İç Denetim

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

İç Denetim Modülü(v.5.24) Kullanıcı Yardım Dokümanı

Modül Versiyonu: 5.24

1.GİRİŞ: “QDMS İç Denetim Modülü”, yönetim sistemleri denetimlerinin planlandığı, yayınlandığı, sonuçlandırıldığı bir modüldür.

2.AMAÇ: Bu yardım kılavuzunun amacı; QDMS “İç Denetim Modülünün” çalışma sürecini anlatmaktır. Sistem altyapı tanımlarındaki tanımlamalar ile birlikte, sistemde denetimin planlanması ve görevlendirmeler örnekler yoluyla anlatılmıştır.

3.SORUMLULUKLAR: QDMS İç Denetim Modülü Yöneticileri, Denetim Birimi, Denetçiler, Denetlenen Birim Sorumluları, Bilgilendirilen Kişiler

4.KISALTMALAR: QDMS: Quality Documents Management System

5.İÇ DENETİM MODÜLÜ

Bir kurumun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olmak üzere, o kurumun risk yönetimi, kontrol ve kurumsal yönetim süreçlerini değerlendirerek, bu süreçleri iyileştirmek ve geliştirmek amaçlı yapılan denetim ve danışmanlık faaliyeti sağlayan modüldür.

5.1.Sistem Altyapı Tanımları/İç Denetim

İç Denetim Modülünün kapsamında Kontrol Soru Havuzu, Denetçi Tanımlama, Bulgu Tipi Tanımlama, Risk ilişkisi, E-Posta Ayarlarının menüleri bulunduğu ve bu menüler yardımıyla altyapısını oluşturacak tanımlamaların yapıldığı kısımdır. Yapılan tanımlamalara göre giriş ekranında veriler karşımıza çıkmaktadır.

5.1.1.Kontrol Soru Havuzu

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/İç Denetim / Kontrol Soru Havuzu

İç Denetimde sorulacak soruların tanımlama işleminin gerçekleştiği menüdür. Tanımlanan her soru Kontrol Soru Havuzuna eklenir. Kontrol Soru Havuzu da soru tanımlanırken aynı zamanda sorunun aktif/ pasif özelliği bulunmakta, sorunun bir daha sorulmayacağı durumlarda soru pasife çekilebilmektedir. Böylece geçmişte sorunun sorulduğu iç denetim kayıtlarında soru kaybolmayacak, yeni iç denetimlerde ise aktif kontrol soru havuzunda yer almayacaktır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir kontrol soru tanımlanır.

:Listede seçili kontrol soru bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

:Listede seçili kontrol soru bilgisi silinebilir.

: Listede seçili kontrol soru bilgisi kopyalanabilir.

:Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Veriler Excel’e aktarılabilir.

Kontrol Soru havuzu ekranına yeni bir kontrol soru eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Kontrol Soru Havuzu/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Soru No: Sistem tarafından otomatik verilir.

Soru: Sorunun tanımı yazılır.

Beklenen Cevap: Beklenen cevap girildiğinde, denetçinin iç denetim yaparken soruya verilmesi gereken cevaba göre değerlendirmesi sağlanabilir.

Durum: Sorunun aktif ve pasif durumu belirlenir. Durumu pasife yapılan soru kullanım dışıdır.

Puan Seçimi: İç Denetim puanlı bir denetim ise; puanın hesaplanması soru üzerinden mi yoksa seçenekler üzerinden mi ya da seçeneklerle ilişkili kontrol noktaları üzerinden mi olacağının belirlendiği alandır.

Puan: Puanlı İç denetimde, denetim puanı soru üzerinden hesaplanıyorsa; sorunun max ve min puanı belirlenir. Burada yazılan puanlar İç denetim gerçekleştirme sayfasındaki cevaplar sekmesinde ilgili soruya cevap verilirken görülecektir. Denetçi max ve min puanı görüp sorunun cevabına istinaden sorudan aldığı puanı girer.

Seçenek: Seçenekler alanında seçenek değerlerinin (Ekle) butonu tıklanarak girildiği alandır.

Varsayılan işaretlenirse o soru için tanımlanan seçeneğin, İç denetim gerçekleştirme aşamasında varsayılan olarak seçili gelmesi sağlanır. Seçenek tanımlanırken sağdaki check box işaretlenerek seçeneğin seçime göre puan verilir.

Yalnızca Bir Tanesi Seçilebilir: Seçeneği aktif edilirse soru için tanımlanan seçenek bir tanesi seçilebilir.

Birden Fazla Seçilebilir: Seçeneği aktif edilirse soru için tanımlanan seçeneklerden birden fazla seçilebilir.

Hesaplama Yöntemi: Soruda tanımlanan seçeneklerin denetim puanı hesaplanırken hangi yöntem ile hesaplanacağının belirlendiği alandır. Seçim tipi belirtildikten sonra, eğer puanlı İç denetim yapılacaksa, kullanılacak hesaplama yöntemi de seçilir. Bu hesaplama yöntemleri Toplama, Ortalama Alma, En Yüksek Değer, En Düşük Değer, Seçilmeyenlerin Toplamı gibi hesaplama yöntemleridir. Puan hesaplamasının; soru ve seçenek göre baz alınıp hesaplanacağının belirlenmesi gerekmektedir.

Kontroller: İç denetimde sorunun sistemde tanımlı Kontrol Seç listesinden ilişkilendirildiği alandır. Sistemde tanımlanan Kontroller SAT/BSAT/Tanımlar/Kontroller/Kontrol Tanımlama menüsünden tanımlanır.

Kontrol Soru Havuzu/Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

5.1.2.Denetçi Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/İç Denetim / Denetçi Tanımlama

QDMS’de İç kontrol yapacak kişilerin tanımlanma işleminin gerçekleştiği menüdür.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir denetçi tanımlanır.

: Listede seçili denetçi bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili denetçi bilgisi silinebilir.

: Veriler Excel’e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Denetçi tanımlama ekranına yeni bir denetçi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Denetçi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir. İki şekilde Denetçi tanımlaması yapılır. İç ve Dış Denetçi tanımlamasıdır. İç Denetçi sistemde tanımlı olan Personel Listesinden seçilir. Dış Denetçi dışardan iç denetimle ilgili bir denetçi seçimi yapılır. İç ve Dış seçime göre ilgili alanlar değişmektedir.

İçerden Personellerden bir Denetçi Tanımlamak için:

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

İç/Dış: Denetçi Tanımlama ekranında İç ve Dış Denetçi seçeneklerinde İç Denetçi seçeneğinin seçilebildiği alandır.

Denetçi: Denetçi Tanımlama ekranında sistemde tanımlı personel listesinden iç denetçi seçimin yapıldığı alandır.

Kapasite: Denetçi Tanımlama ekranında İç Denetçinin kapasitesinin belirlendiği alandır.

Durum: Denetçi Tanımlama ekranında İç Denetçinin durumun aktif ve pasif seçeneklerinde seçilebildiği alandır.

Denetçi tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak İç Denetçi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Dışardan bir Denetçi tanımlamak için;

(yeni) butonu tıklanarak Denetçi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir. İç/Dış alanından Dış Seçeneği seçilerek dışardan bir denetçi tanımlaması yapılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

İç/Dış: Denetçi Tanımlama ekranında İç ve Dış seçeneklerinde Dış Denetçi seçeneğinin seçilebildiği alandır.

Denetçi Kodu: Denetçi Tanımlama ekranında Dış Denetçinin kodunun bilgisinin girildiği alandır.

Denetçinin Adı ve Soyadı: Denetçi Tanımlama ekranında Dış Denetçinin Adı ve Soyadı bilgisinin girildiği alandır.

Kapasite: Denetçi Tanımlama ekranında Dış Denetçinin kapasitesinin belirlendiği alandır.

Sorumlu: Denetçi Tanımlama ekranında Dış Denetçinin Sorumlusunun sistemde tanımlı Personel Listesinden seçilebildiği alandır.

Durum: Denetçi Tanımlama ekranında Dış Denetçinin durumun aktif ve pasif seçeneklerinde seçilebildiği alandır.

Denetçi tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak Dış Denetçi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

5.1.3.Bulgu Tipleri Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/İç Denetim / Bulgu Tipleri Tanımlama

İç denetimde tespit edilen bulgu tiplerinin tanımlandığı menüdür. Majör, minör, gözlem vb. tanımlamalar yapılabilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir bulgu tipi tanımlanır.

:Listede seçili bulgu tipi bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili bulgu tipi bilgisi silinebilir.

:Veriler Excel’e aktarılabilir.

Bulgu Tipi tanımlama ekranına yeni bir bulgu tipi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Bulgu Tipi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Bulgu No: Bulgu Tipi Tanımlama ekranında No’sunun sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Bulgu Tipi: Bulgu Tipi Tanımlama ekranında Bulgu Tipinin tanım bilgisinin girildiği alandır.

Durum: Bulgu Tipi Tanımlama ekranında Bulgu Tipinin durumun aktif ve pasif seçeneklerinde seçilebildiği alandır.

Bulgu Tipi Tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak Bulgu Tipi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

5.1.4.Risk İlişkileri

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/İç Denetim / Risk İlişkileri

Risk İlişkileri tanımlama işleminin gerçekleştiği menüdür. Risk – Denetim ilişkisi için risk puanlamasının neye göre hesaplanacağını eşleştirdiğimiz ekrandır. İç Denetim Modülünde risk modülü olmak zorunda olup, hesaplamalar bir ajan tarafından burada belirtilen kurala göre her gün değerlendirilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir Risk ilişkileri tanımlanır.

:Listede seçili Risk ilişkileri bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili Risk ilişkileri bilgisi silinebilir.

:Veriler Excel’e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Risk ilişkileri tanımlama ekranına yeni bir Risk ilişkileri eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanır. İç Denetim Modülünün hangi Risk Modülü ile ilişkilendirilmesi için sistemde tanımlı olan Risk Modüllerin bulunduğu Modül listesi görüntülenir.

İlgili Risk Modülü seçilir. Seçilen Risk Modülü ile ilgili alanların bilgisi girilir.

Risk ilişkileri ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak Risk ilişkileri tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

5.1.5.E-Posta Ayarları

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/İç Denetim / E-Posta Ayarları

İç Denetim Modülünde sistem tarafından gönderilen E-Postaların/ Sms’lerin kimlere hangi aşamada gitmesi gerektiği belirlendiği menüdür.

(Değişti) butonu ile her bir kayıt içeriği güncellenir ve gidecek E-posta/ Sms konusu ve mesaj gövdesi belirlenir.

İlgili roller için E-Posta Gitsin mi? check box’ ı işaretlenir. Giden e-postada yazan mail içeriği kullanılacak mesaj gövdesi alanından (Seç) butonuyla seçilir, yanlış eklenen bir mesaj gövdesini silmek içinse (Sil) butonu kullanılır. Değişiklikler yapıldıktan sonra E-posta ayarlarını kaydetmek için sağ üstte yer alan (kaydet) butonu kullanılır. Hiçbir değişiklik yapmadan çıkmak için geri butonu (geri) kullanılır

5.2.Entegre Yönetim Sistemi/İç Denetim

Denetim Evreni menüsünde yer aldığı ve denetim planlarının tanımlama işlemi gerçekleştirdiğimiz kısımdır.

5.2.1.Denetim Evreni

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi /İç Denetim / Denetim Evreni

Denetim planlarının tanımlama işleminin yapıldığı kısımdır. Bu kısımda her gün bir ajan çalışır. Departman bazında veya süreç bazında ortalama risk seviyesi görüntülenmektedir. Böylelikle İç kontrol birimi denetimi önceliklendirmesi yapmaktadır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Denetim oluşturulur.

:Denetim Planı oluşturulur.

:Veriler Excel’e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Kod: Denetim Planı tanımlama ekranında kod bilgisinin sistem tarafından verildiği alandır.

Plan Açıklaması: Denetim Planı tanımlama ekranında Plan Açıklaması bilgisinin girildiği alandır.

Plan Başlangıç Tarihi: Denetim Planı tanımlama ekranında Plan Başlangıç Tarihinin belirlendiği alandır.

Denetim Kapatma Süresi: Denetim Planı tanımlama ekranında Denetim Kapatma Süresi bilgisinin belirlendiği alandır.

Denetim Sorumlusu: Denetim Planı tanımlama ekranında Denetim Sorumlusunun sistemde tanımlı Personel Listesinde seçilebildiği alandır.

Periyot: Denetim Planı tanımlama ekranında Denetimin Periyot bilgisinin belirlendiği alandır.

Denetçiler: Denetim Planı tanımlama ekranında Denetimi gerçekleştiricek Denetçilerin sistemde tanımlı denetçi listesinden seçilebildiği alandır.

Denetim Planı tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak Denetim Planı tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Denetim Planı oluşturulduktan sonra (Denetim Oluştur) butonu tıklanarak oluşturulan Denetim Planı Denetim sorularını dağıtması için Denetim sorumlusuna gönderilir.

5.2.1.1.Denetçi Soru Dağıtımı

Denetim sorumlusu kişisi denetimi yapacak kişiler için soru dağıtımını yaptığı statüdür. Denetim Sorumlusunun bekleyen işlerine “Denetçi Soru Dağıtımı” olarak iş düşer. İlgili Denetim Planın Kodu tıklanarak Denetçi Soru Paylaşımı sayfası açılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Onayla butonu ile Soru paylaşımı onaylanır.

:Sorular butonu ile soru paylaşımı yapılır.

Onayla butonu tıklanarak Denetim Kaydı onaylanarak açık duruma getirilir.

5.2.1.2.Denetim Gerçekleştirme

Denetim sorumlusu, denetimi gerçekleştirecek kişiler için soru dağıtımı yapar. Hangi soruları hangi denetçi soracak şeklinde bir planlama yapar. Denetim kaydı onaylanarak açık duruma getirildikten sonra Denetçinin bekleyen işlerine “Gerçekleştirilecek İç Denetimler” olarak iş düşer.

Denetim Planı Kodu tıklanarak Denetimi Gerçekleştir ekranı açılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Denetime soru eklenir.

:Denetimi Gerçekleştirmeyi taslak olarak kaydeder.

: Denetimi gerçekleştirme işlemini kaydeder.

(Soru ekle) butonu tıklandığında Kontrol Soru Havuzunda denetime soru ekleme işlemi yapılır.

(Denetime ekle) butonu tıklanarak seçilen sorular denetime eklenir.

Denetimi Gerçekleştir ekranında Bulgular sekmesi tıklanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir bulgu tanımlanır.

: Listede seçili bulgu bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili bulgu bilgisi silinebilir.

:Veriler Excel’e aktarılabilir.

Bulgular sekmesinde (yeni ) butonu tıklanır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Bulgu Özeti: Bulgular sekmesinde Bulgu Özeti bilgisinin girildiği alandır.

Bulgu Detay: Bulgular sekmesinde Bulgu detayı bilgisinin girildiği alandır.

Bulgu Tipi: Bulgular sekmesinde Bulgu tipi bilgisinin sistemde tanımlı bulgu tiplilerinden seçilebildiği alandır. Örneğin Majör, Minör gibi

İlgili Soru: Bulgular sekmesinde Bulgunun ilgili olduğu sorunun seçilebildiği alandır.

Aksiyon Detayı: Bulgular sekmesinde Aksiyon detay bilgisinin girildiği alandır.

Sorumlu: Bulgular sekmesinde Aksiyon sorumlusunun sistemde tanımlı Personel Listesinden seçilebildiği alandır.

Yapacak: Bulgular sekmesinde Aksiyonu yapacak kişinin sistemde tanımlı Personel Listesinden seçilebildiği alandır.

Bitiş Tarihi: Bulgular sekmesinde Aksiyonu bitiş tarihinin belirlendiği alandır.

Kalem Tipi: Bulgular sekmesinde Aksiyonu kalem tipinin sistemde tanımlı kalem tiplerinden seçilebildiği alandır.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak Bulgu tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Denetçiler kendi sorularına karşı verilen cevapları ve buldukları bulguları sorumluya gönderirler ve kapatma onaycısı ( denetim sorumlusu ) son kararı verir. Denetim Sekmesi tıklanarak Denetime eklenen soruların cevapları verilerek (kaydet) butonu tıklanarak Denetim kapatma onayına gönderilir.