Stratejik Planlama
Bilgi
İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
Stratejik Planlama Modülü(v.5.24) Kullanıcı Yardım Dokümanı
Modül Versiyonu: 5.24
1.GİRİŞ
Kamuda Stratejik Planlama, 5018 Sayılı yasa kapsamında «Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı» olarak ifade edilebilecek bir yönetim aracıdır. Ancak Stratejik Planlama sadece kamu kurumları için değil; hedeflerle yönetim ilkesini benimsemiş; Kalite ve Süreç Yönetimi prensipleri ile hareket eden tüm kuruluşlar için önemlidir. Stratejik Plan, bir kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri, misyon, vizyon, performans hedefleri gibi girdilerden oluşur.
2.AMAÇ
Bu yardım kılavuzunun amacı, “Stratejik Planlama” modülünün çalışma prensiplerini anlatmaktır. Bu doküman, sistem altyapı tanımlarındaki sistem yöneticilerinin kullanacağı menülerden başlayarak, entegre yönetim sistemi altındaki tüm kullanıcıları da ilgilendiren kısımları içermektedir.
3.KISALTMALAR
QDMS: Kalite Dokümanları Yönetim Sistemi “ Quality Document Management System”
SP: Stratejik Plan
PP: Performans Programı
PH: Performans Hedefi
4.STRATEJİK PLANLAMA MODÜLÜ
Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyetler, Faaliyet Bütçeleri ( Analitik Bütçe Kod / Tek Düzen Hesap Kod Sistemi ile), Performans Göstergeleri tanımlanabilmekte; İdare Faaliyet Raporu ve İdare Performans Programı oluşturulabilmektedir. “Stratejik Planlama” modülü, hem QDMS yazılımını hem de Ensemble yazılımının ortak olarak QDMS arayüzünden kullanıldığı bir modüldür.
4.1.Stratejik Planlama/Sistem Altyapı Tanımları
4.1.1.Masraf (Maliyet) Yeri Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Tanımlar/ Masarf Yeri Tanımlama
Şirket/ kurum içerisinde bulunan masraf yerleri tanımlanır. SP modülünün çeşitli ekranlarında burada tanımlanan masraf yerleri kullanılmaktadır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir masraf yeri tanımlanır
: Listede seçili olan masraf yeri için düzeltme/ değişiklik/ güncelleme yapılır.
: Listede seçili olan masraf yeri silinir.
: Veriler Excel’ e aktarılır.
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.
Masraf Yeri Tanımlama ekranına yeni bir masraf yeri eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki
(yeni) butonuna tıklanarak Masraf Yeri Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranı açılır.
Açılan ekranda Masraf Yerinin Kodu ve Açıklama bilgisi girilir. Masraf Yeri Sorumlusu sistemde tanımlı Personel Listesinden seçilir. Durum kısmı “Aktif” edilir. Vergi Kimlik bilgisi girilir
(zorunlu değil). Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonuna tıklanarak Masraf Yeri Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
4.1.2.Düzey Grupları
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Stratejik Planlama/ Düzey Grupları
Stratejik planın tek olmadığı, birimler bazında alt kırılımlar yapılarak çeştilendirildiği durumlarda düzey grupları önem kazanmaktadır. Ör. olarak 3 kırılımlı bir stratejik plan hiyerarşisinde, 3 adet düzey grubu tanımlanması doğru olacaktır. Eğer SP’de kırılımlı bir yapı yoksa sadece ‘Varsayılan’ adında bir grup tanımlamak yeterli olacaktır.
Düzey Tipi Tanımlama
Menü içerisindeki yapılması gereken önemli adım budur. Bu butona basıldığında açılan
ekranda, kırılımlı bir şekilde düzey tipleri tanımlanır. Tanımlanan yapı aşağıdaki şekilde, Alan-Amaç – Hedef – Strateji/Proje şeklinde olabileceği gibi, kamu kurumlarının bir çoğunluğunun kullanıdğı şekilde sadece Amaç ve Alan’dan da oluşabilir.
Üniversitelerde ise çoğunlukla Amaç – Hedef – Strateji şeklindedir. Bu durumda düzey grupları aşağıdaki şekilde birim tiplerinden oluşmakta, düzey tipleri ise, düzey numarasıyla birlikte tasarlanmaktadır.
Not: Düzey tipleri tanımlamada önemli olan ve atlanmaması gereken önemli nokta ise aşağıdaki görseldeki gibi Hedef seçeneği işaretlenmelidir.
Düzey tipi tanımlamada yeni kayıt yapılırken, üst düzey tipi seçimi unutulmamalıdır.
4.1.3. Stratejik Plan Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Stratejik Planlama/ Stratejik Plan Tanımlama
Menüye tıkladıktan sonra açılan ekranda, eğer varsa daha önceden tanımlamış olan stratejik planlar gözükecektir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanır.
: Mevcut seçili kaydın tanım bilgileri üzerinde değişiklik yapmayı sağlar. Eğer herhangi bir kayıt tanımı seçili değilse bu buton gözükmeyecektir.
: Mevcut seçili kaydın silinmesini sağlar.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapmaya yarar.
: Mevcut seçili kayıt için yetki matrisinin düzenlenmesini sağlar.
: Mevcut seçili kayıt için faaliyet görevleri oluşturmaya yarar.
: Mevcut seçili kayıt için stratejik düzeyleri listeleme ve tanımlama ekranının açılmasını sağlar.
Stratejik Plan Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni bir SP eklemek için ekranın sağ üstündeki butonuna tıklanır.
Köşesindeki (yeni) butonu tıklanarak Doküman Tipi Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranı açılır. Aşağıda bilgileri bulunana alanlar doldurulduktan sonra sağ üstteki kaydet butonuna basılır.
Ekranda bulunan alanların açıklaması şu şekildedir;
Stratejik Plan Adı: Zorunlu alan olup, genellikle 5 yıllık olarak tanımlanır. Ör olarak .2020-2024 ABC Belediyesi Stratejik Planı
Açıklama: Zorunlu alan olmayıp, istenirse planla ilgili açıklamalar yazılır.
Misyon: Zorunlu alan olup, kurumun belirlemiş olduğu misyon bilgisi girilir.
Vizyon: Zorunlu alan olup, kurumun belirlemiş olduğu vizyon bilgisi girilir.
Plan Baş. Tar.: Zorunlu alan olup, tanımlanan plan döneminin başlangıç yılı seçilir ya da yazılır.
Plan Bit. Tar: Zorunlu alan olup, tanımlanan plan döneminin bitiş yılı seçilir ya da yazılır.
Stratejik Plan Kodu: 26 ve 27 numaralı SP modülünün parametrelerine göre sistem her SP’ ye otomatik kod verilmektedir. Bu parametreler boş bırakılırsa ancak, elle kod vermek gerekecektir. Bu durumda kod alanında Türkçe karakter, boşluk ve ?, !, + gibi karakterler kullanılmamalıdır.
Performans Programları Oluşturulsun mu ?: Bu seçeneğin işaretlenmesi faydalı olacaktır. Daha sonraki kısımlarda bahsi geçen her yıl için performans programı tanımlama işlemi otomatik şekilde yapılmış olacaktır.
Önceki Stratejik Plan: Eğer bu plandan önce tanımlı olan 5 yıllık SP varsa seçilerek ilişki kurulur.
Düzey Grubu: Düzey grubu menüsünde tanımlanmış olan tanımlardan birisiyle eşleştirme yapılır.
Üst Stratejik Plan: Kurum içerisinde tek SP değil de, her birim bazlı farklı plan yapıldığı durumlarda bağlı bulunulan üst plan seçilir. Genellikle bu durum üniversitelerde görülebilir. Çoğunlukla kurumlarda tek SP hazırlanır.
BSC Modeli: Ensemble programında tanımlanmış olan, ilişkilendirilmek istenen modelin seçildiği alandır.
Gösterge Seç: Ensemble programında tanımlanmış olan ve bu planla ilişkilendirilmek istenen göstergelerin seçildiği alandır. Genel uygulama olarak yeni plan tanımlanırken boş bırakılır. Sonrasında Ensemble’da göstergeler tanımlandıktan sonra, bu alan düzenlenerek ilişki kurulur.
Not: SP’nin tanımı yapıldıktan sonra, aktif olarak düzey tanımlarının ve performans programı tanımlarının yapılacağı planın, aşağıdaki görseldeki gibi varsayılan olarak işaretlenmesi gerekmektedir.
Stratejik Plan Yetki Matrisi:
butonu aracılığıyla girilen ekranda Bimser Destek Birimi’nden yardım alınarak isteğe göre oluşturulan rollere ya da mevcut personel listesi ve kullanıcı grubu listesinden seçilen kişilere yetki verilir. Buradaki yetkiler:
Güncelleme: İlgili planla ilgili tanım bilgilerini değiştirme yetkisidir.
Silme: Eğer plana bağlı alt bileşenler yoksa, ilgili planı silme yetkisidir.
Faaliyet Ekleme: İlgili plan içerisine faaliyet ekleme yetkisidir.
Düzey Ekleme: İlgili plan içerisine stratejik amaç, hedef, alan gibi farklı tiplerde düzey ekleme yetkisidir.
Görüntüleme: İlgili planın detaylarını görüntüleme yetkisidir.
Faaliyet Görevi Oluşturma:
Bu özellik sadece üniversitelerin bazılarında, stratejik planın kurum için tek olmadığı, dekanlık/birim vb şekillerde ayrı ayrı stratejik plan tanımlandığı kırılımlı yapılarda kullanılabilmektedir. Bu durumda tanımlanmış alt stratejik planlarda faaliyet görevleri
oluşturularak, birimlerden ilgili stratejik düzeylerini oluşturmaları istenir. butonuna tıklandığında dönem kırılımı ve tarih seçimi yapılarak ilgili plan için periyodik görev oluşturulmasını yarar. Bunun için öncelikle 22, 23, 24 ve 25 numaralı SP modülünün parametreleri uygun bir şekilde dolu olması gerekir. Bu konuda destek biriminden yardım almak gerekmektedir.
Düzey Tanımlama:
Seçili SP üzerinden, butonu aracılığıyla tanımlı düzeyler listelenmektedir. Bu kısımda yeni
kayıt eklemek için (yeni) butonu tıklanır. Daha önce tanımlanmış olan düzey tiplerine göre (alan, amaç, hedef vb) kurumun belirlediği stratejik düzeyler üst kırılımdan aşağıya inecek şekilde tanımlanır.
Ekranda bulunan alanların açıklaması şu şekildedir;
Stratejik Düzey Tipi: Düzey grupları altında tanımlı olan düzey tiplerinden seçim yapılır.
Hedef (Üst Strateji):Tanımlanmakta olan stratejik düzeyin, bağlı olduğu üst düzey seçilir.
Stratejik Düzey Kodu: Kurumun SP’sinde ilgili düzey için belirlenmiş olan kod yazılır.
Stratejik Düzey Adı: Seçilen düzey tipine uygun olacak şekilde, ilgili düzey (alan, amaç, hedef vb) tanımı girilir.
Sorumlu Birim: SP tablolarında yer alan sorumlu birim bilgisinin gelebilmesi için, İlgili stratejik düzeyden sorumlu departman seçilir.
İş Birliği Yapılacak Birim(ler): SP tablolarında yer alan iş birliği yapılacak birim bilgisinin gelebilmesi için, çoklu olarak sorumlu departman seçilir.
Açıklama: İlgili düzey tanımının detayları yazılabilir..
Sıra Numarası: ,Aynı kırılım içerisinde bulunan düzey tanımlarının, ekrandaki sıralamasını belirlemeye yarar. Boş bırakılırsa sistem düzey koduna göre sıralayacaktır.
İlgili veriler girildikten sonra sağ üstte bulunan “Kaydet” butonu ile kayıt işlemi gerçekleştirilir
Ekranda bulunan diğer butonlar yardımıyla;
: Listede seçili olan düzey düzenlenir.
: Listede seçili olan düzey silinir.
: Filtre sekmesinde girilen değerlere göre arama işlemi gerçekleştirilir..
4.1.4.Performans Programı Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Stratejik Planlama/ Performans Programı Tanımlama
Bir stratejik planın (5 yıllık) içerisinde her yıl için ayrı ayrı hazırlanması gereken performans programlarının tanımlandığı menüdür. SP tanımındaki başlangıç bitiş tarihlerinin kapsadığı dönemde kaç yıl bulunuyorsa, o kadar PP tanımlanmalıdır. Eğer SP tanımı yapılırken, “Performans Programları Oluşturulsun mu? “ seçeneği işaretlenmişse her yıl için PP otomatik oluşacaktır.
Önemli Not:
Aşağıdaki ekran görüntüsünde yer alan varsayılan ve kilit seçeneklerinin fonksiyonu önemlidir. Mevcutta içerisine tanımlar yapılan PP varsayılan olarak işaretlenmeli, süresi geçmiş olup, içerisine artık veri girilmesinin istenmediği PP’ler için de kilit seçeneği işaretlenmelidir. Farklı bir SP’nin içerisindeki PP’lere işlem yapılmak isteniyorsa ekranın sağ üstünde bulunan ilk seçenekten SP değiştirilmelidir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Listede seçili olan kayıt düzenlenir.
: Listede seçili olan kayıt silinir.
: Filtre sekmesinde girilen değerlere göre arama işlemi gerçekleştirilir.
: Seçili PP’ye bağlı Performans Hedefleri tanımlananır.
: Listede seçili olan kayıt (PP) kopyalanarak yenisi oluşturulur.
Performans Hedefi Tanımlama:
butonuna basıldığında, eğer varsa tanımlı PH’ler görüntülenir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Ekrandan çıkılarak bir önceki ekrana dönülür.
: Yeni PH tanımlanır.
: Listede seçili olan kayıt düzenlenir.
: Listede seçili olan kayıt silinir.
: Filtre sekmesindeki girilmiş / girilmemiş değerlere göre listeyi excel dosyasına aktarmaya yarar.
: Filtre sekmesinde girilen değerlere göre arama işlemi gerçekleştirilir.
Performans Programı İçeriğini Kopyalama:
butonu aracılığıyla var olan 2 PP arasında, birinden diğerine PH’leri kopyalayıp, yapıştırmayı sağlar. Bu butona basıldığında açılan ekranda hedef PP seçilmesi istenir. İşlemden vazgeçilecekse
kapat butonuyla sayfadan çıkılır. İşlem gerçekleştirilecekse, Kaydet
butonuna basılır. Bu işlem sayesinde, kaynak olan PP içerisinde yer alan Performans Hedef’leri, diğer PP’ye kopyalanmış olur.
4.1.5 Maliyet Tabloları
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Stratejik Planlama/ Maliyet Tabloları
5018 sayılı Kanunda bütçelerin kurumsal, işlevsel ve ekonomik sonuçların görülmesini sağlayacak, gelir ve giderlerin ekonomik ve mali analizinin yapılmasına imkan verecek, hesap verilebilirliği yönünde uluslararası standartlara uyumlu olarak belirlenen sınıflandırma sistemine Analitik Bütçe Sınıflandırması denmektedir. Bunun içerisinde; kurumsal, fonksiyonel, finansal ve ekonomik sınıflandırma çerçevesinde kodlar bulunmaktadır. Bu kodlardan Kurumsal Kodlar her şirket ya da kurumdan farklı olabilmekte ancak diğer kodlamalar ise ortak kullanılmaktadır. Talep edildiği taktirde, Bimser Destek Ekibi tarafından toplu olarak yüklenebilmektedir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni maliyet kodu tanımlanır.
: Listede seçili olan kayıt düzenlenir.
: Listede seçili olan kayıt silinir.
Yeni bir maliyet kodu oluşturma ya da mevcut kaydı güncelleme işleminde ilgili masraf yerini seçme işlemi de raporlamalar için fayda sağlayacaktır.
4.1.6.Alan Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/Alan Tanımlama
Stratejik Planlama Modülünde ilişki kurulacak fonksiyonlarda (Faaliyet Tanımlama, Faaliyet Bütçeleri Tanımlama, Genel Gider Bütçeleri Tanımlama, Stratejik Düzey Tanımlama) kullanılacak alanların tanımlandığı menüdür. Burada oluşturulan alanlar, alan havuzuna eklenir.
Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir alan eklenir.
: Var olan alanda değişiklik yapılacaksa kullanılır.
: İlgili alanı silmek için kullanılır.
: Alanın değerleri tanımlanır.
Listeye yeni bir alan eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonu tıklanarak Alan Tanımlama\Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.
Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:
Alan Kodu: Alan kodu bilgisi tanımlanır. Daha önce tanımlamış alanlarla aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır. Ör. ‘001’ , ‘RK’
Alan Adı: Alan adı bilgisi tanımlanır.
Başlık Notu: Alanın başlık notu bilgisi tanımlanır.
Giriş Tipi: Oluşturulan alanda kullanıcı tarafından veri girişi/seçim mi yapacağı ya da hesaplama yöntemi ile otomatik olarak sistem tarafından mı atanacağı belirlenir.
Alan Tipi: Oluşturulan alanın metin, numerik, tarih, liste vb. alan tiplerinden hangisi olacağı belirlenir.
Görünme Şartı: Tanımlama işlemi devam eden alanın daha önceden tanımlanan başka bir alanın değerine göre görünüp görünmeyeceği belirlenir. Kullanımı [ALANKODU]=ALAN_DEĞERİ vb. şekildedir. (Örneğin, Fırsat var mı? Alanının alan kodu 01; Fırsat alanının alan kodu 02 olsun. Eğer “Fırsat” Alanının, “Fırsat var mı?” Alanındaki seçeneklerden değer kodu 100 olan “Evet” değeri seçili ise görülmesi gerekiyorsa 02 numaraları “Fırsat” alanının görünme şartı bölümüne formül şu şekilde yazılmalıdır: [01]=100)
Durum: Alan durumu aktif veya pasif olarak seçilir.
Termin Alanı: Termin alanı aktif edilecekse ilgili kutucuk işaretlenir. Aksiyon ve DF’ lerin terminleri buradaki süre göz önüne alınarak belirlenir.
Güncellemeden değer yükselmesin: Güncellemeden değer yükselmesin bilgisi aktif edilecekse ilgili kutucuk işaretlenir. Bu bilginin işaretli olduğu alanlarda puan değeri güncelleme sırasında mevcut değerden daha yüksek olarak girilemez.
İlişkili Alan: İlişkili alan özelliği ile seçenek tipli iki alan arasında ilişki kurulabilmektedir. Referans alanın elemanlarının tanımlandığı ekranda ilişkili alandan hangi değerler ile ilişkili olduğu seçilebilmektedir. Böylece referans alanın form üzerinde değeri değiştiğinde ilişkili alan seçimli olarak otomatik dolabilmekte ya da seçim ekranından sadece ilişkilendirilen değerler arasından seçim yapılabilmektedir.
İlişkili Alan Otomatik Doldurulsun: ilişkili alan otomatik doldurulsun seçeneği aktif edilecekse ilgili kutucuk işaretlenir. Liste tipli iki alanın değerleri arasında kurulan ilişkiye göre alanlardan birinin otomatik doldurulmasını sağlar.
Genişlik: Alanın kolon genişliği bilgisi tanımlanır.
Alan tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (Kaydet) butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Örnek olarak olasılık alanının tanımlanması için alan kodu, alan adı yazılmalı, giriş tipi veri girişi, alan tipi puanlı liste, durumu aktif olarak seçilmelidir. Şiddet, frekans gibi diğer alanların tanımlanması da bu menüde gerçekleştirilir.
Olasılık alanına değer eklemek için olasılık alanı seçili iken (Değerler) butonuna tıklanarak alanın değerlerinin tanıtılacağı ekrana gelinir.
Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir değer tanımlanır
: Değer ile ilgili herhangi bir düzeltme veya güncelleme yapılır.
: Değer silinebilir.
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.
: Veriler Excel’ e aktarılabilir.
: Şablon indirilir.
: Şablon yüklenilir.
Not: Şablon İndir ve Şablon Yükle butonları ile sisteme toplu olarak alan değerleri aktarılabilmektedir. Şablon indirme butonu ile sistem şablonu bilgisayara indirir. İlgili şablon kullanıcılar tarafından doldurularak şablon yükleme butonu ile sisteme yüklendiğinde şablondaki tüm alan değerleri sisteme aktarılmış olacaktır.
: Yeni butonuna tıklanarak yeni değer tanımlama işlemine başlanılır.
Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:
Tanım: Tanım bilgisi girilir.
Açıklama: Açıklama bilgisi yazılır.
Değer: Değerin puan karşılığı girilir.
Durum: Değerin durumu aktif veya pasif olarak seçilir.
Varsayılan: İlgili liste değerinin varsayılan olarak alanda görünmesini sağlar.
Önlem zorunlu mu?: Bu değer seçili olduğunda önlemler sekmesinden en az bir önlem girilmesi zorunlu olur.
Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (Kaydet) butonu tıklanarak değer tanımlama işlemi gerçekleştirilir. Olasılık, şiddet, frekans vb. puanlı liste, liste, arama özellikli liste tipli alanların değer tanımlama işlemleri bu şekilde yapılır. Alan tiplerine göre bu ekranda değişiklikler olabilmektedir.
Frekans alanının değer tanımlama işlemi gerçekleştirilir.
Şiddet alanının değer tanımlama işlemi gerçekleştirilir.
Giriş tipi olarak veri girişi seçilen alanların tanımlanması yukarıdaki gibi gerçekleştirilir. Giriş tipleri hesaplanan (risk değeri gibi) olacak alanlar ise formülleri ile birlikte tanımlanır.
Formül girişleri ilgili alanların tanımlama ekranlarında gerçekleştirilir. Örnek olarak bir formül aşağıdaki gibi analiz edilebilir.
([OL]*[FR]*[SD]) şeklinde yazılan bir alanda köşeli parantez içinde yazılan ifade alan kodlarını temsil etmektedir. Bu ifadeler alan tanımlama ekranında alanları tanımlarken kullanıcı tarafından belirlenir.
Olasılık alanı için, OL yerine 01; Frekans alanı için, FR yerine 02; Şiddet alanı için, SD yerine 03 olarak kodlama yapılmış olsaydı formül, ([01]*[02]*[03]) şeklinde olacaktı. Bu formülün sonucu olarak Risk Seviyesi Alanı, Olasılık, Frekans ve Şiddet alanında seçilen değerlerin çarpımı olmak üzere sistem tarafından otomatik olarak hesaplanacaktır. Hesaplanan alanlarda bir diğer formül kullanımı ise IF fonksiyonu ile olmaktadır. IF Fonksiyonunun liste tipli alanlar için kullanılabilmesi için öncelikle ilgili alana değer tanımlanması gereklidir.
Risk seviyesi alanının değerleri tanımlanır. Alan tanımlama ekranında ilgili alanda renk kutucuğu işaretlendiyse değerler ekranında bu değerin hangi rengi temsil ettiği seçilmelidir. Bu renklendirmeler Entegre Yönetim Sistemi menüsü altında risk detaylarını görüntülendiğinde ilgili riskin hangi aralıkta yer aldığını kullanıcılara görsel olarak sunmaktadır. Buradaki renklendirmelerin risk prosedüründeki renklerle uyumlu olmasına dikkat edilmelidir.
İlgili alan değerleri tanımlandıktan sonra formül girişi yapılır. Formül girişi için alan tanımlama
ekranındayken ilgili alanın üzerine tıklanır ve (Değiştir) butonu ile alan detaylarına girilir. Bu alanda formül girişi gerçekleştirirken daha önce belirtildiği üzere alan kodlarının köşeli parantez olarak yazılması gereklidir. Formül, bazı ifadelerin farklı olması haricinde (noktalı virgül, virgül vb.) Excel’de kullanılan IF fonksiyonu ile aynı mantıkta yazılmalıdır. Formül kullanımı: IF([ALANKODU]Koşul Şartı; Doğru ise Değer Kodu; Yanlışsa Değer Kodu şeklindedir.
Aşağıdaki ekran görüntüsünde örneği verilen formül açılırsa şu şekilde bir analiz gerçekleştirilebilir.
| Formül Satırı | Satır Anlamı |
|---|---|
| RD alanı 400’den büyük eşitse Risk Seviyesi | |
| IF([RD]>=400;3217; | alanının 3217 numaralı değeri (Tolerans |
| gösterilemez risk), değilse.. | |
| ..RD alanı 400’den küçük ve 200’den büyük | |
| IF(AND([RD]\<400;[RD]>=200);3218; | eşitse Risk Seviyesi alanının 3218 numaralı |
| değeri (Esaslı Risk), değilse… | |
| ..RD alanı 200’den küçük ve 70’den büyük | |
| IF(AND([RD]\<200;[RD]>=70);3219; | eşitse Risk Seviyesi alanının 3219 numaralı |
| değeri (Önemli Risk), değilse… | |
| ..RD alanı 200’den küçük ve 70’den büyük | |
| eşitse Risk Seviyesi alanının 3220 numaralı | |
| IF(AND([RD]\<70;[RD]>=20);3220;3221)))) | değeri (Olası Risk), değilse Risk Seviyesi |
| alanının 3221 numaralı değeri (Önemsiz | |
| Risk) | |
Formül bir bütün olarak yazılırsa aşağıdaki şekilde olacaktır. Ekran görüntüsünde olduğu üzere 3221 numaralı değer formüle bir şart olarak eklenebileceği gibi son şart zaten bu değer olduğu için noktalı virgülden sonra bu değerin yazılması da formülü tamamlamaya yetecektir. IF sayısı kadar parantez kapatılarak formül tamamlanır.
IF([RD]>=400;3217;IF(AND([RD]\<400;[RD]>=200);3218;IF(AND([RD]\<200;[RD]>=70);3219 ;IF(AND([RD]\<70;[RD]>=20);3220;3221))))
Sistemde mevcut bulunan alan tiplerinin tam listesi aşağıda belirtilmiştir;
- Metin: Elle yazım imkanı veren metin kutucuğu ekler.
- Metin Çok Satırlı: Elle yazım imkanı veren karakter sınırı olmayan çok satırlı metin kutucuğu ekler.
- Nümerik: Sayısal olarak veri girişi yaptırır.
- Nümerik-Parasal: Parasal değer olarak nümerik giriş yaptırır.
- Nümerik-Birim: Birim olarak nümerik giriş yaptırır.
- Tarih: Takvim alanı ekler.
- Liste: Birden fazla element arasından tek seçim yaptırır.
- Puanlı Liste: Açılır menüden seçim yaptırır, liste elementlerinin puan değerleri mevcuttur.
- Arama Özellikli Liste: Birden fazla element arasından geniş arama fonksiyonuyla arama yapabilecek şekilde, tekli ve/veya çoklu seçim yapılmasını sağlar.
- Ağaç Liste: Ağaç kırılımına sahip birden fazla element arasından geniş arama fonksiyonuyla arama yapabilecek şekilde seçim yapılmasını sağlar.
- Personel: QDMS personel veri tabanından kişi seçilebilmesini sağlar.
- Departman: QDMS departman veri tabanından departman bilgisi seçilebilmesini sağlar.
- Unvan: QDMS unvan veri tabanından unvan bilgisi seçilebilmesini sağlar.
- Doküman: QDMS doküman veri tabanından doküman seçilebilmesini sağlar.
- Süreç: QDMS süreç veri tabanından süreç seçilebilmesini sağlar.
- Yönetim Sistemi: QDMS yönetim Sistemi veri tabanından yönetim sistemi bilgisi seçilebilmesini sağlar.
- Müşteri: QDMS müşteri veri tabanından müşteri bilgisi seçilebilmesini sağlar.
- Tedarikçi: QDMS tedarikçi veri tabanından tedarikçi bilgisi seçilebilmesini sağlar.
- Ürün Grubu: QDMS ürün grubu veri tabanından ürün grubu bilgisinin seçilebilmesini sağlar.
- Ürün: QDMS ürün veri tabanından ürün bilgisinin seçilebilmesini sağlar.
- Şirket Profili: QDMS şirket profili veri tabanından şirket profili bilgisi seçilebilmesini sağlar.
- Başlık: Formlara koyu harflerle yazılacak başlık alanı ekler.
- Dosya: Dosya eklemesi için uygun alan getirecektir
- Resim: Resim eklemesi için uygun alan getirecektir
- Resim Liste: Resim listesinden seçim sağlar.
- Çoklu Resim: Çoklu resim seçilmesini sağlar.
- Tablo: Tablo tipli alan oluşturulmasını sağlar. (Bu tip bir alan eklendikten sonra alan değerleri olarak yeni alan tanımlamalarının yapılması gereklidir.)
- Sorgu: QDMS/Ensemble veri tabanları içerisindeki ana verilerden seçim yapılabilmesi için tanımlanabilen alan türüdür. (Sadece Bimser Destek Ekibi tarafından tanımlanmalıdır)
Tekli ve çoklu seçim yapılabilir.
- Sorgu Ağaç: QDMS/Ensemble veri tabanları içerisindeki ağaç kırılımlı ana verilerden seçim yapılabilmesi için tanımlanabilen alan türüdür. (Sadece Bimser Destek Ekibi tarafından tanımlanmalıdır) Tekli ve çoklu seçim yapılabilir.
- Sekme: Mevcut risk değerlendirme formunda alanların bulunduğu sekmenin haricinde alanların ilişki kurularak içerisinde görülebileceği yeni bir sekme oluşturur.
- Onay Kutusu Liste: Talebe göre tekli veya çoklu seçim yaptırılacak tipte bir liste tipli alandır.
- Açıklamalı Liste: Seçilen liste değerinin yanına açıklama yazabilme imkanı sağlayan alan tipidir. Alan Tanımlama menüsünde alan değerleri tanımlanırken her değer için açıklama kutucuğunun aktif olup olmayacağının seçilmesi gerekir. Burada yapılan seçime göre Entegre Yönetim Sistemi menüsü altında bu alanın görüleceği menüde ilgili seçim yapıldığında alan değerinin yanına kullanıcının açıklama yazabilmesi için kutucuk açılmış olur.
- Pozisyon: QDMS pozisyon veri tabanından pozisyon bilgisi seçilebilmesini sağlar.
- Saat: Saat tipli alan ekler.
4.1.7.Fonksiyon Dizayner
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Fonksiyon Dizayner
Fonksiyon Dizayner menüsü ile alan havuzuna eklenen alanlar Stratejik Planlama Modülünün ilgili fonksiyonları ile ilişkilendirilebilir. Bunun için Sistem Altyapı Tanımları / Stratejik Planlama Modülünün altından Fonksiyon Dizayner menüsüne gelinir. Açılan ekranda Stratejik Planlama
Modülünün alan eklenebilecek fonksiyonları sıralanacaktır. Bu ekranda Faaliyet Tanımlama, Faaliyet Bütçeleri Tanımlama, Genel Gider Bütçeleri Tanımlama, Stratejik Düzey Tanımlama fonksiyonlarında kullanılacak alanlar ve bunların sıralaması tanımlanır.
Ekranda bulunan buton yardımıyla;
: Alanları fonksiyonlarla ilişkilendirilir.
: Alanlar butonuna tıklanarak alanların ilgili fonksiyonla ilişkilendirilme yapılacağı ekran açılır.
Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla fonksiyon dizaynerda;
: Yeni bir alan eklenir.
: Listede seçili alan değiştirilir.
: Listede seçili alan silinebilir.
: Önceki ekrana geri dönülür.
İlgili fonksiyonda kullanılacak alanlar (Yeni) butonuna tıklanarak belirlenir.
Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:
Alan Adı: Alan tanımlama ekranında tanımlanmış alanlardan alan seçimi yapılır.
Zorunlu Mu? : Alanın zorunlu olup olmadığı seçilir. (Statü kullanımı olmadığında görülecektir.)
Zorunluluk Mesajı: Zorunlu alan doldurulmadığında verilecek uyarı mesajı bilgisi bu alana
yazılır.
Sıra No: Alanın sıra no belirlenir.
Varsayılan Rol: İlgili alanın değeri daha önce tanımlanmış bir üst formdan ya da kaydı giren kişinin adı soyadı, pozisyonu, unvanı, departmanı, iş yeri gibi verileri ise bunlar için tanımlanmış rol seçilebilir. Örneğin, Risk detay formunda risk girişini yapanın departmanı adında bir alanda sisteme kaydı giren kullanıcının departmanı gelmesi gerekiyor varsayılan rol kullanılabilir. Kullanılmadığı durumda kullanıcı kendi departmanını hem yanlış seçebilir hem de kaydı giren
kullanıcı fazladan bir işlem yapmış olur. Burada seçilen varsayılan rol sayesinde, kullanıcı risk girişi yapmaya başladığında departmanı otomatik gelecektir.
Varsayılan Değer Değiştirilmesin: Seçilen alan varsayılan olarak bir değer getiriyorsa getirdiği değerin değiştirmemesini sağlar.
Gridde göster: Alanın gridde gösterilmesi gerekiyorsa ilgili kutucuk işaretlenir.
Seçimde göster: Diğer risk ya da olay modüllerinden ilişki kurulması gerekli olduğu durumlarda alan tanımlama menüsünde risk tipli bir alan tanımlanabilir. Bunun sonucunda ilgili form ilişkisi kurulduğu takdirde risk sekmesi oluşacaktır. Bu sekmede ekle butonuna basıldığında ilişki kurulması gereken modüldeki risklerin /olayların listesi gelecektir. Gelen listenin sütunlarında hangi alanların gözükmesi gerekiyorsa o alanlar için ilgili modülde seçimde göster kutucuğu işaretlenmelidir. (Tablo, dosya, resim vb. tipli metinsel ifadenin dışında olan alanlar seçilmemelidir)
Satır Sayısı: İlgili alan çoklu satır ise, veri girişi ekranında kaç satır gözükmesi gerektiği belirlenir.
Kolon Genişliği: İlgili modülde girilen kayıtların listesinde (gridde) alanın kolon genişliği bilgisinin belirlenir. Verinin uzun olduğu alanlar için ort. 250, sadece rakam girilen alanlar için ise 75 kullanılması idealdir. Alana girilecek veriler düşünülerek bu aralıklarda bir değer kullanmak uygun olacaktır.
Hesaplama Yöntemi: Alanın hesaplama yöntemi kayıtlı seçeneklerden seçilebildiği alandır.
Örneğin ortalama, boş değerleri atlayarak ortalama, en büyük, en küçük gibi.
Kontrol Edilecek mi?: Alanın kontrol edilecek mi? bilgisi aktif edilecekse ilgili kutucuk işaretlenir.
Açılan ekranda alan bilgileri listeden seçilir, zorunlu bir alan ise kullanıcının bu alanı doldurmadığında karşısına çıkacak mesaj tanımlanır (Olasılık alanı zorunludur vb.), sıra numarası belirlenir. Zorunlu olup olmadığı, gridde gösterilip gösterilmeyeceği, kolon genişliği belirlenerek
gerekli tüm alanlar doldurulduktan sonra ekranın sağ üst köşesindeki (Kaydet) butonu tıklanarak, ilgili alan için fonksiyon ile ilişkilendirme işlemi gerçekleştirilir. Gerekli olan tüm alanlar bu şekilde ilgili fonksiyona eklenir. Aşağıda görüldüğü üzere Alan No’nun yanında Alan Adı bölümü vardır.
4.1.8.Maliyet Tipleri
SP’nin raporlarında kullanılmak üzere maliyet tiplerinin tanımlı olduğu ekrandır. Faaliyetlere bütçeleme yapılırken bütçe rakamları birim bazında mı, Mali hizmetler bazında mı, üst yönetim mi bazında mı, encümen bazında mı, meclis bazında mı kararlaştırılıp belirlenmiştir, bu bilginin seçimi burada yapılarak ilgili maliyet tipi varsayılan seçilir. Kullanılmayacak olanlar ise kilitlenebilir. Tanımlı olan ve değiştirilemeyecek maliyet tipleri şunlardır:
Birim maliyet öngörüsü
Mali hizmetler maliyeti öngörüsü
Üst yönetim maliyet öngörüsü
Encümen maliyet öngörüsü
Meclis maliyet öngörüsü
Bu ekranda maliyet kopyalama sekmesine geçildiğinde, tanımlanmış faaliyet ve genel giderlere eklenmiş bütçeler varsa, eklendiği maliyet tipinden diğer maliyet tipine kopyalama yapılabilir. Bu özelliğin amacı bütçenin bu maliyet tiplerinin birden fazlası için ayrı ayrı hangi değerlerle belirlendiğini gösterebilmektir. (Kurum/ firma bunu tercih ediyorsa)
Varsayılan seçili olan maliyet tipi için faaliyetlere / genel giderlere eklenen maliyet kalemlerini diğer maliyet tiplerinden birine ya da birkaçına kopyalamak istenirse, maliyet kopyalama sekmesine geçilir, Faaliyet/ Genel Gider seçimi işaretlenir. “Kopyalanacak Maliyet Tipi” seçilir. “Hangi Maliyet Tipine Kopyalanacak” alanından seçim yapılır. “Kopyala” butonuna basıldığında maliyet kalemleri ( bütçeler) aktarılmış olur. Eğer verilerin kopyalandığı hedef maliyet tipindeki bütçe değerleri değiştirilecekse, ilgili maliyet tipi varsayılan seçilir. Sonrasında faaliyet / genel gider tanımlama ekranı üzerinden maliyet kalemleri güncellenebilir.
4.1.9.Gösterge Yönetimi
Stratejik Planlama modülü Gösterge Yönetimi konusunda Ensemble yazılımına ait BSC (Balanced Score Card) modülünün altyapısını kullanmaktadır. İşlemler direkt BSC modülünün linkinden değil, QDMS içerisindeki menüler üzerinden girilerek yapılmalıdır. Aksi halde SP modülü ile BSC modülünün bağlantısı kurulamayacaktır.
4.1.9.1.Gösterge Tipi
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Gösterge Tipi Tanımlama
Gösterge Tipi Tanımları, BSC uygulamasında tanımlaması zorunlu olmayan ögelerden biridir. Göstergeleri sembol ve ikon bazında kategorize etmek için kullanılmaktadır. Farklı gösterge tipleri oluşturarak aynı element tipine sahip göstergeleri birbirinden ayrıştırabilirsiniz.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Gösterge Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle: Tanımlı olan Yeni Gösterge Tipini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Gösterge Tipi Düzenleme penceresi açılır. Gösterge Tipi ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Tanımlı olan Gösterge Tipinin özellikleri değiştirilebilir.
Sil:Tanımlı olan Yeni Gösterge Tipini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Bu gösterge tipini silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Gösterge tipi başarıyla silindi” mesajı gelir.
Gösterge Tipleri ekranında Arama Kriterleri:
:Gösterge Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadede en az 1 karakterin olması yeterli olup filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Gösterge Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin içinde geçmediği verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Gösterge Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile başlayan verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Gösterge Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile biten verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Gösterge Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer aldığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Gösterge Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer almadığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Gösterge Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa arama kriterleri sıfırlanır.
Yeni bir Gösterge Tipi Tanımlamak için;
Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Gösterge Tipi/Yeni Gösterge Tipi butonu tıklanır.
Yeni Gösterge Tipi penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Tanımlanan Yeni Gösterge Tipinin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Görsel: Tanımlanan Yeni Gösterge Tipinin Görsel bilgisinin sistemde tanımlı olan seçenek listesinde seçilebildiği zorunlu alandır.
Yeni Gösterge Tipi penceresinde gerekli alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanarak Yeni Gösterge Tipi kayıt işlemi gerçekleştirilir.
4.1.9.2. Element Tipi
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Element Tipi Uygulamada kullanılacak olan metodolojiye göre tanımlanacak element tiplerinin belirlendiği menüdür. Klasik BSC yaklaşımında “PerspektifStratejik HedefGösterge” şeklinde bir yapı kurgularken bazı kurumlarda daha farklı element tip hiyerarşisi oluşturulabilmektedir, uygulama bu noktada esneklik taşımaktadır. Element tipi tanımlaması yapılmadan element (gösterge) tanımlamaları mümkün olmadığından bu yapının doğru bir şekilde kurgulanması oldukça önemlidir. Bu kurguyu yaparken, üzerinden hesaplama ( matematiksel işlem ) yapılacak element tipinin ağırlık elementi olarak seçilmesi önemlidir.(Alt kırılım olarak tanımlanan KPI, Gösterge gibi element tipleri ağırlık elementi seçilr.) Ayrıca bu tanımladığımız hiyerarşik yapı element tanımlama menüsünde karşımıza butonlar olarak gelecektir. Genellik SP modülünü kullanan şirket/kurumlarda element tipleri müdürlük, başkanlık gibi göstergelerden sorumlu birimlerin tipleri olarak tanımlanmaktadır.
.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Element Tipi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:. Tanımlı olan Element Tipinin daha önce girilen bilgileri değiştirilebilir.
Sil:Tanımlı olan Element Tipini silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Bu element tipini silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Element tipi başarıyla silindi” mesajı gelir.
Element Tipleri ekranında Arama Kriterleri:
:Element Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadede en az 1 karakterin olması yeterli olup filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Element Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin içinde geçmediği verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Element Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile başlayan verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Element Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile biten verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Element Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer aldığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Element Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer almadığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Element Tipleri ekranında seçeneği tıklanırsa arama kriterleri sıfırlanır.
Yeni bir Element Tipi Tanımlamak için;
Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Gösterge Tipi/Yeni Element Tipi butonu tıklanır.
Yeni Element Tipi penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Tanımlanan Yeni Element Tipinin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır. (Perspektif, Hedef, KPI, Gösterge, Ölçüt, Hedef Parametresi vb)
Açıklama: Tanımlanan Yeni Element Tipiyle ilgili detay bir bilgi verilmek istenirse doldurulabilir.
Bu bilgi bu ekran dışında bir yerde gözükmeyecektir.
Element Sembol Şablonu: Tanımlanan element tipi seçilerek tanımlanacak olan elementin sembolünün (kod) otomatik verilmesi istendiğinde kullanılır. Ör. olarak KPI adında bir element tipindeki tüm elementler için KPI_### gibi bir şablon girilebilir. Burada # işareti sayacın değişken olması için yazılır. Element Sayaç Şablonuna 1 yazıldığı durumda, sistem element kodlarını KPI_001, KPI_002 şeklinde otomatik verecektir.
Üst Element Tipi: Tanımlanan Yeni Element Tipinin Üst Element Tipi bilgisinin sistemde tanımlı olan Üst Element Tipi seçeneklerinde seçilebildiği alandır. Element tipi, hiyerarşide başka bir element tipinin altında yer alabilmektedir. Ör: Stratejik Hedef, Perspektif’in altında yer alır, burada
üst element tipi olarak perspektif seçilir. Eğer hiyerarşide üzerinde bir element tipi olmayacaksa bu alan boş bırakılır.
İlişkili Element Tipi: Ensemble ve QDMS’in ortak modülü olan Stratejik Planlama modülünün var olduğu durumda, BSC’nin kullanıldığı bir modeldeki element tipiyle, Stratejik planlamanın kullanıldığı bir modeldeki element tipinin arasındaki ilişkiyi kurmak için kullanılır.
Modeller: Tanımlanan Yeni Element Tipinin Modeller bilgisinin sistemde tanımlı olan Modellerden seçilebildiği alandır.
Yeni Element Tipi penceresinde gerekli alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanarak Yeni Element Tipi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
4.1.9.3.Gösterge Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Gösterge Tanımlama
Uygulamada kullanılacak metodolojiye bağlı olarak; performans değerlendirme sisteminin tüm öğelerinin (Gösterge, Stratejik Hedef, Perspektif vb. ya da Başkanlık, müdürlük vb.) tanımlandığı kısımdır. Tüm tanımlamalar aynı sayfada yapılmakta olup Element türüne göre farklı özellikler kazanmaktadır.
Element Tanımlama sayfasına girildiğinde hiyerarşik yapıda o modelle ilişkili tüm elementler görüntülenecektir. Ayrıca Elementlerin durumlarına göre Aktif Elementler ve Pasif Elementlerde listelenip görüntülenir.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Bu gibi butonlar daha önce tanımlanmış olan element tiplerinde yeni elementler oluşturmaya yarar.
Şablon İndir: Toplu veri aktarımı için doldurulacak şablonun indirildiği butondur.
Şablon İndir butonu tıklanır. Açılan Ağırlık Elementleri penceresinde sistemde tanımlı Ağırlık Elementleri Listesinden Ağırlık Elementi seçilir.
Şablon İndir butonu tıklanarak Gösterge Bilgileri (Gösterge) şablonu Excel Formatında görüntülenir.
Şablon Yükle: Toplu veri aktarımı için indirilen şablonun doldurulduktan sonra sisteme yüklenmesini sağlayan butondur.
Şablon Yükle butonu tıklanır.
Açılan Şablon Yükle penceresinde Dosya Seç butonu yardımıyla doldurulan şablon sisteme yüklenmesi sağlanır.
:Tüm modellerdeki elementleri listenecekse check
box işaretlenir.
Düzenle: Daha önce tanımlanmış elementin girilen bilgileri bu buton aracılığıyla değiştirilebilir.
Elementler ekranında Arama Kriterleri:
:Elementler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadede en az 1 karakterin olması yeterli olup filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Elementler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin içinde geçmediği verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Elementler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile başlayan verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Elementler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile biten verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Elementler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer aldığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Elementler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer almadığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Elementler ekranında seçeneği tıklanırsa arama kriterleri sıfırlanır.
Kopyala: Tanımlı bir elementi kopyalamaya yarar. Kopyalama işlemi sırasında Ölçüm Yerlerini de Kopyala seçeneği işaretlenirse, element ölçüm yer ilişkileri de yeni elemente geçmiş olacaktır.
Yetkiler: Yetkiler ekranın açıldığı butondur. Bu ekranda Aktif kullanıcılara, kullanıcı grublarına, pozisyonlara Görme, Değiştirme, Silme yetkilerinin verildiği ekrandır. Daha önce tanımlanmış olan, elementin yetkilerini düzenlemek için kullanılır.
Yetkiler butonu tıklanır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir Yetki tanımlamak için kullanılan butondur.
:Yapılan değişikleri kaydeder.
Yeni bir Yetki Tanımlamak için;
Butonu tıklanır.
Yetki ekle penceresinde sistemde tanımlı olan Aktif Kullanıcılar, Pozisyon veya Kullanıcı Grupları listesinden seçilebildiği alanlardır.
Gösterge-Ölçüm Yeri ilişkisi:Tanımlı olan Elementi Gösterge- Ölçüm Yeri ilişkisinin kurulduğu butondur.
Yeni bir Perspektif tanımlamak için;
Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Gösterge Tanımlama/Perspektif butonu tıklanır.
Yeni Element Penceresinde bulunan alanlar;
Adı:Tanımlanan Elementin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Birim: Tanımlanan Elementin sistemde tanımlı olan Birim Listesinden seçilebildiği zorunlu alandır.
Değerlendirme Metodu: Tanımlanan Elementin sistemde tanımlı olan Değerlendirme Metodu Listesinden seçilebildiği zorunlu alandır.
Sembol: Tanımlanan Elementin Sembol bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Üst Element: Tanımlanan Elementin sistemde tanımlı olan Üst Element Listesinden seçilebildiği alandır.
İlşkili Element: Eğer performans yönetimi / Balanced Scorecard için kurgulanan modellerdeki bir element, Stratejik Planlama modülü varsa, o modül için tanımlanmış farklı bir modeldeki ilgili elementle ilişkilendirilir. Stratejik Planlama modülü yoksa kullanmaya gerek yoktur.
Seçilebilir Modeller: Tanımlanan Elementin geçerli olacağı modellerin seçildiği zorunlu alandır.
Gösterge Tipi: Tanımlanan Elementin geçerli olacağı Gösterge Tipinin seçilebildiği alandır.
Açıklama: Tanımlanan Elementin varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Yeni Element penceresinde gerekli alanlar doldurulup, Kaydet butonu tıklanarak Yeni Element tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Sağ Tıklama ile açılan listede Gösterge-Ölçüm Yeri İlişkisi kurulur.
Yeni Gösterge-Ölçüm Yeri ilişkisi butonu tıklanır.
Gösterge- Ölçüm Yeri İlişkisi penceresinde bulunan alanlar;
Sahibi: Tanımlanan Gösterge-Ölçüm Yeri ilişkisinin Sahibi bilgisinin girildiği alandır. Sahibi olarak seçilen kişi, pozisyon ya da kullanıcı grubu raporlarda gözükecek olup veri giriş görevi de bu kişilere düşecektir. Sadece tekli seçim yapılabilir.
Veri Sorumlusu: Tanımlanan Gösterge-Ölçüm Yeri ilişkisi için sahibine ilave olarak veri giriş görevi atanan kişi, pozisyon ya da kullanıcı gruplarıdır. Bu kişilere veri giriş görevi düşecek olup, isterlerse Veri Giriş menüsüne giderek atanmış oldukları gösterge ölçüm yeri ilişkileri için veri
girebilirler. İlgili alanda çoklu seçim yapılabilir.
Sorumlu bilgilerini Ölçüm Yerinden al: Üstteki 2 başlıkta kişileri seçmek yerine, daha önceden Ölçüm Yerleri menüsünde adminler tarafından tanımlanmış olan ölçüm yerine ait sahip ve veri giriş sorumlusunun çekilebilmesi için kullanılan seçenektir.
Başlangıç Tarihi: Tanımlanan Gösterge-Ölçüm Yeri ilişkisinin Başlangıç Tarihi bilgisinin girildiği alandır. Bu tarihten itibaren ağırlık elementleri (KPI’lar) için seriler oluşacak ve sistem veri girişi yapılmasını isteyecektir.
Bitiş Tarihi: Tanımlanan Gösterge-Ölçüm Yeri ilişkisinin Bitiş Tarihi bilgisinin girildiği alandır. Bu tarihten sonraki dönemlerde ağırlık elementleri (KPI’lar) için sistem veri girişi yapılmasını istemeyecektir.
İlişkilendirilecek Ölçüm Yerleri: İlgili elementin verilerinin hangi ölçüm yerleri için geçerli olduğunun seçilebildiği alandır.
Süreçler: Tanımlanan Gösterge-Ölçüm Yeri ilişkisinin tanımlı Süreçler ile ilişkisinin kurulabildiği alandır.
Yetkiler butonu tıklanır.
Açılan Yetki ekle penceresinde sistemde tanımlı Aktif Kullanıcılar, Pozisyon ve Kullanıcı Grupları listesinde seçilerek yetkilendirme işlemi gerçekleştirilir. Burada tanımlanmış yetkililer, ilgili elementin ilgili ölçüm yerindeki değerleri için dönemsel verilere ve grafiklere ulaşabilecektir.
Tamam, butonu tıklanarak Yetki Ekleme işlemi gerçekleştirilir.
4.1.9.4.Ölçü Birim Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Ölçü Birimi Tanımlama
Uygulama içerisinde tanımlanan göstergelerin ölçümlenmesinde kullanılacak olan birimlerin tanımlandığı ekrandır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Birim tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Birimi düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında
Birim Düzenleme penceresi açılır. Tanımlı olan Birim ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır.
Tanımlı olan Birimin özellikleri değiştirilebilir.
Sil:Tanımlı olan Birimi silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Bu birimi silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Birim başarıyla silindi” mesajı gelir.
Birimler ekranında Arama Kriterleri:
:Birimler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadede en az 1 karakterin olması yeterli olup filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Birimler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin içinde geçmediği verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Birimler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile başlayan verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Birimler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile biten verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Birimler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer aldığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Birimler ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer almadığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Birimler ekranında seçeneği tıklanırsa arama kriterleri sıfırlanır.
Yeni bir Birim Tanımlamak için;
Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Ölçü Birimi Tanımlama menüsüne tıklandıktan sonra açılan ekranda Yeni Birim butonu tıklanır.
Yeni Birim penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Tanımlanan Birimin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Sembol: Tanımlanan Birimin Sembolünün bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Grup Sembolü: Tanımlanan Birimi kullanarak girilen değerlerde binlik karakterler arası kullanılacak ayraçtır. Ör. 1.250.000 TL bu örnekte grup sembolü “.” Nokta işaretidir.
Açıklama: Tanımlanan Birimin Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Ondalık Sembolü: Tanımlanan Birimi kullanarak girilen değerlerde ondalık kesir kısmını ayıracak ayraçtır. Ör. 1.250.000,50 TL bu örnekte ondalık sembolü “,” Virgül işaretidir.
Ondalık Uzunluğu: Tanımlanan Birimin Ondalık Uzunluğu (virgülden sonra basamak sayısı) bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Tarih Tipi: Tanımlanan Birimin Tarih Tipi bilgisinin durumun Aktif veya Pasif seçeneklerinde seçilebildiği alandır.
Sembol Başta: Tanımlanan birimin sembolünün ekrandaki gösterimlerde değerden önce gelmesini sağlar. Ör. 1.500 TL yerine TL 1.500 gib
4.1.9.5.Aralık Ailesi
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Aralık Ailesi
Aralık aileleri, değerlendirme metotları tanımlanırken belirlenecek olan aralıklarda ( ör: İyi, Kötü vb. ) bu aralığın ifade ettiği statüyü gösteren tanımlardır. İyi, kötü gibi dönemsel aralıklarda kullanılan isimler bir Ensemble sisteminde her değerlendirme metodunda farklı olabilir ancak Aralık ailesi bilgisi tektir. Genellikle Başarılı, Başarısız ve İyileştirmeye Açık şeklinde 3lü tanım yapılır. Değ. Metodu tanımlanırken de hangi dönemsel aralığın hangi aralık ailesine denk geldiği seçilir.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Aralık Ailesi tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Aralık Ailesini düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Aralık Ailesi Düzenleme penceresi açılır. Tanımlı olan Aralık Ailesi ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Tanımlı olan Aralık Ailesi özellikleri değiştirilebilir.
Sil:Tanımlı olan Aralık Ailesi silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Aralık Ailesi başarıyla silindi” mesajı gelir.
Aralık Ailesi ekranında Arama Kriterleri:
:Aralık Ailesi ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadede en az 1 karakterin olması yeterli olup filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Aralık Ailesi ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin içinde geçmediği verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Aralık Ailesi ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile başlayan verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Aralık Ailesi ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile biten verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Aralık Ailesi ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer aldığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Aralık Ailesi ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer almadığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Aralık Ailesi ekranında seçeneği tıklanırsa arama kriterleri sıfırlanır.
Yeni bir Aralık Ailesi Tanımlamak için;
Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Aralık Ailesi menüsüne tıklandıktan sonra Yeni Aralık Ailesi butonu tıklanır.
Yeni Aralık Ailesi penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Aralık Ailesinin Adı bilgisinin girildiği alandır.
Yeni Aralık Ailesi penceresinde gerekli alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanarak Yeni Aralık Ailesi tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
4.1.9.6.Dönem Kırımları
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Dönem Kırılımı Tanımlama
Göstergeleri ölçümlerken ilgili göstergelerin ölçüm periyotlarını tanımlamamız gerekmektedir. Göstergeler haftalık, aylık, çeyrek yıllık, yarı yıllık gibi dönemlerde ölçülebilir. Dönemleri tanımlarken (Dönem tanımlama başlığı altında) ilgili dönem tipinin tanımlandığı alandır. Burada yapılan tanımlamalar gösterge ölçüm periyotlarının belirlenmesinde kullanılacaktır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Dönem Kırılımı tanımlamak için kullanılan butondur.
Düzenle:Tanımlı olan Dönem Kırılımı düzenlemek için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında Dönem Kırılımı penceresi açılır. Tanımlı olan Dönem Kırılımı ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Tanımlı olan Dönem Kırılımının özellikleri değiştirilebilir.
Sil:Tanımlı olan Dönem Kırılımını silerek sistemden kaldırmak için kullanılan butondur. Bu buton tıklanıldığında “Bu dönem kırılımını silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Dönem kırılımı başarıyla silindi” mesajı gelir.
Dönem Kırılımı ekranında Arama Kriterleri:
:Dönem Kırılımı ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadede en az 1 karakterin olması yeterli olup filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Dönem Kırılımı ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin içinde geçmediği verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Dönem Kırılımı ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile başlayan verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Dönem Kırılımı ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile biten verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Dönem Kırılımı ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer aldığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Dönem Kırılımı ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer almadığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Dönem Kırılımı ekranında seçeneği tıklanırsa arama kriterleri sıfırlanır.
Yeni bir Dönem Kırılımı Tanımlamak için;
Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Dönem Kırılımı Tanımlama menüsüne tıklandıktan sonra açılan ekranda Yeni Dönem Kırılımı butonu tıklanır.
Dönem Kırılımları penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Tanımlanan Dönem Kırılımının Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Üst Dönem Kırılımı: Tanımlanan dönem kırılımı, hiyerarşide bulunan başka bir dönem kırılımının altında yer alıyorsa, listeden bu dönemin yerinin seçileceği alandır.
Dönem Tipi: Tanımlanan Dönem Kırılımının tipi bilgisinin seçilebildiği zorunlu alandır.
Sistem Adı: Tanımlanan Dönem Kırılımının eğer raporda farklı şekilde isimlendirilmesi için kullanılan zorunlu alandır.
Dönem Uzunluğu: Tanımlanan Dönem Kırılımının gün bazında uzunluğunun tanımlandığı zorunlu alandır.
Dönem Kırılımları penceresinde gerekli alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanarak Yeni Dönem Kırılımları tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
4.1.9.7.Dönem Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Dönem Tanımlama
Gösterge değerlendirme periyotlarının tanımlandığı alandır. Dönem tanımlamalarında göstergelerin ölçüm periyodu belirlenerek hem veri analizlerinde hem de kullanıcı işlemlerinde kullanılacaktır. Veri kullanıcılar tarafından giriliyorsa kullanıcılara veri giriş tarihlerinde göstergenin görev olarak düşmesi, hatırlatmaların yapılması, raporlamalarda Dönemleri baz alacaktır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Dönem tanımlamak için kullanılan butondur.
Tanımlı Dönem üzerinde sağ tıklayarak açılan menü;
Ekle: Hiyerarşide altına yeni bir Dönemin eklendiği seçenektir.
Düzenle: Tanımlı olan Dönemi düzenlemek için kullanılan seçenektir. Bu seçenek tıklanıldığında Dönem Düzenle penceresi açılır. Tanımlı olan Dönem ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Tanımlı olan Dönemin özellikleri değiştirilebilir.
Sil: Tanımlı olan Dönemi silerek sistemden kaldırmak için kullanılan seçenektir. Bu seçenek tıklanıldığında “Bu dönemi silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Dönem başarıyla silindi” mesajı gelir.
Dönemleri Oluştur: Seçili Dönemin Kriterleri belirlenerek otomatik olarak Dönemlerin oluşturulmasını sağlayan seçenektir.
Dönem Kilitle:Seçili Dönemin, Döneme bağlı olan tüm kırılımlarına veri girişinin engellendiği seçenektir.
Dönem Kilidi Aç: Veri girişi engellenen göstergenin tekrar veri girişine açılmasını sağlayan seçenektir.
Yeni bir Dönem Tanımlamak için;
Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Dönem Tanımlama menüsüne tıklandıktan sonra açılan ekranda Yeni Dönem butonu tıklanır.
Yeni Dönem penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Dönem hiyerarşisinde gösterilmesi istenen Adın bilgisinin tanımlanacağı zorunlu alandır.
Tam Adı: Tanımlanan Dönemin Tam Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Dönem Kırılımı: Tanımlanan Dönemin sistemde tanımlı olan Dönem Kırılımı listesinden seçilebildiği alandır.
Bağlı Olduğu Dönem: Tanımlanan Dönemin hiyerarşide bulunan başka bir dönemim altında yer alıyorsa, listeden bu dönemin seçileceği alandır.
Başlangıç Tarihi: Tanımlanan Dönemin Başlangıç Tarihinin bilgisinin seçilebileceği zorunlu alandır.
Bitiş Tarihi: Tanımlanan Dönemin Bitiş Tarihi bilgisinin seçilebildiği zorunlu alandır.
Veri Başlangıç Tarihi: Tanımlanan Dönemin Veri Giriş Tarihinin hangi tarihte başlayacağı bilgisinin seçilebildiği zorunlu alandır.
Veri Bitiş Tarihi: Tanımlanan Dönemin Veri Giriş Tarihinin hangi tarihte biteceğinin bilgisinin seçilebildiği zorunlu alandır.
Yeni Dönem penceresinde gerekli alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanarak Yeni Dönem tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Dönem oluştur seçeneği ile dönemler otomatik olarak oluşturulur.
Dönem oluştur penceresinde gerekli alanlar doldurularak kaydet butonu tıklanarak Dönem Oluştur kayıt işlemi gerçekleştirilir.
4.1.9.8.Değerlendirme Yöntemi
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Değerlendirme Yöntemi Tanımlama
Sistemde yapılacak bütün hesaplamalar için doğru kurgu yapılması gereken kısımdır. Bu menü üzerinden yapılacak tanımlar temelde 3’e ayrılmaktadır.
- Değerlendirme Metodu Tanımlama:
Her kurum / şirket kendisine özel, kendi performans yönetimi yaklaşımına göre değerlendirme yöntemlerini kurgulayabilir. Genel olarak kullanılan yaklaşımlar şöyledir:
Artan Metotlar: Göstergelerin dönemsel gerçekleşen değerlerinin, dönemsel hedef değerlerine göre fazla olması gerekip de fazlalaştıkça problem olmadığı durumda kullanılan metotlardır. Ör. Artan 2 Seviye, Artan 3 Seviye, Artan 4 Seviye, Artan 5 Seviye gibi. Ayrıca gösterge olarak da Satış Tutarı, Karlılık, Ortalama Eğitim Saati gibi örnekler verilebilir.
Azalan Metotlar: Göstergelerin dönemsel gerçekleşen değerlerinin, dönemsel hedef değerlerine göre az olması gerekip de azaldıkça problem olmadığı durumda ise azalan metotlar uygulanabilir. Ör. Azalan 2 Seviye, Azalan 3 Seviye, Azalan 4 Seviye, Azalan 5 Seviye gibi. Ayrıca gösterge olarak da Maliyet, Personel Değişim Oranı, İş Kazası Sayısı gibi örnekler verilebilir.
Dengeleme Metotları: Göstergelerin dönemsel gerçekleşen değerlerinin, dönemsel hedef değerlerine göre artmasının iyi olduğu halde, belirli bir değeri geçtikçe artmasının kötüleşmesi ya da azalmasının iyi olduğu durumda belirli bir değerin altına düştükçe azalmasının kötüleştiği durumlarda dengeleme metotları kurgulanmalıdır. Ör. Dengeleme 2 Seviye, Dengeleme 3 Seviye, Dengeleme 4 Seviye, Dengeleme 5 Seviye gibi
Veri Metodu: Dönemsel olarak sadece gerçekleşme değerlerinin takibinin yapılacağı ya da sadece gerçekleşen değerlerinin başka göstergelerin hesap formülünde kullanılacağı ancak hedef takibi yapılmayacak olan göstergeler için tanımlanacak metot tipidir.
- Seri Tanımlama:
Herhangi bir gösterge (element) için dönemsel olarak giriş yapılması, sistemin hesaplanması ya da başka bir sistemden veri çekilmesi istenen kavramdır. Bir dönemde
genellikle Gerçekleşen, Hedef, Kümülatif (YTD) Gerçekleşen, Kümülatif (YTD) Hedef, Limit, Alarm, Puan vb. Tanımlama işlemlerinin nasıl yapıldığı aşağıdaki kısımlarda yer almaktadır. Oluşturulan serilere formül girilebilmekte ve bu formülün otomatik olarak tüm göstergelere uygulanabilmesi sağlanmaktadır.
- Dönemsel Aralık Tanımlama:
Dönemsel gerçekleşen verisinin değerlendirme metodunun türüne göre, hedef, limit vb. seriler arasında düştüğü aralığa göre çıkan metinsel sonuçların tanımlandığı kısımdır. Buradaki tanımlar çoğunlukla; “Mükemmel”, “Çok İyi”, ”İyi”, ”Orta”, ”Kötü”, ”Çok Kötü”, “Beklenenin Altında”, “A”, “B”, “C”, “D”, “E” şeklinde başarı ifade eden tanımlardır.
Aşağıdaki görselde örnek teşkil edecek şekilde değerlendirme metotlarında, hangi dönemsel aralıkların tanımlandığı ve aralıkları hangi limitlerin böldüğünü görebilirsiniz.
2 AŞAMALI Ör. Veri -
Formüllü
| 2 | AŞAMALI Ör. Veri - Formüllü |
|---|
| ARTAN | ciro | Limit | |
|---|---|---|---|
| Değeri | |||
| İYİ | 10mTL | ve | |
| üstü | |||
| HEDEF | 10mTL | 10 | |
| KÖTÜ | 10mTL altı |
| AZALAN | maliyet | Limit | |
|---|---|---|---|
| Değeri | |||
| KÖTÜ | 10mTL üstü | ||
| HEDEF | 10mTL | 10 | |
| İYİ | 10mTL ve altı |
3 AŞAMALI Ör. Veri -
Formüllü
| 3 | AŞAMALI Ör. Veri - Formüllü |
|---|
| ARTAN | ciro | Limit | |
|---|---|---|---|
| Değeri | |||
| İYİ | 10mTL | ve | |
| üstü | |||
| HEDEF | 10mTL | 10 | |
| ORTA | 8-10mTL | ||
| arası | |||
| LİMİT1 | 8mTL | 8 | |
| KÖTÜ | 8mTL altı |
| AZALAN | maliyet | Limit | |
|---|---|---|---|
| Değeri | |||
| KÖTÜ | 12mTL | ve | |
| üstü | |||
| LİMİT1 | 12mTL | 12 | |
| ORTA | 10-12mTL | ||
| arası | |||
| HEDEF | 10mTL | 10 | |
| İYİ | 10mTL altı |
| 4 | AŞAMALI | Ör. Veri | - | Formüllü | |
|---|---|---|---|---|---|
| ARTAN | ciro | Limit | |||
| Değeri | |||||
| MÜKEMMEL - A | 12 mTL ve | ||||
| üstü | |||||
| LİMİT2 | 12 mTL | 12 | |||
| İYİ-B | 10mTL | ve | |||
| üstü | |||||
| 4 | AŞAMALI | Ör. | Veri | - | Formüllü | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AZALAN | Maliyet | Limit | ||||
| Değeri | ||||||
| BEKLENENİ | 12 | mTL | ve | |||
| KARŞILAMIYOR | ||||||
| üstü | ||||||
| - D | ||||||
| LİMİT1 | 12 mTL | 12 | ||||
| NORMAL - C | 10mTL üstü | |||||
| HEDEF | 10mTL | 10 | |
|---|---|---|---|
| NORMAL - C | 8-10mTL | ||
| arası | |||
| LİMİT1 | 8mTL | 8 | |
| BEKLENENİ | |||
| KARŞILAMIYOR | 8mTL altı | ||
| - D | |||
| 5 | AŞAMALI | Ör. Veri | - | Formüllü | |
|---|---|---|---|---|---|
| Limit | |||||
| ARTAN | ciro | Değeri | |||
| ÇOK İYİ | 12 mTL ve | ||||
| üstü | |||||
| LİMİT3 | 12 mTL | 12 | |||
| İYİ | 10mTL | ve | |||
| üstü | |||||
| HEDEF | 10mTL | 10 | |||
| ORTA | 8-10mTL | ||||
| arası | |||||
| LİMİT2 | 8mTL | 8 | |||
| KÖTÜ | 5- 8mTL | ||||
| arası | |||||
| LİMİT1 | 5mTL | 5 | |||
| ÇOK KÖTÜ | 5m TL altı | ||||
| HEDEF | 10mTL | 10 |
|---|---|---|
| 8- | ||
| İYİ-B | 10mTL(dahil) | |
| arası | ||
| LİMİT2 | 8mTL | 8 |
| MÜKEMMEL - A | 8mTL altı | |
| 5 | AŞAMALI | Ör. | Veri | - | Formüllü | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Limit | ||||||
| AZALAN | Maliyet | Değeri | ||||
| ÇOK KÖTÜ | 15 | mTL | ve | |||
| üstü | ||||||
| LİMİT1 | 15 mTL | 15 | ||||
| KÖTÜ | 12 | mTL | ve | |||
| üstü | ||||||
| LİMİT2 | 12 mTL | 12 | ||||
| ORTA | 10mTL üstü | |||||
| HEDEF | 10mTL | 10 | ||||
| 8- | ||||||
| İYİ | 10mTL(dahil) | |||||
| arası | ||||||
| LİMİT3 | 8mTL | 8 | ||||
| ÇOK İYİ | 8mTL altı | |||||
Buradaki limit serileri hedef serisinin katı olacak şekilde formüle edilebildiği gibi, tüm elementlerde manuel girilecek şekilde ayarlanabilir veya kimi elementte formülle kimi elementte manuel olacak şekilde ayarlanabilir.
Konuyla ilgili ekranlar aşağıdaki gibidir:
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni Değerlendirme Metodu tanımlamak için kullanılan
butondur.
Düzenle: Tanımlı olan Değerlendirme Metodunu düzenlemek için kullanılan seçenektir. Bu seçenek tıklanıldığında Değerlendirme Metodu Düzenle penceresi açılır. Tanımlı olan Değerlendirme Metodu ile ilgili düzenlemeler bu pencereden yapılır. Tanımlı olan Değerlendirme Metodu özellikleri değiştirilebilir.
Sil: Tanımlı olan Değerlendirme Metodunu silerek sistemden kaldırmak için kullanılan seçenektir. Bu seçenek tıklanıldığında “Bu değerlendirme metodunu silmek istediğinizden emin misiniz?” uyarı mesajı gelir. Evet butonu tıklanıldığında “Değerlendirme Metodu başarıyla silindi” mesajı gelir.
Seriler: Seriler ekranı açılmasını sağlayan butondur.
Değerlendirme Metotları ekranında Arama Kriterleri:
: Değerlendirme Metotları ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadede en az 1 karakterin olması yeterli olup filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Değerlendirme Metotları ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin içinde geçmediği verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Değerlendirme Metotları ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile başlayan verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Değerlendirme Metotları ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifade ile biten verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Değerlendirme Metotları ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer aldığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
: Değerlendirme Metotları ekranında seçeneği tıklanırsa aranan ifadenin yer almadığı verileri filtreleme işlemi gerçekleştirip görüntüler.
:Değerlendirme Metotları ekranında seçeneği tıklanırsa arama kriterleri sıfırlanır.
Yeni bir Değerlendirme Metodu Tanımlamak için;
Sistem Altyapı Tanımları/Stratejik Planlama/ Gösterge Yönetimi/ Değerlendirme Metodu Tanımlama menüsüne tıklandıktan sonra açılan ekranda Yeni Değerlendirme Metodu butonu tıklanır.
Yeni Değerlendirme Metodu penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Tanımlanan Değerlendirme Metodunun Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Açıklama: Tanımlanan Değerlendirme Metodunun varsa Açıklama bilgisinin girildiği alandır.
Veri Girişi Yapılmamış: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde Karne ekranında (klasik görünüm, liste görünümü vb.) ilgili göstergeye veri girişi yapılmadığı için hesaplama yapılamadığını belirten alandır.
Değer Yok: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde bir gösterge için veri giriş ekranında Değer Yok seçeneği işaretlendiyse, karne ekranında (klasik görünüm, liste görünümü vb.) ilgili göstergede değer yok seçildiği için hesaplama yapılamadığını belirten alandır.
Hedef Girilmemiş: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde bir gösterge için veri giriş ekranında varsayılan hedef değeri girilmediyse, karne ekranında (klasik görünüm, liste görünümü vb.) ilgili göstergede varsayılan hedef serisi değeri girilmediği için hesaplama yapılamadığını belirten alandır.
Hatalı Aralık Verisi: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde bir göstergenin değerlendirme yönteminde hangi aralığa düşeceğini (Örn: İyi, Orta, Kötü vb.) belirlemede kullanılan limit değerlerinin oluşmaması durumunda karne ekranında (klasik görünüm, liste görünümü vb) bu durumu belirtmek için kullanılan alandır.
Değerlendirme Yöntemi İkonu: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde oluşturulan değerlendirme yöntemine ait alandır. Performans Yönetimi’nde seçilebilir alanlar kısmında seçildiği takdirde rapora yansır.
Artan Trend (Dosya Seç): İki Dönem arasında gösterge değerlerinde Tren Serisinde seçilen Seri için artış olduğu durumda görüntülenmesi istenilen görselin eklendiği butondur.
Düşüş Trendi (Dosya Seç): İki Dönem arasında gösterge değerlerinde Tren Serisinde seçilen Seri için Düşüş olduğu durumda görüntülenmesi istenilen görselin eklendiği butondur
Yatay Trend (Dosya Seç): İki Dönem arasında gösterge değerlerinde Tren Serisinde seçilen Seri için Yatay olduğu durumda görüntülenmesi istenilen görselin eklendiği butondur
Trend Serisi: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde göstergenin bir serisinin bir önceki dönem ile kıyaslanması mümkündür. Hangi serinin kıyaslanacağı bu alandan belirlenir. Kıyaslama sonucu bir önceki döneme göre trendin artması, azalması, yatay kalması durumunda ise Artan Trend, Düşüş Trendi, Yatay Trend alanlarda belirlenen alanlar Performans
Raporu’nda kullanılabilir. Kullanılması için Performans Raporu’nda Seçilebilir Alanlarda Trend Okları bilgisinin seçilmesi gerekir.
Varsayılan Seri: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde göstergenin hangi serisinin Dönemsel Limit ve Aralıklarda limit/hedefle kıyaslanacağını belirleyen alandır. Aynı zamanda karne görünüm ekranlarında ve raporlarda Gerçekleşen alanında çıkmaktadır.
Varsayılan Hedef Seri: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde göstergenin hangi serisinin hedef serisi olduğunu belirleyen alandır. Karne görünüm ekranlarında ve raporlarda Hedef alanında çıkmaktadır.
Varsayılan Alarm Seri: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde göstergenin hangi serisinin alarm serisi olduğunu belirleyen alandır.
YTD Varsayılan Seri: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde Kümülatif değerlerin de takip edildiği durumlarda göstergenin hangi serisinin kümülatif gerçekleşen serisi olduğunu belirleyen alandır. Karne görünüm ekranlarında ve raporlarda YTD/YTD Değeri alanında çıkmaktadır
YTD Varsayılan Hedef Seri: Bu değerlendirme yöntemine ait gösterge bir karne eklendiğinde Kümülatif değerlerin de takip edildiği durumlarda göstergenin hangi serisinin Kümülatif hedef serisi olduğunu belirleyen alandır. Karne görünüm ekranlarında ve raporlarda YTD Hedef alanında çıkmaktadır.
Limitler Göster: Dönemsel Limit&Aralıkların tanımlandığı ekranda Limitlerin gösterilmesinin sağlandığı alandır.
Aralıkları Göster: Dönemsel Limit&Aralıkların tanımlandığı ekranda Aralıkların gösterilmesinin sağlandığı alandır.
Limitlerin Sembollerini Göster: Dönemsel Limit&Aralıkların tanımlandığı ekranda Limitlerin Sembollerinin gösterilmesinin sağlandığı alandır.
Aralık Skorlarını Göster: Dönemsel Limit&Aralıkların tanımlandığı ekranda Aralık Skorlarının gösterilmesinin sağlandığı alandır
YTD Limitlerini Göster: Kümülatif & Aralıkların tanımlandığı ekranda YTD Limitlerinin gösterilmesinin sağlandığı alandır.
YTD Aralıkları Göster: Kümülatif & Aralıkların tanımlandığı ekranda YTD Aralıklarının gösterilmesinin sağlandığı alandır.
YTD Limit Sembollerini Göster: Kümülatif & Aralıkların tanımlandığı ekranda YTD Limit Sembollerinin gösterilmesinin sağlandığı alandır.
YTD Aralık Skorlarını Göster: Kümülatif & Aralıkların tanımlandığı ekranda YTD Aralık Skorlarının gösterilmesinin sağlandığı alandır.
Yeni Değerlendirme Metodu penceresinde gerekli alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanarak Yeni Değerlendirme Metodu tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Değerlendirme Metotları ekranında Seriler butonu tıklanarak Tanımlanan Değerlendirme Metodunun Seriler ekranı açılır. Bir değerlendirme yöntemi içerisinde mutlaka seriler tanımlı olmalıdır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir Seri tanımlamak için kullanılan butondur.
:Dönemsel Limit&Aralıkları tanımlamak için kullanılan butondur. Dönemsel Limit&Aralıklar butonu tıklanarak aralık tanımlama sayfasına gelinir. Burada Yeni Aralık ve Limit Ekle butonları bulunmaktadır.
:YTD limit ve aralıkların düzenlenmesi için kullanılan butondur
Yeni bir Seri Tanımlamak için;
Butonu tıklanır.
Yeni Seri penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Tanımlanan Serinin Adı bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Sembol: Tanımlanan Serinin Sembol (Kod) bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Renk: Tanımlanan Serinin Grafiklerde hangi renkle gösterilecekse renk paletinden bu rengin seçilebildiği alandır.
Hazır/Özel Formüller: Tanımlanan Serinin eğer Seri bazında Hazır/Özel formül yazılacaksa bilgisinin girildiği alandır. Limit gibi seriler için hedefe bağlı yazılan formüllere örnek olarak şu verilebilir: VALUE (“this”,”HED”) 1.2 ya da VALUE (“this”,”HED”) 0.8
Formüllerde ondalık sayılarda ayraç olarak virgül yerine nokta kullanılmalıdır.
Grafik Sıra No: Tanımlanan Serinin Grafik Sıra No bilgisinin girildiği alandır.
Veri Giriş Sıra No: Tanımlanan Serinin Veri Giriş No bilgisinin girildiği alandır.
Grafikte Göster: Tanımlanan Serinin Grafikte gösterilip gösterilmeyeceği bilgisinin Aktif veya Pasif seçenekleri seçilerek belirlendiği alandır.
Grafik Gösterim Şekli: Tanımlanan Serinin Grafik Gösterim Şekli bilgisinin Bar veya Line grafik seçeneklerinde seçilebildiği alandır.
YTD grafiğinde göster: Tanımlanan Serinin YTD grafiğinde gösterilip gösterilmeyeceği bilgisinin Aktif veya Pasif seçeneklerinde seçilerek belirlendiği alandır.
YTD grafik Gösterim Şekli: Tanımlanan Serinin YTD grafik Gösterim Şekli bilgisinin Bar veya Line grafik seçeneklerinde seçilebildiği alandır.
Gizli: Tanımlanan Serinin grafikte gösterilip gösterilmeyeceği bilgisinin Aktif veya Pasif seçeneklerin seçilebildiği alandır.
Veri Girişinde Göster: Tanımlanan Serinin Veri Girişinde Gösterilip Gösterilmeyeceği bilgisinin Aktif veya Pasif seçeneklerinden seçilebildiği alandır. Seri eğer veri girişi sırasında gözüksün, kullanıcılar bu serinin o dönemki verisini girebilsin isteniyorsa bu seçenek Aktif edilir.
Kilitle: Tanımlanan Serinin veri girişinin kapatılması için kullanılan alandır.
Formülleri Yeniden Çalıştır: Seri Düzenle penceresinde Seri formüllerini tekrardan çalıştırmak, sonuçları hesaplatmak için kullanılan alandır.
Başlangıç/Bitiş Tarihi: Seri Düzenle penceresinde eğer seri formülleri tekrardan hesaplatılacaksa hangi tarih aralığı için hesaplatılacağı belirtildiği alandır.
Yeni Seri penceresinde gerekli alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanarak Yeni Seri tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Seri tanımlamaları yapıldıktan sonra sıradaki adım Dönemsel Limit&Aralıklar’ın tanımlamasıdır. Dönemsel Limit&Aralıklar butonu tıklanarak aralık tanımlama sayfasına gelinir. Burada Yeni Aralık ve Limit Ekle butonu bulunmaktadır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
:Yeni bir Aralık tanımlamak için kullanılan butondur.
:Yeni bir Limit tanımlamak için kullanılan butondur.
Aralıklar, değerlendirme yöntemlerinde değerlendirme sonuçlarını gösteren ve raporlarda belli renk ve imajlarla simgelenen tanımlardır. ( ör: İYİ – Gülen Surat ifadesi gibi )
Yeni bir Aralık tanımlamak için;
Butonu tıklanır.
Yeni Aralık penceresinde bulunan alanlar;
Adı: Tanımlanan Aralığın Adı bilgisinin girildiği alandır.
Puan: Tanımlanan Aralığın Sabit puan seçeneği seçildiğinde Puan bilgisinin girildiği zorunlu alandır. İlgili değerlendirmenin aralık sonucuna denk gelmesi sonucunda hesaplatılacak puan değeridir. Eğer sabit puan olacaksa ilgili puan değeri; eğer belli bir hesaplamaya göre gelecekse formül serisi seçilir.
Formül Serisi: Tanımlanan Aralığın Formüle Bağlı Puan seçeneği seçildiğinde Formül Serisi bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
YTD Formül Serisi: Tanımlanan Aralığın Formüle Bağlı Puan seçeneği seçildiğinde YTD Formül Serisi bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Aralık Ailesi: Tanımlanan Aralığın sistemde tanımlı olan Aralık Ailesi listesinde seçilebildiği zorunlu alandır.
Otomatik Aksiyon Kullanılsın: : Tanımlanan Aralıkta Otomatik Aksiyon Kullanılsın seçeneğinin Aktif veya Pasif seçeneklerinden seçilebildiği alandır. Eğer belirtilen dönem sayısı kadar, gösterge bu aralık içinde olursa otomatik olarak Aksiyon açılması istenirse bu seçimler yapılır ve ilgili dönem sayıları belirtilir.
Dönem Boyunca Veri Bu Aralıkta ise: Tanımlanan Aralığın Otomatik Aksiyon Kullanılsın seçeneği Aktif edilirse ilgili dönem sayılarının bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Otomatik DÖF Talebi Oluşturulsun: Tanımlanan Aralıkta Otomatik DÖF Kullanılsın seçeneğinin Aktif veya Pasif seçeneklerinden seçilebildiği alandır. Eğer belirtilen dönem sayısı kadar, gösterge bu aralık içinde olursa otomatik olarak DÖF açılması istenirse bu seçimler yapılır ve ilgili dönem sayıları belirtilir.
Dönem Boyunca Veri Bu Aralıkta ise: Tanımlanan Aralığın Otomatik DÖF Talebi Oluşturulsun seçeneği Aktif edilirse ilgili dönem sayılarının bilgisinin girildiği zorunlu alandır.
Renk: Tanımlanan Aralığın rengi Renk platinden seçilebildiği zorunlu alandır.
Görsel: Tanımlanan Aralığın Balanced Scorecard görünüm ekranlarında ve raporlarda görüntülenecek imaj dosyası bilgisayardan seçilerek yüklenir.
Üst/Alt Limit Aralık İçinde: Tanımlanan Aralığın Gösterge sonucun nasıl hesaplatılacağını
gösteren alandır. Ör: Eğer hedef değere ulaşması yetiyorsa Alt Limit aralık içinde, hedef değeri geçtikten sonra bu aralık içine girmesi isteniyorsa Üst Limit aralık içinde seçilir ( Artan metodu için )
Veri Girişinde açıklama zorunlu olsun mu? : Tanımlanan Aralığın Veri Girişinde açıklama zorunlu olsun mu bilgisinin Aktif veya Pasif olarak seçilebildiği alandır.
Yeni Aralık penceresinde gerekli alanlar doldurularak Kaydet butonu tıklanarak Yeni Aralık tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Bu şekilde tüm aralıklar tanımlanır. Aralık tanımlamaları yapıldıktan sonra son olarak yapılması gereken Limitlerin aralıklar arasına dağıtılmasıdır. Bu da Limit Ekle butonu ile yapılır.
Yeni Bir Limit Tanımlamak için;
Butonu tıklanır.
Limit Ekle penceresinden sistemde tanımlı olan Limit seçilerek Kaydet butonu tıklanarak Limit tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Kaydet butonu tıklanarak Aralık başarıyla kaydedilir.
Kümülatif Limit & Aralıklar Tanımlamak Seri tanımlamak gerekir.
Seri Adı Kümülatif Gerçekleşen tanımlamak;
Seri Adı Kümülatif Hedef tanımlamak;
Tanımlanan Seriler Artan(Seviye 2)>Seriler ekranında görüntülenir.
Kümülatif Limit&Aralıklar Tanımlamak;
Kümülatif Limit&Aralıklar butonu tıklanarak daha öncesinden tanımlanan ve YTD (Year to Date: Toplam Yıllık Değer, Kümülatif değer) puanların hesaplatılmasını sağlayan YTD Serilerinin (Limit) YTD aralıklara dağıtılması gerekmektedir. Dönemsel aralıklar tanımlandığı anda YTD Aralıklar da otomatik olarak tanımlandığı için sadece seri tanımlaması yapmak ve aralıkların arasına limitleri yerleştirmek yeterli olacaktır. Kümülatif Limit&Aralıklar butonu tıklanarak açılan ekranda Limit Ekle butonu bulunmaktadır.
Formülü için: ACC(“this”,”GER”) şeklinde formül kullanılmaktadır. “GER” Gerçekleşen serisinin sembolüdür. Hangi serinin kümülatifi istenirse o serinin sembolü yazılmalıdır.
Açılan ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Limit tanımlamak için kullanılan butondur.
Yeni Bir Limit Tanımlamak için;
Butonu tıklanır.
Limit Ekle penceresinden sistemde tanımlı olan Limit seçilerek Kaydet butonu tıklanarak Limit tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Artan (Seviye 2)>Birimler ekranında son olarak Kaydet butonu tıklanır.
4.1.10. Stratejik Planlama Parametreleri
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Stratejik Planlama/ Stratejik Planlama Parametreleri
Stratejik Planlama modülü için kullanıcının istek ve ihtiyaçlarına göre çeşitli ayarlamaların yapabildiği ve bunlara göre parametrelerin belirlendiği menüdür. Parametrelerde yapılan değişikler tüm QDMS kullanıcılarını kapsar.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Listede seçili olan parametre için düzeltme/ değişiklik/ güncelleme yapılır.
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.
: Veriler Excel’ e aktarılır.
Bir parametrede değişiklik yapılmak isteniyorsa, değişiklik yapılmak istenilen parametre seçilir.
(Değiştir) butonu tıklanır.
Açılan Parametreler ekranında parametre değeri değiştirilerek (Kaydet) butonu tıklanarak parametre kayıt güncelleme işlemi gerçekleştirilir.
Stratejik Planlama Modülü parametreleri menüsünde açılan parametrelerle ilgili parametre değerindeki değeri değiştirme, parametre aktif ve pasif etme gibi işlemler yapılır.
4.2.Stratejik Planlama/Entegre Yönetim Sistemi
4.2.1.Faaliyet Tanımlama
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Faaliyet Tanımlama
Her PP bazında bulunan faaliyetlerin tanımlandığı ekrandır. Genellikle üniversitelerde faaliyetler arasında kırılımlı bir yapı bulunabilmekte olup, genel kullanımda üst faaliyet alt faaliyet yapısı bulunmamaktadır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanır.
: Mevcut seçili kaydın tanım bilgileri üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Mevcut seçili kaydın silinmesini sağlar.
: Mevcut seçili kayıt için maliyet kalemi eklenmesini sağlar.
: Mevcut seçili faaliyetin maliyet kalemleriyle birlikte eğer onay kurgusu varsa, onaya gönderilebilmesini sağlar.
: Filtre sekmesindeki girilmiş / girilmemiş değerlere göre listeyi excel dosyasına aktarmaya yarar.
: Filtre sekmesinde girilen değerlere göre arama işlemi gerçekleştirilir.
Faaliyet Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar:
Üst Düzey: Eğer faaliyetler arası üst faaliyet, alt faaliyet ilişkisi kurulacaksa tanımlı üst faaliyetin seçileceği alandır. Bu durumda tanım yapılırken önce üst faaliyetleri tanımlamak daha doğru olacaktır. Eğer ilişki kurulmayacaksa boş bırakılmalıdır. (Genel uygulama)
Maliyet Yeri: Tanımlanan faaliyetten mali olarak sorumlu departmanla ilişkili masraf yerinin seçilmelidir.
İlgili Performans Hedefi: PP içerisinde faaliyetin bağlı olduğu PH seçilmelidir.
İlgili Stratejik Düzey: Üstteki alanda PH seçildiğinde, PH’nin bağlı olduğu ilgili Stratejik Hedef bilgisi bu alana otomatik gelecektir.
Faaliyet Kodu: PP hazırlanırken belirlenmiş olan faaliyet kodu yazılmalıdır. Türkçe karakter, “?”,”%”,”&”,”+” vb karakterler kullanılmamalıdır. Ayraç olarak “.” ya da “_” kullanılabilir.
Faaliyet Baş. Tar.: Bağlı olan PP döneminin başlangıç ve bitiş tarihlerinin içerisinde kalacak şekilde, başlangıç tarihi seçilir ya da yazılır.
Faaliyet Bit. Tar.: Bağlı olan PP döneminin başlangıç ve bitiş tarihlerinin içerisinde kalacak şekilde, bitiş tarihi seçilir ya da yazılır.
Destek Departmanları: PP içerisindeki tablolarda gözükmek üzere, faaliyete destekte bulunan departmanlar seçilebilir.
Faaliyet Aksiyonla Takip Edilecek mi: SP parametrelerinden 18 nolu parametre (Faaliyet Aksiyonla Takip Edilecek mi? seçeneği kullanılacak mı ?) “Evet” seçiliyse bu alan gözükür. Seçildiği taktirde faaliyet için masraf yeri sorumlusuna aksiyon atanır. Bunun için 2 nolu “Faaliyet Ana Aksiyon Kodu”, 3 nolu “Faaliyet Aksiyon Kalem Tipi” parametreleri doldurulmalıdır. Aksiyon kapandığında SP modülüne tekrar bir veri düşmemektedir.
Statü: Faaliyetin sisteme tanımlandığı tarih itibariyle güncel durumu seçilebilir.
- Ekranın sağ üst kısmında bulunan
geri butonuyla sayfada yeni girilen veriler kaydedilmeden geri çıkılabilir.
- Girilen veriler kaydedilmek isteniyorsa, Kaydet
butonuna basılır.
4.2.2.1.Maliyet Kalemi Ekleme
Faaliyetin içerisine daha önce tanımlanmış olan maliyet tiplerinde bütçe kalemi eklemek ve
eklenmişleri görüntüleyip işlem yapabilmek için “Maliyet Kalemi Ekle” butonuna basılır.
Açılan ekrandaki en alt satırda girilmiş bütün maliyet kalemlerinin toplam değerleri otomatik hesaplanarak gösterilmektedir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanabilir.
: Mevcut seçili kaydın bilgileri üzerinde değişiklik yapılabilir.
: Mevcut seçili kaydın silinebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: Filtre sekmesindeki girilmiş / girilmemiş değerlere göre listeyi excel dosyasına aktarılabilir.
İlgili dosya ile Faaliyet Özelinde Maliyet Tipine Göre Bütçe Listesi alınmış olur.
Maliyet Kalemi Ekleme/Düzenleme Ekranı
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar aşağıda
verilmiştir. Doldurma ya da güncelleme işlemi tamamlandığında kaydet butonuna basılır. Eğer
yapılan işlem kaydedilmeden çıkılmak isteniyorsa, geri butonuna basılarak bir önceki sayfaya dönülür.
Faaliyet Adı: İşlem yapılan faaliyetin adı otomatik olarak gelmektedir. Değiştirilememektedir. Alanın bulunmasının amacı bütçeleme yapılırken ilgili faaliyetin ne olduğunun gözden kaçırılmamasıdır.
Masraf Yeri: İşlem yapılan faaliyet tanımında seçilmiş olan maliyet/masraf yeri bilgisi otomatik olarak gelmektedir. Değiştirilememektedir. Alanın bulunmasının amacı bütçeleme yapılırken hangi masraf yerine bütçe kalemi girildiğinin gözden kaçırılmamasıdır.
Adı: Alttaki alanlarda seçilecek ekonomik koddan farklı bir şey yazılmayacağı taktirde boş bırakılmalıdır. Çünkü ekonomik kod seçilince bu alan, ekonomik kod tanımıyla aynı olacak şekilde otomatik dolacaktır.
Kurumsal Kod: Maliyet tabloları menüsünde oluşturulmuş olan kurumsal kod listesinden seçim yapılır.
Fonksiyonel Kod: Maliyet tabloları menüsünde oluşturulmuş olan fonksiyonel kod listesinden seçim yapılır.
Finansal Kod: Maliyet tabloları menüsünde oluşturulmuş olan finansal kod listesinden seçim yapılır.
Ekonomik Kod: Maliyet tabloları menüsünde oluşturulmuş olan ekonomik kod listesinden seçim yapılır. (Bütçe adını yansıtan koddur. Seçildiğinde maliyet kaleminin adı otomatik oluşacaktır.)
Açıklama: İlgili bütçe tanımıyla ilgili istenirse detaylı açıklama bilgileri yazılabilir.
Dönem: İşlem yapılan faaliyetin bağlı bulunduğu performans programında seçilmiş olan yıl bilgisi gözükür. Değiştirilememektedir. Alanın bulunmasının amacı bütçeleme yapılırken hangi döneme bütçe kalemi girildiğinin gözden kaçırılmamasıdır.
Bütçe Ödeneği: Mevcut öz kaynaklardan ayrılmış bütçe tutarı Türk Lirası cinsinden yazılır.
Yurt içi Kredi: İlgili bütçe için yurt içi finans kuruluşlarından alınmış kredi tutarı Türk Lirası cinsinden yazılır. (Olmak zorunda değildir.)
Yurt dışı Kredi: İlgili bütçe için yurt dışı finans kuruluşlarından alınmış kredi tutarı Türk Lirası cinsinden yazılır. (Olmak zorunda değildir.)
Döner Sermaye: İlgili bütçe için kurum/ firma içerisinde döner sermaye iradından ayrılmış olan tutar Türk Lirası cinsinden yazılır. (Olmak zorunda değildir.)
Toplam Maliyet: İlgili bütçe için bütçe ödeneği, yurt içi kredi, yurt dışı kredi ve döner sermaye kalemlerinde girilmiş olan tutarlar otomatik olarak toplanarak bu alanda gösterilir. İlgili faaliyet için bu ekonomik kodun toplam maliyetini göstermektedir.
4.2.2.2.Faaliyet Bütçe Onayı
Eğer sistem altyapı tanımları altındaki; alt modüle tanımlama, akış tanımlama ve rol tanımlama menülerinde onay kurgusu yapılmışsa (Kurgunun yapılışı Sistem Altyapı Modülü dokümanı
içerisinden incelenebilir) faaliyete girilmiş bütçe kalemleri butonu aracılığıyla önceden belirlenmiş kişi ya da kişilere onaya gönderilebilir. Butona basıldığında; açılan pencerede “Faaliyetleri onaya göndermek istediğinize emin misiniz?” sorusuna karşılık Tamam seçeneğine tıklandığında ilgili onaycılara onaya gidecektir.
Onaycının bekleyen işlerinde;
“Onaylanması Gereken Masraf Yeri Bütçeleri” adında bir görev oluşur. Kod sütunundaki linkli
koda tıklandığında açılan ekranda butonuyla seçili kayıt onaylanır.
butonuyla seçili kayıt reddedilebilir.
4.2.2.Genel Gider Tanımlama
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Genel Gider Tanımlama
Kurum/ firma içerisinde bütçelemede kullanılmak üzere genel giderlerin tanımlandığı ekrandır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanır.
: Mevcut seçili kaydın tanım bilgileri üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Mevcut seçili kaydın silinmesini sağlar.
: Mevcut seçili kayıt için maliyet kalemi eklenmesini sağlar.
: Filtre sekmesindeki girilmiş / girilmemiş değerlere göre listeyi excel dosyasına aktarmaya yarar.
: Filtre sekmesinde girilen değerlere göre arama işlemi gerçekleştirilir.
Genel Gider Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar:
Masraf Yeri: Tanımlanan faaliyetten mali olarak sorumlu departmanla ilişkili masraf yerinin seçilmelidir.
Üst Düzey: Eğer genel giderler arası üst genel gider, alt genel gider ilişkisi kurulacaksa tanımlı üst genel giderin seçileceği alandır. Bu durumda tanım yapılırken önce üst genel giderleri tanımlamak daha doğru olacaktır. Eğer ilişki kurulmayacaksa boş bırakılmalıdır.
Genel Gider Kodu: PP hazırlanırken belirlenmiş olan genel gider kodu yazılmalıdır. Türkçe karakter, “?”,”%”,”&”,”+” vb karakterler kullanılmamalıdır. Ayraç olarak “.” ya da “_” kullanılabilir.
Genel Gider Adı: Genel giderin tanımı yazılır.
Açıklama: Genel giderin varsa ve istenirse detaylı açıklaması yazılır.
4.2.2.1.Maliyet Kalemi Ekleme
Genel giderin içerisine daha önce tanımlanmış olan maliyet tiplerinde bütçe kalemi eklemek ve
eklenmişleri görüntüleyip işlem yapabilmek için “Maliyet Kalemi Ekle” butonuna basılır.
Açılan ekrandaki en alt satırda girilmiş bütün maliyet kalemlerinin toplam değerleri otomatik hesaplanarak gösterilmektedir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanabilir.
: Mevcut seçili kaydın bilgileri üzerinde değişiklik yapılabilir.
: Mevcut seçili kaydın silinebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: Filtre sekmesindeki girilmiş / girilmemiş değerlere göre listeyi excel dosyasına aktarılabilir.
İlgili dosya ile Genel Gider Özelinde Maliyet Tipine Göre Bütçe Listesi alınmış olur.
Maliyet Kalemi Ekleme/Düzenleme Ekranı
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar aşağıda
verilmiştir. Doldurma ya da güncelleme işlemi tamamlandığında kaydet butonuna basılır. Eğer
yapılan işlem kaydedilmeden çıkılmak isteniyorsa, geri butonuna basılarak bir önceki sayfaya dönülür.
Genel Gider Adı: İşlem yapılan genel giderin adı otomatik olarak gelmektedir. Değiştirilememektedir. Alanın bulunmasının amacı bütçeleme yapılırken ilgili genel giderin ne olduğunun gözden kaçırılmamasıdır.
Masraf Yeri: İşlem yapılan faaliyet tanımında seçilmiş olan maliyet/masraf yeri bilgisi otomatik olarak gelmektedir. Değiştirilememektedir. Alanın bulunmasının amacı bütçeleme yapılırken hangi masraf yerine bütçe kalemi girildiğinin gözden kaçırılmamasıdır.
Bütçe Adı: Alttaki alanlarda seçilecek ekonomik koddan farklı bir şey yazılmayacağı taktirde boş bırakılmalıdır. Çünkü ekonomik kod seçilince bu alan, ekonomik kod tanımıyla aynı olacak şekilde otomatik dolacaktır.
Kurumsal Kod: Maliyet tabloları menüsünde oluşturulmuş olan kurumsal kod listesinden seçim yapılır.
Fonksiyonel Kod: Maliyet tabloları menüsünde oluşturulmuş olan fonksiyonel kod listesinden seçim yapılır.
Finansal Kod: Maliyet tabloları menüsünde oluşturulmuş olan finansal kod listesinden seçim yapılır.
Ekonomik Kod: Maliyet tabloları menüsünde oluşturulmuş olan ekonomik kod listesinden seçim yapılır. (Bütçe adını yansıtan koddur. Seçildiğinde maliyet kaleminin adı otomatik oluşacaktır.)
Açıklama: İlgili bütçe tanımıyla ilgili istenirse detaylı açıklama bilgileri yazılabilir.
Dönem: İşlem yapılan genel giderin bağlı bulunduğu performans programında seçilmiş olan yıl bilgisi gözükür. Değiştirilememektedir. Alanın bulunmasının amacı bütçeleme yapılırken hangi döneme bütçe kalemi girildiğinin gözden kaçırılmamasıdır.
Bütçe Ödeneği: Mevcut öz kaynaklardan ayrılmış bütçe tutarı Türk Lirası cinsinden yazılır.
Yurt içi Kredi: İlgili bütçe için yurt içi finans kuruluşlarından alınmış kredi tutarı Türk Lirası cinsinden yazılır. (Olmak zorunda değildir.)
Yurt dışı Kredi: İlgili bütçe için yurt dışı finans kuruluşlarından alınmış kredi tutarı Türk Lirası cinsinden yazılır. (Olmak zorunda değildir.)
Döner Sermaye: İlgili bütçe için kurum/ firma içerisinde döner sermaye iradından ayrılmış olan tutar Türk Lirası cinsinden yazılır. (Olmak zorunda değildir.)
Toplam Maliyet: İlgili bütçe için bütçe ödeneği, yurt içi kredi, yurt dışı kredi ve döner sermaye kalemlerinde girilmiş olan tutarlar otomatik olarak toplanarak bu alanda gösterilir. İlgili genel gider için bu ekonomik kodun toplam maliyetini göstermektedir.
4.2.3. Faaliyet Harcama Girişi
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Faaliyet Harcama Girişi
Bu ekranda ilgili faaliyetlere ait toplam bütçe, harcanan bütçe, kalan bütçe ve Nakdi Gerçekleşme Yüzdesi bilgileri gözlemlenmektedir. Harcama girişi işlemleri bu menü aracılığıyla manuel yapılabildiği gibi kurumun/şirketin kullandığı başka bir muhasebe / bütçe programındaki verilerin uygunluğu ve entegrasyon şartlarının sağlanması halinde entegrasyonla da yapılabilir. Bu durumda bu ekranı kullanmaya gerek kalmadan, başka bir yazılımdan buraya veriler otomatik olarak düşecektir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni harcama girişi yapılabilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
Yeni harcama girişi yapmak için butona basıldığında ilgili faaliyette bulunan maliyet kalemleri açılır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni harcama girişi yapılabilir.
: Seçilmiş olan maliyet kalemine ait daha önceden yapılmış harcamalar varsa tarihçe olarak görülebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
Harcama girişi yapılmak istenen maliyet kalemi seçilip “Yeni Harcama Girişi” butonuna basılır.
Açılan ekranda hangi satırdaki bütçeden harcama yapılacaksa “Harcama” sütunu altında bulunan satırlardaki rakamlara mouse ile çift tıklandığında harcama tutarı girişi yapılabilmektedir. Harcama tutarı girildiğinde maliyet verisinden harcama tutarını sistem otomatik çıkararak, kalan kısmına yazmaktadır. İlgili ekranın en alt kısmında da her sütun için toplam tutarlar yer almaktadır. Bu ekranda işlemler bittiğinde en altta (kaydetmek için) “Değişiklikleri Kaydet” ve (vazgeçmek için) “Değişiklikleri İptal Et” seçeneklerinden istenilene tıklanır.
Not: Burada dikkat edilmesi gereken konu, eğer bir bütçe kaleminden daha önce harcama yapılmışsa, yani Harcama kısmı 0’dan (sıfırdan) farklıysa, ikinci yapılan harcamayı girerken eski harcamalarla birlikte kümülatif olan harcama toplamı yazılmalıdır.
Harcama tarihçesine bakılmak istenirse seçili maliyet kalemi üzerindeyken “Harcama Tarihçesi” butonuna basılır. Açılan pencerede Harcama sütunundaki pozitif değerler yapılan harcamaları, negatif değerler ise harcama iadelerini göstermektedir.
4.2.4.Genel Gider Harcama Girişi
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Genel Gider Harcama Girişi
Bu ekranda ilgili genel giderlere ait toplam bütçe, harcanan bütçe, kalan bütçe ve Nakdi Gerçekleşme Yüzdesi bilgileri gözlemlenmektedir. Harcama girişi işlemleri bu menü aracılığıyla manuel yapılabildiği gibi kurumun/şirketin kullandığı başka bir muhasebe / bütçe programındaki verilerin uygunluğu ve entegrasyon şartlarının sağlanması halinde entegrasyonla da yapılabilir. Bu
durumda bu ekranı kullanmaya gerek kalmadan, başka bir yazılımdan buraya veriler otomatik olarak düşecektir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni harcama girişi yapılabilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
Yeni harcama girişi yapılmak için butona basıldığında ilgili genel giderde bulunan maliyet kalemleri açılır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni harcama girişi yapılabilir.
: Seçilmiş olan maliyet kalemine ait daha önceden yapılmış harcamalar varsa tarihçe olarak görülebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
Harcama girişi yapılmak istenen maliyet kalemi seçilip “Yeni Harcama Girişi” butonuna basılır.
Açılan ekranda hangi satırdaki bütçeden harcama yapılacaksa “Harcama” sütunu altında bulunan satırlardaki rakamlara mouse ile çift tıklandığında harcama tutarı girişi yapılabilmektedir. Harcama tutarı girildiğinde maliyet verisinden harcama tutarını sistem otomatik çıkararak, kalan kısmına yazmaktadır. İlgili ekranın en alt kısmında da her sütun için toplam tutarlar yer almaktadır. Bu ekranda işlemler bittiğinde en altta (kaydetmek için) “Değişiklikleri Kaydet” ve (vazgeçmek için) “Değişiklikleri İptal Et” seçeneklerinden istenilene tıklanır.
Not: Burada dikkat edilmesi gereken konu, eğer bir bütçe kaleminden daha önce harcama yapılmışsa, yani Harcama kısmı 0’dan (sıfırdan) farklıysa, ikinci yapılan harcamayı girerken eski harcamalarla birlikte kümülatif olan harcama toplamı yazılmalıdır.
Harcama tarihçesine bakılmak istenirse seçili maliyet kalemi üzerindeyken “Harcama Tarihçesi” butonuna basılır. Açılan pencerede Harcama sütunundaki pozitif değerler yapılan harcamaları, negatif değerler ise harcama iadelerini göstermektedir.
4.2.5 Gelir Kalemi Tanımlama
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Gelir Kalemi Tanımlama
Kurum/ firma içerisinde bütçelemede kullanılmak üzere gelir kalemlerinin tanımlandığı ekrandır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanır.
: Mevcut seçili kaydın tanım bilgileri üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Mevcut seçili kaydın silinmesini sağlar.
: Filtre sekmesinde girilen değerlere göre arama işlemi gerçekleştirilir.
Gelir Kalemi Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar:
Üst Düzey: Eğer gelir kalemleri arası üst gelir, alt gelir ilişkisi kurulacaksa tanımlı üst gelirin seçileceği alandır. Bu durumda tanım yapılırken önce üst gelirleri tanımlamak daha doğru olacaktır. Eğer ilişki kurulmayacaksa boş bırakılmalıdır.
Gelir Kalemi Kodu: PP hazırlanırken belirlenmiş olan gelir kodu yazılmalıdır. Türkçe karakter, “?”,”%”,”&”,”+” vb karakterler kullanılmamalıdır. Ayraç olarak “.” ya da “_” kullanılabilir.
Gelir Kalemi Adı: Gelir kaleminin tanımı yazılır.
Tutar: Gelir kaleminin tutarı Türk Lirası cinsinden yazılır.
4.2.6.Bütçe Revizyonu İşlemleri
4.2.6.1.Ödenek Transferi
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Revizyonu İşlemleri/ Ödenek Transferi
Dönem içerisinde bir faaliyeti ya da genel gider kaleminin herhangi bir maliyet kalemindeki bütçesi ihtiyaca göre eksik kalırsa, ihtiyaç fazlası olan başka bir gider ya da faaliyetten ödenek transferi yapılabilir.
Ödenek transferi işlemleri bu menü aracılığıyla manuel yapılabildiği gibi kurumun/şirketin kullandığı başka bir muhasebe / bütçe programındaki verilerin uygunluğu ve entegrasyon şartlarının sağlanması halinde entegrasyonla da yapılabilir. Bu durumda bu ekranı kullanmaya gerek kalmadan, başka bir yazılımdan buraya veriler otomatik olarak düşecektir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni ödenek transferi yapılabilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: Filtre sekmesindeki girilmiş / girilmemiş değerlere göre listeyi excel dosyasına aktarılabilir.
İlgili dosya ile Ödenek Transferi Raporu alınmış olur.
Yeni ödenek transferi yapmak için butona basıldığında ilgili faaliyette bulunan maliyet kalemleri açılır.
Aktaran Ödenek Tipi: Kaynak ödenek tipi için faaliyet ya da genel giderden birisi seçilir. (Ödenek aktaran ve aktarılan tip aynı olmak zorunda değildir.)
Aktaran Ödenek: İhtiyaç fazlası olan kaynak genel gider ya da faaliyet seçilir.
Aktaran Bütçe: İlgili ödenekteki bütçenin aktarılacağı kaynak maliyet kalemi seçilir.
Aktarılan Ödenek Tipi: Aktarılacak hedef olan ödenek tipi için faaliyet ya da genel giderden birisi seçilir. (Ödenek aktaran ve aktarılan tip aynı olmak zorunda değildir.)
Aktarılan Ödenek: Bütçenin aktarılacağı ihtiyaç sahibi olan hedef genel gider ya da faaliyet seçilir.
Aktarılan Bütçe: İlgili ödenekteki bütçenin aktarılacağı hedef maliyet kalemi seçilir.
Aktarılacak Tutar: Aktarılmak istenen tutar Türk Lirası olarak girilir.
Referans No: Aktarma işlemi bazında verilecek koddur. Genellikle kurumlarda ödenek transferi kararının alındığı üst yazı numarası ya da onayın alındığı farklı bir yazılımdaki kayıt numarası gibi numaralar yazılır. Böyle bir numara yoksa bu kısımda ilk defa da türetilebilir.
Açıklama: İşlemin detayıyla ilgili açıklama yazılabilir.
Üstteki alanlar doldurulduktan sonra sol tarafta yer alan Aktaran Tablosundan bütçe aktaracak kalem seçilir, sağ tarafta yer alan Aktarılan Tablosundan da bütçenin aktarılacağı
kalem seçilir. Sonrasında sağ üstte bulunan kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanır.
4.2.6.2.Ek Ödenek
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Revizyonu İşlemleri/ Ek Ödenek
Dönem içerisinde bir faaliyeti ya da genel gider kaleminin herhangi bir maliyet kalemindeki bütçesi ihtiyaca göre eksik kalırsa, başka bir bütçeden aktarım yerine yeni bir bütçe ilavesi de yapılabilir.
Ek ödenek işlemleri bu menü aracılığıyla manuel yapılabildiği gibi kurumun/şirketin kullandığı başka bir muhasebe / bütçe programındaki verilerin uygunluğu ve entegrasyon şartlarının sağlanması halinde entegrasyonla da yapılabilir. Bu durumda bu ekranı kullanmaya gerek kalmadan, başka bir yazılımdan buraya veriler otomatik olarak düşecektir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni ek ödenek girişi yapılabilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: Filtre sekmesindeki girilmiş / girilmemiş değerlere göre listeyi excel dosyasına aktarılabilir.
İlgili dosya ile Ek ödenek Transferi Raporu alınmış olur.
Yeni bir ek ödenek tanımlamak için butona basıldığında aşağıdaki ekran açılır.
Ek Ödenek Bütçe Türü: Ödenek ilavesi yapılacak tip için faaliyet ya da genel giderden birisi seçilir.
İlgili Faaliyet (Genel Gider): Bütçenin aktarılacağı ihtiyaç sahibi olan hedef genel gider ya da faaliyet seçilir.
İlgili Bütçe: İlgili ödenekteki bütçenin ekleneceği hedef maliyet kalemi seçilir.
Ek Bütçe Tutarı: Aktarılmak istenen tutar Türk Lirası olarak girilir.
Referans No: Ek ödenek işlemi bazında verilecek koddur. Genellikle kurumlarda ödenek transferi kararının alındığı üst yazı numarası ya da onayın alındığı farklı bir yazılımdaki kayıt numarası gibi numaralar yazılır. Böyle bir numara yoksa bu kısımda ilk defa da türetilebilir.
Açıklama: İşlemin detayıyla ilgili açıklama yazılabilir.
Üstteki alanlar doldurulduktan sonra orta kısımda yer alan aktarım tablosundan bütçe
eklenecek kalem seçilir. Sonrasında sağ üstte bulunan kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanır.
4.2.7. Gösterge Oluşturma
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Gösterge Oluşturma
SP modülünün performans göstergeleri kısmının kurgulanabilmesi için önemli bir işlemdir.
: Yeni kayıt tanımlanır.
: Mevcut seçili kaydın tanım bilgileri üzerinde değişiklik yapmayı sağlar.
: Mevcut seçili kaydın silinmesini sağlar.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapmaya yarar.
: Filtre sekmesindeki girilmiş / girilmemiş değerlere göre listeyi excel dosyasına aktarmaya yarar.
Yeni Kayıt/Düzenleme Ekranında;
Masraf Yeri: İlgili göstergelerden sorumlu masraf yeri seçilir.
İlişkili Faaliyet: PP içerisinde, oluşturulacak göstergelerin bağlı olduğu faaliyet seçilir.
Hedef Tipi: Performans Hedefi ya da Stratejik Hedef seçimidir.
Hedef: Stratejik hedefe bağlı olan Performans hedefi seçilir.
Gösterge Seç: Öncesinde Ensemble BSC içerisinde element olarak tanımlanmış olan göstergeler arasından seçim yapılır.
Raporlama Sıklığı: İlgili gösterge için pp’ye yazılan raporlama sıklığı yazılır
Açıklama: Göstergenin detaylı açıklaması girilebilir.
Bilgiler girildikten sonra Kaydet butonuyla kaydedilir.
4.2.8.Gösterge Veri Girişi
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Gösterge Veri Girişi
Bu menüye girildiğinde ölçüm yeri seçimi yapılarak + butonuna basılır ve veri giriş ekraı açılır.
Sonrasında istenen veriler girilebilir.
4.2.9.Değerlendirmeler
4.2.9.1.Stratejik Hedef Değerlendirme
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Değerlendirmeler/ Stratejik Hedef Değerlendirme
Kurumlardaki dokümante edilmiş 5 yıllık SP ve 1 yıllık PP içerisinde yer alan Hedef Kartlarının içerisindeki verilerin bir kısmının doldurulduğu menüdür.
Ekrandaki butonlar yardımıyla;
: (Değerlendirme Girişi) Mevcut seçili stratejik düzey için değerlendirme ekranını açar. Bu buton sadece düzey grubu tanımlama ekranındaki varsayılan seçili olan düzey tipindeki düzeylerin üzerine gelindiğinde gözükür.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapmaya yarar.
Değerlendirme girişi butonuna basıldığında açılan ekranda, değerlendirmenin yapılacağı alanları barındıran “Değerlendirme” sekmesi, ilişkili göstergeleri ve hedefe etkisini gösteren “Performans Göstergeleri” sekmesi ve faaliyet görevleri özelliği kullanılıyorsa atanmış olan görevleri gösteren “Faaliyet” sekmesi bulunmaktadır. Bu son 2 sekme görüntüleme amaçlı olup, bu ekran üzerinden değişiklik işlemi yapılmamaktadır.
4.2.9.2.Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Değerlendirmeler/ Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler
Kurumlardaki dokümante edilmiş 5 yıllık SP ve 1 yıllık PP içerisinde yer alan performans göstergelerini izleme kapsamında, İlgililik, Etkililik, Etkinlik, Sürdürülebilirlik gibi değerlendirme sonuçları yazılır.
Ekrandaki butonlar yardımıyla;
: (Değerlendirme Girişi) Mevcut seçili performans göstergesi için değerlendirme ekranını açar.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapmaya yarar.
: Mevcut seçili performans göstergesinin tanım bilgilerini gösterir
4.2.10 Raporlar
4.2.10.1.Bütçe Raporları
4.2.10.1.1.Analitik Bütçe Tablosu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Analitik Bütçe Tablosu
Maliyet tablolarında yer alan bütçe kodlarına göre eklenen, düşülen vb bütçe hareketlerinin de görülebileceği bir rapordur.
4.2.10.1.2.Birim Analitik Bütçe Tablosu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Birim Analitik Bütçe
Tablosu
Maliyet tablolarında yer alan kurumsal kodlara göre eklenen, düşülen vb bütçe hareketlerinin de görülebileceği bir rapordur.
4.2.10.1.3.Bütçe İzleme Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Bütçe İzleme Raporu
Faaliyetlere göre bütçenin güncel durumunun listelendiği rapordur.
4.2.10.1.4.Stratejik Plan Düzeyinde Bütçe İzleme
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Stratejik Plan Düzeyinde Bütçe İzleme
Stratejik plan içerisinde yer alan alan, amaç, hedef gibi düzeylerin toplam bütçesini ve bütçe gerçekleşme düzeyini gösteren rapordur.
4.2.10.1.5.Stratejik Plan Düzeyinde Çok Yıllı Bütçe İzleme
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Stratejik Plan Düzeyinde Çok Yıllı Bütçe İzleme
Stratejik plan içerisinde yer alan alan, amaç, hedef gibi düzeylerin yıllara sari toplam bütçelerini gösteren rapordur.
4.2.10.1.6.Stratejik Plan Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Stratejik Plan Raporu
SP içerisinde yer alan bütün düzeyleri kırılımlı bir şekilde listeleyen ve Word dosyası olarak rapor veren menüdür.
Sağ üstte bulunan Rapor butonuna basıldığında aşağıdaki gibi bir çıktı vermektedir:
4.2.10.1.7.Entegrasyon Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Entegrasyon Raporu
Ödenek kodlarına göre maliyetlerin başka bir yazılımdan entegrasyonla aktarılma işlemi mevcutsa, bu listeden gelen bilgiler listelenmektedir.
4.2.10.1.8.Yatırım Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Yatırım Raporu
Faaliyetlere bağlı girilmiş olan bütçeler üzerinden harcama yapıldıkça, bu rapora faaliyet yatırım bilgileri olarak veri yansımaktadır. Faaliyet bazında bütçe gerçekleşmesini gösteren rapordur.
4.2.10.1.9.Gider Bütçe Fişi
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Gider Bütçe Fişi
Masraf yeri bazında faaliyet ve giderlerin bütçe değerlerini gösteren bir menüdür. Masraf yeri
seçimi yapıldıktan sonra, sağ üstte bulunan Rapor butonuna basıldığında aşağıdaki gibi bir çıktı vermektedir:
4.2.10.1.10.Birim Performans Hedef Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Birim Performans Hedef Raporu
Masraf yeri bazında faaliyet ve giderlerin bütçe değerlerini gösteren bir menüdür. Rapora giren kullanıcı (personel tanımlama ekranındaki) sadece bağlı olduğu masraf yerinin raporunu çekebilir.
Modül yöneticisi tüm masraf yerlerini ayrı ayrı çekebilir. Sağ üstte bulunan Rapor butonuna basıldığında aşağıdaki 5.11.1 de yer alan İdare Performans Raporunun seçilen birim bazında halini vermektedir.
4.2.10.1.11.Birim Ekonomik Kod Bütçe Tablosu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Bütçe Raporları/ Birim Ekonomik Kod Bütçe Tablosu
Masraf yeri bazında faaliyet ve giderlerin ekonomik kod bazında bütçe değerlerini gösteren bir menüdür. Rapora giren kullanıcı (personel tanımlama ekranındaki) sadece bağlı olduğu masraf yerinin raporunu çekebilir. Modül yöneticisi tüm masraf yerlerini ayrı ayrı çekebilir. Sağ üstte
bulunan Rapor butonuna basıldığında aşağıdaki gibi bir çıktı vermektedir:
4.2.10.2.Gösterge Raporları
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Gösterge Raporu
4.2.10.2.1.Gösterge Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Gösterge Raporları/ Gösterge Raporu
Üst kısımda seçili PP içerisinde ilişkili olan performans göstergelerinin filtre kısmında seçili olan tarih itibariyle gerçekleşen değerlerinin hedefle kıyaslamalarının görüleceği rapordur.
: Mevcut seçili performans göstergesinin tanım bilgilerini gösterir
4.2.10.2.2.Gösterge Durum Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama / Gösterge Raporları / Gösterge Durum Raporu
Üst kısımda seçili PP içerisinde ilişkili olan performans göstergelerinin filtre kısmında seçili olan tarih ve masraf yeri itibariyle hedef, gerçekleşen değerlerinin görülebileceği bir rapordur.
Rapora giren kullanıcı (personel tanımlama ekranındaki) sadece bağlı olduğu masraf yerinin raporunu çekebilir. Modül yöneticisi tüm masraf yerleri için ayrı ayrı veri çekebilir.
4.2.11.Hazırlanması Gereken Tablolar
Stratejik Plan ve Performans Programı hazırlanırken, kurumlar www.sp.gov.tr üzerindeki rehberleri kullanmaktadır. Bu rehberlerde hazırlanması istenen çeşitli tablolar mevcuttur. Bu rehberlerden alınan bilgilere göre kurum tipine göre tablo listeleri aşağıda verilmiştir.
Aşağıdaki tabloda, SP ve PP’ler için hazırlanan tabloların kurum tipine göre numaralandırması ve QDMS’in hangi menüsü üzerinden temin edilebileceği belirtilmiştir.
STRATEJİK PLAN TABLO NO
| PERFORMANS | KAMU | KAMU | İLGİLİ | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ADI | PROGRAMI | ÜNİVERSİTE | BELEDİYE | SERMAYELİ | QDMS | ||
| İDARESİ | |||||||
| TABLO NO | İŞLETMESİ | MENÜLERİ | |||||
| İDARE | |||||||
| PERFORMANS | TABLO 1 | PERFORMA | |||||
| HEDEFİ | YOK | YOK | YOK | YOK | NS | ||
| (TABLO 16) | |||||||
| TABLOSU | PROGRAMI | ||||||
| RAPORU | |||||||
| İDARE | |||||||
| FAALİYET PROJE | TABLO 2 | PERFORMA | |||||
| MALİYETLERİ | YOK | YOK | YOK | YOK | NS | ||
| (TABLO 17) | |||||||
| TABLOSU | PROGRAMI | ||||||
| RAPORU | |||||||
| İDARE | |||||||
| İDARE | TABLO 3 | PERFORMA | |||||
| PERFORMANS | YOK | YOK | YOK | YOK | NS | ||
| (TABLO 23) | |||||||
| TABLOSU | PROGRAMI | ||||||
| RAPORU | |||||||
| TOPLAM | İDARE | ||||||
| PERFORMA | |||||||
| KAYNAK | TABLO 4 | ||||||
| YOK | YOK | YOK | YOK | NS | |||
| İHTİYAÇ | (TABLO 24) | ||||||
| PROGRAMI | |||||||
| TABLOSU | |||||||
| RAPORU | |||||||
| FAALİYETLERDE | İDARE | ||||||
| N SORUMLU | TABLO 5 | PERFORMA | |||||
| HARCAMA | YOK | YOK | YOK | YOK | NS | ||
| (TABLO 25) | |||||||
| BİRİMLERİNE | PROGRAMI | ||||||
| İLİŞKİN TABLO | RAPORU | ||||||
| İDARE | |||||||
| PERFORMA | |||||||
| NS | |||||||
| PROGRAMI | |||||||
| RAPORU, SP | |||||||
| HEDEF KARTI | TABLO 14 | TABLO 15 | TABLO 18 | TABLO 14 | TABLO 19 | ÖZEL | |
| RAPORU, | |||||||
| STRATEJİK | |||||||
| PLAN | |||||||
| HAZIRLAM | |||||||
| A | |||||||
| EYLEM PLANI | YOK | TABLO 21 | TABLO 23 | YOK | YOK | SP ÖZEL | |
| ŞABLONU | RAPORLARI | ||||||
| STRATEJİK PLAN | SP ÖZEL | ||||||
| İZLEME | YOK | TABLO 23 | TABLO 25 | YOK | YOK | ||
| RAPORLARI | |||||||
| TABLOSU | |||||||
| STRATEJİK PLAN | SP ÖZEL | ||||||
| DEĞERLENDİRM | YOK | TABLO 24 | TABLO 26 | YOK | YOK | ||
| RAPORLARI | |||||||
| E TABLOSU | |||||||
| TAHMİNİ | |||||||
| FAALİYETL | |||||||
| TAHMİNİ | ER, | ||||||
| YOK | TABLO 19 | TABLO 22 | TABLO 17 | TABLO 23 | STRATEJİK | ||
| MALİYETLER | |||||||
| PLAN | |||||||
| HAZIRLAM | |||||||
| A |
| İZLEME RAPORU | YOK | YOK | YOK | YOK | YOK | SP ÖZEL | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| RAPORLARI | |||||||
| PERFORMANS | İDARE | ||||||
| SONUÇLARI | YOK | YOK | YOK | YOK | YOK | FAALİYET | |
| TABLOSU | RAPORU | ||||||
| GENEL | İDARE | ||||||
| FAALİYET | YOK | YOK | YOK | YOK | YOK | FAALİYET | |
| RAPORU | RAPORU | ||||||
| BİRİM BAZINDA | BİRİM | ||||||
| PERFORMANS | |||||||
| YOK | YOK | YOK | YOK | YOK | FAALİYET | ||
| SONUÇLARI | |||||||
| RAPORU | |||||||
| TABLOSU | |||||||
| BİRİM BAZINDA | BİRİM | ||||||
| GENEL | |||||||
| YOK | YOK | YOK | YOK | YOK | FAALİYET | ||
| FAALİYET | |||||||
| RAPORU | |||||||
| RAPORU | |||||||
4.2.11.1.İdare Performans Programı Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Raporlar/ İdare Performans Programı Raporu
İlgili menü içerisinden PP’de yer alan Tablo1, Tablo2, Tablo3, Tablo4, Tablo5, Tablo14’ün girilmiş verilere göre kurum/şirket bazında tamamının otomatik Word formatında basılabilmesini sağlamaktadır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanabilir.
: Mevcut seçili kaydın bilgileri üzerinde değişiklik yapılabilir.
: Mevcut seçili kaydın silinebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: (Editör) Eğer tanım yapılırken manuel seçilmişse, bu buton ekran görünür ve QDMS içerisinde Word Editör açılmasını sağlayarak dokümanı hazırlamaya yarar. Açılan boş word dosyası içerisinde hazırlık yapıldıktan sonra Dosya sekmesine gidip, Kaydet butonuna basılmalı ve sonrasında tarayıcının geri butonuyla çıkılmalıdır.
(Rapor) : Alt kısımda oluşturulmuş raporlardan sadece seçili olanın çıktısını Word dosyası olarak verir.
(Toplu Rapor): Alt kısımda oluşturulmuş raporların tamamını tek Word dosyası olarak verir.
Bu işlem PP hazırlama esnasında kullanıcılara çok yardımcı olmaktadır.
Rapor Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar:
Üst Düzey: Eğer oluşturulan raporlar arası üst, alt ilişkisi kurulacaksa tanımlı üst raporun seçileceği alandır. Bu durumda tanım yapılırken önce üst faaliyetleri tanımlamak daha doğru olacaktır. Eğer ilişki kurulmayacaksa boş bırakılmalıdır. (Genel uygulama)
Tip: Alınmak istenen tablo seçilir.
Kod: Bu alanda Türkçe karakter, boşluk ve ?, !, + gibi karakterler kullanılmamalıdır. Tablolara T1, T2 vb kodlar verilebilir. Sistemsel kayıt için gereklidir. Kullanımda önemi yoktur.
Ad: Alınacak tablonun sistemde kayıtlı olması istenen adı girilir.
Alanlar doldurulduktan sonra sağ üstteki kaydet butonuyla rapor kaydedilmiş olur.
Rapor veya toplu rapor butonuyla alınmış örnek tablolar aşağıdaki gibidir:
TABLO 1
İDARE PERFORMANS HEDEFİ TABLOSU
| İdare Adı | Bimser Çözüm Yazılım ve Danışmanlık A.Ş. |
|---|---|
| Amaç | A.1 - KURUMSAL KAPASİTEYİ GELİŞTİRMEK |
| Hedef | - İnsan kaynaklarının etkinliğini ve verimliliğini geliştirmek |
| Performans Hedefi |
H.1.1.PH.1 - Çalışanların mesleki gelişimlerini sağlayarak, hizmet kalitesini yükseltmek
Çalışanların mesleki gelişimlerini sağlayarak, hizmet kalitesini yükseltmek amacıyla eğitimler düzenlenmesi, eğitim
Açıklama ihtiyaç analizinin oluşturulması, başarılı personelin ödüllendirilmesi ve çeşitli birimlere 696 sayılı KHK
kapsamında personele dayalı hizmet çalıştırılması desteği verilmesi benimsenmiştir
| Performans Göstergeleri | 2018 | 2019 | 2020 |
|---|
PG_1_1_1 - Hizmet İçi Eğitim Verilen
Personel Sayısı (Kişi/Yıl)
Açıklama :
PG_1_1_2 - İkramiye verilen personel
sayısı oranı(%)
Açıklama :
PG_1_1_3 - Desteğin tamamlanma
oranı(%)
Açıklama :
| Faaliyetler | Kaynak İhtiyacı | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bütçe | Bütçe Dışı | Toplam | ||||
| F.1.1.1.1 - Personel mesleki bilgilerinin | 50.000,00 | 00,00 | 50.000,00 | |||
| geliştirilmesine yönelik eğitimler düzenlemek | ||||||
| F.1.1.1.2 - Eğitim İhtiyaç Analizin yapılması | 115.000,00 | 00,00 | 115.000,00 | |||
| Genel Toplam | 165.000,00 | 00,00 | 165.000,00 | |||
TABLO 2
FAALİYET MALİYETLERİ TABLOSU
| İdare Adı | Bimser Çözüm Yazılım ve Danışmanlık A.Ş. | |
|---|---|---|
| Performans Hedefi | H.1.1.PH.1 - Çalışanların mesleki gelişimlerini | |
| sağlayarak, hizmet kalitesini yükseltmek | ||
| Faaliyet Adı | F.1.1.1.1 - Personel mesleki bilgilerinin | |
| geliştirilmesine yönelik eğitimler düzenlemek | ||
| Sorumlu Harcama Birimi | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |
| Ekonomik Kod ( 1.Düzey ) | 2020 | |
| 02 - SGK Devlet Primi Giderleri | 00,00 | |
| 03 - Mal ve Hizmet Alım Gideri | 50.000,00 | |
| 1 - PERSONEL GIDERLERI | 00,00 | |
| 2 - SOSYAL GÜVENLIK KURUMLARINA | 00,00 | |
| DEVLET PRIMI GIDERLERI | ||
| 3 - MAL VE HIZMET ALIM GIDERLERI | 00,00 | |
| 4 - FAIZ GIDERLERI | 00,00 | |
| Kaynak Bütçe Dışı |
|---|
5 - CARI TRANSFERLER
6 - SERMAYE GIDERLERI
7 - SERMAYE TRANSFERLERI
8 - BORÇ VERME
9 - YEDEK ÖDENEKLER
Toplam Bütçe Kaynak İhtiyacı
Döner Sermaye
Diğer Yurt İçi
Diğer Yurt Dışı
Toplam Bütçe Dışı Kaynak İhtiyacı
Toplam Kaynak İhtiyacı
00,00
00,00
00,00
00,00
00,00
50.000,00
00,00
00,00
00,00
00,00
50.000,00
TABLO 3
İDARE PERFORMANS TABLOSU
| İdare Adı | Bimser Çözüm Yazılım ve Danışmanlık A.Ş. | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bütçe içi | Bütçe Dışı | Toplam | ||||||||
| Faaliyetler | ||||||||||
| Performans Hedefi | TL | PAY | TL | PAY | TL | PAY | ||||
| % | % | % | ||||||||
| F.1.1.1.1 | ||||||||||
| Personel | ||||||||||
| mesleki | ||||||||||
| bilgilerinin | 50.000,00 | 23,26 | 00,00 | 00,00 | 50.000,00 | 16,39 | ||||
| geliştirilmesine | ||||||||||
| H.1.1.PH.1 Çalışanların mesleki gelişimlerini sağlayarak, hizmet | yönelik | |||||||||
| eğitimler | ||||||||||
| kalitesini yükseltmek | ||||||||||
| düzenlemek | ||||||||||
| F.1.1.1.2 | ||||||||||
| Eğitim İhtiyaç | 115.000,00 | 53,49 | 00,00 | 00,00 | 115.000,00 | 37,70 | ||||
| Analizin | ||||||||||
| yapılması | ||||||||||
| H.1.2.PH.1 Mali Kaynakları etkin bir şekilde yönetmek | - | - | - | - | - | - | - | |||
| Performans Hedefleri Maliyetleri Toplamı | 165.000,00 | 76,74 | 00,00 | 00,00 | 165.000,00 | 54,10 | ||||
| Genel Yönetim Giderleri | 50.000,00 | 23,26 | 90.000,00 | 100,00 | 140.000,00 | 45,90 | ||||
| Diğer İdarelere Transfer edilecek Kaynaklar toplamı | ||||||||||
| Genel Toplam | 215.000,00 | 100 | 90.000,00 | 100 | 305.000,00 | 100 | ||||
| Kaynak Bütçe Dışı |
|---|
TABLO 4
TOPLAM KAYNAK İHTİYACI TABLOSU
| İdare Adı | Bimser Çözüm Yazılım ve Danışmanlık A.Ş. | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Genel Yönetim | Diğer İdarelere | |||||
| Ekonomik Kod | Faaliyet Toplamı | Transfer Edilecek | Genel Toplam | |||
| Giderleri Toplamı | ||||||
| Kaynaklar Toplamı | ||||||
| 02-SGK Devlet Primi Giderleri | 00,00 | 50.000,00 | 50.000,00 | |||
| 03-Mal ve Hizmet Alım Gideri | 165.000,00 | 00,00 | 165.000,00 | |||
| Toplam Bütçe Kaynak İhtiyacı | 165.000,00 | 50.000,00 | 215.000,00 | |||
| Döner Sermaye | 00,00 | 25.000,00 | 25.000,00 | |
|---|---|---|---|---|
| Diğer Yurt İçi | 00,00 | 35.000,00 | 35.000,00 |
|---|
| Diğer Yurt Dışı | 00,00 | 30.000,00 | 30.000,00 |
|---|
| Toplam Bütçe Dışı Kaynak İhtiyacı | 00,00 | 90.000,00 | 90.000,00 |
|---|
| Toplam Kaynak İhtiyacı | 165.000,00 | 140.000,00 | 305.000,00 |
|---|
TABLO 5
FAALİYETLERDEN SORUMLU HARCAMA BİRİMLERİNE İLİŞKİN TABLO
| İdare Adı | Bimser Çözüm Yazılım ve Danışmanlık A.Ş. |
|---|---|
| Performans Hedefi | Faaliyetler | Sorumlu Birimler | |
|---|---|---|---|
| F.1.1.1.1 Personel mesleki | |||
| H.1.1.PH.1 Çalışanların mesleki | bilgilerinin geliştirilmesine yönelik | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |
| eğitimler düzenlemek | |||
| gelişimlerini sağlayarak, hizmet | |||
| kalitesini yükseltmek | |||
| F.1.1.1.2 Eğitim İhtiyaç Analizin | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | ||
| yapılması | |||
| H.1.2.PH.1 Mali Kaynakları etkin | - | - | |
| bir şekilde yönetmek | |||
TABLO 14
Hedef Kartı Şablonu
Amaç A.1 : KURUMSAL KAPASİTEYİ GELİŞTİRMEK
Hedef : İnsan kaynaklarının etkinliğini ve verimliliğini geliştirmek
| Performans | Hedefe | Planın | Planın | Planın 2. | Planın 3. | Planın 4. | Planın 5. | İzleme | Raporlama | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Başlangıç | ||||||||||
| Göstergeleri | Etkisi | 1. Yılı | Yılı | Yılı | Yılı | Yılı | Sıklığı | Sıklığı | ||
| Değeri | ||||||||||
| Sorumlu Birim | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |||||||||
| İş Birliği Yapılacak | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |||||||||
| Birim (ler) | ||||||||||
| . Hizmet içi eğitimlerin mesai saati içerisinde yapılması katılım oranını düşürmektedir. | ||||||||||
| Riskler | • Kurum dışı eğitimler maaliyet gerekçesi ile kurum tarafından katılımı uygun görülmemektedir. |
- 5393 sayılı Belediye Kanunun 49. maddesine geçen %10'luk sınırın yetersiz olması
. Personel mesleki bilgilerinin geliştirilmesine yönelik eğitimler düzenlemek
- Eğitim İhtiyaç Analizinin yapılması
- Başarılı personelin ikramiye ile ödüllendirilmesi
- Çeşitli Birimlere 696 sayılı KHK kapsamında Personele dayalı hizmet çalıştırılması desteği
verilmesi
| Maliyet Tahmini | 184.095.000,00 TL |
|---|
Örgütsel amaçlara ve verimli personel niteliklerine sahip personel çalıştırma
Tespitler
adına programların oluşturulmasını sağlamak.
• Eğitim ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması
İhtiyaçlar • Personelin performansını artırmaya yönelik yasal düzenlemelere göre hareket ederek
4.2.11.2.İdare Faaliyet Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Raporlar/ İdare Faaliyet Raporu
İlgili menü içerisinden PP’de yer alan Genel Faaliyet Raporu ve Performans Sonuçları Tablosunun girilmiş verilere göre kurum/şirket bazında tamamının otomatik basılabilmesini sağlamaktadır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanabilir.
: Mevcut seçili kaydın bilgileri üzerinde değişiklik yapılabilir.
: Mevcut seçili kaydın silinebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: (Editör) Eğer tanım yapılırken manuel seçilmişse, bu buton ekran görünür ve QDMS içerisinde Word Editör açılmasını sağlayarak dokümanı hazırlamaya yarar. Açılan boş word dosyası içerisinde hazırlık yapıldıktan sonra Dosya sekmesine gidip, Kaydet butonuna basılmalı ve sonrasında tarayıcının geri butonuyla çıkılmalıdır.
(Rapor) : Alt kısımda oluşturulmuş raporlardan sadece seçili olanın çıktısını verir. Genel faaliyet raporu için excel çıktısı, Performans Sonuçları Tablosu için Word çıktısı verir.
(Toplu Rapor): Alt kısımda oluşturulmuş raporlardan çıktı türü Word olanların tamamını tek Word dosyası olarak verir.
Rapor Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar:
Üst Düzey: Eğer oluşturulan raporlar arası üst, alt ilişkisi kurulacaksa tanımlı üst raporun seçileceği alandır. Bu durumda tanım yapılırken önce üst faaliyetleri tanımlamak daha doğru olacaktır. Eğer ilişki kurulmayacaksa boş bırakılmalıdır. (Genel uygulama)
Tip: Alınmak istenen tablo seçilir.
Kod: Bu alanda Türkçe karakter, Tablolara GFT1, PST1 vb kodlar önemi yoktur.
boşluk ve ?, !, + gibi karakterler kullanılmamalıdır. verilebilir. Sistemsel kayıt için gereklidir. Kullanımda
Ad: Alınacak tablonun sistemde kayıtlı olması istenen adı girilir.
Alanlar doldurulduktan sonra sağ üstteki kaydet butonuyla rapor kaydedilmiş olur.
Rapor veya toplu rapor butonuyla alınmış örnek tablolar aşağıdaki gibidir:
Genel Faaliyet Raporu Örneği
PERFORMANS SONUÇLARI DEĞERLENDİRMESİ
Tedarik Zinciri Direktörlüğü
| GÖSTERGE | ÖLÇÜ | ÖLÇÜM | Önceki | MEVCUT | SAPMA | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| KODU | Yıl | HEDEF | SONUÇ | ||||||
| ADI | BİRİMİ | PERİYODU | DURUM | NEDENİ | |||||
| Değeri | |||||||||
| Hizmet İçi | |||||||||
| Eğitim | |||||||||
| PG_1_1_1 | Verilen | Adet | Yıl | - | 10 | - | - | ||
| Personel | |||||||||
| Sayısı | |||||||||
| (Kişi/Yıl) | |||||||||
| İkramiye | |||||||||
| verilen | |||||||||
| PG_1_1_2 | personel | Yüzde | Yıl | - | NaN | - | - | ||
| sayısı | |||||||||
| oranı(%) | |||||||||
| Desteğin | |||||||||
| PG_1_1_3 | tamamlanma | Yüzde | Yıl | - | NaN | - | - | ||
| oranı(%) | |||||||||
| Tahsilatın | |||||||||
| PG_1_2_1 | Tahakkuka | Yüzde | Yıl | - | NaN | - | - | ||
| Oranı (%) | |||||||||
| Yayımlanan | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| rapor ve | |||||||||
| PG_1_2_2 | program | Adet | Yıl | - | NaN | - | - | ||
| sayısı | |||||||||
| (Adet/Yıl) |
4.2.11.3.Birim Faaliyet Raporu
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Raporlar/ Birim Faaliyet Raporu
İlgili menü içerisinden PP’de yer alan Genel Faaliyet Raporu ve Performans Sonuçları Tablosunun girilmiş verilere ve seçilecek Masraf (Maliyet) Yerine göre otomatik basılabilmesini sağlamaktadır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanabilir.
: Mevcut seçili kaydın bilgileri üzerinde değişiklik yapılabilir.
: Mevcut seçili kaydın silinebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: (Editör) Eğer tanım yapılırken manuel seçilmişse, bu buton ekran görünür ve QDMS içerisinde Word Editör açılmasını sağlayarak dokümanı hazırlamaya yarar. Açılan boş word dosyası içerisinde hazırlık yapıldıktan sonra Dosya sekmesine gidip, Kaydet butonuna basılmalı ve sonrasında tarayıcının geri butonuyla çıkılmalıdır.
(Rapor) : Alt kısımda oluşturulmuş raporlardan sadece seçili olanın çıktısını verir. Genel faaliyet raporu için excel çıktısı, Performans Sonuçları Tablosu için Word çıktısı verir.
(Toplu Rapor): Alt kısımda oluşturulmuş raporlardan çıktı türü Word olanların tamamını tek Word dosyası olarak verir.
Rapor Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar:
Üst Düzey: Eğer oluşturulan raporlar arası üst, alt ilişkisi kurulacaksa tanımlı üst raporun seçileceği alandır. Bu durumda tanım yapılırken önce üst faaliyetleri tanımlamak daha doğru olacaktır. Eğer ilişki kurulmayacaksa boş bırakılmalıdır. (Genel uygulama)
Tip: Alınmak istenen tablo seçilir.
Kod: Bu alanda Türkçe karakter, Tablolara GFT1, PST1 vb kodlar önemi yoktur.
boşluk ve ?, !, + gibi karakterler kullanılmamalıdır. verilebilir. Sistemsel kayıt için gereklidir. Kullanımda
Ad: Alınacak tablonun sistemde kayıtlı olması istenen adı girilir.
Maliyet Yeri: Raporun çekileceği masraf yeri seçilir. Rapora giren kullanıcı (personel tanımlama ekranındaki) sadece bağlı olduğu masraf yerinin raporunu çekebilir. Modül yöneticisi tüm masraf yerlerini ayrı ayrı çekebilir.
Alanlar doldurulduktan sonra sağ üstteki kaydet butonuyla rapor kaydedilmiş olur.
Rapor veya toplu rapor butonuyla alınmış örnek tablolar aşağıdaki gibidir:
Genel Faaliyet Raporu Örneği
PERFORMANS SONUÇLARI DEĞERLENDİRMESİ
Tedarik Zinciri Direktörlüğü
| GÖSTERGE | ÖLÇÜ | ÖLÇÜM | Önceki | MEVCUT | SAPMA | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| KODU | Yıl | HEDEF | SONUÇ | ||||||
| ADI | BİRİMİ | PERİYODU | DURUM | NEDENİ | |||||
| Değeri | |||||||||
| Hizmet İçi | |||||||||
| Eğitim | |||||||||
| PG_1_1_1 | Verilen | Adet | Yıl | - | 10 | - | - | ||
| Personel | |||||||||
| Sayısı | |||||||||
| (Kişi/Yıl) | |||||||||
| İkramiye | |||||||||
| verilen | |||||||||
| PG_1_1_2 | personel | Yüzde | Yıl | - | NaN | - | - | ||
| sayısı | |||||||||
| oranı(%) | |||||||||
| Desteğin | |||||||||
| PG_1_1_3 | tamamlanma | Yüzde | Yıl | - | NaN | - | - | ||
| oranı(%) | |||||||||
| Tahsilatın | |||||||||
| PG_1_2_1 | Tahakkuka | Yüzde | Yıl | - | NaN | - | - | ||
| Oranı (%) | |||||||||
| Yayımlanan | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| rapor ve | |||||||||
| PG_1_2_2 | program | Adet | Yıl | - | NaN | - | - | ||
| sayısı | |||||||||
| (Adet/Yıl) | |||||||||
4.2.11.4.SP Özel Raporları
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Raporlar/ SP Özel Raporları
İlgili menü içerisinden SP’de yer alan Tablo14, Tablo23, Tablo25, Tablo26 ve İzleme Raporu’nun girilmiş verilere göre kurum/şirket bazında tamamının otomatik Word formatında basılabilmesini sağlamaktadır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanabilir.
: Mevcut seçili kaydın bilgileri üzerinde değişiklik yapılabilir.
: Mevcut seçili kaydın silinebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: (Editör) Eğer tanım yapılırken manuel seçilmişse, bu buton ekran görünür ve QDMS içerisinde Word Editör açılmasını sağlayarak dokümanı hazırlamaya yarar. Açılan boş word
dosyası içerisinde hazırlık yapıldıktan sonra Dosya sekmesine gidip, Kaydet butonuna basılmalı ve sonrasında tarayıcının geri butonuyla çıkılmalıdır.
(Rapor) : Alt kısımda oluşturulmuş raporlardan sadece seçili olanın çıktısını Word dosyası olarak verir. İzleme raporu çıktısını Excel dosyası olarak verir
(Toplu Rapor): Alt kısımda oluşturulmuş Word tipindeki raporların tamamını tek Word dosyası olarak verir. Bu işlem PP hazırlama esnasında kullanıcılara çok yardımcı olmaktadır.
Rapor Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar:
Üst Düzey: Eğer oluşturulan raporlar arası üst, alt ilişkisi kurulacaksa tanımlı üst raporun seçileceği alandır. Bu durumda tanım yapılırken önce üst faaliyetleri tanımlamak daha doğru olacaktır. Eğer ilişki kurulmayacaksa boş bırakılmalıdır. (Genel uygulama)
Tip: Alınmak istenen tablo seçilir.
Kod: Bu alanda Türkçe karakter, boşluk ve ?, !, + gibi karakterler kullanılmamalıdır. Tablolara T1, T2 vb kodlar verilebilir. Sistemsel kayıt için gereklidir. Kullanımda önemi yoktur.
Ad: Alınacak tablonun sistemde kayıtlı olması istenen adı girilir.
Alanlar doldurulduktan sonra sağ üstteki kaydet butonuyla rapor kaydedilmiş olur.
Rapor veya toplu rapor butonuyla alınmış örnek tablolar aşağıdaki gibidir:
İzleme Raporu Örneği
TABLO 14
Hedef Kartı Şablonu
Amaç A.1 : KURUMSAL KAPASİTEYİ GELİŞTİRMEK
Hedef : İnsan kaynaklarının etkinliğini ve verimliliğini geliştirmek
| Performans | Hedefe | Planın | Planın | Planın 2. | Planın 3. | Planın 4. | Planın 5. | İzleme | Raporlama | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Başlangıç | ||||||||||
| Göstergeleri | Etkisi | 1. Yılı | Yılı | Yılı | Yılı | Yılı | Sıklığı | Sıklığı | ||
| Değeri | ||||||||||
| Sorumlu Birim | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |||||||||
| İş Birliği Yapılacak | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |||||||||
| Birim (ler) | ||||||||||
. Hizmet içi eğitimlerin mesai saati içerisinde yapılması katılım oranını düşürmektedir.
Riskler • Kurum dışı eğitimler maaliyet gerekçesi ile kurum tarafından katılımı uygun görülmemektedir.
• 5393 sayılı Belediye Kanunun 49. maddesine geçen %10'luk sınırın yetersiz olması
. Personel mesleki bilgilerinin geliştirilmesine yönelik eğitimler düzenlemek
- Eğitim İhtiyaç Analizinin yapılması
| Faaliyet ve Projeler | • Başarılı personelin ikramiye ile ödüllendirilmesi |
|---|
- Çeşitli Birimlere 696 sayılı KHK kapsamında Personele dayalı hizmet çalıştırılması desteği
verilmesi
| Maliyet Tahmini | 184.095.000,00 TL |
|---|
Örgütsel amaçlara ve verimli personel niteliklerine sahip personel çalıştırma
Tespitler
adına programların oluşturulmasını sağlamak.
• Eğitim ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması
İhtiyaçlar • Personelin performansını artırmaya yönelik yasal düzenlemelere göre hareket ederek motivasyonlarının arttırılmasını sağlamak
TABLO 23
Eylem Planı Şablonu
Amaç A.1 : KURUMSAL KAPASİTEYİ GELİŞTİRMEK
Hedef : İnsan kaynaklarının etkinliğini ve verimliliğini geliştirmek
| Performans | Planın | Planın 4. | Planın 5. | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hedefe Etkisi | Başlangıç | Planın 1. Yılı | Planın 2. Yılı | Planın 3. Yılı | ||||
| Göstergeleri | Yılı | Yılı | ||||||
| Değeri | ||||||||
| Hizmet İçi | ||||||||
| Eğitim Verilen | 35 | 7 | 10 | |||||
| Personel Sayısı | ||||||||
| (Kişi/Yıl) | ||||||||
| İkramiye | ||||||||
| verilen | ||||||||
| personel | 35 | 10 | ||||||
| sayısı | ||||||||
| oranı(%) | ||||||||
| Desteğin | ||||||||
| tamamlanma | 35 | 100 | ||||||
| oranı(%) | ||||||||
| Faaliyetin | Faaliyetin | |||||||
| Faaliyetler | Sorumlu Birim | İşbirliği Yapılacak Birim(ler) | Başlangıç | Bitiş | ||||
| Tarihi | Tarihi | |||||||
| F.1.1.1.1 : Personel mesleki bilgilerinin | Tedarik | |||||||
| Zinciri | 1.01.2020 | 31.12.2020 | ||||||
| geliştirilmesine yönelik eğitimler düzenlemek | ||||||||
| Direktörlüğü | ||||||||
| Tedarik | ||||||||
| F.1.1.1.2 : Eğitim İhtiyaç Analizin yapılması | Zinciri | 1.01.2020 | 31.12.2020 | |||||
| Direktörlüğü | ||||||||
| TABLO 25 | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Stratejik Plan İzleme Tablosu | |||||||
| Amaç | A.1 : KURUMSAL KAPASİTEYİ GELİŞTİRMEK | ||||||
| Hedef | H.1.2 : MALİ YÖNETİM YAPISI GÜÇLENDİRİLECEKTİR. | ||||||
| Hedef Performansı | 0 | ||||||
| Sorumlu Birim | |||||||
| İzleme Dönemindeki | İzleme | ||||||
| Hedefe Etkisi | Plan Başlangıç | Dönemindeki | Performans | ||||
| Performans Göstergesi | Yıl Sonu Hedeflenen | ||||||
| (%) | Değeri (A) | Gerçekleşme | (%) | ||||
| Değer (B) | |||||||
| Değeri (C) | |||||||
| Tahsilatın Tahakkuka Oranı (%) | 70 | 90 | |||||
| Açıklama | |||||||
| Yayımlanan rapor ve program | |||||||
| sayısı | 30 | 5 | |||||
| (Adet/Yıl) | |||||||
| Açıklama | |||||||
| TABLO 26 | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Stratejik Plan Değerlendirme Tablosu | ||||||
| Amaç | A.1 : KURUMSAL KAPASİTEYİ GELİŞTİRMEK | |||||
| Hedef | : İnsan kaynaklarının etkinliğini ve verimliliğini geliştirmek | |||||
| Hedef Performansı | 0 | |||||
| Hedefe İlişkin Sapmanın Nedeni | ||||||
| Hedefe İlişkin Alınacak Önlemler | ÖNLEM TEST | |||||
| Sorumlu Birim | ||||||
| İzleme Dönemindeki | İzleme | Performans | ||||
| Hedefe Etkisi | Plan Başlangıç | Dönemindeki | ||||
| Performans Göstergesi | Yıl Sonu Hedeflenen | (%)(C- | ||||
| (%) | Değeri (A) | Gerçekleşme | ||||
| Değer (B) | A)/(B-A) | |||||
| Değeri (C) | ||||||
| Hizmet İçi Eğitim Verilen | 35 | 7 | 10 | |||
| Personel Sayısı (Kişi/Yıl) | ||||||
| Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler | ||||||
| İlgililik | İLGİ TEST | |||||
| Etkililik | ETKİ TEST | |||||
| Etkinlik | ETKN TEST | |||||
| Sürdürülebilirlik | SÜRD TEST | |||||
| İzleme Dönemindeki | İzleme | Performans | ||||
| Hedefe Etkisi | Plan Başlangıç | Dönemindeki | ||||
| Performans Göstergesi | Yıl Sonu Hedeflenen | (%)(C- | ||||
| (%) | Değeri (A) | Gerçekleşme | ||||
| Değer (B) | A)/(B-A) | |||||
| Değeri (C) | ||||||
| İkramiye verilen personel | 35 | 10 | ||||
| sayısı oranı(%) | ||||||
Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler
İlgililik
Etkililik
Etkinlik
Sürdürülebilirlik
| İzleme Dönemindeki | İzleme | Performans | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hedefe Etkisi | Plan Başlangıç | Dönemindeki | ||||
| Performans Göstergesi | Yıl Sonu Hedeflenen | (%)(C- | ||||
| (%) | Değeri (A) | Gerçekleşme | ||||
| Değer (B) | A)/(B-A) | |||||
| Değeri (C) | ||||||
| Desteğin tamamlanma | 35 | 100 | ||||
| oranı(%) | ||||||
Performans Göstergelerine İlişkin Değerlendirmeler
İlgililik
Etkililik
Etkinlik
Sürdürülebilirlik
4.2.11.5.Tahmini Maliyetler
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Raporlar/ Tahmini Maliyetler
İlgili menü içerisinden SP’de yer alan Tahmini Maliyetler tablosunun alınmasını sağlar.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Maliyet girişi yapılır. Butona basıldığında aşağıdaki ekran açılır ve maliyet sütunundaki değerler kısmına Mouse ile çift tıklandığında değer yazma kısmı açılır ve tahmini maliyet yazılır.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
(Rapor) : Butona basıldığında girilmiş verilere göre Tablo 19 çıktısını Word dosyası olarak verir.
Rapor butonuyla alınmış örnek Tablo 19 aşağıdaki gibidir:
4.2.11.6.Stratejik Plan Hazırlama
Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Stratejik Planlama/ Raporlar/ Stratejik Plan Hazırlama
İlgili menü içerisinden SP’de yer alan Tablo14, Tablo17’nin girilmiş verilere göre kurum/şirket bazında tamamının otomatik Word formatında basılabilmesini sağlamaktadır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni kayıt tanımlanabilir.
: Mevcut seçili kaydın bilgileri üzerinde değişiklik yapılabilir.
: Mevcut seçili kaydın silinebilir.
: Filtrede belirlenmiş kriterlere göre arama yapılabilir.
: (Editör) Eğer tanım yapılırken manuel seçilmişse, bu buton ekran görünür ve QDMS içerisinde Word Editör açılmasını sağlayarak dokümanı hazırlamaya yarar. Açılan boş word dosyası içerisinde hazırlık yapıldıktan sonra Dosya sekmesine gidip, Kaydet butonuna basılmalı ve sonrasında tarayıcının geri butonuyla çıkılmalıdır.
(Rapor) : Alt kısımda oluşturulmuş raporlardan sadece seçili olanın çıktısını Word dosyası olarak verir.
(Toplu Rapor): Alt kısımda oluşturulmuş Word tipindeki raporların tamamını tek Word dosyası olarak verir. Bu işlem PP hazırlama esnasında kullanıcılara çok yardımcı olmaktadır.
Rapor Tanımlama / Düzenleme Ekranı:
Yeni kayıt ya da düzenle butonuna basıldığında açılan ekrandaki alanlar:
Üst Düzey: Eğer oluşturulan raporlar arası üst, alt ilişkisi kurulacaksa tanımlı üst raporun seçileceği alandır. Bu durumda tanım yapılırken önce üst faaliyetleri tanımlamak daha doğru olacaktır. Eğer ilişki kurulmayacaksa boş bırakılmalıdır. (Genel uygulama)
Tip: Alınmak istenen tablo seçilir.
Kod: Bu alanda Türkçe karakter, boşluk ve ?, !, + gibi karakterler kullanılmamalıdır. Tablolara T14, T17 vb kodlar verilebilir. Sistemsel kayıt için gereklidir. Kullanımda önemi yoktur.
Ad: Alınacak tablonun sistemde kayıtlı olması istenen adı girilir.
Alanlar doldurulduktan sonra sağ üstteki kaydet butonuyla rapor kaydedilmiş olur.
Rapor veya toplu rapor butonuyla alınmış örnek tablolar aşağıdaki gibidir:
TABLO 14
Hedef Kartı Şablonu
Amaç A.1 : KURUMSAL KAPASİTEYİ GELİŞTİRMEK
Hedef : İnsan kaynaklarının etkinliğini ve verimliliğini geliştirmek
| Performans | Hedefe | Planın | Planın | Planın 2. | Planın 3. | Planın 4. | Planın 5. | İzleme | Raporlama | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Başlangıç | ||||||||||
| Göstergeleri | Etkisi | 1. Yılı | Yılı | Yılı | Yılı | Yılı | Sıklığı | Sıklığı | ||
| Değeri | ||||||||||
| Sorumlu Birim | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |||||||||
| İş Birliği Yapılacak | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |||||||||
| Birim (ler) | ||||||||||
. Hizmet içi eğitimlerin mesai saati içerisinde yapılması katılım oranını düşürmektedir.
Riskler • Kurum dışı eğitimler maaliyet gerekçesi ile kurum tarafından katılımı uygun görülmemektedir.
• 5393 sayılı Belediye Kanunun 49. maddesine geçen %10'luk sınırın yetersiz olması
| Faaliyet ve Projeler | . Personel mesleki bilgilerinin geliştirilmesine yönelik eğitimler düzenlemek |
|---|
| • Eğitim İhtiyaç Analizinin yapılması | ||
|---|---|---|
| • Başarılı personelin ikramiye ile ödüllendirilmesi | ||
| • Çeşitli Birimlere 696 sayılı KHK kapsamında Personele dayalı hizmet çalıştırılması desteği | ||
| verilmesi | ||
| Maliyet Tahmini | 184.095.000,00 TL | |
| Tespitler | Örgütsel amaçlara ve verimli personel niteliklerine sahip personel çalıştırma | |
| adına programların oluşturulmasını sağlamak. | ||
| • Eğitim ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması | ||
| İhtiyaçlar | • Personelin performansını artırmaya yönelik yasal düzenlemelere göre hareket ederek | |
| motivasyonlarının arttırılmasını sağlamak | ||
TABLO 14
Hedef Kartı Şablonu
Amaç A.1 : KURUMSAL KAPASİTEYİ GELİŞTİRMEK
Hedef H.1.2 : MALİ YÖNETİM YAPISI GÜÇLENDİRİLECEKTİR.
| Performans | Hedefe | Planın | Planın | Planın 2. | Planın 3. | Planın 4. | Planın 5. | İzleme | Raporlama | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Başlangıç | ||||||||||
| Göstergeleri | Etkisi | 1. Yılı | Yılı | Yılı | Yılı | Yılı | Sıklığı | Sıklığı | ||
| Değeri | ||||||||||
| Sorumlu Birim | Tedarik Zinciri Direktörlüğü | |||||||||
| İş Birliği Yapılacak | ||||||||||
| Birim (ler) |
- Hizmet içi eğitimlerin mesai saati içerisinde yapılması katılım oranını düşürmektedir.• Kurum dışı
| Riskler | eğitimler maaliyet gerekçesi ile kurum tarafından katılımı uygun görülmemektedir.• 5393 sayılı Belediye | |
|---|---|---|
| Kanunun 49. maddesine geçen %10'luk sınırın yetersiz olması | ||
| Faaliyet ve Projeler | • Başarılı personelin ikramiye ile ödüllendirilmesi• Çeşitli Birimlere 696 sayılı KHK kapsamında Personele | |
| dayalı hizmet çalıştırılması desteği verilmesi | ||
| Maliyet Tahmini | 184.095.000,00 TL | |
| Tespitler | Örgütsel amaçlara ve verimli personel niteliklerine sahip personel çalıştırma adına programların | |
| oluşturulmasını sağlamak. | ||
| İhtiyaçlar | Eğitim ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanması• Personelin performansını artırmaya yönelik yasal | |
| düzenlemelere göre hareket ederek motivasyonlarının arttırılmasını sağlamak | ||
TABLO 17
TAHMİNİ MALİYETLER
| 2020-2020 | 2021- | 2022- | 2023- | 2024- | TOPLAM | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | MALİYET | |||
| A.1-KURUMSAL KAPASİTEYİ | 1.111.111,00 | 00,00 | 00,00 | 00,00 | 00,00 | 1.111.111,00 | |
| GELİŞTİRMEK | |||||||
| -İnsan kaynaklarının etkinliğini ve | 1.111.111,00 | 00,00 | 00,00 | 00,00 | 00,00 | 1.111.111,00 | |
| verimliliğini geliştirmek | |||||||