Fonksiyonlu Raporların Kullanımı

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Doküman Yönetimi Modülünde Fonksiyonlu Raporların Kullanımı Yardım Dokümanı

1.Doküman Yönetimi Modülü

Yönetim Sistemleri dokümantasyonunun hazırlandığı, revize edildiği, onay süreçlerinin yürütülerek dokümanların yayınlandığı, doküman raporlarının alınabildiği ve tüm dokümantasyonun arşivlendiği bir modüldür.

1.1. Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri

Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri menüleri tüm doküman süreçlerinin altyapı tanımlarının yapıldığı kısımdır.

1.2. Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri

Entegre Yönetim Sistemi/Doküman İşlemleri menüleri, tüm doküman süreçlerinin yönetilmesi, takip edilmesi ve raporlanması sağlayan kısımdır.

1.2.1.Raporlar

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Raporlar

Doküman Yönetimi Modülü ile ilgili tüm raporlara ulaşıldığı ve bu raporların Excel formatında görüntülendiği menüdür.

1.2.1.1.Onay Bekleyen Doküman Listesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ Onay Bekleyen Doküman Listesi

Onay Bekleyen Doküman Listesi Raporu ile hazırlanıp onaya gönderilmiş dokümanların kimde ve kaç gündür onayda beklediği görüntülenir. Onay Bekleyen Doküman Listesi bir doküman eklemek için doküman Hazırlama Menüsünde Onay aşamasında onay matrisindeki tanımlı kişiye dokümanı onaya göndermek gerekir. Onaya gönderilmiş bir dokümanı Entegre Yönetim Sistemi>Doküman İşlemleri>Doküman Hazırlama işleminde ilk olarak görüş varsa, görüşe, görüşten sonra kontroldeki kişiye kontrole, daha sonrada onay matrisindeki tanımlı kişiye onaya gönderilir. Doküman hazırlama menüsünde hazırlanan bir dokümanın onaya gönderildikten sonra Doküman Yönetimi Modülünde “Onay Bekleyen Dokümanlar listesi” raporunda yer alır. Raporda hazırlanıp onaya gönderilmiş dokümanın kimde ve kaç gündür onayda beklediği ilgili bilgiler görüntülenir. Bu menüde Modül yöneticisinin ekstra Doküman Yönetimi Modülünde Onay Bekleyen Doküman Listesi ekranında görüntüle butonu ile dokümanı görüntüleyerek onayda bekleyen dokümanı onaylayabilir. Ayrıca Modül Yöneticisi Doküman Yönetimi Modülünde Onay Bekleyen Doküman Listesi ekranında (onay matrisini değiştir) butonu ile onay matrisinde tanımlı kişiyi de değiştirilebilir. Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ Onay Bekleyen Doküman Listesi tıklanarak Onay Bekleyen Dokümanlar Listesi menüsüne açılır.

Doküman Arama sekmesinde istenilen filtre seçeneklerine göre arama yapılır. Filtre seçeneklerinde Doküman Kodu alanı kısmına dokümanı kodu bilgisi girilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Doküman Hazırlama Menüsü kullanılarak Hazırlanan dokümanın Onay Matrisindeki tanımlı kişide onaylayan alanında gridde görüntülenir. Onay bekleyen Doküman Listesinde gridde Dokümanın adı, Doküman kodu, Onaylayan, Onaylayacak Departman ve Onay statüsü gibi alanlara ait bilgilere de ulaşılır. Dokümanın Onay statüsü onaylama işlemi gerçekleşmediği için onay statüsü Onayda Bekliyor şeklinde bilgisi verilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili doküman görüntülenir.

:Listede seçili dokümanın onay matrisi değiştirilebilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Onay Bekleyen doküman Listesinde Onay bekleyen doküman seçilerek (Dokümanı görüntüle) butonu tıklanarak Doküman görüntülenir.

Doküman görüntülendikten sonra Doküman Onaylama aşamasının gerçekleştiği Doküman Onaylama ekranın açılır. Açılan doküman onaylama ekranında Onay matrisinde tanımlı kişi olan Onaycı doküman bilgileri üzerinde değişiklik yapamaz. Bu aşamada sadece doküman görüntülenebilir ve onay/ red işlemi gerçekleştirilir.

Onay sürecinde (Reddet) butonu ile ret nedeni girilerek doküman onayı reddedilir. Red durumunda mutlaka red nedeni bilgisinin girilmesi gerekmektedir.

Dokümanda herhangi bir problem yoksa (onayla) butonuna tıklanarak, doküman onay matrisindeki sıralamaya göre, onaya gönderilir.

Onaylama sürecinde, onay matrisindeki sıraya göre son onaydan geçen doküman yayınlanarak dağıtım matrisinde olan kişilere dağıtılır ve kullanıma açılır. Dağıtım matrisindeki ilgili kişilere sistem tarafından mail gönderilir ve dokümana artık yetkili kişiler tarafından ulaşılabilir. Yayınlanan doküman, dağıtım matrisinde bulunan yetkili kişilere okuma görevi olarak düşmektedir. Kişilerin “Bekleyen İşlerimde” sayfasında “Okunması Gereken Dokümanlar” olarak görüntülenir.

(Onay Matrisini Değiştir) butonu ile onay matrisi değiştirilebilir.

(Onay Matrisini Değiştir) butonu tıklanarak Onay matrisi değiştirici ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Önceki ekran geri dönülür.

:Onay matrisi değiştirici kayıt işlemi gerçekleştirilir.

:Sistemde pozisyon seçilerek doküman onaycısı değiştirilir.

: Listede seçili doküman onaycısı satır sil butonu ile silinir.

(Satır sil ) butonu yardımıyla Onay matrisi değiştirici ekranında listede seçili onaycı silinir

Onay Matrisi değiştirilmek istenildiğinde (Pozisyon Ekle) butonu yardımıyla sistemde tanımlı olan ilgili pozisyon seçilerek doküman onaycısı değiştirilir.

Sistemde tanımlı Pozisyon listesinde ilgili Pozisyon (Seç) butonu yardımıyla seçilir.

(Kaydet) butonu tıklanarak Onay Matrisi Değiştirme işlemi gerçekleştirilir.

“Onay matrisini değiştirmek istediğinize emin misiniz?” mesajına tamam butonu tıklanarak onay matrisi değiştirme işlemi gerçekleştirilir.

Onay Matrisi değiştirme işlemi gerçekleştikten sonra “Onay Matrisi başarıyla değiştirilmiştir” bilgisi gelir.

Doküman Arama sekmesi ile istenilen kriterlere filtre seçenekleri seçilerek (Ara) butonu ile rapor alınabilir.

(Excel’e Aktar) butonu ile “Onay Bekleyen Doküman Listesi” raporu Excel formatında görüntülenir.

1.2.1.2.Kontrol Bekleyen Doküman Listesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ Kontrol Bekleyen Doküman Listesi

Hazırlanıp kontrole gönderilmiş dokümanların kimde/ kaç gündür kontrolde beklediğini görüntülenir. Kontrol Bekleyen Doküman Listesine bir doküman eklemek için doküman Hazırlama Menüsünde Kontrol aşamasında kontrolde tanımlı kişi tarafından kontrole gönderilmesi gerekir. Kontrolle gönderilmiş bir dokümanı Entegre Yönetim Sistemi>Doküman İşlemleri>Doküman Hazırlama menüsünde ilk olarak görüş varsa, doküman görüşe gönderilmesi için görüş aşamasına sonra kontrolde tanımlı kişiye doküman kontrolü için kontrole gönderilir. Doküman hazırlama menüsünde hazırlanan bir dokümanın kontrole gönderildikten sonra Doküman Yönetimi Modülünde “Kontrol bekleyen Dokümanlar listesi” raporunda yer alır. Raporda hazırlanıp kontrole gönderilmiş dokümanın kimde ve kaç gündür kontrolde beklediği ilgili bilgiler görüntülenir. Bu menüde Modül yöneticisinin ekstra Doküman Yönetimi Modülünde Kontrol Bekleyen Doküman Listesi ekranında görüntüle butonu ile dokümanı görüntüleyerek kontrolde bekleyen dokümanın kontrol işlemini gerçekleştirir. Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ Kontrol Bekleyen Doküman Listesi tıklanarak Kontrol Bekleyen Dokümanlar Listesi menüsüne açılır.

Doküman Arama sekmesinde istenilen filtre seçeneklerine göre arama yapılır. Filtre seçeneklerinde Doküman Kodu alanı kısmına dokümanı kodu bilgisi girilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Doküman Hazırlama Menüsü kullanılarak Hazırlanan dokümanın Kontrolde tanımlı kişide gridde kontrol edecek olarak görüntülenir. Kontrol bekleyen Doküman Listesinde gridde Dokümanın adı, Dokümanın kodu, Kontrol edecek, Kontrol Edecek Departman ve Durumu gibi alanlara ait bilgilere de ulaşılır. Dokümanın durumu Kontrol işlemi gerçekleşmediği için Kontrol şeklinde bilgisi verilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili doküman görüntülenir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Kontrol Bekleyen doküman Listesinde listede Kontrol bekleyen doküman seçilerek (Dokümanı görüntüle) butonu tıklanarak Doküman görüntülenir.

Doküman görüntülenir.

Doküman Kontrol aşamasında kontrol eden kişi tıpkı doküman hazırlayan gibidir. Gerekli gördüğü durumlarda, doküman üzerinde her türlü değişikliği yapıp, dokümanı reddetmeden yeniden yükleyip, süreci devam ettirebilir. Hem hazırlanan doküman üzerinden, hem de hazırlama aşamasındaki doküman bilgileri/ yetki matrisi/ dağıtım matrisi/ onay matrisi gibi açılan her sekmede değişiklik yapabilir.

(Reddet) butonu ile doküman kontrolcü tarafından reddedilip, dokümanı hazırlayan kişiye geri gönderilir. Reddetme aşamasında dokümanın red nedeninin girilmesi zorunludur.

Dokümanda herhangi bir problem yoksa (onayla) butonuna tıklanarak, doküman onay matrisindeki sıralamaya göre, onaya gönderilir.

Doküman Arama sekmesi ile istenilen kriterlere filtre seçenekleri seçilerek Ara butonu ile rapor alınabilir.

(Excel’e Aktar) butonu ile “Kontrol Bekleyen Doküman Listesi “raporu Excel formatında görüntülenir.

1.2.1.3.İptal Onayı Bekleyen Doküman Listesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ İptal Onayı Bekleyen Doküman Listesi

Hazırlanıp iptal onayına gönderilmiş dokümanların kimde/ kaç gündür iptal onayında beklediği görüntülenir. İptal Onayı Bekleyen Doküman Listesi bir doküman eklemek için Entegre yönetim Sistemi>Doküman İşlemleri>Doküman İptal İşlemi Menüsünde onay matrisinde tanımlı kişiye dokümanı iptal onayına göndermek gerekir. Doküman İptal İşlemi menüsünde onay matrisinde tanımlı kişiye iptal onayına gönderildikten sonra Doküman Yönetimi Modülünde “İptal Onayı Bekleyen Dokümanlar Listesi” raporunda yer alır. Raporda hazırlanıp iptale gönderilmiş dokümanın kimde ve kaç gündür iptal onayda beklediği ilgili bilgiler görüntülenir. Bu menüde Modül yöneticisinin ekstra Doküman Yönetimi Modülünde İptal Onay Bekleyen Doküman Listesi ekranında görüntüle butonu ile dokümanı görüntüleyerek İptalde bekleyen dokümanı iptal işlemi onaylayarak iptal işlemini gerçekleştirilebilir. . Ayrıca Modül Yöneticisi Doküman Yönetimi Modülünde İptal Onayı Bekleyen Doküman Listesi ekranında (onay matrisini değiştir) butonu ile onay matrisinde tanımlı kişiyi de değiştirilebilir ve (doküman İptalden geri getir) butonu ile dokümanı iptalden geri getirir. Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ İptal Onayı Bekleyen Doküman Listesi tıklanarak İptal Onayı Bekleyen Dokümanlar Listesi menüsüne açılır.

Doküman Arama sekmesinde istenilen filtre seçeneklerine göre arama yapılır. Filtre seçeneklerinde Doküman Kodu alanı kısmına dokümanı kodu bilgisi girilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Doküman İptal İşlemi Menüsü kullanılarak İptal işlemi onayındaki dokümanın Onay Matrisindeki tanımlı kişide onaylayan alanında gridde görüntülenir. İptal Onayı bekleyen Doküman Listesinde gridde Dokümanın adı, Dokümanın kodu, Onaylayan, Onaylayacak Departman, İş yeri Adı ve Onay statüsü, Onay için Beklenen Gün gibi alanlara ait bilgilere ulaşılır. Dokümanın Onay statüsü Onaylama işlemi gerçekleşmediği için Onayda Bekliyor şeklinde bilgisi verilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili doküman görüntülenir.

:Listede seçili dokümanın onay matrisi değiştirilebilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

:Listede seçili dokümanı iptal işleminden geri getirilir.

İptal Onayı Bekleyen doküman Listesinde listede onay İptal Onayı bekleyen doküman seçilerek (Dokümanı görüntüle) butonu tıklanarak Doküman görüntülenir.

Dokümanın iptal talebi uygun bulunmayıp, onaycı tarafından reddilecekse “Doküman İptal-Onay Ret” ekranında Ret Nedeni bilgisi girilmelidir.

Dokümanın iptal talebi uygun bulunup, onaycı tarafından onaylanacaksa (Gönder) butonuna tıklanarak “Doküman İptal işlemi” onaylanır.

Doküman iptal onayı tamamlanarak arşive gönderilir.

(Onay Matrisini Değiştir) butonu ile onay matrisi değiştirilebilir.

(Onay Matrisini Değiştir) butonu tıklanarak Onay matrisi değiştirici ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Önceki ekran geri dönülür.

:Onay matrisi değiştirici kayıt işlemi gerçekleştirilir.

: Listede seçili dokümanın onay matrisi değiştirilebilir.

: Listede seçili doküman onaycısını satır sil butonu ile silinir.

(Satır sil ) butonu yardımıyla Onay matrisi değiştirici ekranında listede seçili onaycı silinir

Onay Matrisi değiştirilmek istenildiğinde (Pozisyon Ekle) butonu yardımıyla sistemde tanımlı olan ilgili pozisyon seçilerek doküman onayıcısı değiştirilir.

Sistemde tanımlı Pozisyon listesinde ilgili Pozisyon (Seç) butonu yardımıyla seçilir.

(Kaydet) butonu tıklanarak Onay Matrisi Değiştirme işlemi gerçekleştirilir.

“Onay matrisini değiştirmek istediğinize emin misiniz?” mesajı tamam butonu tıklanarak onay matrisi değiştirilir.

Onay Matrisi değiştirme işlemi gerçekleştikten sonra “Onay Matrisi başarıyla değiştirilmiştir” bilgisi gelir.

Doküman Arama sekmesi ile istenilen kriterlere filtre seçenekleri seçilerek Ara butonu ile rapor alınabilir.

(iptal onayında geri getir ) butonu tıklanarak listede seçili iptal onayında dokümanın iptal işleminden geri getirilir.

İptal onayında olan doküman iptal onayında geri getirilerek bulunduğu klasörün içerisine tekrar gönderilir. Entegre Yönetim Sistemi>Doküman İşlemleri>Doküman Görme Menüsü tıklanarak doküman içerisindeki bulunduğu klasör seçilerek Doküman görüntülenir.

(Excel’e Aktar) butonu ile “İptal Onay Bekleyen Doküman Listesi” raporu Excel formatında görüntülenir.

1.2.1.4. Hazır Formlar Listesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ Hazır Formlar Listesi

Sistemde tanımlı olan formların belirlenen kişilere gönderildiği menüdür. Doküman sisteme aktarım yöntemlerin yardımıyla aktarılan formların listesi bu raporda listenilir. Bu aktarım yöntemlerinden 2 yöntem olan Doküman Hazırlama, Doküman Sistem Aktarım menülerinde Diğer bilgiler sekmesinde Doküman Türü form seçeneği seçilerek aktarılan formlar bu raporda listenilir. 3. Yöntem olaraktan doküman Toplu Aktarım yönteminde Doküman Türü Form ve doküman seçeneklerinde Form seçilerekten Toplu Aktarımda yapılır. Bu aktarım yöntemleriyle formlar bu menüde listenerek ve istenilen formlar belirlenen kişilere detaylar butonu yardımıyla gönderilir. Entegre yönetim sistemi>Doküman İşlemleri>Raporlar> Hazır Formlar Listesi menüsü tıklanılır.

Doküman Arama sekmesinde istenilen filtre seçeneklerine göre arama yapılır. Filtre seçeneklerinde Doküman Kodu alanı kısmına formun kodu bilgisi girilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Doküman Sisteme Aktarım yöntemleri ile aktarılan form görüntülenir. Hazır Formlar Listesinde listede seçili formun Doküman kodu, Rev no, Doküman Adı, Revizyon Tarihi, Sorumlu Kısım ve Sorumlu kişi bilgileri grid ekranında görüntülenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili hazır form gönderme işlemi gerçekleştirilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Hazır Formlar Listesinde listede Hazır Form seçilerek (Detaylar) butonu tıklanarak hazır form gönderme ekranı açılır

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Önceki ekrana geri dönülür.

:Form bilgisayar indirilir.

: Kontrollü Kopya hazırlama işlemi yapılır.

: İndirilen form sisteme yüklenir.

:Mail gönderilecek kişilere mail gönderilir.

(Dosya Hazırla) butonu tıklanılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Doküman Kodu: Formun sistem tarafından Dokümanın kodu bilgisi otomatik verilen alandır.

Doküman Adı: Formun sistem tarafından Dokümanın adı bilgisi otomatik verilen alandır.

Hazırlama Tarihi: Formun sistem tarafından Hazırlama Tarihi bilgisi otomatik verilen alandır.

Hazırlayan Kişi: Formun sistem tarafından Hazırlama Kişi bilgisi otomatik verilen alandır.

Kontrol Edecek: Formun sistem tarafından Kontrol Edecek bilgisi otomatik verilen alandır.

Mail Gönderilecek Kişiler: Formunun mail olarak kullanıcı/Kullanıcı grubu/Müşteri/Tedarikçi Mail seçeneklerinde gönderilecek alandır.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Kullanıcı ekle ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Personel Seçme Listesinde ilgili personel seçilerek formun mail gönderildiği seçenektir.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Grup ekle) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Kullanıcı Grubu Seçme Listesinde ilgili Kullanıcı Grubu seçilerek formun mail gönderildiği seçenektir.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Müşteri) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Müşteri Listesinde ilgili Müşteri seçilerek formun mail gönderildiği seçenektir. Bu işlemin gerçekleşmesi için Müşterini sistemde mail adresinin tanımlı olması gerekir.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Tedarikçi ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Tedarikçi Listesinde ilgili Tedarikçi seçilerek formun mail gönderildiği seçenektir. Bu işlemin gerçekleşmesi için Müşterini sistemde mail adresinin tanımlı olması gerekir.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Mail ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı olmayan bir kişiye formun mail gönderildiği seçenektir Bu işlemin gerçekleşmesi kişinin adı, soyadı ve mail adresinin yazılması yeterli olmaktadır.

(Dosya Hazırla) butonu tıklanarak form bilgisayara indirilir.

İndirilen Form sisteme kaydedilir.

Sisteme kaydedilen from (dosya ekle) butonu ile Qdms’e geri yüklenir.

Qdms form yüklendikten sonra “Dosya başarıyla aktarılmıştır” bilgisi gelir.

(Kullanıcı ekle )butonu tıklanarak Personel Seçme Kullanıcı ekleme işlemi gerçekleştirilir.

(Grup ekle) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Kullanıcı Grubu Seçme Listesinde ilgili Kullanıcı Grubu ekleme işlemi gerçekleştirilir.

(Müşteri) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Müşteri Seç Listesinde ilgili Müşteri ekleme işlemi yapılır.

(Tedarikçi) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Tedarikçi Seç Listesinde ilgili Tedarikçi ekleme işlemi yapılır.

(Mail ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı olmayan bir kişinin mail adresinin ekleme işlemi yapılır.

Bu işlemler tamamlandıktan sonra mail gönderilecek alanında mail gönderilecek kullanıcı/kullanıcı grubu/Müşteri/Tedarikçi/sistemde tanımlı olmayan kişi gibi seçeneklerden mail gönderilecek kişilerden istenilen ayarlanarak (Mail Gönder) butonu ile mail gönderilecek kişilere form gönderilir.

Formun gönderme işlemi gerçekleştikten sonra “Dosya ilgili kişilere başarıyla gönderilmiştir” bilgisi gelir.

(Excel’e Aktar) butonu ile ”Hazır Formlar Listesi Raporu” Excel formatında görüntülenir.

(Kontrolü Kopya) butonu ile dokümanın kontrol olarak bilgisayara indirildikten sonra mail olarak iletilmesi sağlanabilir.

1.2.1.5.Taslak Doküman Listesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ Taslak Doküman Listesi

Taslak Dokümanlar Listesi ile dokümanların durum bilgileri kontrol edilir. Dokümanların hangi statüde olduğu bilgisine erişilir. Bu menüde Modül Yöneticisi Doküman Modülünde Taslak Dokümanlar Listesi ekranında Personel Değiştir butonu yardımıyla dokümanın beklediği personeli değiştirir. Ayrıca Modül Yöneticisi Doküman Modülünde Taslak Dokümanlar Listesi ekranında (sil) butonu yardımıyla eğer yeni hazırlanan bir dokümansa dokümanı siler. Revizyonda olan bir dokümansa revizyon sürecini silip, eski sürecine devam etmesini sağlar.

Durum kısmı Saklanan olan Dokümanda Taslak doküman Listesi menüsünde yapılan işlemler;

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili dokümanın Personeli değiştirilebilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Listede seçili doküman görüntülenir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

:Listede seçili doküman silinir.

:Görüşten geri gönderilir.

(Personel değiştir) butonu tıklanarak sistemde tanımlı Personel Listesinde personel seçilerek Modül Yöneticisi tarafında dokümanın beklediği personel değiştirilir.

(Dokümanı görüntüle) butonu tıklanarak statüsü saklanan doküman görüntülenir.

Sil butonu tıklanarak statüsü saklanan olan dokümanın silinme işlemi gerçekleştirilir.

“Seçili satırı silmek istediğinizden emin misiniz ?” mesajında Tamam butonu tıklanarak statüsü Saklanan olan dokümanın silinme işlemi gerçekleştirilir.

(Excel’e Aktar) butonu ile “Taslak Doküman Listesi” raporu Excel formatında görüntülenir.

Durum kısmı Saklanan Doküman Bekleyen işlerim sayfasında “Saklanan Dokümanlar Listesi” olarak iş düşer. Dokümanla ilgili bütün hazırlık işlemleri tamamlandıktan sonra Doküman Bilgileri sayfasındaki Gönder butonu ile doküman onay süreci başlatılır. Görüş istendiğinden hazırlanan doküman görüşe gidecektir. Dokümanın Statüsü Görüş olarak değişecektir ve Taslak dokümanlar Listesinde Statü Görüş olarak görüntülenecektir.

Durum kısmı Görüş olan Dokümanda Taslak doküman Listesi menüsünde yapılan işlemler;

Saklanan dokümanlarda sonran onay sürecinde gerçekleştikten sonra Dokümanın statüsü Taslak Dokümanlar listesinde statüsü Görüş olarak görüntülenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Listede seçili dokümanla ilgili açıklama gösterir.

:Listede seçili dokümanın Personeli değiştirilebilir.

:Listede seçili doküman görüntülenir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

:Listede seçili doküman silinir.

:Görüşten geri gönderilir.

:Görüş bilgileri düzenler.

Açıklama Göster butonu tıklanarak görüş statüsündeki Dokümanın Adı ve Doküman Kodu bilgileri açıklama olarak gösterir.

(Personel değiştir) butonu tıklanarak sistemde tanımlı Personel Listesinde personel seçilerek Modül Yöneticisi tarafında dokümanın beklediği personel görüş statüsünde değiştirilir.

Görüşten geri gönder butonu ile seçilen doküman görüşten geri gönderilir.

Seçilen doküman görüşten geri gönderilerek artık Taslak Dokümanlar listesinde statüsü Görüşten Dönen olur.

Görüş düzenleme butonu tıklanarak Görüş Düzenleme ekranı açılır. Devam politikasında kaç günde ve kaç kişinin görüş bildireceği ve Görüş bildirecek kullanıcı ve kullanıcı gruplarının belirlendiği ekrandır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listeye kullanıcı grubu eklenir.

: Listeye pozisyon eklenir.

:Listede seçili olan pozisyon/ kullanıcı grupları siler.

:Görüş düzenleme kayıt işlemini gerçekleştirir.

Grup ekle butonuna tıklanarak sistemde tanımlı olan Kullanıcı grubu Seçme listesinden görüş matrisine eklenmek istenilen kullanıcı grubu için seçim yapılır.

Pozisyon ekle butonuna tıklanarak sistemde tanımlı olan pozisyon listesinden görüş matrisine eklenmek istenilen kullanıcılar için seçim yapılır.

Görüş düzenleme ekranında Kullanıcı/Kullanıcı gruplarında görüşçüler ekleme işleminde sonra kaydet butonu tıklanarak görüş düzenleme kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Görüş aşaması işlemleri tamamlanan dokümanın görüşten sonra statüsü Taslak Dokümanlar listesinde statüsü Görüşten Dönen olarak görüntülenir.

Durum kısmı Kontrol olan Dokümanda Taslak doküman Listesi menüsünde yapılan işlemler;

Görüşten Dönen Dokümanlar aşaması gerçekleştikten sonra Dokümanın statüsü Taslak Dokümanlar listesinde statüsü Kontrol olarak görüntülenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Listede seçili dokümanın Personeli değiştirilebilir.

: Listede seçili dokümanın kullanıcı grubu değiştirilebilir.

:Listede seçili doküman görüntülenir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

:Listede seçili doküman silinir.

:Görüşten geri gönderilir.

(Personel değiştir) butonu tıklanarak sistemde tanımlı Personel Listesinde personel seçilerek Modül Yöneticisi tarafında dokümanın kontrol onayı yapacak kişi değiştirilir.

(Kullanıcı grubu değiştir) butonu tıklanarak sistemde tanımlı Kullanıcı grubu Listesinde Kullanıcı Grubu seçilerek değiştirilir.

(Sil) butonu tıklanarak statüsü Kontrol aşamasında olan dokümanın silinme işlemi Modül Yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.

“Seçili satırı silmek istediğinizden emin misiniz ?” mesajında Tamam butonu tıklanarak statüsü Saklanan olan dokümanın silinme işlemi gerçekleştirilir.

(Excel’e Aktar) butonu ile statüsü kontrol aşamasında olan doküman “Taslak Doküman Listesi Raporu” Excel formatında görüntülenir.

Durum kısmı Onay aşaması olan Dokümanda Taslak doküman Listesi menüsünde yapılan işlemler;

Dokümanların Kontrol aşaması gerçekleştikten sonra Dokümanın statüsü Taslak Dokümanlar listesinde statüsü Onay olarak görüntülenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Listede seçili dokümanın Personeli değiştirilebilir.

:Listede seçili doküman görüntülenir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

:Listede seçili doküman silinir.

:Görüşten geri gönderilir.

(Personel değiştir) butonu tıklanarak sistemde tanımlı Personel Listesinde personel seçilerek Modül Yöneticisi tarafında dokümanın onay aşamasında onayı yapacak kişi değiştirilir.

(Kullanıcı grubu değiştir) butonu tıklanarak sistemde tanımlı Kullanıcı grubu Listesinde Kullanıcı Grubu seçilerek değiştirilir.

(Sil) butonu tıklanarak statüsü Onay aşamasında olan dokümanın silinme işlemi Modül Yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.

“Seçili satırı silmek istediğinizden emin misiniz ?” mesajında Tamam butonu tıklanarak statüsü Saklanan olan dokümanın silinme işlemi gerçekleştirilir.

(Excel’e Aktar) butonu ile statüsü onay aşamasında olan doküman “Taslak Doküman Listesi Raporu” Excel formatında görüntülenir.

Onay aşaması gerçekleştirilen doküman yayınlanarak Taslak Doküman Listesinde artık görüntülenmez.

1.2.1.6.Doküman Gözden Geçirme Listesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ Doküman Gözden Geçirme Listesi

Dokümanların gözden geçirilip geçirilmediğinin takibinin yapıldığı bir rapordur. Doküman Gözden Geçirme Raporu ile klasörde/ dokümanda belirlenen gözden geçirme periyotlarına göre gözden geçirilme zamanı gelen dokümanların listesine ulaşılır. Bu menüde Modül Yöneticisi Doküman Modülünde Doküman Gözden Geçirme Listesi ekranında Sorumlu Değiştir butonu yardımıyla gözden geçirme Sorumlu personeli değiştirebilir. Ayrıca Modül Yöneticisi Doküman Modülünde Doküman Gözden Geçirme Listesi ekranında İptal Et butonu yardımıyla Yönlendirme işlemini iptal edebilir.

Doküman arama sekmesinden “Gözden Geçirilen” veya “Gözden Geçirilmeyen” dokümanlar seçilerek listelenebilir

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili doküman için gözden geçirme işlemi yapılır.

: Listede seçili dokümanın gözden geçirme sorumlu personeli değiştirilir.

: Listede seçili dokümanın gözden geçirme işlemi iptal edilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Listede seçili dokümanın gözden geçirme geçmişi kontrol edilebilir.

(Sorumlu Değiştir) butonu tıklanarak gözden geçirme sorumlu personeli değiştirilir.

(Sorumlu değiştir) butonu ile açılan ekranda sistemde tanımlı pozisyon Seçme listesinde ilgili pozisyon seçilerek sorumlu değiştirme işlemi yapılır.

Listede bir doküman seçilerek Gözden geçir butonu tıklanılır. Gözden geçirme yapmak için (Gözden Geçir) butonu ile açılan ekranda açıklama bilgisi girilerek gözden geçirme gerçekleştirilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Doküman gözden geçirme ekranında doküman görüntülenir.

: Doküman gözden geçirme ekranında yapılan gözden geçirme sonucunda dokümanla ilgili revizyon başlatılır.

: Doküman gözden geçirme ekranında gözden geçirme başka pozisyona yönlendirilir.

: Doküman gözden geçirme ekranında dokümanla ilgili revizyon talebi yapılır.

:Yapılan gözden geçirme sonucunda iptal işlemi başlatılır.

Doküman Görüntüle İşlemi;

(Doküman Görüntüle) butonu tıklanarak ilgili doküman açılır ve görüntülenir.

Revizyon Başlat İşlemi;

Doküman Gözden geçirme ekranında yapılan gözden geçirme sonucundan dokümanla ilgili revizyon işlemi gerçekleştirilir. (Revizyon Başlat) butonu tıklanarak yapılan gözden geçirme sonucunda dokümanla ilgili revizyon başlatılır.

“Doküman revizyon işlemlerine başlatmak istediğinizden emin misiniz?” mesajına Tamam butonu tıklanarak Revizyon işlemleri başlatılır.

Doküman Revizyon işlemi için “Doküman başarıyla kaydedildi. Revizyon işlemleri başlamıştır.” bilgisi gelir.

Dokümanda revizyon ekranı açılır ve revizyon işlemleri yapılır. Doküman Revizyon işlem basamakları nasıl yapılıyorsa bu aşamada aynı şekilde yapılır.

Yönlendir İşlemi;

Doküman gözden geçirme ekranında Doküman gözden geçirme işlemi yapılan doküman Gözden geçirme işlemi başka bir pozisyona yönlendirilme işlemi gerçekleştirilir. Listede seçili doküman seçilerek Gözden Geçir butonu tıklanılır.

(Yönlendir) butonu tıkanılarak gözden geçirme işlemi başka bir pozisyona yönlendirilme işlemine başlatılır.

Doküman Gözden Geçirme Yönlendirme ekranında açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Yönlendirilecek: Doküman gözden geçirme yönlendirme ekranında yönlendirilecek kişinin seçildiği alandır.

Notlar: Doküman gözden geçirme yönlendirme ekranında yönlendirme ilgili varsa not bilgisinin girildiği alandır.

Yönlendirilecek kişi bilgisi sistemde tanımlı Pozisyon Seçme Listesinde seçilir.

Yönlendirecek kişi seçilir ve yönlendirme ilgili not bilgi varsa notlar alanı yazılarak (kaydet) butonu tıklanarak yönlendirme kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Revizyon Talebi İşlemi;

Doküman gözden geçirme ekranında Gözden geçirme işlemi yapılan dokümanda Revizyon Talebi işlemi gerçekleştirilir. Listede seçili doküman seçilerek Gözden Geçir butonu tıklanılır.

Doküman Gözden Geçirme ekranında (Revizyon Talebi) butonu tıklanarak dokümanla ilgili revizyon talebi işlemi başlatılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Talep: Doküman Revizyon Talebi ekranın talep bilgisinin girildiği alandır.

Dosyalar: Doküman Revizyon Talebi ekranın varsa Talep ilgili ek dosyanın Dosya ekle butonu ile yüklendiği alandır.

Doküman Revizyon talebi ekranı açılır. Açılan ekranda Talep bilgisi girilir ve Doküman Revizyon talebi ilgili varsa ek dosya eklenerek (kaydet) butonu tıklanarak Doküman revizyon Talebi işlemi gerçekleştirilir.

İptal Et İşlemi ;

Doküman gözden geçirme ekranında Doküman gözden geçirme işlemi yapılan doküman iptal işlemi gerçekleştirilir. Listede seçili doküman seçilerek Gözden Geçir butonu tıklanılır.

(İptal Et) butonu tıklanarak yapılan gözden geçirme sonucunda doküman iptal işlemi başlatılır.

“Dokümanı iptal etmek istediğinize emin misini?” mesajı tamam butonu tıklanılır.

“Doküman iptal etmek istediğinize emin misiniz” masajı tamam butonu tıklanarak dokümanın iptal işlemine başlatılır. Dokümanın iptal aşamasının gerçekleştiği Doküman İptal ekranı açılır. Doküman İptal ekranında İptal nedeni bilgisi yazılarak gönder butonu tıklanarak onay aşamasını aşama aşama gerçekleştirilerek doküman iptal edilir.

Listede doküman seçilerek (iptal et) butonu tıklanarak gözden geçirme işlemi için yönlendirme iptal edilir.

(Excel’e Aktar) butonu ile “Doküman Gözden Geçirme Listesi” raporu Excel formatında görüntülenir.

(Gözden Geçirme Geçmişini Aktar) butonuna tıklanarak “Doküman Gözden Geçirme Geçmişi” Excel formatından görüntülenir.

1.2.1.7.Hazır Dokümanlar Listesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman Yönetimi/ Raporlar/ Hazır Dokümanlar Listesi

QDMS’ de tanımlı dokümanlar sistemde seçilene kullanıcılara e-posta ile gönderilebilir. Doküman sisteme aktarım yöntemlerin yardımıyla aktarılan dokümanların listesi bu raporda listenilir. Bu aktarım menü yöntemlerinden 2 yöntem olan Doküman Hazırlama, Doküman Sistem Aktarım menülerinden diğer bilgiler sekmesinde Doküman Türü doküman seçeneği seçilerek aktarılan dokümanlar bu raporda listenilir. 3. Yöntem olaraktan Doküman Toplu Aktarım yönteminde Doküman Türü Form ve doküman seçeneklerinde Doküman seçilerekten toplu aktarım yapılır. Bu aktarım yöntemleriyle dokümanlar bu menüde listelenir ve istenilen dokümanlar belirlenen kişilere detaylar butonu yardımıyla gönderilir. Entegre yönetim sistemi>Doküman İşlemleri>Raporlar> Hazır dokümanlar Listesi menüsü tıklanılır.

Doküman Arama sekmesinde istenilen filtre seçeneklerine göre arama yapılır. Filtre seçeneklerinde Doküman Kodu alanı kısmına dokümanı kodu bilgisi girilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Doküman Sisteme Aktarım yöntemleri ile sisteme aktarılan doküman görüntülenir. Hazır Dokümanlar Listesinde listede seçili dokümanın Doküman kodu, Doküman Adı, Revizyon Tarihi, Sorumlu Kısım ve Sorumlu kişi bilgileri grid ekranında görüntülenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili hazır doküman gönderme işlemi gerçekleştirilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Hazır dokümanlar listesinde listede Hazır Doküman seçilerek (Detaylar) butonu tıklanarak Hazır Doküman gönderme ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Önceki ekrana geri dönülür.

: Dosya hazırla butonu ile doküman bilgisayar indirilir.

: Kontrollü Kopya hazırlama işlemi yapılır.

: İndirilen doküman sisteme yüklenir.

:Mail gönder butonu ile mail gönderilecek kişilere mail gönderilir.

(Dosya Hazırla) butonu tıklanılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Doküman Kodu: Dokümanın sistem tarafından Dokümanın kodu bilgisi otomatik verilen alandır.

Doküman Adı: Dokümanın sistem tarafından Dokümanın adı bilgisi otomatik verilen alandır.

Hazırlama Tarihi: Dokümanın sistem tarafından Hazırlama Tarihi bilgisi otomatik verilen alandır.

Hazırlayan Kişi: Dokümanın sistem tarafından Hazırlama Kişi bilgisi otomatik verilen alandır.

Kontrol Edecek: Dokümanın sistem tarafından Kontrol Edecek bilgisi otomatik verilen alandır.

Mail Gönderilecek Kişiler: Dokümanın mail olarak kullanıcı/Kullanıcı grubu/Müşteri/Tedarikçi Mail seçeneklerinde gönderilecek alandır.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Kullanıcı ekle ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Personel Seçme Listesinde ilgili personel seçilerek dokümanın mail gönderildiği seçenektir.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Grup ekle) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Kullanıcı Grubu Seçme Listesinde ilgili Kullanıcı Grubu seçilerek dokümanın mail gönderildiği seçenektir.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Müşteri) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Müşteri Listesinde ilgili Müşteri seçilerek dokümanın mail gönderildiği seçenektir. Bu işlemin gerçekleşmesi için Müşterini sistemde mail adresinin tanımlı olması gerekir.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Tedarikçi ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Tedarikçi Listesinde ilgili Tedarikçi seçilerek dokümanın mail gönderildiği seçenektir. Bu işlemin gerçekleşmesi için Müşterini sistemde mail adresinin tanımlı olması gerekir.

Mail gönderilecek kişiler alanında (Mail ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı olmayan bir kişiye dokümanın mail gönderildiği seçenektir Bu işlemin gerçekleşmesi kişinin adı, soyadı ve mail adresinin yazılması yeterli olmaktadır.

(Dosya Hazırla) butonu tıklanarak dokümanın bilgisayara indirilir.