Güncelleme ve Revizyon Başlat İşlemlerinde Madde Aksiyonları

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi Modülünde Güncelleme ve Revizyon Başlat İşlemlerinde Madde Aksiyonları İle İlgili Kullanıcı Yardım Dokümanı

1.Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi Modülünde Güncelleme ve Revizyon Başlat İşlemlerinde Madde Aksiyonları

Mevcut İzin/ Belgelerin nasıl tanımlandığı, firma durumunun Yasal Mevzuatlar kapsamında ne durumda olduğu ve alınacak aksiyonların belirlenmesi ve takibinin nasıl yapıldığını gösteren Modüldür.

Yasal Mevzuat Uyum Gereklilikleri Takibi Modülünde ilk olarak Mevzuat Tanımlama menüsünde Mevzuat tanımlama işlemi yapılarak Maddeler butonu ile açılan ekranda Mevzuat Maddelerin tekli ve çoklu bir şekilde tanımlama işlemi yapılır. Mevzuat Maddeleri ekranında güncelleme ve revizyon başlat işlemleri yapıldığı ekranlarda Madde Aksiyonları sekmesi yer alır. Madde Aksiyonları sekmesi kullanım amacı şirketlerin tabii olduğu yasal mevzuat maddeleri ile ilgili yapılan güncelleme ve revizyon başlat işlemleri yapıldıktan sonra bu sekmede aksiyon tanımlanarak tanımlanan aksiyon üzerinde yapılan işlemin ne olduğu ve bu işlemin ilgili kişilere bilgilendirmenin yine aksiyonla yapılmasıdır. Mevzuat maddeleri ekranında güncelleme ve revizyon başlat butonları bulunmaktadır. Güncelle butonu tıklanarak mevzuat maddesi ilgili değişiklik/düzenleme/güncelleme işlemi yapılırken bu işlemleri madde aksiyonları sekmesi de aksiyon tanımlanarak yapılan bu işlemleri yapılması ilgili görev ataması yapılarak ilgili kişilere bilgilendirilmesi yapılır. Eğer hatalı kayıt vb. olursa veya revizyona ihtiyaç yok ise güncelleme yapılabilir. Ancak mevzuat madde numarası revize edilmiş ise, geçmiş revizyon kayıtlarını görebilmemiz açısından revizyon başlatılması gerekir. Revizyon başlat butonu tıklanarak açılan ekranda Madde Aksiyonları sekmesinde Aksiyon tanımlanarak revize edilmiş madde numarası ilgili revizyon işlemide ne olduğu ve ilgili kişilere bilgilendirmesi yapılmış olur. Yasal Mevzuat Uyum Gereklilikleri Takibi Modülünde Mevzuat Maddeleri güncelleme ve revizyon başlat işlemleri aşamasında Madde Aksiyonların tanımlamada alt yapı kurgusunun öncelikler oluşturulması gerekmektedir.

1.1.Sistem Altyapı Tanımları/Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi

Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi Modülünün altyapısının oluşturulacak tanımlamaların yapıldığı kısımdır. Yasal Mevzuat Uyum Gereklilikleri Takibi Modülünde Mevzuat Maddeleri güncelleme ve revizyon başlat aşamasında Madde Aksiyonların tanımlama işleminin yapılması için alt yapı kurgusunun öncelikler oluşturulması gerekmektedir. Bu kısımda alt yapı tanımları olarak Mevzuat Tipi Tanımlama ve Resmi Kurum Tanımlama işlemlerin yapılmalıdır.

1.1.1.Mevzuat Tipi Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi/Mevzuat Tipi Tanımlama

Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi Modülünde takip edilecek mevzuatların türlerinin tanımlandığı menüdür. Bu menüde Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Yönetmelik, Tebliğ, Tüzük, Talimat, Yönerge, Sözleşme, Protokol gibi Yasal Mevzuat tipleri tanımlanır. İş yerlerinin takip ettikleri tüm uygulaması gereken mevzuat tipleri bu kısımda tanımlamamız gerekiyor.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Mevzuat Tipi tanımlanır.

: Listede seçili Mevzuat Tipi bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili Mevzuat Tipi bilgisi silinir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Mevzuat Tipi Tanımlama ekranına yeni bir Mevzuat Tipi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Mevzuat Tipi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Kod: Mevzuat Tipi Tanımlama ekranında Mevzuat Tipinin Kod bilgisinin girildiği alandır.

Tanım: Mevzuat Tipi Tanımlama ekranında Mevzuat Tipinin tanım bilgisinin girildiği alandır.

Durum: Mevzuat Tipi Tanımlama ekranında Mevzuat Tipinin Aktif ve Pasif durum bilgisinin seçilebildiği alandır.

Kod Şablonu: Mevzuat Tipi Tanımlama ekranında Mevzuat Tipinin kod şablon bilgisinin girildiği alandır. Burada girilen şablona göre, mevzuat tanımlaması yapılırken, seçilecek tipe göre sistem kodu otomatik verecektir. # işareti kaç digit olacağını gösterir. Örnekte YN.### olarak kod şablonu YN.001,YN.002 şeklinde tanımlanan mevzuatları kodların sistem verecektir.

Sayaç: Mevzuat Tipi Tanımlama ekranında Mevzuat Tipinin sayacının kaçtan başlayacağı bilgisinin girildiği alandır.

Mevzuat Tipi Tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak Mevzuat Tipi Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

1.1.2.Resmi Kurum Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi/ Resmi Kurum Tanımlama

Firma tarafından çalışılan Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Çevre ve Şehircilik Bakanlığı, Belediyeler, Valilikler gibi resmi kurumların tanımlama işleminin gerçekleştiği menüdür. Biz yasal mevzuat uyum gereği hangi kamu kurumunda ne gibi belgeler almamız gerekiyorsa belgeleri aldığımız resmi kurumları tanımladığımız kısımdır. Yasal İzin ve Belge Tanımlama işleminde bu Yasal İzin ve Belgenin alındığı kurumlar bu menüde tanımlandığında Resmi Kurumlar alanında seçim yapılma işlemi gerçekleştirilecektir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Resmi Kurum tanımlanır.

: Listede seçili Resmi Kurum bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili Resmi Kurum bilgisi silinir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Resmi Kurum Tanımlama ekranına yeni bir Resmi Kurum eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Resmi Kurum Tanımlama /Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Liste sekmesi: Tanımlanan Resmi kuruma ait genel bilgilerin girildiği sekmedir. Örneğin Kurumun adı, Kodu ve Adres bilgileri gibi.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Kurum Kodu: Resmi Kurum Tanımlama ekranında Kurum Kodu bilgisinin sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Kurum Adı: Resmi Kurum Tanımlama ekranında Kurum Adı bilgisinin girildiği alandır.

Kurum Adresi: Resmi Kurum Tanımlama ekranında Kurum Adres bilgisinin girildiği alandır.

Telefon: Resmi Kurum Tanımlama ekranında Kurumun telefon numarası bilgisinin girildiği alandır.

Fax: Resmi Kurum Tanımlama ekranında Kurumun fax numarası bilgisinin girildiği alandır.

Durum: Resmi Kurum Tanımlama ekranında Kurumun Aktif veya Pasif bilgisinin seçilebildiği alandır.

Resmi Kurum Tanımlama ekranında kurum adı bilgisi girilir ve durum Aktif olarak seçilir.

Sorumlular sekmesi: Tanımlanan Resmi Kurumda muhatap olunan sorumluların bilgileri girildiği sekmedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Kurum Sorumlusu tanımlanır.

: Listede seçili Kurum Sorumlusu bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili Kurum Sorumlusu bilgisi silinir.

Kurum Sorumlu Tanımlama ekranına yeni bir Kurum Sorumlusu eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Kurum Sorumlu Tanımlama /Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Adı: Sorumlu Tanımlama ekranında Kurum Sorumlunun adı bilgisinin girildiği alandır.

Soyadı: Sorumlu Tanımlama ekranında Kurum Sorumlunun Soyadı bilgisinin girildiği alandır.

Görevi: Sorumlu Tanımlama ekranında Kurum Sorumlunun Görev bilgisinin girildiği alandır.

Telefon: Sorumlu Tanımlama ekranında Kurum Sorumlunun Telefon bilgisinin girildiği alandır.

E-mail: Sorumlu Tanımlama ekranında Kurum Sorumlunun E-mail adres bilgisinin girildiği alandır.

Açıklama: Sorumlu Tanımlama ekranında Sorumlu ile ilgili Açıklama bilgisinin girildiği alandır.

Sorumlular sekmesinde gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak Sorumlu Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Açılan ekranda kurum kodu ve adı girilir. Kurum adresi, telefonu, fax numarası ve durum bilgisi girilebilir. Yeni resmi kurum eklerken Sorumlular sekmesinde, resmi kurumda muhatap olunan sorumluların bilgileri girilerek (kaydet) butonu tıklanarak Resmi Kurum Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

1.2.Entegre Yönetim Sistemi/Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi

Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi Modülü Entegre Yönetim Sistemi menüsü altında Mevzuat Tanımlama, İş Yeri Tanımlama, Yasal İzin ve Belge Tanımlama işlemleri ile Raporların görüntülenmesinin gerçekleştirildiği kısımdır. Bu kısımda Mevzuat Tanımlama işlemi yapılarak tanımlanan mevzuat maddelerin güncelleme ve revizyon işlemlerinde yapılan işlemlerin aksiyon alınarak hangi işlemin yapıldığı ve ilgili kişilere bildirilmesi yapılması gösterilecektir. Mevzuat maddeleri ekranında bir mevzuat maddesinde revizyon başlat butonu tıklanarak açılan ekranda maddelerle ilgili yapılan revizyonun ne olduğunun ve ilgili kişilere bildirilmesinin aksiyon alınarak yapılması gerçekleştirilecektir. Yapılan revizyonun muhataplarına bildirilmesi işlemide madde aksiyonlarında aksiyon tanımlama işlemi ile bildirilmektedir. Bu işlemde Mevzuat Maddeleri Madde Aksiyonları sekmesinde Yeni butonu tıklanarak bir Aksiyon Kalemi Planlanma ekranında yapılacaktır. Öncelikle bu aşamaları yapılması için Yasal İzin Ve Belge Tanımlama işlemi ilk olarak bu kısımda tanımlanması ve daha sonra Mevzuat tanımlama menüsünde diğer işlem basamakların yapılması sağlanacaktır.

1.2.1.Yasal İzin ve Belge Tanımlama

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi /Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi/Yasal İzin ve Belge Tanımlama

Yasal İzin Belge Tanımlama menüsü firma tarafından resmi kurum ve işyerlerinden alınması gereken Yasal İzin ve Belgelerin tanımlamaları gerçekleştirildiği menüdür. Yasal Mevzuat uyum gereği hangi kamu kurumundan veya hangi şirketten ne gibi belge yada izin alınması gerekiyorsa o kurum veya işyerlerinin tanımlandığı kısımdır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Yasal İzin ve Belge tanımlanır.

: Listede seçili Yasal İzin ve Belge bilgisi güncellenir.

: Listede seçili Yasal İzin ve Belge bilgisi silinir.

:Listede seçili Yasal İzin ve Belge iptal onayına götürür.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Yasal İzin ve Belge Tanımlama ekranına yeni bir Yasal İzin ve Belge eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Yasal İzin ve Belge Tanımlama \Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Yasal İzin/Belge Tanımı: Yasal İzin/Belge Tanımı bilgisinin girildiği alandır.

Açıklama: Yasal İzin/Belge Açıklama bilgisinin girildiği alandır.

Resmi Kurum: Resmi Kurum bilgisinin sistemde tanımlı olan Kurum Listesinden seçilebildiği alandır.

Bağlı Mevzuat Maddeleri: Bağlı Mevzuat Maddeleri bilgisinin sistemde tanımlı olan Mevzuat Maddeleri Listesinden seçilebildiği alandır.

Yasal izin ve belgeler tanımlanırken bazı noktalar önem taşımaktadır.

-Tanımlama sayfasında resmi kurum seçilmeli, izin eğer bir mevzuata bağlıysa, Bağlı Mevzuatlar listesinden ilişkili mevzuatlar seçilmelidir (Bağlı mevzuatlar listesi Entegre Yönetim Sistemi/ Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi/ Mevzuat Tanımlama menüsünde tanımlanan mevzuatlardan gelmektedir).

- Tanımlama sayfasındaki Yapılacak İşler sekmesine gelinerek bu izin/ belge hangi aksiyonların yapılmasını gerektiriyorsa bu aksiyonlar ve aksiyonların kaç gün önceden açılması ve aksiyon önceliği süreleri belirlenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir İş tanımlanır.

: Listede seçili İş bilgisi güncellenir.

: Listede seçili İş bilgisi silinir.

: Listede seçili İş bilgisi görüntülenir.

İş Tanımlama ekranına yeni bir iş eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak İş Tanımlama /Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

İş Tanımı: İş Tanımı bilgisinin girildiği alandır.

Açıklama: İş Açıklama bilgisinin girildiği alandır.

Süre(Gün): İşin Süre bilgisinin gün olarak girildiği bilgisinin verildiği alandır.

Yapacak: İşi Yapacak kişi bilgisinin sistemde tanımlı olan Personel Listesinden seçilebildiği alandır.

İlgili Doküman: İşle İlgili Doküman bilgisinin sistemde tanımlı olan Doküman Listesinden seçilebildiği alandır.

Ek Dosyalar Zorunlu Olsun Mu? : Ek Dosyalar Zorunlu Olsun Mu? bilgisinin aktif edilecekse ilgili check box işaretlenir.

Aksiyon Önceliği: Aksiyon Önceliği süresinin bilgisinin girildiği alandır.

Aksiyonlar Kaç Gün Önceden Açılsın: Aksiyonlar Kaç Gün Önceden Açılsın bilgisinin girildiği alandır.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak İş Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (Onay Gönder) butonu tıklanarak Yasal İzin ve Belge Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Onaydaki kullanıcının Bekleyen işlerinde “Onay Bekleyen Yasal İzin ve Belgeleri” olarak iş düşer.

Belge kodu tıklanarak Yasal İzin ve Belge Tanımlama onay ekranı açılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Reddet butonu ile Yasal izin ve Belge tanımlama işlemi red edilir.

:Onayla butonu ile Yasal izin ve Belge tanımlama işlemi onaylanır.

: Önceki ekrana geri dönülür.

Reddet butonu tıklanarak yasal izin ve Belge tanımlama işlemi Belge Ret penceresinde red nedeni bilgisi girilerek red edilir.

Onayla butonu tıklanarak Yasal izin ve Belge tanımlama işlemi Belge onayı penceresinde Onay Notu Bilgisi girilerek onaylanır.

Yasal İzin ve Belge onaylama işleminde sonra onaylanan Belgenin durumu Yasal İzin Ve Belge Tanımlama ekranında Aktif olarak görüntülenir. Belgenin Mevzuat maddeleri tanımlama işleminde alınması Gereken Yasal İzinler/Belgeler alanında Yasal İzin/Belge listesinde seçim işleminin yapılması sağlanılır.

1.2.2.Mevzuat Tanımlama

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi/ Mevzuat Tanımlama

Yasal izin/ belgelerle ilişkili ve aksiyonları takip edilecek olan tüm mevzuatlar tanımlanır. Mevzuat tanımlama işlemi yapıldıktan sonra Mevzuat maddeleri tanımlama işlemi yapılan ekranda Mevzuat maddeleri ile ilgili güncelleme işlemi ve revizyon işlemleri yapılır. Mevzuat maddeleri tanımlama ekranında güncelle butonu ile seçili mevzuat maddesi ilgili düzenleme/değişiklik/güncelleme işlemi yapılır. Revizyon başlatılarak mevzuat maddeleri ilgili revizyon işlemleri aksiyon modülü ile entegre olarak Madde Aksiyonlar sekmesinde Aksiyon Kalemi planlanarak yapılarak revizyonun aksiyonla tanımlanarak ilgili kişilere bildirilme işlemi yapılır. Eski Revizyonlar butonu tıklanarak revizyonun eski revizyonları görüntülenir. Bu ekranda Aksiyon Modülünde bir Aksiyon Kalemi Planlama ekranı açılır. Açılan ekranda Aksiyon Kalemi planlama işlemi yapılır. Yapılan revizyon işlemi tanımlaması için Aksiyon Modülünde Aksiyon Kalemi tipi tanımlama işleminde Yasal Mevzuat Modülü için istenirse Aksiyon Kalemi tanımlama işlemi yapılır. Yada sistemde tanımlı olan Aksiyon Kalem tiplerinden seçim yapılarak görev ataması işlemi revizyon işlemleri için yapılır. Aksiyon Kalemi Planlama işlem basamakların olan Madde Aksiyonları işlemleri Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi Modülü ile Aksiyon modülün entegre bir şekilde çalışarak yapılmaktadır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Mevzuat tanımlanır.

: Listede seçili Mevzuat bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili Mevzuat bilgisi silinir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Mevzuat maddeleri tanımlanır.

: Şablon indirilir.

: Şablon yüklenir.

Mevzuat Tanımlama ekranına yeni bir Mevzuat eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Mevzuat Tanımlama /Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Bağlı Mevzuat Kodu: Oluşturulma aşamasında olan Bağlı Mevzuat Kodu, bir Mevzuat kodu tanımının alt kırılımı olması halinde bu alan otomatik dolu gelir. Dolu olarak gelen alanda bağlı olduğu kategori kodu tanımının adı yazar. Bağlı olduğu üst kırılım silinmek istenildiğinde sağ yanda bulunan (sil) butonu veya değiştirilmek istenildiğinde sağ yanda bulunan (seç) butonu kullanılır. Bağlı olduğu bir üst kategori yok ise bu alan boş gelir.

Mevzuat Kodu: Mevzuat Tanımlama ekranında Mevzuat Kodu bilgisinin girildiği alandır.

Mevzuat Adı: Mevzuat Tanımlama ekranında Mevzuat Adı bilgisinin girildiği alandır.

Açıklama: Mevzuat Tanımlama ekranında Mevzuat Açıklama bilgisinin girildiği alandır.

Resmi Gazete Sayısı: Mevzuat Tanımlama ekranında Resmi Gazete Sayısı bilgisinin girildiği alandır.

Resmi Gazete Tarihi: Mevzuat Tanımlama ekranında Resmi Gazete Tarihi bilgisinin girildiği alandır.

Durum: Mevzuat Tanımlama ekranında Mevzuatın Aktif veya Pasif durum bilgisinin seçilebildiği alandır.

Yapılacak İşlem: Mevzuat Tanımlama ekranında Yapılacak İşlem bilgisinin girildiği alandır.

Okuma Görevi Oluşacaklar: Mevzuat Tanımlama ekranında Okuma Görevi Oluşacaklar bilgisinin sistemde tanımlı olan Kullanıcı Grubu Seçme Listesinden seçilebildiği alandır. Bu mevzuat tanımladıktan sonra sistemde tanımlı kullanıcı gruplarına okuma görevi gönderilir. Okuma görevi gönderilen kullanıcı gruplarındaki kişileri bekleyen işlerinde “Okunması Gereken Mevzuatlar” olarak iş düşer.

Mevzuat Tanımlama ekranında gerekli tüm alanlar doldurulduktan sonra ekranın sağ üst köşesindeki (kaydet) butonu tıklanarak, Mevzuat tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

1.2.2.1.Mevzuat Maddesi Tanımlama İşlemi

Mevzuat Tanımlama ekranındaki (Maddeler) butonu ile tanımlanan mevzuata ait, firmanın sorumluluğu dahilinde olan Mevzuat Maddeleri Tekli ve çoklu tanımlanır. Yeni butonuyla mevzuat maddesi tanımlanır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni Mevzuat Maddeleri tanımlanır.

: Listede seçili Mevzuat Maddeleri bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili Mevzuat Maddeleri bilgisi silinir.

: Revizyon başlatılmasını sağlar.

: Eski revizyonları görüntüler.

:Veriler Excel’ e aktarılabilir.

:Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Şablon indirilir.

: Şablon yüklenir.

Mevzuat Maddeleri ekranına yeni bir Mevzuat Maddesi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Mevzuat Maddeleri Tanımlama /Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Madde No: Mevzuat Maddeleri ekranında Madde No bilgisinin girildiği alandır.

Resmi Gazete Sayısı: Mevzuat Maddeleri ekranında Resmi Gazete Sayısı bilgisinin girildiği alandır.

Resmi Gazete Tarihi: Mevzuat Maddeleri ekranında Resmi Gazete Tarihi bilgisinin girildiği alandır.

İlgili İş yerleri: Mevzuat Maddeleri ekranında İlgili İş yerleri bilgisinin sistemde tanımlı olan İş Yeri Listesinden seçilebildiği alandır.

Alınması Gereken Yasal İzinler/ Belgeler: Mevzuat Maddeleri ekranında Alınması Gereken Yasal İzinler/ Belgeler bilgisinin sistemde tanımlı olan Yasal İzin/Belge Listesinden seçilebildiği alandır.

İlgili Dokümanlar: Mevzuat Maddeleri ekranında İlgili Dokümanlar bilgisinin sistemde tanımlı olan Doküman Seçme Listesinden seçilebildiği alandır.

İlgili Yönetim Sistemi: Mevzuat Maddeleri ekranında İlgili Yönetim Sistemi bilgisinin sistemde tanımlı olan Yönetim Sistemlerinden seçilebildiği alandır.

İlgili Yönetim Sistemi Madde No: Mevzuat Maddeleri ekranında ilgili Yönetim Sistemi Madde No bilgisinin sistemde tanımlı olan Madde No Seçme Listesinden seçilebildiği alandır.

Gözden Geçirecek Kişi: Mevzuat Maddeleri ekranında Gözden Geçirecek Kişi bilgisinin sistemde tanımlı olan Personel Seçme Listesinden seçilebildiği alandır.

Gözden Geçirme Periyot: Mevzuat Maddeleri ekranında Gözden Geçirme Periyot bilgisinin gün, ay veya yıl seçeneklerinden girildiği alandır.

Açılan ekranda ilgili iş yeri seçilir, alınması gereken yasal izin/ belgeler belirlenir. Böylece mevzuat tanımlaması gerçekleştiği anda, sistem tarafından seçilen iş yerlerinde; mevzuatta belirtilen yasal izin/belgelerin tanımlı olup olmadığı kontrol edilecektir. Eğer iş yerlerinde izinler tanımlı ise aksiyon açılmayacaktır, eğer izin tanımlı değilse otomatik olarak izinlere ait yapılacak işler ilgili iş yeri sorumlusuna aksiyon olarak atanacaktır. Gerekli tüm alanlar doldurulduktan sonra ekranın sağ üst köşesindeki (kaydet) butonu tıklanarak, Mevzuat Maddeleri tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

1.2.2.1.1.Mevzuaat Maddesi Güncelleme İşleminde Madde Aksiyonları Sekmesinde Aksiyon Kalemi Planlama

Mevzuat maddeleri tanımlama ekranında Mevzuat maddesi ile ilgili güncelleme işlemi yapılır. Eğer hatalı kayıt gibi vb. işlemler olursa veya revizyona ihtiyaç yok ise güncelleme işlemi yapılabilir. Mevzuat maddesi ilgili alanlar üzerinde değişiklik ve düzenleme yapılma işlemidir.

Mevzuat Maddeleri ilgili Güncelleme işlemi yapmak için (Güncelle) butonu tıklanarak Mevzuat Maddeleri ekranı açılır.

Açılan ekranda Liste ve Madde Aksiyonları sekmeleri olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Liste sekmesi;

Mevzuat maddelerin tanımlama işleminde genel bilgilerin yer aldığı sekmedir. Bu bilgilerle ilgili düzenleme/güncelleme/değişiklik yapılır.

Madde Aksiyonları sekmesi;

Güncelleme işlemin de şirketlerin tabii olduğu yasal mevzuat maddeleri ile ilgili yapılması gereken işlemlerin düzenleme/değişiklik/günceleme işlemleri yapıldıktan sonra bu işlemlerin aksiyon üzerinden alınması ve ilgili kişilere Aksiyon Kalemi Planlama işlemi yapılarak bilgilendirilmesi amacıyla kullanılan sekmedir. Madde numaraları ekranında aksiyon atamaları yapabilmekteki amaç madde numaralarının güncelliğinin takibinin sağlanması içindir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Madde Aksiyonu tanımlanır

: Listede seçili Madde Aksiyonu bilgisi silinir.

Örnek olarak şirketin tabi olduğu yasal mevzuat maddesinin Gözden Geçirme Periyodu alanı ilgili periyodunun 6 dan 12 ay olarak güncelleme işleminin yapılması ve bunun ilgili kişilere Madde Aksiyonları sekmesi Aksiyon Kalemi Planı tanımlanarak bu işlemin yapıldığı ve bildirilmesi işlemi yapılır.

Madde Aksiyonları sekmesinde Mevzuat Maddesi ilgili yeni bir Aksiyon Kalemi Planlamak için (Aksiyon Oluştur) butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında Mevzuat Maddesi ile ilgili güncelleme/Değişiklik/düzenleme işlemi ilgili Aksiyon planlanarak yapılan günceleme işlemi ve bu güncelleme işlemin ilgili kişilere bilgilendirilmesi Aksiyonla yapılır.

Aksiyon Bilgileri sekmesi; Aksiyonla ilgili bilgiler girildiği sekmedir.

Ek Dosyalar sekmesi;

Aksiyon Kalemi Tanımlama ekranında güncelleme işlemi yapılan Mevzuat maddesi bir ek dosya varsa eklenebilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon kalemine bağlı ek dosya eklenir.

: Listede seçili olan ek dosya görüntülenir.

: Listede seçili olan ek dosyayı silinir.

Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni Kayıt ekranında gerekli olan temel bilgiler (aksiyon kalem tipi, aksiyonun sorumlusu, işi yapacak kişi, başlangıç ve bitiş tarihi, aksiyon tanımı) bilgileri girilir ve kaydet butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Görevini Gerçekleştirme

Bekleyen işlerimde sayfasında “Aksiyon Sorumlusu”nda “Sorumluluğumda Bekleyen Aksiyonlar” ve “İşi Yapacak Kişi”de “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” olarak görev listelenir.

Aksiyon görevini gerçekleştirmek için işi yapacak kişi “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” listesini açar. İlgili aksiyon koduna tıkladıktan sonra “Gerçekleştirme”, “Güncelleme”, “Termin Değiştirme” ve “Geciktirme” işlemleri yapılabilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon gerçekleştirilir.

: Aksiyon güncellenir.

: Aksiyonun termini değiştirilir.

: Aksiyon gerçekleştirme görevi, iş yapacak kişi tarafından reddedilir.

: Aksiyonu gerçekleştirme işi başka kişiye yönlendirilir.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Aksiyonu gerçekleştirecek yani işi yapacak kişi “Aksiyon Gerçekleştir” butonuna tıkladığında gerçekleştirilmesi gereken aksiyon görüntülenir. En altta bulunan “Yapılan İş” alanına gerçekleştirilen aksiyonla ilgili bilgi girişi yapılır. “Gerçekleşme Tarihi” alanında aksiyonun yapıldığı tarih seçilir. “Ek Dosya” sekmesinden varsa kanıt dosyalar yüklenir. Kaydet butonu ile kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Gerçekleştirilen aksiyon bilgileri sisteme girilip kaydet butonuna basıldığında aksiyon gerçekleştirmiş olur. Aksiyon gerçekleştiğinde onay adımı varsa aksiyon kalemi kapatma onayına gider, onay adımı yoksa aksiyon otomatik olarak kapanır.

Güncelleme işleminin yapılan mevzuat maddesi ilgili Kapatılan Aksiyon Mevzuat Maddeleri ekranında Madde Aksiyonlar sekmesinde yer alır.

1.2.2.1.2.Mevzuat Maddesi Revizyon Başlat İşleminde Madde Aksiyonları Sekmesinde Aksiyon Kalemi Planlama

Yine şirketlerin tabii olduğu yasal mevzuat maddelerinde değişiklik olduğunda bunuda revizyon özelliği sayesinde aksiyon ile ilişki kurulup yönetilmesi amaçlanmıştır. Bu amaç doğrultusunda Revizyon Başlat butonu tıklanıldığında Madde Aksiyonları sekmesinde Yeni Bir Aksiyon Kalemi tanımlanarak Aksiyon oluşturulup revizyonda yapılanlar ve bu yapılan revizyonun ilgili kişilere bildirilmesi sağlanmış olunur.

Mevzuat Maddeleri ilgili Revizyon işlemi yapmak için (Revizyon Başlat) butonu tıklanarak Mevzuat Maddeleri ekranı açılır.

Açılan ekranda Liste ve Madde Aksiyonları sekmeleri olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Liste sekmesinde ;

Mevzuat maddelerin tanımlama işleminde genel bilgilerin yer aldığı sekmedir.

Madde Aksiyonları sekmesi;

Revizyon işlemin de şirketlerin tabii olduğu yasal mevzuat maddelerinde değişiklik olduğunda Revizyon özelliği sayesinde aksiyonla ilişki kurulup ilgili kişilere Aksiyon Kalemi Planlama işlemi yapılarak bilgilendirilmesi amacıyla kullanılan sekmedir. Mevzuat maddesinin güncelleme işleminde madde aksiyonları sekmesi kullanıldığı gibi revizyon işleminde Madde Aksiyonları sekmesi kullanılır. Ançak madde numarası revize edilmişse, geçmiş revizyon kayıtlarının görebilmemiz açısında revizyon başlatılması gerekir. Tabi olunan Mevzuat Maddelerinde yapılan revizyonu ve ilgili kişilere duyurulması gibi işlemlerde Aksiyonla ilişki kurulup yönetilmesi sağlanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Madde Aksiyonu tanımlanır

: Listede seçili Madde Aksiyonu bilgisi silinir.

Şirketin tabi olduğu yasal mevzuat maddesinin revizyon olarak Alınması Gereken Yasal İzinler/Belgeler ilgili revizyon işlemini olması ve ilgili kişilere Madde Aksiyonları sekmesi Aksiyon Kalemi Planı tanımlanarak bildirilmesi işlemi yapılması. Örnekte olarak tabi olunan mevzuat maddesinde Alınması Gereken Yasal İzinler/Belgeler sadece Çevre İzni olması ilgili revizyon işleminin yapılması ve bununla ilgili Aksiyon tanımlama işlemini yapılıp gerçekleştirmesinin yapılmasıdır.

Açılan Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında Mevzuat Maddesi ile ilgili revizyon işlemi ilgili Aksiyon planlanarak yapılan Revizyon ve bu Revizyon işlemin ilgili kişilere bilgilendirilmesi Aksiyonla yapılır. Madde Aksiyonları sekmesinde Mevzuat Maddesi ilgili yeni bir Aksiyon Kalemi Planlamak için (Aksiyon Oluştur) butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında Mevzuat Maddesi ile ilgili Revize işlemi ilgili Aksiyon planlanarak ilgili kişilere bilgilendirilmesi yapılır.

Aksiyon Bilgileri Sekmesi; Aksiyon ilgili olarak genel bilgiler girilir.

Ek Dosyalar sekmesi;

Aksiyon Kalemi Tanımlama ekranında Revizyon işlemi yapılan Mevzuat maddesi bir ek dosya varsa eklenebilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon kalemine bağlı ek dosya eklenir.

: Listede seçili olan ek dosya görüntülenir.

: Listede seçili olan ek dosyayı silinir.

Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni Kayıt ekranında gerekli olan temel bilgiler (aksiyon kalem tipi, aksiyonun sorumlusu, işi yapacak kişi, başlangıç ve bitiş tarihi, aksiyon tanımı) bilgileri girilir ve kaydet butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Görevini Gerçekleştirme

Bekleyen işlerimde sayfasında “Aksiyon Sorumlusu”nda “Sorumluluğumda Bekleyen Aksiyonlar” ve “İşi Yapacak Kişi”de “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” olarak görev listelenir.

Aksiyon görevini gerçekleştirmek için işi yapacak kişi “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” listesini açar. İlgili aksiyon koduna tıkladıktan sonra “Gerçekleştirme”, “Güncelleme”, “Termin Değiştirme” ve “Geciktirme” işlemleri yapılabilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon gerçekleştirilir.

: Aksiyon güncellenir.

: Aksiyonun termini değiştirilir.

: Aksiyon gerçekleştirme görevi, iş yapacak kişi tarafından reddedilir.

: Aksiyonu gerçekleştirme işi başka kişiye yönlendirilir.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Aksiyonu gerçekleştirecek yani işi yapacak kişi “Aksiyon Gerçekleştir” butonuna tıkladığında gerçekleştirilmesi gereken aksiyon görüntülenir. En altta bulunan “Yapılan İş” alanına gerçekleştirilen aksiyonla ilgili bilgi girişi yapılır. “Gerçekleşme Tarihi” alanında aksiyonun yapıldığı tarih seçilir. “Ek Dosya” sekmesinden varsa kanıt dosyalar yüklenir. Kaydet butonu ile kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Gerçekleştirilen aksiyon bilgileri sisteme girilip kaydet butonuna basıldığında aksiyon gerçekleştirmiş olur. Aksiyon gerçekleştiğinde onay adımı varsa aksiyon kalemi kapatma onayına gider, onay adımı yoksa aksiyon otomatik olarak kapanır.

Mevzuat Maddeleri ekranında Revizyon işleminin yapılan mevzuat maddesinin Eski Revizyonlar görüntülemek için (Eski Revizyonlar) butonu tıklanılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Eski Revizyonlar görüntülenir.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

:Önceki ekrana geri dönülür.

(Görüntüle) butonu tıklanarak Mevzuat Maddesinin Eski Revizyonu görüntülenir.

Liste sekmesi görüntülenir.

Madde Aksiyonları sekmesi alınan aksiyon görüntülenir

Yasal Mevzuata Uyum Gereklilikleri Takibi Modülü ile Aksiyon Modülü Mevzuat Maddeleri ekranlarında Güncelleme ve Revizyon Başlat işlemlerinde Madde Aksiyonlar sekmesinde Aksiyon Kalemi Tanımlanarak Aksiyon oluşturulması ile iki modülün entegre bir şekilde çalıştığını görülmüştür.