Doküman Hazırlama Talebi ve Doküman Revizyon Talebi İşlemleri

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Doküman Yönetimi Modülünde Doküman Hazırlama Talebi ve Doküman Revizyon Talebi İşlemleri ile ilgili Kullanıcı Yardım Dokümanı

1.Doküman Yönetimi Modülü

Yönetim Sistemleri dokümantasyonunun hazırlandığı, revize edildiği, onay süreçlerinin yürütülerek dokümanların yayınlandığı, doküman raporlarının alınabildiği ve tüm dokümantasyonun arşivlendiği bir modüldür.

1.1. Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri

Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri menüleri tüm doküman süreçlerinin altyapı tanımlarının yapıldığı kısımıdır.

1.2. Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri

Entegre Yönetim Sistemi/Doküman İşlemleri menüleri, tüm doküman süreçlerinin yönetilmesi, takip edilmesi ve raporlanması sağlayan kısımdır.

1.2.1.Doküman Değişiklik Talebi Menüsünde Doküman Hazırlama Talebi İşlemi Yapılması.

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Doküman Değişiklik Talebi

Üst yetkili kullanıcılar tarafından, dokümanların revize edilmesi/ yeni dokümanların hazırlanması işlemlerinin görev olarak atanması için kullanılan menüdür. Birden çok dokümanda yapılacak işlem için görev ataması bu menüde yapılabilir.

Doküman değişiklik talebi yapılacak personel, doküman parametrelerinden 49 “Doküman Değişiklik talebi açabilecek personeller (Sicil No.’ları virgül ile ayırarak yazınız.)” numaralı parametreye tanımlanır. Doküman Değişiklik talebi açabilecek kişilerin bu parametreye sicil no’larının tanımlaması gerekir. Bu menüde sicil noları tanımlı kişiler Doküman değişiklik Talebi menüsü kullanarak bir dokümanda revizyon ve yeni bir doküman hazırlama işlemleri yapabilirler. Sicilleri tanımlı kişiler bu menüyü kullanabildiklerinden dolayı bu menüde kullanımda bir sınırlandırma getirilmiştir. Kullanıcının ilk olarak 49 numaralı parametrede sicil nosunun parametreye tanımlayarak Doküman Değişiklik Talebi yapılacak butonun menüde görüntülüp, bu buton yardımıyla Doküman Değişiklik Talebi işlemin yapılması sağlanılır.

Sistem Altyapı Tanımları>Doküman İşlemleri>Doküman Parametreleri menüsü tıklanır.

Parametrede değişiklik yapmak için (değiştir)butonu parametrenin içeriği görüntülenir.

Açılan ekranda Doküman değişiklik Talebi işlemi yapacak kullanıcının sicil nosu parametre değeri alanına yazılarak tanımlanarak (kaydet) butonu tıklanılır.

Doküman yönetimi parametrelerinde 49 numaralı parametrenin parametre değerine sicil nosu tanımlanın kullanıcının Doküman Değişiklik Talebi menüsünde Yeni butonu görüntülenir. Yeni butonu yardımıyla parametreye tanımlanan personellerin görev atama yetkisi olur.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Arama yapmak için kullanılır.

: Yeni bir Doküman Değişiklik Talebi tanımlanır.

: Listede seçili olan Doküman Değişiklik Talebi görüntülenir

: Listede seçili olan Doküman Değişiklik Talebi silinir.

: Ekranda listeyi Excel dosyasına aktarır.

Yeni butonuna tıklanarak doküman değişiklik talebi ekranı açılır. Kullanıcı Yeni butonu tıklayarak bu menüde doküman değişiklik Talebi menüsü kullanarak bir dokümanda revizyon ve yeni bir doküman hazırlama işlemleri yapabilirler.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir doküman değişiklik talebi yapılır.

: Listede seçili olan doküman değişiklik talebi düzenlenir.

: Listeden seçili olan doküman değişiklik talebi silinir.

Açılan ekranda doküman değişiklik talebi için o bölümün sağındaki (yeni) butonuna tıklanarak Doküman Değişiklik Talebi ekranı açılır. Doküman Değişiklik Talebi ekranında Talep bilgileri ve Ek dosyalar sekmeleri karşımıza çıkar. Talep bilgileri sekmesinde tıklanılır ve taleple ilgili bilgiler girilir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Doküman: Değişiklik yapılacak doküman sistemde tanımlı doküman seçme listesinde seçildiği alandır.

Talebi Ger. Personel: Doküman değişiklik Talebi gerçekleştirecek personelin sistemde tanımlı personel seç listesinde seçildiği alandır.

Bitiş Tarihi: Doküman değişiklik talebinin bitiş tarihi bilgisinin girildiği alandır.

Ek dosyalar sekmesi tıklanılır ve bu aşamada hazırlanacak dokümanla ilgili varsa bir ek dosya yüklenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Dosya yüklenir.

:Listede seçili olan dosya açılır.

:Listede seçili olan dosya silinir.

Doküman değişiklik talebinde, hangi doküman olduğu ve bu talebi kimin gerçekleştireceği seçilir. İşin bitiş tarihi seçilir. Varsa not bilgisi girilir. Doküman Değişiklik Talebi ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra (kaydet) butonu tıklanarak Doküman Değişiklik Talebi kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir doküman hazırlama talebi yapılır.

: Listede seçili olan doküman hazırlama talebi düzenlenir.

: Listeden seçili olan doküman hazırlama talebi silinir.

Yeni doküman hazırlama talebi için o bölümün sağındaki (yeni) butonuna tıklanarak Doküman Hazırlama Talebi ekranı açılır. Doküman Hazırlama Talebi ekranında Doküman bilgileri ve Ek Dosyalar sekmeleri karşımıza çıkar. Doküman bilgileri sekmesi tıklanarak dokümanla ilgili bilgiler girilir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Klasör Seç: Hazırlanacak dokümanın hangi klasör içeresinde hazırlanacağının sistemde tanımlı Doküman klasör Seç listesinde seçildiği alandır.

Doküman Kodu: Hazırlanacak Dokümanın kod bilgisinin sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Doküman Adı: Hazırlanacak Dokümanın adı bilgisinin girildiği alandır.

Notlar: Hazırlanacak dokümanla ilgili notların bilgisinin girildiği alandır.

Klasör Seç Alanındaki (seç) botunu tıklanarak içerisinde doküman Hazırlanacak klasör Doküman Klasörü Seç Listesinde seçilir.

Doküman Hazırlama Talebi ekranında klasör seçiminden sonra Talep edilen Dokümanın adı bilgisi Doküman adı alanın yazılır.

(Seç) Butonu dokümanın kim tarafından hazırlanacağı bilgisi Personel Seç Listesinden seçilir.

Yeni doküman hazırlama talebinde, dokümanın hazırlanacağı klasör seçilir ve adı tanımlanır. Dokümanın kim tarafından hazırlanacağı bilgisi seçilir. Varsa not bilgisi girilir. Doküman Hazırlama Talebi ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra (kaydet) butonu tıklanarak Doküman Hazırlama Talebi kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Doküman Değişiklik Talepleri ve Doküman Hazırlama Talepleri işlemleri gerçekleştirildikten sonra (kaydet) butonu tıklanılır.

Kişilere atanan görevler “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Saklanan Dokümanlar” listesinin altında görüntülenir.

Doküman Değişiklik Talebi;

Doküman Değişiklik Talebi işlemi Talebi Gerçekleştiren personelin bekleyen İşlemleri sayfasında “Saklanan dokümanlar” olarak iş düşer.

Bekleyen İşlerim menüsünde “Saklanan Dokümanlar” görevinden doküman kodu tıklanarak ilgili doküman görüntülenir. Doküman Revizyon işleminde açılan ekran gibi Doküman Revizyon ekranı açılır.

(Gönder) butonuna tıklanarak, tanımlı olan görüş/ kontrol/ onay süreçlerine iletilir. Doküman hazırlama süreçlerindeki akış ile aynı aşamalar gerçekleştirilir.

Doküman Hazırlama Talebi;

Doküman Hazırlama Talebi Tanımlama işlemi Talebi yapanın Bekleyen işlerim sayfasında “Saklanan dokümanlar” olarak iş düşer.

Bekleyen İşlerim menüsünde “Saklanan Dokümanlar” görevinden doküman kodu tıklanarak ilgili doküman görüntülenir. Doküman Hazırlama ekranında olduğu gibi Yeni doküman ekranı açılır.

(Gönder) butonuna tıklanarak, tanımlı olan görüş/ kontrol/ onay süreçlerine iletilir. Doküman hazırlama süreçlerindeki akış ile aynı aşamalar gerçekleştirilir.

1.2.2. Doküman Görme Menüsünde Doküman Hazırlama Talebi İşlemi Yapılması

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman işlemleri/ Doküman Görme

Yayınlanmış olan bütün dokümanların görüntülendiği menüdür. Doküman görüntüleme yetkisi olan personeller/ kullanıcı grupları ilgili dokümanı görüntüleyebilirler. Doküman Görme menüsü açıldığı zaman, sol tarafta klasör ağacı görüntülenir. Doküman Görme menüsünde yardımcı butonlarımız bulunmaktadır.

Doküman Yönetimi Modülü Parametrelerinde 229 Numaralı parametre aktif edilerek Doküman Hazırlama Talebi Yap fonksiyonu kullanılması için Doküman Görme menüsü buton olarak görüntülenir. Görüntülen buton yardımıyla Doküman Hazırlama Talebi işlemi yapılır. İlk olarak Sistem Altyapı Tanımları>Doküman işlemleri>Doküman Parametreleri menüsü tıklanılır.

229 numaralı parametre seçili iken (Değiştir) butonu tıkanılarak içeriği görüntülenir. Parametre değeri Evet seçilerek parametre aktif edilir.

229. numaralı “Doküman Hazırlama Talebi Yap fonksiyonu kullanılacak mı?” Doküman hazırlama talebi yapmak için ilgili butonun gözüküp gözükmemesi gerektiğinin belirlendiği parametre değeridir. Parametre girilen parametre değeri Evet seçilerek aktif, ya da Hayır seçilerekten pasif edilir. Parametre değeri Evet seçildiğinde Doküman Görme Menüsünde Doküman Hazırlama Talebi butonu görüntülenir ve Doküman Hazırlama Talebi işlemi gerçekleştirilir. Doküman Görme menüsünde bu buton ile tüm kullanıcılar Doküman Hazırlama Talebi işlemi yapabilmesini sağlar. Doküman Değişiklik Talebi menüsünde ise 49 numaralı parametrede parametre değerine sicilleri tanımlı olan kullanıcılar bu menüyü kullanabilmektedir. Bu parametre ile Doküman Hazırlama Talebi işlemi yapacak kişilerde belli bir sınırlandırma yapılmaktadır. 229 numaralı parametre ile ise tüm kullanıcıların Doküman hazırlama Talebi işlemi yapılması sağlanmaktadır.

229 numaralı parametre aktif edildikten sonra Doküman Görme Menüsünde Doküman Hazırlama Talebi Yap butonu görüntülenir.

Doküman Görme menüsünde hangi klasörün içerisinde doküman Hazırlanmasını talebi istiyorsanız o klasör seçilir. 229 numaralı parametre aktif edildikten sonra Doküman görme Menüsünde görüntülenen Doküman Hazırlama Talebi Yap butonu tıklanarak Doküman Hazırlama Talebi ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Kaydet butonu ile Doküman Hazırlama Talebi kayıt işlemi gerçekleştirilir.

:Dosya ekle butonu ile Doküman Hazırlama Talebi ile ilgili varsa ek dosya yüklenir.

:Reddet butonu Doküman Hazırlama Talebi işlemi reddet edilir.

: Doküman Hazırlama Talebi ile ilgili yüklenen ek dosya görüntülenir.

: Önceki sayfaya geri dönülür.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Talep: Doküman Hazırlama Talebi ekranında talep bilgisi girilen alandır.

Dosyalar: Doküman Hazırlama Talebi ekranında Talep ile ilgili ek dosyaların yüklendiği alandır.

Doküman Hazırlama Talebi ile ilgili bir ek dosya varsa Dosya ekle butonu tıklanarak Dosya yükleme işlemi yapılır.

Doküman Hazırlama Talebi işlemi ile doküman Görme menüsünde bir Klasörü seçiliyor. Seçilen bu klasöre içerisine bir doküman hazırlansın diye bir talep işlemi başlatılıyor. Talep kısmında hangi ihtiyaçlardan, sebepten dolayı gibi nedenleri talep kısmına yazıldıktan sonra talep ilgili bir ek dosya varsa yükleniliyor. Gerekli alanlar doldurulduktan sonra (kaydet) butonu tıklanarak Doküman Hazırlama Talebi işlemi gerçekleştirilir.

Doküman Hazırlama Talebi Tanımlama işlemi Talebi yapanın Bekleyen işlerim sayfasında “Doküman Hazırlama Talepleri ” olarak iş düşer.

Bekleyen İşlerim menüsünde “Doküman Hazırlama Talepleri” görevinden doküman kodu tıklanarak Doküman Hazırlama Talebi Onay/Ret ekranın görüntülenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Onayla ve Hazırlama Talebini Başlat butonu tıklanarak Onaylama ve Hazırlama Talebi işlemi başlatılır.

:Reddet butonu ile Doküman Hazırlama Talebi işlemi red edilir.

:Dosya görüntüle butonu ile eklenen ek dosya görüntülenir.

: Önceki sayfaya geri dönülür.

Reddet butonu tıklanarak Doküman Hazırlama Talebi işlemi red edilebilir.

Doküman Hazırlama Talebi işlemi red işleminde Red nedeni bilgisi yazılarak gerçekleştirilir.

(Onayla ve Hazırlama Talebini Başlat) butonu tıklanarak Onaylama ve Hazırlama Talebi işlemi başlatılır.

Doküman Hazırlama Talebi ekranı açılır. Açılan ekranda doküman bilgileri sekmesinde klasör doküman görme menüsünde seçtiğim için klasör seçili gelir. Başka bir klasörde dokümanın hazırlanması istenirse seç butonu ile tıklanarak Doküman Klasör Seç listesinde istenilen klasör seçilir. Doküman hazırlama Talebi ekranında doküman bilgileri sekmesinde hazırlanması talep edilen dokümanın adı doküman adı kısmına yazılır.

Doküman bilgileri sekmesinde Hazırlayan alanında (seç) botunu tıklanılır.

Doküman Hazırlama Talebinde bulunarak hazırlanacak doküman hazırlayan kişi bilgisi personel seç listesinde seçilir.

Ek dosyalar sekmesi tıklanılır. Bu aşamada hazırlanacak dokümanla ilgili varsa bir ek dosya yüklenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Dosya yüklenir.

:Listede seçili olan dosya açılır.

:Listede seçili olan dosya silinir.

(Dosya ekle )butonu tıklanarak Ek dosyalar sekmesine dosya eklenir. Doküman Hazırlama Talebi ekranında gerekli alanlar doldurularak (kaydet) butonu tıklanıldığında Doküman Değişiklik Talebi ekranı karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir doküman değişiklik talebi yapılır.

: Listede seçili olan doküman değişiklik talebi düzenlenir.

: Listeden seçili olan doküman değişiklik talebi silinir.

Yeni butonuna tıklanarak doküman değişiklik talebi ekranı açılır. Talep bilgiler ve ek dosyalar sekmeleri karşımıza çıkar. Talep bilgileri sekmesi tıklanılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Doküman: Değişiklik yapılacak doküman sistemde tanımlı doküman seçme listesinde seçildiği alandır.

Talebi Ger. Personel: Doküman değişik Talebi gerçekleştirecek personelin sistemde tanımlı personel seç listesinde seçildiği alandır.

Bitiş Tarihi: Doküman değişiklik talebinin bitiş tarihi bilgisinin girildiği alandır.

Talep bilgiler sekmesinde Doküman alanında (seç)butonu tıklanılır. Değişiklik yapılacak doküman Doküman Seçme Listesinde seçilir.

Ek dosyalar sekmesi doküman değişiklik talebi ile ilgili bir ek dosya varsa yüklendiği sekmedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Dosya yüklenir.

:Listede seçili olan dosya açılır.

:Listede seçili olan dosya silinir.

Doküman değişiklik Talebi ekranında gerekli alanlar doldurularak (kaydet) butonu tıkanıldığında Doküman Değişiklik Talepleri kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Doküman Değişiklik Talebi ekranında Talep bilgileri sekmesinde Revizyon Nedeni bilgisi yazılarak (kaydet) butonu tıklanılır.

Kişilere atanan görevler “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Saklanan Dokümanlar” listesinin altında görüntülenir.

Doküman Değişiklik Talebi;

Doküman Değişiklik Talebi işlemi Bekleyen İşlerim menüsünde “Saklanan Dokümanlar” görevinden doküman kodu tıklanarak ilgili doküman görüntülenir.

Doküman Revizyon işleminde açılan ekran gibi Doküman Revizyon ekranı açılır. (Gönder) butonuna tıklanarak, tanımlı olan görüş/ kontrol/ onay süreçlerine iletilir. Doküman hazırlama süreçlerindeki akış ile aynı aşamalar gerçekleştirilir.

Doküman Hazırlama Talebi;

Saklanan dokümanlar listesinde doküman Hazırlama talebi yapılan dokümanın kodu tıklanarak Yeni Doküman ekranı açılır. Açılan ekranda “Bu doküman, Doküman hazırlama talebi ile oluşturmuş “ mesajı yer alınır.

Doküman sekmesinde, sisteme yüklenecek olan doküman, hazırlama aşaması tamamlanan Doküman Dosyası Yükleme (Türkçe) alanında bulunan (dosya ekle butonu) ile seçilir ve yükleme işlemi gerçekleştirilir. Dokümanın mevcut dillerdeki versiyonları dil açıklamalarından yüklenebilir. Yüklenen doküman (dosya görüntüle) butonu ile görüntülenebilir.

Dokümanı yüklendiğinde “dosya başarıyla aktarılmıştır” bilgisi alınmaktadır.

Doküman Hazırlama talebi ile oluşturulan doküman Doküman Bilgileri sayfasındaki Gönder butonu ile doküman onay süreci başlatılır. Eğer görüş isteniyorsa hazırlanan doküman görüşe gidecektir. Eğer görüş kullanılmayacaksa (görüş matrisi tanımlı olmayan süreçlerde), süreç kontrol onayıyla devam eder. Eğer kontrolcü tanımlanmışsa önce kontrol onayına gider, kontrolcü tanımlı değilse onay matrisinde tanımlı kişilerin onayına gider.

Kontrol Süreci;

Kontrole gönderilen doküman, kontrolcünün “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Kontrol Bekleyen Dokümanlar” listesi altında görüntülenir.

Doküman koduna tıklanarak ilgili doküman bilgileri açılır.

Kontrol eden kişi tıpkı doküman hazırlayan gibidir. Gerekli gördüğü durumlarda, doküman üzerinde her türlü değişikliği yapıp, dokümanı reddetmeden yeniden yükleyip, süreci devam ettirebilir. Hem hazırlanan doküman üzerinden, hem de hazırlama aşamasındaki doküman bilgileri/ yetki matrisi/ dağıtım matrisi/ onay matrisi gibi açılan her sekmede değişiklik yapabilir. Doküman kulakçığında (dosya görüntüle) butonuna tıklanarak doküman görüntülenir. (Reddet) butonu ile doküman kontrolcü tarafından reddedilip, dokümanı hazırlayan kişiye geri gönderilir. Reddetme aşamasında dokümanın red nedeninin girilmesi zorunludur.

Dokümanda herhangi bir problem yoksa (onayla) butonuna tıklanarak, doküman onay matrisindeki sıralamaya göre, onaya gönderilir.

Onay Süreci;

Onaya gönderilen doküman, onay matrisinde seviyelerine göre sırasıyla, onaycının“Bekleyen İşlerim” sayfasında “Onay Bekleyen Dokümanlar” listesi altında görüntülenir. Doküman koduna tıklanarak ilgili doküman bilgileri açılır.

Onaycı doküman bilgileri üzerinde değişiklik yapamaz. Bu aşamada sadece doküman görüntülenebilir ve onay/ red işlemi gerçekleştirilir.

Doküman Onaylama işlemi son onaycı ile devam eder.

Son onaycınında onay matrisinde seviyelerine göre sırasıyla, onaycının“Bekleyen İşlerim” sayfasında “Onay Bekleyen Dokümanlar” listesi altında görüntülenir. Doküman koduna tıklanarak ilgili doküman bilgileri açılır

Onaylama sürecinde, onay matrisindeki sıraya göre son onaydan geçen doküman yayınlanarak dağıtım matrisinde olan kişilere dağıtılır ve kullanıma açılır. Dağıtım matrisindeki ilgili kişilere sistem tarafından mail gönderilir ve dokümana artık yetkili kişiler tarafından ulaşılabilir.

Yayınlanan doküman, dağıtım matrisinde bulunan yetkili kişilere okuma görevi olarak düşmektedir. Kişilerin “Bekleyen İşlerimde” sayfasında “Okunması Gereken Önemli Dokümanlar” olarak görüntülenir.

1.2.3.Doküman Görme Menüsünde Doküman Revizyon Talebi İşlemi Yapılması

Sistemde bir dokümanız var eski kalmış güncelleme ayak uyduramıyor ve daha yenilenmesi gerekiyordur. Yeni değişikler olmuş olabilir ve bu değişikliğin dokümana yansıtılması gerekiyor. Örneğin Süreçlerinizde bir değişiklik yaptınız ve bunun dokümana yansıtılması gibi. Bunun da dokümana yansıtılması işleminde revizyon işlemleri başlatılıyor. Yani Yenileme işlemleri. Revizyonla beraber sistemde dokumanızın yenileyip, son halini güncel halinin yayınlamasını sağlıyorsunuz. Eski halleri sistemde Eski Revizyon olarak arşivde sistemde tutuluyor. Eski Revizyonları da Yetki matrisinde Eski Revizyonları görme yetkisi olan kişiler görebilir. Revizyon işlemini 3 yöntemden yapılıyor. 2 yöntemde Revizyonu Yetki matrisinde Hazırlama/Revizyon yetkisinin varsa yapabilirsiniz. Doküman üzerinde Revizyon yapma yetkisinin yoktur ama dokümanın Revizyon yapılması gerekiyor. Doküman üzerinde Yetki matrisinde Revizyon/Hazırlama yetkiniz olmadığında Doküman Görme menüsünde Revizyon Talebi işlemi başlatabilirsiniz. Revizyon Talebi kullanıcıya gider, kullanıcı değerlendirir. Revizyon yapılıp yapılmasına karar vererek süreci devam ettirir.

Doküman Görme menüsünde Dokümanda Revizyon Talebi sekmesini dokümanda kullanılması için Doküman parametrelerinde 150 numaralı parametrenin değeri evet seçilerek aktif edilmesi gerekir. Sistem Altyapı Tanımları>Doküman işlemleri>Doküman Parametreleri menüsü tıklanılır.

Açılan ekranda parametre numarası kısmına parametrenin numarası 150 yazılarak (Değiştir) butonu tıklanılır.

Parametrenin içeriği görüntülenerek Doküman görme ekranında revizyon yapma yetkisi olmayan kullanıcılar için revizyon talebi sekmesinin aktif olması isteniyorsa bu parametre değeri evet olarak değiştirilir.

Entegre Yönetim Sistemi>Doküman İşlemleri>Doküman Görme menüsü tıklanılır.

Doküman Görme menüsünde klasör içerisinde bulunan dokümanlar listelenir. Revizyon Talebi yapılacak dokümanın içeriği görüntülenir.“Revizyon Talebi” sekmesinde, doküman üzerinde revizyon yetkisi olmayan kullanıcılar için revizyon talebi etme işlemi gerçekleştirilir.

(yeni ) butonuna Doküman Revizyon Talebi ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Kaydet butonu ile Doküman Revizyon Talebi kayıt işlemi gerçekleştirilir.

:Dosya ekle butonu ile Doküman Revizyon Talebi ile ilgili varsa ek dosya yüklenir.

:Reddet butonu Doküman Revizyon Talebi işlemi reddet edilir.

: Doküman Revizyon Talebi ile ilgili yüklenen ek dosya görüntülenir.

: Önceki sayfaya geri dönülür.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Talep: Doküman Revizyon Talebi ekranında talep bilgisi olarak Revizyon nedeni bilgisi girilen alandır.

Dosyalar: Doküman Revizyon Talebi ekranında Talep ile ilgili ek dosyaların yüklendiği alandır.

Dosya ekle botunu yardımıyla Doküman Revizyon Talebi ile ilgili bir ek dosya varsa eklenilir.

Revizyon talep nedeni girildikten sonra kaydedilerek, Doküman Revizyon Talebi doküman sahibine iletilir.

İstenirse parametrede Revizyon taleplerini gideceği kişilerin ayarlanması yapılır. Sistem Altyapı Tanımları>Doküman İşlemleri>Doküman Parametreleri menüsünde 91 numaralı “Revizyon Talepleri kimlere gönderilsin (Revize Eden:R, Sorumlu:S, Yönetici:Y)” parametresi ile Doküman revizyon taleplerinin kimlere gönderileceğinin belirlenir. (Revize Eden:R, Sorumlu:S, Yönetici:Y).

Ör. Sorumlu eden kişiye Revizyon Talebi gönderilecekse parametre değerine S olarak tanımlanır.

Doküman Revizyon Talebi işlemi yapıldıktan sonra doküman sahibinin Bekleyen işlerinde “Doküman Revizyon Talepleri” olarak iş olarak düşer.

Doküman Revizyon Talepleri listesinde Doküman koduna tıklanarak Revizyon Talebi Başlar-Reddet ekranı açılır. Açılan ekranda Revizyon talebi başlatılan dokümanın kodu, adı, Revizyon numarası, Talebi yapan gibi bilgiler görüntülenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Dokümanı görüntüle butonu ile Revizyon Talebi yapılan doküman görüntülenir.

:Dosya görüntüle butonu ile yüklenen Revizyon talebi ilgili ek dosya görüntülenir.

: Revizyon başlat butonu ile Revizyon talebi kabul edilip revizyon başlatılır.

: Yönlendir butonu ile Revizyon talebi başkasına yönlendirilir.

: Reddet butonu ile Revizyon talebi reddedilir. Red nedeni yazılması zorunludur.

Yönlendir butonu tıklanarak Revizyon Talebi başka bir kişiye yönlendirilerek başka bir kişinin bu işlemi yapmasın sağlayabiliriz.

Yönlendirilecek alanında (seç) butonu tıklanılır.

Açılan Personel seç listesinde yönlendirilecek personel seçilir.

Yönlendirme işlemi ile neden yapıldığı ile ilgili bir bilgi yada herhangi bir not varsa notlar kısmına yazılır.

Yönlendirme işlemi yapıldıktan sonra Revizyon Talebi yapılan doküman yönlendirme yapılan kişinin bekleyen işlerim sayfasında “Saklanan dokümanlar” olarak iş düşer. Doküman Revizyon ekranı açılır. Açılan ekranda Revizyon aşamalarında yapılan işlem aşamaları aynı şekilde yapılmaktadır. Geri butonu tıklanarak Revizyon (Talebi başlat ) tıklanarak Revizyon Talebi başlatılır.

Revizyon numarası sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir. (Eğer klasörde manual olarak tanımlandıysa, revizyon numarası bilgisi girilir.) Doküman bilgileri, matris sekmeleri ve tüm doküman sekmeleri üzerinde revizyon kapsamında istenilen değişiklikler yapılabilir.

Revizyon bilgileri sekmesi tıklanılır. “Revizyon Bilgileri” sekmesinde Revizyon nedeni girilir. Revizyonda yapılanlar tanımlanır. Bir revizyon talebinden sebep revizyon başlatıldığı için Revizyon talepleri alanında talep bilgisi sistem tarafından otomatik verilir.

(Gönder) butonuna tıklanarak, tanımlı olan görüş/ kontrol/ onay süreçlerine iletilir.

Doküman hazırlama süreçlerindeki akış ile aynı aşamalar gerçekleştirilir.