eklenmesi ve eklenen Göstergelerin çıkartılması işlemlerinin yapıldığı sekmedir. Bu sekmede eklenen Göstergelerle ilgili Ad, Ağırlık, Boyut, Üst Element ve Süreç Adımları gibi temel bilgiler de yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
:Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Süreçlere Gösterge ekler.
: Yapılan değişikleri kaydeder.
Sil: Sürece eklenen Göstergeleri siler
Süreçlere Gösterge Eklemek;
Gösterge Ekle butonu tıklanır. Açılan Gösterge Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Gösterge listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak kaydet butonu tıklanarak Süreçlere Gösterge Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Süreçlere Eklenen Gösterge işleminden sonra “Göstergeler başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Dokümanlar
Sürece doküman ekleme, çıkarma işlemlerinin yapıldığı sekmedir. Ensemble programında tanımlanan dokümanları seçebildiğimiz gibi sisteminiz QDMS doküman Modülü ile Entegre olması durumunda dokümanlar QDMS’den de seçilebilmektedir. Bu sekmede eklenen Dokümanlarla ilgili Adı, Tipi, Sistem, Süreç Adımı ve Açıklama bilgileri gibi temel bilgilerde yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Doküman ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen dokümanları siler
Süreçlere doküman eklemek;
Doküman ekle butonu tıklanır. Açılan Doküman Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Dokümanlar listesinden tekli ve çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Süreçlere Doküman Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Ayrıca Havuza ekle butonu ile sistemde tanımlı olan listeye dokümanda eklenir. Süreçlere Eklenen Doküman işleminden sonra “Doküman başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Kaynaklar
Sürece Kaynak ekleme ve çıkarma işlemini yapıldığı sekmedir. Bu sekmede Kaynaklarla ilgili Adı, Tipi, Kaynak Tipi, Miktar, Ölçü Birimi ve Süreç Adımı bilgileri gibi temel bilgilerde yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere kaynak ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen kaynakları siler.
Süreçlere Kaynak eklemek;
Kaynak ekle butonu tıklanır. Açılan Kaynak Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Kaynak listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak Tamam butonu tıklanarak Süreçlere Kaynak Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Süreçlere Kaynak Ekleme işleminden sonra “Kaynaklar başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Riskler
Süreç Yönetimde sistemde tanımlı olan Riskleri Süreçler ilişkilendirildiği sekmedir. Risklerin süreçlere eklenmesi ve çıkarılması bu sekmede olur. Ayrıca bu sekmede Risklerle ilgili Adı, Süreç Adımı, Etki, Olasılık ve Skor gibi temel bilgilerde yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Risk ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Riskleri siler.
Süreçlere Risk eklemek;
Risk ekle butonu tıklanır. Açılan Risk Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Risk listesinde tekli ve çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Süreçlere Risk Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece Risk Ekleme işleminden sonra “Riskler başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Kontroller
Süreç Yönetimde sistemde tanımlı olan Kontrollerin süreçlerle ilişkilendirildiği sekmedir. Kontrollerin Süreçlere eklenmesi ve çıkarılması bu sekmede olur. Ayrıca bu sekmede Kontrollerle ilgili Kodu, Kontrol Tipi, Süreç Adımı ve İlişkili Süreç Riskleri gibi temel bilgilerde yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Kontrol ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Kontrolleri siler.
Sürece Kontrol eklemek için;
Kontrol ekle butonu tıklanır. Açılan Kontrol Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Kontrol listesinde tekli veya çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Kontrol Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Ayrıca Havuza Ekle butonu ile Yeni bir Kontrol tanımlanarak ekle butonu ile Havuza eklenir. Süreçlere Kontrol Tanımlama işlemi gerçekleştirildikten sonra “Kontroller başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Fırsatlar
Süreç Yönetimde sistemde tanımlı olan Fırsatlarla süreçlerin ilişkilendirildiği sekmedir. Fırsatların Süreçlere eklenmesi ve çıkarılması bu sekmede olur. Ayrıca bu sekmede Fırsatlarla ilgili Adı, Süreç Adımı, Etki, Olasılık ve Skor gibi temel bilgilerde yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
:Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Fırsat ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Fırsatları siler.
Sürece Fırsat eklemek için;
Fırsat Ekle butonu tıklanır. Açılan Fırsat Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Fırsat Modülü Listesinden Modülün ilgili Fırsat veya Fırsatları seçilerek Kaydet butonu tıklanarak Sürece Fırsat Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece Fırsat Ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra “Fırsat başarıyla eklendi” mesajı gelir.
İlgili Taraf ve Beklentiler
İlgili Taraf ve Beklentiler kısmı metinsel ifade alanı olup, kullanıcı bu alandaki tanımlamayı metin olarak kendisinin yaptığı sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
:Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere İlgili Taraf ve Beklenti ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen İlgili Taraf ve Beklentileri siler.
Sürece İlgili Taraf ve Beklenti eklemek için;
İlgili Taraf ve Beklenti Ekle butonu tıklanır. Açılan İlgili Taraf ve Beklenti Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan İlgili Taraf ve Beklenti Modülünde İlgili Taraf ve Beklentiler seçilerek Kaydet butonu tıklanarak Sürece İlgili Taraf ve Beklenti Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece İlgili Taraf ve Beklenti Ekleme işlemi gerçekleştikten sonra “İlgili Taraf ve Beklenti başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Sorumlular
Süreç sahibine ek olarak süreçte yer alan sorumluların seçildiği sekmedir. Süreç sorumların eklenmesi, çıkarılması ve yetkilerinin düzenlenmesi bu sekmeden yapılmaktadır. RACI Matrisi kurgusu bu menü yardımıyla yapılabilir. Süreç genelinde seçilen kişi ve/veya pozisyon sorumlu, hesap verilebilir, kontrol eden, bilgi verilecek olarak işaretlenir. Bu sekme yetkinlikler ile eş güdümlü çalışır. Yetkinliklerde de aynı şekilde seçilen yetkinlik RACI matrisindeki sorumluların yetkinliklerin hangi seviyelerde olması gerektiği seçilmektedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Sorumlu ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Sorumlu siler.
Sürece Sorumlu eklemek için;
Sorumlu Ekle botunu tıklanır. Açılan Sorumlu Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Sorumlular listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak Tamam butonu tıklanarak Sürece Sorumlu Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece Sorumlu Ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra “Sorumlular başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Yetkinlikler
Sistemde tanımlı olan Yetkinliklerden Süreç ile ilgili olanlara ekleme ve çıkarma işlemlerinin yapıldığı sekmedir. Bu sekmede Yetkinlikle ilgili Yetkinlik Adı, Süreç Adımı, Sorumlu, Hesap Verilebilir, Kontrol Eden ve Bilgi Verilecek gibi temel bilgilerde yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Yetkinlik ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Yetkinliği siler.
Sürece Yetkinlik eklemek için;
Yetkinlik Ekle butonu tıklanır. Açılan Yetkinlik Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Yetkinlik listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Sürece Yetkinlik Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece Yetkinlik Ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra “Yetkinlik başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Girdiler&Çıktılar
Ensemble Süreç Yönetiminde sistemde tanımlı olan Girdi ve Çıktılara ekleme ve çıkarma işleminin yapıldığı sekmedir. Bu sekmede Girdiler&Çıktılarla ilgili Adı, Tür, Tip, Alt Tipi, Süreç Adımı ve Organizasyon birimi gibi temel bilgilerde yer almaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Girdi ekler.
:Süreçlere Çıktı ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Girdileri&Çıktıları siler.
Sürece Girdi Eklemek için;
: Girdi ekle butonu tıklanır. Açılan Girdi Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Girdi Listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Sürece Girdi Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Ayrıca Havuza Ekle butonu yardımıyla Yeni bir Girdi tanımlanarak Girdi Listesine eklenir. Sürece Girdi Ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra “Girdiler/Çıktılar başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Sürece Çıktı Eklemek için;
Çıktı Ekle butonu tıklanır. Açılan Çıktı Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Çıktı Listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Sürece Çıktı Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Ayrıca Havuza Ekle butonu yardımıyla Yeni bir Çıktı tanımlanarak Çıktı listesine eklenilir. Sürece Çıktı Ekleme işlemi gerçekleştikten sonra “Girdiler/Çıktılar başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Müşteriler
Ensemble Süreç Yönetiminde Süreç ve Süreç adımlarında ilişkili Müşterileri ekleme ve çıkarma işlemlerinin yapıldığı sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Müşteri ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Müşteriyi siler.
Sürece Müşteri Eklemek için;
Müşteri Ekle butonu tıklanır. Açılan Müşteri Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Müşteri Listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak Tamam butonu tıklanarak Sürece Müşteri ekleme işlemi kayıt işlemi gerçekleştirilir. Sürece Müşteri ekleme işlemi gerçekleştikten sonra “Müşteriler başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Tedarikçiler
Ensemble Süreç Yönetiminde Süreç ve Süreç adımlarında ilişkili Tedarikçiler ekleme ve çıkarma işlemlerinin yapıldığı sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Tedarikçi ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Tedarikçiyi siler.
Sürece Tedarikçi Eklemek için;
Tedarikçi Ekle butonu tıklanır. Açılan Tedarikçi Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Tedarikçi Listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak Taman butonu tıklanarak Sürece Tedarikçi Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece Tedarikçi Ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra “Tedarikçiler başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Standartlar
Ensemble Süreç Yönetiminde Süreç ve Süreç adımlarında ilişkili olduğu sistemi ve/veya madde numaralarının seçildiği sekmedir. Açılan ekranda tekli ve çoklu seçimler yaparak bu ilişkilerin kurulması sağlanmaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Standart ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Standarttı siler.
Sürece Standart Eklemek için;
Standart ekle butonu tıklanır. Açılan Standart Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Standart Listesinde Standart madde numarası tekli veya çoklu seçimleri yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Sürece Standart Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece Standart Ekleme işlemi gerçekleştikten sonra “Standartlar başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Yetki Matrisi
Süreç bazında kimlerin ilgili süreç üzerinde hangi yetkilerinin olduğunun düzenlenmesi yapıldığı sekmedir. Bu sekmede Yetkilendirme Aktif Kullanıcı, Pozisyon ve Kullanıcı Grubu bazında seçimleri yapılmaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Yetki Matrisi ekler.
:Tüm matrisler için (Yetki, Onay, Kontrol, Görüş, Bilgi) ilgili Pozisyon, Kullanıcı, Kullanıcı grubu gibi tanımlamaların yeterli olmadığı durumlarda, özel roller yazmak için SQL ifadelerden yararlanan butondur.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Yetki Matrisini siler.
Sürece Yetki Matrisi Eklemek için;
Yetki Matrisi Ekle butonu tıklanır. Açılan Yetki Matrisi Ekle penceresinde Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Gruplarında seçilerek Tamam butonu tıklanarak Sürece Yetki Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirilir. Sürece Yetki Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirildikten sonra “Yetki matrisi başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Sürece Script Eklemek;
Script Ekle butonu tıklanır. Açılan Script Ekle penceresinde Script’in Adı ve SQL ifadesi bilgisi girilerek Kaydet butonu tıklanarak Sürece Script Ekleme işlemi gerçekleştirilir.
Kontrol Matrisi
Süreç üzerinde hazırlama ve revizyon gibi işlemlerde kimin kontrolünden geçeceğini Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Grubu bazından seçilebildiği sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Kontrol Matrisi ekler.
: Tüm matrisler için (Yetki, Onay, Kontrol, Görüş, Bilgi) ilgili Pozisyon, Kullanıcı, Kullanıcı grubu gibi tanımlamaların yeterli olmadığı durumlarda, özel roller yazmak için SQL ifadelerden yararlanan butondur.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Kontrol Matrisini siler.
Sürece Kontrol Matrisi eklemek için;
Kontrol Matrisi Ekle butonu tıklanır. Açılan Kontrol Matrisi Ekle penceresinde Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Gruplarında seçilerek Tamam butonu tıklanarak Sürece Kontrol Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirilir. Sürece Kontrol Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirildikten sonra “Kontrol Matrisi başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Sürece Script Eklemek;
Script Ekle butonu tıklanır. Açılan Script Ekle penceresinde Script’in Adı ve SQL ifadesi bilgisi girilerek Kaydet butonu tıklanarak Sürece Script Ekleme işlemi gerçekleştirilir.
Onay Matrisi
Süreç üzerinde hazırlama ve revizyon gibi işlemlerde kimin onayından geçeceğini Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Grubu bazında seçilebildiği sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Onay Matrisi ekler.
: Tüm matrisler için (Yetki, Onay, Kontrol, Görüş, Bilgi) ilgili Pozisyon, Kullanıcı, Kullanıcı grubu gibi tanımlamaların yeterli olmadığı durumlarda, özel roller yazmak için SQL ifadelerden yararlanan butondur.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Onay Matrisini siler.
Sürece Onay Matrisi Eklemek için;
Onay Matrisi Ekle butonu tıklanır. Açılan Onay Matrisi Ekle penceresinde Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Gruplarında seçilerek Tamam butonu tıklanarak Sürece Onay Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirilir. Sürece Onay Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirildikten sonra “Onay Matrisi başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Sürece Script Eklemek;
Script Ekle butonu tıklanır. Açılan Script Ekle penceresinde Script’in Adı ve SQL ifadesi bilgisi girilerek Kaydet butonu tıklanarak Sürece Script Ekleme işlemi gerçekleştirilir.
Bilgi Matrisi
Süreç yayımlandıktan sonra sistemin kimlere bilgilendirme atanacağı bu Matris de belirtildiği sekmedir. Bu sekmede bilgilendirme Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Gruplarından atanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Bilgi Matrisi ekler.
: Tüm matrisler için (Yetki, Onay, Kontrol, Görüş, Bilgi) ilgili Pozisyon, Kullanıcı, Kullanıcı grubu gibi tanımlamaların yeterli olmadığı durumlarda, özel roller yazmak için SQL ifadelerden yararlanan butondur.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Bilgi Matrisini siler.
Sürece Bilgi Matrisi Eklemek için;
Bilgi Matrisi Ekle butonu tıklanır. Açılan Bilgi Matrisi Ekle penceresinde Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Gruplarında seçilerek Tamam butonu tıklanarak Sürece Bilgi Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirilir. Sürece Bilgi Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirildikten sonra “Bilgi Matrisi başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Sürece Script Eklemek;
Script Ekle butonu tıklanır. Açılan Script Ekle penceresinde Script’in Adı ve SQL ifadesi bilgisi girilerek Kaydet butonu tıklanarak Sürece Script Ekleme işlemi gerçekleştirilir.
Görüş Matrisi
Kontrol ve Onay matrislerinden önce, tanımlanan süreç için belli kişi veya gruplardan görüş alınacaksa Görüş matrisinin kullanıldığı sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Görüş Matrisi ekler.
: Tüm matrisler için (Yetki, Onay, Kontrol, Görüş, Bilgi) ilgili Pozisyon, Kullanıcı, Kullanıcı grubu gibi tanımlamaların yeterli olmadığı durumlarda, özel roller yazmak için SQL ifadelerden yararlanan butondur.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Görüş Matrisini siler.
Sürece Görüş Matrisi Eklemek için;
Görüş Matrisi Ekle butonu tıklanır. Açılan Görüş Matrisi Ekle penceresinde Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Gruplarında seçilerek Tamam butonu tıklanarak Sürece Görüş Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirilir. Sürece Görüş Matrisi Ekle işlemi gerçekleştirildikten sonra “Görüş Matrisi başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Sürece Script Eklemek;
Script Ekle butonu tıklanır. Açılan Script Ekle penceresinde Script’in Adı ve SQL ifadesi bilgisi girilerek Kaydet butonu tıklanarak Sürece Script Ekleme işlemi gerçekleştirilir.
Mevzuatlar
Sürecin ilişkili olduğu Mevzuatların seçildiği sekmedir. Açılan ekranda sistemde tanımlı olan Mevzuatların tekli veya çoklu seçimler yaparak bu ilişkilerin kurulması sağlanmaktadır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Mevzuat ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Mevzuatı siler.
Sürece Mevzuat Eklemek için;
Mevzuat Ekle butonu tıklanır. Açılan Mevzuat Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Mevzuat Listesinden Mevzuatlar tekli ve çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Sürece Mevzuat Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece Mevzuat Ekleme işlemi gerçekleştikten sonra “Mevzuatlar başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Süreç Sınırları
Süreçlerin başlangıç ve bitiş sınırlarının tanımlandığı sekmedir. Süreç sınırlarını Süreç adımlarından seçilebileceği gibi manuel olarak da oluşturabilmektedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sürecin Manuel başlangıç değerini belirler.
:Sürecin Manuel bitiş değerini belirler.
:Süreç Adımlarından sürecin başlangıç ve bitiş sınırlarını belirler.
Sürecin Manuel Başlangıç değerinin belirlenmesi;
Yeni Başlangıç Değeri butonu tıklanır. Açılan Yeni Başlangıç Değeri penceresinde Başlangıç Değeri bilgisi girilerek Tamam butonu tıklanarak Sürecin Manuel Başlangıç Değeri belirleme işlemi gerçekleştirilir.
Sürecin Manuel Bitiş değerinin belirlenmesi;
Yeni Bitiş Değeri butonu tıklanır. Açılan Yeni Bitiş Değeri penceresinde Bitiş Değeri bilgisi girilerek Tamam butonu tıklanarak Sürecin Manuel Bitiş Değeri belirleme işlemi gerçekleştirilir.
Süreç Adımlarından Sürecin Başlangıç sınırlarının belirlenmesi;
Süreç Adımı Seç butonu tıklanır. Açılan Süreç Adımı Seç penceresinde sistemde tanımlı olan Süreç Adımlarından tekli veya çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Süreç Adımlarından sürecin Başlangıç sınırları belirleme işlemi gerçekleştirilir.
Süreç Adımlarından Sürecin Bitiş sınırlarının belirlenmesi;
Süreç Adımı Seç butonu tıklanır. Açılan Süreç Adımı Seç penceresinde sistemde tanımlı olan Süreç Adımlarından tekli veya çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Süreç Adımlarından Sürecin Bitiş sınırları belirleme işlemi gerçekleştirilir.
Ek Nitelikler
Süreç ve Süreç adımlarında Karne ve Gösterge detaylarında bulunan alanların dışında müşterinin ihtiyacı durumunda tanımlanan ek alanların bulunduğu sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Süreç Geçmişi
Sürecin Onay, Görüş, Kontrol ve İptal gibi aşamalarının tarihçesini tutulduğu sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
İş Yerleri
QDMS’te tanımlı olan işyerleriyle Sürecin ilişkilendirildiği sekmedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere İş Yeri ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen İş Yerini siler.
Sürece İşyeri Eklemek için;
İş Yeri Ekle butonu tıklanır. Açılan İş Yeri Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan İş Yerleri Listesinden tekli veya çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Sürece İş Yeri Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece İş Yeri Ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra “İş yerleri başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Süreç Onay Geçmişi
Log tutan bilgi amaçlı kullanılan bir sekmedir. Sürecin daha önce ne zaman kimin tarafından kontrol edilip, onaylandığı bilgileri bu sekmede görülebilir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Bulgular
Süreç üzerinde olumlu, olumsuz gözlemlenen durumların jenerik ifadelerle tanımlandığı sekmedir. Daha önce Bulgular menüsünde tanımlamaların yapılması gerekmektedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Bulgu ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Bulguyu siler.
Sürece Bulgu Eklemek için;
Bulgu Ekle butonu tıklanır. Açılan Bulgu Ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Bulgu Tipi Listesinden tekli seçim yapılarak, Doküman Ekle Listesinde Doküman seçimi ve açıklama bilgisi girilerek Kaydet butonu tıklanarak Sürece Bulgu Ekleme işlemi gerçekleştirilir. Sürece Bulgu Ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra “Bulgu başarıyla eklendi” mesajı gelir.
Aksiyonlar
Süreç üzerinde alınması gereken bir takım önlemler için QDMS’in Aksiyon Modülü ile doğal entegreli olduğu sekmedir. Bu sekmede aksiyon açılabilir, daha önceki aksiyonlar görülebilir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni Aksiyon oluşturulur.
: Listedeki seçili Aksiyon bilgisi düzenlenir/ güncellenir.
: Listedeki seçili Aksiyon bilgisi silinir.
:Listedeki seçili Aksiyonu görüntüler.
Döfler
Süreç üzerinde alınması gereken bir takım önlemler içim QDMS’in DF Modülü ile doğal entegreli olduğu sekmedir. Bu sekmede DF açılabilir, daha önceki DF’ler görülebilir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni DF oluşturulur.
: Listedeki seçili DF bilgisi düzenlenir/ güncellenir.
: Listedeki seçili DF bilgisi silinir.
:Listedeki seçili DF görüntüler.
Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi
Süreçlerin kurumun belirlediği dijital dönüşüm politikası bağlamında hangi düzeyde olduğunun belirlendiği sekmedir. Her sürecin dijital dönüşüm rahatsızlık derecelendirmesi bu sekmede yapılmaktadır. Daha önceden Sistem tanımları kısmında bu menüsünün düzeylerinin tanımlanması gerekecektir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Düzenle butonu tıklanır.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Süreçlere Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi ekler.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
:Sürece eklenen Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesini siler.
Sürece Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Eklemek için;
Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Ekle butonu tıklanır. Açılan Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi penceresinde sistemde tanımlı olan Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Listesinde tekli veya çoklu seçim yapılarak Kaydet butonu tıklanarak Sürece Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Ekle işlemi gerçekleştirilir. Sürece Dijital Dönüşüm Rahatsızlık Değerlendirmesi Ekle işlemi gerçekleştirildikten sonra “Dijital Dönüşüm başarıyla eklendi” mesajı gelir.
İş Etki Değeri
İlgili Süreç üzerinde, o sürecin kurum içinde yapılan işlere etkisinin hangi seviyede olduğunun belirlenmesine sağlayan sekmedir. Süreçler böylelikle iş etki değerine göre önceliklendirilebilir. Daha önce Sistem Tanımları kısmında İş Etki Değeri sekmesinde ilgili tanımlamaların yapılması gerekmektedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Süreç Olgunluk Değerlendirmesi: Süreçlerin belli düzey seviyelerine göre olgunluk olarak hangi durumda olduğunu derecelendiren sekmedir. Bu tanımlamalar ile süreçlerin arasında olgunluk seviyeleri çıkartılabilir. Daha önce Sistem Tanımları kısmında Süreç Olgunluk Değerlendirmesi menüsünün düzeylerinin tanımlanması gerekmektedir.
Açılan ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
:Sadece kayıt üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
:Sürecin tamamı için Revizyon başlatır.
Versiyonlama
Bütün tanım ve çizim işlemleri bittikten sonra, süreçleri revize etmek için versiyonlama özelliğini açmak gerekir. Versiyonlama özelliğini açmak için Sistem Tanımlarını tıkladıktan sonra Sistem alt sekmesi altında parametreler kısmı tıklanır. Açılan sayfada Genel sekmesi altında “Süreçlerde Versiyon Yönetimini Kullan” parametresi aktif edilir.
Daha sonra süreçler menüsüne geri dönülür. Süreç Hiyerarşisi sekmesinde iken ilgili sürece gidip sağ tıkla/Revizyon başlat seçeneği tıklanır.
Süreç Ekle: Yeni Süreç tanımlamak için kullanılan seçenektir.
Pasif Et: Tanımlı olan Süreci durumunu Pasife etmek için kullanılan seçenektir.
Revizyon Başlat: Versiyon Yönetimi kullanıldığı durumlarda Süreçlerde düzenleme ya da değişiklik yapabilmek için Süreç Revizyon işlemini başlatan seçenektir.
Revizyon Talebi: Versiyon Yönetimi kullanıldığı durumlarda Süreçlerde görülen değişiklik ihtiyacı nedeniyle Süreç sahibine Süreçte Revizyon yapılması için bildirimde bulunduran seçenektir.
Üzerine Al: Süreç modelleme görevini kullanıcı üzerine alan seçenektir. Bu seçenek kullanıldığında Süreç, üzerine alan kullanıcı tarafından kilitlenir. Diğer kullanıcılar kilitlenen Süreçler üzerinde herhangi bir değişiklik yapamaz
Seçenekler: Süreç özelinde Süreç Kartı tanımlamayı sağlar. Ayrıca Sürece doküman tipinde model eklemeyi sağlayan seçenektir.
Açılan Yeni Revizyon Başlat penceresinde Revizyon nedeni bilgisi girilerek Revizyon Başlat butonu tıklanır. Revizyon Başlat butonu tıkladıktan sonra “Revizyon başarıyla başlatıldı” mesajı gelir.
Bu süreç Taslak süreçler kısmına düşer. Bu kısımda ilgili sürecin üzerinde Sağ tıkla yapılarak görsel model düzenlenir. Akışı başlatmadan önce Kontrol ve Onay matrislerinin dolu olması gerekmektedir.
Süreç detay butonu tıklanarak;
Kontrol Matrisi detayında Kontrol Matrisi Ekle butonu ile Sürece Kontrol Matrisi eklenir.
Onay Matrisi detayında Onay Matrisi Ekle butonu ile Sürece Onay Matrisi eklenir.
Kaydet butonu tıklanarak yapılan değişikler kaydedilir.
İlgili Süreç üzerinde Sağ Tıkla/Kontrol Gönder seçeneği tıklanarak akış başlatılır.
Düzenle: Süreç detayındaki alanları düzenlemek (değiştirmek) amacıyla kullanılan seçenektir.
Görsel Modeli Düzenle: Sürecin Görsel Modelini oluşturmak (Çizmek) için kullanılan seçenektir.
Taslağı Sil: Versiyon Yönetiminin kullanıldığı durumlarda Süreç Revize edilerek oluşturulan Taslak Sürecini silen seçenektir.
Görüşe Gönder: Görüş Matrisindeki kullanıcılardan Süreç hakkında görüş istemek için kullanılan seçenektir.
Kontrole Gönder: Taslak Sürecin yayınlamadan önce Kontrol Matrisindeki kullanıcıların kontrolüne gönderilmesini sağlayan seçenektir.
Süreç Kontrol Gönder seçeneği tıkladıktan sonra “Süreç Kontrol onayı için aşağıdaki kullanıcılara gönderildi” mesajı ile kullanıcın adı gelir.
Kontrole giden Süreçler ilgili kişinin Bekleyen İşlerim menüsüne düşer.
Kontrol butonu tıklanarak açılan ekranda onay veya reddet diyerek Akış devam ettirilir. Akış bittiğinde Revizyon numarasının arttığı görülür.
Onayla butonu tıklanır. Açılan Süreç Kontrolü Onayı penceresinde Açıklama bilgisi girilerek Tamam butonu tıklanarak Süreç Kontrolü Onayı işlemi gerçekleştirilir. Süreç Kontrolü Onayı işlemi gerçekleştirildikten sonra “Süreç Kontrolü başarıyla onaylandı” mesajı gelir.
Reddet butonu tıklanır. Açılan Süreç Kontrolü Reddetme penceresinde Açıklama bilgisi girilerek Tamam butonu tıklanarak Süreç Kontrolü Reddetme işlemi gerçekleştirilir. Süreç Kontrolü Reddetme işlemi gerçekleştirildikten sonra “Süreç başarıyla reddedildi” mesajı gelir.
Raporlar
Ensemble Süreç Yönetimi Raporların listelendiği kulakçıktır. İndex raporları, Süreç Raporları, Performans Raporları bu kulakçıkta bulunmaktadır.
İndex Raporları
İndex raporlama, Ensemble Süreç Yönetimi’nde yer alan verilerin, alfabetik sırayla sunulduğu bir dizin niteliğindedir. Bu nedenle Ensemble Süreç Yönetimde İndex Raporların Alfabetik sıralamaya göre listeler. Süreç, Fırsat, Girdi/Çıktı, Doküman, Kontrol, Mevzuat, Müşteri/Tedarikçi, Risk ve Yetkinlik raporlarına ait verileri başlıklarıyla sunar ve bu raporlara ait verilere hızlı erişim sağlar. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harflerden ve ara metin kutusu yardımıyla bu raporlara ait verileri filtreleme işlemi gerçekleştirilebilir.
Fırsat İndex Raporu
Fırsat Raporlarını alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Fırsat İndeks Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Süreç İndex Raporu
Süreç Raporlarının alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Süreç İndex Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Girdi/Çıktı İndex Raporu
Girdi/Çıktı Raporların alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Girdi/Çıktı İndex Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Doküman İndex Raporu
Doküman Raporlarının alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Doküman İndex Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Kontrol İndex Raporu
Kontrol Raporlarının alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Kontrol İndex Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Mevzuat İndex Raporu
Mevzuat Raporlarının alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Mevzuat İndex Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Müşteri/Tedarikçi İndex Raporu
Müşteri/Tedarikçi Raporlarının alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Müşteri/Tedarikçi İndex Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Risk İndex Raporu
Risk raporlarının alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Risk İndex Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Yetkinlik İndex Raporu
Yetkinlik Raporlarının alfabetik sıralamaya göre listelendiği ekrandır. Kullanıcılar üst kısımda bulunan harfler ve ara metin kutusu yardımıyla Yetkinlik İndex Raporlarında arama kriterlerine göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir.
Süreç Raporları
Ensemble Süreç Yönetimde Süreç Raporlarının listelendiği sekmedir.
Süreç Öncelik Raporu
Süreçlerin daha önce tanımlanan İş Etki Puanı, Süreç olgunluk Puanı ve Dijital Rahatsızlık Puanı çerçevesinde puantajlarının görüntüleneceği rapordur.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Öncelik Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Taslak Süreçler
Bu raporda sistemde bulunan taslak süreçler listelenmektedir. Bu süreçler taslak olarak sıfırdan oluşturulmuş veya yayındaki bir süreç üzerinden revizyon başlatılmasıyla oluşturulmuş taslaklardır. Taslak Süreçler ekranında Süreç Kodu, Revizyon No, Süreç Adı, Süreç Sahibi, Revizyonu Başlatan, Taslak Durumu, Bekleyen Kullanıcılar, Revizyon Nedeni ve Revizyon Tarihi alanları hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Taslak Süreçler Excel formatında görüntülenebilir.
Onay Bekleyen Süreçler
Bir taslak süreç düzenleme işleminden sonra yayına alınmak istendiğinde, süreç bazında yetkilendirme açık olduğunda, kontrol ve onay matrisinde bulunan kullanıcıların onayına tabii tutulur. Bir süreci yayınlamak üzere onaya gönderdiğinizde, ilgili kişilere onay görevi düşer. Onaya gönderilmiş süreçlerle ilgili hangi kullanıcıların onay görevi olduğu bilgisi bu raporda verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Onay Bekleyen Süreçler Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Özet Listesi
Yayınlı süreçlerin özet bilgilerinin verildiği bir rapordur. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Tipi, Revizyon No, Süreç Sahibi ve Modeli Var mı? gibi alanları hakkındaki bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Özet Listesi Excel formatında görüntülenebilir.
İptal Onay Bekleyen Süreçler
Süreç bazında yetkilendirmenin açık olduğu durumda, bir süreç pasif edilmek istendiğinde, onay matrisindeki kişilerin onayına sunulur. Pasif edilme onay görevleri İptal Onay Bekleyen Süreçler Raporu’nda listelenmektedir. Bu raporda Süreç Kodu, Revizyon No, Süreç Adı, Onaylayacak, Süreç Sahibi ve Açıklama gibi alanların hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla İptal Onay Bekleyen Süreçler Excel formatında görüntülenebilir.
Girdi Çıktı Raporu
Süreçlerde kullanılan Girdi/Çıktı’lar bu raporlama ekranı sayesinde görüntülenebilir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç Adı ve Süreç Adım Tipi seçilmezse tüm süreç ve süreç adım tiplerinde kullanılmış olan girdi çıktılar listelenecektir. Süreç ve Süreç Adım Tipi seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Taslak Süreçleri Dahil Et seçeneği ile listelemede taslak süreçlerin de bulunması sağlanır.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Girdi Çıktı Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Sorumları Raporu
Süreçlerde sorumlu olarak belirtilen kullanıcılar bu raporda listelenmektedir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Süreç Sahibi ve Sorumlu alanlarında filtreleme sağlanabilir. Süreç yönetimi terminolojisinde RACI Matrisi olarak ifade edilen Sorumlu, Hesap Verecek, Kontrol Edecek, Bilgi verecek alanlarında sorumlulukları görüntüleyebilmek için seçenekler işaretlenir. Süreç adımları ve taslak süreçler de listelemeye dahil edilerek bu raporlamayla süreç sorumluları görüntülenebilir. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Adımı Adı, İşi Yapan, İş Yeri, Süreç Sahibi, Süreç Sorumlusu, Sorumlu, Hesap Verilecek, Kontrol Edecek, Bilgi Verilecek ve Taslak mı? gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Sorumları Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Yetkinlik İlişki Raporu
Süreçlerde kullanılan yetkinlikler bu raporlama ekranı sayesinde görüntülenebilir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Yetkinlik ve Süreç Sahibi alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Süreç Adımlarını Dahil Et seçeneği ile listelemede süreç adımlarının da bulunmasını sağlayabilirsiniz. Bu raporda Yetkinlik, Açıklama, Süreç Kodu, Revizyon No, Süreç Adı, Süreç Adımı, İşi Yapan, Sorumlu, Hesap Verebilir, Kontrolcü, Bilgi Verilecek ve Üst Süreç gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Yetkinlik İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Mevzuat İlişki Raporu
Süreçlerde kullanılan mevzuatlar bu raporlama ekranı sayesinde görüntülenebilir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Mevzuat, Mevzuat Kodu ve Süreç Sahibi alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Süreç Adımlarını Dahil Et seçeneği ile listelemede süreç adımlarının da bulunmasını sağlayabilirsiniz. Bu raporda Mevzuat Kodu, Mevzuat Tipi, Bağlı Olduğu Mevzuat, Açıklama, Süreç Kodu, Revizyon No, Süreç Adı, Üst Süreç, Süreç Adımı, İşi Yapan ve İş yeri gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Mevzuat İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Risk İlişki Raporu
Süreçlerde kullanılan riskler bu raporlama ekranı sayesinde görüntülenebilir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Risk, Risk Kodu ve Süreç Sahibi alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Süreç Adımlarını Dahil Et ve Taslak Süreçleri Dahil Et seçenekleri ile listelemede bu verilerin de gelmesini sağlayabilirsiniz. Bu raporda Risk Kodu, Risk Adı, Etki, Olasılık, Skor, Risk Revizyon No, Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Tipi, Süreç Sahibi, Üst Süreç ve Süreç Revizyon Tarihi gibi alanlar hakkına bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Risk İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Kontrol İlişki Raporu
Süreçlerde kullanılan kontroller bu raporlama ekranı sayesinde görüntülenebilir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Kontrol, Kontrol Adı ve Süreç Sahibi alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Süreç Adımlarını Dahil Et seçeneği ile listelemede Süreç Adımlarının da bulunmasını sağlayabilirsiniz. Bu raporda Kontrol Kodu, Kontrol Tipi, Açıklama, Kontrol, Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Tipi, Süreç Sahibi, Üst Süreç ve Süreç Revizyon No gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Kontrol İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Doküman İlişki Raporu
Süreçlerde kullanılan dokümanlar bu raporlama ekranı sayesinde görüntülenebilir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Doküman, Doküman Adı ve Süreç Sahibi alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Süreç Adımlarını Dahil Et ve Taslak Süreçleri Dahil Et seçenekleri ile listelemede bu verilerin de gelmesini sağlayabilirsiniz. Bu raporda Doküman Kodu, Doküman Adı, Doküman Tipi, Sistem, Süreç Kodu, Revizyon No, Süreç Adı, Üst Süreç, Süreç Adımı, İşi Yapan, İş Yeri, Süreç Tipi ve Revizyon Tarihi gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Doküman İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Gösterge İlişki Raporu
Süreçlerde kullanılan Göstergeler bu raporlama ekranı sayesinde görüntülenebilir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Gösterge, Gösterge Tipi ve Süreç Sahibi alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Süreç Adımlarını Dahil Et seçeneği ile listelemede süreç adımlarının da bulunmasını sağlayabilirsiniz. Bu raporda Gösterge Kodu, Gösterge Adı, Gösterge Tipi, Birimi, Sorumlusu, Veri Giriş Sorumlusu, Birikim Yöntemi, Değerlendirme Yöntemi gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Gösterge İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Referans İlişki Raporu
Süreçlerde kullanılan Referanslar bu raporlama ekranı sayesinde görüntülenebilir. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç ve Referans Süreç alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Referans Süreç Kodu, Referans Süreç Adı, Referans Süreç Versiyon No, Referans Süreç Adımı Adı ve İşyeri gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Referans İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Bağlantı Tipleri Raporu
Süreçlerde kullanılan bağlantı tiplerinin listelendiği rapordur. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç ve Bağlantı Tipi alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Bu raporda Bağlantı tipi, Bağlantı Adı, Süreç Adı, Revizyon No, Başlangıç Süreç Adımı, Başlangıç Süreç Adımı Tipi, Bitiş Süreç Adımı gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Bağlantı Tipleri Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Analiz Raporu
Süreçlerle ilgili temel detayların görüntülenip listelendiği rapordur. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Süreç tipi ve Süreç Sahibi alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Süreç Adımlarını Dahil Et seçeneği ile listelemede Süreç Adımlarının da bulunmasını sağlayabilirsiniz. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Sahipleri, Süreç Tipleri, Modeli Var mı? , Maliyet, Süre, İş Adımı, İş Adımı Tipi gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Analiz Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Başarı Grafiği
Süreçlerde kullanılan göstergelerin Gerçekleşen ve Hedef değerleri doğrultusunda süreç başarısının analiz edilebileceğinin gösterildiği rapordur. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç alanı bağlı olarak listeleme sağlanır. Bu raporda Süreç Adı, Gösterge Tipi Gösterge Adı, Birimi, Ölçüm Sıklığı, Dönem, Gerçekleşen, Hedef ve Son Durum gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Başarı Grafiği Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Onay Matris Raporu
Süreçlerde onay matrisinde bulunan kullanıcıların görüntülenebildiği rapordur. Genişlet butonu tıklanarak açılanan ekranda Süreç, Süreç Sahibi ve Onay Kullanıcı alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Sahibi, İlgili Kullanıcı, Seviye, Süreç Tipi ve Kullanıcı Tipi gibi alanları hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Onay Matris Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Yetki Matris Raporu
Süreçlerde yetki matrisinde bulunan kullanıcıların görüntülenebildiği rapordur. Genişlet butonu tıklanarak açılanan ekranda Süreç, Süreç Sahibi ve Onay Kullanıcı alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak Görüntüleme, Düzenleme, Silme, Yazdırma ve Modelleme seçenekleri seçilerek listeleme sağlanır. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Sahibi, Süreç Tipi, Kullanıcı, Kullanıcı Tipi, Görüntüleme, Düzenleme, Silme, Yazdırma ve Modelleme gibi alanları hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Yetki Matris Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Görüş Matris Raporu
Süreçlerde görüş matrisinde bulunan kullanıcıların görüntülenebildiği rapordur. Genişlet butonu tıklanarak açılanan ekranda Süreç, Süreç Sahibi ve Onay Kullanıcı alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Sahibi, İlgili Kullanıcı, Süreç Tipi ve Kullanıcı Tipi alanları hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Görüş Matris Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Kontrol Matris Raporu
Süreçlerde kontrol matrisinde bulunan kullanıcıların görüntülenebildiği rapordur. Genişlet butonu tıklanarak açılanan ekranda Süreç, Süreç Sahibi ve Onay Kullanıcı alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Sahibi, İlgili kullanıcı, Seviye, Süreç Tipi ve Kullanıcı Tipi alanları hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Kontrol Matris Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Bilgi Matris Raporu
Süreçlerde bilgi matrisinde bulunan kullanıcıların görüntülenebildiği rapordur. Genişlet butonu tıklanarak açılanan ekranda Süreç, Süreç Sahibi ve Onay Kullanıcı alanları seçildiği durumda bu seçilen alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Sahibi, İlgili Kullanıcı, Süreç Tipi ve Kullanıcı Tipi gibi alanları hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Bilgi Matris Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Red Raporu
Onay ve kontrol işleminde reddedilen süreçlerin ve nedenlerinin listelendiği rapordur.
Görev Tanımları Raporu
Süreç adımlarında sorumlu kişilerin, yapılacak iş adımlarıyla ilişkilendirildiği farklı bir süreç modelleme tekniğine ilişkin olan bu rapor, kişilerle fonksiyonların bağlantılar aracılığıyla referanslanması neticesinde hangi kullanıcının hangi işlemi gerçekleştireceğine dair bilgilendirme sağlar. Genişlet butonu tıklanarak açılan ekranda Süreç, Personel ve Süreç Adım Tipleri alanları seçildiği durumda bu alanlara bağlı olarak listeleme sağlanır. Alt Süreçler Dahil Edilsin seçeneği ile listelemede bu verinin de gelmesini sağlayabilirsiniz. Bu raporda Süreç Adı, Fonksiyon Adı, Bağlantı Tipi, Çalışan Grubu, Kişi Adı ve Pozisyon Adı gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Görev Tanımları Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Kulvar İlişki Raporu
Süreç Kulvar ilişki raporu Süreçleri ve bu Süreçlerde bulunan Süreç adımların ilişkili kulvarlarda tanımlanan organizasyon birimleriyle listeler. Raporlamaya alt departmanlar ve Taslak Süreçler isteğe bağlı olarak dahil edilebilir. Organizasyon birimlerine göre filtreleme sağlanılabilir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Kulvar İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Gözden Geçirme Raporu
Süreç Gözden Geçirme görevlerinin görüntülenebildiği rapordur. Süreç ve Süreç sahibine göre filtreleme sağlanabilir. Gözden geçirilecek ve geçirilmeyen Süreçler opsiyonel olarak listelenebilir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Gözden Geçirme Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Ek Nitelik Raporu
Süreçlerde ve Süreç adımlarında kullanılan Ek Nitelikler bu rapor ile listelenebilir. Ek niteliğin adı, kodu, grup adı ve bağlı bulunduğu Sürece göre filtreleme sağlanabilir. İsteğe bağlı olarak Taslak Süreçler rapora dahil edilebilir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Ek Nitelik Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
İptal Edilen Süreçler
İptal edilen süreçlerin ve bu süreçlerin kimler tarafından onaylanarak iptal edildiği bilgisinin listelenip görüntülendiği raporlardır. Bu raporda Süreç Kodu, Revizyon No, Süreç Adı, Onaylayan, Süreç Sahibi ve Açıklama gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla İptal Edilen Süreçler Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Kaynak Raporu
Süreçlerde ve Süreç adımlarında kullanılan Kaynaklar bu rapor ile listelenebilir. Kaynak ve Sürece göre filtreleme sağlanabilir. İsteğe bağlı olarak Süreç adımları rapora dahil edilebilir. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Revizyon, Süreç Adımı, İşi Yapan, Kaynak Adı, Kaynak Kodu, Kaynak Tipi, Miktar ve Ölçü Birimi gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Kaynak Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Raporu
Sistemde bulunan yayınlı Süreçlerin Kontrol, Onay, Yetki, Bilgi ve Görüş Matrisleri ile birlikte listelendiği rapordur. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç tipi, Üst Süreç, Süreç Adımı, Süreç Sahibi, Hazırlayan, Kontrol Matrisi, Onay Matrisi, Bilgi Matrisi, Görüş Matrisi, Gözden Geçirme Tarihi ve Yayınlama Tarihi gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Revizyon Raporu
Süreçlerin revizyon esnasında hangi aşamalardan, ne kadar sürede geçtiği bilgisinin listelenip görüntülendiği raporlardır. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Revizyon İstek Tarihi, Revizyon Kabul Tarihi, Revizyon Nedeni, Taslak Olma Süresi(dk), Görüşe Gönderilme Tarihi, Görüş Sorumlusu, Kontrole Gönderilme Tarihi ve Kontrolden Dönme Tarihi gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Revizyon Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Fırsatlar Raporu
Süreç ve süreç adımlarında yer alan fırsatların detaylı olarak listelenip görüntülendiği raporlardır. Bu raporda Risk Kodu, Risk Adı, Etki, Olasılık, Skor, Risk Revizyon No, Süreç Kodu, Süreç Adı, Süreç Tipi, Süreç Sahibi, Üst Süreç ve Süreç Revizyon No gibi alanlar hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Fırsatlar Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Süreç Standart ilişki Raporu
Süreç bazında hangi Sürecin hangi yönetim Sistemleri ve Standartları ile ilişkili olduğunu gösteren rapordur. Bu raporda Süreç Kodu, Süreç Adı, Standart, Madde No ve Üst Kod gibi alanları hakkında bilgi verilmektedir.
Tüm veriyi dışa aktar butonu yardımıyla Süreç Standart İlişki Raporu Excel formatında görüntülenebilir.
Araçlar
Ensemble Süreç Yönetimde kullanılan yardımcı araçların bulunduğu sekmedir. Bu araçlar, Toplu Süreç Kartı Aktarımı, Toplu Süreç Gözden Geçirme, Personel Görev Aktarımı, Süreç Sahibi Transferi ve Son İşlem Yapılan Süreçlerdir.
Toplu Süreç Gözden Geçirme
Gözden geçirme periyodu dolan süreçlerin topluca gözden geçirilmesini sağlandığı menüdür.
Sistem Tanımları/Araçlar/Toplu Süreç Gözden Geçirme tıklanarak Toplu Süreç Gözden Geçirme ekranı açılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Seçili Süreçleri güncelleme işlemi yapan butonudur.
Seçili Süreçleri Güncelleme işlemi için;
Toplu Süreç Gözden Geçirme ekranında Güncellenecek Süreçler seçilir.
Seçili Süreçleri Güncelle Butonu tıklanır.
Seçili Süreçleri Güncelle penceresinde bulunan alanlar;
Tarih*:Seçili Süreçleri Güncelle penceresinde Güncellenecek Süreçlerin Güncelleme Tarih bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Açıklama: Seçili Süreçleri Güncelle penceresinde Güncellenecek Süreçlerin varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Seçili Süreçleri Güncelle penceresinde gerekli alanlar doldurularak Güncelle butonu tıklanarak Seçili Süreçleri Güncelleme işlemi gerçekleştirilir.
Toplu Süreç Kartı Aktarımı
1’den fazla Süreç için Süreç kartını toplu olarak indirmeyi sağlayan menüdür.
Sistem Tanımları/Araçlar/Toplu Süreç Kartı Aktarımı tıklanarak Toplu Süreç Kartı Aktarımı ekranı açılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Seçili Süreçlerin kartlarını indiren butondur.
Seçili Süreçleri Aktarma işlemi için;
Toplu Süreç Aktarımı ekranında Süreç Kartı toplu olarak indirilecek Süreçler Seçilir.
Seçili Süreçleri Aktar butonu tıklanarak Toplu Süreç Kartı Aktarımı işlemi gerçekleştirilir.
Personel Görev Aktarımı
Süreçte yer alan görevlerin bağlı bulunduğu kullanıcıdan farklı bir kullanıcıya transfer edilmesini sağlayan menüdür.
Sistem Tanımları/Araçlar/Personel Görev Aktarımı tıklanarak Personel Görev Aktarım ekranı açılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Kaynak olarak seçilen kişinin seçilen görevlerini hedef kişiye aktaran butonudur.
Süreç Yönetimi İçin Personel Görev Aktarmak;
Kaynak*:Görev Alacağı Kişi penceresinde Kaynak olarak seçilen kişinin sistemde tanımlı olan Aktif Kullanıcılar, Pasif Kullanıcılar, Departman, Görevi Olan Pasif Kullanıcılar, Pozisyon ve Kullanıcı Grupları Listesinden seçilebildiği zorunlu alandır.
Hedef*:Görevin Devredileceği Kişi penceresinde görevleri aktarılan Hedef Kişinin sistemde tanımlı olan Aktif Kullanıcılar, Pozisyon, Departman ve Kullanıcı Grupları Listesinden seçilebildiği zorunlu alandır.
Kaynak olarak seçilen kişi ve görevleri aktarılan hedef kişi seçildikten sonra Görevleri Aktar butonu tıklanarak Personel Görev Aktarımı işlemi gerçekleşir. Personel Görev Aktarma işlemi gerçekleştikten sonra “Seçili Görevler başarıyla aktarılmıştır” mesajı gelir.
Performans Yönetimi için Personel Görev Aktarımı;
Süreç Sahibi Transferi
Üst süreçte bulunan süreç sahibinin, alt süreçlere transfer edilmesini sağlayan menüdür.
Sistem Tanımları/Araçlar/Süreç Sahibi Transferi tıklanarak Süreç Sahibi Transferi ekranı açılır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Üst Süreçteki Süreç Sahibini alt Süreçlere uygulamak için kullanılan butondur.
Süreç Sahibi Transferi için;
Süreç*:Sistemde tanımlı olan Süreç Listesinden seçilebildiği alandır.
Süreç Sahibi Transferi için Süreç penceresinde sistemde tanımlı olan Süreç Listesinden Süreç seçilir. Kaydet butonu tıklanır.
Uygula butonu tıklanarak Süreç Sahibi Transferi işlemi gerçekleştirilir. Süreç Sahibi Transfer işlemi gerçekleştikten sonra “Süreç sahibi transferi başarıyla gerçekleştirilmiştir” mesajı gelir.
Son İşlem Yapılan Süreçler
Süreçlerde yapılan son işlemlerin loglamasını listelenip görüntülendiği menüdür.
Sistem Tanımları/Araçlar/Son İşlem Yapılan Süreçler tıklanarak Son İşlem Yapılan Süreçler ekranı açılır.