Unvanlar

Unvan, organizasyon içerisindeki kişilerin, pozisyonlarından kaynaklı sahip oldukları görev tanımıdır.

İş akışlarında veya yetkilendirme işlemlerinde kullanıcıların unvan bilgilerine göre işlem yapılması gerekebilir. Örneğin; bir iş akışında, sürecin belirli bir evresinde “Genel Müdür” unvanlı kişi ya da kişilerin onayına başvurulması gerekebilir. Bu durumda ilgili akış adımında unvan ataması yapılarak “Genel Müdür” unvanlı kişilere onay düşürülmesi sağlanabilir. Bu yapıda unvan ataması yapmak yerine “Genel Müdür” unvanlı kişi ataması yapılmış olsaydı, ilgili kişinin unvanı değiştiğinde süreçte revizyon yapmak gerekecekti. Veya süreçteki herhangi bir kişinin unvan bilgisine göre akışın farklı senaryolar ile ilerlemesi sağlanabilir.

Süreçlere, raporlara ve diğer menü elemanlarına erişimde unvan bazlı yetkilendirmeler yapılarak, arayüz elemanlarının unvana göre görünüp, gizlenmesi sağlanabilir.

Mevcut unvanların listesine ve bu unvan tanımlarına ait detay bilgilere, “Unvanlar” başlığı altından erişilebilir.

Sisteme yeni bir unvan kaydı ekleme, mevcut unvan bilgilerini görüntüleme veya unvan bilgilerinde değişiklik yapma işlemleri de yine bu başlık altından yürütülmektedir.

Unvanlar başlığına tıklandığında yan panelde, sistemde tanımlı tüm unvanlar listelenir.

Bu unvan listesi yapısının kolonları sıralanabilir, kayıtlar içerisinde filtreleme yapılabilir, mevcut kaydın detaylarına girilebilir, yeni unvan eklenebilir veya mevcut bir kayıt değiştirilebilir.

Yeni Unvan Eklenmesi

Unvanların listelendiği ekranda, sol üst köşede “Yeni” isimli bir buton bulunmaktadır. Bu buton kullanılarak sisteme yeni bir unvan tanımlanabilir.

“Yeni” butonuna tıklandığında ekrana, yeni tanımlanacak unvanın bilgilerinin girilmesi için boş bir unvan bilgileri ekranı açılacaktır.

Unvan bilgileri ekranında yer alan alanlar ve bu alanların açıklamaları aşağıdaki gibidir;

Özellik	Açıklama
Kod	Unvanın id bilgisi
Açıklama	Unvanın tanımı, açıklaması
Durum	Unvanın aktif olma durumunu belirtir. Aldığı değerler; Aktif : Unvan aktiftir Pasif : Unvan pasiftir
Aktarım Durumu	Unvanın sisteme harici HR uygulamalarından aktarılma durumunu belirtir. Aldığı değerler; Aktif : Unvan sisteme HR uygulaması ile aktarılıyor demektir Pasif : Unvan sisteme HR uygulaması ile aktarılmıyor, manuel yönetiliyor demektir
Tip	Unvanın sistemdeki tip bilgisidir. Aldığı değerler; Normal : Normal tipte (Özel olmayan) unvanlar için kullanılır Özel : Özel tipte kullanıcıların unvanları olup bazı özel işlemleri gerçekleştirmek (daha çok otomatik gerçekleşen işler) için kullanılan unvan tipidir
	Eğer organizasyonda çoklu şirket yapısı mevcutsa, sistemde tanımlı tüm şirketler bu alanda listelenir, unvanın dahil olduğu şirket bilgisi buradan seçilir
	Eğer, unvanlar için tanımlı “Unvan Özellikleri” mevcutsa, unvan özellikleri burada listelenir ve eklenecek unvanın özellik verileri bu alanda girilir

Yeni unvanın, unvan bilgileri ekranında bulunan değerleri girilir ve ardından ekranın üstünde bulunan “Kaydet” butonuna basılır. Böylece sisteme yeni bir unvan eklenmiş olur.

Yeni unvan bilgileri girilip, “Kaydet” butonuna basıldıktan sonra, yeni eklenen unvan, mevcut unvan listesine eklenmiş olur.

Unvan Bilgilerinin Görüntülenmesi

Unvan listesinde bulunan bir kayda tıklandığında, ilgili kaydın, unvan bilgilerinin bulunduğu bir ekran açılacaktır.

Sistemde tanımlı bir unvanın detay bilgilerine bu şekilde erişilebilir.

Unvan Bilgilerinin Düzenlenmesi

Unvanlar listesinden, bilgileri düzenlenmek istenen unvan kaydının satırına tıklandığında, ilgili unvan bilgilerinin bulunduğu ekran açılacaktır.

Unvan bilgileri ekranında herhangi bir değişiklik yapıldıktan sonra, ekranın üst tarafında bulunan “Kaydet” butonuna basılarak, bilgilerin güncellenmesi sağlanır.

Mevcut kayıt;

Unvanın durumu değiştiriliyor ve değişiklikler kaydediliyor;

Böylece unvanın durumu pasife alınmış olur.

En İyi Uygulama

DOĞRU KULLANIM

• Ünvan tanımlarına ait sistemdeki unvan id bilgileri benzersiz olmalıdır

YANLIŞ KULLANIM

• Sistemde bulunan aktif bir unvan artık kullanılmayacaksa, ilgili unvan kaydı sistemden silinmemelidir. Unvanın durumu aktiften pasife alınmalıdır