Aksiyon Yönetimi ve YGG

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Aksiyon Yönetimi ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Modülü(v.5.26) Kullanıcı Yardım Dokümanı

Modül Versiyonu: 5.26

1.GİRİŞ:

“QDMS Aksiyon Yönetimi ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Modülü”, yönetim sistemleri içinde yer alan bütün aksiyon faaliyetlerinin belli kurallar dahilinde QDMS sisteminde takip edilmesini ve bütün modüllerde geciken ve planlanan işlerin takip edilmesini sağlayan modüldür.

2.AMAÇ:

Bu yardım kılavuzunun amacı; QDMS “Aksiyon Yönetimi” Modülünün çalışma sürecini anlatmaktır. Aksiyon faaliyetlerinin, sistem üzerinden tek çatı altında toplanarak, belli bir standartta ilerlemesi amacıyla Aksiyon Yönetimi Modülü kullanılır.

3.SORUMLULUKLAR:

Aksiyon Açma Yetkisine Sahip Personeller, Aksiyon Ekip Lideri, Aksiyon Ekip Üyeleri, Aksiyon Sorumlusu, Aksiyon İşi Yapacak, Aksiyon Kapatma Onaylayıcısı, Aksiyon Açılış Onaylayıcısı.

4.KISALTMALAR:

QDMS: Kalite Dokümanları Yönetim Sistemi “ Quality Document Management System

5.AKIŞ:

6.Aksiyon Yönetimi Modülü

Yapılması gereken bir iş ile ilgili termin tarihi, işi yapacak kişi, görev bilgisi tanımlamasının yapılarak görev atamasının gerçekleştirildiği ve takibinin yapıldığı modüldür. Aksiyon Yönetimi Modülü ile “Toplantı, Proje Planları, Görevler, Çevre Planları, Kalite Planları, Risk Aksiyonları” gibi pek çok konuda aksiyonlar planlanabilir. Bir toplantıdan sonra alınan kararları maddeleyerek, kimlere hangi görevler düşüyorsa bunlar aksiyon olarak planlanabilir ve takipleri detaylı olarak sağlanabilir. Aksiyon planı yapıldıktan sonra aksiyonla ilgili istenildiği kadar iş planı yapılabilmektedir. Tanımlanan iş planları aksiyon olarak kişilerin maillerine düşmekte yine bu maillerdeki linki tıklayarak kullanıcılar direkt işi tamamlayacakları yere yönlendirilmektedirler. Aksiyonların iş planları yapılırken bütçe planları da yapılabilmekte ve etkinlik yüzdeleri tanımlanabilmektedir. Projenin iş planları bazında fiili tamamlanma yüzdesi sistem tarafından otomatik olarak hesaplanmaktadır. Ana aksiyonlar ve bu aksiyonların iş planları bazında, raporlar elde edilebilmektedir.

Aksiyon Yönetimi modülünün firmaya uyarlanması “Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon Yönetimi” menülerinde altında gerçekleştirilmektedir. “Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi” menüleri altında kullanıcılar tarafından aksiyon planlama/ görev atama/ işlem gerçekleştirme işlemleri yapılmaktadır.

6.1.Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon

Aksiyon Yönetimi modülünün altyapısının oluşturularak tanımlamaların yapıldığı modül altyapısı tasarımının yapıldığı kısımdır. Entegre Yönetim Sistemi menüsünden girişlerde yapılan bu tanımlamalara göre veriler karşımıza çıkmaktadır.

6.1.1.Aksiyon Kaynağı Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon Kaynağı Tanımlama

Aksiyon Kaynağı tanımlama işleminin yapıldığı menüdür.Aksiyon kaynağı, aksiyon planının oluşmasını sağlayan temel nedenlerdir. Bir projeden, riskten, denetimden, iş kazasından, toplantılardan vb. ihtiyaçlardan kaynaklanabilecek aksiyon planlarının oluşturulması için tanımlanır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir aksiyon kaynağı tanımlanır.

: Listede seçili olan aksiyon kaynağı bilgisi üzerinde düzenleme/değişiklik/güncelleme işlemi yapılır.

: Listede seçili olan aksiyon kaynağı kopyalanır.

: Listede seçili olan aksiyon kaynağı bilgisi silinir.

: Veriler Excel’ e aktarılır.( Aksiyon Kaynağı Tanımlama ekranında liste sekmesinde bulunan Aksiyon Kaynağı listesinin Excel formatında raporu alınır.)

Aksiyon Kaynağı tanımlama ekranında ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Aksiyon Kaynağı Tanımlama/ Yeni Kayıt** ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır;

Ana Aksiyon Kaynağı: Aksiyon Kaynağı Tanımlama- Yeni Kayıt ekranında sistemde tanımlı olan bir aksiyon kaynağının altına o kaynağa bağlı olan yeni bir aksiyon kaynağı tanımlanmak isteniyorsa (Seç) butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Aksiyon Kaynağı listesinde “Ana Aksiyon Kaynağı” seçildiği alandır. Örneğin; 01-İSG (ana aksiyon), 01.01-İş Kazaları (bağlı aksiyon), 01.02, İsg Risk Değerlendirme (bağlı aksiyon), gibi.

Aksiyon Kaynağı Kodu: Aksiyon Kaynağı Tanımlama- Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kaynak kodu bilgisinin tanımlandığı zorunlu alandır. Daha önce tanımlamış alanlarla aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır. Örneğin; 001, AKS.01 gibi.

Aksiyon Kaynağı ağaç kırılım formatının ayarlanması için;

Sistem Altyapı Tanımları/Aksiyon/Aksiyon Parametreleri menüsü tıklanılır. Açılan Parametreler ekranında listelenen Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinde 29 numaralı “Aksiyon kaynağı ağaç kırılım formatı” parametresi parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Aksiyon parametrelerinde 29 numaralı “Aksiyon kaynağı ağaç kırılım formatı” parametresi seçildikten sonra butonu tıklanılır.

Açılan parametreler ekranında parametre değerine ağaç kırılım formatının bilgisi yazılır.

Parametre değerine ağaç kırılım formatı bilgisi yazıldıktan sonra ekranın sol üstte köşede yer alan butonu tıklanarak parametre kayıt güncelleme işlemi yapılır. Aksiyon Kaynağı Tanımlama işleminde parametre yapılan sistemsel ayarlama göre ağaç kırılım formatına göre sistem otomatik kod ataması yapar. Aksiyon Kaynağı kod alanı müdahele edilmesine sistem izin vermez.Örn: AKS.001, AKS.002, AKS.003.

Aksiyon Kaynağı Tanımlama: Aksiyon Kaynağı Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kaynağının tanım bilgisinin girildiği alandır. Örneğin; İSG, Çevre, Toplantı, gibi.

Durumu: Aksiyon Kaynağı Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Aksiyon kaynağının planlama ekranında görüntülenip görüntülenmeyeceği durum bilgisi alanından seçilen “Aktif/ Pasif” seçeneklerine göre belirlendiği alandır.

Aksiyon Kalem Tipi: Aksiyon Kaynağı Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Aksiyon kaynağının varsa ilişkili olduğu aksiyon kalem tipinin sistemde seçilebildiği alandır. Belli bir aksiyon kaynağına aynı tip görev atamak için kullanılır. Örneğin; “Risk Değerlendirme” aksiyon kaynağı için hep aynı görev olan “Risk Azaltma” görevi açılıyorsa, sistemde seçilerek ilişki kurulabilir.

İlişkili Modül:Aksiyon Kaynağı Tanımlama-Yeni kayıt ekranında sistemde tanımlı Modülerde tanımlı olan bu Aksiyon kaynağın görüntülenip, görüntülenmemesinin sınırlandırılmasının yapıldı alandır. Aksiyon kaynağı seçim sayfasında da listenin bu alanda yapılan ayarlamaya göre gelmesi sağlanır.Aksiyon kalemi oluşturulan Modüllerde aksiyon kaynağı listesi İlgili Modül ile ilişkili olan kaynaklar sadece görüntülenir ve Modülle ilişkisi olmayan kaynakların görüntülenmemesi bu alan sağlanır.

Seçim Engellensin mi?:Aksiyon Kaynağı Tanımlama- Yeni Kayıt ekranında Seçim engellensin mi? alanı ile ilgili check box işaretlendiğin Aksiyon Planlama-Yeni Kayıt ekranında bu aksiyon kaynağı seçildiğinde sistem bu aksiyon kaynağının seçilemez olduğuna dair uyarı mesajı verir. Genelde ana başlıklarda altında alt kırılım oluşturulan Aksiyon Kaynakları tanımlarında ana başlıklar ilgili “Seçim Engellensin mi?” ile ilgili check box işaretlenir. Örn:01-İSG (ana aksiyon), 01.01-İş Kazaları (bağlı aksiyon), 01.02, İsg Risk Değerlendirme (bağlı aksiyon), gibi.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşede yer alan butonuna tıklanarak Aksiyon Kaynağı tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. Aksiyon kaynağı ağaç şeklindedir ve istenildiği kadar alt kırılım yapılabilir.

“Sadece Aktif Olan Kayıtları Listele” check box’ı seçilirse, sadece statüsü Aktif olan aksiyon kaynakları listesi görüntülenir. Eğer pasif olarak ayarlanan aksiyon kaynaklarının da ekranda görüntülenmesi isteniyorsa “Sadece Aktif Olan Kayıtları Listele” check box’ın işaret kaldırılır.

Tanımlanan bir aksiyon kaynağı için sadece o kaynakta gözükecek ekstra alanlar tanımlanabilir. Bu alan tanımlama işlemi yapılması için öncelikle Aksiyon parametleri ekranında 30 numaralı “Aksiyon kaynağı bazında parametrik alan kullanılacak mı? (E/H)” parametresinin parametre numarası Filtre sekmesinde parametre no alanına parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Aksiyon parametrelerinde 30 numaralı “Aksiyon kaynağı bazında parametrik alan kullanılacak mı? (E/H)” parametresi seçildikten sonra butonu tıklanılır.

Açılan parametreler ekranın parametre değeri “Evet” seçilerek ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanarak parametreyi aktif etme işlemi yapılır.

Parametre aktif edilme işleminde sonra Aksiyon Kaynağı Tanımlama ekranında 5. buton olan butonu görüntülenir.

Bu buton kullanılarak tanımlanan bir aksiyon kaynağı için sadece o kaynakta gözükecek ekstra alanlar tanımlanabilir.

Örneğin; “Toplantı” aksiyon kaynağı için “Aciliyet Durumu” (Çok Acil/ Acil/ Normal) diye seçimli bir alan tanımlanmak istenebilir. Bu seçim alanının, Toplantı kaynağında kullanıcının karşısına çıkması, diğer aksiyon kaynaklarında gözükmemesi isteniyorsa aksiyon kaynağına bağlı parametrik alan tanımlamak gerekir. Bunun için; butonuna tıklanarak parametrik alan tanımlama menüsü açılır. Aksiyon Planlama Modülünde Planlama veya Kalemler bazında parametrik alan tanımlanabilir. Liste tipli parametrik alanın LALAN1 alan kısımda tanım kısımı yazılır.

butonu tıklanarak liste elemanları tanımlama işlemi yapılacak ekran açılır.Açılan Liste elemanları ekranında butonu tıklanarak liste elemanların tanımlama işlemi yapılır.

1.liste elemanın ID ve Değer alanların bilgisi yazılır.

Ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak 1.liste elemanı kayıt işlemi yapılır.

2.liste elemanın ID ve Değer alanların bilgisi yazılır.

Ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak 2.liste elemanı kayıt işlemi yapılır.

3.liste elemanın ID ve Değer alanların bilgisi yazılır.

Ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak 3.liste elemanı kayıt işlemi yapılır.

Alan Tanımlama ekranında Liste tipli parametrik alanın liste elemanların tanımlama işleminde ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak liste tipli parametrik alan tanımlama işlemi yapılır.Tanımlanan alanın görüntülenmesi için Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında seçilen Aksiyon Kaynağının Aksiyon Kaynağı listesinde seçilmesi ve o kaynağa bağlı olarak tanımlanan liste tipli parametrik alanın görüntülenmesi sağlanır.

Planlama ekranında alan tanımlamak için alanın adı yazıldığı gibi zorunluluk durumu, sıra numarası gibi bilgileride belirlenir. Metin, liste, sayı, tarih, personel ve miktar bazında alan tanımlamalar yapılabilir.

Kalemler bazında alan tanımlarken alanın adı, açılışta gösterilme durumu, gerçekleştirme/gecikmede gösterilme durumu, gerçekleştirme/ gecikmede değiştirilme durumu, görüntülemede gösterilme durumu, onaylamada değiştirilebilme durumu, açılış onayında gösterilme durumu, kapanış onayında gösterilme durumu, gridde gösterilme durumu ve sıra numarası belirlenip kaydedilir. Eğer “onaylamada değiştirilsin mi” check box ‘ı işaretlenirse aksiyon kalemi açma/ kapatma onaylarında onaycılar tarafından değiştirilebilir. Metin, liste, sayı, tarih, personel ve miktar bazında alan tanımlamalar yapılabilir.

Aksiyon Kaynağı Tanımlama ekranında butonuna tıklanarak listede seçili aksiyon kaynağı kopyalanır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Mevcut Aksiyon Kaynağı: Aksiyon Kaynağı Kopyalama ekranında kopyalanan aksiyon kaynak kodu bilgisinin sistem tarafından verildiği alandır, değiştirilemez.

Mevcut Aksiyon Kaynağı adı: Aksiyon Kaynağı Kopyalama ekranında kopyalanan aksiyon kaynak adının sistem tarafından verildiği alandır, değiştirilemez.

Yeni Aksiyon Kaynağı Kodu: Aksiyon Kaynağı Kopyalama ekranında kopyalanan aksiyon kaynağının yeni aksiyon kaynak kodu bilgisinin girildiği alandır.

Yeni Aksiyon Kaynağın Adı: Aksiyon Kaynağı Kopyalama ekranında kopyalanan aksiyon kaynağının yeni aksiyon kaynak adı bilgisinin girildiği alandır.

Ağaç Kırılım Formatı: Aksiyon Kaynağı Kopyalama ekranında yeni aksiyon kaynağı kod yapısının nasıl olacağının tanımlandığı ağaç kırılım formatı bilgisinin girildiği alandır.

Parametrik Alanlarda Kopyalansın: Aksiyon Kaynağı Kopyalama ekranında aksiyon kaynağı kopyalama işleminde kopyalanan aksiyona bağlı parametrik alanlar varsa, bu alanların yeni kaynak üzerinde görüntülenip görüntülenmeyeceği bilgisi girilir. Eğer aksiyon kaynağına bağlı parametrik alanların taşınması isteniyorsa ilgili check box ‘ı işaretlenir.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonuna tıklanarak kopyalama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

6.1.2.Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama

Aksiyon Kalem Tipi tanımlama işleminin yapıldığı menüdür. Sistemde açılan aksiyon neticesinde atanacak görevlerin tipleri belirlenir. Görevleri sınıflandırmaya yarar. Örneğin; Risk değerlendirme, iyileştirme, eğitim, satın alma, yasal mevzuat takibi, ölçüm, raporlama, geliştirme, arge, dokümantasyon gibi çeşitli aksiyon kalem tipleri tanımlanabilir. İstenildiği kadar kalem tipi tanımlanabilmektedir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Aksiyon Tipi tanımlanır.

: Listede seçili olan aksiyon Tipi bilgisi üzerinde düzenleme/değişiklik/güncelleme işlemi yapılır.

: Listede seçili olan Aksiyon Tipi bilgisi silinir.

: Veriler Excel’ e aktarılır.( Aksiyon Tipi Tanımlama ekranında liste sekmesinde bulunan Aksiyon Tipi listesinin Excel formatında raporu alınır.)

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Tipi Tanımlama ekranına yeni bir Aksiyon Tipi eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonuna tıklanarak Aksiyon Tipi Tanımlama / Yeni Kayıt ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır;

Aksiyon Kalem Tipi Kodu : Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kalem Tipi kodu bilgisi tanımlandığı zorunlu alandır. Daha önce tanımlamış alanlarla aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır. Ör. ‘001’ , ‘RK’

Aksiyon Kalem Tipi Adı: Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kalem Tipi tanım bilgisinin tanımlandığı zorunlu alandır

Durumu: Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında Durum bilgisinin “Aktif” ve “Pasif” seçeneklerinde “Aktif” seçeneğinin seçildiği alandır. Durumu pasif olanlar Aksiyon Kalem Tipleri sistemde artık kullanılmadığına bir işarettir. Kullanılmayan Aksiyon Kalem Tiplerini görmek için “Sadece Aktif Olan Kayıtları Listele” alanı ilgili check box işaretli kaldılır.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşede yer alan butonuna tıklanarak Aksiyon Tipi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

6.1.3. E-Posta Ayarları

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/E-Posta Ayarları

Aksiyon Yönetimi süreçlerinin hangi aşamasında kimlere e-posta/ mesaj gönderimi yapılacağı belirlenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili olan E-postaları değeri bilgisi üzerinde düzenleme/değişiklik/güncelleme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

E- Posta Ayarlarında SMS bildirimi kullanılacak ise;

Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/ Parametreler menüsü tıklanılır. Açılan Parametreler ekranında listelenen Sistem Altyapı Tanımları modülü parametrelerinde 102 numaralı “SMS bildirimi kullanıcak mı?” parametresinin parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Sistem Alyapı Tanımları modülü parametrelerinde 102 numaralı “SMS bildirimi kullanıcak mı?” parametresi seçildikten sonra butonu tıklanılır.

Açılan parametreler ekranın parametre değeri “Evet” seçilir.

Parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçildikten sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanarak parametreyi aktif etme kayıt işlemi yapılır.

Parametre Aktif edildikten sonra E- Posta Ayarları ekranında SMS bildirimi kullanılması ile ilgili “SMS gitsin mi?” alanı ile ilgili check box görüntülenir. İlgili check box işaretlenerek E-Posta ayarlarında SMS bildirimi kullanılır.

Hangi basamakta e-posta/ mesaj gitmesi isteniyorsa seçilir ve butonu tıklanılır.

Örn: Ana Aksiyon Yayınlama Bildirimi basamağı seçilir ve butonu tıklanılır.

Açılan E-Posta Ayarları / Ana Aksiyon Yayınlama Bildirimi ekranı görüntülenir. Roller kısmı, e-posta ve mesaj bildirimimin gideceği rolü yani kişiyi göstermektedir.

E-Posta Ayarları / Ana Aksiyon Yayınlama Bildirimi ekranında (Seç) butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Mesaj Gövdesi listesinde gönderilecek mesaj gövdesi ilgili listeden seçilir.

butonu ile Mesaj Gövdesinin içeriği detaylı bir şekilde görüntülenir.

Mesaj Gövdesi listesinde seçilen Mesaj Gövdesi butonu tıklanarak seçilir.

Kime E-Posta gitmesi isteniyorsa, o rolle ilgili “E-Posta Gitsin Mi/ SMS Gitsin Mi” check box ‘ı işaretlenir.Mesaj gitmesi için rolde tanımlı olan kişinin cep telefon numarası personel tanımlama ekranında tanımlı olmalıdır.

E-Posta Ayarları/ Ana Aksiyon Yayınlama Bildirimi ekranında E-Posta gitmesi rollerle ilgili “E-Posta Gitsin Mi/ SMS Gitsin Mi” check box ‘ı işaretlendikten sonra ekranın sol üstte köşede yer alan butonu tıklanarak E- Posta Ayarları kayıt işlemi gerçekleştirilir.

6.1.4.Aksiyon Yüzdelik Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/Aksiyon Yüzdelik TanımlamA

Aksiyon Yüzdelik Tanımlama işleminin yapıldığı menüdür. Yapılan yüzdesel tanımlamalar ile aksiyon gerçekleştirecek kişinin aksiyonun ne kadarlık kısmını tamamlandığı bilgisi görüntülenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir aksiyon yüzdelik bilgisi tanımlanır.

: Listede seçili olan aksiyon yüzdelik bilgisi düzenlenir.

: Listede seçili olan aksiyon yüzdelik bilgisi silinir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon yüzdelik tanımlamak için ekranın sol üst köşesindeki butonuna tıklanarak Aksiyon Yüzdelik Tanımlama/ Yeni Kayıt** ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Tanım: Aksiyon Yüzdelik Tanımalama ekranında Aksiyonun yüzde kaç tamamlandığını gösteren yüzdelik dilim açıklaması tanımlandığı alandır. Örneği; “İlk Çeyrek” (%25 için), “Yarısı/ 2.Çeyrek” (%50 için), “3.Çeyrek” (%75 için), “Son Çeyrek/ Tamamlandı” (%100 için) gibi.

Yüzde: Aksiyon Yüzdelik Tanımalama ekranında Aksiyonun yüzde kaç tamamlandığını gösteren yüzdelik dilim miktarı yüzde olarak tanımlandığı alandır.Örneği; %25 (İlk Çeyrek için), %50 (Yarısı/ 2.Çeyrek için), %75 (3. Çeyrek için), %100 (Son Çeyrek/ Tamamlandı için),

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak “Aksiyon Yüzdelik Tanımlama” kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Sistemde Aksiyon Yüzdelik Tanımı kullanılması için;

Sistem Altyapı Tanımları/Aksiyon/Aksiyon Parametreler menüsü tıklanılır. Açılan Parametreler ekranında listelenen Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinde 23 numaralı “Aksiyon Yüzdesi Sistemden Kullanılsınmı(E\H)” parametresinin parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinde 23 numaralı “Aksiyon Yüzdesi Sistemden Kullanılsın mı(E\H)?” parametresi seçildikten sonra butonu tıklanılır.

Açılan parametreler ekranın parametre değeri “Evet” seçilir.

Paraemetreler ekranında parametre değeri “Evet” seçildikten sonra sol üstte köşede yer alan butonu tıklanarak parametreyi aktif etme kayıt işlemi gerçekleştirilir.

23 numaralı “Aksiyon Yüzdesi Sistemden Kullanılsın mı(E\H)” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edildikten sonra Gerçekleşme/Geciktirme ekranında gerçekleşme aşamasındaki bir Aksiyon kalemi seçilerek butonu tıklanarak açılan Aksiyon Güncelleme ekranında Tamamlanma Yüzdesi alanında tanımlanan Aksiyon Yüzdelik tanımları görüntülenir. Bu alanın görüntülenmesi için Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Planı tanımlama işlemi yapılırken Tamamlanma Yüzdesi alanında “Hesapla” seçeneğinin seçili olması gerekmektedir.

6.1.5.Aksiyon Yetki Matrisi

Menü Adı: Sistem altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon Yetki Matrisi

Aksiyon Yönetimi modülünün kullanımı ile alakalı rol/ kullanıcı grubu bazlı yetkilendirmelerin yapıldığı menüdür. Ana aksiyon oluşturma, aksiyon kalemi ekleme, kopyalama, silme, güncelleme, askıya alma gibi işlemlerin hangi kullanıcılar tarafından yapılabileceği belirlenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Aksiyon Yetki matrisi ekranında kayıt işlemi yapılır

:Aksiyon Yetki Matrisi ekranında yetkilendirme yapılan listede seçili Kullanıcı grubunda bulanan personellerin listesi görüntülenir.Listede Kullanıcı grubu seçili iken görüntülenen butondur.

: Aksiyon Yetki Matrisi ekranında sistemde tanımlı kullanıcı grubu listesinde yetki verilmek istenilen kullanıcı grubu ekleme işlemi yapılır.

: Aksiyon Yetki Matrisi ekranında yetki verilen listede seçili kullanıcı grubunu silme işlemi yapılır.

: Aksiyon Yetki matrisi ekranında yetki verilen tüm kullanıcı grupları silme işlemi yapılır.

Aksiyon Yetki Matrisi ekranında Roller tanımlı gelmektedir. Hangi role yetki verilmesi isteniyorsa o role karşılık gelen ilgili yetki check box işaretlenir ve butonu ile kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Yetki Matrisi ekranında bir kullanıcı grubuna yetki vermek için butonuna tıklanır.Açılan sistemde tanımlı kullanıcı grubu listesinde yetki verilmek istenilen kullanıcı grubu seçilir ve ekranın sol üst kösesinde yer alan butonu tıklanılır.

Aksiyon yetki matrisi ekranında kullanıcı grubu için Aksiyon Yönetimi Modülünde işlemleri için yetkilendirme işlemler için yetki check box’ları işaretlendikten sonra ekranın sol üst köseşinde yer alan butonu tıklanarak kullanıcı grubu bazlı yetkilendirme kayıt işlemi yapılır.

Yetki verilen kullanıcı grubundan yetkiler alınıp, kullanıcı grubunun yetki matrisinden çıkarılması isteniyorsa butonu kullanılır butonu ile yetki verilen tüm kullanıcı gruplarından yetkiler alınıp, tüm kullanıcı grupları yetki matrisinden silinir.

Aksiyon Yetki matrisi ekranında yetkilendirme yapılan Kullanıcı grubu listede seçili iken butonu tıklanarak Kullanıcı grubunda bulunan personellerin listesinin görüntülenmesi sağlanır.

6.1.6.Aksiyon Parametreleri

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon Parametreleri

Aksiyon Yönetimi modülü için kullanıcının istek ve ihtiyaçlarına göre çeşitli sistemsel ayarlamaların yapabildiği ve bunlara göre parametrelerin belirlendiği menüdür. Parametrelerde yapılan değişikler tüm Qdms kullanıcılarını kapsamaktadır.Parametreler ekranında Liste ve Filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Liste sekmesinde Aksiyon Yönetimi Modülü ile ilgi tüm parametreler listelenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili olan parametre bilgisi üzerinde düzenleme/değişiklik/güncelleme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.( Parametreler ekranında liste sekmesinde bulunan Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerin listesinin Excel formatında raporu alınır.)

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Parametreler ekranında Filtre sekmesinde, Parametre No ve Parametre Tanımı gibi alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre filtreleme işlemleri yapılır.

Bir parametrede değişiklik yapılmak isteniyorsa, değişiklik yapılmak istenilen parametre öncelikle seçilir. Parametre seçili iken parametreyi pasif durumundaki parametreyi aktif etme, Aktif durumundaki parametreyi pasif etme veya parametre değerini değiştirme gibi işlemler yapılır.

Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinde 5 numaralı “Maksimum gecikme süresi (gün)” parametresi parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Arama işlemi için Parametreler ekranında liste sekmesinde gridde kolonların karşılığındaki alanlarda kullanılır. Parametre numarası bilinmiyorsa parametre liste sekmesinde gridde Tanım alanında parametre içerisinde geçen anahtar bir kelime yazılarak aratılma işlemi de yapılabilir. Yada Parametre numarası biliyorsa gridde parametre No alanınada parametre numarası yazılırak parametrenin aratılma işlemide yapılır.

Parametre seçildiktende sonra butonu tıklanılır.Açılan parametreler ekranında parametre değerinin değiştirilmek istenilen yeni değer bilgisi girilir.

Parametreler ekranında parametre değerine girilen yeni değer bilgisinden sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak parametre kayıt güncelleme işlemi yapılır.Yeni girilen parametre değerine göre Aksiyonun maksimum 60 gün geciktirilebileceğinin sistemsel ayarı işlemi yapılır.

Aksiyon parametrelerinde 10 numaralı “Aksiyon kalem bazında mı açma onayına gitsin?(E/H) ?” parametresi parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Parametre seçildiktende sonra butonu tıklanılır.

Açılan parametreler ekranında parametre değeri seçeneklerinde “Evet” ilgili check box seçilir.

Parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçildikten sonra ekranın sol üst köşesinde yer alan butonu tıklanarak parametre aktif etme kayıt işlemi yapılır.

Aksiyonların kalem bazında açma onayına gidip, gitmeyeceğinin belirlendiği parametre değeridir. Parametre aktif edildiği için Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında “Açılış Onayına Gitsin” alanı ilgili check box görüntülenir. Kullanıcı isterse bu check box işaretleyerek Aksiyonları kalem bazında açma onayına gönderme işlemi yapar.

Aynı şekilde 11 numaralı “Aksiyon kalem bazında mı kapatma onayına gitsin? (E/H) ?” parametresi aynı işlem basamaklarında yaparak parametreyi aktif etme işlemi yapar.

Parametre aktif edildikten sonra Aksiyonları kalem bazında kapatma onayına göndermek için Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında “Kapatma Onayına Gitsin” check box görüntülenmesi sağlar. Kullanıcı isterse bu check box işaretleyerek Aksiyonları kalem bazında kapatma onayına gönderme işlemi yapar.

Aksiyon Kalemi Planlama- Yeni Kayıt ekranında “Açılış Onayına Gitsin” ve “Kapatma Onayına Gitsin” alanları Aksiyon Yönetimi parametrelerinden 10 ve11 numaralı parametreler parametre değerleri “Evet” seçilerek parametreler aktif edildiğinde görüntülenen alanlardır.

(Excel’e Aktar) butonu tıklanarak parametreler ekranında liste sekmesinde görüntülenen parametrelerin listesinin Excel formatında raporu alınır.

6.1.7.Yeni Bir Alan Oluşturma

6.1.7.1. Aksiyonda Ortak Kullanım İçin Yeni Alan Oluşturma

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Dil Ayarları

Aksiyon Yönetimi modülünde “Ana Aksiyon Planlama” ve “Kalemler” sayfasına firmanın istemiş olduğu sistemde olmayan ekstradan alanlar tanımlanabilir. Tanımlanan bu alanlar tüm aksiyon modül kaynakları için geçerlidir.Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/Dil Ayarları menüsü görüntülenir. Burada menüden modüller alanında açılır modül listesinde “Aksiyon Yönetimi” modülü seçilir ve ekranda Aksiyon modülü ile ilgili dil tanımları görüntülenir.

lblK-yani sonunda K olanlar- “Kalemler” sayfasında alan tanımlamada kullanılmaktadır ve bu sayfada gözükmektedir. Kullanılan kısa kodlar aşağıda yer almaktadır:

Metin tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblK_ALAN1

Metin(Çoklu Satır) parametrik pasif alanlar;

Örn: lblK_ALAN4

Tarih tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblK_DALAN1

Liste tipli parametrik pasif alanlar;

Örn:lblK_LALAN1

Numerik tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblK_NALAN1

Personel tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblK_PALAN1

Sorgu tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblK_QPARAM

lblALAN olanlar ise “Ana Aksiyon Planlama” sayfasında tanımlanan alanlar için kullanılır ve “Ana Aksiyon Planlama” sayfasında gözükmektedir. Kullanılan kısa kodlar aşağıda yer almaktadır:

Metin tipli Parametrik pasif alanlar;

Örn: lblALAN1

Metin (Çoklu Satır) tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblALAN4

Tarih tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblDALAN1

Liste tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblLALAN1

Numerik tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblNALAN1

Ölçü Birimi tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblNAPARAM1

Parasal tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblNCPARAM1

Personel tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblPALAN1

Sorgu tipli parametrik pasif alanlar;

Örn: lblQPARAM1

Örnek olarak;Aksiyon planının içerisine oluşturulan aksiyon görevi ekranında yeni bir alan tanımlanabilir. Bunun için, Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Dil Ayaralrı menüsünde modül alanında açılır modül listesi tıklanarak açılan modül listesinde Aksiyon Yönetimi modülü seçilir. Dil Ayarları menüsünde açılan ekranda gridde Adı kısmına “lblK_ALAN1” yazılarak aratılır.

Dil Ayarları ekranında** lblK_ALAN1 bir metin alanına veri girişi için alan seçilerek butonuna tıklanır. Açılan Dil Ayarları ekranda değeri alanına görmek istenilen alan adı yazılır.

Dil Ayarları ekranında istenirse mouse üzerine gelindiğinde görülecek alanla ilgili açıklayıcı bilgi olan Başlık Notu bilgisi, alanın zorunluluğu ve gridde gösterilip gösterilmeyeceği ilgili bilgiler girilir. Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak dil ayarlarında alan tanımlama kayıt işlemi yapılır.

Tanımlanan alanın Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni kayıt ekranında görüntülenmesi için Aksiyon Yönetimi Parametrelerinde 30 numaralı “Aksiyon kaynağı bazında parametrik alan kullanılacak mı? (E/H)” parametrenin parametre değerinin “Hayır” seçilerek parametrenin pasif edilmesi gerekir.

Tanımlanan yeni alan Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni kayıt ekranında görüntülenir.

Mause ile alanın üzerine gelindiğinde başlık notu bilgisi görüntülenir.

6.1.7.2.Aksiyon Kaynağı Bazında Parametrik Alan Oluşturma

Aksiyon parametrelerinden 30 numaralı parametre kontrol edilerek “Aksiyon kaynağı bazında parametrik alan kullanılacak mı” parametresi düzenlenir. Eğer parametre değeri “Evet” olarak seçilerek parametre aktif edilirse her aksiyon kaynağı için ayrı parametrik alanlar tanımlanabilir.

Planlama ekranında seçilen Dil ayarlarından yapılan ortak parametre tanımlamaları devre dışı kalıp, görüntülenmez. Eğer parametre değeri “Hayır” olarak seçilerek parametre pasif edilirse dil ayarlarında tanımlanan ortak parametreler kullanılır.

Kaynak bazında parametrik alan tanımlamak için Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon Yönetimi/ Aksiyon Kaynağı Tanımlama menüsü görüntülenir.

Parametre aktif edilme işleminde sonra Aksiyon Kaynağı Tanımlama ekranında 5. Buton olan butonu görüntülenir. Hangi aksiyon kaynağı için yeni alan isteniyorsa o kaynak seçilerek butonuna tıklanır. Planlama ya da Kalemler işlemleri için ilgili sekme seçilerek istenilen alan tanımlaması yapılarak, kayıt işlemi tamamlanır.

Planlama ekranında tanımlanacak parametrik alan tipleri;

Planlama sekmesinde görüntülenen pasif parametrik alan tiplerinde tanımlama yapılarak Aksiyon Planlama-Yeni Kayıt ekranında görüntülenmesi için Aksiyon Kaynağı alanında alan tanımlaması yapılan Aksiyon Kaynağının Aksiyon Kaynağı listesinde seçilmesi gerekir.Örn: Toplantı

Metin Tipli Parametrik Pasif Alanlar : ALAN1…ALAN10

Liste Tipli Parametrik Pasif Alanlar: LALAN1… LALAN10

Numerik Tipli Parametrik Pasif Alanlar: NALAN1… NALAN10

Tarih Tipli Parametrik Pasif Alanlar: DALAN1… DALAN10

Personel Tipli Parametrik Pasif Alanlar: PALAN1… PALAN10

Sorgu Tipli Parametrik Pasif Alanlar: QPARAM2… QPARAM10 (Bimser Teknik Destek Ekibinde yardım alanılarak alan tanımlaması yapılmalıdır.)

Kalemler ekranında tanımlanacak parametrik alan Tipleri;

Metin Tipli Parametrik Pasif Alanlar : ALAN1…ALAN10

Liste Tipli Parametrik Paisf Alanlar: LALAN1… LALAN10

Numerik Tipli Parametrik Pasif Alanlar: NALAN1… NALAN10

Ölçü Birimi Tipli Parametrik Pasif Alanlar: NCALAN1… NCALAN5

Tarih Tipli Parametrik Pasif Alanlar: DALAN1… DALAN10

Personel Tipli Parametrik Pasif Alanlar: PALAN1… PALAN10

Sorgu Tipli Parametrik Pasif Alanlar: QPARAM2… QPARAM10 (Bimser Teknik Destek Ekibinde yardım alanılarak alan tanımlaması yapılmalıdır.)

Tanımlanan tüm parametrik alanların raporlarda da görüntülenmesi sağlanabilir. İlgili rapor formatı Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Rapor Formatları Düzenleme menüsünden seçilerek “Görüntüle” butonu ile bilgisayara indirilir. Rapor formatına yeni alan ilave edilerek <ALANX>, <LPARAMX> şeklinde uygun kısa kod yerleştirilir. Bilgisayara indirilen rapor adı hiç değiştirilmeden rapor formatları düzenleme menüsünden butonuyla sisteme geri yüklenir.

6.2.Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi

Aksiyon Yönetim modülünde Aksiyon planlanı oluşturma, , Aksiyon Kalemi oluşturarak görev atama, , Aksiyonu gerçekleştirme, Aksiyon onaylama ,Aksiyonu geciktirme, Aksiyonu yönlendirme , Aksiyonu güncelleme gibi işlemleri yapıldığı ve raporların görüntülendiği kısımdır.

6.2.1.Ana Aksiyon Planı Oluşturma/ Aksiyon Gerçekleştirme/ Aksiyon Onaylama

6.2.1.1.Ana Aksiyon Planı Oluşturma

Aksiyon Planlama menüsünde firmanın isg, çevre, kalite, üretim, planlama, bilgi güvenliği, toplantı gibi aksiyon kaynaklarına uygun olarak ana aksiyon planları hazırlanır. Örneğin; “2020 Yılı YGG Toplantısı” bir ana aksiyon planıdır. YGG toplantısı sonucu alınan her karar ise aksiyon kalemidir. Ana aksiyon planının içerisine bu kararlar kalem şeklinde farklı görevler olarak tanımlanarak, kullanıcılara termin tarihlerine göre görev atama işlemi gerçekleştirilir. Aynı şekilde “İSG Aksiyon Planı” diye bir ana aksiyon planı tanımlanarak, isg kapsamında kişilere atanacak her görev bu planın içerisine aksiyon kalemi olarak tanımlanır.

Planlama menüsü, ana aksiyon planı oluşturmak için kullanılır. Bu menü ile ana aksiyonlar oluşturulduktan sonra, plana bağlı görev atamaları kalemler butonuyla gerçekleştirilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir aksiyon planı oluşturulur.

: Listede seçili olan aksiyon planı değiştirilir.

: Listede seçili olan aksiyon planını kopyalamak için kullanılır. (Plan içerisinde aksiyon kalemleri tanımlı ise Aksiyon Kalemleri birlikte kopyalama işlemi yapılır)

: Listede seçili olan aksiyon planı silinir.(Plan içesinde aksiyon kalemleri tanımlı ise sistem “Ana aksiyona ait aksiyon kalemlerini silmeniz gerekmektedir.” uyarı mesajı verir. Plan içerisinde tanımlı Aksiyon kalemleri silinmesinden sonra ana aksiyon planı silinir.)

: Listede seçili olan aksiyon planını görüntülemek için kullanılır.

: Listede seçili** olan aksiyon planı için aksiyon kalemleri (görevler) tanımlanır.

: Listede seçili olan aksiyon planını yayınlamak için kullanılır.

: Listede seçili olan aksiyon planı için askıya alma işlemi gerçekleştirir. Aksiyon planı askıya alındığında, bekleyen işlerde ve gecikmelerde plana bağlı kalemler gözükmez.

: Listede seçili olan askıdaki aksiyon planı için askı işlemini iptal ederek, aksiyon planını görünür hale getirir.

: Ekrandaki aksiyon planları listesini Excel’e aktarılır.

: Modül Yöneticisi tarafından aksiyon bilgileri güncellenir. (Bu buton sadece modül yöneticilerinde görünmektedir.Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Yönetici Tanımlama menüsünde ilgili Aksiyon Yönetimi modülünde modül yöneticisi olarak tanımlı olmak gerekmektedir.)

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Planı oluşturmak için butonuna tıklanarak Aksiyon Planlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Aksiyon planlama sayfası iki sekmeden oluşmaktadır;

1-Aksiyon Bilgileri sekmesi;

Ana Aksiyon Planı ile ilgili genel bilgilerin tanımlandığı sekmedir.

Kimler Görebilsin: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon planını sistemdeki herkesin görüntülemesi isteniyorsa “Herkes” seçeneği işaretlenir. “Sadece Belirtilenler” işaretlenirse “Ana Aksiyonu Talep Eden, Bilgilendirmede yer alan kişiler, Aksiyon Sorumlusu ve Aksiyonu Yapacak Kişiler” dışında aksiyonu kimse görüntüleyemez.

Aksiyon Kaynağı: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında sisteme tanımlanan hangi aksiyon kaynağına göre ana aksiyon planı oluşturuluyorsa listenden uygun olan aksiyon kaynağının sistemde tanımlı aksiyon kaynakları listesinden seçildiği alandır. Örneğin; Toplantılar, risk değerlendirme, iş kazası, bilgi güvenliği, vb. Aksiyon Kaynağı Listesi Sistem Altyapı Tanımları/Aksiyon/Aksiyon Kaynağı Tanımlama menüsünde tanımlı olarak gelmektedir.

Aksiyon Tipi: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon plan tipi için firma içi, müşteri bazlı, tedarikçi bazlı, ürün bazlı olarak ilgili seçiminin yapıldığı alandır.

“Genel” seçeneği firma içi aksiyon planı olduğunu gösterir.Altında açılan Talep eden alanında sistemde tanımlı personel listesinde talep eden kişi bilgisi seçilir.

Müşteri ile ilgili oluşturulan bir aksiyon planı ise “Müşteri” seçeneği seçilir. Altında açılan Müşteri alanında sistemde tanımlı müşteri listesinden ilgili müşteri bilgisi seçilir.

Tedarikçi ile ilgili oluşturulan bir aksiyon planı ise “Tedarikçi” seçeneği seçilir. Altında açılan Tedarikçi alanında sistemde tanımlı tedarikçi listesinden ilgili tedarikçi bilgisi seçilir.

Ürün ile ilgili oluşturulan bir aksiyon planı ise “Ürün” seçeneği seçilir. Altında açılan Ürün alanında sistemde tanımlı ürün listesinden ilgili ürün bilgisi seçilir.

Talep Eden: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında Ana aksiyonu talep eden kişi bilgisinin sistemde tanımlı personel listesinden seçildiği alandır.

Aksiyon Ön Bildirim Süresi: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Ön bidirim süresi bilgisinin girildiği alandır.Aksiyon planının içerisine kalemler butonuyla aksiyon görev atamaları gerçekleştirilir. Her görev için ayrı bir görev başlangıç tarihi sistemde tanımlanır. İşin başlangıç süresi gelmeden kaç gün önce iş yapacak kişiye hatırlatma bildirimi gitmesi bu alandan tanımlanan değere göre çalışır. Örneğin; aksiyon başlangıç tarihi 20.03.2024 olsun. Ana plandaki aksiyon ön bildirim süresi ise 3 gün olsun. Ön bildirim süresine göre, işi gerçekleştirecek kişiye 17.03.2024 tarihinde hatırlatma bildirimi gelir. Aksiyon Yönetim Modülünde 87 numaralı “Aksiyon ön bildirim süresi değiştirilemesin” parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilerek Aksiyon planlarken tanımlanan aksiyon ön bildirim süresi değiştirilmemesi sağlanır.

Açıklama: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında Ana aksiyon planının neden sebep yapıldığına dair açıklama bilgisinin girildiği alandır. Örneğin; 2020 Yılı YGG Toplantısı, Ocak 2020 Çevre Aksiyon Planı gibi.

Bilgilenecekler: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon planı ile bilgilendirmeye eklenecek kullanıcı veya kullanıcı grupların eklendiği alandır.Aksiyon planı ile ilgili talep eden, aksiyon sorumlusu, aksiyonu gerçekleştirecek personeller dışında başka personellerin de bilgisi olsun isteniyorsa, bu alandan ilgili personel/ kullanıcı grubu seçimi yapılır. Örneğin; genel müdür, ilgili birim müdürleri, üst amir bilgisi gibi bilgilendirilecek personeller eklenebilir. Böylece bu kişilere mail yoluyla konuyla ilgili bilgi gitmesi sağlanır.Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinden 61 numaralı “Ana aksiyon üzerinde varsayılan bilgilendirme için kullanıcı grubu kodu” parametresinin parametre değerine Kullanıcı Grubu kodu tanımlanır. Tanımlanan parametre değeri Kullanacı Grubundaki grup üyeleri otomatik olarak ana plan kapsamında bilgilenecekler alanı gelir.

Aksiyon Yönetimi parametrelerinden 84 numaralı “Ana aksiyon planlama ekranında talep edenin amiri bilgilendirme listesine eklensin mi?” parametresi parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildkten sonra ana aksiyon planlama ekranında talep edenin amiri bilgilendirme alanında listeye sistem otomatik olarak ekleme işlemi yapar.

Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinde 37 numaralı “En fazla kaç adet bilgilendirme eklenebilsin” parametresinde parametre değerine girilen değere göre bilgilendirme alanına eklenecek kişi sayısının sınırı belirlenir.

Parametredeki parametre değerindeki sınır aşıldığında sistem “Bilgilendirme sayısı sınırı aşıldı!” uyarı mesajını sistem verir.

Tamamlama Yüzdesi: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon planın tamamlama yüzdesi seçeneklerinden seçildiği alandır. Proje gibi birbirini tetikleyen ve bir bütün içindeki aksiyonlar için kullanılır. Mesela ISO 9001 belgesi almak için bir ana aksiyon planlanır. Aksiyon kalemi olarak; eğitim alınması, dokümantasyonun hazırlanması, başvuru yapılması, denetim gerçekleştirilmesi gibi görevler atanır. Bu işlere yüzdeler verilir. Mesela başvuru %10, eğitim %15 gibi. İşler tamamlandıkça ana aksiyonun yüzde kaç olarak tamamlandığı bilgisine ulaşılır.“Hesapla” seçeneği işaretlendiğinde planlanan ana aksiyon bilgisinin tamamlanma yüzdesi görüntülenir.

İş Yeri: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon planın birden çok lokasyonu olan işyerleri için hangi işyerine ait olduğu bilgisinin sistemde tanımlı işyeri listesinden seçildiği alandır.

Süreç Numarası: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon planın ilişkili olduğu süreçler varsa sistemde tanımlı süreçler listeden seçim yapıldığı alandır.

Gösterge: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon planın ilişkili olduğu göstergeler varsa sistemde tanımlı gösterge listeden seçim yapıldığı alandır. Göstergeler; firmada Ensemble Performans Yönetimi/ Balance Scorecard” ürünü mevcutsa kullanılabilir.

Yönetim Sistemi: Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Planlama - Yeni Kayıt ekranında ilişkili olduğu yönetim sistemleri varsa sistemde tanımlı yönetim sistemi listeden seçim yapıldığı alandır.

2-Ek Dosyalar sekmesi;

Oluşturulan aksiyon planı için resim, toplantı notu, karar tutanağı gibi ek belgelerin eklenebildiği sekmedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

butonu tıklanarak ana aksiyon planına ek dosya eklenir. Birden çok ek dosya eklenebilir.

Dosya Ekle ekranında Gözat butonu tıklanarak bilgisayardaki dosya seçilir.

Dosya Ekle ekranında Yükle butonu tıklanarak sistem Dosyanın yükleme işlemi yapılır.

Gerekli bilgiler girildikten sonra ekranında sol köşesindeki butonu tıklanarak Ana Aksiyon kayıt işlemi gerçekleştirilerek ve listede görüntülenmesi sağlanır.

Bu bilgilerin sisteme girilmesiyle Ana Aksiyon Planı taslak olarak oluşturulmuş olur.

Bu işlemden sonra butonu tıklanılır. Sistem tarafından verilen “Seçili kaydı yayınlamak istediğinize emin misiniz? “ mesajında “Tamam” butonu tıklanarak ana aksiyon planı e-posta ayarlarında belirtilene göre bildirim maili gider.

Aksiyon yayınlarak ilgili kullanıcılara mail gönderilir.

Oluşturulan bu aksiyon üzerinde güncelleme yapılabilir, güncelleme aksiyon yetki matrisindeki verilen güncelleme yetkisine göre yapılabilir. Dosya eklenebilir, aksiyon görüntülenebilir.

butonu tıklanarak listede seçili Aksiyon Planı görüntülenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Aksiyon görüntüleme sayfasının linki alınır.

Aksiyon görüntüleme butonu ile aksiyon açılıp görüntülenirken “yorum ekle” linkine tıklanarak istenirse aksiyon sorumlusu, aksiyonu yapacak kişi vs. gibi kişiler tarafından, gelen pop-up’a yorum eklenebilir. Varsa Yorumla ilgili ek dosya yükleme işlemi yapılır.Bu özellik aksiyon kalemi görüntüleme sayfasında da geçerlidir. Yorum ekleme yetkisi aksiyon yetki matrisinden gelmektedir. Ayrıca girilen yorum tüm kullanıcılar tarafından gözükmekte e-posta ayarlarından belirtilen kişilere mail olarak iletilmektedir (Sistem Altyapı Tanımları altında Aksiyon Modülü e-posta ayarlarına eklenen “Aksiyon Yorum Bildirimi” başlığından yorumun mail olarak gideceği kişiler belirlenebilir).

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Yorumlar ekranında yorum alanında yorum bilgisi yazılarak yorum ile varsa ek dosya yükleme işlemi yapılarak gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak yorum kayıt işlemi yapılır.

Aksiyon Görüntüleme ekranında butonu tıklanılır.

Görüntüleme bağlantısı panoya kopyalanır. Bağlantı linki paylaşmak için; CTRL+V kısayol tuşları veya sağ tıkla /yapıştır yöntemi kullanılarak linki alınan sayfanın açılması ve istenilen kişilerle paylaşılması sağlanır.

6.2.1.2.Aksiyon Kalemi Oluşturma (Görev Atama)

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama/ Kalemler

Ana Aksiyon Planı oluşturulduktan sonra bu plana bağlı aksiyon kalemleri oluşturularak, görev atamaları gerçekleştirilir. Aksiyon Planlama sayfasındaki ilgili ana aksiyon planı seçilerek, sol üst köşedeki butonuna tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama ekranı görüntülenir.

butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir aksiyon kalemi oluşturulur.

: Listede seçili olan aksiyon kalemi düzenlenir.

: Listede seçili** olan aksiyon kalemi kopyalanır.

: Listede seçili olan aksiyon kalemi silinir.

:Modül Yöneticisi tarafından aksiyon bilgileri güncellenir. (Bu buton sadece modül yöneticilerinde görünmektedir.Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Yönetici Tanımlama menüsünde ilgili Aksiyon Yönetimi modülünde modül yöneticisi olarak tanımlı olmak gerekmektedir.)

: Listede seçili olan aksiyon kalemi görüntülenir.

: Listede seçili olan aksiyon kalemi yayınlanır.

: Listede seçili olan aksiyon kalemi iptal edilir.

:İlişkili aksiyon oluşturulur. Aksiyon planı içerisinde oluşturulan aksiyon kalemine bağlı yeni aksiyon oluşturma için kullanılır. Yeni tanımlanan aksiyon kaleminin başlaması bağlı bulunduğu ilişkili aksiyonun gerçekleşmesine bağlıdır.

:Çoklu aksiyon görevi oluşturulur. Aksiyon planı içerisinde tanımlanan bir aksiyonun kopyalanarak birden çok kişiye atanması için kullanılır.

: Listede seçili olan aksiyon kalemi için askıya alma işlemi gerçekleştirir. Aksiyon kalemi askıya alındığında, bekleyen işlerde ve gecikmelerde gözükmez.

: Listede seçili olan askıdaki aksiyon kalemi için askı işlemini iptal ederek, aksiyon kalemi görünür hale getirir.

: Ekrandaki listelenen aksiyon kalemleri Excel’e aktarılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Ana Aksiyon Planının içerisine yeni bir Aksiyon Kalemi eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama/ Yeni Kayıt** ekranı görüntülenir.

Aksiyon Kalemi Planlama ekranında 3 sekme bulunmaktadır.

1-Aksiyon Bilgileri sekmesi;

Aksiyon Kalemi ile ilgili genel bilgilerin girildiği sekmedir.

Aksiyon kalemi kayıt ekranındaki tüm alanlar şunlardır;

Ana Aksiyon Planı: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında hangi aksiyon planının içerisinde aksiyon kalemi tanımlaması yapılıyorsa, o planın tanımı görüntülendiği alandır.

Aksiyon Türü: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında ilişkili aksiyon kullanılacaksa bu alanda seçim yapıldığı alandır. Bunun için, aksiyon yönetimi modülünün 75 numaralı parametresi “İlişkili aksiyon kullanılacak mı?” parametresinin değeri “evet” olarak seçilerek parametre aktif edilmelidir.

“Sabit Aksiyon” seçildiğinde, aksiyon planı içerisinde başka bir aksiyona bağlı olmayan, aksiyon görev ataması gerçekleştirilir. “İlişkili Aksiyon” seçilirse, alt alanda açılan sistemde ana aksiyon planı içerisinde tanımlı olan başka bir aksiyonla ilişki kurulur.

“İlişkili Aksiyon” seçildiğinde periyodiklik, alt aksiyon ve açma onayı devre dışı olmaktadır. Birbirine bağlı olarak ilerlemesi gereken aksiyonlarda ilişkili aksiyon seçimi yapılır. Örneğin A aksiyonu bitmeden B aksiyonu başlamasın dersek ilişkili aksiyon seçimini yapmamız gerekir. Aynı aksiyon planı içerisinde bulunan açık bir aksiyon kalemi ile ilişkilendirilebilir, yani aynı ana aksiyon altında açık bir aksiyon seçilmesi zorunludur. İlişkili aksiyon kalemi kapanana kadar, seçtiğiniz aksiyon kalemi bekliyor statüsüne geçer. Gerçekleşme tarihine göre aç butonu seçilirse, ilişkili aksiyon kalemi kapalı statüsüne geldiğinde seçtiğiniz aksiyon açık statüsüne geçer. Bu buton seçili olmazsa ajan programı devreye girer ve aksiyon seçilen başlangıç tarihinde açık statüsüne geçer. Seçtiğiniz aksiyon açık statüsüne geçene kadar bekleyen işlerim görevine düşmez.

NOT: Ayrıca Aksiyon Kalemi Tanımlama sayfasında butonu bulunmaktadır. Burada da kapalı veya iptal durumda olmayan aksiyonlar, periyodik olmayan aksiyonlar ve alt aksiyon özelliği kullanılmamış aksiyonların seçilmesi sağlanmaktadır.

Tip: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon görevinin ne çeşit bir görev olduğu sistemde tanımlı aksiyon tipi listesinden seçildiği alandır. Aksiyon Tipi listesi Sistem Altyapı Tanımları/Aksiyon/Aksiyon Tipi Tanımlama menüsünde tanımlı olarak gelmektedir.Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama

Sorumlu: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan Aksiyon görevinin kimin sorumluluğunda gerçekleştirileceği bilgisi sistemde tanımlı personel listesinden seçildiği alandır.Aksiyon sorumlusu; işi yapacak kişinin amiri, ilgili departman amiri, işi yapacak kişinin kendisi ya da işin gerçekleşmesi kimin sorumluluğundaysa o kişi seçilerek belirlenir.

İşi Yapacak: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan Aksiyon görevini gerçekleştirecek kişi bilgisinin sistemde tanımlı personel listesinden seçildiği alandır.

Sorumlu Departman: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında sistemde aksiyon sorumlusu seçildikten sonra, aksiyon sorumlusunun bağlı olduğu departman bilgisinin otomatik olarak sorumlu departman olarak tanımlandığı alandır.

Başlangıç Tarihi: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon görevinin başlangıç tarihi bilgisi açılan takvim alanında seçildiği alandır.

Bitiş Tarihi: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon görevinin bitiş tarihi bilgisi açılan takvim alanında seçildiği alandır.

Tanım: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında gerçekleştirilecek aksiyon tanımı bilgisinin girildiği alandır. Hangi aksiyon görevi atanacaksa, onun tanımı yazılır.

Bütçe: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon görevine ait planlanan bütçe bilgisinin girildiği alandır.

Etki Yüzdesi: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında etki yüzdesi bilgisinin girildiği alandır.Ana aksiyon planı oluşturulurken “Tamamlanma Yüzdesi” alanında “Hesapla” seçildiyse bu alan görüntülenir. Ana aksiyon planı içerisine tanımlanan her aksiyon kaleminin ayrı ayrı ana plan üzerindeki yüzdelik etki oranı tanımlanır. Ana aksiyon planı tamamlanma oranı %100 olup, bu plan içerisindeki her aksiyon kaleminin ana plana etkisi % olarak ifade edilir.

Periyodiklik: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon kalemini periyodik olup, olmamasının ilgili seçeneklerden seçildiği alandır.Periyodik aksiyon belli periyotlarda tekrar eden aksiyonlar için tanımlanır. Aksiyon görevi, belirli sürelerde tekrarlanan bir işlem ise periyodiklik durumu “evet” olarak seçilir. Tekrar süresi ve tekrar periyodu belirlenir. Belirlenen periyoda göre sistem otomatik olarak yeniden aksiyon görevi açar. Bu periyotlar arasında ilgili sorumlulara belirtilen ön bildirim süresinde bilgilendirme maili gider.

Tekrar süresi olarak sabit değer, ay, çeyrek yıl, yarıyıl, tam yıl gibi değerlerden seçim yapılır. Sabit değer seçilirse tekrar periyodunu gün, ay ya da yıl tanımlamak gerekir.

Tekrar süresinin “Ay” seçilmesi durumunda ayın ilk/ son kaçıncı günü aksiyon açılması gerektiği tanımlanır. Örneğin; Her ayın 3. günü aksiyon açılmasını isteyen kullanıcı, “Tekrar Süresi”ni “Ay” , sonraki seçimli listeden ‘ilk’ değerini seçip, sayı girilebilir alana da ‘3’ değeri girmelidir.

Tekrar süresinin ‘Çeyrek Yıl’ seçilmesi durumunda o yılın çeyrek yıllarında ilk ve son seçimi ve gün sayısı değerine göre aksiyonlar açılmaktadır. Örneğin; “Tekrar Süresi” “Çeyrek Yıl” seçilip sonraki seçim ‘son’ , sayı girilebilir alan ise ‘5’ seçilmesi durumunda; Mart, Haziran, Eylül ve Aralık aylarının sondan 5. günlerinde aksiyon açılmaktadır. ’Yarı yıl’ ve ‘tam yıl’ da aynı mantıkla çalışmaktadır.

Periyodik aksiyon için aksiyon sorumlusu ve işi yapacak kişi bilgisi tanımlanır. Eğer periyodik aksiyonda işi yapacak kişinin aksiyon gerçekleştirme görevini başka bir personele yönlendirmesine izin verilecekse “Periyodik Yönlendirilebilir” seçeneği işaretlenir.

Tekrar eden Aksiyon: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında Tekrar eden Aksiyonun ile ilgili check box işaretlenerek seçildiği alandır.Aksiyon görevi beli bir periyoda bağlı olmayıp, belirlenen tarihlerde aksiyon açılması isteniyorsa “Tekrar Eden Aksiyon” check box işaretlenir. Belirlenen tarih aralıklarında aksiyon görevi oluşur.

İşyeri: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon görevi hangi işyeri ile ilişkiliyse sistemde tanımlı işyeri listesinden seçildiği alandır.

Süreç: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon görevi sistemde tanımlı olan süreçler ile ilişkiliyse süreç listesinden seçim yapıldığı alandır.

Gösterge: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon görevi sistemde tanımlı olan göstergeler ile ilişkiliyse gösterge listesinden seçim yapıldığı alandır. Göstergeler, Ensemble ürününden tanımlı olarak gelmektedir.

Doküman Seç: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon görevi sistemde tanımlı olan dokümanlarla ilişkiliyse doküman listesinden seçim yapıldığı alandır.

Ürün: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan aksiyon görevi sistemde tanımlı olan ürünler ile ilişkiliyse ürün listesinden seçim yapıldığı alandır.

Yönetim Sistemi: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında Aksiyon kaleminin (varsa) ilişkili olduğu Yönetim Sistemi bilgisinin sistemde tanımlı Yönetim Sistemi listesinde seçilebildiği alandır.

Gecikme Mesajı: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında gecikme Mesajı bilgisinin yazıldığı alandır. Çok önemli aksiyon işlerinde buraya “özellikle….ya dikkat edilsin. Bu iş gecikirse ….. lira ceza kesilir” gibi uyarı mesaj yazılıp, işin geciktirilmemesi gerektiği belirtilir. Aksiyon yayınlama maillerinde bu gecikme mesajı yayınlanır.

Bilgilenecekler: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan Aksiyon görevi ile ilgili bilgilenmesi istenilen kullanıcı ve kullanıcı gruplarının seçildiği alandır. Kullanıcılar sistemde tanımlı Personel listesinden seçilirken, Kullanıcı gruplarıda sistemde tanımlı Kullanıcı grupları listesinde seçilirler.

Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinden “Aksiyon kalemi üzerinde varsayılan bilgilendirme kullanıcı gurubu kodu” parametresinin parametre değerine Kullanıcı Grubu kodu tanımlanılır.

Aksiyon Kalemi -Yeni Kayıt ekranında Bilgilenecekler alanı tanımlanan bu kullanıcı grubu grup üyeleri sistem tarafından otomatik olarak eklenir. Yapacak kişinin amiri aksiyon, sorumlu departmanın departman sorumlusu, sorumlu kişinin departman sorumlusu, yapacak kişinin departman sorumlusu ve aksiyonu sisteme giren kişinin departman sorumlusu bilgilencekler alanına ekleme işlemi için parametrelerde ilgili parametrelerin aktif edilmesi işlemi ile yapılır.

Aksiyon Kalemi bazında açma onayına gitmesi için 10 numaralı “ Aksiyon kalem bazında mı açma onayına gitsin?(E/H) ?” parametresinin değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni Kayıt ekranın “Açılış Onayına gitsin” alanı ile ilgili check box görüntülenir. İlgili check box işaretlenerek altyapıda bir akış tanımlısı ise Aksiyon Kalemi bazında açma onayına Aksiyon Kalemi gönderilir.

Aksiyon Kalemi bazında kapatma onayına gitmesi için 11 numaralı “Aksiyon kalem bazında mı kapatma onayına gitsin? (E/H) ? parametresinin değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni Kayıt ekranın Kapatma onayına gitsin alanı ile ilgili check box görüntülenir. İlgili check box işaretlenerek altyapıda bir akış tanımlısı ise Aksiyon Kalemi bazında kapatma onayına Aksiyon Kalemi gönderilir.(Bu parametreler için Akış Tanımlama menüsünde Akış tanımlama işleminin yapılması ve Alt Modüle Tanımlama menülerinde akışların kontrol edilmesi gerekir.)

Yönlendirebilir: Aksiyon Kalemi Planlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan Aksiyonun görevinin işi yapacak kişi tarafından başkasına yönlendirilmesi isteniyorsa ilgili check box’ı işaretlendiği alandır. Bu alanın görüntülenmesi ve yönlendirme işleminin kullanılabilmesi için aksiyon parametrelerinden 40 numaralı “ Aksiyonda yönlendirme kullanılacak mı” parametresinin değerinin “Evet” seçilerek parametrenin aktif edilmesi gerekir.

Tüm Adımlarda Ek Dosya zorunlu olsun mu?: Aksiyon Kalemi Planlama- Yeni Kayıt ekranında ilgili check box işaretlenirse Aksiyon tüm aşamalarında ek dosya yükleme işlemini zorunlu yapar. Aksiyonun tüm adımlarda Ek Dosya yükleme işlemi yapılmadan kayıt işlemi gerçekleştirilmez.

2-Ek Dosyalar sekmesi;

Aksiyon Kalemi ile ilgili varsa fotoğraf, çizim, toplantı notu, karar tutanağı gibi ek belgeler/ kanıtlar eklenebildiği sekmedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

3-Yönlendirme Tarihçesi sekmesi;

Açılan aksiyon gerçekleştirilmesi işi iş yapacak kişi tarafından başka bir kişiye yönlendirildiyse yönlendirme tarihçesi sekmesi altında tüm yönlendirme bilgileri görüntülenir.

Aksiyon Kalemi tanımlama aşamasında gerekli sekmeler ve alanlar doldurulduktan sonra ekranın sol üst köşesinde yer alan butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Kalemi Planlama ekranında tanımlanan Aksiyon Kalemi Aksiyon listesi sekmesinde listede yer alır.

Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinde 41 numaralı “Aksiyonlarda aşama kullanılacak mı?” parametresi parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre Aktif edildikten sonra Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon Planlama ekranında Kalemler butonu yerine butonu görüntülenir. Bu butonu yanındaki açılır liste tıklanıldığında Aksiyon Kalemi ile ilgili işlemler aşama aşama görüntülenir. Hangi işlem adımı yapılacaksa açılır liste tıklanarak işlem adımı seçilir ve o işlem adımı ile ilgili ekran açılır veya işlem yapılır.

41 numaralı “Aksiyonlarda aşama kullanılacak mı?” parametresi parametre değeri “Hayır” seçilerek parametre pasif edildiğinde Aksiyon Planlama ekranında sadece butonu olarak görüntülenir.

6.2.1.3.Aksiyon Görevini Gerçekleştirme

Menü adı: Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme

“Aksiyon Sorumlusu”nun Bekleyen işlerimde sayfasında “Sorumluluğunuzdaki Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” görevi olarak iş düşer.

“İşi Yapacak Kişi” nin bekleyen işlerim sayfasında ise “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar Listesi” görev olarak iş düşer.

Aksiyon görevini gerçekleştirmek için işi yapacak kişi “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” listesini açar. İlgili aksiyon no alanında Aksiyon koduna linki tıklanır. Açılan Aksiyon Gerçekleşme / Gecikme ekranında “Gerçekleştirme”, “Güncelleme”, “Geciktirme”, “Reddetme” ve “Yönlendirme” işlemleri yapılabilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon gerçekleştirilme işlemi yapılır

: Aksiyon bilgileri güncelleme işlemi yapılır.

: Aksiyon geciktirme işlemi yapılır.

: Aksiyon gerçekleştirme görevinde, iş yapacak kişi tarafından reddedilme işlemi yapılır

: Aksiyonu gerçekleştirme işi başka bir kişiye yönlendirilme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyonu gerçekleştirecek yani işi yapacak kişi butonuna tıklayarak gerçekleştirilmesi gereken aksiyon görüntülenir.

Açılan Aksiyon Gerçekleşme ekranında en altta bulunan “Yapılan İş” alanına gerçekleştirilen aksiyonla ilgili bilgi girişi yapılır. “Gerçekleşme Tarihi” alanında aksiyonun yapıldığı tarih seçilir. “Ek Dosya” sekmesinden varsa kanıt dosyalar yüklenir. Açılan Aksiyon Gerçekleşme ekranında en altta bulunan “Yapılan İş” alanına gerçekleştirilen aksiyonla ilgili bilgi girişi yapılır. “Gerçekleşme Tarihi” alanında aksiyonun yapıldığı tarih seçilir. “Ek Dosya” sekmesinden varsa kanıt dosyalar yüklenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyonu gerçekleştirme işi başka bir kişiye yönlendirilme işlemi yapılır.

: Aksiyon geciktirme işlemi yapılır.

: Aksiyon gerçekleştirme görevinde, iş yapacak kişi tarafından reddedilme işlemi yapılır

: Gerçekleştirilen aksiyon bilgileri girilerek kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Tarihçesi sekmesinde;

Aksiyonla ilgili yapılan işlere ait açma onayı, gerçekleştirme, geciktirme, yönlendirme, kapatma onayı gibi aksiyon tarihçesi listelenir.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşeside yer alan butonu tıklanarak Aksiyon gerçekleştirme kayıt işlemi yapılır. Aksiyon gerçekleştiğinde onay adımı varsa aksiyon kalemi kapatma onayına gider, onay adımı yoksa aksiyon otomatik olarak kapanır.

Kapatma onayına giden aksiyon görevi, onaycının “Bekleyen İşlerim” sayfasında“ Kapatma Onayı Bekleyen Aksiyon Listesi” olarak görüntülenir.

İlgili görevdeki Aksiyon No alanındaki Aksiyon kodu linki tıklanarak Aksiyon onaylama ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Onay İşlem Detayı görüntülenir.

:Aksiyon onaylama işlemi reddet edilir.

Aksiyon Listesi sekmesinde onay aşamasındaki aksiyon seçilerek butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Reddetme ekranında İptal Nedeni sekmesinde yer alan Red Nedeni alanı bilgisi girilir.

Ek Dosyalar sekmesine Aksiyonun red nedeni ilgili varsa Ek Dosya yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Reddetme ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon reddetme kayıt işlemi istenirse yapılır.

Aksiyon Onaylama ekranında onaylama işlemi yapılacak Aksiyon Aksiyon listesi sekmesinde listeden seçilerek butonu tıklanarak Aksiyon Onaylama ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyonun bilgileri üzerinde değişiklik/düzenleme/Güncelleme işlemi yapılır.Açılan Aksiyon Kalemi -Kayıt güncelleme ekranında aksiyon bilgileri üzerinde düzelleme işlemi yapılır.

:Aksiyon Kalemi kopyalama işlemi yapılır.

:Aksiyon Kalemi onaylama işlemi yapılır.

:Aksiyon Kalemi red etme işlemi yapılır. Aksiyon Kalemi red etme işleminde ret nedeni bilgisi zorunludur ve varsa red nedeni ile ilgili ek dosya yükleme işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama ekranında bu aşamada butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Reddetme ekranında İptal Nedeni sekmesinde yer alan Red Nedeni alanı bilgisi girilir.

Ek Dosyalar sekmesine Aksiyonun red nedeni ilgili varsa Ek Dosya yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Reddetme ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon reddetme kayıt işlemi istenirse yapılır.

Aksiyon Onaylama sayfasında Yeterlilik bilgisi yazılır.

Ek Dosyalar sekmesi;

Aksiyon Onaylama ekranında onaylama işlemi ile ilgili ek dosya varsa kanıt dosyalar yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Tarihçesi sekmesi;

Aksiyonla ilgili yapılan işlere ait açma onayı, gerçekleştirme, geciktirme, yönlendirme, kapatma onayı gibi işlemlerin listelendiği sekmedir.

Aksiyon Onaylama ekranında yeterlilik bilgisi girildikten sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanılır.

Sistem tarafında verilen “Onay işlemini gerçekleştirmek istediğinize emin misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Onay ekranında Onay Notu bilgisi yazılarak butonu tıklanılarak Aksiyon onaylanarak ilgili kişilere bilgilendirmesi yapılarak kapatılır.

Aksiyon Kapatma aşamasında onay notu ekranın açılması Aksiyon Yönetimi parametrelerinde 98 numaralı “Aksiyon Kapatma onayında Onay notu ekranı açılsın mı ?” parametresi değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Aksiyon Kapatma onayında Onay notu ekranı açılır.

6.2.1.4.Aksiyon Görevini Geciktirme

Menü adı: Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme

Belirtilen termin tarihinde aksiyonu gerçekleştirilemiyorsa aksiyon geciktirme işlemi kullanılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon gerçekleştirilme işlemi yapılır

: Aksiyon bilgileri güncelleme işlemi yapılır.

: Aksiyon geciktirme işlemi yapılır.

: Aksiyon gerçekleştirme görevinde, iş yapacak kişi tarafından reddedilme işlemi yapılır

: Aksiyonu gerçekleştirme işi başka bir kişiye yönlendirilme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Gerçekleşme/Gecikme menünde açılan ekranında Aksiyon kalemlerinden Geciktirme işlemin yapılabilmesi için Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinden 155 numaralı “Aksiyon kalemlerinde geciktirme yapılabilsin mi?” parametre değerinin “Evet” seçilerek parametre aktif edilmelidir.

Parametre aktif edildikten sonra Gerçekleşme/Gecikme ekranında butonu görüntülenir ve butonu tıklanarak Aksiyon Kalemlerinde geciktirme işlemi yapılır.

Akış Tanımlama da geciktirme onayı akışı tanımlı Aksiyon geciktirme onayı gönderilmesi işlemi yapılır. Aksiyon Yönetiminde 42 numaralı “Aksiyon Geciktirme Onaya Gönderilsinmi?” parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Akış Tanımlama menüsünde tanımlı akış varsa ise Aksiyon geciktirme onaya gönderilir. Onay akışındaki kişi geciktirme işlemini onaylama veya red nedeni bilgisini yazarak red etme işlemlerini yapar.

“Bekleyen İşlerim” sayfasında “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar Listesi”ne görev olarak düşen aksiyonlardan aksiyon no alanında aksiyon kodu linki tıklanarak Gerçekleşme/Gecikme menüsü açılır.

Yada Entegre Yönetim Sistemi/Aksiyon Yönetimi/Gerçekleşme/Gecikme menüsü tıklanarak açılan ekranda Aksiyon seçilerek geciktirme işlemi yapılır.

Açılan Aksiyon Geciktirme ekranında Aksiyon bilgileri sekmesinde “Revizyon Bitiş Tarihi” alanına aksiyonun gerçekleştirilmesi planlanan yeni bitiş tarihi seçilir. “Geciktirme nedeni” alanında aksiyonun neden geciktirildiği bilgisi yazılır.

Ek Dosyalar Sekmesi;

Aksiyon Geciktirme ekranında geciktirme işlemi ile ilgili varsa ek dosyaların yüklendiği sekmedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Tarihçesi sekmesinde;

Aksiyonla ilgili yapılan işlere ait açma onayı, gerçekleştirme, geciktirme, yönlendirme, kapatma onayı gibi aksiyon tarihçesi listelenir.

Aksiyon Geciktirme ekranın gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanılır.

Aksiyon Yönetiminde modülü parametrelerinde 42 numaralı “Aksiyon Geciktirme Onaya Gönderilsin mi?” parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edildiği ve Akış tanımlandığı için Aksiyon onaydaki kişinin geciktirme onayına sunulur. 42 numaralı parametre pasif olduğunda ise aksiyon geciktirme onayına gitmeden direkt olarak Aksiyon geciktirilmesi işlemi yapılır.

Onaydaki kişinin bekleyen işlerimde “Geciktirme Onayı Bekleyen Aksiyonlar” iş olarak görev düşer.

İlgili görevdeki Aksiyon No alanında Aksiyon kodu linki tıklanılır ve Aksiyon Onaylama ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Onay İşlem Detayı görüntülenir.

:Aksiyon onaylama işlemi reddet edilir.

Aksiyon Onaylama ekranında Aksiyon listesi sekmesinde listeden geciktirme onaylama işlemi yapılacak Aksiyon seçilir ve butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Reddetme ekranında İptal Nedeni sekmesinde yer alan Red Nedeni alanı bilgisi girilir.

Ek Dosyalar sekmesine Aksiyonun red nedeni ilgili varsa Ek Dosya yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Reddetme ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon Reddetme kayıt işlemi istenirse yapılır. Aksiyon Onaylama ekranında onaylama işlemi yapılacak Aksiyon Aksiyon listesi sekmesinde listeden seçilerek butonu tıklanılır.

Aksiyon Onaylama ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Aksiyon Kalemi geciktirme işlemini onaylama işlemi yapılır.

:Aksiyon Kalemi geciktirme işlemini red etme işlemi yapılır. Aksiyon Kalemi geciktirme işlemini için red etme işleminde ret nedeni bilgisi zorunludur ve varsa red nedeni ile ilgili ek dosya yükleme işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama ekranında bu aşamada butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Reddetme ekranında İptal Nedeni sekmesinde yer alan Red Nedeni alanı bilgisi girilir.

Ek Dosyalar sekmesine Aksiyonun red nedeni ilgili varsa Ek Dosya yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Reddetme ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon geciktirme onayını reddetme kayıt işlemi istenirse yapılır.

Ek Dosyalar sekmesi;

Aksiyon Onaylama ekleme ekranında geciktirme onayı ile ek dosyalar yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Tarihçesi sekmesi;

Aksiyonla ilgili yapılan işlere ait açma onayı, gerçekleştirme, geciktirme, yönlendirme, kapatma onayı gibi işlemlerin listelendiği sekmedir.

Aksiyon Onaylama ekranında Aksiyon geciktirme işlemi onaylama için ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanılır

Sistem tarafında verilen “Onay işlemini gerçekleştirmek istediğinize emin misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Onay ekranında Onay Notu bilgisi yazılarak butonu tıklanılarak Aksiyon onaylanarak ilgili kişilere bilgilendirmesi yapılarak kapatılır.

Aksiyon Yönetimi Modülünde 36 numaralı “Maximum Geciktirme Sayısı” parametresinin parametre değerine girilen değere göre Aksiyon Kaleminin kaç defa geciktirilebileceği parametrede tanımlanan sayı ile belirlenir.Maximum geciktirme sayısı geçildiğinde sistem tarafından uyarı mesajı verilir.

Aksiyon Yönetimi Modülünde 43 numaralı “Aksiyon geciktirme onayı gecikme bildirim süresi” parametresinde parametreye girilen değere göre aksiyon geciktirme onaya gittiğinde geciktirme onayı verecek kullanıcının onayı kaç günde vermesi gerektiğinin belirlenir.

Aksiyon Yönetimi Modülünde 158 numaralı “Geciktirme işleminde revizyon bitiş tarihi, bitiş tarihinden önceki bir tarih seçilebilsin mi?” parametresinde parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Geciktirme işleminde revizyon bitiş tarihi, bitiş tarihinden önceki bir tarih seçilebilmesi sağlanır.

Aksiyon Yönetimi Modülünde 63 numaralı “Ek dosyanın zorunlu olduğu statüler(1=Açma, 2=Gerçekleştirme, 3=Geciktirme)” parametresinde parametre değerine girilen değere göre ek dosyaların zorunlu tutulacağı aşamalar belirlenir. Geciktirme aşaması parametre değerine “3” yazılarak geciktirme aşamasında Ek dosyalar sekmesinde ek dosya yükleme işlemi zorunlu tutulur.

Aksiyon geciktirme işlemi yapılan Aksiyon seçilerek butonu tıklanarak açılan Aksiyon Kalemi- Kayıt Güncelleme ekranında “Bu aksiyon daha önce geciktirildiğinden bitiş tarihi bu sayfa üzerinden değiştirilemez. Aksiyonun bitiş tarihi, Aksiyon Gerçekleştirme sayfasında Termin Değiştirme butonu ile daha ileri bir tarihe ertelenebilir.” şeklinde sistem uyarı mesajı verir.

6.2.1.5.Aksiyon Görevini Yönlendirme

Menü adı: Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme

Aksiyon görevini gerçekleştirecek kişi üzerindeki aksiyon gerçekleştirme görevini başka bir personele gerçekleştirmesi için yönlendirebilir. Aksiyon yönlendirme işleminin gerçekleştirilmesi için “Aksiyon Kalemi Planlama” ekranında “Yönlendirebilir” check box ‘ı işaretli olması gerekir.

“Bekleyen İşlerim” sayfasında “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar Listesi”ne görev olarak düşen aksiyonlardan aksiyon no alanında aksiyon kodu linki tıklanarak Gerçekleşme/Gecikme menüsü açılarak Aksiyon listesi sekmesinde listeden aksiyon seçilerek yönlendirma işlemi yapılır.

Yada Entegre Yönetim Sistemi/Aksiyon Yönetimi/Gerçekleşme/Gecikme menüsü tıklanarak açılan ekranda Aksiyon Listesi sekmesinde listede Aksiyon seçilerek yönlendirme işlemi yapılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon gerçekleştirilme işlemi yapılır

: Aksiyon bilgileri güncelleme işlemi yapılır.

: Aksiyon geciktirme işlemi yapılır.

: Aksiyon gerçekleştirme görevinde, iş yapacak kişi tarafından reddedilme işlemi yapılır

: Aksiyonu gerçekleştirme işi başka bir kişiye yönlendirilme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Gerçekleşme/Geciktirme ekranında Aksiyon listesinde Aksiyon seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır

Sorumlu: Aksiyon Yönlendirme** ekranında sorumlu kişi bilgisinin istenirse butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde seçildiği alandır.

İşi Yapacak : Aksiyon Yönlendirme ekranında yönlendirme yapılacak kişi bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinden seçildiği alandır.**

Sorumlu Departman: Aksiyon Yönlendirme ekranında sorumlu departman bilgisinini butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı departman listesinde seçildiği alandır.

Bitiş Tarihi: Aksiyon Yönlendirme ekranında istenirse Bitiş tarihi bilgisinin açılır Takvim alanında seçildiği alandır.

Tanım: Aksiyon Yönlendirme ekranında aksiyonun tanım bilgisinin istenirse değiştirildiği alandır.

Yönlendirme Notu: Aksiyon Yönlendirme ekranında aksiyonun neden sebep yönlendirmesi bilgisinin yazıldığı alandır.

Yönlendirebilir: Aksiyon Yönlendirme ekranında yönlendirebilir alanı ile ilgili check box işaretlenirse tekrar Aksiyonun başka bir kişiye yönlendirme işleminin yapılmasının sağlandığı alandır.

Bilgilenecekler: Aksiyon Yönlendirme** ekranında bilgilendirme yapılacak kullanıcı ve kullanıcı gruplarının varsa seçildiği alandır. Kullanıcılar için açılan sistemde tanımlı personel listesinden seçim yapılır. Kullanıcı Grupları içinde açılan sistemde tanımlı kullanıcı gruplarında seçim yapılır.

Aksiyonun yönlendirileceği kişi bilgisi “İşi Yapacak” alanından sistemde tanımlı personel listesinden seçilir. Yönlendirme nedeni bilgisi girilir. Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşede yer alan butonuna tıklanarak Aksiyon Yönlendirme kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Yönetimi Modülünde 60 numaralı “Aksiyon yönlendirmede yönlendirilebilecek kişi tipi (Bağlı kişi:B Departman :D İş yeri :I Alt Departman :AD)” parametre ayarından herkese yönlendirme yapabilmesi için parametre değerinde değer yoksa, sadece bağlı olduğu kişilere mi yönlendirme yapılabilmesi için parametre değerine “B” değeri ,bulunduğu departmandaki kişilere yönlendirme yapabilmesi için “D” değeri, iş yerinde bulunan kişilere yönlendirme yapabilmesi için “I” değeri ve alt departmanlardaki kişilere yönlendirme yapabilmesi için “AD” değerinin parametreye tanımlı olması gerekmektedir. Örn: Bağlı kişiler için parametre değerinde “B” değeri tanım olduğunda Aksiyon Yönlendirme ekranında yeni iş yapacak alanında personel listesinde kişinin bağlı olduğu kişilerin listesi gelir ve listedeki kişilere yönlendirme işlemi yapabilmesi sağlanır.

Aksiyon Yönetimi Modülü 114 numaralı “Aksiyon Yönlendirme sırasında değiştirilebilecek alanlar S(Sorumlu),Y(Yapacak),D(Departman),BT(Bitiş Tarihi),T(Tanım) (Birden fazla ise, virgül ile ayırınız.)” parametre değerine alanlar karşılığında girlen değerlere göre Aksiyon yönlendirme ekranında değiştirilecek yani veri girişi yapılacak alanlar belirlenir. Birden fazla alanlar için alanların karşılığı değerler arasına virgül konularak parametre değerine yazılır.Örneğin : Parametre değerine; S,Y değerleri girildiğinde parametre verilen diğer alanların sistem tarafından değiştirilmesine izin verilmez.Sorumlu ve işi yapacak alanlarında değişiklik yapılmasına sistem izin verir.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde parametrede parametre değerinde Sorumlu, İşi yapacak alanların karşılığı tanımlı olduğunda bu alanlar üzerinde değişiklik yapılmasına sistem izin verir.

6.2.1.6.Aksiyon Görevi Güncelleme

Menü adı: Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme

Aksiyon Gerçekleşme/ Gecikme aşamasında aksiyon üzerinde değişiklik/düzenleme/Güncelleme işlemi yapılabilir.“Bekleyen İşlerim” sayfasında “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar Listesi”ne görev olarak düşen aksiyonlardan aksiyon no alanında aksiyon kodu linki tıklanarak Gerçekleşme/Gecikme menüsü açılarak Aksiyon listesi sekmesinde listeden aksiyon seçilerek güncelleme işlemi yapılır.

Yada Entegre Yönetim Sistemi/Aksiyon Yönetimi/Gerçekleşme/Gecikme menüsü tıklanarak açılan ekranda Aksiyon Listesi sekmesinde listede Aksiyon seçilerek güncelleme işlemi yapılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon gerçekleştirilme işlemi yapılır

: Aksiyon bilgileri güncelleme işlemi yapılır.

: Aksiyon geciktirme işlemi yapılır.

: Aksiyon gerçekleştirme görevinde, iş yapacak kişi tarafından reddedilme işlemi yapılır.

: Aksiyonu gerçekleştirme işi başka bir kişiye yönlendirilme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Gerçekleşme / Gecikme ekranında Aksiyon listesinde listeden güncelleme işlemi yapılacak Aksiyon seçilerek butonu tıklanılır.

Aksiyon Bilgileri sekmesi;

Aksiyon Güncelleme ekranında Aksiyon Bilgileri sekmesinde Tamamlama Yüzdesi, Fiili Bütçe ve Aksiyon kalemi için herhangi bir parametrik alan bulunuyorsa bu alanların değiştirilmesine izin sistem vererek güncelleme işlemi gerçekleştirir.

Ek Dosyalar sekmesi;

Aksiyon Güncelleme ekranında güncelleme işlem aşamasında ek dosya yükleme işlemi yapıldığı sekmedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Tarihçesi sekmesi;

Aksiyonla ilgili yapılan işlere ait açma onayı, gerçekleştirme, geciktirme, güncelleme yönlendirme, kapatma onayı gibi işlemler aksiyon tarihçesi sekmesinde listelenir.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşede yer alan butonuna tıklanarak Aksiyon Kalemi kayıt güncelleme işlemi gerçekleştirilir.

6.2.1.7.Aksiyon Görevinin İş Yapacak Kişi Tarafından Reddedilmesi

Menü adı: Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme

Aksiyon gerçekleştirme görevi, işi yapacak kişi tarafından reddedilebilme işlemi yapılır. Bu özellik, aksiyon Yönetimi modülü parametrelerinden 46 numaralı “ Aksiyon işini yapacak kişi reddedebilsin mi?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Aksiyon Gerçekleşme/Gecikme ekranında butonu görüntülenerek Aksiyon gerçekleşme görevini, iş yapacak kişi tarafından red edilme işleminin yapılması sağlanır.

“Bekleyen İşlerim” sayfasında “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar Listesi”ne görev olarak düşen aksiyonlardan aksiyon no alanında aksiyon kodu linki tıklanarak Gerçekleşme/Gecikme menüsü açılarak Aksiyon listesi sekmesinde listeden aksiyon seçilerek Aksiyon gerçekleştirme görevi, işi yapacak kişi tarafından reddedilebilme işleminin yapılması gerçekleştirlir.

Yada Entegre Yönetim Sistemi/Aksiyon Yönetimi/Gerçekleşme/Gecikme menüsü tıklanarak açılan ekranda Aksiyon Listesi sekmesinde listede Aksiyon seçilerek iş yapacak kişi tarafından red edilme işleminin yapılması gerçekleştirilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Aksiyon gerçekleştirilme işlemi yapılır

: Aksiyon bilgileri güncelleme işlemi yapılır.

: Aksiyon geciktirme işlemi yapılır.

: Aksiyon gerçekleştirme görevinde, iş yapacak kişi tarafından reddedilme işlemi yapılır

: Aksiyonu gerçekleştirme işi başka bir kişiye yönlendirilme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Gerçekleşme/Gecikme ekranında Aksiyon listesinde Aksiyon seçili iken butonu tıklanarak Aksiyon Reddetme ekranı açılır. Aksiyon Reddetme ekranı İptal Nedeni sekmesinde Aksiyonun Ret Nedeni bilgisi yazılır. Red nedeninin girilmesi zorunludur.

Ek Dosyalar sekmesinde Aksiyonun Reddetme işlemi ile ilgili varsa kanıt ek dosya yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanılır.

Sistem tarafında verilen “Ret işlemini gerçekleştirmek istediğinize emin misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanılır. İşi yapacak kişi tarafından reddedilen aksiyon görevi, aksiyon sorumlusuna iletilir.

Aksiyon sorumlusunun bekleyen işlerim sayfasında “İş Yapacak Kişinin Reddettiği Aksiyonlar” iş olarak görev düşer.

İlgili görevdeki Aksiyon No alanındaki Aksiyon Kodu linki tıklanılarak Aksiyon Görüntüleme ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Aksiyon bilgisi üzerinde değişiklik/düzenleme/güncelleme işlemi yapılır.

:Aksiyonda işi yapacak kişinin değiştirme işlemi yapılır.

:Aksiyonda Biriş Tarihi bilgisinin değiştirme işlemi yapılır.

:Aksiyonun konu bilgisinin değiştirme işlemi yapılır.

:Aksiyonun iptal etme işlemi yapılır.

:Aksiyonun silinme işlemi yapılır.

Aksiyon sorumlusu tarafından şu işlemler gerçekleştirilebilir:

Yorum Ekleme İşlemi;

Aksiyon ile ilgili yorum yapma yetkisi varsa “Yorum Ekle” linkine tıklayarak yorum ekleyebilir. Yorumla ilgili varsa ek dosya yükleme işlemide yapılır. Yorumlar ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak yorum ekleme kayıt işlemi yapılır

Eklenen yorum e-posta ayarlarında belirlenen kişilere iletilir. Aksiyon görüntüle sayfasında yapılan yoruma ulaşılabilir.

Aksiyon Görüntüleme ekranında butonu tıklanılır.

Görüntüleme bağlantısı panoya kopyalanır. Bağlantı linki paylaşmak için; CTRL+V kısayol tuşları veya sağ tıkla /yapıştır yöntemi kullanılarak linki alınan sayfanın açılması ve istenilen kişilerle paylaşılması sağlanır.

Aksiyon Görevinde İşi Yapacak Kişiyi Değiştirme İşlemi ;

Aksiyon Görüntüleme ekranında (İşi Yapacak Kişiyi Değiştir) butonu tıklanılır. Aksiyon gerçekleştirme görevi başka bir kullanıcıya atanır.

Açılan ekranda Yeni İşi Yapacak kişi bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde seçilir. Sorumlu kişi bilgiside istenirse butonu tıklanarak sistemde tanımlı personel listesinde seçilir.Sorumlu Departman bilgisi sistem tarafında otomatik verilir. İşi Yapacak Kişiyi Değiştir işlemi ile varsa açıklama bilgisi yazılır.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak işi yapacak kişiyi değiştir kayıt işlemi yapılır. Kayıt işleminde sonra Aksiyon tekrar Açık statüsüne getirilip mail dağıtımı yapılır.

Aksiyon Görevinde Bitiş Tarihini Değiştirme İşlemi;

Aksiyon Görüntüleme ekranında butonu tıklanarak aksiyonun bitiş tarihi revize edilme işlemi yapılır.

Açılan ekranda Yeni Bitiş Tarihi alanında açılan Takvim alanında Yeni Bitiş Tarihi seçilerek gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak yeni bitiş tarihi kayıt işlemi yapılır. Aksiyon tekrar Açık statüsüne getirilip mail dağıtımı yapılır. Revize edilen aksiyon bitiş tarihine göre aksiyon işini yapacak kişiye tekrar görev olarak atanır.

Aksiyon Görevinin Konusunu Değiştirme İşlemi;

Aksiyon Görüntüleme ekranında butonu tıklanılanarak aksiyon görevinin konusu değiştirilir.

Açılan ekrandan yeni aksiyon konusu tanımlanır ve gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak konu değiştir kayıt işlemi yapılır. Kayıt işleminde sonra Aksiyon tekrar Açık statüsüne getirilip mail dağıtımı yapılır.

Tanımlanan yeni aksiyon konusuna göre aksiyon işini yapacak kişiye tekrar görev atanır.

Aksiyon Görevini İptal Etme İşlemi;

Aksiyon Görüntüleme ekranında butonu tıklanarak planlanan aksiyon görevi iptal edilerek kaldırılır.

Açılan ekranda İptal Nedeni alanında Aksiyonun neden sebep iptal edildiği bilgisi yazılır.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon iptal edilme kayıt işlemi gerçekleştirilir.

İptal edilen aksiyon görevi “iptal edilmiş” aksiyon kalemi statüsünde görüntülenir.

Aksiyonun Görevini Silme İşlemi;

Aksiyon Görüntüleme ekranında butonu tıkanılır.

Sistem tarafında verilen “Seçili kaydı silmek istediğinizden emin misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanarak Aksiyon silme işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon silme işleminden sonra Aksiyon sistemden tamamen kaldırılır. Silinen aksiyon kalemleri sistemde görüntülenemez.

6.2.1.8.Çoklu Aksiyon Oluşturma

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama/ Kalemler

Aksiyon Yönetimi Modülünde sistemde tanımlanan bir aksiyon görevinin çoklu aksiyon özelliğini kullanarak birden çok kişiye ayrı ayrı görev olarak atanması işlemi yapılarak aksiyon yaygınlaştırma işlemi gerçekleştirilir. Bu özelliği aktif hale getirebilmek için Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinden 111 numaralı “Çoklu aksiyon açma özelliği kullanılacak mı?” parametresi parametre değerinin “Evet” seçilerek parametre aktif edilmelidir.

Parametre aktif edildikten sonra Aksiyon Kalemi Planlama ekranında butonu görüntülenir ve çoklu aksiyon özelliği kullanılır. Aksiyon Kalemi Planlama ekranından aynı aksiyonu birden çok kişiye görev olarak atamak için çoklu olarak görev açılacak aksiyon kalemi seçilerek butonuna tıklanır.

Aksiyon Kalemi Planlama ekranında butonuna tıklanıldıktan sonra Aksiyon Yaygınlaştırma ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır

Sorumlu: Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında sorumlu kişi bilgisinin istenirse butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde seçildiği alandır.

İşi Yapacak : Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında işi yapılacak kişi bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinden seçildiği alandır.**

Sorumlu Departman: Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında sorumlu departman bilgisinini butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı departman listesinde seçildiği alandır.

Tanım: Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında aksiyonun tanım bilgisinin değiştirildiği alandır

Başlangıç Tarihi: Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında istenirse Başlangıç tarihi bilgisinin açılır liste tıklanarak açılan Takvim alanında seçildiği alandır.

Bitiş Tarihi: Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında istenirse Bitiş tarihi bilgisinin açılır liste tıklanarak açılan Takvim alanında seçildiği alandır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir Aksiyon görevi yaygınlaştırma işlemi ile eklenir.

:Görev listede seçili Aksiyon görevi bilgisi silinir.

:Kayıt işlemi yapılır.

Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında görevin atanacağı işi yapılacak kişi bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinden seçilir.İstenildiği takdirde “Sorumlu, Tanım, İşin Başlangıç ve Bitiş Tarihleri” değiştirilebilir. Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra butonu ile görev listesine Aksiyon Görevi eklenir.

Aksiyon Yaygınlaştırma ekranında yeni bir Aksiyon görevi görev listesine ekleme işleminden sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon Yaygınlaştırma Kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon gerçekleştirme görevi kaç kişiye dağıtılacaksa ayrı ayrı ekleme işlemi yapılarak gerçekleştirilerek kayıt işlemi tamamlanırsa seçilen her kişi için sistemde aksiyon görevi ataması gerçekleşir.

6.2.1.9.Aksiyon Planını/ Kalemini Askıya Alma/ Askıyı Kaldırma

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama/ Kalemler

Sistemde tanımlı olan bir aksiyon planının ya da aksiyon kaleminin sistemden geçici olarak kaldırılması işlemidir.Aksiyon planı/ kalemi askıya alındığında, bekleyen işlerde ve gecikmelerde gözükmez.

Aksiyon Planının Askıya Alma İşlemi ;

Aksiyon Planı Aksıya Alma işlemi için Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama menüsü tıklanarak Aksiyon Planlama ekranı açılır. Açılan Aksiyon Planı ekranında Aksiyon listesinde listeden Askıya alma işlemi yapılacak Aksiyon Planı seçilir ve butonu tıklanılır.

Açılan Askıya Al ekranında Aksiyon Planının Askıya Alma Nedeni alanında neden sebep askıya alınma işlemi yapıldığı bilgisi yazılarak butonu tıklanılır.

Sistem tarafından “Kaydınız askıya alınmıştır” uyarı mesajında “Tamam” butonu tıklanarak Askıya alma işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Planlama ekranında askıya alma işlemi yapılan Aksiyon planın durumu “Askıda” olarak değişir.

Ana aksiyon planı kaydına ait onay aşamasında veya işi yapacak ret statüsünde bekleyen kayıtlar olduğunda ana aksiyon planı kaydı askıya alınmaz.

Aksiyon Planında Askıyı Kaldırma İşlemi ;

Askıya alınan aksiyon planının askıdan kaldırılıp, sistemde yeniden görüntülenip işleme yapılır.

Aksiyon Planlama ekranında Aksiyon Arama sekmesinde durumu askıda olan ana aksiyon planları filtre arama kriteri alanlarında durum alanında “Askıda” seçeneği seçilerek arama kriterlerine göre filtreleme işlemide yapılarak görüntülenmesi sağlanır.

Aksiyon Planı ekranında Aksiyon listesinde Askıdan kaldırılmak istenilen aksiyon planı seçilerek butonuna tıklanır.

Askının Ötelecek Başlama tarihi seçilir. Periyodik aksiyonların tarihleri bu tarih baz alınarak güncellenmesi istenirse ilgili alanla ilgili check box işaretlenir.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak askıyı kaldır kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Planlama ekranında durumu "Askıda" olan Ana Aksiyon Planının "Askıyı Kaldır" işlemi yapıldıktan sonra Ana Aksiyon planının durumu gridde durum alanında artık "Açık" statünde olarak görüntülenir.

Aksiyon Kalemini Askıya Alma İşlemi ;

Aksiyon Planı Aksıya Alma işlemi için Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama/Kalemler menüsü tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama ekranı açılır. Açılan Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon listesinde listeden Askıya alma işlemi yapılacak Aksiyon Kalemi seçilir ve butonu tıklanılır.

Açılan Askıya Al ekranında Aksiyon Kaleminin Askıya Alma Nedeni alanında neden sebep askıya alınma işlemi yapıldığı bilgisi yazılarak butonu tıklanılır.

Sistem tarafından “Kaydınız askıya alınmıştır” uyarı mesajında “Tamam” butonu tıklanarak Askıya alma işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Kalemi Planlama ekranında askıya alma işlemi yapılan Aksiyon Kalemin durumu “Askıda” olarak değişir.

Aksiyon Kaleminin Askıyı Kaldırma İşlemi ;

Askıya alınan aksiyon Kalemin askıdan kaldırılıp, sistemde yeniden görüntülenip işleme yapılır.

Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon Arama sekmesinde durumu askıda olan Aksiyon Kalemleri filtre arama kriteri alanlarında durum alanında “Askıda” seçeneği seçilerek arama kriterlerine göre filtreleme işlemide yapılarak görüntülenmesi sağlanır.

Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon listesinde Askıdan kaldırılmak istenilen Aksiyon Kalemi seçilerek butonuna tıklanır.

Askının Ötelecek Başlama tarihi seçilir.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak askıyı kaldır kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Kalemi Planlama ekranında durumu "Askıda" olan Aksiyon Kalemi "Askıyı Kaldır" işlemi yapıldıktan sonra Aksiyon Kalemin durumu gridde durum alanında artık "Açık" statünde olarak görüntülenir.

6.2.1.10.Kayıt Bakım İşlemi

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama/ Kalemler

Kayıt Bakım özelliği işlemi yapma yetkisinde sahip kullanıcılar aksiyon planı ya da aksiyon kalemi üzerinde her türlü değişiklik yapma yetkisine sahip olurlar. Aksiyon kapalı bir durumda olsa bile kayıt üzerinde her türlü değişiklik yapılabilir. Bu işlemleri yapabilmek için kullanıcının, Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Modül Yöneticisi menüsünde, Aksiyon Yönetimi Modülü modül yöneticisi olarak atanması gerekir. Modül yöneticisi olarak atanan kullanıcıların ekranlarında butonu görüntülenir ve buton ile bir Aksiyon kaydı üzerinde istenilen bilgileri düzenlenebilirler.

Aksiyon Planında Kayıt Bakım İşlemi;

Aksiyon Planlama ekranında Aksiyon listesi sekmesinde seçilen Ana Aksiyon Planı kaydı üzerinde butonu tıklanarak kayıt bakım işlemi yapılır. Açılan ekranında değişiklik yapılacak alanlar görüntülenir ve görüntülenen bu alanlar üzerinde istenildiği takdirde değişiklik yapma işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Planlama ekranında Aksiyon Listesinde Ana Aksiyon Planı seçilir ve butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Planlama ekranında değişiklik yapılacak olan kayıt bakım işlemi yapılacak alanlar görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır

Sistem Giren: Aksiyon Planlama ekranında sisteme giren bilgisinin istenirse butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde seçildiği alandır.

Sisteme Giriş Tarihi: Aksiyon Planlama ekranında istenirse Sisteme Giriş tarihi bilgisinin açılır liste tıklanarak açılan Takvim alanında seçildiği alandır.

Aksiyon Planlama ekranında sistem giren bilgisi sistemde tanımlı personel listesinden seçilir. İstenirse sisteme giriş tarihi bilgisi açılır liste tıklanarak açılan Takvim alanında seçilir. Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon Planı kayıt bakım işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Kaleminde Kayıt Bakım İşlemi;

Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon listesi sekmesinde seçilen Aksiyon Kalemi kaydı üzerinde butonu tıklanarak kayıt bakım işlemi yapılır. Açılan ekranında değişiklik yapılacak alanlar görüntülenir ve görüntülenen bu alanlar üzerinde istenildiği takdirde değişiklik yapma işlemi gerçekleştirilir.Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon Listesinde Aksiyon Kalemi seçilir ve butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Kalemi Planlama ekranında değişiklik yapılacak olan kayıt bakım işlemi yapılacak alanlar görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır

Sistem Giren: Aksiyon Kalemi Planlama ekranında sisteme giren bilgisinin istenirse butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde seçildiği alandır.

Sisteme Giriş Tarihi: Aksiyon Kalemi Planlama ekranında istenirse sisteme giriş tarihi bilgisinin açılır liste tıklanarak açılan Takvim alanında seçildiği alandır.

Bitiş Tarihi: Aksiyon Kalemi Planlama ekranında istenirse bitiş tarihi bilgisinin açılır liste tıklanarak açılan Takvim alanında seçildiği alandır.

Aksiyon Planlama ekranında sistem giren bilgisi sistemde tanımlı personel listesinden seçilir. İstenirse sisteme giriş ve bitiş tarihi bilgisi açılır liste tıklanarak açılan Takvim alanında seçilir. Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi kayıt bakım işlemi gerçekleştirilir.

6.2.2.Aksiyon Onaylama

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/Aksiyon Onaylama

Aksiyon Yönetimi modülünde onaylama işleminin yapıldığı menüdür. Aksiyonlarını Açılış onayı, Kapatma onayı ve Geciktirme Onayı gibi onay işlemleri bu menüde yapılmaktadır. Aksiyon seçili iken butonu tıklanarak Aksiyonun onay işlem detayı bilgisi görüntülenir. Onay aşamasındaki Aksiyon onaylama işlemi yapıldığı gibi butonu tıklanarak ret nedeni bilgisi yazılarak Aksiyonun onay işlemi aşamasında red edilmesi işlemide gerçekleştirilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Onay İşlem Detayı görüntülenir.

:Aksiyon onaylama işlemi reddet edilir.

Aksiyon Onaylama ekranında Aksiyon Listesi sekmesinde onay aşamasındaki aksiyon seçilerek butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Reddetme ekranında İptal Nedeni sekmesinde yer alan Red Nedeni alanı bilgisi girilir.

Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinde 53 numaralı “Aksiyon Reddetme Esnasında Döf açılsın mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Aksiyon Reddetme ekranında butonu görüntülenir. butonu tıklanarak DÖF İşlemleri-Yeni Kayıt ekranı açılarak DÖF kaydı ile ilgili alanlar girilerek kayıt işlemi yapılarak bu aşamada reddetme ilgili DÖF kaydının açılması sağlanır.

Ek Dosyalar sekmesine Aksiyonun red nedeni ilgili varsa ek Dosya yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Reddetme ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra butonu tıklanarak Aksiyon reddetme kayıt işlemi istenirse yapılır.

Aksiyon Onaylama ekranında onaylama işlemi yapılacak Aksiyon Aksiyon listesi sekmesinde listeden seçilrek butonu tıklanarak Aksiyon Onaylama ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Aksiyon Kalemi kopyalama işlemi yapılır.

:Aksiyon Kalemi onaylama işlemi yapılır.

:Aksiyon Kalemi red etme işlemi yapılır. Aksiyon Kalemi red etme işleminde ret nedeni bilgisi zorunludur ve varsa red nedeni ile ilgili ek dosya yükleme işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama ekranında butonu tıklanılır.

İstenirse açılan Aksiyon Kalemi Planlama ekranında gerekli alanlar girilerek ekranında sol üstte yer alan butonu tıklanarak Aksiyon Kaleminin Kopyalama işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama ekranında bu aşamada butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Reddetme ekranında İptal Nedeni sekmesinde yer alan Red Nedeni alanı bilgisi girilir.

Ek Dosyalar sekmesine Aksiyonun red nedeni ilgili varsa ek Dosya yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Reddetme ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon Reddetme kayıt işlemi istenirse bu aşamada da yapılır.

Aksiyon Onaylama sayfasında Aksiyonun onaylama işleminin yapılması için Yeterlilik bilgisi yazılır.

Ek Dosyalar sekmesi;

Aksiyon Onaylama ekranında onaylama işlemi ile ilgili ek dosya varsa kanıt dosyalar yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Aksiyon Tarihçesi sekmesi;

Aksiyonla ilgili yapılan işlere ait açma onayı, gerçekleştirme, geciktirme, yönlendirme, kapatma onayı gibi işlemlerin listelendiği sekmedir.

Aksiyon Onaylama ekranında yeterlilik bilgisi girildikten sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanılır.

Sistem tarafında verilen “Onay işlemini gerçekleştirmek istediğinize emin misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Onay ekranında Onay Notu bilgisi yazılarak butonu tıklanılarak Aksiyon onaylanarak ilgili kişilere bilgilendirmesi yapılarak kapatılır.

6.2.3.Raporlar

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar

Aksiyon Yönetimi modülündeki tüm aksiyonların raporlandığı bölümdür.

6.2.3.1.Ana Aksiyon Raporları

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Ana Aksiyon Raporları

Ana Aksiyon Raporları ekranında Ana aksiyon faaliyetleri hakkında genel olarak tüm bilgilerin görüntülendiği rapordur. Ana Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Ana Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kriterlerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Ana Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait raporların görüntülenmesi sağlanır.

Ana Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Listesinde listede Ana Aksiyon seçili iken (Excele aktar) butonu tıklanarak excel formatında “Ana Aksiyon Raporu” görüntülenir.

Ana Aksiyon Raporu ekranında Gruplama özelliğini uygulayarak girid ekranında kolonların karşılığı olan alanları için mouse ile alanın üzeri tıklanarak süreklenerek “Sütun başlığını o sütuna göre gruplamak için buraya sürükle” alana getirilerek Qdms sisteminde gridlerde gruplama özelliği yapılır.

Ana Aksiyon Raporu ekranında “Kolon Seçici “ buton tıklanılır.

Açılan alan seçicisi ekranın gridde bulunan görüntülenmesi istemediği alanlar mouse tutup -sürekle yöntemi ile Alan seçicisi ekranı ekleyerek alanların menü ekranında görüntülenmemesi sağlar.

İstediği şekilde alanları menü ekranların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapar.

Ana Aksiyon Raporu ekranında ( Kullanıcı Ayarların Temizle) butonu tıklanılır. (Kullanıcı Ayarlarını Temizle) butonu tıklandıktan sonra tekrar varsayılan ayarlarına yani menü ekranın ilk kez kullanılmaya başlandığında veya herhangi bir yapılandırma değişikliği yapılmadığında durumuna getirilmesi sağlanır.

6.2.3.2.Kalemler Detayında

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Kalemler Detayında

Aksiyon kalemlerinin detay bilgilerinin yer aldığı rapordur. Bu rapor “Özet Rapor ve “Yatay Rapor” bazında excel olarak aktarılabilmektedir.Aksiyon Kalemi Raporu ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Aksiyon çizelge raporunu görüntüler.

: Özet Rapor alınır.

: Log görüntülenir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Kalemi Raporu ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kriterlerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Aksiyon Kalemi Raporu ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait raporların görüntülenmesi sağlanır.

Aksiyon Kalemi Raporu ekranında Aksiyon listesinde (Aksiyon Çizelge Raporu) butonu tıklanarak “Aksiyon Çizelge Raporu” görüntülenir.

Aksiyon Kalemi Raporu ekranında Aksiyon listesinde (Özet Rapor) butonu tıklanarak “Aksiyon Özet Raporu” görüntülenir.

Aksiyon Kalemi Raporu ekranında Aksiyon Listesi sekmesinde (Excele aktar) butonu tıklanarak excel formatında “Aksiyon Kalemi Raporu” görüntülenir.

Aksiyon Kalemi Raporu ekranında Aksiyon Listesi sekmesinde butonu tıklanarak “Aksiyon Kalemi Raporu” log olarak görüntülenir.

Log olarak görüntülen raporda Aksiyon No, İşlem Yapan, İşlem Tarihi, İşlem Tipi ve Bilgi gibi alanların log kayıtları tutularak görüntülenir.

6.2.3.3.Onay Bekleyen Aksiyon Listesi

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Onay Bekleyen Aksiyon Listesi

Tüm onay bekleyen aksiyonların listesi detaylı bir şekilde bu ekranda görüntülenir. Hangi aksiyonun, kimde, kaç günde, hangi statüde onayda beklediği bilgisine ulaşılır. Onay Bekleyen Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Onay Bekleyen Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kriterlerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Onay Bekleyen Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait raporların görüntülenmesi sağlanır.

Onay Bekleyen Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Listesi sekmesinde listeden Aksiyon seçili iken (Excele aktar) butonu tıklanarak excel formatında “Onay Bekleyen Aksiyon Raporu ” görüntülenir.

6.2.3.4.Zaman Çizelgesi Raporu

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Zaman Çizelgesi Raporu

Zaman Çizelgesi Raporu ekranında Filtre sekmesinde “Tarih Tipi” alanında seçilen “Günlük, Haftalık, Aylık” verisine göre zaman çizelgesi raporu oluşturulduğu menüdür. Zaman Çizelgesi Raporu ekranında Aksiyon Listesi ve Filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Zaman Çizelgesi Raporu ekranında Filtre sekmesinde arama kriterlerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır. Örn:Arama kriterlerinde Tarih Tipi alanında açılır liste tıklanarak “Günlük” seçeneği seçilir ve Ana Aksiyon alanında Ana Aksiyon Kodu bilgisi yazılır.

Hangi personelin aylık olarak hangi tarihler arasında üzerinde hangi aksiyonlar olduğu bilgisine bu rapordan ulaşılır. Rapordaki renkler aksiyonun mevcut durumunu belirtmektedir. Kırmızı gecikmedeki aksiyonları, mavi devam eden aksiyonları, yeşil gerçekleşen (bitmiş) aksiyonları gösterir.

Zaman Çizelgesi ekranında Liste sekmesinde işaretinin üstüne tıklandığında bu ekranda “Aksiyon Kalemi Planlama- Yeni Kayıt ” ekranı açılır. Açılan Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girilerek ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi kayıt işlemi yapılır.

Zaman Çizelgesinde renklerin üzerine gelindiğinde Aksiyonun Kodu ve Adı bilgisi görüntülenir.

Zaman Çizelgesinde renklerin üzerine gelindiğinde tıklanıldığında “Aksiyon Görüntüleme” ekranın görüntülenir.Açılan Aksiyon Görüntüleme ekranında görüntülenen ekranın linkinin alınıp, paylaşılması ve Aksiyona yorum ekleme işlemleri yapılır.

Zaman Çizelgesi Raporu ekranında Listesinde sekmesinde (Excele aktar) butonu tıklanarak excel formatında “Zaman Çizelgesi Raporu” görüntülenir.

6.2.3.5.Aksiyon Geciktirme Raporu

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Aksiyon Geciktirme Raporu

Geciktirilen aksiyonlara ait, istenilenen verilere göre (Aksiyon tipi, Ana aksiyon no, Talep eden, işi yapacak, sorumlu, sorumlu departman vb.) filtreleme yapılarak, rapor görüntülendiği menüdür.

Aksiyon Geciktirme Raporu ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Geciktirme Raporu ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kriterlerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Aksiyon Geciktirme Raporu ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait raporların görüntülenmesi sağlanır.

Aksiyon Geciktirme Raporu ekranında Aksiyon listesinde sekmesinde (Excele aktar) butonu tıklanarak excel formatında “Aksiyon Geciktirme Raporu” görüntülenir.

6.2.3.6.Aksiyon Grafik Raporu

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Aksiyon Grafik Raporu

Aksiyonların grafiksel olarak görüntülendiği rapordur. “X ekseni” alanında seçilen değere göre, butonuna tıklanarak pasta veya çubuk grafik olarak grafik raporu alınabilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Belirlenen özelliklere göre ekrana grafiği çizdirir.

: Grafiği açılır menüden seçilen format türüne (png,jpg,bmp,xls, vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarılma işlemi yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Aksiyon Grafik Raporu ekranında, Grafik seçenekleri bölümünde gerekli seçimler gerçekleştirilir. Grafik Tipi kısmında X ve Y ekseninde yer alması istenen nitelik seçilir. Ana Tema, renk paleti alanlarında açılır liste seçeneklerinde seçim yapılarak Ana tema, renk paleti özelliklerinden grafik özelleştirilebilir. Grafik seçenekleri kısmında En çok alanında grafikte olması istenen en çok aralık belirlenir.

Aksiyon Grafik Raporu ekranında Grafik seçenekleri bölümünde gerekli seçimler gerçekleştirildikten sonra istenirse Grafik başlığı belirtilerek grafik oluşturmak için butonuna tıklanır.

6.2.3.7. Aksiyon Onay/ Ret Tarihçesi

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Aksiyon Onay/Ret Tarihçesi

Reddedilen aksiyonlara ait ret nedeni, ret tarihi, onaycı, onay ret türü (kapatma onayı, açma onayı) bilgileri ile diğer aksiyon bilgilerini verildiği raporun görüldüğü menüdür. Aksiyon Onay/Ret Tarihçesi ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Onay/Ret Tarihçesi ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kritelerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Aksiyon Onay/Ret Tarihçesi ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait raporların görüntülenmesi sağlanır.

Aksiyon Onay/Ret Tarihçesi ekranında Aksiyon listesinde sekmesinde (Excele aktar) butonu tıklanarak excel formatında “Aksiyon Onay/Ret Tarihçesi Raporu” görüntülenir.

6.2.3.8.Aksiyon Durum Analizi Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Aksiyon Durum Analizi Raporu

Aksiyon Durum Analizi Raporu ekranında Filtre sekmesinde “X ekseni” alanında seçilen değere göre aksiyonların açık/ kapalı durumlarını gösteren grafik raporunun görüntülendiği menüdür. X ekseninde açılır liste tıklanarak açılan listede Departman, İşi Yapacak, İşyeri, Sorumlu, Sisteme Giren ve Talep Eden seçenekleri bulunmaktadır. X ekseninde seçilen seçeneğe göre aksiyonların durumunu gösterir. Örneğin işyeri bazlı açılan aksiyonlardan hangi işyerinde kaç aksiyonun sayı ve yüzdelik oran olarak açık veya kapalı olduğunu gösterir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Belirlenen özelliklere göre ekrana grafiği çizdirir.

: Grafiği açılır menüden seçilen format türüne (png,jpg,bmp,xls, vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarılma işlemi yapılır.

Aksiyon Durum Analizi Raporu ekranında filtre sekmesinde X ekseninde açılan açılır liste seçeneklerinde seçim yapılır. Seçim yapıldıktan sonra Ana tema, renk paleti, Grafik Eni gibi alanlar ilgili veri girişleri yapılır. İstenirse Grafik Adı bilgisi değiştirilir.

Aksiyon Durum Analizi Raporu ekranında Filtre sekmesinde alanlar ilgili gerekli ayarlamalardan sonra butonu tıklanarak “Aksiyon Durum Analizi Raporu” alınır

6.2.3.9.Log Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Log Raporu

Aksiyon Kalemlerine ait Aksiyon No, Bilgi, İşlem Yapan, İşlem Tarihi ve İşlem Tipi alanları ilgili bilgilerin verildiği raporun görüldüğü menüdür. Aksiyon kalemleri üzerinde yapılan işlem bilgilerinin tutulduğu rapordur. Log Raporu ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Log Raporu ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kriterlerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Log Raporu ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait raporların görüntülenmesi sağlanır.

Log Raporu ekranında Aksiyon Listesinde (Excele aktar) butonu tıklanarak excel formatında “Log Raporu” görüntülenir.

6.2.3.10.Aksiyon Zaman Boyutlu Analiz

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/Aksiyon Zaman Boyutlu Analiz

Aksiyonların zaman boyutlu olarak grafiksel olarak görüntülendiği rapordur. Aksiyonlar ile ilgili seçilen verilere göre aylık bazda grafiklerin alınma işlemi yapılır. “X ekseni” alanında seçilen değere göre, butonuna tıklanarak pasta veya çubuk grafik olarak grafik raporu alınabilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Belirlenen özelliklere göre ekrana grafiği çizdirir.

: Grafiği açılır menüden seçilen format türüne (png,jpg,bmp,xls, vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarılma işlemi yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Aksiyon Zaman Boyutlu Analiz raporu ekranında, Grafik seçenekleri bölümünde gerekli seçimler gerçekleştirilir. Grafik Tipi kısmında X ve Y ekseninde yer alması istenen nitelik seçilir. Ana Tema, renk paleti alanlarında açılır liste seçeneklerinde seçim yapılarak Ana tema, renk paleti özelliklerinden grafik özelleştirilebilir. Grafik seçenekleri kısmında En çok alanında grafikte olması istenen en çok aralık belirlenir.

Aksiyon Zaman Boyutlu Analiz ekranında Grafik seçenekleri bölümünde gerekli seçimler gerçekleştirildikten sonra istenirse Grafik başlığı belirtilerek grafik oluşturmak için butonuna tıklanır.

6.2.3.11.Aksiyon Yorum Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Raporlar/ Aksiyon Yorum Raporu

Aksiyon kalemlerine yapılan yorumların görüntülendiği rapordur. Bu menüde tüm aksiyon kalemlerine ait bilgiler görüntülenmektedir. Ana Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.Sadece yorum yapılanların listelenmesi için “Aksiyon Arama” sekmesinde “Sadece yorum yapılanları getir” seçeneğinin işaretlenerek arama işleminin yapılması gerekir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Yorum Raporu ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kritelerindeki alanlara veri girişleri yapılarak, “Sadece Yorum yapanları getir” alanın ile ilgili check box işaretlenir (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Aksiyon Yorum Raporu ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait raporların görüntülenmesi sağlanır.

Aksiyon Yorum Raporu ekranında Aksiyon Listesinde (Özet Rapor) butonu tıklanarak excel formatında “Aksiyon Yorum Raporu” görüntülenir.

6.2.4.Aksiyon Onaylama -Açma Onayı

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Aksiyon Onaylama -Açma Onayı

Aksiyon Yönetimi modülünde Durumu “Açılış Onayı” statüsündeki Aksiyonların onaylama yada red etme işlemlerinin yapıldığı menüdür. Aksiyon Onaylama -Açma Onayı ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Aksiyon Kalemi onaylama işlemi yapılır.

:Aksiyon Kalemi red etme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama -Açma Onayı ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kritelerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama -Açma Onayı ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait durumu “Açılış Onayı” statüsündeki Aksiyonların görüntülenmesi sağlanır.Aksiyon Onaylama ekranında Aksiyon Listesi ekranında durumu “Açılış Onayı” statüsündeki Aksiyon seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Reddetme pop-upn’da Ret Nedeni bilgisi yazılarak butonu tıklanarak istenirse durumu “Açılış Onayı” statüsündeki Aksiyonun ret etme işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama ekranında Aksiyon Listesi ekranında listeden durumu “Açılış Onayı” statüsündeki Aksiyon seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Onay pop-up’nda Onay Notu bilgisi yazılarak butonu tıklanarak durumu “Açılış Onayı” statüsündeki Aksiyonun “Açılış Onayı” onaylama işlemi yapılır.

6.2.5.Aksiyon Onaylama -Kapatma Onayı

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Aksiyon Onaylama -Kapatma Onayı

Aksiyon Yönetimi modülünde durumu “Kapatma Onayı” statüsündeki Aksiyonların onaylama yada red etme işlemlerinin yapıldığı menüdür. Aksiyon Onaylama -Kapatma Onayı ekranında Aksiyon Listesi ve Aksiyon Arama sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Aksiyon Kalemi onaylama işlemi yapılır.

:Aksiyon Kalemi red etme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama -Kapatma Onayı ekranında Aksiyon Arama sekmesinde arama kritelerindeki alanlara veri girişleri yapılarak (Ara) butonu tıklanarak filtreleme işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama -Kapatma Onayı ekranında Aksiyon listesinde ise Aksiyon Arama sekmesinde yapılan filtre ayarlarına göre istenilen verilere ait durumu “Kapama Onayı” statüsündeki Aksiyonların görüntülenmesi sağlanır.Aksiyon Onaylama ekranında Aksiyon Listesi ekranında listeden durumu “Kapatma Onayı” statüsündeki Aksiyon seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Reddetme pop-upn’da Ret Nedeni bilgisi yazılarak butonu tıklanarak istenirse durumu “Kapatma Onayı” statüsündeki Aksiyonun ret etme işlemi yapılır.

Aksiyon Onaylama ekranında Aksiyon Listesi ekranında listeden durumu “Kapatma Onayı” statüsündeki Aksiyon seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Aksiyon Onay pop-up’nda Onay Notu ve yeterlilik bilgisi yazılarak butonu tıklanarak durumu “Kapatma Onayı” statüsündeki Aksiyonun kapatma onayı onaylama işlemi yapılır.

6.3.Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon (Özel İşlemler)

6.3.1.Aksiyon Gerçekleştirecek Değiştirici

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon Yönetimi/ Aksiyon Gerçekleştirecek Değiştirici

Aksiyon işini yapacak kişinin değiştirildiği menüdür. Aksiyonun atandığı personelin işten ayrılması, pozisyon değişikliği gibi, iş ihtiyacına göre aksiyonun başka bir kullanıcıya verilmesi gibi durumlarda kullanılır. Personelle atanan aksiyonların o personelden alınarak başka bir personele verilmesinin sağlanır. Yani aksiyonu gerçekleştirecek kişi değiştirilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili aksiyon görevlerinin seçilen personel ve sorumlusuna atanması işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

Aksiyon Gerçekleştirecek Değiştirici ekranında “İşi Yapacak” alanından aksiyon işini gerçekleştirilmesi gereken personel ve Sorumlu alanın işin sorumlusu personel personel listesinde seçilir ve ve (Ara) butonuna tıklanarak üzerindeki görevlerin listelenmesi sağlanır.

İş yapacak kişinin üzerindeki aksiyonlar listelendikten sonra “Yeni İşi Yapacak” ve “Yeni sorumlu” alanlarında aksiyon görevinin aktarılacağı personel ve sorumlusu seçilir.

Hangi aksiyon görevi devredilecekse işaretlenir ve butonu ile aksiyon görevlerinin seçilen personel ve sorumlusuna atanması sağlanır.

6.3.2Aksiyon Statü Değiştirici

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon Yönetimi/ Aksiyon Statü Değiştirici

Kapalı ve iptal durumda olan aksiyonların durumlarının açık duruma getirilmesini sağlayan menüdür.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili kapalı ve iptal durumda olan aksiyonların durumlarının açık duruma getirilme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

Aksiyon Statu Değiştirme ekranında durumu “İptal Edilmiş” statüsündeki Aksiyon seçili iken butonu tıklanılır.

Sistem tarafından verilen “Aksiyonu Açık Statüsüne Getirmek istediğinizden emin misiniz” mesajında “Tamam” butonu tıklanarak aksiyonu açık statüsüne getirme işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Statu Değiştirme ekranında statüsü “Kapalı” Aksiyon seçili iken butonu tıklanılır.

Sistem tarafından verilen “Aksiyonu Açık Statüsüne Getirmek istediğinizden emin misiniz” mesajında “Tamam” butonu tıklanarak aksiyonu açık statüsüne getirme işlemi gerçekleştirilir.

6.3.3.Aksiyon Sil

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon Sil

Sistemde tanımlı aksiyonların toplu bir şekilde silme işlemin yapıldığı menüdür. Bu menünün amacı toplu bir şekilde Aksiyonların silme işlemin gerçekleştirmektir. “Toplu Aksiyon Sil” ekranında Aksiyonlar Listesi ve Aksiyon Arama sekmeleri olmak üzere iki sekme görüntülenir. Aksiyonlar Listesi sekmesinde sistemde tanımla Aksiyonlar listenir. Aksiyonlar listesi sekmesinde istenirse tekli seçim yapılarak tek tek aksiyon silme işlemi veya çoklu seçim yapılarak butonu tıklanarak silme işlemi yapılır. Aksiyonlar Listesinde “Tümünü seç” seçeneği ile ilgili check box işaretlenerek butonu tıklanarak toplu bir şekilde Aksiyon Listesinde Aksiyonlar tümü seçilerek Toplu silme işlemi de yapılır. Tekli ve çoklu bir şekilde silme işlemi yapılmış Aksiyonlar veritabandan da siliniyor ve bu verilere sistemde ulaşılmıyor.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili Aksiyonun silinme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

“Toplu Aksiyon sil” ekranında Aksiyonlar Listesi sekmesinde silinmesi istenilen Aksiyonların seçilir.Aksiyonlar seçim işleminde sonra butonu tıklanarak Aksiyonların silme işlemi yapılır.

Sistem tarafından “Seçili kaydı silmek istediğinize emin misiniz?” uyarı mesajı verilir ve “Tamam” butonu tıklanılır.

Aksiyonun silme işleminde sonra sistem tarafından aksiyonların silinmiş olduğunu ve silme işlemi yapılan aksiyonun numaraları uyarı mesajı şeklinde verildiği görülür.

6.3.4.Rapor Formatları

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Aksiyon/ Rapor Formatları

Aksiyon Yönetimi modülünde rapor formatlarının tanımlama işlemi yapıldığı menüdür.Aksiyon Yönetimi metotlarına göre farklı rapor formatları oluşturmak için Rapor Formatları menüsü kullanılabilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir rapor formatı tanımlanır.

: Listede seçili rapor formatı bilgisi güncellenir.

: Listede seçili rapor formatı bilgisi görüntülenir.

: Listede seçili rapor formatı bilgisi silinebilir.

Bunun için öncelikle Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Rapor Formatları Düzenleme menüsüne oluşturacağımız rapor formatlarının tümü tanımlanmalıdır.

Ekrandaki butonlar yardımıyla;

:Sisteme yeni bir rapor formatı yüklenir.

:Listede seçili rapor formatı görüntülenip, indirilir.

:Listede seçili rapor formatı silinir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

butonu tıklanarak sisteme rapor formatı yükleme işlemine başlanılır.

Dosya Yükleme ekranında Gözat butonu tıklanır.

ilgili rapor seçilerek Rapor Formatları Düzenleme menüsüne yükleme işlemi yapılır.

Rapor formatı eklemesi yapıldıktan sonra rapor formatının adı uzantısıyla beraber kopyalanır. Ardından, Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Rapor Formatları menüsü açılır. Listeye yeni bir Rapor formatı eklemek için ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Rapor formatı \Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Rapor Tanımı: Rapor Formatları - Yeni Kayıt ekranında Rapor tanımı bilgisinin girildiği alandır.

Rapor Şablonu: Rapor Formatları - Yeni Kayıt ekranında Rapor şablonun adı ve uzantısı bilgisi girilir.(Rapor Formatları Düzenleme menüsünde sağ tıkla/kopyala yöntemi ile kopyalanan rapor formatının adı ve uzantsı sağ tıkla/yapıştır yöntemi ile yapıştırıldığı alandır.

Rapor Tipi: Rapor Formatları - Yeni Kayıt ekranında Rapor tipi bilgisinin açılır liste tıklanarak açılan sistemde tanımlı Rapor listesinden seçildiği alandır.

Rapor Formatları - Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Rapor formatları kayıt işlemi yapılır.

Tanımlanan Rapor formatının görüntülemesi için Entegre Yönetim Sistemi/Aksiyon Yönetimi/Raporlar/Kalemler Detayında menüsü tıklanılır.Açılan Aksiyon Kalemi Raporu ekranında (Excel Aktar) butonu tıklanılır.(Rapor Tipi alanında Aksiyon Kalemi Raporu seçildiği için bu raporla ilgili yeni format tanımlanmıştır.)

Açılan Rapor Format Seç ekranında Format Seç alanı ilgili check box seçilerek Aksiyon Rapor formatı listesinde tanımlanan Rapor Formatı seçilerek butonu tıklanır.

Sistem tarafından Format seçim işleminde sonra tanımlanan rapor formatının Excel formatında raporu verilir.

6.3.5. Aksiyon İptal Et

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon İptal Et

Sistemde tanımlı aksiyonların toplu bir şekilde iptal işlemin yapıldığı menüdür. Bu menünün amacı toplu bir şekilde Aksiyonların iptal işlemin gerçekleştirmektir. Açılan ekranında Aksiyonlar Listesi ve Aksiyon Arama sekmeleri olmak üzere iki sekme görüntülenir. Aksiyonlar Listesi sekmesinde sistemde tanımla Aksiyonlar listenir. Aksiyonlar listesi sekmesinde istenirse tekli seçim yapılarak tek tek aksiyon iptal işlemi veya çoklu seçim yapılarak butonu tıklanarak açılan ekranda “İptal nedeni” bilgisi yazılarak toplu bir şekilde aksiyonların İptal işlemi yapılır. Aksiyonlar Listesinde “Tümünü seç” seçeneği ile ilgili check box işaretlenerek Toplu bir şekilde Aksiyon Listesinde Aksiyonlar tümü seçilerek butonu tıklanarak açılan ekranda “İptal nedeni” bilgisi yazılarak Toplu İptal işlemide yapılır. Toplu iptal edilmiş Aksiyonlar durumu “İptal Edilmiş” statüsü olarak değişir. Toplu olarak iptal işlemi yapılan Aksiyonlar Aksiyon Yönetimi Modülünde raporlarında Aksiyon Kalemi Raporunde Filtre sekmesinde durumu “İptal Edilmiş” olarak statüsü seçilerek listenerek raporu alınması sağlanır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili Aksiyon reddet edilerek İptal işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

“Toplu Aksiyon İptal” ekranında Aksiyonlar Listesi sekmesinde iptal edilmesi istenilen Aksiyonların seçilir.

Aksiyonlar seçim işleminde sonra butonu tıklanarak Aksiyonların iptal işlemi yapılır.Sistem tarafından “Seçili kaydı iptal etmek istediğinize emin misiniz?” uyarı mesajı verilir ve “Tamam” butonu tıklanılır.

butonu tıklanarak açılan Aksiyon Reddetme pop-up’nda Red nedeni bilgisi girilerek butonu tıklanarak Aksiyonların toplu İptal işlemi yapılır.

Toplu bir şekilde Aksiyonların İptal işleminde sonra sistem tarafından Toplu olarak İptal edilen aksiyonların İptal edilmiş olduğunu ve İptal edilen aksiyonların numaraları uyarı mesajı şeklinde verir.

Toplu İptal Edilmiş Aksiyonların Raporlarda Görüntülenmesi ;

Aksiyon Yönetim Modülünde “Aksiyon İptal Et” menüsünde toplu olarak iptal edilmiş Aksiyonlar Aksiyon Yönetimi Modülü Raporlarında Aksiyon Kalemi Raporunda Filtre sekmesinde arama kriterlerinde Durum alanında “İptal Edilmiş” statüsü seçilerek listenilir ve raporlanır. Açılan Aksiyon Kalemi Raporun Aksiyon Arama sekmesinde arama kriterlerinde Durum Alanında “İptal Edilmiş” statü seçeneği seçilerek (Ara) botunu tıklanılır.

6.3.6.Anket Soru Listeleri(Aksiyon Yönetimi)

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Anket Soru Listeleri(Aksiyon Yönetimi)

Bu modüllerin altyapı kısmına Anket Soru listeleri menüsü eklendiği Aksiyon Yönetimi modülü için anketle ilişkili fonksiyon olarak Aksiyon Kapatma fonksiyonun eklendiği menüdür. Aksiyon Kapatma fonksiyonu seçildiğinde sol üstteki butonu tıklanarak Tedarikçi Değerlendirme modülü mantığında sistemde şablon anketler bu menüde tasarlanıp kaydedilmesi sağlanmaktadır. Şablon anketler tasarlandıktan sonra Aksiyon Yönetimi modülün ilgili parametresi olan 124 numaralı parametrenin parametre değeri boş ise sistem otomatik olarak anket kodunu parametre değerine tanımlamaktadır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Tanımlanacak ankete soru ekleme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

butonu tıklanarak Anket İşlemleri Modülün yapısındaki soru ekleme işlemin yapıldı ekranı gibi Aksiyon modülü için ilgili fonksiyon için soru ekleme ekranı görüntülenerek soru seçeneklerinden soru ekleme işlemi yapılır.

Aksiyon Yönetimi Parametrelerinden 124 numaralı “”Kullanılacak anket şablonu” parametresinin parametre değerine herhangi bir parametre kodu tanımlı olmadığında sistem “Yeni bir anket oluşturulacaktır. Onaylıyor musunuz?” uyarı mesajına “Tamam” butonu tıklanarak anket soruları ekranı görüntülenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Sorularınızı yazdırmaya sağlayan butondur.

:Anketi bölümlendirerek başlık eklemek istenilirse bu buton kullanılır. Her başlık ayıracından sonra tanımlanan sorunun numarası 1 olarak gelir.

: Anketi dolduran kişilere, serbest bilgi girilmesi gereken sorular sorulduğunda, kullanılan soru tipidir.

: Verilen cevapların belirtilen seçenekler içinden seçilmesi durumunda kullanılır.

:Bir sorunun seçeneklerinden tüm seçeneklerin tercih edilip, öncelik sırasına göre listelendiği durumda kullanılır. Seçenekler çoktan aza veya azdan çoğa doğru sıralanır.

: Oluşturmak istenilen soruda çok fazla şık mevcutsa ve bunların check list gibi seçilmesi gerekiyor ise, çoklu seçim listesi tipinde soru eklenebilir.

:Sorulan sorunun açılır listeden tek cevap seçilmesi durumunda kullanılacak soru tipidir.

:Bu soru tipi Qdms’de tanımlı personel, müşteri, departman, şirket profili ve ürün alanlarındaki listelerin seçilmesini sağlar.

: Soru metni altında alt soruların tanımlama işlemi yapıldığı matris şeklinde oluşturulan soru tipidir.

:Soru metni alanında resim eklendiği ve seçeklerinde resim ekleme işlemi yapıldığı resimli matris şeklindeki soru tipidir.

: Tıklanarak açılan ekranda, kullanıcıya tarih seçtirilecek soru eklenebilir.

:Ankete Ek dosya ekleme işlemi için Ek Dosya alanı oluşturur.

:Anket İşlemler modülü alt yapısında bulunan Soru Havuzu menüsünde açılan Soru Kategorileri ekranında tanımlı soru kategorileri listesinde seçim yapıldığı soru tipidir.

Örnek Soru seçenekleri ekleme;

butonu tıklanarak Anket bölümlendirilerek başlık eklenir.

Başlık ekle alanına ilgili başlık eklenilerek butonuyla kayıt işlemi gerçekleştirilir.

butonu tıklanarak serbest bilgi girilmesi için tanımlanacak soru tanımlanır. Bir Metin alanı oluşturulur ve bu metin alanın kaç satırdan oluşacağında soru tanımlama ekranında ayarlanır.

Soru Metni: Sorulacak soru metni, Türkçe alana yazılır. Diğer dillerde kullanım olması durumunda ilgili dillerin olduğu alana sorulacak soru verisi girilir.

Satır Sayısı: Satır sayısı, metnin büyüklüğünü belirlemek için kullanılır. 0 veya 1 olması durumunda cevap verilecek alan tek satır olarak görülür.

Sorulacak sorunun cevap verme zorunluluğu bu alandan belirlenir. Cevap zorunluluğu var ise soru cevaplanmadığında kaydetmeye izin verilmez, uyarı mesajı verilir.

İlişkili Soru/Seçenek: Bir sorunun, seçeneklerinden biri ile ilişki kurulduğunda, ilişkili sorunun çıkması istenilirse ilişkili soru/seçenek kısmından bağlantı sağlanır.

Sorulacak soru metni Türkçe alana yazılarak butonuyla kayıt işlemi gerçekleştirilir.

butonu tıklanarak verilen cevapların beliritilen seçeneklerden seçilme işlemi yapılır.

Sorulacak sorunun cevap verme zorunluluğu bu alandan belirlenir.

Seçeneklerden 1 veya 1’den fazlasının seçilebilmesi bu alandaki check box’a göre belirlenir.

Seçeneklerin yan yana (Tek Satırlı) veya alt altta (Çok Satırlı) dizili olarak görülmesi sağlanır.

Eğer çok satırlı seçeneği işaretlenirse kolon sayısı diye bir alan çıkar ve sorunun seçenekleri belirlenen değer kadar, kolonda görüntülenir.

Min/Max Seçim Sayısı : Minimum ve maxsimum soru seçim sayısının belirlendiği alandır.(Birden Fazla seçenek seçilebilir seçeneği işaretli olduğunda bu alan görüntülenir)

Hesaplama Yöntemi: Anketin puanlı anket olması durumunda, bu sorunun seçeneklerine verilen puanların hangi yöntemle hesaplanılacağının belirlendiği alandır. Örneğin; 10 kişinin cevaplayacağı anketteki bir sorunun 4 seçeneği ve her bir seçeneğin kendine has puanları vardır. İlk seçeneğin puanının 5 olduğunu varsayarsak, 10 kullanıcının ilk seçeneği seçmesi halinde, bu puanlar toplanarak mı (50) veya ortalaması alınarak mı (5) anketin ortalama puanına dahil edilme durumu belirlenir.(Birden Fazla seçenek seçilebilir seçeneği işaretli olduğunda bu alan görüntülenir)

Ağırlıklı Puan: Anketin puanlı anket olması durumunda sorunun anket içindeki ağırlığının belirlendiği alandır. Tüm sorular eş değer ağırlıktaysa 1 değeri yazılmalıdır. 0 olarak yazıldığı durumda anket puanı hesaplanmaz.

İlişkili Soru/ Seçenek: Bir sorunun başka bir sorunun seçeneğindeki şarta bağlı olarak görünmesi istenirse ilişkili soru/seçenek mantığı kullanılır.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Anket Soru Listeleri(Aksiyon Yönetimi) menüsünde İlgili fonksiyon seçili iken butonu tıklanarak açılan Anket soruları ekranında örnek olarak birkaç soru seçeneği tanımlanarak Anket Soru Listeleri(Aksiyon Yönetimi) tanımlama işlemi yapılır. Diğer soru seçeneklerin tanımlama işlemi Anket İşlemleri Modülünün Soru tanımlama ekranındaki aynı şekilde yapılmaktadır. Açılan ekranda Anket İşlemleri soru tanımlama ekranı ile aynıdır.

Soru Tanımlama işlemi yapıldıktan sonra Anket Soru Listeleri(Aksiyon Yönetimi) menüsü ilgili modülün ilgili parametresi olan 124 numaralı “Kullanılacak anket şablonu” parametresine sistem otomatik olarak anket kodu tanımlar.

Anket Soru Listeleri (Aksiyon Yönetimi) menüsünde anket 124 numaralı parametre sistem otomatik olarak kodu tanımladıktan sonra anketin gidecek rolün kodu Aksiyon Yönetimi parametrelerine 126 numaları “Anket gönderilecek rol id” parametresine tanımlanması gerekmektedir. Rol İd numarası Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Rol Tanımlama menüsünde alınır.

Aksiyon kapatma onayı verildikten sonra anket kaç gün içinde doldurulabileceği Aksiyon Yönetimi parametrelerinde 125 numaralı “Aksiyon kapatma onayı verildikten sonra anket kaç gün içinde doldurulabilecek” parametresinde parametre değerine yazılan değere göre belirlenecektir.

Anket Tanımlama işlemi ve parametrelerde gerekli ayarlamalarda sonra Kapatma fonksiyonu ile ilgili anket gönderilmesi için Aksiyon Planı -Yeni Kayıt ekranında bir Aksiyon Planı tanımlanır.

Tanımlanan Aksiyon Planında “Anket Oluştur” alanı ile ilgili check box işaretli olması gerekmektedir.

Aksiyon Planı tanımlama işlemi yapıldıktan sonra Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon Kalemi tanımlama işlemi yapılır.

Aksiyon Planlama sayfasındaki ilgili ana aksiyon planı seçilerek, sol üst köşedeki butonuna tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama ekranı görüntülenir. butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Aksiyon Kalemi oluşturma aşamasında gerekli sekmeler ve alanlar doldurulduktan sonra butonu kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Kalemi tanımlama işleminde sonra Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme menüsünde aksiyon kaleminin gerçekleşme işlemi yapılır.

Aksiyonu gerçekleştirecek yani işi yapacak kişi butonuna tıklayarak gerçekleştirilmesi gereken aksiyon görüntülenir.

Aksiyon Gerçekleştirme ekranında Aksiyon Bilgiler sekmesinde “Yapılan İş” alanı bilgisi doldurultuktan sonra gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak Aksiyon gerçekleştirme kayıt işlemi yapılır.

Aksiyon gerçekleştirme işleminden sonra aksiyon kapatılır. Kapatılan Aksiyonun Aksiyon Yönetimi parametrelerinde 126 numaralı parametre tanımlı role Anket İşlemleri modülünde bekleyen işlerine “Doldurulması Gereken Anketler” iş olarak görev düşer.

İlgili görevdeki Anket Kodu alanındaki Anket kodu linki tıklanarak Anket Doldurma ekranı açılır.

Anket doldurma ekranında anket soruları ilgili bilgiler girilerek anket doldurma işlemi yapıldıktan sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanarak Anket doldurma işlemi gerçekleştirilir.Sistem tarafında verilen “Anketiniz başarıyla kaydedilmiştir” uyarı mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

Anket Soru listeleri(Aksiyon Yönetimi) menüsünde tanımlanan anket ve Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinden Anket ilgili parametreler ayarlanarak kapama aşamasındaki bir aksiyonun parametrelerdeki role giderek “Doldurulması Gereken Anketler” işi olarak Anket İşlemleri Modülünde görev düşme işlemi bu şekilde olmaktadır.

6.4.Dashboard/Aksiyon Yönetimi

Menü Adı: Dashboard/Aksiyon Yönetimi/Aksiyon Dashboard

Qdms sisteminde kullanıcılara işlemleri, metrikleri, grafikleri ve raporları tek bir ekranda görüntülemelerine olanak sağlayan kısımdır. Dashboard, bilgi akışını ve/veya içeriğini özetlemek amacıyla kullanılan, grafikler ve tablolar yoluyla belirli bir durumu açıklamaya yarayan göstergeler ekranı, iş panosu ve görtergeler tablosu olarak ifade edilmektedir.Amacı en kısa sürede, en az etkileşim ve düşünme gereksinimi ile gerekli olan bilginin sunulmasıdır.Genelde yönetici konumundaki kişileri sıklıkla kullandıkları ekrandır. Qdms sisteminde Aksiyon Yönetimi Modülü kapsamında Dashboard özelliği getirilmiştir. Menü görme yetkisine bağlı olarak bu ekran gelmektedir.

Dashboard menüsü tıklanıldığında liste ve filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkmaktadır.

Filtre sekmesinde arama kriterlerine bulunan alanlara göre filtreleme işlemi yapılır.

Aksiyon Yönetimi modülünde Aksiyon Dashboard ekranında Liste sekmesinde Toplam Aksiyon, Açık Aksiyon(Gecikmemiş), Açık Aksiyon(Gecikmiş) , Zamanında Kapanan ve Gecikmeli Kapanan alanları sabit alanlar olarak ekrana gelerek üzerinde herhangi bir düzenleme işlem yapılmamaktadır.Bu alanlarda Toplam Aksiyon sayısı bilgisi açılan aksiyonların gecikmemiş olanların sayısı, açılan aksiyonların gecikmiş olanların sayısı ve gecikmeli kapanan aksiyon sayısı ve yüzdelik dilimleri ile ilgili bilgileri verilir.

Aksiyon Dashboard ekranında ilk açılışta 6 tane varsayılan grafik görüntülenir.Modül Yöneticileri isterlersen grafik sayısı artırabilir.

Aksiyon Dashboard ekranında kaç tane grafik olacağı, grafiğin adının ne olacağı, grafiklerin sırasını ne olacağı Z ekseninde, Y ekseninde hangi alanlar olacağı, grafik boyu, grafik eninin ne olacağı ve grafik tipinin ne olacağı gibi ayarlarmalarla grafik tasarlama işlemini yapılır. Bu ayarlamalarının Aksiyon Dashboard ekranında yapılması için kullanıcının Aksiyon Yönetimi Modülünde Modül Yönetici olarak tanımlı olması gerekir. (Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Yönetici Tanımlama menüsünde Aksiyon Yönetimi Modülünde modül yönetici tanımlama işlemi yapılır.)

Kullanıcı Aksiyon Yönetimi Modülünde Modül Yönetici olmadığında Aksiyon Dashboard ekranında aşağıdaki ekran görüntüsündeki buton görüntülenir.

Aksiyon Yönetimi Modülünde modül Yönetici olarak tanımlı olan kullanıcının Aksiyon Dashboard ekranında birinci buton olan butonu görüntülenir. Modül Admini olan kullanıcı Aksiyon Dashboard ekranında gerekli ayarlamaları butonu yardımıyla grafik tasarlama işlemide yapar.Modül Yöneticileri olmayan kullanıcılar ise Dashboard Konfigürasyonu ekranında Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/ Dashboard Konfigürasyonu/Aksiyon Yönetimi menüsünde gerekli ayarlamalar yapılarak grafik tasarım işlemide yapabilirler.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Dashboard Konfigürasyonu ekranında yeni bir grafik tasarlama, listede seçili tasarlanan grafik bilgilerini güncelleme ve silme işlemi yapılır. Bu butonun Aksiyon Dashboard ekranında görüntülenmesi için kullanıcının Aksiyon Yönetimi modülünde modül yönetici olarak tanımlı olması gerekmektedir.

: Belirlenen özelliklere göre ekrana grafiği çizdirir.

: Grafiği açılır menüden seçilen format türüne (png,jpg,bmp,xls, vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarılma işlemi yapılır.

Aksiyon Yönetimi Modülünde grafik tasarlama, listede seçili tasarlanmış grafik bilgileri güncelleme ve silme işlemleri yapmak için butonu tıklanılır.

Dashboard Konfigürasyonu ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Dashboard tanımlanır.

: Listede seçili olan Dashboard bilgisi üzerinde düzeltme/ değişiklik/ güncelleme yapılır.

: Listede seçili olan Dashboard bilgisi silinir.

• : Dashboard Konfigürasyonu ekranı kapatılır.

Aksiyon Yönetimi Modülünde yeni bir Dashboard ekleme işlemi için butonu tıklanılır.

Dashboard Konfigürasyonu - Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler doldurulduktan sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanılır.

Sistem tarafından “Kaydetmek istediğinize emin misiniz?” uyarı mejasında “Tamam” butonu tıklanarak grafik ayarlarının başarı olarak kaydedilmesi işlemi gerçekleştirilir.

Aksiyon Dashboard ekranında tanımlanan Dashboard görüntülenir.

Grafiği aktar butonu tıklanarak grafiği açılır menüden seçilen format türüne (png,jpg,bmp,xls, vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarılma işlemide yapılır.

Grafik Boyu min değeri 500 maxsimum 1000 aralığında sınırlandırılmıştır. Grafik Eni min değeri 550 ve maxsimim değeri 1800 aralığında sınırlandırılmıştır. Bu değerler arasında grafik boyu ve Eni seçilmelidir. Dashboard Konfigürasyonu - Yeni Kayıt sıra numarası önceden kullanılmışsa kaydetme aşamasında sistem tarafında “Belirtmiş olduğunuz sıra numarası kullanımdadır, kullanımda olmayan bir sıra numarası belirtmelisiniz.” hata mesajı verilir.

Bu şekilde Grafik Ayarları butonu ile açılan ekranda yeni bir grafik eklenebilir. Eklenen grafik bilgisi üzerinde düzenleme, güncelleme, değiştirme ve silme işlemleri yapılır. Listede ilgili grafikler için filtreleme ekranı tanımlanmış ve indirilebilir olarak ayarlanmıştır.

Modül Yöneticileri olmayan kullanıcılar ise Dashboard Konfigürasyonu ekranı Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/ Dashboard Konfigürasyonu/Aksiyon Yönetimi menüsünde tıklayarak açılan ekranda gerekli ayarlamalar yapılarak grafik tasarım işlemide yapılır.

Aksiyon Dashboard Konfigürasyonu ekranında aynı butonları kullanarak aynı işlem basamakların yaparak yeni bir Dashboard tanımlama işlemi yapabilirler.

6.5.Yönetimin Gözden Geçirmesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Yönetimin Gözden Geçirmesi

QDMS’teki bütün modüller bazında planlanan veya geciken işlerin takibinin yapılarak, raporlarının alındığı modüldür.

6.5.1.Geciken İşler

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Yönetimin Gözden Geçirmesi/ Geciken İşler

Seçilen modüllere göre ya da tüm modüller için geciken işler raporunun görüntülendiği menüdür. Yönetimi Gözden Geçirme Modülün Geciken İşler menüsünde ilgili modül seçilerek listelenen gecikmiş işlerin listesinde kod alanında kod numarası linki tıklanarak ilgili modülün ilgili gecikmiş işin görüntülenerek detay bilgilerine ulaşılması sağlanır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Filtre sekmesinde herhangi bir filtreleme yapılmadığında (Ara) butonu tıklanarak Aksiyon Yönetimi Modülün genelinde tüm gecikmiş işlerin yani aksiyonların listelenmesi sağlanarak rapor alınır. Filtre sekmesinde İş yapacak kişi, İşi yapacak kişinin durumu, Sorumlu departman, Planlanan Tarih, İşyeri ve Süreç gibi alanların bilgilerine göre arama yapılarak rapor alınır.

Örneğin: Filtre sekmesinde “İşi yapacak ” alanı göre Aksiyon Yönetim Modülü için geciken işlerin listelenmesi için (Ara) butonu tıklanarak yapılır.

Filtre sekmesinden İşi yapacak alanında butonu tıklanarak Personel Listesinde personel seçilerek alınan raporda Aksiyon Yönetim Modülünde genelinde işi yapan personele göre gecikmiş işler listelenir. Aksiyonun hangi planın kaçıncı kaleminde gecikmiş işin kodu, Aksiyon Yönetimi Modülünde geciktirilen işin ne olduğu bilgisi Aksiyon alanında bilgisi verilir. Örneğin “Aksiyon Gerçekleştirme” ve “Aksiyon geciktirme onayı” gibi işlem adımların işin geciktirildiği bilgisi verilir. Aksiyonda gecikmiş işlerin planlanan işlem tarihi ve gecikme süresinin ne olduğu bilgisine ulaşılır. Aksiyonun genel bilgileri aksiyonun kaynağı, tanım, sisteme giren, tipi, sorumlusu gibi alanları bilgilerine raporda yer alır. Planlanan İşlem tarihi ve gecikme süresi (gün) olarak bilgisine ulaşılır.Açılan ekranda kod alanındaki link tıklanarak Aksiyonun görüntüleme işlemi yapılır.

(Excel’e aktar) butonuna basılırsa, sistem otomatik olarak “İşi yapacak” filtre kriterine göre Aksiyon Yönetim Modülü ile ilgili Geciken İşler Raporu oluşturup kullanıcıya Excel formatında sunmaktadır.

6.5.2.Planlanmış İşler

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Yönetimin Gözden Geçirmesi/ Planlanmış İşler/Bütün Modüller

Seçilen modüllere göre ya da tüm modüller için planlanmış işler raporunun görüntülendiği menüdür. Yönetimi Gözden Geçirme Modülün Planlanmış İşler menüsünde ilgili modül seçilerek listelenen planlanmış işlerin listesinde kod alanında kod numarasındaki link tıklanarak ilgili modülün ilgili planlanmış işin görüntülenerek detay bilgilerine ulaşılması sağlanır.

Yönetimi Gözden Geçirme- Planlanmış İşler -Bütün modüller için liste sekmesinde yer alan Modül adlarının bulunduğu sekmeler tıklanarak ilgili modülle ilgili planlanmış işlerini listesi görüntülenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlama gelmesi işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Yönetim Gözden Geçirme-Planlanmış İşler- Bütün Modüller ekranında Filtre sekmesinde (Ara) butonu tıklanarak tüm Modülerdeki planlanmış işlerin liste sekmesinde listelenmesi sağlanır. Kullanıcılar isterse Filtre sekmesindeki arama kriterlerine tanımlı alanlara görede filtreleme işlemleride yapabilirler.

Yönetim Gözden Geçirme-Planlanmış İşler- Bütün Modüller ekranında Filtre sekmesinde İşi yapacak alanında butonu tıklanarak Personel Listesinde personel seçilerek alınan raporda Tüm modüllerde işi yapan personele göre planlanmış işler listelenir.

Aksiyon Yönetimi Modülünde İş yapacak arama kriteri alanına göre Planlanmış İşlerin listesi;

DÖF Modülünde İş yapacak arama kriteri alanına göre Planlanmış İşlerin listesi;

(Excel’e aktar) butonuna basılırsa, sistem otomatik olarak “İşi yapacak” filtre kriterine göre DÖF Modülü ile ilgili Planlanmış İşler Raporu oluşturup kullanıcıya Excel formatında sunmaktadır.

6.5.3.Zaman Çizelgesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Yönetimin Gözden Geçirmesi/ Zaman Çizelgesi

Tüm modüllerdeki işlere ait zaman çizelgesinin alındığı rapordur. Kullanıcı, süreç ya da departman bazlı raporlar alınabilir. Açılan Aylık rapor ekranında Aksiyon listesi ve Aksiyon Arama sekmeleri karşımıza gelir. Aksiyon Arama sekmesinde arama tipi alanında kullanıcı, süreç ve departman seçimi yapılarak bu seçimlere bağlı olarak rapor alınması sağlanılır .Üst kısımda ileri ve geri tuşlarını tıklayarak hangi ayda zaman çizelge rapor alınacağının seçimi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

6.5.3.1.Kullanıcı Bazlı Zaman Çizelgesi Raporu Alma

Aksiyon Arama sekmesinde Arama Tipi olarak kullanıcı seçimi yapılarak kullanıcı bazlı zaman çizelgesi raporu alanır. Kullanıcı seçimden sonra alt kısımda açılan alanda butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde kullanıcı seçimi yapılır. Kullanıcı bazlı zaman çizelgesinin hangi ayda alınacağı ileri ve geri tuşları kullanılarak ayların yer aldığı takvimden seçilerek (Ara) butonu tıklanarak Aksiyon Listesi sekmesinde istenilen rapor alınır.

Liste sekmesinde Qdms Modüllerdeki kullanıcı bazlı zaman çizelgesi raporu bilgisi görüntülenir. Örneğin Aksiyon Yönetim Modülü için hangi personelin aylık olarak hangi tarihler arasında üzerinde hangi aksiyonlar olduğu bilgisine bu rapordan ulaşılır. Rapordaki renkler aksiyonun mevcut durumunu belirtmektedir. Kırmızı gecikmedeki aksiyonları, mavi devam eden aksiyonları, yeşil gerçekleşen (bitmiş) aksiyonları gösterir.

Aylık Rapor Aksiyon listesi sekmesinde kullanıcı istenirse (Excel aktar) butonu tıklanarak Excel formatında Kullanıcı bazlı zaman raporuda alabilir.

6.5.3.2.Departman Bazlı Zaman Çizelgesi Raporu Alma

Aksiyon Arama sekmesinde Arama Tipi olarak Departman seçimi yapılarak Departman bazlı zaman çizelgesi raporu alınır. Departman seçimden sonra alt kısımda açılan alanda butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı departman listesinde departman seçimi yapılır. Departman bazlı zaman çizelgesinin hangi ayda alınacağı ileri ve geri tuşları kullanılarak ayların yer aldığı takvimden seçilerek (Ara) butonu tıklanarak Aksiyon Listesi sekmesinde istenilen rapor alınır.

Liste sekmesinde Qdms Modüllerdeki departman bazlı zaman çizelgesi raporu bilgisi görüntülenir

Aylık Rapor Aksiyon listesi sekmesinde kullanıcı istenirse (Excel aktar) butonu tıklanarak Excel formatında departman bazlı zaman bazlı raporu alabilir.

6.5.3.3.Süreç Bazlı Zaman Çizelgesi Raporu Alma

Aksiyon Arama sekmesinde Arama Tipi olarak Süreç seçimi yapılarak Süreç bazlı zaman çizelgesi raporu alınır. Süreç seçimden sonra alt kısımda açılan alanda butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı süreç listesinde süreç seçimi yapılır. Süreç bazlı zaman çizelgesinin hangi ayda alınacağı ileri ve geri tuşları kullanılarak ayların yer aldığı takvimden seçilerek (Ara) butonu tıklanarak Aksiyon Listesi sekmesinde istenilen rapor alınır.

Liste sekmesinde Qdms Modüllerdeki süreç bazlı zaman çizelgesi raporu bilgisi görüntülenir

Aylık Rapor Aksiyon listesi sekmesinde kullanıcı istenirse (Excel Aktar) butonu Excel formatında Süreç Bazlı Zaman Çizelge raporunuda alabilir.