eBA Doküman Yönetimi: Yayınlama İş Akışı Oluşturma Dokümanı

GİRİŞ

eBA Doküman Yönetimi: Yayınlama İş Akışı Oluşturma dokümanında; doküman yönetimine kazandırılan doküman için yayınlama iş akışını oluşturma ve dokümanı yayınlama işlemlerinin nasıl yapıldığı anlatılmaktadır.

1. eBA Yayınlama İş Akışı Oluşturma

1.1 Doküman Yönetiminde Yayınlama İş Akışını Seçme

Doküman Yönetimine kazandırılan doküman istenilen kullanıcı/kullanıcılar onaylarına gönderilerek onaylardan sonra belli bir kullanıcı grubuna bilgilendirme olarak gönderilebilir. Bu işlem için doküman eklendikten sonra tanımlanan yayınlama iş akışı Yayınla butonun tıklanmasıyla başlatılır. Doküman yönetiminde kütüphane ve dizinlere eklenen doküman için yayınlama iş akışı sürecini seçmek için Şekil 1’de, ilgili nesne seçildikten sonra Özellikler tıklanır.

Şekil 1: Özellikler Ekranı

Şekil 2’de, Doküman sekmesi altında Yayınlama İş Akışı başlığı altında yayınlama işleminin başlatacağı süreç seçildikten sonra Kaydet butonuna tıklanır.

1.2 Yayınlama İş Akışı Sürecini Oluşturma

Workflow Studio’da yayınlama iş akışı için yeni bir süreç tanımlanır. Yapılacak örnek süreçte, doküman yayınlanmlak istendiğinde önce Kalite Uzmanı onayına doküman sunulacak ve süreci onaylaması ile seçilen kullanıcılara doküman bilgilendirme olarak gönderilecektir. Yeni bir süreç oluşturduğumuzda varsayılan olarak gelen Doküman Oluştur ve Doküman nesneleri akıştan silinir. Çünkü var olan doküman sürece eklenecek, yeni bir doküman oluşmayacaktır. Akış, Şekil 3’teki gibi tasarlanacaktır.

Şekil 3: İş Akışı Tasarım Ekranı

Akışa yeni bir değişken eklenir. Bu değişken adı filename olması zorunludur. Akış tetiklendiğinde bu

Şekil 4: Dosya Değişkeni Ekleme Ekranı

Değişkene dışarıdan ulaşılabilir olması için, Şekil 5’te, Bağlantı sekmesinde Genel seçeneği işaretlenir.

Şekil 5: Dosya Değişkeni Genel Ekranı

Şekil 6’da, yeni bir doküman nesnesi eklenir. Doküman adı istenildiği gibi verilebilir.

Şekil 6: Yeni Doküman Nesnesi Ekleme Ekranı

İş akışına eklenen fonksiyon içerisine Şekil 7’deki 2 numaralı alandaki kod yazılır. 1 numaralı alanda yer

Şekil 7: İş Akışı Kod Ekranı

eBAPI.dll dosyası sürece eklenir. Şekil 8’de, ilgili süreç üzerinde sağ tuş tıklanarak Proje Özellikleri tıklanır.

Şekil 8: Proje Özellikleri Ekranı

Şekil 9: Yeni DLL Ekleme Ekranı

Süreç onaya gönderildiğinde Kalite Uzmanının dokümanı görüntüleyebilmesi için eklenen doküman nesnesi pozisyona tanımlanır. Şekil 10’da, pozisyon nesnesine çift tıklanarak Özellikler penceresi açılır. Dokümanlar sekmesinde 3 numaralı ikon tıklanarak eklenen doküman nesnesi seçilir. Aynı işlem Bilgilendirme nesnesinde de yapılarak bilgilendirme kullanıcılarının dokümanı görüntülemesi sağlanır.

Şekil 10: Pozisyon Nesnesi Doküman Ekleme Ekranı

Yapılan işlemlerden sonra proje derlenir ve kaydedilir. Doküman yönetiminde yayınlama iş akışı başlatacak doküman açılır. Yayınla butonuna tıklanır.

Şekil 11: Dokümanı Yayınlama Ekranı

Şekil 12’de, akışta seçilen kullanıcının Onaylar kutusunda seçilen yayınlama akışı tetiklendi. Kullanıcı süreci görüntülediğinde yayınlanan pdf dosyasını görüntüleyecektir. Süreci onaylaması ile akış bilgilendirme kullanıcılarının Bilgilendirmeler kutusunda görünecektir.

Şekil 12: Kullanıcı Onaylar Ekranı

Yapılan örnek süreçte Kalite Uzmanı sadece yayınlanan dokümanı görüntüledi ve doküman akışta bilgilendirme nesnesine eklenen kullanıcılara gönderildi. Eğer istenirse, Kalite Uzmanı onayına yayınlanacak doküman ile birlikte sürece ait form görüntülenerek bilgilendirme kullanıcılarını seçmesi ve bu kullanıcılara dokümanın bilgilendirme olarak gönderilmesi sağlanabilir. Şekil 13’teki gibi akışa Doküman, Doküman Oluştur ve Fonksiyon nesneleri eklenir.

Şekil 13: Akışa Yeni Nesneler Ekleme Ekranı

Şekil 14’de, eklenen eBAForm adlı doküman nesnesine çift tıklanarak kullanıcıya gösterilecek süreç ve form seçilir.

Şekil 14: eBA Form Dokümanı Ekleme Ekranı

Şekil 15’te, eklenen Doküman Oluştur nesnesi ile oluşturulacak doküman nesnesi seçilir.

Şekil 15: Doküman Nesnesine Form Ekleme Ekranı

Şekil 16’da, Bilgilendirme nesnesine form tarafına eklenen tablodaki kullanıcı atamak için nesne çift tıklanarak açılır. 2 numaralı alandaki butona tıklanır. Açılan pencerede From Document Object seçeneği seçildikten sonra İleri butonuna tıklanır.

Şekil 16: Bilgilendirme Nesnesi Ekranı

Şekil 17’de, 1 numaralı butona tıklanarak nesnenin bulunduğu form seçilir. Object Type alanından kullanıcıların tablo mu yoksa detaylar nesnesinden ekleneceği seçilir. Örnek süreçte tablo nesnesi eklendiği için Table Object seçeneği seçilir. Seçilen nesneden kullanıcı mı yoksa pozisyon bilgisi alınacağı Data Type alanından seçildikten sonra İleri butonuna tıklanır.

Şekil 17: Bilgilendirme Nesnesi Ekranı 2

Şekil 18’de, 1 numaralı alandan formdaki tablo nesnesi, 2 numaralı alandan tabloda yer alan alanlardan kullanıcı koduna karşılık gelen alan seçildikten sonra Bitir butonuna tıklanır.

Şekil 18: Bilgilendirme Nesnesi Ekranı 3

Şekil 19’da, 1 numaralı alana eklenen tablo nesnesi alınacak kullanıcı bilgi alanı görünmektedir. Tamam butonuna tıklanarak pencere kapatılır.

Şekil 19: Bilgilendirme Nesnesi Ekranı 4

İlgili pozisyonda oluşturulan formu göstermek için eklenen eBAForm adlı doküman nesnesi eklenir. Şekil 20’de, Kalite Uzmanı adlı pozisyon nesnesine çift tıklanarak Dokümanlar nesnesi altında Ekle ikonu ile doküman nesnesi seçilir. Düzenleme seçeneğinin seçilmesi ile kullanıcı doküman üzerinde değişiklik yapma yetkisi verilir.

Şekil 20: Pozisyon Nesnesi Doküman Ekleme Ekanı 2

Doküman Yönetiminde ilgili doküman için Yayınla butonuna tıklanıldıktan sonra ilgili pozisyon onayına Şekil 21’de, 1 numaralı alanda eBA Formu ve ilgili pdf dosyası listelenir. Kullanıcı istediği dokümanı görüntüleyebilir. Değişiklik Yap butonuna tıklanarak form üzerinde düzenleme yapılabilir.

Şekil 21: Kullanıcı Akış Görüntüleme Ekranı

Şekil 22’de, tablo nesnesine bilgilendirmenin gönderileceği kullanıcılar eklendikten sonra Onayla butonu ile akış ilerletilir.

Şekil 22: Bilgilendirme Kullanıcısı Ekleme Ekranı

Şekil 23: Akış Tarihçesi Ekranı

İlgili doküman yaınlandıktan sonra Doküman Yönetiminde, Yayınlanmış alanında yayınlama bilgisi tutulur. Yayınlama akışı bulunan dökümanlar için yayınlama değerinin true olarak ayarlanması için akış tarafına eklenen bir fonksiyon nesnesi ile akışın istenilen adımında true değeri atanır.

Şekil 24: Doküman Yönetimi Ekranı

Akışa eklediğimiz Fonksiyon 2 nesnesine Şekil 25’teki kod yazılır. Bu kod akışa eklenmezse Doküman Yönetiminde Yayınlanmış alanı ilgili doküman için false olarak kalacaktır.

Not: Kullanıcı kendisine bilgilendirme olarak gelen dokümanı görüntüleyebilmesi için Doküman Yönetimin’de Güvenlik altında görüntüleme yetkisinin tanımlanması gerekmektedir. Yetki tanımlanmamış ise kullanıcı dokümanı görüntüleyemecektir. Yetkilendirme işleminin nasıl yapıldığı eBA Doküman Yönetimi:Yetkilendirme Dokümanı’nda anlatılmaktadır.