Kayıt Bakım ve Doküman Matris Eşitleyici

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Doküman Yönetimi Modülünde Kayıt Bakım ve Doküman Matris Eşitleyici Menülerin Çalışması ile ilgili Kullanıcı Yardımcı dokümanı

1.Doküman Yönetimi Modülü

Doküman yönetimi modülü, standartlara uygun olarak doküman yönetim sürecini sağlayan bir modüldür. Yönetim sistemleri dokümantasyonunun QDMS sistemi üzerinde onay sürecinden geçirilerek hazırlanmasını, kontrol edilmesini, onaylanmasını, revize edilmesini, yayınlanarak elektronik ortamda ilgili personellere dağıtılmasını, raporlanmasını ve tüm dokümantasyonun arşivlenmesini ve iptal sürecinin yürütülmesini sağlar. Personellerin yetkili oldukları klasörler/ dokümanlar kapsamında dokümanlara ulaşıp, dokümanlar üzerinde işlem yapmasına olanak sağlar.

1.2.Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri

1.2.1.Klasör Tanımlama

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Klasör Tanımlama

Qdms’te ki dokümanların yönetileceği klasörlerin oluşturulduğu ve düzenlendiği menüdür. Klasör Tanımlama ekranında bir klasör tanımlaması yaparken öncelikle klasör ağaç yapısına karar verilmesi gerekmektedir. Organizasyon yapısına, süreçlere, doküman tiplerine, yönetim sistemlerine, departmanlara ya da firmanın uygun gördüğü yapıya göre klasör ağaç yapısı oluşturulur.

Bu yardım dokümanında Kayıt Bakım ve Matris Eşitleyici menülerinin çalışma mantığını anlatmak için öncelikle Klasör Tanımlama menüsünde ana bir klasör tanımlama işlemi gerçekleştirilir. Sistemde Tanımlı klasörden bu menüleri kullanımı anlatımda kullanılabilir. Klasör Tanımlama ekranındaki “0-Entegre Yönetim Sistemi” adlı klasör, sistemde tanımlı olarak bulunur. Bu klasörün altına firmanın kullandığı klasör yapısı kurulur. Klasör Tanımlama ekranına yeni bir klasör eklemek için “0-Entegre Yönetim Sistemi” klasörü seçili iken, ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonuna tıklanarak, Klasör Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranı açılır. Firmanın klasör yapısı, Ağaç kırılımı şeklinde sistemde istenildiği detayda tanımlanabilir.

Açılan Klasör Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranında, Bağlı Olduğu Klasör kutucuğunda “0-Entegre Yönetim Sistemi” klasörü seçili olarak gelir. Böylece; 0-Entegre Yönetim Sistemi klasörünün altına Bimser Firmasına Ana klasör oluşturma işlemine başlanır. Bimser Ana klasöre ait alt klasör işlemi yapılarak örnek te olduğu tanımlanan Bimser İlaç ve Tıbbı Ürünler, Bimser Gıda ve Bimser Kimya alt klasörlerin tanımlama işlemi yapılır.

1.1.Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri

1.1.1.Doküman Kayıt Bakım

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri/ Doküman Kayıt Bakım

Dokümanda Revizyon gerektirmeyen küçük değişikliklerin yapılabildiği menüdür. Örneğin; doküman hazırlanış tarihi, doküman içerisindeki noktalama hataları gibi. Doküman kayıt bakım özelliği ile, revizyon numarası almadan, dokümanların revize edilmesi sağlanır. Doküman içinde bir şey değiştirilmek istenip, revizyon numarası alması istenmiyorsa bu menü kullanılır. Dokümanda uygulanması bakımdan kayıt bakım özelliği önemli bir özeliktir. Bazen doküman hazırlarken dokümanı hazırlayan kişi yazım hatası yapabiliyor. Yada unuttukları yanlış bir alan olabilir yada hatalı logo gibi hatalı bilgi kullanımı olabiliyor. Bu gibi dokümanda hatalı bilgi kullanımı için doküman kayıt bakım özelliğini kullanarak mevcut dokümanın üzerinde değişiklik yapılarak bu hataların giderilmesi sağlanır. Ve yapılan değişiklikte revizyon numarası almıyor. Normalde doküman üzerinde bir değişiklik yapıldığı zaman sistemde revizyon numarası 1 artar. Doküman revize olmuş olur. Ama küçük işlemler için değişiklik yapmak için revizyon yapmanıza gerek olmadan sadece sistem yöneticisinin kayıt bakım menüsü kullanarak dokümanda değişiklik yaparak kayıt bakım özelliğini uygulaması sağlanılır. Bu özeliği uygulamak için SAT>Doküman İşlemleri>Doküman Kayıt Bakım menüsü tıklanılır.

Açılan Doküman Kayıt -Bakım ekranında iki sekme karşımıza çıkar. Bu sekmeler doküman listesi ve doküman arama sekmeleridir. Doküman Arama sekmesi tıklanılır. Açılan ekran doküman arama sekmesinde farklı arama kriterleri karşımıza çıkar. Doküman Türü seneklerinde Form ve doküman seçenekleri bulunmaktır. Doküman üzerinde Kayıt- bakim özelliği yapılması için Doküman Türü alanında seçeneklerinde Doküman seçeneği ilgili check box işaretlenir.

Hangi klasörün içerisindeki dokümanlarda kayıt bakım işlemi gerçekleştirilecek bağlı olduğu Klasör alanında (ekle)butonu yardımıyla doküman Klasörü seç listesinde klasör seçilir.

Bağlı olduğu klasör seçimi yapıldıktan sonra (Ara) butonu tıklanarak Kayıt bakım yapılacak Ana Klasör içinde bulanan dokümanlar varsa Doküman listesi sekmesinde listelenmesi sağlanılır.

Dokümanımız bir alt klasörde içerisinde bulunuyorsa ise bağlı olduğu klasörün alt klasörler göster check box da işaretlenir.

Böylece Kayıt bakım yapılacak Alt klasörde içerisinde bulunan dokümanlarında (Ara) butonu tıklanarak Dokümanların listelenmesi sağlanılır.

Doküman Kayıt Bakım -Doküman Belirleme menüsünde Doküman Listesinde Doküman kodu, Doküman adı ve Revizyon No ile ilgili bilgiler yer almaktadır. Doküman Kayıt Bakım -Doküman belirleme menüsünde Kayıt bakım yapılarak bilgileri düzenlenecek doküman doküman listesinde seçilir ve doküman seçildikten sonra (ileri) butonu tıklanılır.

Açılan Doküman Kayıt Bakım ekranıda Doküman Hazırlama - Revizyon ekranlarında olduğu gibi benzer bir ekran karşınıza çıkacaktır. Doküman Hazırlama -Revizyon ekranlarında alanlar üzerinde yaptığımız işlemler gibi istediğiniz alanlar üzerinde de Doküman Kayıt bakım ekranında değişiklik yapabiliriz.

Doküman içerisinde değişiklik yapılmayacaksa Doküman Kayıt Bakım ekranında Doküman bilgileri sekmesinde Dokümanı adı, Dokümanın tipi veya dokümanın sahibi gibi alanların bilgileri hatalı ise bu bilgileri değiştirerek düzenleyebiliriz. Örnek olarak Doküman tipi alanında Doküman Kayıt Bakım menüsü ile doküman Tipi listesinde doküman tipi seçilerek değişiklik yapılabilir.

Doküman Kayıt Bakım menüsünde Revizyon Bilgileri sekmesine gelip Revize eden, revizyon nedeni, Revizyon tarihi ve onay tarihi gibi alanlarla ilgili hata varsa yada değiştirmek istiyorsak kayıt bakım özelliği ile değiştirerek düzenleyebiliriz.

Bu şekilde bütün alanlarla ilgili değişiklik yaparak örneğin referans dokümanları gibi tıpkı bir hazırlayan gibi bütün sekmelerdeki alanlar da değişiklik yaparak kayıt bakım özelliği ile uygulayabiliriz. Doküman Kayıt bakım menüsünde Doküman sekmesine gelip, Dokümanın içerisinde değişiklik yaptıysanız yani dokümanın içeriğini değiştirmişseniz bu sekmede içeriği değiştirilmiş dokümanı yükleme işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

“Doküman Dosyası Yükleme (Türkçe)” alanından (Dosya Ekle) butonu ile doküman içeriye aktarılır.

Doküman Kayıt bakım menüsünde ilk sekmede Mevcut doküman dosya bilgileri değiştirilsin check box işaretlerseniz sistemde yapmış olduğunuz revizyon numarası , revizyon tarihi, onay tarihi, dokümanın adı, kısa kodlar, şablonda bulanan bilgileri, onaycılar, kontrolcüler onlarda yaptığınız herhangi bir bilginin şablonda dokümanın içerisinde değişmesini sağlarsınız. Sistemde şablon kullandıysanız Mevcut doküman dosya bilgileri değiştirilsin check box işaretli ise sistemde bu bilgileri değiştirir.

İlk olarak Kayıt bakım özelliği ile Doküman Kayıt Bakım ekranında doküman üzerinde hatalı veya değiştirilmek istenen alanlar varsa değiştirilerek, (Kaydet) butonu tıklanarak doküman üzerinde kayıt bakım özelliği uygulayabilir yada 2. Olarak Dokümanınızda hiçbir alanla ilgili değişiklik yapmayarak Dokümanın içeriğinde değişiklik yaptıysanız dokümanı Doküman sekmesinde (Doküman ekle) butonu ile dokümanın içeriğinde değişiklik yaptığınız dokümanı yükleyip Doküman bilgileri sekmesinde (kaydet) butonu tıkanarak kayıt bakım özelliğini uygulayabilirsiniz. Dokümanın revizyon numarası artmaz ve Dokümanda Revizyon yapıldı diye gözükmez. Mevcut haliyle kullanıcılar kullanmaya devam ederler.

1.1.2.Doküman Matris Eşitleyici

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri/ Doküman Matris Eşitleyici

Doküman Yönetimi Modülünde matris eşitleme ve klasör bilgileri eşitleme işlemlerin yapıldığı menüdür.

1.1.2.1.Matrisi eşitleme

Bir klasörde yetki, dağıtım, onay, kontrollü kopya matrislerinde değişiklik yapıldığında ya da klasöre bağlı doküman sorumluları, kontrolle ilgili değişiklikler, hazırlayan, revize eden, gözden geçirecek, doküman türü, doküman tipi, imha sorumlusu alanlarında değişiklik yapıldığında bu değişikliğin alt klasörlere ve dokümanlara yansıması için matris eşitleme yapılması gerekir. Bu menünün amacı; Ana klasörde değişiklik yapıldı. Ana Klasörün içerisinde 10 doküman yada 1000 dokümanız bulunmaktadır. Ana klasörde ki dokümanlarında Alt klasördeki dokümanlarında birebir aynı olmasını istiyorsunuz. Örneğin Yetki matrisinin aynı olmasının sağlayarak yetkisininde aynı olması veya onay matrisini aynı olmasına sağlayarak onaycısının aynı olsun istiyorsunuz. Tek Tek gidip dokümanlarda değişiklik yapmak yerine Doküman Matris Eşitleme yaparak değişikliğin alt klasörlere ve dokümanlara yansıması bu menü ile sağlıyoruz.

İlk olarak Matrisi eşitleme ve Klasör bilgileri eşitle seçeneklerinde matris eşitleme işlemi yapılacağı için matris eşitleme seçeneği işaretlenir.

Klasör seç alanında matris eşitleme yapılacak Klasör sistemde tanımlı Klasör listesinde seçilir.

Matris eşitleme menüsünde Klasör seçiminde sonra Listeleme seçeneklerinden Alt Klasörlere ve dokümanlara seçeneği işaretlenir.

Alt klasörler ve dokümanları listele seçeneği işaretlendikten sonra ( ara )butonu tıklanarak alt klasörler ve dokümanlar listelenir. Listelen dokümanları ve klasörlerin tümünde değişiklik yapılacaksa tümünü seç check box işaretlenir. Tek tek seçim yapılacaksa ilgili klasör yada dokümanın yanındaki check box işaretlenerek secim yapılır.

Dokümanlar ve klasörler listelendikten sonra değiştirilecek alanlar ilgili bilgiler seçme işlemi yapılacak alanlar seç butonu ile check box işaretlenecek alanlarda check box’ları işaretlenir.

Yetki-Dağıtım-Onay-Kontrollü Kopya-Görme Matrisi gibi değişiklik yapılacak matris kutucuğu seçilir. Daha sonra (matris eşitle) butonu ile gerçekleştirilen işlemler kaydedilir.

Yapılan değişikliklerin dokuman dosyası içerisindeki \<...> değişkenlerine de yansıması isteniyorsa “Doküman Dosya Bilgileri Değiştirilsin” check box’ı işaretlenir. Doküman matris eşitleme yapılırken revizyon işlemi devam eden dokümanlar için matris eşitleme işleminin gerçekleştirilemeyeceği göz önünde bulundurulmalıdır.

1.1.2.1.Klasör Bilgileri Eşitle

Matris eşitleme menüsünde Klasör bilgileri eşitleme seçeneği ile klasördeki klasör ayarlarındaki sistemde tanımlı klasör bilgilerinin dokümanlara değil alt klasörlere yansıması işlemi yapılmaktadır. Matris eşitleme menüsü ile hem doküman bilgilerini klasöre göre eşitleme işlemini veya klasör bilgilerini birbirine benzetme işlemini gerçekleştiriyorsunuz. Klasör bilgileri eşitle seçeneği ile klasör ayarlarındaki alanlardaki check box ları işaretleyerek bu alanlar la ilgili bilgilerin sistemde tanımlı klasörün bilgilerini alt klasörde aynı şekilde olmasını sağlıyorsunuz. İlk olarak Matris Eşitleyici menüsünde Matrisi eşitleme ve Klasör bilgileri eşitle seçeneklerinde klasör bilgileri eşitle işlemi yapılacağı için klasör bilgileri eşitle seçeneği işaretlenir.

Klasör seç alanında Klasör bilgileri eşitleme yapılacak Klasör sistemde tanımlı Klasör listesinde seçilir.

Klasör seçilme işleminde Klasörün alt klasörler hangi bilgilerin alanların yansıtılması isteniyorsa klasör ayarlarındaki bilgilerin alanlarla ilgili check box lar işaretlenir. Örneğin:Ekran görüntüsündeki olduğu gibi Gözden geçirme, Gözden geçirme periyodu, Form Klasörü , Yetki matrisi değiştirilmesin gibi alanların… bilgilerin yansıtılması.

(Ara) butonu tıklanarak alt klasörler listelenir. Listelen alt klasörlerin tümünde değişiklik yapılacaksa tümünü seç check box işaretlenir. Tek tek seçim yapılacaksa ilgili klasör yanındaki check box işaretlenerek de seçim yapılır.

Matris Eşitleyici ekranında Klasör Ayarlarındaki bilgilerin seçim işlemi yapıldıktan sonra Klasördeki bilgilerin alt klasörlere yansıma için (Matris eşitleme )butonu tıklanarak klasör bilgileri eşitleme kayıt işlemi gerçekleştirilir.