6. Organization Management Menüsü

Organizasyon Yönetim menüsünden, eBA iş akışlarında kullanılan kullanıcılar, pozisyonlar, ünvanlar ve departmanlar görüntülenebilir ve düzenlemeler yapılabilir.
Şekil 47’de, Organization Manager menüsü tıklanır. Users menüsü altında eBA kullanıcıları görüntüleme, yeni kullanı ekleme ve kullanıcılar üzerinde düzenleme işlemleri yapılabilir.

2 numaralı alan, sistemde birden çok şirket tanımı mevcutsa görünür olacaktır. Bu alandan şirket seçimi yapılır. Hepsi seçilir ise tüm kullanıcılar listelenir. 3 numaralı bölümdeki alanlardan filtereleme yapılarak istenilen kullanıcılar üzerinde arama yapılabilir. Yeni kullanıcı eklemek için Yeni Kullanıcı Ekle butonuna tıklanır. Listelenen kullanıcılar üzerinde değişiklik yapmak için ilgili personel üzerine tıklanarak kullanıcı özellikler penceresi açılır.

Şekil 48’de, kullanıcı özellikleri penceresinde kullanıcıya ait bilgiler görüntülenir. Değişiklik yapılmak istenilen bilgi üzerinde değişiklik yapıldıktan sonra kaydetmek için Tamam butonuna tıklanır. Position menüsünden pozisyonları, Professions menüsündün unvanları, Department menüsünden departmanları aynı şekilde görüntüleyebilir, ekleyebilir ve düzenleme yapabilirsiniz.

6.1 User Groups

Aynı özelliğe sahip kullanıcılar bir grup altında toplanarak kolayca yönetilebilir. Kullanıcıyı bir gruba dahil etmek için Şekil 49’da, User Groups menüsü tıklanır. 2 numaralı alandan şirket seçilir. 3 numaralı bölümde var olan gruplar içerisinde filtreleme yapılabilir.Yeni grup eklemek için Yeni Grup Ekle butonuna tıklanır.

Açılan pencerede 1 numaralı alanda gruba ait özellikler tanımlanır. Kullanıyı gruba eklemek için Kullanıcıları Seç butonuna tıklanır.

Şekil 51’de, kullanıcı seçimi yapıldıktan sonra Tamam butonuna tıklanır.

Şekil 52’de, eklenen grup görüntülenmektedir. Grubu silmek için ilgili grup yanındaki Sil butonuna tıklanır. Bu alanda tanımlanan kullanıcı grupları, iş akış süreçleri adımlarında o gruptaki kişilere toplu onay düşürmek için veya sistemde yetkilendirme yapılacağı zaman aynı yetki gruplarına birden çok kişiyi dahil etmek için vb. şekillerde kullanılabilir.

6.2 Property Definitions Menüsü

Organizasyon yapısında bulunan kullanıcıların, pozisyonların, ünvanların ve departmanların standart değerlerinin dışında isteğe bağlı yeni özellikler eklenebilir. Bu özellikler sayesinde organizasyona özgü verilerin saklanması kolaylaşmaktadır.
Properties menüsünde eklenecek özellikler tanımlanır. Burada tanımlanan özellikler; kullanıcı, departman, unvan, pozisyon ve kullanıcı grupları özellikleri olarak seçilebilir.

Şekil 53’te, Properties menüsü açılır. Eğer Özellik Tanımları içinde ExternalUsername yok ise 2 numaralı alandaki butona tıklanır.

Şekil 55’te, User Properties menüsü açılır. Yeni Özellik Ekle butonuna tıklanır.

Şekil 56’da, açılan pencerde Özellik Tanımları listesinden ExternalUsername üstüne tıklanır. Bu özellik böylece Kullanıcı Özellikleri ne eklenmiş olur.

Aynı şekilde Properties alanından tanımlanmış bir pozisyon özelliği, Position Properties alanı tıklanıp, Yeni Özellik Ekle denilerek listelenen Property değerlerinden seçilerek pozisyon özelliği olarak atanmış olur. Unvan, departman ve kullanıcı grubu için de özellik tanımları önce Properties alanından yapılır, ilgili başlık altından Yeni Özellik Ekle denerek listeden seçilir.

6.3 Manager Keys Menüsü

Organizasyon içerisinde kullanıcıların, farklı yönetici profillerine ait yöneticileri mevcutsa, tüm bu yönetici profil tanımları bu başlık altında tutulur. Sistemde herhangi bir amir anahtarı tanımlanmadığı durumda varsayılan olarak “default” amir tanımı mevcuttur. Bir kişinin varsayılan amiri başka biri, teknik amiri başka biri, operasyonel amiri başka biri olabilir. İşte bu gibi bir personelin birden çok profilde amir tanımı mevcutsa, bu amir profilleri, Manager Key olarak bu başlık altında tanımlanır.

Tanımlanan bu amir anahtarları, Users menüsünde kullanıcı tanımlarına amir ataması yaparken amir anahtarı şeklinde listelenir ve her amir anahtarına, sistemdeki bir kullanıcı seçilebilir.

6.4 Organization Maintenance Menüsü

İşten ayrılan bir personel, kapatılan bir departman, artık kullanılmayacak pozisyon veya unvan tanımı kayıtlarının durumları sistemde aktiften pasife alınır. Ancak daha önceden aktif olan ve sistemin herhangi bir yerinde kullanılmış, örneğin devam eden bir iş akışında tanımlı bir kayıt pasife çekildiğinde, sistem “kullanılmak istenen kayıt pasif” şeklinde hata verir ve işlemi durdurur. İşte böyle bir durumda hata almamak ve pasife düşen kayıt yerine sistemde aktif olan bir kaydın tanımını yapmak için Organization Maintenance menüsü kullanılır.

Şekil 57’de, 1 numaralı alanda değişiklik yapılacak menüye tıklanır. 2 numaralı alandan şirket seçimi yapılır. 4 numaralı alanda daha önceden yapılan değişiklik kayıtları varsa listelenmektedir. 3 numaralı alandan bu liste içerisinde arama yapılmaktadır. Yeni kullanıcı değişikliği eklemek için; ID alanına eski kullanıcı ID si (userid) yazılır. ID alanı yanındai ikona tıklanarak kullanıcılardan seçim yapılabilir. New ID alanın yeni kullanıcının ID bilgisi yazılır ve Ekle butonuna tıklanır. Böylece pasife düşen kullanıcı iş akışlarında kullanılıyor olsa dahi, sistem o adıma geldiğinde hata vermek yerine, akış isteğini bu alanda tanımlanan yeni kullanıcıya otomatik düşürür. Aynı şekilde pasife düşen departman, unvan ve pozisyonlar için de ID kısmına pasife düşen kaydın ID değeri, New ID kısmında ise o kaydın yerine bakacak aktif kaydın ID si yazılarak tanımlar eklenebilir.

6.5 Companies Menüsü

Organizasyonda birden çok şirket tanımı mevcutsa, yeni şirket eklemek için Şekil 58’de, Companies menüsü tıklanır. Yeni Şirket Ekle butonuna tıkladıktan sonra Kod alanına şirket kodu, Tanım alanına şirket adı yazılır. Eğer şirket bilgileri harici HR uygulamalarından transfer edilecek ise Transfer durumu, Aktif , yoksa Pasif olarak seçildikten sonra Tamam butonu tıklanır.

Not: Companies ve Company Admins başlıkları, organizasyonda çoklu şirket yapısı mevcutsa görünür. Çoklu şirket yapısını aktif etmek için, eBAConfigurationEditor.exe açılıp Advance sekmesine gelinerek HumanResources düğümüne tıklanır. Yanda açılan panelde “MultiCompany” anahtarının değeri true yapılır ve File alanından config kaydedilir. Bu işlemden sonra Companies ve Company Admins başlıkları System Manager da görünür olur. İlgili kısımda “MultiCompany” isimli key yoksa manuel ekleyebilir ve değerini atayabilirsiniz.

6.6 Company Admins

Şirket yöneticilerini eklemek için Şekil 59’da, Company Admins menüsüne tıklanır. 2 numaralı alandan şirket seçimi yapılır. Kullanıcıları Seç butonuna tıklanarak seçili şirkete ait yöneticiler seçilir. Şirket yöneticisi olarak tanımlanan kullanıcı, tanımlandığı şirketin organizasyon yapısını yönetebilir olur.

6.7 DM Permissions

Bu alanda Doküman Yönetim sisteminde verilmiş, Kullanıcı bazlı ve DM bazlı yetkilendirmeler listelenebilir. Bu alanda “User DM Permissions” seçeneği seçili iken, User alanından bir kullanıcı seçilip “Set Filter” butonuna basıldığında, o kullanıcının DM deki klasör ve kütüphaneler üzerindeki yetkileri listelenir ve bu liste “Export to Excel” butonu ile excel e aktarılabilir.

Bu alanda “DM User Permissions” seçeneği seçili iken, Doküman Yönetim yapısı ekranda görünür. Bu yapıda seçilen bir kütüphane ya da klasör üzerinde kimin ne yetkisi olduğu bilgisi “Show Permission List” butonuna basılarak listelenebilir ve bu liste “Export to Excel” butonu ile excel e aktarılabilir.