Denetim Faaliyetleri

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Denetim Faaliyetleri Modülü(v.5.26) Kullanıcı Yardım Dokümanı

Modül Versiyonu: 5.26

1.GİRİŞ

“QDMS Denetim Faaliyetleri Modülü”, yönetim sistemleri denetimlerinin planlandığı, yayınlandığı, sonuçlandırıldığı ve raporlanabildiği bir modüldür.

2.AMAÇ

Bu yardım kılavuzunun amacı; QDMS “Denetim Faaliyetleri Modülünün” çalışma sürecini anlatmaktır. Sistem altyapı tanımlarındaki tanımlamalar ile birlikte, sistemde denetim faaliyetinin planlanması, görevlendirme, denetim raporu oluşturma ve yapılan tüm faaliyetlerin sonucunda alınan raporlar örnekler yoluyla anlatılmıştır.

3.SORUMLULUKLAR

QDMS Denetim Modülü Yöneticileri, Denetim Birimi, Denetçiler, Denetlenen Birim Sorumluları, Bilgilendirilen Kişiler

4.KISALTMALAR

QDMS: Quality Documents Management System

5.İŞ AKIŞI

6.Denetim Faaliyeti Modülü

Bulgularınıza DÖF/Aksiyon açılarak çözüm süreci başlatma, eski denetimlere ait aksiyonların sonuçlarını izleme, denetçilerin iş yükü dağılımını planlama, denetim planları tanımlama ve zaman çizelgesi olarak görüntüleme, dinamik soru listeleri oluşturma denetçiler ve denetlenen birim sorumlularını denetim öncesi ve sonrası bilgilendirme, otomatik denetim raporları oluşturmayı sağlayan modüldür.

Bu modül içeriğinde aşağıdaki özellikleri kapsamaktadır.

• İç denetim ve Dış denetim gibi her türlü planlı ve plansız denetimlerinizi gerçekleştirilmesi

• İç Denetimde her türlü planlı ve plansız denetimlerde kurum içinde önceden düşünülmeyen ve kurum içi yıkıcı sonuçlar doğurubilecek risklerin önceden tesbiti ve gerekli önleme çalışmalarının yapılmasını ve bu tür olumsuzlukların yaratabileceği olumsuzlukları en aza indirilmesini

• İç Denetimde her türlü yapılan planlı ve plansız denetimlerle kurumun prosedürlerine, standartlarına, talimatlarına ve politikalarına uygun olarak etkili ve faydalı bir şekilde yürütülüp yürütülmediği takip edilmesini

• İç Denetimde her türlü yapılan planlı ve plansız denetimlerle kurumda hata ve hilelerden kaynaklanacak kayıpların önlenmesi

• İç Denetimde her türlü yapılan planlı ve plansız denetimler çalışmaları ile kurumun iç kontrollerinin sağlıklı bir şekilde sürdürülmesini

• Soru gruplarının oluşturulup tanımlanma işleminin yapılarak ve Denetimde sorulacak soruların farklı tiplerde gruplandırılıp, soru havuzuna eklenen sorular bu gruplarla ilişkilendirilip bu gruplar baz alınarak filtreleme veya raporlarda kullanılma durumları belirlenmesi

• Denetimde sorulacak soruların tanımlama işlemi yapılarak ve tanımlanan her sorunun sorulacağı departman, yönetim sistemleri, madde numaraları, ilgili dokümanları, ilgili süreçleri, ve soru grubu ile ilişkisinin kurulması

• Soru havuzunda tanımlanan soruların departman, yönetim sistemi, süreç gibi farklı denetimler için farklı “Soru Listesi” oluşturularak kategorize edilmesi

• Puanlı, puansız ve check liste şeklinde denetim sorularınızı oluşturabilmesi

• Sorulara ağırlık puanı verilebilmekte ve soru ağırlıkların puana göre denetim puanın denetim sonunda otomatik hesaplanması

• Denetim gerçekleştirme aşamasında Denetim puanlı yapılacaksa** “Sorular tek sayfadan cevaplansın” özelliği ile puanlı soru listelerinde, seçeneklerin daha kolay işaretlenebilmesi için optik cevap anahtarı benzeri görünüm sağlanması

• Denetçilerin yetkinliklerinin olan baş denetçi, denetçi, gözlemci gibi yetkinlikler tanımlama işlemi yapılması

• Denetçiler tanımlanırken, hangi yönetim sistemi bazında ilgili denetim yapabilecekleri belirlenmektedir ve denetçilere otomatik iş emirleri açabilmesi

• Denetimde tespit edilen Majör, Minör ve gözlem gibi bulgularının takibi yapılabilmesi, uygunsuzluğa bağlı olarak aksiyon ve düzeltici önleyici faaliyet açılarak ile çözüm sürecinin başlatılması

• E-Posta ve SMS ile bilgilendirme yapılabilmesi

• Denetim tanımlama işleminin gerçekleştirilip, denetimler ilgili yönetim sistemi, ilgili dokümanlar, ilgili süreçler ve soru listeleri ilişkilendirilmesi

• Denetim tanımlama işleminde her denetime özel denetim raporu tanımlanabilmekte ve rapor denetim sonunda sistem tarafından otomatik oluşturulması

• Denetim tanımlama ve Denetim tipi tanımlama bazında “Denetçi Soruları Değiştiremesin” özelliği seçildiğinde denetçi denetim gerçekleştirme aşamasında soru ekleyip çıkarmaması sağlanması

• Kurumda gerçekleştirilecek İç Denetim, Dış Denetim ve Ürün denetimlerin gibi denetim türlerin tanımlama işlemi yapılması

• Yıllık denetim planları tanımlama işlemi yapılması ve tanımlanan Denetim planının yayınlanarak e-posta ile ilgili kişilere bildirimi yapılması

• Denetim Planı ile ilgili Plan-Ortak Denetim planı ve Denetim Çizelge raporları alınması

• Denetim planını yaptıktan sonra, planın içine denetim eklenerek denetim havuzundan çoklu seçim yapılması

• “Kontrol et” özelliği ile Qdms bir kontrol yöntemi uygulanarak Denetçi kendi birimini denetleyemeceği ve aynı zamanda denetçi aynı gün içinde başka denetimde denetçi olarak seçilemeyeceğinin sağlanması

• Denetimlerin toplu olarak daha önceden oluşturulmuş Excel şablonu aracılığıyla Denetim planın içine dahil edilebilmesi

• Sorumlu gruplar üzerinden yetki kontrolü yapılması ile seçilen gruba plan ve plana ait denetimler için yetki verilmesi

• Planlı denetimlerin tanımlama yanı sıra Plansız Denetimlerinde tanımlama işlemi yapılması

• Denetim Puan Raporu” ile Puanlı denetimleri ve bu denetimlerin puan değerlerini bir liste olarak görüntülenir ve filtre sekmesi ile istenilen kriterlere göre rapor alınabilmesi

• “Soru Bazında Denetim Seçenek Raporu” ile sorulara verilen cevapların denetimler bazında karşılaştırılmasını ve bu raporda ilgili sorunun hangi denetimde hangi seçeneklerinin seçildiğinin görüntülenmesi

• “Denetim Bazında Bulgu Raporu” ile denetimler, bulgu tipleri sayısınca matriste yer alması hangi denetimden, hangi tiplerde bulgular açıldığı ve yıl sonunda toplam denetim sayısı ekranda görüntülenmesi ve filtre sekmesi ile de istenilen kriterlere göre rapor alınabilmesi

• “Zaman Çizelgesi Raporu” ile denetçilerin aylık olarak görev aldıkları denetimleri, çizelge olarak alınması ve bu rapor ile denetçilerin iş yükü kolayca görüntülenmesi

• “En Çoklar Analizi” grafiği ile denetimlerin yönetim sistemi, bulgu tipi ve soru bazında grafik olarak oluşturulması ve grafik çıktısı (jpeg, png, xls) vb. formatlarda dışarıya aktarılması

• Modülün ilgili fonksiyonların ekranlarında müşteri özelinde firmanın istemiş olduğu parametrik alan tipi tanımlama işlemi yapılması

• “Denetim kapatma onayı akışı” ve “Denetim Planı Onay akışı” gibi ihtiyaca yönelik farklı akışların tasarlaması sağlanması

• Toplu bir şekilde denetim sorusu, denetçi ve denetim aktarılma işlemleri yapılması

6.1. Sistem Altyapı Tanımları/ Denetim Faaliyeti

Denetim Faaliyeti modülünün altyapısının oluşturularak tanımlamaların yapıldığı modül altyapısı tasarımının yapıldığı kısımdır. Entegre Yönetim Sistemi menüsünden girişlerde yapılan bu tanımlamalara göre veriler karşımıza çıkmaktadır.

6.1.1. Soru Grupları Tanımlama

Menü Adı:Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Soru Grupları Tanımlama

Soru gruplarının tanımlama işleminin yapıldığı menüdür. Soru grubunun tanımlamadaki amaç;denetimde sorulacak soruların farklı tiplerde gruplandırılıp, bu gruplar baz alınarak filtreleme veya raporlarda kullanım durumlarının belirlemektedir. Belirlenen bu soru grupları soru havuzuna eklenen sorularla ilişkilendirme işlemi yapılır. Genellikle şube, mağaza vb. denetimler için soruların gruplandırılmasında fayda sağlanılır. Bunun dışına , soru havuzana soru eklerken, filtreden daha kolay bulabilmek için guplandırma kullanılmaktadır.Soru gruplarını , yönetim sistemi, süreç ve dapartman bazlı gruplandırma işlemi yapılır

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Soru grubu tanımlama işlemi yapılır.

:Listede seçili soru grubu bilgisi güncellenir.

:Listede seçili soru grubu bilgisi silinir.

: Veriler Excel’e aktarılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Soru grubu tanımlama ekranına yeni bir soru grubu eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Soru Grubu Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

No: Soru Grubu Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında soru grubu no bilgisinin sistem tarafından verildiği alandır.

Soru Grubu Kodu: Soru Grubu Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında soru grubu kodu bilgisinin yazıldığı alandır. Daha önce tanımlanmış kod bilgisi ile aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır. Ör. ‘001’ , ‘RK’

Soru Grubu Tanımı: Soru Grubu Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında soru grubu tanım bilgisi yazıldığı alandır. Diğer dil seçenekleri de kullanılacaksa ilgili bayrağın bulunduğu yere ilgili soru grubun dil karşılığı yazılır.

Ağırlık: Soru Grubu Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında soru grubunun ağırlık bilgisinin yazıldığı alandır. Buradaki alan puanlı denetimler için soru grubu bazında, soruların ağırlıklandırılıp formüle dayalı puanlarının hesaplanması gerektiği durumlarda kullanılır. Diğer durumlarda boş bırakılmasında bir sakınca yoktur.

Soru grupları tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak soru grubu kayıt işlemi gerçekleştirilir.

6.1.2. Soru Havuzu

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Soru Havuzu

Denetimde sorulacak soruların tanımlama işleminin gerçekleştiği menüdür. Tanımlanan her sorunun sorulacağı departman, yönetim sistemleri, madde numaraları, ilgili dokümanları, ilgili süreçleri, bağlı olacağı soru grubu gibi alanlar belirlenebilir. Aynı zamanda sorunun aktif/ pasif özelliği bulunmakta, sorunun bir daha sorulmayacağı durumlarda soru pasife çekilebilmektedir. Böylece geçmişte sorunun sorulduğu denetim kayıtlarında soru kaybolmayacak, yeni denetimlerde ise aktif soru havuzunda yer almayacaktır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir soru tanımlanır.

:Listede seçili soru bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili soru bilgisi kopyalanabilir.

: Listede seçili soru bilgisi silinebilir.

:Sorular revize edilir.

:Revize edilen soruların eski revizyonları görüntülenir.

:Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Soru havuzu ekranına yeni bir Soru eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Soru Havuzu/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Soru No: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Revizyon No: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında Revizyon no sistem tarafından otomatik olarak verildiği alandır.

Soru: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında sorunun tanım bilgisinin yazıldığı alandır. Diğer dil seçenekleri de kullanılacaksa ilgili bayrağın bulunduğu yere ilgili sorunun dil karşılığı yazılır.

Beklenen Cevap: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında beklenen cevap bilgisinin yazıldığı alandır. Beklenen cevap girildiğinde, denetçinin denetim yaparken soruya verilmesi gereken cevaba göre değerlendirmesi sağlanabilir.

Durum: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında sorunun aktif ve pasif durumu belirlendiği alandır. Bu alanda durumu pasife yapılan soru kullanım dışıdır.

Puan Seçimi: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında denetim puanlı bir denetim ise; puanın hesaplanması soru üzerinden mi yoksa seçenekler üzerinden mi ya da seçeneklerle ilişkili kontrol noktaları üzerinden mi olacağının belirlendiği alandır.

Puan: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında puanlı denetimde, denetim puanı seçimi üzerinden hesaplanıyorsa; sorunun max ve min puanı belirlendiği alandır. Burada yazılan puanlar denetim gerçekleştirme sayfasındaki cevaplar sekmesinde ilgili soruya cevap verilirken görülecektir. Denetçi max ve min puanı görüp sorunun cevabına istinaden sorudan aldığı puanı girer. Puan seçimi seçenek seçildiğinde seçeneklere bağlı olarak puanlama yapılır.

Seçenek Zorunlu: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında Denetim kapatılırken “seçenek zorunlu olsun mu?” check box işaretli seçilen ve seçenek seçilmemiş soru varsa bunlar için sistemin uyarı vermesini sağlayan alandır.

Seçenek: Seçenekler veya kontrol noktalarının seçenek değerlerinin butonu tıklanarak girildiği alandır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Seçenekler alanında listede seçili seçeneğin silinme işlemi yapılır.

:Seçenekler alanında tüm seçeneklerin silinme işlemi yapılır.

:Seçenekler alanında seçili seçeneğin yukarı doğru hareket etme işlemi yapılır.

:Seçenekler alanında seçili seçeneğin aşağı doğru hareket etme işlemi yapılır.

:Senekler alanında seçili seçeneğin seçenek alanına getirilerek düzenleme, değişiklik işlemi yapılır.

Seçenek ve kontrol noktası alanlarında soruya verilen cevabın seçeneğine göre kontrol noktası, DÖF veya aksiyon zorunlu olacak ise veya DÖF veya Aksiyon açılmasın isteniyorsa ilgili check-box’ ların işaretlenmesi gerekir. Varsayılan işaretlenirse o soru için tanımlanan seçeneğin, denetim gerçekleştirme aşamasında varsayılan olarak seçili otmatik gelmesi sağlanır. Seçenek tanımlanırken sağdaki kutucuktan seçeneğe puan verilir.

Eğer bir sorunun doğruluğu, kontrollere göre yapılıyorsa kontrol noktası zorunlu olsun check-box’ ı işaretlenmelidir. Daha sonra kontrol noktaları alanına gidilip, ilgili tanımlamalar seçenek tanımlamada olduğu gibi yapılır. “Birden fazla seçilebilir” seçeneği seçildiğinde, seçim tipi belirtildikten sonra, eğer puanlı denetim yapılacaksa, kullanılacak hesaplama yöntemi de seçilir. Bu hesaplama yöntemleri Toplama, Ortalama Alma, En Yüksek Değer, En Düşük Değer, Seçilmeyenlerin Toplamı gibi hesaplama yöntemleridir. Puan hesaplamasının; soru, seçenek ya da kontrol noktasına göre baz alınıp hesaplanacağının belirlenmesi gerekmektedir.

Yalnızca Bir Tanesi Seçilebilir: Seçeneği aktif edilirse soru için tanımlanan seçenek ve kontrol noktalarından bir tanesi seçilebir.

Birden Fazla Seçilebilir: Seçeneği aktif edilirse soru için tanımlanan seçenek ve kontrol noktalarından birden fazla seçilebilir.

Hesaplama Yöntemi: Soruda tanımlanan seçeneklerin denetim puanı hesaplanırken hangi yöntem ile hesaplanacağının belirlendiği alandır. Bu alan “Birden Fazla Seçilebilir” seçeneği işaretli olduğunda görüntülenen bir alandır.

Burada bir diğer husus, denetimde kullanılacak olan soruların sisteme aktarılmasıdır. Aktarım, Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon/Aktarımlar/Denetim Sorusu Aktarımı kısmından ilgili şablonu indirilerek yapılmaktadır.

Daha öncesinde sistemde kayıtlı olan denetim soruları varsa, toplu aktarım yapılırken soru numaralarının devamı şeklinde numaralandırılması gerekmektedir. İlgili soru grubu ile ilişkilendirirken ise soru grubu no girilmelidir. Seçenekli sorular için kaç seçenek varsa seçenek adedince soru numarasının da girişi yapmalıdır. Bunun dışındaki alanlar ilgili süreçler, departmanlar, madde numaraları vb. olan ilişkilendirmelerdir ki bunların da ihtiyaç halinde tanımlanması kolaylıkla yapılabilir.

Not: Aşağıdaki örnekte QDMS’de daha önceden tanımlı 9 soru var olduğunu kabul ederek 10.soru numarasından başlanmıştır. Seçenek kadar soru numarası tekrar tanımlanmıştır.

Diğer Alanlar: Soru Havuzu-Yeni Kayıt ekranında soru ile ilgili yönetim sistemleri, ilgili madde numaraları, ilgili departmanlar, ilgili süreçler, ilgili dokümanlar butonu ile seçilerek ilişkilendirilebilir. Aynı zamanda daha önce tanımlanan soru grupları da soru grubu alanından seçilerek ilişkilendirilir.

İlgili Yönetim Sistemleri: Soru Havuzu- Yeni Kayıt ekranında Diğer Alanlar sekmesinde sorunun ilgili olduğu yönetim sistemi bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Yönetim sistemi listesinde seçildiği alandır. (Yönetim Sistemi listesi bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/ Yönetim Sistemi Tanımlama menüsünde tanımlı yönetim sistemi listesinden tanımlı olarak gelmektedir.)

İlgili Departmanlar: Soru Havuzu- Yeni Kayıt ekranında Diğer Alanlar sekmesinde sorunun ilgili olduğu departman bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı departman listesinde seçildiği alandır. (Departman listesi bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/ Departman Tanımlama menüsünde tanımlı Departman listesinden tanımlı olarak gelmektedir.)

İlgili İş Yerleri: Soru Havuzu- Yeni Kayıt ekranında Diğer Alanlar sekmesinde sorunun ilgili olduğu İş yerleri bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı İşyeri listesinde seçildiği alandır.( İş Yeri listesi bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/ İş Yeri Tanımlama menüsünde tanımlı İş Yeri listesinden tanımlı olarak gelmektedir.)

İlgili Madde Numaraları:Soru Havuzu- Yeni Kayıt ekranında Diğer Alanlar sekmesinde sorunun ilgili olduğu madde numarası bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı madde numarası listesinde seçildiği alandır. (Madde Numaraları listesi bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/ Yönetim Sistemi Madde Numaraları Tanımlama menüsünde tanımlı Yönetim Sistemi Madde Numaraları listesinden tanımlı olarak gelmektedir.)

Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinde 21 numaralı “Soru tanımlarken madde numarası seçilen yönetim sistemlerinden gelsin(E/H)” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edilerek İlgili Yönetim sistemi alanında soru ile yönetim sistemi seçildiğinde İlgili Madde numarası alanında sorunun ilgili olduğu madde numarası seçimi yapıldığında seçilen yönetim sistemin madde numaraları madde numarası listesine gelir ve bu madde numarası listesinde seçim yapılır.

İlgili Dokümanlar: Soru Havuzu- Yeni Kayıt ekranında Diğer Alanlar sekmesinde sorunun ilgili olduğu Dokümanlar bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Yönetim sistemi listesinde seçildiği alandır. (Doküman Listesi Doküman Yönetimi Modülünde yüklü olan dokümanlar listesinde gelmektedir.)

İlgili Süreçler: Soru Havuzu- Yeni Kayıt ekranında Diğer Alanlar sekmesinde sorunun ilgili olduğu süreç bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı süreç listesinde seçildiği alandır.(Süreç listesi Ensemble Süreç yönetimi programında tanımlı olan süreç listesinden gelmektedir.)

Soru Grubu: Soru Havuzu- Yeni Kayıt ekranında Diğer Alanlar sekmesinde sorunun ilgili olduğu soru gurubunun açılır liste tıklanarak açılan soru grubu listesinde seçim yapıldığı alandır. Soru Grubu listesi bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Soru Grubu Tanımlama menüsünde tanımlı olarak gelmektedir.)

Soru Havuzu/Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak soru tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Denetimde sorulacak tüm soruların tanımlama işlemi Soru Havuzu menüsünde tanımlanır.

Soru Havuzu ekranında listeden soru seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Soru Havuzu- Kayıt Güncelle ekranında soru üzerinde ilgili alanlar üzerinde değişiklik ve düzenleme yapılarak soru ilgili revize et işlemi yapılır. Soru ilgili revizyon işleminde sorunun revizyon numarası sistem tarafından artılarak kaçıncı revizyonda olduğu bilgisi verilir.

Soru Havuzu -Kayıt Güncelleme ekranında soru üzerinde revizyon işlemi yapıldıktan sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak soru revize et kayıt işlemi yapılır.

Soru Havuzu ekranında reviyon işlemi yapılan soru listeden seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Soru Havuzu-Eski Revizyonlar ekranında butonu tıklanarak revizyon yapılmış sorunun eski revizyon hali görüntülenir.

Soru Havuzu menüsünde listede soru seçili iken butonu tıklanarak ilgili soruda alanlar ilgili bilgileri aynı ise soru kopyalama işlemi yapılır. Sistemde soru havuzunda sorunun silinme işlemi yapılacak ise, soru listeden seçilerek butonu tıklanarak sorunun silinme işlemi yapılır.

Soru Havuzu ekranında Filtre sekmesi ile Soru No, Soru, Yönetim Sistemi ve Madde Numarası gibi alanlarına veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre filtreleme yapılır.

6.1.3.Soru Listesi Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Soru Listesi Tanımlama

Soru Listesi tanımlama işleminin gerçekleştiği menüdür. Soru havuzunda tanımlanan sorular departman, yönetim sistemi ve süreç bazlı soru listesi oluşturularak kategorize edilebilir. Bu menüde soru listesinin puanlı olup olmayacağı da belirlenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni soru listesi tanımlanır.

:Listede seçili soru liste bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili soru listesi bilgisi silinebilir.

: Soru listesine bağlı sorular seçilmektedir.

:Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Soru Listesi Tanımlama ekranına yeni bir Soru Listesi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Soru Listesi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Liste No: Soru Listesi Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında soru listesi numarası sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Soru Listesi Tanımı: Soru Listesi Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Soru listesinin tanımı yazıldığı alandır. Diğer dil seçenekleri de kullanılacaksa ilgili bayrağın bulunduğu yere ilgili soru listesinin dil karşılığı yazılır.

Puanlı Mı? : Soru Listesi Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Soru listesi puanlı olup, olmayacağının seçildiği alandır. Denetimde puanlı yapılacak ise puanlı mı? alanı ile ilgili check box işaretlenir.

Sorular Tek Sayfada Cevaplansın: Soru Listesi Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Denetim puanlı yapılacaksa soruların tek sayfada cevaplanıp cevaplanmayacağı işaretlenir. Sorular tek sayfadan cevaplansın özelliği puanlı soru listelerinde, seçeneklerin daha kolay işaretlenebilmesi için optik cevap anahtarı benzeri görünüm ile sağlanmaktadır. Sorular tek sayfada cevaplansın seçeneği; tüm soruların seçenek değerleri aynı olduğu durumda kullanılmaktadır.

Soru Listesi Tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

butonuna tıkladıktan sonra ilgili soru listesi için soru ekleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Soru listesine yeni bir soru ekleme işlemi yapılır.

:Soru listesine eklenen soru bilgisi üzerinde değişiklik/düzenleme/güncelleme işlemi yapılır. Açılan ekranda sorunun zorunlu sorulma durumu, ağırlığı ve soru listesi puanlı seçilmişse, puanı belirlenebilir.

:Soru listesine eklenen soru bilgisi silinir.

butonu tıklanır. Açılan Soru Seç ekranındaki sistemde tanımlı soru listesinden soru listesine eklenecek sorular seçilir.

Eklenen soruların seçenekleri aynı olmadığında “Listedeki 6 nolu soru/sorular cevapları tek sayfada yanıtlamaya uygun değildir.” soru nosu verilecek şeklinde uyarı mesajı verir.

“Sorular tek sayfadan cevaplansın” seçeneği işaretlendiğinde denetim gerçekleştirme aşağıdaki görünüm şeklinde olacaktır:

HDD seçeneği sorunun denetim puanının hesaplanmasına dahil edilmeyeceği durumda seçilir.

İlgili soru için, cevap verildikten sonra, detaylar alanından düzeltici ve Önleyici faaliyetler veya aksiyon planlanabilir. “Aksiyon Oluştur” ile ilgili check box işaretlenerek Aksiyon planlamada ilgili alanlar görüntülenir ve ilgili alanlar doldurularak Aksiyon planlama işlemi yapılır.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler için “DÖF oluştur” alanı ilgili check box işaretlenir ve DÖF ile görüntülenen alanların bilgisi girilerek DÖF kaydı açılma işlemi yapılır.

6.1.4.Denetçi Yeterlilik Seviyesi Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Denetçi Yeterlilik Seviyesi Tanımlama

Denetçilerin yetkinliklerinin tanımlandığı menüdür. Baş denetçi, denetçi ve gözlemci gibi yetkinlikler tanımlanabilir. Bu menüde tanımlanan yetkinlik seviyeleri denetçi tanımlama menüsünde, denetçilerin ilgili yönetim sistemleri için seçilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir yeterlilik seviyesi tanımlanır.

: Listede seçili yeterlilik seviyesi bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

:** Listede seçili yeterlilik seviyesi bilgisi silinebilir.

:Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Yeterlilik Seviyesi Tanımlama ekranına yeni bir yeterlilik seviyesi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Yeterlilik Seviyesi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Yeterlilik Seviyesi Id: Yeterlilik Seviyesi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında yeterlilik seviyesi Id bilgisi sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Yeterlilik Seviyesi Tanımı: Yeterlilik Seviyesi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında yeterlilik seviyesi tanımı bilgisinin yazıldığı alandır.

Yeterlilik Seviyesi Tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

6.1.5.Denetçi Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Denetçi Tanımlama

QDMS’de denetim yapacak kişilerin tanımlanma işleminin gerçekleştiği menüdür. Denetçiler tanımlanırken, hangi yönetim sistemi ile ilgili denetim yapabilecekleri bu menüde belirlenmektedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir denetçi tanımlanır.

: Listede seçili denetçi bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili denetçi bilgisi silinebilir.

:Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetçi Tanımlama ekranına yeni bir denetçi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetçi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Denetçi: Denetçi Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetçi bilgisinin butonu tıklanarak açılanan sistemde tanımlı personel listesinden seçildiği alandır.

Yetkin Olduğu Yönetim Sistemleri: Denetçi Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında denetçinin yetkin olduğu yönetim sistemleri seçildiği alandır. Yetkin olduğu yönetim sistemlerinde yetkin olduğu yeterlilik bilgisi Yeterlilik seviyesi alanında açılır listeden seçilir. (Yeterlilik seviyesi bilgisi listesi Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Denetçi Yeterlilik Seviyesi Tanımlama menüsünde gelmektedir.)

İş Yeri: Denetçi Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında denetçinin ilgili olduğu iş yeri bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı iş yeri listesinden seçildiği alandır. İş yeri bilgisi denetçiler iş yerleri ile ilişkilendirildiğinde çoklu lokasyonlu firmalar için denetime denetçi atarken filtrelemede kolaylık sağlamaktadır.

Denetçi Tanımlama ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst kösesindeki butonu tıklanarak denetçi tanımlama kayıt işlemi yapılır.

Denetçi Tanımalama ekranında Sicil No, Denetçi ve İlgili Yönetim sistemi gibi alanlarına veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre filtreleme yapılır.

6.1.6.Bulgu Tipleri Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Bulgu Tipleri Tanımlama

Denetimde tespit edilen bulgu tiplerinin tanımlandığı menüdür. Majör, minör, gözlem ve Tavsiye/Öneri vb. tanımlamalar yapılabilir. Belirlenen bulgu tiplerine göre DÖF veya aksiyon açılabilir ya da kullanıcı seçimli yapılabilir. Tanımlanan bir bulgu tipinde, işlem tipi kullanıcı seçimli seçilirse ilgili bulgu için DÖF veya Aksiyon açılması zorunlu tutulmamaktadır. Ancak bir bulgu tipi DÖF veya aksiyon ile ilişkilendirilirse denetim gerçekleştirme aşamasında denetçinin DÖF veya aksiyon açması zorunlu tutulur. Bu amaçlar doğrultusunda ilgili bulgu tipleri tanımlanır.Majör bulgu tipi tanımlamada genellikle DÖF açılması ve Minör bulgu tipi tanımlamada genellikle Aksiyon planlaması uygun görülür.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir bulgu tipi tanımlanır.

:Listede seçili bulgu tipi bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili bulgu tipi bilgisi silinebilir.

:Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Bulgu Tipi tanımlama ekranına yeni bir bulgu tipi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Bulgu Tipi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

No: Bulgu Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında bulgu no bilgisi sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Bulgu Tipi: Bulgu Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında bulgu tipi tanım bilgisinin yazıldığı alandır. Diğer dil seçenekleri de kullanılacaksa ilgili bayrağın bulunduğu yere ilgili bulgu tipinin dil karşılığı yazılır.

İşlem Tipi: Bulgu Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında işlem tipi seçeneklerin seçim yapıldığı alandır.Tanımlanan bulgu tipi Aksiyon/DÖF Açılmasın, Kullanıcı Seçimli, DÖF Açılsın ve Aksiyon Açılsın işlem tipi seçeneklerinden birisi ile ilişkilendirilir.

Aksiyon /DÖF Açılmasın; Tanımlanan bulgu tipinde bu işlem tipi seçildiğinde denetim gerçekleşme aşamasında seçilen bu bulgu tipinde sistem tarafından Aksiyon ve DÖF açılmaz.

Kullanıcı Seçimli: Tanımlanan bulgu tipinde bu işlem tipi seçildiğinde denetim gerçekleşme aşamasında seçilen bu bulgu tipinde sistem Aksiyon ve DÖF açılmasında zorunlu kılmaz. Sistem Aksiyon ve DÖF açılmasını kullanıcıya bağlı olarak bırakılır

DÖF Açılsın: Tanımlanan bulgu tipinde bu işlem tipi seçildiğinde denetim gerçekleşme aşamasında seçilen bu bulgu tipinde DÖF açılmasını sistem zorunlu bırakır.

Aksiyon Açılsın: Tanımlanan bulgu tipinde bu işlem tipi seçildiğinde denetim gerçekleşme aşamasında seçilen bu bulgu tipinde Aksiyon açılmasının sistem zorunlu bırakır.

Aksiyon Termin Süresi: İşlem tipi aksiyon ile ilişkilendirildiğinde, açılacak aksiyonların termin süresinin belirlendiği alandır.

Döf Termin Süresi: İşlem tipi DÖF ile ilişkilendirildiğinde, açılacak DÖF’lerin termin süresi belirlendiği alandır. DÖF modülü parametrelerinden 117 numaralı “DÖF de Termin Tarihi Kullanılacak mı?” pametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek aktif edilir.

Parametre aktif edildiğinde Bulgu Tipli Tanımlama -Yeni Kayıt ekranında “Döf Termin süresi” alanı görüntülenir. Parametrenin parametre değeri “Hayır” seçilerek parametre pasif edildiğinde Bulgu Tipi Tanımlama -Yeni Kayıt ekranında ilgili alan görüntülenmez.

Bulgu Tipi Tanımlama ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst kösesindeki butonu tıklanarak Bulgu Tipi kayıt işlemi yapılır.

6.1.7.Denetim Tipi Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Denetim Tipi Tanımlama

Kurumda gerçekleştirilen denetimlerin, türlerinin tanımlandığı menüdür. İç Denetim, Dış Denetim, Ürün Denetimi, Proses Denetimi gibi.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir denetim tipi tanımlanır.

: Listede seçili denetim tipi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili denetim tipi bilgisi silinebilir.

: Veriler excele aktarılabilir

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetim Tipi Tanımlama ekranına yeni bir denetim tipi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetim Tipi Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

No: Denetim Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetim tipinin no bilgisinin sistem tarafından verildiği alandır.**

Denetim Tipi: Denetim Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında denetim tipinin tanım bilgisinin yazıldığı alandır. Diğer dil seçenekleri de kullanılacaksa ilgili bayrağın bulunduğu yere ilgili denetim tipinin dil karşılığı yazılır.**

İşlem Tipi: Denetim Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetim tipinin işlem tipinin seçildiği alandır. Tanımlanan Denetim tipi Aksiyon/DÖF Açılmasın, Kullanıcı Seçimli, DÖF Açılsın ve Aksiyon Açılsın işlem tipi seçeneklerinden birisi ile ilişkilendirilir.

Aksiyon /DÖF Açılmasın; Tanımlanan Denetim tipinde bu işlem tipi seçildiğinde denetim gerçekleşme aşamasında seçilen bu Denetim tipinde sistem tarafından Aksiyon ve DÖF açılmaz.

Kullanıcı Seçimli: Tanımlanan Denetim tipinde bu işlem tipi seçildiğinde denetim gerçekleşme aşamasında seçilen bu Denetim tipinde sistem Aksiyon ve DÖF açılmasında zorunlu kılınmaz. Sistem Aksiyon ve DÖF açılmasını kullanıcıya bağlı olarak bırakır.

DÖF Açılsın: Tanımlanan Denetim tipinde bu işlem tipi seçildiğinde denetim gerçekleşme aşamasında seçilen bu Denetim tipinde DÖF açılmasını sistem zorunlu bırakır.

Aksiyon Açılsın: Tanımlanan Denetim tipinde bu işlem tipi seçildiğinde denetim gerçekleşme aşamasında seçilen bu Denetim tipinde Aksiyon açılmasının sistem zorunlu bırakır.**

Hızlı denetimde kullanılabilir: Denetim Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan bu denetim tipinin hızlı denetimde kullanılıp, kullanılmamasının belirlendiği alandır. Denetim tipinin Hızlı denetimde kullanılabilir ise ilgili check box işaretlenir. Hızlı denetimde kullanılabilir alanı ilgili check box işaretlendiğinde hızlı denetimin plan periyodu ve plan şablonun tanımlanacağı iki alan görüntülenir. Hızlı Denetim Kullanabilir alanı parametreye bağlı olarak görüntülen bir alandır. Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinden 85 numaralı “Hızlı denetim kullanılacak mı ?” parametrenin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra “Hızlı Denetim Kullanabilir” alanı görüntülenir ve Denetim Tipi tanımlama ekranında bu özellik kullanılır.**

Plan Periyodu: Denetim Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında** tanımlanan denetim tipinde kullanılacak hızlı denetimin periyotunun belirlendiği alandır. Periyot olarak yıl,yarıyıl, çeyrek yıl ve ay seçeneklerinden seçim yapılır.

Plan Şablonu: Denetim Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında** tanımlanan denetim tipinde hızlı denetim plan kod şablonun tanımlandığı alandır.

İşlem Kaynağı: Denetim Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetim tipinde işlem kaynağı açılır listede seçildiği alandır. Parametreye bağlı olarak gelen bir alandır. Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinde 101 numaralı “Denetim tipi ekranında işlem kaynağı ilişkisi kurulsun mu? (E/H)” parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra denetim tipi ekranında işlem kaynağı alanı görüntülenir. Denetim gerçekleşme aşamasında bu denetim tipi seçilerek açılan DÖF ‘lerde bu işlem kaynağı kullanılır.

Denetçi Soruları Değiştiremesin: Denetim Tipi Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında denetçi soruları değiştiremesin ile ilgili check box işaretlendiğinde denetim gerçekleşme aşamasında Bekleyen Denetimlerim ekranında Sorular butonu tıklanarak açılan ekranda denetçi soru ekleme işlemi yapamaz.

Denetim Tipi Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak denetim tipi kayıt işlemi yapılır.

6.1.8.Denetim Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Denetim Tanımlama

Denetim tanımlama işleminin gerçekleştiği menüdür. Bu menüde denetimler soru listeleri ve diğer seçenekler ile ilişkilendirilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir denetim tanımlanır.

:Listede seçili denetim bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili denetim bilgisi silinebilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetim tanımlama ekranına yeni bir denetim eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetim Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Denetim No: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetimin no sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Denetim Tanımı: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan Denetimin tanım bilgisinin yazıldığı alandır. Diğer dil seçenekleri de kullanılacaksa ilgili bayrağın bulunduğu yere ilgili denetim tanımın dil karşılığı yazılır.

Durum: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetimin aktif veya pasif bilgisi belirlendiği alandır.Pasif edilen denetimler denetim listesinde seçim aşamasında görüntülenmez.

Denetim Tipi: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında Denetim tipi bilgisinin seçilebildiği alandır. Denetim tipi listesi Sistem Altyapı Tanımları /Denetim Faaliyeti/Denetim Tipi tanımlama menüsünde tanımlı olarak gelmektedir.Örneğin Dış Denetim, İç Denetim, Proses Denetim vb.

Plandaki Tekrar Sayısı: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında Denetimlerin plana eklenirken kaç kez ekleneceği bilgisinin yazıldığı alandır.

Puanlı Mı?: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında puanlı mı seçeneği işaretlendiğinde, ilgili soru listesi alanına puanlı soru listelerini görüntülenir ve görüntülenen bu soru listesinden puanlı denetim yapılacaksa seçim yapıldığı alandır.

Plansız mı?: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında plansız denetim yapılacak ise plansız mı? alanı ile ilgili check box’ın işaretlendiği alandır. Plansız mı? alanı ile ilgili check box işaretlendiğinde Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyeti/Plansız Denetimler ekranında ilgili denetim Plansız Denetimler listesinde görüntülenir, görüntülenen bu plansız denetimler seçilerek plansız denetim işlemi yapılır. Plansız denetim işlemi yapılması için Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinde 100 numaralı “Plansız Denetimler için kullanılacak plan ID” parametresine plansız denetimin yapılacağı planın plan kodunun tanımlanması gerekmektedir.

İlgili Soru Listeleri: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında puanlı ve puansız soru seçenekleri için ilgili soru listesi seçildiği alandır. Puanlı seçeneği seçildiğinde bu alanda sistemde tanımlı Puanlı soru listesi görüntülenir ve görüntülen bu listeden puanlı denetim yapılacaksa Puanlı soru listesi seçim işlemi yapılır. Tersi durumda seçilmediğinde puansız soru listeleri bu alanda görüntülenir ve görüntülenen bu soru listesinde puansız denetim yapılacaksa puansız soru listesinden seçim işlemi yapılır.Soru listelerinin listesi Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Soru Listeleri Tanımlama menüsünde tanımlı gelmektedir.

İlgili Yönetim Sistemi: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetimin, sistemde tanımlı yönetim sistemleri listesinden seçim yapılarak ilişkilendirildiği alandır.

İlgili Departman: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetimin, sistemde tanımlı departmanlar ile ilişkilendirildiği alandır.

İlgili Süreçler: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetimin, sistemde tanımlı süreçler ile ilişkilendirildiği alandır.

İlgili Doküman: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan denetimin ilgili doküman bilgisinin sistemde tanımlı olan doküman listesinden seçilebildiği alandır.

Denetim Detay Planı Şablonu: QDMS denetim detay planı şablonlarını, standart formatında vermektedir. Rapor formatları tanımlama menüsüne denetim bazlı farklı formatlarda detay plan şablonları tanımlandığı alanır.Denetim Detay Planı şablonu tanımlanaması için öncelikle Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Rapor Formatları menüsünde butonu tıklanarak Denetim Detay Planı Şablonun yüklenmesi gerekmektedir. Rapor formatları düzenleme menüsüne yüklenen Denetim Detay Planın şablonu adı ve uzantısı sağ tıkla/kopyala yönetimi ile kopyalanır. Adı ve uzantısı kopyalanan Denetim Detay Planı Şablonu sağ tıkla/yapıştır yöntemi ile bu alana yapıştırılarak tanımlanır.İlgili denetim için kullanılacak detay şablonun, rapor formatları düzenleme menüsünden dosya adı ve uzantısı yazıldığında o denetim için tanımlanan formatta detay plan çıktısı alınabilmesi sağlanır.

Denetim Raporu Şablonu: QDMS denetim raporu şablonlarını, standart formatında vermektedir. Rapor formatları tanımlama menüsüne denetim bazlı farklı formatlarda rapor şablonları tanımlanabilir.. Denetim Raporu şablonu tanımlanması için öncelikle Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Rapor Formatları menüsünde butonu tıklanarak Denetim Raporu Şablonun yüklenmesi gerekmektedir. Rapor formatları düzenleme menüsüne yüklenen Denetim Raporu şablonu adı ve uzantısı sağ tıkla/kopyala yönetimi ile kopyalanır. Adı ve uzantısı kopyalanan Denetim Raporu Şablonu sağ tıkla/yapıştır yöntemi ile bu alana yapıştırılarak tanımlanır.İlgili denetim için kullanılacak denetim rapor şablonunun, rapor formatları düzenleme menüsünden dosya adı ve uzantısı yazıldığında o denetim için tanımlanan formatta denetim raporu çıktısı alınabilmesi sağlanır.

Denetçi Soruları Değiştiremesin: Denetim Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında denetçi soruları değiştirmesin alanı ile ilgili check box işaretlendiğinde, denetçi denetim gerçekleştirme aşamasında soru ekleyip çıkaramaz.

Denetim Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak denetim tanımlama kayıt işlemi yapılır.

Denetim Tanımlama ekranında Filtre sekmesi ile Denetim No, Denetim Tanımı ve Yönetim Sistemi gibi alanlarına veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre filtreleme yapılır.

6.1.9.E-Posta Ayarları

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ E-Posta Ayarları

Denetim Faaliyetleri modülünde sistem tarafından gönderilen E-Postaların/ Sms’lerin kimlere hangi aşamada gitmesi gerektiği belirlendiği menüdür.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili olan E-postaları değeri bilgisi üzerinde düzenleme/değişiklik/güncelleme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

E- Posta Ayarlarında SMS bildirimi kullanılacak ise;

Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/ Parametreler menüsü tıklanılır. Açılan Parametreler ekranında listelenen Sistem Altyapı Tanımları modülü parametrelerinde 102 numaralı “SMS bildirimi kullanıcak mı?” parametresinin parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Sistem Alyapı Tanımları modülü parametrelerinde 102 numaralı “SMS bildirimi kullanıcak mı?” parametresi seçildikten sonra butonu tıklanılır.

Açılan parametreler ekranın parametre değeri “Evet” seçilir.

Parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçildikten sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanarak parametreyi aktif etme kayıt işlemi yapılır.

Parametre Aktif edildikten sonra E- Posta Ayarları ekranında SMS bildirimi kullanılması ile ilgili “SMS gitsin mi?” alanı ile ilgili check box görüntülenir. İlgili check box işaretlenerek E-Posta ayarlarında SMS bildirimi kullanılır.

Hangi basamakta e-posta/ mesaj gitmesi isteniyorsa seçilir ve butonu tıklanılır.

Örn: “Denetim planı yayınlama “ basamağı seçilir ve butonu tıklanılır.

Açılan E-Posta Ayarları/ Denetim planı yayınlama ekranı görüntülenir. Roller kısmı, e-posta ve mesaj bildirimimin gideceği rolü yani kişiyi göstermektedir.

E-Posta Ayarları/ Denetim planı yayınlama ekranında butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Mesaj Gövdesi listesinde gönderilecek mesaj gövdesi ilgili listeden seçilir. Yanlış eklenen bir mesaj gövdesini silmek içinse butonu kullanılır.

butonu ile Mesaj Gövdesinin içeriği detaylı bir şekilde görüntülenir.

Mesaj Gövdesi listesinde seçilen Mesaj Gövdesi butonu tıklanarak seçilir.

Kime E-Posta gitmesi isteniyorsa, o rolle ilgili “E-Posta Gitsin Mi/ SMS Gitsin Mi” check box ‘ı işaretlenir. İlgili rollerde Takvime işlensin mi? alanı ile ilgili check box işaretlenerek Denetimin outlook tavimine işlenmesi sağlanır.Mesaj gitmesi için rolde tanımlı olan kişinin cep telefon numarası personel tanımlama ekranında tanımlı olmalıdır.

E-Posta Ayarları/ Denetim planı yayınlama ekranında E-Posta gitmesi rollerle ilgili “E-Posta Gitsin Mi/ SMS Gitsin Mi” check box ‘ı işaretlendikten sonra ekranın sol üstte köşede yer alan butonu tıklanarak E- Posta Ayarları kayıt işlemi gerçekleştirilir.

6.1.10.Örneklem Bulgu Durumu Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Örneklem Bulgu Durumu Tanımlama

Önceki denetimlerden elde edilen bulguların örnekleme havuzunun oluşturulduğu menüdür.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir** örneklem bulgu durumu tanımlanır.

: Listede seçili örneklem bulgu durumu bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili örneklem bulgu durumu bilgisi silinebilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Örneklem Bulgu Durumu Tanımlama ekranına yeni bir Örneklem Bulgu Durumu eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Örneklem Bulgu Durumu Tanımlama /Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

No: Örneklem Bulgu Durumu Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında Örneklem Bulgu Durumu numarasının sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Örneklem Bulgu Durumu: Örneklem Bulgu Durumu Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında Örneklem Bulgu Durumu tanım bilgisinin yazıldığı alandır.

Bulgu Zorunlu Olsun mu: Örneklem Bulgu Durumu Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında bulgunun zorunluğunun ilgili seçenekler seçilerek belirlendiği alandır.

Örneklem Bulgu Durumu Tanımlama - Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak örnekleme bulgu durumu kayıt işlemi yapılır.

6.1. 11.Denetim Parametreleri

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Denetim Parametreleri

Denetim Faaliyeti Modülü için kullanıcının istek ve ihtiyaçlarına göre çeşitli ayarlamaların yapabildiği ve bunlara göre parametreleri belirlendiği (seçilebildiği) menüdür. Sistemde bu menüde yapılan ayarlamalar sadece Denetim Faaliyeti modülünün içeriğini ve bu menüde yapılan değişikler tüm Qdms kullanıcılarını kapsamaktadır.Parametreler ekranında Liste ve Filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Liste sekmesinde Denetim Faaliyeti ile ilgi tüm parametreler listelenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili olan parametre bilgisi üzerinde düzenleme/değişiklik/güncelleme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Parametreler ekranında Filtre sekmesinde, Parametre No ve Parametre Tanımı gibi alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre filtreleme işlemleri yapılır.

Denetim Faaliyeti Modülü parametrelerinde 8 numaralı “Baş denetçi denetim tarihini - kaç gün değiştirebilsin?” parametresi parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Arama işlemi için Parametreler ekranında liste sekmesinde gridde kolonların karşılığındaki alanlarda kullanılır. Parametre numarası bilinmiyorsa parametre liste sekmesinde gridde Tanım alanında parametre içerisinde geçen anahtar bir kelime yazılarak aratılma işlemi de yapılabilir. Yada parametre numarası biliyorsa gridde parametre No alanınada parametre numarası yazılırak parametrenin aratılma işlemide yapılır.

Parametre seçildiktende sonra butonu tıklanılır.Açılan parametreler ekranında parametre değerinin değiştirilmek istenilen yeni değer bilgisi girilir.

Parametreler ekranında parametre değerine girilen yeni değer bilgisinden sonra ekranın sol üst köşede yer alan butonu tıklanarak parametre kayıt güncelleme işlemi yapılır.Yeni girilen parametre değerine Baş denetçi olarak seçilen kullanıcının, denetim üzerinde belirlenen tarih üzerinde kaç gün içinde değişiklik yapabileceğinin belirlenir.

Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinde 111 numaralı “Otomatik olarak açılan aksiyonlar yönlendirilebilir olsun mu?” parametresi parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Parametre seçildiktende sonra butonu tıklanılır.

Açılan parametreler ekranında parametre değeri seçeneklerinde “Evet” ilgili check box seçilir.

Parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçildikten sonra ekranın sol üst köşesinde yer alan butonu tıklanarak parametre aktif etme kayıt işlemi yapılır. Parametre aktif edildikten sonra Denetim Faaliyetleri modülünde Denetim Gerçekleştir ekranında otomatik açılan aksiyonlarda yönlendirilebilir özelliğinin kullanılması sağlanır.

Denetim Faaliyetleri modülünde DÖF ile ilgili parametrelerinde liste sekmesinde listelenmesi için Filtre sekmesinde veya gridde Parametre Tanım alanına “DÖF” ilgili anahtar kelimeler yazılarak (Ara) butonu tıklanılır.

DÖF tanımın içeriğinde geçtiği ve DÖF ilgili parametrelerin listelenmesi sağlanır.

Bu şekilde parametreler ekranında filtre sekmesi arama kriterleri olan alanlar ve liste sekmesinde griddeki alanlar kullanılarak ilgili parametrenin aratılma işlemi yapılarak, butonu tıklanarak içeriği görüntülenen parametreyi aktif etme, aktif edilen parametreyi pasif etme veya parametrenin değerini değiştirme gibi işlemler yapılır.

6.1.12.Alan Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Alan Tanımlama

Denetim Faaliyeti Modülünde Bulgu Tanımlama, Denetim Tanımlama, Denetçi Tanımlama ve Denetim Planı Tanımlama fonksiyonlarının ekranlarına yer alması istenen müşteriye özel alanlar olduğu durumda tanımlama işlemi yapıldığı menüdür. Bu menüde tanımlanan alanlar alan havuzuna eklenir. Alan havuzuna eklenen alanlar Denetim Faaliyeti modülünün ilgili fonksiyonlarının sayfalarına Fonksiyon Dizanyer menüsünde fonksiyon seçili iken (Alanlar) butonu tıklanarak ekleme işlemi yapılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir alan eklenir.

: Listede seçili olan alan bilgisi üzerinde düzeltme/ değişiklik/ güncelleme yapılır.Kod bilgisi güncellenemez.

:Listede seçili olan alan bilgisi kopyalanır.

: Listede seçili olan alan bilgisi silinir.

: Alanın değerleri tanımlanır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Alan Tanımlama ekranına yeni bir alan eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonuna tıklanarak Alan Tanımlama\ Yeni Kayıt ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır;

Alan Kodu: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Alan Kodu bilgisinin yazıldığı zorunlu alandır. Daha önce tanımlamış alanlarla aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır. Ör. ‘001’ , ‘RK’

Alan Adı: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Alan Adı bilgisinin yazıldığı alandır. Diğer dil seçenekleri de kullanılacaksa ilgili bayrağın bulunduğu yere ilgili alan adının dil karşılığı yazılır.

Başlık Notu: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında alanı veri girişinin yapılması ile ilgili açıklayıcı bilgi içeren not bilgisinin girildiği alandır. Mouse ile alanın üzerine gelindiğinde görüntülenen bilgidir.

Giriş Tipi: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında giriş tipinin Hesaplanan veya Veri Girişi tipi bilgisinin seçilebildiği alandır. Giriş Tipi seçeneği oluşturulan alanın manuel olarak veri girişi ile mi yoksa hesaplama yöntemi ile mi belirleneceğini gösterir. Örneğin; Veri Girişi.

Alan Tipi: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında alan tipinin bilgisinin seçilebildiği alandır. Alan Tipi ise oluşturulan alanın metin, numerik, tarih, liste vb. tiplerinden hangisi olduğunu gösterir. Örneğin; Resim

Seçim Tipi: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında tanımlanan alanında tekli veya çoklu seçim seçeneklerinde seçim yapılan alandır.

Görünme Şartı: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Görünme Şartı bilgisinin girildiği alandır. Bir alan eğer başka bir alanın şartına bağlı olarak görülecekse görünme şartı kullanılır. Liste tipli alanın değerlerine göre oluşturulan alanın görüntülenmesini sağlar. Kullanımı [ALANKODU]=ALAN_DEĞERİ vb. şekildedir. (Örneğin, Bulgu var mı? Alanının alan kodu 01; Bulgu alanının alan kodu 02 olsun. Eğer “Bulgu” Alanının, “Bulgu var mı?” Alanındaki seçeneklerden değer kodu 100 olan “Evet” değeri seçili ise görülmesi gerekiyorsa 02 numaraları “Bulgu” alanının görünme şartı bölümüne formül şu şekilde yazılmalıdır: [01]=100)

Durum: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında durumun Aktif veya Pasif olarak bilgisinin seçilebildiği alandır.

Genişlik: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında genişlik bilgisinin girildiği alandır.

Alan Tanımlama-Yeni Kayıt alan kodu ve alan adı bilgisi girilir. Giriş Tipi veri girişi ve alan tipi resim seçilir. Seçim Tipi alanında çoklu seçim tipi seçilir.Durum kısmı Aktif olarak seçilir. Alan Tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonuna tıklanarak Alan Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Sistemde mevcut bulunan alan tiplerinin tam listesi aşağıda belirtilmiştir;

Metin: Metin kutucuğu ekler.

Metin Çok Satırlı: Çok satırlı metin kutucuğu ekler.

Nümerik-Parasal: Parasal değer olarak nümerik giriş yaptırır.

Nümerik-Birim: Birim olarak nümerik giriş yaptırır.

Tarih: Takvim alanı ekler.

Liste: Birden fazla element arasından tek seçim yaptırır.

Puanlı Liste: Açılır menüden tekli seçim yaptırır, liste elementlerinin puan değerleri mevcuttur.

Arama Özellikli Liste: Açılır menü altından birden fazla seçim yapılmasını sağlar.

Ağaç Liste: Ağaç dallanması şeklinde menü altından birden fazla seçim yapılmasını sağlar.

Personel: QDMS Personel veri tabanından kişi bilgisi seçilebilmesini sağlar.

Departman: QDMS Departman veri tabanından departman bilgisinin seçilebilmesini sağlar.

Ünvan: QDMS unvan veri tabanından unvan bilgisinin seçilebilmesini sağlar.

Doküman: QDMS Doküman veri tabanından doküman seçilebilmesini sağlar.

Yönetim Sistemi: QDMS Yönetim Sistemi veri tabanından yönetim sistemi bilgisi seçilebilmesini sağlar.

Müşteri: QDMS Müşteri veri tabanından müşteri bilgisi seçilebilmesini sağlar.

Tedarikçi: QDMS Tedarikçi veri tabanından tedarikçi bilgisi seçilebilmesini sağlar.

Ürün: QDMS Ürün veri tabanından ürün bilgisinin seçilebilmesini sağlar.

Şirket Profili: QDMS Şirket Profili veri tabanından şirket profili bilgisi seçilebilmesini sağlar.

Başlık: Risk formuna ya da detay ekranına başlık ekler.

Dosya: Dosya ekler.

Resim: Resim ekler.

Resim Liste: Resim listesinden seçim sağlar.

Çoklu Resim: Çoklu resim seçilmesini sağlar.

Tablo: Tablo verilerinin kullanılmasını sağlar.

Sorgu: Sorgulama şeklinde seçim sağlar.

Sorgu Ağaç: Ağaç dallanması şeklinde sorgu yapılmasını sağlar.

6.1.13.Fonksiyon Dizanyer

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/ Fonksiyon Dizayner

Alan tanımlama menüsünde alan havuza eklenen alanlar bu menüde görüntülenen ilgili fonksiyonların sayfaları ilişkilendirilip, ilgili fonksiyonların ekranlarında görüntülenir. Fonksiyon Dizanyer menüsünde alan havuzuna eklenen alanların ilişkilendirilme işlemi yapılan fonksiyonlar Bulgu Tanımlama, Denetim Tanımlama, Denetçi Tanımlama ve Denetim Planı Tanımlama fonksiyonlarıdır. İlgili menüde alanlar butonu tıklanarak ilgili fonksiyonla ilişkilendirilme işlemi yapılarak, ilgili fonksiyonun ekranlarından görüntülenme işlemi yapılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Alanları fonksiyonlarla ilişkilendirilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

:Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Fonksiyon Dizayn ekranında 1 numaralı “Bulgu Tanımlama” fonksiyonu seçili iken butonu tıklanılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili fonksiyona yeni bir alan eklenir.

:Listede seçili eklenen fonksiyona eklenen alan bilgisi üzerinde değişiklik/düzenleme/güncelleme işlemi yapılır.

: Listede seçili eklenen fonksiyona eklenen alan bilgisi silinir.

Açılan Fonksiyon Dizayn - Alanlar - Bulgu Tanımlama ekranda seçili olan fonksiyonda kullanılacak alanlar butonuna tıklanarak belirlenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır;

Alan Adı: Alan Tanımlama - Fonksiyonlar - Yeni Kayıt ekranında tanımlanan ilgili alanın adı seçilir.

Zorunlu Mu? : Alan Tanımlama - Fonksiyonlar - Yeni Kayıt ekranında seçilen alan için veri girişinin zorunlu olup olmadığı belirlenir. “Evet” seçeneği seçildiğinde alan için veri girişi zorunludur.

Zorunluluk Mesajı: Alan Tanımlama - Fonksiyonlar - Yeni Kayıt ekranında seçilen alan için Zorunluluk Mesajı bilgisinin girildiği alandır. Zorunlu alanlar doldurulmadığında verilecek uyarı mesajı bilgisi yazılır. Diğer dil seçenekleri de kullanılacaksa ilgili bayrağın bulunduğu yere ilgili zorunluluk mesajının dil karşılığı yazılır.

Sıra No: Alan Tanımlama - Fonksiyonlar - Yeni Kayıt ekranında seçilen alanın ekranda kaçıncı sırada görüntüleneceği bilgisinin girildiği alandır.

Gridde göster: Alan Tanımlama - Fonksiyonlar - Yeni Kayıt ekranında seçilen alanın liste grid ekranında gösterilmesi isteniyorsa ilgili check box işaretlenir.

Satır Sayısı: Alan Tanımlama - Fonksiyonlar - Yeni Kayıt ekranında seçilen alan için satır sayısı bilgisinin belirlendiği alandır.

Kolon Genişliği: Alan Tanımlama - Fonksiyonlar - Yeni Kayıt ekranında seçilen alan için kolon genişliği bilgisinin belirlendiği alandır.

Alan Tanımlama - Fonksiyonlar - Yeni Kayıt ekranında gerekli tüm alanlar doldurulduktan sonra ekranın sol üst köşesindeki butonuna tıklanarak alanın Bulgu Tanımlama fonksiyonu sayfasına bağlama işlemi yapılır.

Tanımlanan alan görüntülenmesi için Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyeti/Bekleyen Denetimler menüsünde listeden bir denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelleme ekranında Bulgular sekmesi tıklanılır,

Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak Bulgu Tanımlama ekranı açılır. Açılan ekranında ilgili fonksiyonlar ilişkilendirilmiş alan görüntülenir.

Görüntülenen resim tipli parametrik alanın üzerine mouse gelindiğinde başlık notu bilgisi görüntülenir.

Resim tipi parametrik alanda butonu tıklanarak Bulgu Tanımlama ekranı resim ekleme işlemi yapılır.

Dosya Seç alanında Gözat butonu tıklanarak bulgu görseli ilgili görselin ekleme işlemi yapılır.

Resim Tipli parametrik alan çoklu seçim olarak seçildiğinde parametrik alanda birden fazla resim ekleme işlemi buton tıklanarak yapılır.

6.1.14.Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti)

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Denetim Faaliyeti/ Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti)

Denetim Faaliyeti Modülü için Anket Soru listelerin ilgili fonksiyonlar için hazırlandığı menüdür. Anket İşlemleri Modülü olmayan kullanıcıların Anket işlemleri modülünde açılan Anket şablonu ekranında olduğu gibi bu modülde ilgili fonksiyonlar için Anket şablonu tasarlaması amacıyla kullanılmaktadır.Bu fonksiyonlar “Denetim Etkinliği Değerlendirme” ve “Denetçi Değerlendirme” fonksiyonlarıdır. Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti) ekranında fonksiyon olarak “Denetim Etkinliği Değerlendirme” fonksiyonu seçildiğinde sol üstteki butonu tıklanarak Tedarikçi Değerlendirme modülü mantığında sistemde şablon anketler bu menüde tasarlanıp kaydedilmesi sağlanmaktadır. Şablon anketler tasarlandıktan sonra Denetim Faaliyeti modülün 1. fonksiyonla ilgili parametresi olan 88 numaralı “Denetimin etkinliğini değerlendirme anket kodu” parametrenin parametre değeri boş ise bu menüde anket tanımlama işlemi yapıldıktan sonra sistem otomatik olarak tanımlanan anket kodunu parametre değerine tanımlamaktadır.

2. Fonksiyon için ilgili parametresi olan 93 numaralı “Denetçileri değerlendirme anket kodu” parametrenın değeri boş ise bu menüde anket tanımlandıktan sonra sistem otomatik olarak tanımlanan anket kodunu parametreye tanımlamaktadır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Tanımlanacak ankete soru ekleme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

1.Fonksiyon: Denetim Etkinliği Değerlendirme;

butonu tıklanarak Anket İşlemleri Modülün yapısındaki soru ekleme işlemin yapıldı ekranı gibi Denetim Faaliyeti modülü için ilgili fonksiyon için soru ekleme ekranı görüntülenerek soru seçeneklerinden soru ekleme işlemi yapılır.

Denetim Faaliyeti Parametrelerinden 88 numaralı “Denetim etkinliğini değerlendirme anket kodu” parametresinin parametre değerine herhangi bir parametre kodu tanımlı olmadığında sistem “Yeni bir anket oluşturulacaktır. Onaylıyor musunuz?” uyarı mesajına tamam butonu tıklanarak anket soruları ekranı görüntülenir. Anket Soruları ekranında soru seçenekleri kullanılarak bir şablon Anket tasarlanır.Şayet parametreye sistemde bir anket kodu tanımlı ise tanımlı olan anketin sorular ekranı güncelleme modunda açılır. Anket Soruları ekranı açılarak sorular ilgili düzenleme, güncelleme işlemi yapılır.

Örnek Soru seçenekleri ekleme;

butonu tıklanarak Anket bölümlendirilerek başlık eklenir.

Başlık ekle alanına ilgili başlık eklenerek butonuyla kayıt işlemi gerçekleştirilir.

( Bilgi Girişi Ekle )butonu tıklanarak serbest bilgi girilmesi için tanımlanacak soru tanımlanır. Bir Metin alanı oluşturulur ve bu metin alanın kaç satırdan oluşacağında soru tanımlama ekranında ayarlanır.,

Soru Metni: Sorulacak soru metni, Türkçe alana yazılır. Diğer dillerde kullanım olması durumunda ilgili dillerin olduğu alana sorulacak soru verisi girilir.

Satır Sayısı: Satır sayısı, metnin büyüklüğünü belirlemek için kullanılır. 0 veya 1 olması durumunda cevap verilecek alan tek satır olarak görülür.

Sorulacak sorunun cevap verme zorunluluğu bu alandan belirlenir. Cevap zorunluluğu var ise soru cevaplanmadığında kaydetmeye izin verilmez, uyarı mesajı verilir.

İlişkili Soru/Seçenek: Bir sorunun, seçeneklerinden biri ile ilişki kurulduğunda, ilişkili sorunun çıkması istenilirse ilişkili soru/seçenek kısmından bağlantı sağlanır.

Sorulacak soru metni Türkçe alana yazılarak butonuyla kayıt işlemi gerçekleştirilir.

(Seçenek Ekle) butonu tıklanarak verilen cevapların beliritilen seçeneklerden seçilme işlemi yapılır.

Soru Metni: Sorulacak soru metni, Türkçe alana yazılır. Diğer dillerde kullanım olması durumunda ilgili dillerin olduğu alana sorulacak soru verisi girilir.

Seçenek/Puan: Bu alana sorunun seçenekleri girilir. Eğer anket, puanlı bir anket olacaksa, girilen seçenekler için puan da yazılmalıdır.

Sorulacak sorunun cevap verme zorunluluğu bu alandan belirlenir.

Seçeneklerden 1 veya 1’den fazlasının seçilebilmesi bu alandaki check box’a göre belirlenir.

Seçeneklerin yan yana (Tek Satırlı) veya alt altta (Çok Satırlı) dizili olarak görülmesi sağlanır.

Eğer çok satırlı seçeneği işaretlenirse kolon sayısı diye bir alan çıkar ve sorunun seçenekleri belirlenen değer kadar, kolonda görüntülenir.

Min/Max Seçim Sayısı :Minimum ve maxsimum soru seçim sayısının belirlendiği alandır.(Birden Fazla seçenek seçilebilir seçeneği işaretli olduğunda bu alan görüntülenir)

Hesaplama Yöntemi: Anketin puanlı anket olması durumunda, bu sorunun seçeneklerine verilen puanların hangi yöntemle hesaplanılacağının belirlendiği alandır. Örneğin; 10 kişinin cevaplayacağı anketteki bir sorunun 4 seçeneği ve her bir seçeneğin kendine has puanları vardır. İlk seçeneğin puanının 5 olduğunu varsayarsak, 10 kullanıcının ilk seçeneği seçmesi halinde, bu puanlar toplanarak mı (50) veya ortalaması alınarak mı (5) anketin ortalama puanına dahil edilme durumu belirlenir.(Birden Fazla seçenek seçilebilir seçeneği işaretli olduğunda bu alan görüntülenir)

Ağırlıklı Puan: Anketin puanlı anket olması durumunda sorunun anket içindeki ağırlığının belirlendiği alandır. Tüm sorular eş değer ağırlıktaysa 1 değeri yazılmalıdır. 0 olarak yazıldığı durumda anket puanı hesaplanmaz.

**** Bir sorunun başka bir sorunun seçeneğindeki şarta bağlı olarak görünmesi istenirse ilişkili soru/seçenek mantığı kullanılır.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti) menüsünde ilgili fonksiyon seçili iken butonu tıklanarak açılan Anket soruları ekranında örnek olarak birkaç soru seçeneği tanımlanarak Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti) tanımlama işlemi yapılır. Diğer soru seçeneklerin tanımlama işlemi Anket İşlemleri Modülünün soru tanımlama ekranındaki aynı şekilde yapılmaktadır. Açılan ekranda Anket İşlemleri soru tanımlama ekranı ile aynıdır. Soru tanımlama işlemi yapıldıktan sonra Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti) menüsü ilgili modülün ilgili parametresi olan 88 numaralı “Denetim etkinliği değerlendirme anket kodu” parametresine sistem otomatik olarak anket kodu tanımlar.

Anket Soru Listeleri (Denetim Faaliyetleri) menüsünde 1. Fonksiyon olan Denetim Etkinliği Değerlendirme fonksiyonu için Anket İşlemleri Modülünde “Doldurulması Gereken Anketler” olarak bekleyen işlerim menüsünde iş düşmesi için Denetim Faaliyetler parametrelerinde 87 ve 91 numaralı parametrelerde gerekli ayarlamalar yapılır.

Denetim Faaliyetler modülü parametrelerinde 87 numaralı “Denetimin etkinliğini değerlendirmek için anket kullanılacak mı? parametresi değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra sistemde tanımlı bir Denetim planında butonu tıklanarak Denetim ekleme işlemi yapılan Denetim Planları - Denetimler - Yeni Kayıt ekranında “Denetimler Değerlendirilecek mi?” alanı ilgili check box işaretlinir. İlgili check box işaretlendiğinde Ajan programında ilgili fonksiyon çalıştırıldığında Denetim etkinliği değerlendirme anketi Anket İşlemleri modülünde bekleyen İşlemleri iş olarak görev düşer.

Denetim etkinliğinin geçerlilik süresi Denetim Faaliyeti modülü parametreleriden 91 numaralı “Denetimin etkinliğini değerlendirme anketinin geçerlilik süresi” parametresine girilen değere göre belirlenir.

2. Fonksiyon: Denetçi Değerlendirme ;

butonu tıklanarak Anket İşlemleri Modülün yapısındaki soru ekleme işlemin yapıldı ekranı gibi Denetim Faaliyeti modülü için ilgili fonksiyon için soru ekleme ekranı görüntülenerek soru seçeneklerinden soru ekleme işlemi yapılır.

Denetim Faaliyeti Parametrelerinden 93 numaralı “ Denetçileri değerlendirme anket kodu” parametresinin parametre değerine herhangi bir parametre kodu tanımlı olmadığında sistem “Yeni bir anket oluşturulacaktır. Onaylıyor musunuz?” uyarı mesajına tamam butonu tıklanarak anket soruları ekranı görüntülenir. Anket Soruları ekranında soru seçenekleri kullanılarak bir şablon Anket tasarlanır.Şayet parametreye sistemde bir anket kodu tanımlı ise tanımlı olan anketin sorular ekranı güncelleme modunda açılır. Anket Soruları ekranı açılarak sorular ilgili düzenleme, güncelleme işlemi yapılır.

Örnek Soru seçenekleri ekleme;

butonu tıklanarak Anket bölümlendirilerek başlık eklenir.

![A screenshot of a computer

Description automatically generated]ref47

Başlık ekle alanına ilgili başlık eklenerek butonuyla kayıt işlemi gerçekleştirilir.

butonu tıklanarak serbest bilgi girilmesi için tanımlanacak soru tanımlanır. Bir Metin alanı oluşturulur ve bu metin alanın kaç satırdan oluşacağında soru tanımlama ekranında ayarlanır.,

Soru Metni: Sorulacak soru metni, Türkçe alana yazılır. Diğer dillerde kullanım olması durumunda ilgili dillerin olduğu alana sorulacak soru verisi girilir.

Satır Sayısı: Satır sayısı, metnin büyüklüğünü belirlemek için kullanılır. 0 veya 1 olması durumunda cevap verilecek alan tek satır olarak görülür.

Sorulacak sorunun cevap verme zorunluluğu bu alandan belirlenir. Cevap zorunluluğu var ise soru cevaplanmadığında kaydetmeye izin verilmez, uyarı mesajı verilir.

İlişkili Soru/Seçenek: Bir sorunun, seçeneklerinden biri ile ilişki kurulduğunda, ilişkili sorunun çıkması istenilirse ilişkili soru/seçenek kısmından bağlantı sağlanır.

Sorulacak soru metni Türkçe alana yazılarak butonuyla kayıt işlemi gerçekleştirilir.

butonu tıklanarak verilen cevapların beliritilen seçeneklerden seçilme işlemi yapılır.

Soru Metni: Sorulacak soru metni, Türkçe alana yazılır. Diğer dillerde kullanım olması durumunda ilgili dillerin olduğu alana sorulacak soru verisi girilir.

Seçenek/Puan: Bu alana sorunun seçenekleri girilir. Eğer anket, puanlı bir anket olacaksa, girilen seçenekler için puan da yazılmalıdır.

Sorulacak sorunun cevap verme zorunluluğu bu alandan belirlenir.

Seçeneklerden 1 veya 1’den fazlasının seçilebilmesi bu alandaki check box’a göre belirlenir.

Seçeneklerin yan yana (Tek Satırlı) veya alt altta (Çok Satırlı) dizili olarak görülmesi sağlanır.

Eğer çok satırlı seçeneği işaretlenirse kolon sayısı diye bir alan çıkar ve sorunun seçenekleri belirlenen değer kadar, kolonda görüntülenir.

Min/Max Seçim Sayısı : Minimum ve maxsimum soru seçim sayısının belirlendiği alandır.(Birden Fazla seçenek seçilebilir seçeneği işaretli olduğunda bu alan görüntülenir)

Hesaplama Yöntemi: Anketin puanlı anket olması durumunda, bu sorunun seçeneklerine verilen puanların hangi yöntemle hesaplanılacağının belirlendiği alandır. Örneğin; 10 kişinin cevaplayacağı anketteki bir sorunun 4 seçeneği ve her bir seçeneğin kendine has puanları vardır. İlk seçeneğin puanının 5 olduğunu varsayarsak, 10 kullanıcının ilk seçeneği seçmesi halinde, bu puanlar toplanarak mı (50) veya ortalaması alınarak mı (5) anketin ortalama puanına dahil edilme durumu belirlenir.(Birden Fazla seçenek seçilebilir seçeneği işaretli olduğunda bu alan görüntülenir)

Ağırlıklı Puan: Anketin puanlı anket olması durumunda sorunun anket içindeki ağırlığının belirlendiği alandır. Tüm sorular eş değer ağırlıktaysa 1 değeri yazılmalıdır. 0 olarak yazıldığı durumda anket puanı hesaplanmaz.

İlişkili Soru/ Seçenek: Bir sorunun başka bir sorunun seçeneğindeki şarta bağlı olarak görünmesi istenirse ilişkili soru/seçenek mantığı kullanılır.

İlgili alanlar doldurulduktan sonra butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti) menüsünde ilgili fonksiyon seçili iken butonu tıklanarak açılan Anket soruları ekranında örnek olarak birkaç soru seçeneği tanımlanarak Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti) tanımlama işlemi yapılır. Diğer soru seçeneklerin tanımlama işlemi Anket İşlemleri Modülünün soru tanımlama ekranındaki aynı şekilde yapılmaktadır. Açılan ekranda Anket İşlemleri soru tanımlama ekranı ile aynıdır. Soru tanımlama işlemi yapıldıktan sonra Anket Soru Listeleri(Denetim Faaliyeti) menüsü ilgili modülün ilgili parametresi olan 93 numaralı “Denetçileri değerlendirme anket kodu” parametresine sistem otomatik olarak anket kodu tanımlar.

Anket Soru Listeleri (Denetim Faaliyetleri) menüsünde 2. Fonksiyon olan Denetçi Değerlendirme fonksiyonu için Anket İşlemleri Modülünde “Doldurulması Gereken Anketler” olarak bekleyen işlerim menüsünde iş düşmesi için Denetim Faaliyetler parametrelerinde 92 ve 96 numaralı parametrelerde gerekli ayarlamalar yapılır. Denetim Faaliyetler modülü parametrelerinde 92 numaralı “Denetçileri değerlendirmek için anket kullanılacak mı?” parametresi değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra sistemde tanımlı bir Denetim planında butonu tıklanarak Denetim ekleme işlemi yapılan Denetim Planları - Denetimler - Yeni Kayıt ekranında “Denetçiler Değerlendirilecek mi?” ve “Baş Denetçi için de Anket Oluşturulsun mu?” alanı ilgili check box ‘lar işaretlinir. İlgili check box’lar işaretlendiğinde Ajan programında ilgili fonksiyon çalıştırıldığında Denetçi değerlendirme ve Baş Denetçi Anket oluşturulma işlemi Anket İşlemleri modülünde bekleyen İşlemleri iş olarak görev düşer.

Denetçi değerlendirme anketinin süresi Denetim Faaliyeti modülü parametreleriden 96 numaralı “Denetçi değerlendirme anketinin geçerlilik süresi” parametresine girilen değere göre belirlenir.

Denetim, Denetçi ve Baş Denetçi ile ilgili  kayıt kapandıktan ajan programında ilgili fonksiyonun çalıştırılması işleminden sonra minimum 1 gün sonra bu anketler “Bekleyen işlerime” Anket İşlemleri Modülünde “Doldurulması Gereken Anketler” işi olarak görev düşer.**   

6.1.15.Denetim Sorusu Aktarma

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Aktarımlar/ Denetim Sorusu Aktarma

Denetim sorusu aktarmayı işleminin gerçekleştiği menüdür. Denetimlerde kullanılan denetim sorularının toplu olarak sisteme aktarımının gerçekleştirilmesi isteniyorsa “Denetim Sorusu Aktarma” menüsü kullanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: İlgili şablon bilgisayara indirilir.

: Doldurulan şablon sisteme yüklenir.

: Oluşturulan ve sisteme yüklenen şablonun hata verip vermediğine dair kontrol işlemi yapılır

: Aktarım işlemi gerçekleştirilir.

Ekran üzerinde butonu ile şablon indirilir, gerekli bilgiler doldurulduktan sonra butonu ile sisteme yüklenir. Girilen bilgilerin kontrolünün sağlanması için, butonu kullanılır. Aktarılan veriler aktarım için uygunsa butonu aracılığıyla aktarım gerçekleşmektedir.

butonu ile İlgili şablon bilgisayara indirilir. İndirilen Şablon doldurulma işleminde dikkat edilmesi gereken husus Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Soru Havuzun tanımlanan Soru Listesinde bulunan tanımlı son sorunun soru nosundan sonra gelecek soru nosu baz alınarak soru sıra nosu ona göre şablonda verilmelidir.

Denetim Soruları Aktarım Şablonu doldurularak kaydedilir. butonu ile doldurulan şablon sisteme yüklenir.

Dosya Yükle pop-upn’da Gözat butonu tıklanarak aktarım şablonu seçilir.

( Kontrol Et) butonu tıklanarak oluşturulan ve sisteme yüklenen şablonun hata verip vermediğine kontrol edilir.

Sistemde tarafından “Veriler aktarım işlemi için uygun.” mesajı verilir.

butonu tıklanarak Denetim Sorusu Aktarma işlemi gerçekleştirilir.

Sistem tarafından “Denetim soruları başarıyla aktarılmıştır.” mesajı verilerek aktarılan denetim soru sayısı verilen mesajda yer alır.

Aktarım yapılan sorular Soru Havuzu menüsünde görüntülenir.

6.1.16.Denetçi Aktarma

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Aktarımlar/ Denetçi Aktarma

Denetçi aktarımı işleminin gerçekleştiği menüdür. Denetim gerçekleştiren denetçilerin denetçi havuzunun toplu olarak sisteme aktarımının gerçekleştirilmesi isteniyorsa “Denetçi Aktarma” menüsü kullanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: İlgili şablon bilgisayara indirilir.

: Doldurulan şablon sisteme yüklenir.

: Oluşturulan ve sisteme yüklenen şablonun hata verip vermediğine dair kontrol işlemi yapılır

: Aktarım işlemi gerçekleştirilir.

Ekran üzerinde butonu ile şablon indirilir, gerekli bilgiler doldurulduktan sonra butonu ile sisteme yüklenir. Girilen bilgilerin kontrolünün sağlanması için, butonu kullanılır. Aktarılan veriler aktarım için uygunsa butonu aracılığıyla aktarım gerçekleşmektedir.

butonu ile İlgili şablon bilgisayara indirilir. İndirilen şablonda denetçi olarak atanan kişinin Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/Personel Tanımlama menüsünde sicil nosu alınarak aktarım şablonu yazılır.Denetçi Aktarım şablonunda İlgili İşyeri Kodu sekmesinde Denetçinin ilgili oladuğu işyeri kodu Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/İş Yeri Tanımlama menüsünde, Yönetim Sistemi sekmesinde ise Denetçinin yeterli olduğu yönetim sistemin sistem kodu bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/Yönetim Sistemi Tanımlama menüsünde alınarak aktarım şablona yazılır.

Denetçi Aktarım Şablonu doldurularak kaydedilir. butonu ile doldurulan şablon sisteme yüklenir.

Dosya Yükle pop-upn’da Gözat butonu tıklanarak aktarım şablonu seçilir.

butonu tıklanarak oluşturulan ve sisteme yüklenen şablonun hata verip vermediğine kontrol edilir.

Sistemde tarafından “Veriler aktarım işlemi için uygun.” mesajı verilir.

butonu tıklanarak Denetçi Aktarma işlemi gerçekleştirilir.

Sistem tarafından “Denetçiler başarıyla aktarılmıştır.” mesajı verilerek aktarılan denetçi sayısı verilen mesajda yer alır.

Aktarım yapılan Denetçiler Denetçi Tanımlama menüsünde görüntülenir.

6.1.17.Denetim Aktarma

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Aktarımlar/ Denetim Aktarma

Denetim aktarımı işleminin gerçekleştiği menüdür. Denetimlerin toplu olarak sisteme aktarımının gerçekleştirilmesi isteniyorsa “Denetim Aktarma” menüsü kullanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: İlgili şablon bilgisayara indirilir.

: Doldurulan şablon sisteme yüklenir.

: Oluşturulan ve sisteme yüklenen şablonun hata verip vermediğine dair kontrol işlemi yapılır

: Aktarım işlemi gerçekleştirilir.

Ekran üzerinde butonu ile şablon indirilir, gerekli bilgiler doldurulduktan sonra butonu ile sisteme yüklenir. Girilen bilgilerin kontrolünün sağlanması için, butonu kullanılır. Aktarılan veriler aktarım için uygunsa butonu aracılığıyla aktarım gerçekleşmektedir.

butonu ile İlgili şablon bilgisayara indirilir. İndirilen Şablon doldurulma işleminde dikkat edilmesi gereken husus Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Denetim Tanımlama ekranında Denetim Listesinde bulunan tanımlı son denetim nosundan sonra gelecek denetim nosu baz alınarak denetim sıra nosu göre şablonda verilmelidir.

Denetim Aktarım Şablonu doldurularak kaydedilir. butonu ile doldurulan şablon sisteme yüklenir.

Dosya Yükle pop-upn’da Gözat butonu tıklanarak aktarım şablonu seçilir.

butonu tıklanarak oluşturulan ve sisteme yüklenen şablonun hata verip vermediğine kontrol edilir.

Sistemde tarafından “Veriler aktarım işlemi için uygun.” mesajı verilir.

butonu tıklanarak Denetim Aktarma işlemi gerçekleştirilir.

Sistem tarafından “Denetim başarıyla aktarılmıştır.” mesajı verilerek aktarılan denetim sayısı verilen mesajda yer alır.

Aktarım yapılan Denetimler Denetim Tanımlama menüsünde görüntülenir.

6.2.Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyeti

Denetim planlarının oluşturulduğu, planlı denetim ve plansız denetimin gerçekleştiği, raporların ve grafiklerin görüntülendiği kısımdır.

6.2.1.Denetim Planları

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyeti/Denetim Planları

Yıllık denetim planının oluşturulduğu menüdür. Denetim planı oluşturulduktan sonra planın içerisine denetimler eklenir. Denetim planları tarih veya denetim tipi bazınla oluşturulabilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir plan tanımlanır.

:Listede seçili plan bilgileri güncellenir.

: Listede seçili plan kaydı kopyalanarak yeni plan oluşturulur.

:Listede seçili plan kaydı silinir.

:Denetim planındaki denetimler belirlenir.

:Plan-Ortak denetim planı görüntüler.

:Denetim planının denetim çizelgesi görüntülenir.

:Denetim planının yayınlanarak e-posta ile bildirimi yapılır.

:Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Veriler excele aktarılabilir.

:Denetim plan ekranının tabloya aktarılmasını sağlar.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetim Planları ekranına yeni bir denetim planı eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetim Planları/Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Plan No:Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında plan no bilgisinin sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Plan Tanımı: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında planın tanım bilgisinin yazıldığı alandır.

Planın Başlangıç Tarihi: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında planın başlangıç tarihi bilgisinin açılan takvim alanından seçildiği alandır.

Planın Bitiş Tarihi: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında planın bitiş tarihi bilgisinin açılan takvim alanından seçildiği alandır.Seçilen başlangıç ve bitiş tarihleri dışında plana denetim eklenemez. Yalnız Denetim Faaliyeti parametrelerinde 29 numaralı “Planlanan Tarih Dışında Denetim Eklenebilsin” parametresi değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra seçilen başlangıç ve bitiş tarihleri dışında plana denetim ekleme işlemi yapılır.

Denetçilere kaç gün önce haber verilsin? : Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında denetçilere denetim tarihinden kaç gün önce mail ile bilgilendirme yapılması gerektiği belirlendiği alandır.

Denetlenenlere kaç gün önce haber verilsin? : Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında denetlenen kişilere denetim tarihinden kaç gün önce mail ile bilgilendirme yapılması gerektiği belirlendiği alandır.

Denetim Kapatma Süresi: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında Denetimin kapatılma süresi bilgisinin belirlendiği alandır.

Bilgilendirilecekler: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında denetim planına hakkında bilgilenecek personel ve kullanıcı gruplarının belirlendiği alandır. Denetim planı hakkında bilgilendirme yapılacak personel bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde seçilir. Denetim planı hakkında bilgilendirme yapılacak kullanıcı grubu bilgisi butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı kullanıcı grubu listesinde seçilir. Denetim planı yayınlandığında bilgilenecek kişilere ve kullanıcı gruplarına mail ile duyurulma işlemi yapılır.

Bilgilendirilecekleri plandaki tüm denetimleri yansıt: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında ilgili alanla ilgili check box işaretlendiğinde eklenen bilgileneceklerin tümünü plandaki tüm denetimlerin bilgilenecek alanında görüntülenir.

Denetim Kodu Şablonu: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında denetim kod şablonun yazıldığı alandır.Denetim kodlarının otomatik verilmesi istenirse, kod yapısının formatı bu alanda tanımlanır. Örn: 2020.###

Denetim Kodu Sayacı: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında denetim kodunun hangi sayıdan başlayacağı bilgisi yazıldığı alandır. Plan içerinde oluşturulan denetimlerde sayac değeri “0” olduğunda denetim kod şablona göre 2020.001, 2020.002 seklinde kod ataması sistem otomatik olarak yapar.

Denetim Raporu Otomatik Oluşsun:Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında İlgili check işaretlenirse denetim kapatma menüsünde denetim raporunun oluşması için butona tıklamaya gerek duyulmadan sistem tarafından denetim raporu otomatik oluşur.

Denetim Tipi: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında planın denetim tipi açılır liste tıklanarak açılan denetim tipi listesinde seçildiği alandır.

İş Yeri: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında planın hangi işyerlerinde ilgili olduğu butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı iş yeri listesinden seçildiği alandır. Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde 38 numaralı “İş yeri bazında güvenlik uygulansın mı? (E/H)” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Denetim planı oluşturulurken hangi işyeri seçilmişse, denetçiler sadece işyerlerine göre kendi denetimlerini görebilirmeleri sağlanır.

Sorumlu Gruplar: Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında butonu tıklanara açılan sistemde tanımlı kullanıcı grubunda seçim yapıldığı alandır. Seçilen gruba plan ve plana ait denetimler için yetki verilmesi sağlanır. Sadece Sorumlu gruplara plan ve plana ait denetimler görüntülenip, düzenleme ve değişiklik yapma yetkisine sahip olur.Parametreye bağlı olarak görüntülen bir alandır. Denetim Faaliyeti parametrelerinde 42 numaralı “Sorumlu gruplar üzerinden yetki kontrolü yapılacak mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Denetim Planları- Yeni Kayıt ekranında Sorumlu Gruplar alanı görüntülenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

:Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında Ek dosyalar sekmesinde butonu tıklanarak istenirse Denetim planına ek dosya eklenir. Birden çok ek dosya eklenebilir.

Denetim Planları -Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetim Planı kayıt işlemi yapılır.

Denetim Planları ekranında listede denetim planı seçili iken butonu tıklanarak Denetim plan ile ilgili alan bilgileri üzerinde düzenleme ve güncelleme işlemi yapılır. Tanımlanacak yeni bir Denetim planında listede seçili plan bilgileri aynı ise butonu tıklanarak Denetim planı kopyalama işlemi yapılır.Denetim planı kopyalama işleminde plan içerisinde denetim varsa, içerisindeki denetimler ile kopyalama işlemi yapılır. Denetim Planı ekranında herhangi bir denetim planı silinmek istendiğinde seçilerek butonu tıklanarak denetim planın silinme işlemi yapılır. Bu şekilde denetim planı ekranında listede seçili plan üzerinde güncelleme, kopyalama ve silme işlemleri yapılır.

Plan-Ortak Denetim Raporu;

Plan içerisindeki denetimleri birlikte denetim bilgilerin görüntülendiği rapordur. Plan içerisinde yer alan denetimlerde soru, cevaplarına , bulgularda açılan DÖF ve plananan Aksiyonların kod bilgilerine ulaşıldığı, bu kod linkleri tıklanarak açılan DÖF ve planlanan Aksiyonların görüntülendiği rapordur.Denetim Planları ekranında liste sekmesinde Denetim planı seçili iken butonu tıklanır.

Plan-Ortak Denetim Raporu raporu Excel formatında alınır.

Denetim Çizelge Raporu;

Denetim planın içeresinde Denetçilerinin belirlenen zaman aralığında var olan denetimlerini çizelge şeklinde verildiği rapordur. Bu Denetim çizelgesinde denetçilerin denetim planında denetim sayısı bilgiside verilir.Denetim Çizilge raporunda Filtre ve liste sekmesi olmak üzere iki sekme görüntülenir. Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak ilgili kayıtlar ilgili liste sekmesinde Denetim çizelge raporu alınır.

Filtre sekmesinde Denetim planın yıl bazında belirlenen ay seçilerek Denetçi alanında butonu tıklanarak Denetçi listesinde ilgili Denetçi seçilerek Denetçinin Denetim çizelge raporu alanma işlemi yapılır. Herhangi Denetçi seçilmezse ilgili planda tüm Denetçilerin belirlenen tarih aralığında Denetim çizelge raporu alınır.

Denetim Planları ekranında liste sekmesinde Denetim planı seçili iken buton tıklanır.

Denetim Çizelge raporu alınır.

Denetim Planları ekranında liste sekmesinde Denetim planı seçili iken buton tıklanır.

butonu tıklanarak E- Posta ayarlarındaki yapılan ayarlamalara göre ilgili personellere Denetim Planın yayınlama işlemi yapılır.

Denetim Planları ekranında Filtre sekmesi ile Plan No, Plan Tanımı, Planın Başlagıç Tarihi ve Plan Bitiş Tarihi gibi alanlarına veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre filtreleme yapılır.

6.2.1.1.Planda Yer Alan Denetimlerin Belirlenmesi

Denetim planını yaptıktan sonra, planın içine denetim ekleme aşamasına gelinir. Denetim Planın içene denetim ekleme işlemi Denetim Planı seçili iken butonu tıklanarak yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir denetim kaydı tanımlanabilir.

: Listede seçili denetim kaydı bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili denetim kaydı kopyalanarak yeni kayıt oluşturulur.

:Listede seçili denetim kaydı silinir.

: Denetim eklenerek denetim havuzundan çoklu seçim yapılır. Denetim modülü parametrelerinde 115 numaralı “Denetimlerde kapasite planlaması yapılacak mı?” parametresi değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Denetim Planları-Denetimler ekranında Denetim planında Denetim Planı Kapasite alanındaki kapasite bilgisi/Plan İçerisindeki Toplam Denetim saati bilgisi görüntülenmektedir.

:Listede seçili Denetime soru listesinde soru ekleme işlemi yapılır

:Listede seçili denetimin sonucu görüntülenir.

:Listede seçili denetim ötelenebilir/ iptal edilme işlemi yapılır. Parametrik bağlı olarak görüntülenen butondur. Denetim Faaliyet modülü parametrelerinde 43 numaralı “İptal - Öteleme fonksiyonu Kullanılacak mı?” parametresi değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra butonu ekranda görüntülenir.

:Denetim Planındaki seçili denetimler yayınlanarak E-posta ile bildirimi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Kayıtlar Excel ortamına aktarılabilir.

:Denetim aktarım Şablonu oluşturulur.

:Oluşturulan Denetim aktarım şablonu sisteme yüklenir.

ve butonları kullanılarak denetimler toplu olarak daha önceden oluşturulmuş Excel şablonu aracılığıyla planın içine dahil edilme işlemi yapılır. Denetim Aktarım şablonlarının bu ekranda görüntülenmesi için Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Yönetici Tanımlama ekranında kullanıcının Denetim Faaliyeti modülünde yönetici olarak tanımlı olması gerekmektedir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetim Planları – Denetimler ekranında denetim planına yeni bir denetim eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetim Tanımlama/Yeni Kayıt ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Denetim Kodu: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında denetim kod bilgisinin sistem tarafından otomatik olarak verildiği alandır. Denetim Planı -Yeni Kayıt ekranında Denetim Kodu şablonu alanında tanımlanan kod şablona göre bu alan otomatik olarak gelmektedir.

Denetim: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Denetim listesinden denetimin seçildiği alandır. Denetim listesi Sistem Atyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Denetim Tanımlama menüsünde tanımlı olarak gelmektedir.

Denetim Başlangıç Tarihi: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında Denetim başlangıç tarihi bilgisinin açılan takvim alanından seçildiği alandır.

Denetim Bitiş Tarihi: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında Denetim bitiş tarihi bilgisinin açılan takvim alanından seçildiği alandır.

Denetim Saati: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında Denetim saati bilgisinin seçildiği alandır.

Denetim Konusu: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında Denetim konusunun yazıldığı alandır.

Durum: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında denetim durumunun belirlendiği alandır. Yeni tanımlanan denetimler plan statüsü ile kayıt edilir. Denetimlerin durumu değiştikçe buradaki alan otomatik güncellenir.

İş Yeri: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında denetimin yapılacağı iş yeri bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı işyeri bilgisinden seçildiği alandır.

Baş Denetçi: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında denetim yapacak Baş Denetçi bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Denetçi listesinden seçildiği alandır.Denetçi Listesi Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Denetçi Tanımlama menüsünde tanımlı olarak gelmektedir.

Denetim Ekibi: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında denetim yapacak Denetim Ekibi bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Denetçi listesinden seçildiği alandır.Denetçi Listesi Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Denetçi Tanımlama menüsünde tanımlı olarak gelmektedir.

Denetlenen Birim Sorumluları: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında denetlenen birim sorumları personel ve kullanıcı grubu listesinde seçildiği alandır. Denetlenen Birim sorumluları butonu tıklarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde seçilir veya butonu tıklanarak sistemde tanımlı kullanıcı grubu listesinden seçim yapılır.

Bilgilendirilecekler: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında Denetimin aşamalarından mail ile bilgi sahibi olacak kişilerin seçildiği alandır. Denetimde bilgilendirilecek kişi bilgisi butonu tıklarak açılan sistemde tanımlı personel listesinde seçilir veya butonu tıklanarak sistemde tanımlı kullanıcı grubu listesinden seçim yapılır. Denetim Planları-Yeni Kayıt ekranında “Bilgilendirilecekleri plandaki tüm denetimleri yansıt” alanı ile ilgili check box işaretli olduğunda Denetim Planı -Yeni Kayıt ekranın Bilgilendirilecek alanındaki kişlerde bu alana otomatik olarak gelir.

Kontrol Et: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında denetimlerde kişilerin verilen tarihlerde denetimlerinin olup olmadığı kontrol edilecekse ilgili check box işaretlenir. İlgili check box işaretlendiğinde Denetim kayıt işlemi yapıldığında denetimlerde kişilerin verilen tarihlerde denetimleri olduğu bilgisinin sistem otomatik olarka açılan ekranda bilgisini verir.

Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında “Kontrol et” alanı ile ilgili check box işaretli olarak gelmesi için Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinden 74 numaralı “Denetim Tanımlama Sayfasında Kontrol et seçeneği işaretli gelsin mi?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildiğinde Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında “Kontrol Et” alanı ile ilgili check box sistem tarafından otomatik olarak işaretli gelir.

Denetimler Değerlendirilecek mi?: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında** Denetimlerin denetim sonunda anket ile değerlendirilmesi istenirse ilgili check box’ın işaretlendiği alandır. Parametreye bağlı olarak görüntülenen alandır. Denetim Faaliyeti parametrelerinde 87 numaralı “ Denetimin etkinliğini değerlendirmek için anket kullanılacak mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra “Denetimler Değerlendirilecek mi” alanı görüntülenir. İlgili check box işaretlenerek ve denetimlerin değerlendirilmesi ile ilgili diğer parametrelerde gerekli ayarlamalar yapılarak denetim kapatılması işleminden sonra ajan ile ilgili fonksiyon çalıştırılır. Anket İşlemleri modülünde Denetim değerlendirilmesi ile ilgili anket bekleyen İşlemleri “Doldurulması Gereken Anketler” iş olarak görev düşer. İlgili görevdeki anket kodu tıklanarak anket ile değerlendirme işlemi yapılır.(Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde 88 ve 91 numaralı parametrelerde gerekli ayarlamalarının yapılması gerekmektedir.)

Denetçiler Değerlendirilecek mi?: Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında Denetçilerin denetim sonunda anket ile değerlendirilmesi istenirse ilgili check box’ın işaretlendiği alandır.Parametreye bağlı olarak görüntülenen alandır. Denetim Faaliyeti parametrelerinde 92 numaralı “ Denetçileri değerlendirmek için anket kullanılacak mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra “Denetçiler Değerlendirilecek mi?” ve “Baş Denetçi için de Anket Oluşturulsun mu?” alanları görüntülenir.İlgili check box işaretlenerek,denetçilerin ve baş denetçilerin değerlendirilmesi ile ilgili diğer parametrelerde gerekli ayarlamalar yapılarak denetim kapatılması işleminden sonra ajan ile ilgili fonksiyon çalıştırılır. Anket İşlemleri modülünde Denetçilerin ve baş denetçilerin değerlendirilmesi ile ilgili anketler bekleyen İşlemleri “Doldurulması Gereken Anketler” iş olarak görev düşer. İlgili görevdeki anket kodu tıklanarak anket ile değerlendirme işlemi yapılır.(Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde 93 ve 96 numaralı parametrelerde gerekli ayarlamalarının yapılması gerekmektedir.)

Baş Denetçi İçin de Anket Oluşturulsun mu? : Denetimler Planları-Denetimler -Yeni Kayıt ekranında** Anketin baş denetçi içinde gönderilmesi istenirse istenirse ilgili check box’ın işaretlendiği alandır.Parametreye bağlı olarak görüntülenen bir alandır. Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinde 92 numaralı parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edildiğinde görüntülenen alandır.

Ek Dosyalar: Denetimde varsa ek dosya yüklenecek kısımdır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

:Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Denetim Planları -Denetimler-Yeni Kayıt ekranında Ek dosyalar sekmesinde butonu tıklanarak istenirse Denetimi ek dosya eklenir. Birden çok ek dosya eklenebilir.

Denetim Planları -Denetimler-Yeni Kayıt ekranında planda yer alacak her bir denetim kaydı oluşturulurken; denetimin adı, denetimin başlangıç ve bitiş tarihleri, saati, denetimin konusu, işyeri, baş denetçisi, denetim ekibi, denetlenen birim ve sorumluları, bilgilendirilecekler alanları belirlenir. Varsa ek dosya eklenir. Qdms bir kontrol yöntemi uygular; denetçi kendi birimini denetleyemez, aynı zamanda denetçi aynı gün içinde başka denetimde denetçi olarak seçilemez, eğer bu kontrolün yapılması isteniyorsa, sayfanın altındaki “Kontrol et” butonu işaretlenmelidir.

Denetim Planları -Denetimler-Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak denetim planın içerisine denetim kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Baş denetçinin ve denetim ekibinin “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Gerçekleştirilecek Denetim Listesi” görüntülenecektir. Denetimin gerçekleşeceği tarihte sistem ilgili denetim kaydına ait bilgilendirmeleri, mail yolu ile iletecektir.

6.2.1.2.Denetim İptal -Öteleme İşlemi

Gerçekleşme aşamasındaki denetimin iptaline ve belirlenen bir tarihten başka bir tarihe öteleme işleminin yapılmasıdır. (Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde 43 numaralı parametreye göre butonu görüntülenmektedir.)

Denetim İptal İşlemi;

Planan tarihte gerçekleşecek denetimin iptal işleminin yapılması işlemidir. Denetim Planları-Denetimler ekranında Denetimin iptal işlemi için Denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Denetim İptal-Öteleme ekranı açılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Denetimim iptal işlemi yapılır.

:Denetimin başka bir tarihe öteleme işlemi yapılır.

Denetim İptal -Öteleme ekranında butonu tıklanılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Açıklama:Denetim İptal ekranın iptal açıklaması bilgisinin yazıldığı alandır.

Denetim İptal ekranında Açıklama alanında denetim neden sebep iptal edildiğine ait açıklama bilgisi yazılır. Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetim iptal kayıt işlemi yapılır.

Denetim Öteleme İşlemi;

Denetimin planlanan gerçekleşme tarihinden başka bir tarihe ötelenerek başka bir tarihte gerçekleştirilmesi işlemidir. Denetim Planları-Denetimler ekranında Denetimin öteleme işlemi için Denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Denetimim iptal işlemi yapılır.

:Denetimin başka bir tarihe öteleme işlemi yapılır.

Denetim İptal -Öteleme ekranında butonu tıklanılır.

Denetim Öteleme ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Öteleme Tarihi: Denetim Öteleme ekranında denetimin öteleneceği tarih bilgisi açılan takvim alanında seçildiği alandır.

Yeni Bitiş Tarihi: Denetim Öteleme ekranında denetimin yeni bitiş tarih bilgisi açılan takvim alanında seçildiği alandır.

Açıklama: Denetim Öteleme ekranında öteleme ile ilgili açıklaması bilgisinin yazıldığı alandır.

Denetim Öteleme ekranında Açıklama alanında denetim neden sebep ötelendiğine ait açıklama bilgisi yazılır. Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetim öteleme kayıt işlemi yapılır.

6.2.1.3.Denetimlerim Toplu Aktarım İşlemi

Denetim Planına denetimlerin toplu aktarım işlemi yapılır. Bu işlemin yapılması için öncelikle butonu tıklanarak indirilen aktarım şablonu olan Denetim Planları - Denetimler Şablonu aktarım yapılacak denetimler ilgili bilgiler girilerek aktarım şablonu doldurulur. Doldurulan aktarım şablonu olan Denetim Planları - Denetimler Şablonu butonu tıklanarak sistem yüklenerek plan içerisine denetimleri toplu aktarım işlemi yapılır.

Denetim Planları – Denetimler ekranında butonu tıklanılır.

İndirilen Denetim Planları - Denetimler Şablonunda aktarım yapılacak denetim bilgileri girilir.

Doldurulan Denetim Planları - Denetimler Şablonu butonu tıklanılır.

Dosya Yükle ekranında Gözat butonu tıklanır.

Bilgisayardan Doldurulan Denetim Planları - Denetimler Şablonu seçilerek sisteme yüklenir.

Denetim planı içerisinde Denetim toplu aktarım işleminde sonra sistem tarafından “Denetimler başarıyla aktarılmıştır.” mesajı verilerek denetim toplu aktarım işlemin gerçekleştiği görülür.

Denetim Toplu aktarım işleminde sonra toplu aktarım işlemi yapılan Denetimler -Denetim Planı içerisinde yer aldığı görülür.

6.2.2.Bekleyen Denetimlerim

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Bekleyen Denetimlerim

Baş denetçinin ve denetim ekibinin “Bekleyen İşlerim” sayfasında süresi yaklaşan denetim kayıtları listelenir. Baş Denetçi ve Denetim Ekibin “ Bekleyen İşlerim” sayfasında “Gerçekleştirilecek Denetimler Listesi” iş olarak görev düşer.

İlgili görevdeki Denetim Kodu alanındaki denetim kodu linki tıklanarak denetim gerçekleştirme ekranını açılır. Yada Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyeti/Bekleyen Denetimler menüsü tıklanarak gerçekleşme aşamasında bekleyen denetimler görüntülenir. Açılan Bekleyen Denetimler ekranında liste ve Filtre sekmesi karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterlerine olan alanlara veri girilip (Ara) butonu tıklanara filtreleme işlemi yapılır.

Liste sekmesinde Denetim Faaliyetleri modülünde gerçekleşme aşamasında bekleyen Denetimlerin listesi görüntülenir. Liste sekmesinde gerçekleşme aşamasındaki Denetim kodu gridde Denetim Kodu alanı yazılarak gerçekleşme aşamasındaki denetimin seçim işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili denetimin denetim tarihi bilgisi güncellenir.

:Listede seçili denetime yeni soru eklenebilir.

:Listede seçili denetimin detay planı oluşturulur.

:Listede seçili denetime ek dosya eklenir.

:Listede seçili denetim gerçekleştirilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetim Tarihini Güncelle;

Bekleyen Denetimler ekranında Denetimin başlangıç ve bitiş tarihini üzerinde güncelleme işlemi yapılır. Denetim Tarihi güncelleme işleminde 8 parametreye bağlı olarak da Baş denetçi olarak seçilen kullanıcının, denetim üzerinde belirlenen tarih üzerinde kaç gün değişiklik yapabileceğinin belirlenir.

Bekleyen Denetimler ekranında Denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Denetim Kodu: Detay plan ekranında denetim kodu bilgisinin sistem tarafından otomatik verildiği alandır.

Denetim Tanımı: Detay plan ekranında denetim tanım bilgisinin sistem tarafından verildiği alandır.

Orjinal Denetim Tarihi: Detay plan ekranında Orjinal Denetim Tarihi bilgisinin sistem tarafından verildiği alandır.

Yeni Denetim Tarihi: Detay plan ekranında yeni Denetim Tarihi bilgisinin açılır listeden seçildiği alandır.

Orjinal Denetim Bitiş Tarihi: Detay plan ekranında Orjinal Denetim Bitiş Tarihi bilgisinin sistem tarafından verildiği alandır.

Yeni Denetim Bitiş Tarihi: Detay plan ekranında yeni Denetim Bitiş Tarihi bilgisinin açılır listeden seçildiği alandır.

Denetim tarihi en fazla Denetim Faaliyeti Modülü 8 nolu parametresinde “Baş denetçi denetim tarihini - kaç gün değiştirebilsin?” alanına girilen değer kadar ötelenir.

Bu parametredeki öteleme değeri aşıldığında sistem tarafından aşağıdaki ekran görüntüsündeki uyarı mesajı verilir.

Açılan Detay plan ekranında, denetim tarihini revize etme menüsünde işlem yapılabilir. Yeni denetim başlangıç ve bitiş tarihi belirlenerek gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Denetim tarihi güncelleme kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Listede Denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Denetim Planı-Sorular ekranında puanlı denetimde eklenen soru listesinde soru ekleme ve silme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Soru ekleme işlemi yapılır.

:Listede seçili soru silinir.

: Veriler excele aktarılabilir

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetim Planı-Sorular ekranında butonu tıklanarak açılan ekranda Denetim puanlı olup, olmamasına göre soru listesi değişmektedir. Sorular ekranında butonu tıklanarak açılan ekranda denetim puansız ise soru havuzunda bulunan soru listesi ekrana gelir ve bu listeden seçim yapılır. Sorular ekranında butonu tıklanarak açılan ekranda denetim puanlı ise soru listesinde bulunan sorulardan ekleme işlemi yapılır.

Puanlı Denetim Denetim Planı -Sorular ekranında butonu tıklanılır.

Denetim Puanlı bir denetim olduğu için bu denetimde butonu tıklanarak açılan ekranda Puanlı soru listesi ekrana gelir ve bu soru listesinde seçim yapılır.

Detay Plan;

Detay planı içerisinde, denetimin genel bilgileri ve sorular yer almaktadır. butonu ile Detay Plan raporu oluşturulur. Denetçi veya denetlenen birim detay planı kullanarak denetim öncesinde denetime ön hazırlık işlemi yapar.

Listede Denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Detay Planı ekranı açılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:İlgili denetimle ilgili denetim detay plan oluşturulur.

:İlgili denetimle kullanıcı özelinde Denetim detay plan yükleme işlemi yapılır.

:İlgili denetimle ilgili denetim detay planı yayınlanır.Detay plan yayınlanması E-Posta ayarlarından belirlenen kişilere gönderilir.

Detay Planı ekranında (Detay Planı Oluştur) butonu tıklanılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Denetim Kodu: Detay Planı ekranında Denetim kodu bilgisinin verildiği alandır.

Denetim Tanımı:Detay Planı ekranında Denetim Tanım bilgisinin verildiği alandır.

Detay Planı: Detay Planı ekranında (Detay Planı Oluştur) butonu tıklanarak oluşturulan detay planın link yer aldığı alandır.

Detay Planı ekranında sistem tarafından “Denetim detay planı başarıyla oluşturulmuştur” mesajı verilir.

Detay Planı alanında link tıklanarak Denetim Detay Planı raporuna ulaşılır.

Denetim Detay Planı ekranında (Yükle) butonu tıklanılır.

Dosya Seç ekranında Gözat butonu tıklanarak Denetim Detay planı seçilir.

İlgili denetimde sistemde mevcut denetim detay planı üzerinden kullanıcı özelinde değişiklik yapılarak Denetim detay planında yükleme işlemi yapılır.

Detay Planı ekranında sistemde mevcut denetim detay planı üzerinden kullanıcı özelinde yapılan değişikliğe göre Detay plan alanında link tıklanarak kullanıcı özelinde denetim detay planı ulaşılır.

Detay Planı ekranında butonu tıklanarak E-Posta ayarlarında ayarlanan kişilere Denetim planın yayınlama işlemi yapılır.

Detay Planı ekranında “Denetim Planını yayınlamak istediğinizden emin misiniz?” mesajın da “Tamam” butonu tıklanarak Denetim Detay planın yayınlama işlemi yapılır.

Ek Dosyalar;

Denetim gerçekleştirme aşamasında listede seçili denetime ek dosya yükleme, yüklenen ek dosyayı silme ve yüklenen dosyanın görüntüleme işlemi yapılır.

Bekleyen Denetimler ekranında liste sekmesinde listede gerçekleşme aşamasındaki denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

:Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

butonu tıklanarak Denetime kaydına ek dosya eklenir. Birden çok ek dosya eklenebilir.

Dosya Seç ekranında Gözat butonu tıklanılır. Açılan ekranda yüklenecek dosya seçilerek sisteme yükleme işlemi yapılır.

Denetim Gerçekleştir;

Bekleyen Denetimler ekranında Denetimi gerçekleştirmek için, butonu tıklanarak sırası ile cevaplar, bulgular, diğer bilgiler, varsa ek dosyalar girilir, son olarak denetim raporu hazırlanır. Denetim gerçekleşme aşamasında denetim faaliyetleri modülü parametrelerinde DÖF ve Aksiyon ile ilgili parametrelerde gerekli ayarlamalar yapıldıysa gerekli görüldüğünde DÖF kaydının açılması ve Aksiyon Planlama işlemide yapılır.

Bekleyen Denetimler ekranında liste sekmesinde listede gerçekleşme aşamasındaki Denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Cevaplar sekmesi;

Açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Cevaplar sekmesi tıklanılır. Denetimde sorulan soruların, denetlenenler tarafından verilen cevaplarının yazılabildiği kısımdır. Cevaplar sekmesinde 1.soru seçili iken butonu tıklanarak sorunun detaylar kısmı görüntülenir.

Çıkan sayfada, verilen cevap girilir. DÖF veya aksiyon açılacak ise ilgili check-box’ lar işaretlenir. Seçenekli bir puanlı denetim ise seçenek seçilir.

Denetim gerçekleştir -Kayıt Güncelle ekranında puanlı denetimde ilgili soruda seçenek kısmında seçenek bilgisi seçilerek detay kısmında cevap alanında cevap bilgisi yazılır. Soruda verilen cevaba göre Aksiyon yada Döf açılmasına karar verilir. Eğer döf veya aksiyon oluştur check-box’ larına tıklanırsa döf veya aksiyon ile alakalı alanlar görüntülecektir. Bu alanlar ilgili bilgiler girilerek denetimle ilgili Döf ve Aksiyon açılma işlemi yapılır. İlgili sorunun cevabına bağlı olarak Aksiyon Planlanmasına karar verilir ve Aksiyon planlaması ile ilgili alanlarlar ilgili bilgiler girilir. Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde Aksiyon ile ilgili parametrelerde önceden gerekli ayarlamaların yapılması gerekmektedir.

Aksiyon İçin;

Bu noktada cevaplar sekmesinden otomatik aksiyon açılması istenirse bazı parametrik düzenlemeler yapılmalıdır. Bu sekmeden açılan aksiyonlar denetim kapatıldıktan sonra oluşacaktır. Aşağıda yer alan Aksiyon ile ilgili denetim parametreleri, ilgili firmada tanımlanmış değerlere göre güncellenmelidir:

Denetim Faaliyetleri Modülü parametrelerinen Aksiyon Planlama işlemi yapıldığınada 5 numaralı “Aksiyon - Kaynak Kodu” parametresine Aksiyon kaynak kodunun tanımlı olması gerekmektedir.

Parametreye tanımlanan Aksiyon Kaynak Kodu bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/Aksiyon/Aksiyon Kaynağı Tanımlama menüsünde alınmaktadır.Denetim Faaliyetleri Modülü parametrelerinde 59 numaralı “Aksiyon açarken kullanılacak aksiyon tipi kodu” parametresine aksiyon planlamada kullanılacak Aksiyon Kalem tipi kodu tanımlanır.

Parametreye tanımlanan Aksiyon Kalem Tipi kodu bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/Aksiyon/Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama menüsünde alınmaktadır.Aksiyon açılırken açma ve kapama onayına gitmesi , kaynak seçilip, seçilmesi, Aksiyon açarken kullanılacak ön bildirim süresi belirlenmesi ve aksiyon içerik formatının ayarlama gibi Aksiyon ile ilgili parametrelerde gerekli ayarlamalar yapılarak belirlenir. İlk soru için ilgili seçeneğe bağlı olarak Aksiyon planlaması kararlaştırılarak aksiyon ile ilgili alanlar bilgisi girilir. İstenirse ilgili sorunun cevabına bağlı olarak varsa ek dosya yükleme, yüklenen ek dosyayı görüntüleme veya yüklenen ek dosyayı silme işlemi yapılır.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak kayıt işlemi yapılır. 1. Soru ile Aksiyon Planlaması yapıldığı ekranda Aksiyonu temsil eden ikon ile gösterilir.

Cevaplar sekmesinde 2.soru seçili iken butonu tıklanarak sorunun detaylar kısmı görüntülenir.

Çıkan sayfada, verilen cevap girilir. DÖF veya aksiyon açılacak ise ilgili check-box’ lar işaretlenir. Seçenekli bir puanlı denetim ise seçenek seçilir.

Denetim gerçekleştir -Kayıt Güncelle ekranında puanlı denetimde ilgili soruda seçenek kısmında seçenek bilgisi seçilerek detay kısmında cevap alanında cevap bilgisi yazılır. Soruda verilen cevaba göre Aksiyon yada Döf açılmasına karar verilir. Eğer döf veya aksiyon oluştur check-box’ larına tıklanırsa döf veya aksiyon ile ilgili alanlar görüntülenir.Bu alanlar ilgili bilgiler girilerek denetimle ilgili Döf ve Aksiyon açılma işlemi yapılır. İlgili soru cevabına bağlı olarak DÖF açılmasına karar verilir ve DÖF ile ilgili alanlarlar ilgili bilgiler girilir.

Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde DÖF ile ilgili parametrelerde önceden gerekli ayarlamaların yapılması gerekmektedir.

DÖF İçin;

Bu noktada cevaplar sekmesinden otomatik DÖF açılması istenirse bazı parametrik düzenlemeler yapılmalıdır. Bu sekmeden açılan DÖF kaydı denetim kapatıldıktan sonra oluşacaktır. Aşağıda yer alan DÖF ile ilgili denetim parametreleri, ilgili firmada tanımlanmış değerlere göre güncellenmelidir:

Denetim Faaliyetleri Modülü parametrelerinde 54 numaralı “DÖF açarken kullanılacak işlem kaynağı no” parametresine DÖF kaydı açılınca kullanılacak İşlem Kaynağı numarasının tanımlı olması gerekmektedir.

Tanımlanan DÖF işlem kaynağı numarası Sistem Altyapı Tanımları/DÖF/ DÖF işlem Kaynağı Tanımlama menüsünden alınır. Bu şekilde Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde DÖF açarken bilgilendirmeye eklenecek kullanıcı grubu kodu, kullanılacak Döf Tanım Formatının tanımlanması gibi ilgili parametrelerde gerekli ayarlamalar yapılır. İstenirse ilgili sorunun cevabına bağlı olarak varsa ek dosya yükleme, yüklenen ek dosyayı görüntüleme veya yüklenen ek dosyayı silme işlemi yapılır.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak kayıt işlemi yapılır. 2. Soru ile Aksiyon Planlaması yapıldığı ekranda Aksiyonu temsil eden ikon ile gösterilir.

Denetim Gerçekleştirme-Kayıt Güncelleme ekranında Cevaplar sekmesinde ilgili soruların cevaplarına bağlı olarak Aksiyon ve DÖF açıldığı işlem alanında Aksiyon ve DÖF ikonları ile gösterilir.

: Denetim Gerçekleştir- Kayıt Güncelle ekranında Cevaplar sekmesinde verilen cevaba göre Aksiyon açıldığını gösteren ikondur.

Denetim Gerçekleştir- Kayıt Güncelle ekranında Cevaplar sekmesinde verilen cevaba göre Döf açıldığını gösteren ikondur.

Denetim Gerçekleştir- Kayıt Güncelle ekranında Cevaplar sekmesinde tüm sorular ilgili seçenekler işaretlenir ve seçeneklere bağlı olarak açılacak DÖF ve Aksiyonların planlaması ile ilgili alanlar bilgisi girilir.

Bulgular;

Denetimde tespit edilen bulgular tanımlanır ve bulgularda ilgili soruya bağlı olarak DÖF açılması veya Aksiyon planlanması işlemi yapılır. Bulgular ilgili Aksiyon planlanması ve DÖF açılması ile ilgili Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde 79 numaralı “Bulgulardan Döf ve Aksiyon açma işlemi butonla yapılsın” parametresinin parametre değerinin “Evet” seçilerek parametre aktif edilmelidir.

Parametre aktif edildiğinde Bulgu Tipi tanımlama ekranında ilgili soruda seçilen bulgu tipine bağlı olarak tanımlanan bulgu tipine göre ilgili butonlar ekranda görüntülenir. Majör bulgu tipine göre DÖF oluşturulması ve Minör Bulgu Tipine görede Aksiyon açılması ilgili bulgu tipleri altyapı tanımlanır. Kullanıcı seçimli bulgu tipine göre hem Aksiyon Planlanması ve Döf oluşturulması sağlanır. (Bulgu Tipleri Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Bulgu Tipi Tanımlama menüsünde tanımlı olarak gelmektedir.)

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir bulgu tanımlanır.

: Listede seçili bulgu bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili bulgu bilgisi kopyalanabilir.

: Listede seçili bulgu bilgisi silinebilir.

:DÖF oluşturulur.

:Aksiyon oluşturulur.

Denetim Gerçekleştir- Kayıt Güncelle ekranında Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak Bulgu Tanımlama ekranı açılır.(1. Soru için bulgulardan Bulgu tipi majör seçilir)

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Bulgu No: Bulgu Tanımlama ekranında sistem tarafından Bulgu no bilgisi otomatik verildiği alandır.

Bulgu Özeti: Bulgu Tanımlama ekranında bulgu özeti bilgisinin yazıldığı alandır.

Bulgu Detay: Bulgu Tanımlama ekranında bulgu ile detay bilgisinin yazıldığı alandır.

Bulgu Tipi: Bulgu Tanımlama ekranında bulgu tipi bilgisinin açılır liste tıklanarak bulgu listesinde seçildiği alandır. Bulgu tipi seçeneği olarak ilgili soru için Majör seçeneği seçilir. Majör seçeneğine bağlı olarak Bulgu tipi tanımlama menüsünde “DÖF Oluştur” seçeneği seçilmiştir. (Bulgu Tipi listesi Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Bulgu Tipi Tanımlama menüsünde tanımlı gelmektedir.

İlgili Soru: Bulgu Tanımlama ekranında bulgunun ilgili olduğu sorunun seçildiği alandır.

İlgili Madde Numaraları: Bulgu Tanımlama ekranında bulgunun ilgili madde no bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı madde no listesinde seçilerek ilişkilendirildiği alandır

İlgili Dokümanlar: Bulgu Tanımlama ekranında bulgunun ilgili doküman bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Doküman listesinde ilişkilendirildiği alandır.

Ek Dosyalar: Bulgular Tanımlama ekranında ilgili ek dosya varsa ek dosyanın yükleme, yüklenen ek dosyanın görüntüleme ve yüklenen ek dosyanın istenirse silinme işlemi yapılır.

Bulgu Tanımlama ekranından Bulgu özeti ve detayı girilir. Bulgu Tipi olarak Majör bulgu tipi seçilir. Bulgu Tipi majör seçildiğinde altyapıda bu bulgu için “DÖF Oluştur” seçeneği seçildiğinde butonu ile Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler başlatılır.İlgili soru kısmı eğer cevaplar sayfasından açıldıysa otomatik gelir, direkt bulgular kulakçığından açılıyorsa kullanıcı seçim işlemi yapar.Bulguların, ilgili madde numaraları ve ilgili dokümanlar ilişkilendirilmesi isteniyorsa bu alanlara butonuyla madde numarası, doküman eklenir. Varsa bu bulgu ile ilgili Ek Dosya bu alanda ek dosyayı yükleme, yüklenen ek dosyayı görüntüleme ve yüklenen ek dosyayı silme işlemi yapılır.Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak Bulgu Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

İlgili soru için bulgu tipi Majör olduğu için butonu görüntülenir. butonu tıklanarak DÖF kaydı açılır. Sistem Altyapı Tanımları /Denetim Faaliyeti/Bulgu Tipi Tanımlamada tanımlanan Majör bulgu tipi için DÖF oluşturulması seçeneği işaretli olduğu için buton görüntülenir. (Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinde 79 numaralı parametreninde aktif edilmesi gerekmektedir.)

Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak DÖF İşlemleri-Yeni Kayıt ekranında DÖF Kaydı tanımlama işlemi yapılır.

DÖF İşlemleri -Yeni Kayıt ekranında DÖF ile ilgili sekmelerdeki ilgili alanlar girilir. Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanarak DÖF işlemleri kayıt işlemi yapılır. Sistem tarafından bulgularda ilgili soru ile açılan DÖF kaydının açıldığı bilgisi verilir.

Bulgular sekmesinde açılan DÖF kaydının açıldığına ilişkin DÖF No alanında DÖF kodu bilgisi verilerek belirtilir.

Denetim Gerçekleştir- Kayıt Güncelle ekranında Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak Bulgu Tanımlama ekranı açılır.(2. Soru için bulgulardan Bulgu tipi minör seçilir)

2.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Bulgu No: Bulgu Tanımlama ekranında sistem tarafından Bulgu no bilgisi otomatik verildiği alandır.

Bulgu Özeti: Bulgu Tanımlama ekranında bulgu özeti bilgisinin yazıldığı alandır.

Bulgu Detay: Bulgu Tanımlama ekranında bulgu ile detay bilgisinin yazıldığı alandır.

Bulgu Tipi: Bulgu Tanımlama ekranında bulgu tipi bilgisinin açılır liste tıklanarak bulgu listesinde seçildiği alandır. Bulgu tipi seçeneği olarak ilgili soru için Minör seçeneği seçilir. Minör seçeneğine bağlı olarak Bulgu tipi tanımlama menüsünde “Aksiyon Oluştur” seçeneği seçilmiştir. (Bulgu Tipi listesi Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyeti/Bulgu Tipi Tanımlama menüsünde tanımlı gelmektedir.

İlgili Soru: Bulgu Tanımlama ekranında bulgunun ilgili olduğu sorunun seçildiği alandır.

İlgili Madde Numaraları: Bulgu Tanımlama ekranında bulgunun ilgili madde no bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı madde no listesinde seçilerek ilişkilendirildiği alandır

İlgili Dokümanlar: Bulgu Tanımlama ekranında bulgunun ilgili doküman bilgisinin butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Doküman listesinde ilişkilendirildiği alandır.

Ek Dosyalar: Bulgular Tanımlama ekranında ilgili ek dosya varsa ek dosyanın yükleme, yüklenen ek dosyanın görüntüleme ve yüklenen ek dosyanın istenirse silinme işlemi yapılır.

Bulgu Tanımlama ekranından Bulgu özeti ve detayı girilir. Bulgu Tipi olarak Minör bulgu tipi seçilir. Bulgu Tipi mimör seçildiğinde altyapıda bu bulgu için “Aksiyon Oluştur” seçeneği seçildiğinde butonu ile Aksiyon Planlama işlemi yapılır.İlgili soru kısmı eğer cevaplar sayfasından açıldıysa otomatik gelir, direkt bulgular kulakçığından açılıyorsa kullanıcı seçim işlemi yapar.Bulguların, ilgili madde numaraları ve ilgili dokümanlar ilişkilendirilmesi isteniyorsa bu alanlara butonuyla madde numarası, doküman eklenir. Varsa bu bulgu ile ilgili Ek Dosya bu alanda ek dosyayı yükleme, yüklenen ek dosyayı görüntüleme ve yüklenen ek dosyayı silme işlemi yapılır.Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak Bulgu Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir. İlgili soru için bulgu tipi Minör olduğu için butonu görüntülenir. butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlaması yapılır. Sistem Altyapı Tanımları /Denetim Faaliyeti/Bulgu Tipi Tanımlamada tanımlanan Minör bulgu tipi için Aksiyon oluşturma seçeneği işaretli olduğu için buton görüntülenir.(Denetim Faaliyeti modülü parametrelerinde 79 numaralı parametreninde aktif edilmesi gerekmektedir.)

Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Bulgular sekmesinde butonu tıklanılır. Açılan Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni Kayıt ekranından Aksiyon Planlama tanımlama işlemi yapılır.

Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni Kayıt ekranından Aksiyon ile ilgili alanlar bilgiler girilir. Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra sol üst köşedeki bulunan butonu tıklanarak Aksiyon Planlama kayıt işlemi yapılır. Sistem tarafından bulgularda ilgili soru ile Aksiyon Planlama işleminin yapıldığı bilgisi verilir.

Bulgular sekmesinde Aksiyon Planma işleminin yapıldığı ilişkin Aksiyon No alanında Aksiyon kodu bilgisi verilerek belirtilir.

Diğer Bilgiler,

Denetim Gerçekleştirme- Kayıt Güncelleme ekranında Diğer bilgiler sekmesinde ilave bilgiler ve notlar eklenebilir. Bu sekmeye alan eklenilmesi isteniyorsa Sistem Altyapı Tanımlar / BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Dil Ayarları menüsünden modüller alanında Denetim Faalieyeti Modülü seçilerek alan tanımlaması yapılacak pasif alanlar görüntülenir. Pasif alanlar seçilerek butonu tıklanarak açılan ekranda alanın değeri bilgisi yazılarak kayıt işlemi yapılarak metin, Metin(Çoklu Satır) ve tarih gibi parametrik tipli alanların tanımlama işlemi yapılır.

Denetim Faaliyetleri modülünde dil ayarlarında parametrik alan tanımlama işleminde label kodlarının başlık kısımlarındaki kısaltmaya göre hangi ekranda görüntüleneceği belirlenir.

lblD_: Kısa kodu ile başlayan label kodları Denetim Gerçekleştirme-Kayıt Güncelleme ekranında Diğer bilgiler sekmesinde görünülenen parametrik tipli alandır.

lblB_: Kısa kodu ile başlayan label kodları Denetim Gerçekleştirme-Kayıt Güncelleme ekranında Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak açılan Bulgu Tanımlama ekranında görüntülenir.

Denetim Faaliyeti Modülünde Tanımlanan Parametrik Tipli Alanlar ve Tanımları;

1-Tarih tipli: Takvim alanı eklenilen parametrik alandır. Örnek Kısa Kod: lblD_DPARAM1(Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Diğer Bilgiler sekmesinde görüntülenir)

Tanımlama yapılacak Tarih Tipli Pasif alanlar : lblD_DPARAM1…lblD_DPARAM5

lblB_DPARAM1(Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak açılan Bulgu Tanımlama ekranında görüntülenir.)

Tanımlama yapılacak Tarih Tipli Pasif alanlar : lblB_DPARAM1…lblB_DPARAM5

2-Liste tipli: Birden fazla liste elemanları arasından tek seçim yapılan parametrik alandır. Liste elemanları tanımlanarak, tanımlanan liste elemanlarında seçip yapılır. Örnek Kısa Kod: lblD_LPARAM1 (Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Diğer Bilgiler sekmesinde görüntülenir.)

Tanımlama yapılacak Liste Tipli Pasif alanlar : lblD_LPARAM1…lblD_LPARAM5

lblL_LPARAM1(Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak açılan Bulgu Tanımlama ekranında görüntülenir.)

Tanımlama yapılacak Liste Tipli Pasif alanlar : lblL_LPARAM1…lblL_LPARAM5

3-Metin tipli: Elle yazım imkanı veren metin kutucuğu ekleyen parametrik alandır. Örnek Kısa Kod: lblD_PARAM3 (Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Diğer Bilgiler sekmesinde görüntülenir)

Tanımlama yapılacak Metin Tipli Pasif alanlar : lblD_PARAM3.. lblD_PARAM5

lblT_TPARAM1(Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak açılan Bulgu Tanımlama ekranında görüntülenir.)

Tanımlama yapılacak Metin Tipli Pasif alanlar : lblT_TPARAM1…lblT_TPARAM3

4-Metin (Çoklu Satır)Tipli : Elle yazım imkanı veren karakter sınırı olmayan çok satırlı metin kutucuğu eklenen parametrik alandır. Örnek Kısa Kod: lblD_PARAM1(Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Diğer Bilgiler sekmesinde görüntülenir.),

Tanımlama yapılacak (Çoklu Satır)Tipli Pasif alanlar : lblD_PARAM1,lblD_PARAM2

lblT_TPARAM4 (Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak açılan Bulgu Tanımlama ekranında görüntülenir.)

Tanımlama yapılacak (Çoklu Satır)Tipli Pasif alanlar : lblT_TPARAM4, lblT_TPARAM5

5- Ölçü Birimi Tipli: Ölçü olarak veri girişi yaptıran parametrik alandır. Tanımlanan parametrik alanın yanında Ölçü birimleri seçildiği alan çıkar. Ölçü birimleri seçim alanındaki ölçü Birimleri Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/Ölçü Birimleri Tanımlama menüsünde tanımlı olan ölçü birimleridir. Örnek Kısa Kod: lblD_NPARAM1(Bekleyen Denetimler -Plansız Denetimler menülerinin Denetim Gerçekleştir- Kayıt Güncelle ekranında Diğer bilgiler sekmesinde ve Denetim Planları menüsünde Denetim Planları-Denetimler-Yeni Kayıt ekranında görüntülenir.)

Tanımlama yapılacak Ölçü Birimi Tipli Pasif alanlar lblD_NPARAM1… lblD_NPARAM3

lblB_NPARAM1(Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Bulgular sekmesinde butonu tıklanarak açılan Bulgu Tanımlama ekranında görüntülenir.)

Tanımlama yapılacak Ölçü Birimi Tipli Pasif alanlar : lblB_NPARAM1… lblB_NPARAM3

6-Parasal Tipli: Parasal olarak veri girişi yaptıran parametrik alandır.Tanımlanan parametrik alanın yanında para birimleri seçildiği alan çıkar. Para birimleri seçim alanındaki para birimleri Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Tanımlar/Para Birimleri Tanımlama menüsünde tanımlı olan para birimleridir. Örnek Kısa Kod: lblD_NPARAM4 (Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Diğer Bilgiler sekmesinde görüntülenir)

Tanımlama yapılacak Parasal Tipli Pasif alanlar: lblD_NPARAM4…lblD_NPARAM6

lblB_NPARAM4 (Bekleyen Denetimler- Planlı ve plansız Denetimler menüsünden açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt güncelleme ekranındaki Bulgular sekmesinde Yeni butonu tıklanarak açılan Bulgu Tanımlama ekranında görüntülenir.)

Tanımlama yapılacak Parasal Tipli Pasif alanlar: lblB_NPARAM4, lblB_NPARAM5

Ek Dosyalar;

Denetim Gerçekleştir -Kayıt Güncelle ekranında denetimle ilgili varsa eklenecek dosya, resim ve tutanak gibi ek dosyaların yükleme işleminin yapıldığı sekmedir. Bu sekmede yüklenen ek dosyanın görüntüleme ve silinme işlemleride yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir ek dosya eklenir.

:Listede seçili ek dosya silenebilir.

:Listede seçili ek dosya görüntülenir.

Denetim Raporu,

Denetime ait bilgiler girildikten sonra denetim raporu oluşturulup denetim kapatılır.

Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Denetim Raporu sekmesinde Denetim Raporunun sistemde oluşturulması için (Denetim Raporu Oluştur) buton tıklanılır.

Sistem tarafından “Denetim Raporunu oluşturmak istediğinizden emin misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

Sistem tarafından “Denetim Raporu başarıyla oluşturulmuştur” mesajı verilerek denetim raporunun oluşturulduğu belirtilir.

Denetim Raporu alanındaki denetimin kodunun olduğu link tıklanılır.

Denetim raporu alanındaki Denetim kodu link tıklanarak Denetim raporu görüntülenir.

İndirilen Denetim raporunda denetim ilgili genel bilgiler, denetim soruları, denetime verilen cevaplar, cevaplara bağlı ve bulgulara bağlı açılan DÖF ve Aksiyonların bilgisi verilir. Denetim Raporunda Denetim Puanı ve ortalama puan yüzdesi bilgiside yer alır.

Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Denetim Raporu sekmesinde butonu tıklanır.

Sistem tarafından “Denetim kaydını kapatmak istediğinizden emin misiniz? Mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

Denetim kapatma onayı kurgulanmış ise, denetim onay için onaydaki kişinin bekleyen işlerime “Onay bekleyen Denetimler Listesi” iş olarak görev düşer. Aksi durumda onaya düşmeden denetim kapatılır ve kapatılma bilgisi ilgili kişilere mail ile duyurulur.

Onaydaki kişinin bekleyen işlerinde “Onay Bekleyen Denetimler Listesi” iş olarak görev düşer.

İlgili görevdeki Denetim Kodu alanında Denetim kodu linki tıklanılarak “Onay Bekleyen Denetimlerim” ekranı açılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili denetimin onaylama işlemi yapılır.

:Listede seçili denetim ret edilme işlemi yapılır.

:Listede seçili denetim gerçekleştirme işlemi yapılır.

Onay Bekleyen Denetimlerim ekranında liste sekmesinde listede Denetim seçili iken butonu tıklanılır.Açılan Plan Ret pop-un’da Ret Nedeni bilgisi yazılarak denetim ret işlemi yapılır.

Onay Bekleyen Denetimlerim ekranında liste sekmesinde listede Denetim seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Cevaplar sekmesi açılır.

Cevaplar sekmesi;

Cevaplar sekmesinde verilen sorulara ait cevaplar ve cevaplara bağlı açılan DÖF ve Aksiyonlar görüntülenir.

Denetim Gerçekleştir- Kayıt Güncelle Cevaplar sekmesinde Detaylar alanındaki buton tıklanarak soruların detay bilgileri görüntülenerek istenirse ilgili alanlar üzerinde düzenleme ve değişiklik yapılır.

Bulgular sekmesi;

Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Bulgular sekmesinde ilgili sorulara bağlı bulgularda açılan DÖF ve Aksiyonlar görüntülenir. İstenirse bu aşamada ve butonları ile DÖF kaydının açılması ve Aksiyon Planlama işlemi yapılır.

Bulgularda ilgili soru için DÖF kaydının açılması butonu tıklanılır.

Bulgularda ilgili soru için Aksiyon Planlaması için butonu tıklanılır.

Denetim Gereçkleştir-Kayıt Güncelle ekranında Bulgular sekmesinde bulgularda ilgili soru için açılan DÖF kaydının görüntüleme için DÖF No alanında DÖF kaydınının link şeklindeki kodu tıklanarak DÖF kaydının görüntüleme işlemi yapılır.

Denetim Gereçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Bulgular sekmesinde bulgularda ilgili soru için açılan Aksiyonun kaydının görüntüleme için Aksiyon No alanında Aksiyon kaydınının link şeklindeki kodu tıklanarak Aksiyon kaydının görüntüleme işlemi yapılır.

Diğer Bilgiler;

Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında denetimle ilgili notlar, varsa ilgili yönetim sistemi , departmanlar, süreçler ve dokümanları görüntülenmesi işlemi yapılır. Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Dil Ayarları menüsünde Denetim Faaliyeti modülü seçilerek parametrik alan tanımlama işlemi yapılmış ise bu alanda tanımlanan parametrik alanlar görüntülenir

Ek Dosyalar;

Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında denetim gerçekleşme aşamasında yüklenen ek dosyalar görüntülenir. İstenirse bu aşamada denetimle ilgili ek dosya yükleme, yüklenen ek dosyayı görüntüleme ve yüklenen ek dosyayı silme işlemi yapılır.

Denetim Raporu;

Denetim raporu sekmesinde istenirse Denetim raporu alanındaki denetim kodu link tıklanarak bu aşamada denetim raporunun sistemde indirilme işlemi yapılır. İndirilen Denetim raporunda denetim ilgili genel bilgiler, denetim soruları, denetime verilen cevaplar, cevaplara bağlı ve bulgulara bağlı açılan DÖF ve Aksiyonların bilgisi verilir.

Denetim Gerçekleştir-Kayıt Güncelle ekranında Denetim Raporu sekmesinde (Denetim Raporu Ek Dosyalarla indir) butonu tıklanılır.

(Denetim Raporu Ek Dosyalarla indir) butonu tıklanarak indirilen Klasör içeresinde Denetim Raporu ve yüklü olan ek dosyalar bulunur. Kullanıcı Klasör içerisinde dosyayı görüntülemek isterse dosya çift tıklanarak bilgisayarına indirir.

Bu aşamada isternirse tıklanarak kullanıcı özelinde yüklü olan Detay Planı Raporu bilgisayarına indirir.

Denetim Gerçekleştirme -Kayıt Günceleme ekranında (Geri) butonu tıklanarak Onay Bekleyen Denetimlerim ekranı gidilir.

butonu tıklanarak Onay aşamasındaki denetim onaylama işlemi yapılır.

Sistem tarafından “Denetim kaydını onaylamak istediğinizden emin misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

Sistem tarafından denetim onaylama işlemi yapılarak ilgili kişilere bilgisi verilir.

6.2.3.Plansız Denetimler

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Plansız Denetimler

Plansız denetimlerin gerçekleştiği menüdür. Herhangi bir plan ile ilişkilendirilmez. Denetim tanımlama menüsünde plansız olarak belirlenen denetimler bu menüde yer alır. Denetçi buradaki menü üzerinden tanımlanmış denetimi herhangi bir zamanda gerçekleştirir. Denetim gerçekleştirme menüsünde yapılan işlemlerin aşamaları aynıdır. Denetimlerin bu menüde gözükebilmesi için, Denetim Faaliyetler parametrelerinde 100 numaralı “Plansız Denetimler için kullanılacak plan ID” parametresinin parametre değerine mevcut bir denetim plan kodu yazılarak parametreye tanımlanmalıdır.

Sistemde Plansız Denetimler tanımlandığında parametreye tanımlanan plan kodundaki plan içerisinde yer alması sağlanır. Parametrede plansız denetim plan kodu tanımlama işleminde sonra Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyetleri/Denetim Tanımlama menüsünde açılan ekranda Denetim “Plansız mı?” Seçeneğinin görüntülenebilmesi için Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfgürasyon Ayarları / Dil Ayarları menüsüne giriş yapılır ve modüller alanında modül olarak Denetim Faaliyeti modülü seçilir. Başlıklar sekmesinde gridde Adı alanında “lblplansiz” yazılır ve butonuna tıklanır.

Açılan Dil Ayarları ekranında Değeri alanda bilgisi girilir.

Dil ayarları ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak dil ayarları kayıt işlemi yapılır.

Sistem Altyapı Tanımları/Denetim Faaliyetleri/Denetim Tanımlama menüsünde açılan ekranda plansız denetim tanımlanır veya tanımlı bir denetim güncellenerek “Plansız mı?” seçeneği aktif edilir. Denetim Tanımlama ekranında Denetim seçili iken butonu tıklanır.

Açılan Denetim Tanımlama -Kayıt Güncelle ekranında denetimin plansız denetim planında plansız denetimler listesinde yer alması için “Plansız mı?” seçeneği işaretlenir.

Gerekli alanlar ilgili bilgiler üzerinde düzenleme işlemi yapılarak ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak denetim tanımlama kayıt güncelleme işlemi tanımlanır.

Plansız denetimler tanımlandıktan sonra Entegre Yönetim Sistemi / Denetim Faaliyeti / Plansız Denetimler menüsünde listelenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Listede seçili Denetim gerçekleştirilme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

:Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır

Plansız Denetimler ekranında listede Denetim seçili iken butonu tıklanılır.Açılan ekranda Cevaplar, Bulgular, Diğer Alanlar, Ek Dosyalar ve Denetim Raporu sekmeleri görüntülenir. Bu sekmelerde yapılan işlem aşamalar Planlı denetim gerçekleşme aşamaları ile aynı şekilde gerçekleştirilir.Tüm aşamalar ve butonlar işleyişi, cevaplarda ve bulgularda DÖF açma ve Aksiyon Planlama işlemi aşamaları aynı şekilde gerçekleşmektedir.

Plansız denetimin Planlı denetimde tek farkı Plansız Denetim listesinde plansız denetim yer alması için ilgili aşamaları öncesinde yapılması ve Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyeti/Plansız Denetimler menüsünde plansız denetim listede yer alması, gerçekleştirme işlemi yapılmasıdır.Denetim Tanımlama ekranında “Plansız mı?” seçeneği işaretleyerek Denetim Faaliyetleri modülü parametrelerinde 100 numaralı parametrede kodu tanımlı plansız denetim planı içerisinde yer alması sağlamaktır.

6.2.4.Raporlar

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyeti/Raporlar

Denetim Faaliyeti modülü ile ilgili raporların görüntülendiği menüdür.

6.2.4.1.Denetim Puan Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Denetim Puan Raporu

Puanlı denetimleri ve bu denetimlerin puan değerlerini bir tablo olarak gösteren rapordur. Bu raporda denetimin toplam puan değeri ve yüzdesel başarı oranı görülebilir.Denetim Puan Raporu ekranında Filtre ve Liste sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterleri alanlarına veri girilerek (Ara) butonu tıklanarak ilgili verilerin liste sekmesinde listede görüntülenmesi sağlanır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir.

Denetim Puan Raporu ekranında (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Denetim Puan Raporu görüntülenir.

6.2.4.2.Soru Bazında Denetim Puan Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Soru Bazında Denetim Puan Raporu

Farklı denetimler içerisinde kullanılan soruların; her bir denetimde kaç puan aldığı ve genel ortalama puanı görüntülendiği rapordur.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Veriler excele aktarılabilir.

Soru Bazında Denetim Puan Raporu ekranında (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Soru Bazında Denetim Puan Raporu görüntülenir.

6.2.4.3.Soru Bazında Denetim Seçenek Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Soru Bazında Denetim Seçenek Raporu

Sorulara verilen cevapların denetimler bazında karşılaştırılmasını sağlar, bu raporda ilgili sorunun hangi denetimde hangi seçeneklerinin seçildiğinin görüldüğü menüdür.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Veriler excele aktarılabilir.

Soru Bazında Denetim Seçenek Raporu ekranında (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Soru Bazında Denetim Seçenek Raporu görüntülenir.

6.2.4.4.Denetim Bazında Bulgular

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Denetim Bazında Bulgular

Bu raporda denetimler, bulgu tipleri sayısınca matriste yer alır. Hangi denetimden, hangi tiplerde bulgular açıldığı ve yıl sonunda toplam denetim sayısı ekranda gösterilir.Denetim Bazında Bulgular raporunda Liste ve Filtre sekmesi olmak üzere iki sekme görüntülenir. Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak liste sekmesinde kriterlere göre kayıtların listelenmesi sağlanır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir.

Filtre sekmesinde arama kriterleri alanlarına veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre liste sekmesinde ilgili kayıtlar görüntülenir.

Denetim Bazında Bulgu Raporu ekranında (Excele aktar) butonu tıklanılır.

Excel formatında Denetim Bazında Bulgu Raporu görüntülenir.

6.2.4.5.Zaman Çizelgesi Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Zaman Çizelgesi Raporu

Denetçilerin aylık olarak görev aldıkları denetimleri, çizelge olarak veren rapordur. Bu rapor ile denetçilerin iş yükü kolayca görüntülenebilir.Zaman Çizelgesi Raporunda Denetim Arama ve Denetim Listesi sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar.Denetim Arama sekmesinde Arama tipi alanında Departman, Denetim Planı,İş Yeri, Kullanıcı Grubu, Personel ve Süreç gibi seçeneklerine göre rapor zaman çizelgesi raporu alınma işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir.

Aylık Rapor ekranından Denetim Arama sekmesinde Arama Tipi “Personel” seçilir. Arama Tipi Personel seçildiğinde alt kısımda görüntülenen alanda ilgili personel butonu tıklanarak sistemde tanımlı Personel listesinde seçilerek (Ara) butonu tıklanarak Personel bazında zaman çizelgesi raporu alınma işlemi yapılır.

Denetim Faaliyetleri modülünde raporda kırmızı renkteki denetimler gecikmiş denetimleri, mavi renkte gösterilen denetimler devam eden denetimleri ve Yeşil renkte gösterilen denetimler ise tamamlanmamış bitmiş olan statüsü kapalı olan denetimleri ifade eder

Aylık Raporu ekranında (Excele aktar) butonu tıklanılır.

Excel formatında Zaman Çizelgesi Raporu görüntülenir.

6.2.4.6.Departman Bazında Zaman Çizelgesi Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/Departman Bazında Zaman Çizelgesi Raporu

Departman Bazında Zaman Çizelge Raporunu veren menüdür.Departman Bazında Zaman Çizelgesi Raporunda Denetim listesi ve Denetim Arama sekmeleri olmak üzere iki sekme karşımıza gelir. Denetim Arama sekmesinde İlgili Departmanlar alanında butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Departman listesinde raporu alınacak Departman seçilerek (Ara) butonu tıklanarak Denetim Listesi sekmesinde raporun görüntülenmesi sağlanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir.

Denetim Faaliyetleri modülünde raporda kırmızı renkteki denetimler gecikmiş denetimleri, mavi renkte gösterilen denetimler devam eden denetimleri ve Yeşil renkte gösterilen denetimler ise tamamlanmamış bitmiş olan statüsü kapalı olan denetimleri ifade etmektedir.

Aylık Raporu ekranında (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Departman Bazında Zaman Çizelgesi Raporu görüntülenir.

6.2.4.7.Soru Seçenek Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Soru Seçenek Raporu

Soruların seçeneklerinin, denetimlerde kaç defa seçildiğinin listelendiği menüdür.Soru Seçenek Raporu ekranında liste ve filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak ilgili kayıtlarının liste sekmesinde listede listelenmesi sağlanır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Soru Seçenek Raporu ekranında (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Soru Seçenek Raporu görüntülenir.

6.2.4.8.Detay Tarihçe Bilgileri

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Detay Tarihçe Bilgileri

Bir denetim planı altında tanımlı denetimleri toplu olarak gösteren rapordur. Detay Tarihçesi ekranında Liste ve Filtre olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre gelen kayıtların liste sekmesinde görüntülenir.Liste sekmesinde ilgili kayıt seçilerek kayıtlı ilgili Denetim raporunun alınma işlemide yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Denetim raporunu gösterir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetim Tarihçesi ekranında liste sekmesinde Denetim seçili iken butonu tıklanarak ilgili kayıtla ilgili Denetim Raporu alınır.

Denetim Tarihçesi ekranında (Excele aktar) butonu tıklanılır.

Excel formatında Detay Tarihçe Bilgileri raporu görüntülenir.

6.2.4.9.Denetim Bulgu Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/** Denetim Bulgu Aksiyon Raporu

Denetimde tespit edilen bulguları tek bir ekranda toplayan rapordur. Bulgularda rapor tipine göre sadece Aksiyon açılanları, sadece Aksiyon açılmayanları, sadece aksiyonu kapanmayanları ve sadece DÖF açılanları getiren rapordur. Arama kriterleri olan alanlara göre filtreleme yapılarak (Excele aktar) butonu tıklanarak Excel formatında rapor alınır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

:Veriler excele aktarılabilir.

Denetim Bulgu Aksiyon Raporu (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Denetim Bulgu Raporu** görüntülenir.

6.2.4.10.Denetim Süreç Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Denetim Süreç Raporu

Denetim Planlarında Süreç – Denetim ilişkisi kurulmuşsa, denetim sonucunda hangi süreçte ne tür bulgular tespit edilmiş bu rapor aracılığıyla izlenebilir. Denetim Süreç Raporu ekranında liste ve Filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkmaktadır.Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak liste sekmesinde ilgili kayıtlarının görüntülenmesi sağlanır. (Excel Aktar) butonu tıklanarak Excel formatında Denetim Süreç Raporunun Excel formatında raporu alınır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Veriler excele aktarılabilir.

Denetim Süreç Raporu ekranın Filtre sekmesinde arama kriteri olan Süreç alanda butonu tıklanarak sistemde tanımlı süreç listesinde süreç seçilerek , (Ara) butonu tıklanarak seçilen süreçte tespit edilen bulguların raporu alınır.

Denetim Süreç Raporu ekranında (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Denetim Süreç Raporu görüntülenir.

6.2.4.11.Açık Denetimler Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/** Açık Denetimler Raporu

Açılmış ve henüz kapatılmamış tüm denetimler listelenerek gecikme süresi bilgisi ile verildiği rapordur.Açık Denetimler Raporu ekranında liste ve filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak liste sekmesinde ilgili kayıtların görüntülenmesi sağlanır.Liste sekmesinde görüntülenen kayıtlarının (Excel Aktar) butonu tıklanara Excel formatında raporunun alınması işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Filtre sekmesinde arama kriterlerine olan “Denetim Tanımı” alanı veri girişi yapılarak (Ara) butonu tıklanılır.

İlgili kayıtlarının liste sekmesinde listelenmesi sağlanır.

Açık Denetimler raporu ekranından (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Açık Denetimler Raporu görüntülenir.

6.2.4.12. Denetim Anketleri Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Denetim Anketleri Raporu

Denetim sonunda denetlenen birime anket gönderilip, gönderilen anketlerin sonuçlarının gösteren rapordur. Bu raporda denetim sonunda denetlenen birime gönderilen anket ile ilgili anketi dolduran kişiler, doldurulan anketin puanı, anket başarı yüzdesi ve max anket puanı bilgilerine ulaşılır. Denetim Anketleri Raporu ekranında liste ve filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak liste sekmesinde ilgili kayıtların görüntülenmesi sağlanır.Liste sekmesinde görüntülenen kayıtlarının (Excel Aktar) butonu tıklanara Excel formatında raporunun alınması işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetim Anketleri Raporu ekranından (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Denetim Anketleri Raporu görüntülenme işlemi sistem yapar.

6.2.4.13. Denetim Anketleri Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Denetçi Anketleri Raporu

Denetim sonunda denetçiye anket gönderilip, gönderilen anketlerin sonuçlarının gösteren rapordur. Bu raporda denetim sonunda denetçiye gönderilen anket ile ilgili anketi dolduran kişiler, doldurulan anketin puanı, anket başarı yüzdesi ve max anket puanı bilgilerine ulaşılır. Denetçi Anketleri Raporu ekranında liste ve filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak liste sekmesinde ilgili kayıtların görüntülenmesi sağlanır.Liste sekmesinde görüntülenen kayıtlarının (Excel Aktar) butonu tıklanara Excel formatında raporunun alınması işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler excele aktarılabilir.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

:Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranında kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Denetçi Anketleri Raporu ekranından (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Denetçi Anketleri Raporu görüntülenme işlemini sistem yapar.

6.2.4.14. Ortak Denetim Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/Raporlar/ Ortak Denetim Raporu

Plan içerisindeki denetimleri birlikte denetim bilgilerin görüntülendiği rapordur. Plan içerisinde yer alan denetimlerde soru, cevaplarına , bulgularda açılan DÖF ve plananan Aksiyonların kod bilgilerine ulaşıldığı, bu kod linkleri tıklanarak açılan DÖF ve planlanan Aksiyonların görüntülendiği rapordur. Ortak Denetim Raporu ekranında liste ve filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterleri olan alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak liste sekmesinde ilgili kayıtların görüntülenmesi sağlanır.Liste sekmesinde görüntülenen kayıtlarının (Excel Aktar) butonu tıklanara Excel formatında raporunun alınması işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

:Veriler excele aktarılabilir.

Ortak Denetim Raporu ekranında (Excele aktar) butonu ile Excel formatında Ortak Denetim Raporu görüntülenir.

6.2.5.Grafikler

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyeti/ Grafikler

Denetim Faaliyeti modülünde denetimle ilgili grafiklerinin raporlarının alındığı kısımdır.

6.2.5.1.En Çoklar Analizi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/Denetim Faaliyetleri/ Grafikler/En Çoklar Analizi

Denetimlerin yönetim sistemi, bulgu tipi, denetçi, denetlenen birim ,departman, sisteme giren ve soru bazında grafik olarak raporlanabildiği menüdür. Grafik çıktısı (jpeg, png, xls) vb. formatlarda dışarıya alınabilmektedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Belirlenen özelliklere göre ekrana grafiği çizdirir.

: Grafiği açılır menüden seçilen format türüne (png,jpg,bmp,xls, vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarılma işlemi yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Grafik oluşturmak için iki ayrı ayar alanı bulunmaktadır. Bunlar Grafik ve Veri seçenekleridir. Adından da anlaşılacağı gibi grafiğin renkleri, eni-boyu gibi ayarlamaların yapıldığı alandır. Grafik ayarlarında önemli olan X ekseni ve Y eksenidir. X ekseninden sorgulamak istediğimiz, yönetim sistemi, bulgu tipi, denetçi, denetlenen birim ,departman, sisteme giren ve soru vb. konulara göre grafik elde etmemizi sağlar. Y Ekseninden ise ilgili sorgunun adetine göre grafik alınmasını sağlanır. Veri Seçeneklerinden ise belirlediğimiz grafik ayarlarından daha kısıtlı bir veri almak için filtreleme yapmak istenirse kullanılan alandır. Bar üzerine adet bilgisi yazılsın check box işaretlendiğinde grafikte bar üzerine adet bilgiside görüntülenir.Ayarlamalar tamamlandıktan sonra butonu tıklanarak grafik oluşur. Grafiği farklı formatlara almak istenirse, formatı sağdan seçtikten sonra (Grafiği Aktar) soldan butona basıldığın da xls, png, jpg. Formatlarına grafik basılabilir. (Excel’e aktar) butonu ile de oluşan verileri Excel’e aktarması sağlanır. Bu veriler ile farklı formattaki grafiklerde oluşturulabilir.

En Çoklar Analizi ekranında (Excel’e aktar) butonu tıklanarak En Çoklar Analizi Grafiği Excel formatında alınır.