2. Kurum Dışı Yazı Oluşturma
Kullanıcıların Kurum Dışı Yazışma oluşturması için, kişinin EBYSmenüsünde Kurum Dışı Yazışma >
Yazı Oluştur menüsüne tıklaması gerekmektedir. Ekranda gösterilen forma veri girişi yapılması için Konu,
Dağıtım, Güvenlik vb. bir alana tıklanarak veri girişi paneli açılır.
Açılan pencerede Konu sekmesi altında, oluşturulacak belgeye ait Konu ve Standart Dosya Planı bilgileri girilmektedir.
Belgeye yazılması istenen konu bilgisi ve barındırılacağı Standart Dosya Planı (SDP), Konu sekmesinde işaretlenen bölgedeki bilgilerin doldurulması aracılığıyla yazılır.
Güvenlik sekmesinde, belgenin gizlilik ve öncelik derecesi belirlenmektedir.
Belgeye İlgi eklemek için, İlgiler başlığı altındaki İlgi Ekle (1 numaralı alan) butonuna tıklanır. Açılan pencerede ilgi seçmek için Sistemde Kayıtlı İlgi Seç butonuna basılarak sistemde kayıtlı olan belgeler sağda yeni bir pencerede gösterilecektir.
Seçilen tarih aralığına göre İlgi olarak seçilebilecek belgeler, tablo (grid) üzerinde listelenir. Arama (Search) bölgesinde belgeler içinde arama yapılarak filtreleme işlemi gerçekleştirilebilmektedir. Listelenen yazılar arasından eklenmek istenen yazıya tıklanarak seçim yapılır.
Belgenin seçimi sonrasında, İlgi Tanımlama panelinde belge üstünde ilgi gösterilecek yazı oluşturulmaktadır. Paneldeki Tamam (OK) butonuna tıklanarak ilgi yazıya eklenir. İlgi olarak belirtilecek yazı sistemde tanımlı değil ise, “İlgili belge sistemde kayıtlı” seçeneğinin tiki kaldırılarak elle belge bilgisi girişi de sağlanabilir.
Belge üzerinde ek eklenmesi için, Ekler sekmesinde “Ek Oluştur” butonuna tıklanır.
Tür alanından eklenecek belge türü seçilir. Alanda listelenecek seçenekler “Elektronik Belge”, “Fiziksel Nesne” ve “Harici Referans” tır. Tür Elektronik Belge seçildiğinde, eklenecek dosya bilgisayardan seçilecek ise “Bilgisayarımdan Ekle” butonuna, Doküman Yönetiminden eklenecek ise “Doküman Yönetiminden Ekle” butona tıklanır. Ekleme işlemini tamamlamak için penceredeki Tamam (OK) numaralı butona basılması gereklidir.
Dağıtım eklemek için, Dağıtımlar sekmesi içindeki Gönderilecek Yer Ekle butonuna tıklanır.
Açılan pencerede Kurum şeklinde dağıtım eklenmesi isteniyorsa 1 numaralı alanda Kurum seçeneği işaretlenir. Dağıtım yapılacak yer Kurum alanından (2 numaralı alan) seçilir, seçilen birimin muhatap birim olması isteniyorsa “Belgede Görüntülenecek Muhatap Bu Kayıt Olsun” seçeneği işaretlenmelidir. Dağıtımın yapılacağı kurum sistemde kayıtlı değil ise, kurum alanının yanında bulunan kırmızı artı işaretine (3 numaralı alan) fara işaretçisi ile basılarak açılacak panelden eklenebilir. Kurum bilgileri 4 numaralı alana yazılmasının ardından, bu kuruma yapılacak gönderim türü “Gönderim*” alanından (4 numaralı alan) seçilmelidir.Gereği veya Bilgi olarak mı gerçekleşeceği “Dağıtım Türü” (5 numaralı alan) alanından seçilir.
Dağıtım tanımlama penceresinde Şahısşeklinde dağıtım eklenmesi isteniyorsa işaretli alanda Şahıs seçeneği işaretlenir. Dağıtımın yapılacağı kişinin bilgileri, form üzerinde doldurulduktan sonra Gönderim* alanında gönderim türü de seçilmelidir. Kişinin muhatap olması isteniyorsa “Belgede Görüntülenecek Muhatap Bu Kayıt Olsun” seçeneği işaretlenmelidir. Seçilen kişiye yapılacak dağıtımın, Gereği veya Bilgi olarak mı gerçekleşeceği “Dağıtım Türü” alanından seçilir.
Dağıtım tanımlama penceresinde Tüzel Şahısşeklinde dağıtım eklenmesi isteniyorsa işaretli alanda Tüzel Şahısseçeneği işaretlenir. Dağıtımın yapılacak tüzel şahsın bilgileri, form üzerinde doldurulduktan sonra Gönderim*alanında gönderim türü de seçilmelidir.
Seçilmek istenen tüzel şahıs listede bulunmuyorsa, formdaki Kırmızı artı işaretine tıklanarak yeni bir kayıt eklenebilir. Açılan pencerede eklenecek tüzel şahıssa ait bilgilerinin girilmesinin ardından Tamam (OK) butonuna basılarak yeni kayıt eklenmiş olur.
Yazının gövdesini eklemek için; Gövde sekmesinde işaretli alana tıklanarak yazı yazılır.
Onaylayacak kişileri eklemek için; Onaylayacaklar sekmesi altındaki Belgeyi Onaylayacak Kişiler tablosundaki Ekle (Add) butonuna tıklanır.
Açılan pencerede; 1 numara ile işaretlenmiş alanda imza türü seçilmelidir. 2 numaralı alandan imzalayan kişi seçildikten sonra penceredeki Tamam (OK) butona tıklanır
İmza Türü alanında “Adına” seçeneği seçildiyse pencerede “Adına İşlem Yapılan” ve “Adına İşlem Yapan” bilgilerinin girilmesi gereklidir.
Belgenin ayrıntılı bilgisi için başvurulacak kişi belgeyi oluşturandan farklı ise, Bilgiler sekmesindeki Ayrıntılı Bilgi Kişisi Ekle butonuna tıklanıp açılan pencerede kişi seçilebilmektedir.
Seçim yapıldıktan sonra penceredeki Tamam (OK) butonuna tıklanır.
Oluşturulan yazıyı ön izlemek için Belge Önizle (1 numaralı alan) butonuna, daha önceden kaydedilmiş bir şablon seçip onun üzerinde değişiklik yaparak belgeyi hazırlamak için Şablon Seç (2 numaralı alan) butona tıklanır. Hazırlanan belge eğer şablon olarak kaydedilmek isteniyorsa Şablon Olarak Kaydet (3 numaralı alan) butonuna tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Belgenin hazırlanmasından sonra işaretli alanlardan birine tıklanarak yapılmak istenilen işlem seçilir. Yazıyı E-imzaya göndermek için E-imzaya Gönder butonuna, ıslak imza için gönderilmesi isteniyorsa Islak İmzaya Gönder butonuna tıklanır.
Giden bir yazışmanın takibi yapılması isteniyorsa, kullanıcılar Kurum Dışı Yazışmamenüsünde Giden Yazışmalarım altındaki raporlardan takibini yapabilmektedir. Kullanıcının yaptığı işleme göre ilgili rapora tıklanarak, belge hakkında detay rapor incelenebilir. Aynı şekilde Gelen Yazışmalarım menüsünden de Gereği olarak, Bilgi olarak vb. gelen evrak için de takip yapılabilir.
Yazıyı oluşturan kullanıcının e-İmzaya Gönderbutonu ile gönderdiği bir yazıda, imzacı olarak seçilen kişi, yazıyı imzalamak için e-imzala butonuna tıklanır ve elektronik imza atılma işlemi başlar. İade edilmesi isteniyorsa İade Et butonuna tıklanır.