BEAM Malzeme Talebi ve Transferinde Rezervasyon Kullanımı

1. Giriş

1.1. Amaç

Birçok şirketin en önemli maliyetlerinin başında malzeme maliyetleri yer almaktadır ve malzeme maliyetleri kontrol etmek birçok işletme için kolay olmamaktadır. BEAM uygulaması içerisinde bulunan malzeme modülü ile dağınık yapıda ve süreçlerde olan kontrol edebilir ve takip edebilirsiniz. Bu kapsamda Malzeme Rezervasyonu fonksiyonu sayesinde bir şekilde yönetilmesine olanak sağlar.

1.2. Kapsam

İşletmelerin ihtiyaç duyulan malzemeler kullanımı sırasında gerek kritik stoklar gerekse de öncelikli işler için stok bulunan malzemelerin rezerve ederek bu türdeki işler kullanılması önem arz etmektedir. Hem web hem de mobil uygulama ile malzeme talep ve transfer süreçlerinde rezervasyon kurallarına göre malzeme hareketleri oluşturmayı hedeflemektedir.

2. Modül Kullanımı:

2.1. Tanımlamalar:

2.1.1. Sistem Tanımlamaları:

Beam ana menü içerisinde bulunan “Sistem” sekmesi tıklanır. Sonrasında “Şirketler” sayfası seçilir ardından şirket üzerinde parametreler sekmesinde “(BC429) - Malzeme Talebi ve Transferinde Rezervasyon Sistemi Kullanılsın” parametresi işaretlenir. Bu parametresinin aktif olduğu durumlarda çıkış ve transfer işlemlerinin malzeme hareketleri üzerinden değil sadece Malzeme Talebi ve Transferi modülü üzerinden sürdürülmelidir. Aksi halde Malzeme Talebi ve Transferi süreçleri içerisinde onay akışlarında rezerve edilen malzeme miktarı ile ilgili sorunlar yaşanabilir.

2.2. Rezervasyon Sisteminin Kullanımı ve Kontrolleri:

2.2.1. Web uygulama üzerinden kullanımı

BEAM ana menü içerisinde bulunan “Malzeme Yönetimi→Malzeme Talebi ve Transferi” sekmesi tıklanır. Ardından açılan Malzeme Talebi ve Transferi sayfasından Ekle denilerek yapılmak istenilen “Çıkış veya Transfer” hareket türlerinden biri seçilerek Malzeme Hareket sayfasına erişim sağlanılır. **Malzeme Talebi ve Transferi sayfasında rezervasyon işlemleri Çıkış Ve Transfer Türleri Üzerinden Yapılabilmektedir.

Açılan çıkış veya transfer hareketi sayfasından talep edilecek malzemeleri seçmek için “Malzemeler” sekmesinden seçilir ve Malzeme Ekle/Çoklu Seçim veya Excel’den Aktar kullanılarak istenilen malzemelerin eklenilmesi sağlanır.

Malzeme eklenildiğin veya çoklu seçimden malzeme eklenildiğinde malzemenin hangi ambarda kaç adet rezerve edildiğini “Rezerve Edilen Malzeme Miktarı “ alanında görüntülenebilir. Rezerve edilen malzeme miktarı alanı onayda bekleyen malzeme miktarını göstermektedir.

Malzeme ekleme sırasında (Ekle – Çoklu Seçim – Excel’den Aktar) talep miktarı sistem üzerinde rezerve edilebilecek miktarı aşar ise sistem ”XX Malzemesine, YY Ambarında Rezervasyon Yapılabilecek Maksimum Miktar: ….” şeklinde bir uyarı ile kullanıcıları bilgilendirmekte ve bu neden ile sistem belirtilen miktardan daha fazla malzeme eklemeye izin vermemektedir.

Malzemeler eklenmesi sonrasında kaydet ile ilgili malzemeler kaydedilmeye başlanıldığın da Rezervasyon talebi başlatılmış olup süreç içerisindeki ilgililerin onayına gönderim sağlanır.

Malzemeler eklenip rezervasyon talebi kaydedilirken malzemelerin ilgili ambarlarında rezervasyon miktarlarında anlık değişiklik olur ise uyarı verilecek kayıt işlemi yapılmayacaktır. Bu durumda malzemeler sekmesinde ilgili malzemelerin silinip istenilen malzemelerin tekrar eklenmesi gerekmektedir. Bu durumda ilgili kayıt yapan kullanıcının karşına aşağıdaki gibi çıkarılan uyarı ile durum hakkında bilgilendirme yapılmaktadır. ”Kayıt Oluşturulurken Rezerve Edilen Malzeme Miktarlarında Değişiklik Oldu. Rezervasyon İçin Yeterli Miktarda Malzeme (ler) Bulunmamaktadır. Lütfen Malzemeler Sekmesindeki İlgili Kayıtları Tekrar Giriniz. … Malzemesine, … Ambarında Rezervasyon Yapılabilecek Maksimum Miktar: …”

2.2.2. Beam Mobil Uygulaması Üzerinde Kullanımı

Mobil uygulama üzerinde menü ağacı içerisinden veya ana menü içerisinde bulunan Malzeme Talebi ve Transferi modülü seçilerek ilgili modüle giriş sağlanır.

Malzeme Talebi ve Transferi modülünde ekle denilerek “Çıkış veya Transfer” hareket türlerinden biri seçilerek Malzeme Hareket sayfasına erişim sağlanılır. **Malzeme Talebi ve Transferi sayfasında rezervasyon işlemleri Çıkış Ve Transfer Türleri Üzerinden Yapılabilmektedir

Açılan çıkış veya transfer hareketi sayfasından talep edilecek malzemeleri seçmek için “Malzemeler” sekmesinden seçilir ve Malzeme Ekle kullanılarak istenilen malzemelerin eklenilmesi sağlanır.

Malzeme seçilip ardından ambar seçimi yapıldığında malzemenin hangi ambarda kaç adet rezerve edildiğini “Rezerve Edilen Malzeme Miktarı “ alanında görüntülenebilir. Rezerve edilen malzeme miktarı alanı onayda bekleyen malzeme miktarını göstermektedir.

Malzeme ekleme sırasında talep miktarı sistem üzerinde rezerve edilebilecek miktarı aşar ise sistem ”XX Malzemesine, YY Ambarında Rezervasyon Yapılabilecek Maksimum Miktar: ….” şeklinde bir uyarı ile kullanıcıları bilgilendirmekte ve bu nedenle ile sistem belirtilen miktardan daha fazla malzeme eklemeye izin vermemektedir.

Malzemeler eklenmesi sonrasında kaydet ile ilgili malzemeler kaydedilmeye başlanıldığın da Rezervasyon talebi başlatılmış olup süreç içerisindeki ilgililerin onayına gönderilmiş sağlanır.

Malzemeler eklenip rezervasyon talebi kaydedilirken malzemelerin ilgili ambarlarında rezervasyon miktarlarında anlık değişiklik olur ise uyarı verilecek kayıt işlemi yapılmayacaktır. Bu durumda malzemeler sekmesinde ilgili malzemelerin silinip istenilen malzemelerin tekrar eklenmesi gerekmektedir. Bu durumda ilgili kayıt yapan kullanıcının karşına aşağıdaki gibi çıkarılan uyarı ile durum hakkında bilgilendirme yapılmaktadır.

”. … Malzemesine, … Ambarında Rezervasyon Yapılabilecek Maksimum Miktar: …”