eBA Doküman Yönetimi: Özellikler Dokümanı
eBA Doküman Yönetimi- Özellikler dokümanında; kütüphane, dizin ve dokümana ait bilgileri görüntüleme; dosya-klasör profil ve meta data formu, özel profil alanı, yayınlama ve oluşturma iş akışları, versiyonlama, indeksleme, abonelik ve filigran ekleme işlemlerinin nasıl yapıldığı anlatılmaktadır.
eBA Doküman Yönetimi Özellikler
Doküman Yönetiminde, Özellikler penceresi ile kütüphane, dizin ve dokümana ait bilgiler görüntülenebilir ve ilgili nesneye ait özellikler belirlenebilir.
Özellikler penceresini açmak için Şekil 1’de, ilgili nesne seçildikten sonra 2 numaralı alandaki Özellikler tıklanır. Kütüphane, dizin ve doküman içinde aynı özellikler yer almaktadır.
Şekil 2’de, Özellikler altında yer alan 11 ana başlık görüntülenmektedir. İlgili özellikler belirlendikten sonra yapılan işlemi kaydetmek için Kaydet butonuna tıklanır.
Aşağıdaki ana başlıklar ve altında yer alan özellikler anlatılmaktadır.
Genel Sekmesi: Seçilen nesneye ait genel özellikler yer almaktadır. Açıklama alanında nesneye ait açıklama eklenebilir ya da var olan açıklama değiştirilebilir.
Simge alanından nesneye ait simge değiştirilebilir.
Hesapla butonu ile kütüphane veya dizin içerisinde yer alan dosya ve dizin sayısı hesaplanır.
Yeni Dosya Sekmesi: İlgili nesneye eklenecek dosya için altında yer alan özellikler belirlenir.
Profil alanından yeni dosya eklenirken doldurulacak eBA süreçlerinde derlenen proje seçilir.
Şablon alanında , system/document templates altında yer alan şablon dosyalarından seçim yapılır. Bu alandan seçim yapıldığında yeni doküman eklenirken Şekil 3’teki gibi, 1 numaralı alandaki seçenek
işaretli gelir ve Şablon alanında Özelliklerde belirlenen şablon varsayılan olarak gelir. Burada
değiştirilebilir alanlar dosya adı ve açıklamadır. Böylece belirli bir doküman doküman yönetimine sık eklenecek ise bu şekilde tanımlanarak bir defada yapılması sağlanır.
Değiştirilebilir alanında, doküman üzerinde değişiklik yapılıp yapılamayacağı seçilir.
İzinli Dosya Uzantıları, alanından kütüphane veya dizine eklenecek dosya türü kısıtlaması belirlenir. Yazılan dosya uzantıları dışında doküman eklemeye izin verilmez.
Başlangıç Verisyonu alanında dokümanın versiyonlama işlemine başlayacağı major ve minor değeri yazılır.
Varsayılan olarak .1 den başlar. İlk alana major, ikinci alana minor değeri yazılır.
Yeni Klasör sekmesi: İlgili nesneye eklenecek klasör için altında yer alan özelikler belirlenir. Yeni Dosya sekmesi altında yer alan özellikler ile aynıdır.
Kontrollü terminoloji alanından confige eklenen terminolojilerinde belirlenen standartlara göre klasör eklenmesi sağlanır.
Doküman sekmesi: Yeni eklenecek doküman için yayınlama, oluşturma ve indexleme iş akışı seçme, veriyonlama tipi vb. özellikler belirlenir.
Tür alanında, System Manager’da Doküman Tipi Yöneticisi menüsü altında eklenen doküman tiplerinden seçim yapılır. Dokümanları mantıksal gruplamak için kullanılır. Örneğin, fatura klasörüne eklenen dokümanlar için fatura tipinin verilmesi.
Tüm Sürümleri Sakla alanından, dokümanın tüm versiyonlarının saklanıp saklanmayacağı seçilir. Hayır seçilir ise son kaç versiyonun saklanacağı bilgisinin yazılacağı kutucuk açılır. Alt Sürümleri Sakla alanından, dokümanın tüm alt versiyonlarının saklanıp saklanmayacağı seçilir. Hayır seçilir ise son kaç versiyonun saklanacağı bilgisinin yazılacağı kutucuk açılır.
Yayınlama İş Akışı alanında, ilgili kütüphane ya da klasöre eklenen dokümanlar için Yayınla butonuna tıklandığında, Oluşturma İş Akışı alanında doküman eklenirken, İndeksleme Sonrası İş Akışı alanında, indekleme sonrası hangi sürecin başlayacağı seçilir.
Dijital imza Türü alanından, elektronik imzalı olarak saklanacak dökümana ait imza türü belirlenir. 4 imza türü seçeneği bulunur; Standart İmza, dokümana ait imza ayrı sekmede tutulur. PDF’e Gömülü İmza, imzanın PDF dosyası içerisinde gömülü olarak kaydedilmesini sağlar. E-yazışma Paketi(EYP), Dijital imzalı dokümanın bilgileri, e-imzalar ve dokümanı oluşturan, oluşturma tarihi vb gibi bilgilerin bulunduğu EYP paketi oluşur. Bu paket doküman yönetimine eklenerek görüntülenebilir. XML Özet Paket, e-imzaların dijital imza bilgilerini XML özet paketi olarak alınmasını sağlar.
Versiyonlama Tipi, doküman versiyonlama işleminin Sayısal veya Albefetik olarak yapılacağı seçilir.
Dosya Oluşturma Zaman Damgası, zaman damgası entegrasyonu yapılan sistemde dokümana ait zaman damgası bilgisinin görüntülenmesi sağlanır.
Yönetim sekmesi: İlgili nesne için ekleme durumu, depolama yeri, loglama, indeksleme yapabilme vb. gibi özellikler belirlenir.
Salt Okunur alanı Evet seçilirse ilgili nesneler üzerinde değişiklik yapılamaz sadece görüntüleme yetkisi verilir.
Ekleme Durumu, kütüphane veya dizine yeni dosya, klasör ekleme yapılıp yapılmayacağı belirlenir.
Tarihçe, ilgili nesne üzerinde loglama yapılıp yapılmayacağı ve yapılırsa hangi seviyede yapılacağı belirlenir. Loglama veri tabanında yer kaplayacağı için varsayılan olarak Yok seçili gelir.