Alt Aksiyon ve İlişkili Aksiyon Özellikleri
Bilgi
İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.
Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt Aksiyon ve İlişkili Aksiyon Özellikleri Kullanımı İlgili Kullanıcı Yardım Dokümanı
1.Aksiyon Yönetimi
Yapılması gereken bir iş ile ilgili termin tarihi, işi yapacak kişi, görev bilgisi tanımlamasının yapılarak görev atamasının gerçekleştirildiği ve takibinin yapıldığı modüldür. Aksiyon Yönetimi Modülü ile “Toplantı, Proje Planları, Görevler, Çevre Planları, Kalite Planları, Risk Aksiyonları” gibi pek çok konuda aksiyonlar planlanabilir. Bir toplantıdan sonra alınan kararları maddeleyerek, kimlere hangi görevler düşüyorsa bunlar aksiyon olarak planlanabilir ve takipleri detaylı olarak sağlanabilir.
İlişkili Aksiyon: Aksiyon Yönetimi Modülünde İlişkili Aksiyon özelliği bulunmaktadır. ilişkili Aksiyon Aksiyon planı içerisinde oluşturulan aksiyon kalemine bağlı yeni aksiyon oluşturma için kullanılır. Yeni tanımlanan aksiyon kaleminin başlaması bağlı bulunduğu ilişkili aksiyonun gerçekleşmesine bağlıdır. Bu özellikle aksiyon planı içerisinde başka bir aksiyona bağlı olan, aksiyon görev ataması gerçekleştirilir. İlişkili Aksiyon” seçilirse, alt alanda açılan sistemde ana aksiyon planı içerisinde tanımlı olan başka bir aksiyonla ilişki kurulur. Bu ilişkili Aksiyon özellik aktif edildiğinde oluşturulan Ana aksiyon planı içeresinde görev atamasının gerçekleştiği Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni kayıt ekranında Aksiyon Türü alanında aksiyon kalemi bazında ilişkili aksiyon ve sabit aksiyon olarak iki radyo butonu çıkmaktadır. Aksiyon Kalemi -Yeni Kayıt ekranında Aksiyon türü olarak İlişkili Aksiyon seçildiğinde alt kısımda görüntülenen alan olan ilişkili aksiyonda ilişkili aksiyonun seçilebileceği alan olarak Aksiyon planında önce sistemde tanımlı ve ilişki kurulacak Aksiyon Kalemleri listesi karşımıza çıkar. İlişki kurulacak Aksiyon kalemleri açılan bu alanda Aksiyon listeden seçilerek ilişkili Aksiyon özelliği Aksiyon Yönetimi Modülünde gerçekleştirilir.
Alt Aksiyon: Alt Aksiyon özelliği aksiyon plan içerisinde aksiyon kalemin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında alt yapısında alt bir aksiyon kalemi oluşturma işlemidir. Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt aksiyon özelliğinin aktif olduğu takdirde Aksiyon Planı menüsünde Kalemler butonu tıklanarak açılan Aksiyon Kalemi-Yeni kayıt ekranında “Alt Aksiyon Açılsın mı?” alanı ilgili check box karşımıza çıkar. Bu “Alt Aksiyon Açılsın mı? ilgili check box işaretlendiğinde Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt Aksiyon özelliği aktif olur. Alt aksiyonu özelliği oluşturduğumuz bağlı olduğu Aksiyon sistemde üst Aksiyon olarak tanımlanır. Üst Aksiyonu gerçekleştirme ekranında Alt aksiyon ( Alt Aksiyon Tanımlama) butonu görüntülenir. Bu buton tıklarak aynı şekilde Aksiyon Kalemi Planlama sayfasında olduğu gibi Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranı açılarak Alt aksiyon tanımlama işlemi gerçekleştirilir. Planlanan Alt Aksiyonun başlangıç ve bitiş tarihleri üst aksiyonu başlangıç ve bitiş tarihleri aralığında olmak zorundadır. Aksiyonun Başlangıç ve bitiş tarihleri üst aksiyonun başlangıç ve bitiş tarihleri aralığında olmadığı takdirde sistem uyarı mesajı verilir. Alt aksiyon tanımlandıktan sonra Üst aksiyonu gerçekleştirilmek istenildiği takdirde sistem “Aksiyonun açık alt aksiyonları mevcut bu nedenle kapatamazsınız” uyarı mesajı verir. Bu nedenle öncelikle alt aksiyonun gerçekleştirilip kapatılması gerekmektedir. Alt aksiyon ve üst aksiyon gerçekleştirilip, kapatıldıktan sonra Oluşturulan Ana Aksiyon planı ekranında Kalemler butonu tıklanılanınca açılan Aksiyon Kalemi Planlama sayfasında üst aksiyonun altında alt aksiyon listenecek şekilde görüntülenir.
Bu kullanıcı yardım dokümanında ilişkili aksiyon ve Alt Aksiyon özelliklerinde Aksiyon modülünde kullanımı ile ilgili işlem basamakları anlatılacaktır. Bu özelliklerin Aksiyon Modülünde kullanılması için Aksiyon Modülü paramatrelerinde bu özellikler ilgili parametrelerin aktif edilmesi gerekmektedir. İlk olarak Sistem Altyapı Tanımları/Aksiyon/Aksiyon Parametreleri menüsünde ilişkili Aksiyon özelliği için 75 numaralı “İlişkili Aksiyon kullanılacak mı?” ve Alt Aksiyon özelliği için 69 numaralı “Alt Aksiyon kullanılsın mı? parametrelerinin parametre değeri “Evet” seçilerek aktif edilerek bu özelliklerin kullanımı sağlanılır. Bu özelliklerle ilgili diğer parametreler ihtiyaçlar doğrultusunda parametreler menüsünde aktif edilerek kullanıma açılır. Aksiyon Yönetimi modülününde Sistem Altyapı Tanımları menüleri kısmında altyapı tanımlarının oluşturulup, “Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi” menüleri altında aksiyon planlama/ görev atama/ işlemlerinin gerçekleştirip bu özelliklerin uygulamada kullanımı gösterilecektir.
Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon Yönetimi
Aksiyon Yönetimi Modülün ilişkili ve alt aksiyon özelliklerin kullanımı için modül Altyapısı tasarımı yapıldığı kısımdır. Bu özelliklerinin kullanımı için altyapıda Aksiyon Kaynağı Tanımlama, Aksiyon Kalem tipi Tanımlama menülerinde tanımlama işlemleri ve Aksiyon Parametreleri menüsünde bu iki özellikle ilgili parametrelerde sistemsel ayarlamaların yapılması gerekmektedir.
1.1.1. Aksiyon Kaynağı Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon Kaynağı Tanımlama
Aksiyon kaynağı, aksiyon planının oluşmasını sağlayan temel nedenlerdir. Bir projeden, riskten, denetimden, iş kazasından, toplantılardan vb. ihtiyaçlardan kaynaklanabilecek aksiyon planlarının oluşturulması için tanımlanır. Bu menüde tanımlama işlemi gerçekleştirip tanımlanan Aksiyon kaynağına bağlı olarak bir Aksiyon plan oluşturulup, plan içerisinde görev atama yapılarak sistemde tanımlı Aksiyon Kalemleri seçilerek ilişkili Aksiyon özelliği ve bu plan içerisinde görev atamaları olan Aksiyon Kalemlerin gerçekleştirme ekranında Alt aksiyon tanımlama butonu ile alt aksiyon özelliği kullanımı da kullanılacaktır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir aksiyon kaynağı tanımlanır.
: Listede seçili olan aksiyon kaynağı bilgisi düzenlenir.
: Listede seçili olan aksiyon kaynağı bilgisi silinir.
: Listede seçili olan aksiyon kaynağı bilgisi kopyalanır.
: Veriler Excel’ e aktarılır.
Aksiyon Kaynağı tanımlamak için ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonu tıklanarak Aksiyon Kaynağı Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.
Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır;
Ana Aksiyon Kaynağı: Sistemde tanımlı olan bir aksiyon kaynağının altına o kaynağa bağlı olan yeni bir aksiyon kaynağı tanımlanmak isteniyorsa “Ana Aksiyon Kaynağı” seçilir. Örneğin; 01-İSG (ana aksiyon), 01.01-İş Kazaları (bağlı aksiyon), 01.02, İsg Risk Değerlendirme (bağlı aksiyon), gibi.
Aksiyon Kaynağı Kodu: Oluşturulan yeni aksiyon kaynağı için sistemde bir aksiyon kaynak kodu tanımlanır. Örneğin; 001, AKS.01 gibi.
Aksiyon Kaynağı Tanımlama: Aksiyon Kaynağı Tanımlama ekranında Aksiyon Kaynağının Adı bilgisinin girildiği alandır. Örneğin; İSG, Çevre, Toplantı, gibi.
Durumu: Aksiyon kaynağının planlama-Yeni Kayıt ekranında görüntülenip görüntülenmeyeceği durum bilgisi alanından seçilen “Aktif/ Pasif” durumuna göre belirlenir.
Aksiyon Kalem Tipi: Aksiyon Kaynağının varsa ilişkili olduğu aksiyon kalem tipinin sistemde seçilebildiği alandır. Belli bir aksiyon kaynağına aynı tip görev atamak için kullanılır. Örneğin; “Risk Değerlendirme” aksiyon kaynağı için hep aynı görev olan “Risk Azaltma” görevi açılıyorsa, sistemde seçilerek ilişki kurulabilir.
Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (Kaydet) butonuna tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir. Aksiyon kaynağı ağaç şeklindedir ve istenildiği kadar alt kırılım yapılabilir.
1.1.2. Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon Kalem tipi Tanımlama
Sistemde açılan aksiyon neticesinde atanacak görevlerin tipleri belirlenir. Görevleri sınıflandırmaya yarar. Plan içerisinde Aksiyon Kalemlerini tanımlama işleminde görev atamaları seçimi yapılarak gerçekleştirilecektir. Bu Aksiyon Kalemi tanımlamaları oluşturulan Ana akisyon planın içerisinde görev ataması yapılan Aksiyon Kalemi Planma -Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kalemi tanımlamada tip alanında Aksiyon Kalemi tipi listesi olarak seçip yapmamazı olanak sağlayarak ilişkili ve alt aksiyon özelliklerinin uygulanmasında kullanılacaktır. Örneğin; risk değerlendirme, iyileştirme, eğitim, satın alma, yasal mevzuat takibi, ölçüm, raporlama, geliştirme, arge, dokümantasyon gibi çeşitli aksiyon kalem tipleri tanımlanabilir. İstenildiği kadar kalem tipi tanımlanabilmektedir.
Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir Aksiyon Kalem Tipi tanımlanır.
: Listedeki seçili Aksiyon Kalem Tipi bilgisi düzenlenir.
: Listedeki seçili Aksiyon Kalem Tipi bilgisi silinir.
: Veriler Excel’ e aktarılabilir.
Sadece Aktif Olan Kayıtları Listele check-box’ı seçilirse, yalnızca statüsü Aktif olarak belirlenen kalem tipleri listede görüntülenir.
Sisteme aksiyon kalem tipi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonu tıklanarak Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.
Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:
Aksiyon Kalem Tipi Kodu: Oluşturulan yeni aksiyon kalem tipi için sistemde bir aksiyon tipi kodu tanımlanır. Örneğin; 001, AKT.01 gibi.
Aksiyon Kalem Tipi Adı: Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama ekranında Aksiyon Kalem Tipinin Adı bilgisinin girildiği alandır. Örneğin; Araştırma, Planlama, Eğitim gibi
Durumu: Aksiyon Kalem tipinin Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında görüntülenip görüntülenmeyeceği durum bilgisi alanından seçilen “Aktif/ Pasif” durumuna göre belirlenir.
Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonu tıklanarak Aksiyon Kalem Tipi Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.
1.1.3. Aksiyon Parametreleri
Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Aksiyon/ Aksiyon Parametreleri
Aksiyon Yönetimi modülü için kullanıcının istek ve ihtiyaçlarına göre çeşitli ayarlamaların yapabildiği ve bunlara göre parametrelerin belirlendiği menüdür. Tüm Modüllerin bulunduğu Sistem Altyapı Tanımları>BSAT>Konfigürasyon Ayarları>Paramatreler menüsünde Modül olarak Aksiyon Yönetimi seçilerek de Aksiyon parametrelerine ulaşılabilir. Parametrelerde yapılan değişikler tüm QDMS kullanıcılarını kapsar.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Listede seçili olan parametre için düzeltme/ değişiklik/ güncelleme yapılır.
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.
: Veriler Excel’ e aktarılır.
Aksiyon Yönetimi Modülünde İlişkili Aksiyon özelliği uygulaması ilgili parametre;
Aksiyon Yönetimi Modülüne İlişkili Aksiyon özelliğinin kullanılması için parametreler menüsünde 75 numaralı “ilişkili Aksiyon kullanılacak mı?” parametresinin aktif edilmesi gerekir. 75 numaralı parmetreyi aktif edebilmek için parametre seçili iken (Değiştir) butonu tıknalanarak parametrenin içeri görüntülenir.
Açılan Parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçilerek (kaydet) butonu tıklanır.
Parametre aktif edilerek ilişkili Aksiyon özelliğin Aksiyon Yönetimi Modülünde kullanımı sağlanmış olur.
Aksiyon Yönetimi Modülünde İlişkili Aksiyonla ilgili Tüm parametreler;
75: İlişkili Aksiyon kullanılacak mı?: Aksiyon Yönetimi Modülünde ilişkili Aksiyon özelliğinini kullanılıp kullanılmamasını sağlayan parametredir. Parametre değeri Evet seçilirse ilişki aksiyon özelliği aktif olarak Aksiyon planı içerisinde bulunan aksiyonların birbirleri ile ilişkilendirilmesi işlemi gerçekleştirilir.
77: İlişkili aksiyonlarda önceki aksiyon kapanmadan yeni aksiyon açılsın mı?: 75 Numaralı parametre değeri evet seçili iken ilişkili aksiyonlarda önceki aksiyon kapanmadan yeni aksiyon açılması isteniyorsa bu parametre değeri “Evet” olarak seçildiği parametredir.
122: İlişkili aksiyonlarda gerçekleşme tarihine göre açılması varsayılan olsun mu?: Parametre değeri evet olduğunda ilişkili aksiyonlar için “Gerçekleştirme tarihine göre aç” seçeneği işaretli (varsayılan) olarak gelmesinin ayarının yapıldığı parametredir.
Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt Aksiyon özelliği uygulaması ilgili parametre;
Aksiyon Yönetimi Modülüne Alt Aksiyon özelliğinin kullanılması için parametreler menüsünde 69 numaralı “Alt Aksiyon Kullanılsın mı?” parametresinin aktif edilmesi gerekir. 69 numaralı parmetreyi aktif edebilmek için parametre seçili iken (değiştir) butonu tıknalanarak parametrenin içeri görüntülenir.
Açılan Parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçilerek (kaydet) butonu tıklanır..
Parametre aktif edilerek Alt Aksiyon özelliğin Aksiyon Yönetimi Modülünde kullanımı sağlanmış olur.
Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt Aksiyonla ilgili Tüm parametreler;
69: Alt Aksiyon Kullanılsın mı: Aksiyon Yönetimi modülünde Alt aksiyon özelliği kullanılıp, kullanılmasının sağlandığı parametredir. Parametre değeri Evet seçildiği alt aksiyon özelliği kullanılır. Aksi takdirde parametre değeri “Hayır” seçildiğinde alt aksiyon özelliği kullanılmaz.
70: Alt aksiyon kimlere açılabilsin? Herkese:0, Bağlı olduğu departmandaki personellere:1, Bağlı olduğu iş yerindeki personellere:2, Kendisine bağlı kişilere:3: Aksiyon Yönetimi modülünde Parametre değerinde yer alan ifadeye göre alt aksiyon açma sırasında işi yapacak kişiler seçilebiliyor. Örneğin parametre değeri “2” olduğu takdirde, kullanıcı Alt aksiyon oluştururken işi yapacak alanında yalnızca kendi iş yerine ait kullanıcılar seçebilir.
109: Alt aksiyon tanımlama zorunlu yapılabilir mi? (E/H): Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt aksiyon tanımlama zorunlu yapılıp yapılamayacağının sağlayan parametredir. Parametre değeri “Evet” seçilirse Alt aksiyon tanımlama zorunlu yapılır. Aksi takdirde parametre değeri “Hayır” seçildiğinde Alt aksiyon tanımlama zorunlu olmaz.
112: Alt aksiyonlar oluşturulurken ek dosya kopyalansın mı? : Aksiyon Yönetimi Modülünde Parametre değeri “Evet” seçilirse Alt aksiyonlar oluşturulurken ek dosya kopyalama işlemi gerçekleştirilir. Aksi takdirde parametre değeri “Hayır” seçilirse Alt aksiyonlar oluşturulurken ek dosya kopyalama işlemi gerçekleştirilmez.
Sistem Altyapı Tanımları kısmında İlişkili Aksiyon ve Alt Aksiyon özellikleri altyapı tanımları oluşturulduktan sonra Entegre Yönetim Sistemi kısmı işlemlerine geçilir.
1.2. Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi
Aksiyon Yönetimi Modülünde aksiyon planlama/ görev atama/ işlem gerçekleştirme işlemleri yapıldığı kısımdır. Bu kısımda Aksiyon Planı oluşturup, içeresine görev atama işlemi yapıldığı kalemler butonu tıklanınca açılan Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında ilişkili Aksiyon ve Aksiyon Gerçekleştirme ekranında ise Alt Aksiyon özellikleri kullanımı gösterilecektir. Sistem AltyapıTanımları kısmında altyapısı oluşturulan bu özelliklerin Entegre Yönetim Sistem kısmında özelliklerin işlem kısmına geçilecektir.
1.2.1. Ana Aksiyon Planı Oluşturma
Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama
Aksiyon Planlama menüsünde firmanın isg, çevre, kalite, üretim, planlama, bilgi güvenliği, toplantı gibi aksiyon kaynaklarına uygun olarak ana aksiyon planları hazırlanır. Örneğin; “2020 Yılı YGG Toplantısı” bir ana aksiyon planıdır. YGG toplantısı sonucu alınan her karar ise aksiyon kalemidir. Ana aksiyon planının içerisine bu kararlar kalem şeklinde farklı görevler olarak tanımlanarak, kullanıcılara termin tarihlerine göre görev atama işlemi gerçekleştirilir. Aynı şekilde “İSG Aksiyon Planı” diye bir ana aksiyon planı tanımlanarak, isg kapsamında kişilere atanacak her görev bu planın içerisine aksiyon kalemi olarak tanımlanır. Planlama menüsü, ana aksiyon planı oluşturmak için kullanılır. Bu menü ile ana aksiyonlar oluşturulduktan sonra, plana bağlı görev atamaları kalemler butonuyla gerçekleştirilir. İlişkili Aksiyon ve Alt aksiyon özellikleri uygulanması için öncelikle Ana Aksiyon Planı oluşturmak gerekir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir aksiyon planı oluşturulur.
: Listede seçili olan aksiyon planı değiştirilir.
: Listede seçili olan aksiyon planı silinir.
: Listede seçili olan aksiyon planı için aksiyon kalemleri (görevler) tanımlanır.
: Listede seçili olan aksiyon planını yayınlamak için kullanılır.
: Listede seçili olan aksiyon planını kopyalamak için kullanılır.
: Listede seçili olan aksiyon planını görüntülemek için kullanılır.
: Listede seçili olan aksiyon planı için askıya alma işlemi gerçekleştirir. Aksiyon planı askıya alındığında, bekleyen işlerde ve gecikmelerde plana bağlı kalemler gözükmez.
: Listede seçili olan askıdaki aksiyon planı için askı işlemini iptal ederek, aksiyon planını görünür hale getirir.
: Ekrandaki aksiyon planları listesini Excel’e aktarılır.
: Modül Yöneticisi tarafından aksiyon bilgileri güncellenir. (Bu buton sadece modül yöneticilerinde görünmektedir.)
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.
Aksiyon Yönetimi Modülünde İlişkili ve Alt Aksiyon Özelliklerinin kullanılması için ilk olarak Ana Aksiyon planı oluşturmak gerekmektir. Aksiyon Planı oluşturmak için (Yeni) butonuna tıklanarak Aksiyon Planlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.
Aksiyon planlama sayfası iki sekmeden oluşmaktadır;
1-Aksiyon Bilgileri sekmesi;
Ana Aksiyon Planı ile ilgili genel bilgilerin tanımlandığı sekmedir.
Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır;
Kimler Görebilsin: Oluşturulan aksiyon planını sistemdeki herkesin görüntülemesi isteniyorsa “Herkes” seçeneği işaretlenir. “Sadece Belirtilenler” işaretlenirse “Ana Aksiyonu Talep Eden, Bilgilendirmede yer alan kişiler, Aksiyon Sorumlusu ve Aksiyonu Yapacak Kişiler” dışında aksiyonu kimse görüntüleyemez.
Aksiyon Kaynağı: Sisteme tanımlanan hangi aksiyon kaynağına göre ana aksiyon planı oluşturuluyorsa listenden uygun olan aksiyon kaynağı seçilir. Örneğin; toplantılar, risk değerlendirme, iş kazası, bilgi güvenliği, vb.
Aksiyon Tipi: Aksiyon plan tipi için firma içi, müşteri bazlı, tedarikçi bazlı, ürün bazlı olarak ilgili seçiminin yapıldığı alandır.
“Genel” seçeneği firma içi aksiyon planı olduğunu gösterir.
Müşteri ile ilgili oluşturulan bir aksiyon planı ise “Müşteri” seçeneği seçilir. Altında açılan müşteri seçim listesinden ilgili müşteri bilgisi seçilir.
Tedarikçi ile ilgili oluşturulan bir aksiyon planı ise “Tedarikçi” seçeneği seçilir. Altında açılan tedarikçi seçim listesinden ilgili tedarikçi bilgisi seçilir.
Ürün ile ilgili oluşturulan bir aksiyon planı ise “Ürün” seçeneği seçilir. Altında açılan ürün seçim listesinden ilgili ürün bilgisi seçilir.
Talep Eden: Ana aksiyonu talep eden kişi bilgisinin personel listesinden seçildiği alandır.
Aksiyon Ön Bildirim Süresi: Aksiyon planının içerisine kalemler butonuyla aksiyon görev atamaları gerçekleştirilir. Her görev için ayrı bir görev başlangıç tarihi sistemde tanımlanır. İşin başlangıç süresi gelmeden kaç gün önce iş yapacak kişiye hatırlatma bildirimi gitmesi bu alandan tanımlanan değere göre çalışır. Örneğin; aksiyon başlangıç tarihi 20.03.2020 olsun. Ana plandaki aksiyon ön bildirim süresi ise 3 gün olsun. Ön bildirim süresine göre, işi gerçekleştirecek kişiye 17.03.2020 tarihinde hatırlatma bildirimi gelir.
Açıklama: Ana aksiyon planının neden sebep yapıldığına dair açıklama bilgisinin girildiği alandır. Örneğin; 2020 Yılı YGG Toplantısı, Ocak 2020 Çevre Aksiyon Planı gibi.
Bilgilenecekler: Aksiyon planı ile ilgili talep eden, aksiyon sorumlusu, aksiyonu gerçekleştirecek personeller dışında başka personellerin de bilgisi olsun isteniyorsa, bu alandan ilgili personel/ kullanıcı grubu seçimi yapılır. Örneğin; genel müdür, ilgili birim müdürleri, üst amir bilgisi gibi bilgilendirilecek personeller eklenebilir. Böylece bu kişilere mail yoluyla konuyla ilgili bilgi gitmesi sağlanır.
Tamamlama Yüzdesi: Proje gibi birbirini tetikleyen ve bir bütün içindeki aksiyonlar için kullanılır. Mesela ISO 9001 belgesi almak için bir ana aksiyon planlanır. Aksiyon kalemi olarak; eğitim alınması, dokümantasyonun hazırlanması, başvuru yapılması, denetim gerçekleştirilmesi gibi görevler atanır. Bu işlere yüzdeler verilir. Mesela başvuru %10, eğitim %15 gibi. İşler tamamlandıkça ana aksiyonun yüzde kaç olarak tamamlandığı bilgisine ulaşılır. “Hesapla” seçeneği işaretlendiğinde planlanan ana aksiyon bilgisinin tamamlanma yüzdesi görüntülenir.
İş Yeri: Birden çok lokasyonu olan işyerleri için aksiyon planının hangi işyerine ait olduğu bilgisinin seçildiği alandır.
Süreç: Aksiyon planının ilişkili olduğu süreçler varsa listeden seçim yapılır.
Gösterge: Aksiyon planının ilişkili olduğu göstergeler varsa listeden seçim yapılır. Göstergeler; firmada Ensemble Performans Yönetimi/ Balance Scorecard” ürünü mevcutsa kullanılabilir.
Yönetim Sistemleri: Aksiyon planının ilişkili olduğu yönetim sistemleri varsa listeden seçim yapılır.
2-Ek Dosyalar sekmesi;
Oluşturulan aksiyon planı için resim, toplantı notu, karar tutanağı gibi ek belgelerin eklenebildiği sekmedir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Aksiyon kalemine bağlı ek dosya eklenir.
: Listede seçili olan ek dosya görüntülenir.
: Listede seçili olan ek dosyayı silinir.
(Dosya Ekle) butonu tıklanarak ana aksiyon planına ek dosya eklenir. Birden çok ek dosya eklenebilir.
Gerekli bilgiler girildikten sonra (Kaydet) butonu ile “Ana Aksiyon Planı” kaydedilir ve listede görüntülenir.
1.2.2. Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt Aksiyon özelliği
1.2.2.1. Aksiyon Kalemi Oluşturma (Görev Atama) ve Alt Aksiyon Özelliği Aktif Etme
Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama/ Kalemler
Ana Aksiyon Planı oluşturulduktan sonra bu plana bağlı aksiyon kalemleri oluşturularak, görev atamaları gerçekleştirilir. Bu görev ataması yapılan oluşturulan Ana aksiyon planı içersinde Kalemler butonu tıklanıldığında açılan Aksiyon Planlama ekranında yeni butonu tıklanarak açılan Akisyon Kalemi Planlama- Yeni Kayıt ekranında alt aksiyon özelliğinin aktif edilmesi sağlanacaktır. Aksiyon Yönetimi Parametreler menüsünde 69 numaralı “Alt aksiyon kullanılsın mı?” parametresi aktif edildikten sonra Aksiyon Kalemi Planlama- Yeni Kayıt ekranda ekranında “Alt Aksiyon Açılsın mı?” alanı ilgili check box karşımıza çıkar. Bu “Alt Aksiyon Açılsın mı? ilgili check box işaretlendiğinde Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt Aksiyon özelliği aktif olur ve alt aksiyonun işlem adımlarının uygulanması sağlanacaktır.
Aksiyon Yönetimi Modülünde Alt aksiyon özelliğinin uygulanması için Aksiyon Planlama sayfasındaki ilgili ana aksiyon planı seçilerek, sağ üst köşedeki “Kalemler” butonuna tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama ekranı görüntülenir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir aksiyon kalemi oluşturulur.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi düzenlenir.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi silinir.
: Modül Yöneticisi tarafından aksiyon bilgileri güncellenir.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi görüntülenir.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi yayınlanır.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi kopyalanır.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi iptal edilir.
: Çoklu aksiyon görevi oluşturulur. Aksiyon planı içerisinde tanımlanan bir aksiyonun kopyalanarak birden çok kişiye atanması için kullanılır.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi için askıya alma işlemi gerçekleştirir. Aksiyon kalemi askıya alındığında, bekleyen işlerde ve gecikmelerde gözükmez.
: Listede seçili olan askıdaki aksiyon kalemi için askı işlemini iptal ederek, aksiyon kalemi görünür hale getirir.
: Ekrandaki listelenen aksiyon kalemleri Excel’e aktarılır.
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.
Oluşturulan Ana Aksiyon planı içerisine yeni bir Aksiyon kalemi ekleyerek ve bu eklenen Aksiyon kaleminde Alt aksiyon özelliği aktif edilir. Ana Aksiyon Planının içerisine yeni bir Aksiyon Kalemi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.
Aksiyon Kalemi Planlama ekranında 2 sekme bulunmaktadır.
1-Aksiyon Bilgileri sekmesi;
Aksiyon Kalemi ile ilgili genel bilgilerin girildiği sekmedir.
Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır;
Ana Aksiyon Planı: Hangi aksiyon planının içerisinde aksiyon kalemi tanımlaması yapılıyorsa, o planın tanımı görüntülenir.
Kimler Görebilsin: Ana aksiyon planı bazında yapılan kimler görebilsin ayarı, aksiyon kalemi bazında da yapılabilir. Tanımlanan aksiyon kaleminin herkes tarafından mı, yoksa sadece belirtilenler tarafından mı (aksiyon sorumlusu, iş yapacak ve bilgilendirilecekler dışında kimsenin görmesi istenmiyorsa) görüntüleneceği ayarı yapılır. Bunun için aksiyon parametrelerinden “108. Kalem bazında gizlilik kullanılacak mı” aktif edilir.
Tip: Oluşturulan aksiyon görevinin ne çeşit bir görev olduğu aksiyon tipi tanımlama listesinden seçilir.
Sorumlu: Aksiyon görevinin kimin sorumluluğunda gerçekleştirileceği bilgisi personel listesinden seçilir. Aksiyon sorumlusu; işi yapacak kişinin amiri, ilgili departman amiri, işi yapacak kişinin kendisi ya da işin gerçekleşmesi kimin sorumluluğundaysa o kişi seçilerek belirlenir.
İşi Yapacak: Aksiyon görevini gerçekleştirecek kişi personel listesinden seçilir.
Sorumlu Departman: Sistemde aksiyon sorumlusu seçildikten sonra, aksiyon sorumlusunun bağlı olduğu departman bilgisi otomatik olarak sorumlu departman olarak tanımlanır.
Başlangıç Tarihi: Aksiyon görevinin başlangıç tarihi seçilir.
Bitiş Tarihi: Aksiyon görevinin bitiş tarihi seçilir.
Tanım: Gerçekleştirilecek aksiyon tanımının girildiği alandır. Hangi aksiyon görevi atanacaksa, onun tanımı yazılır.
Periyodiklik: Periyodik aksiyon belli periyotlarda tekrar eden aksiyonlar için tanımlanır. Aksiyon görevi, belirli sürelerde tekrarlanan bir işlem ise periyodiklik durumu “evet” olarak seçilir. Tekrar süresi ve tekrar periyodu belirlenir. Belirlenen periyoda göre sistem otomatik olarak yeniden aksiyon görevi açar. Bu periyotlar arasında ilgili sorumlulara belirtilen ön bildirim süresinde bilgilendirme maili gider.
Tekrar süresi olarak sabit değer, ay, çeyrek yıl, yarıyıl, tam yıl gibi değerlerden seçim yapılır. Sabit değer seçilirse tekrar periyodunu gün, ay ya da yıl tanımlamak gerekir.
Tekrar süresinin “Ay” seçilmesi durumunda ayın ilk/ son kaçıncı günü aksiyon açılması gerektiği tanımlanır. Örneğin; Her ayın 3. günü aksiyon açılmasını isteyen kullanıcı, “Tekrar Süresi”ni “Ay” sonraki seçimli listeden ‘ilk’ değerini seçip, sayı girilebilir alana da ‘3’ değeri girmelidir.
Tekrar süresinin ‘Çeyrek Yıl’ seçilmesi durumunda o yılın çeyrek yıllarında ilk ve son seçimi ve gün sayısı değerine göre aksiyonlar açılmaktadır. Örneğin; “Tekrar Süresi” “Çeyrek Yıl” seçilip sonraki seçim ‘son’, sayı girilebilir alan ise ‘5’ seçilmesi durumunda; Mart, Haziran, Eylül ve Aralık aylarının sondan 5. günlerinde aksiyon açılmaktadır. ’Yarı yıl’ ve ‘tam yıl’ da aynı mantıkla çalışmaktadır.
Periyodik aksiyon için aksiyon sorumlusu ve işi yapacak kişi bilgisi tanımlanır. Eğer periyodik aksiyonda işi yapacak kişinin aksiyon gerçekleştirme görevini başka bir personele yönlendirmesine izin verilecekse “Periyodik Yönlendirilebilir” seçeneği işaretlenir.
Tekrar eden Aksiyon: Aksiyon görevi beli bir periyoda bağlı olmayıp, belirlenen tarihlerde aksiyon açılması isteniyorsa “Tekrar Eden Aksiyon” check box’ı işaretlenir. Belirlenen tarih aralıklarında aksiyon görevi oluşur.
Süreç: Oluşturulan aksiyon görevi sistemde tanımlı olan süreçler ile ilişkiliyse süreç listesinden seçim yapılır.
Gösterge: Oluşturulan aksiyon görevi sistemde tanımlı olan göstergeler ile ilişkiliyse gösterge listesinden seçim yapılır. Göstergeler, Ensemble ürününden tanımlı olarak gelmektedir.
Doküman Seç: Oluşturulan aksiyon görevi sistemde tanımlı olan dokümanlarla ilişkiliyse doküman listesinden seçim yapılır.
Ürün: Oluşturulan aksiyon görevi sistemde tanımlı olan ürünler ile ilişkiliyse ürün listesinden seçim yapılır.
Yönetim Sistemi: Aksiyon kaleminin (varsa) ilişkili olduğu “Yönetim Sistemi” bilgisinin seçilebildiği alandır.
Madde No seçme: Aksiyon kaleminin (varsa) “İlgili Yönetim Sistemi” bilgisinin sistemde tanımlı “Madde No” listesinden seçilebildiği alandır.
Gecikme Mesajı: Çok önemli aksiyon işlerinde buraya “özellikle….ya dikkat edilsin. Bu iş gecikirse ….. lira ceza kesilir” gibi uyarı mesaj yazılıp, işin geciktirilmemesi gerektiği belirtilir. Aksiyon yayınlama maillerinde bu gecikme mesajı yayınlanır.
Bilgilenecekler: Aksiyon görevi ile ilgili bilgilenmesi istenilen personeller varsa bu alandan seçim yapılır.
Alt Aksiyon açılsın mı?: Aksiyon Yönetimi modülünde alt aksiyon özelliğinin kullanılıp kullanılmamasının sağlayan alandır. Alt aksiyon özelliği kullanılması isteniyorsa alanla ilgili check box işaretlenir. Bu alanın Aksiyon Kalemi Planlama-yeni kayıt ekranında görüntülenmesi için Aksiyon yönetimi parametrelerineden 69 numaralı “Alt aksiyon Kullanılsın mı?” parametre değeri “Evet” olarak seçilmelidir.
Alt Aksiyon açılması zorunlu olsun mu?: Aksiyon Yönetimi modülünde alt aksiyon özelliğinin aksiyon gerçekleşme ekranında açılmasının zorunluğunun sağlayan alandır. Aksiyon parametreleri Aksiyon Kalemi Planama-Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kalemi Tanımlama işlemi yapılırken Alt aksiyon özelliği ilgili Aksiyon Yönetimi parametrelerinde 109 numaralı “Alt aksiyon tanımlama zorunlu yapalabilir mi?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilirek aktif edilerek bu ekranda alt aksiyon özelliği zorunluğu alanın görüntülenerek ilgili alanla ilgili check box işaretlenerek bu özelliğin kullanılması sağlanmış olunur. Üst aksiyon gerçekleşme ekranında bu alan işaretlendiğinde Alt aksiyon açılması zorunluğu getirir. Alt aksiyon açılmadığı takdirde “Bu aksiyon, alt aksiyon tanımlamadan gerçekleştirilemez” uyarı mesajı verir. Bu nedenle sistem Alt Aksiyon tanımlama işlemini zorunlu kılar.
2-Ek Dosyalar sekmesi;
Aksiyon Kalemi ile ilgili varsa fotoğraf, çizim, toplantı notu, karar tutanağı gibi ek belgeler/ kanıtlar eklenebilir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Aksiyon kalemine bağlı ek dosya eklenir.
: Listede seçili olan ek dosya görüntülenir.
: Listede seçili olan ek dosyayı silinir.
(Dosya Ekle) butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi planına ek dosya eklenir. Birden çok ek dosya eklenebilir.
Aksiyon Kalemi oluşturma aşamasında gerekli sekmeler ve alanlar doldurulduktan sonra (Kaydet) butonu kayıt işlemi gerçekleştirilir.
1.2.3. Aksiyon Görevini Gerçekleştirme ve Alt Aksiyon Tanımlama
Menü adı: Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme
Alt aksiyonu özelliği aktif edilerek tanımlanan üst aksiyon Bekleyen işlerimde sayfasında “Aksiyon Sorumlusu”nda “Sorumluluğumda Bekleyen Aksiyonlar” ve “İşi Yapacak Kişi”de “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” olarak görev listelenir.
Üst Aksiyon görevini gerçekleştirmek için işi yapacak kişi “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” listesini açar. İlgili aksiyon koduna tıkladıktan sonra “Gerçekleştirme”, “Güncelleme”, “Termin Değiştirme” ve “Geciktirme” işlemleri yapılabilir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Aksiyonun termini değiştirilir.
: Önceki ekrana geri dönülür.
: Gerçekleştirilen aksiyon bilgileri girilerek kayıt işlemi gerçekleştirilir.
: Alt Aksiyon tanımlama işlemi gerçekleştirilir.
Aksiyon görevini gerçekleştirme ekranında Aksiyon Yönetimi parametrelerinden 69 numaralı “Alt aksiyon kullanılsın mı?” parametresinin parametre değeri Evet seçilirek aktif edilerek bu modülde bu özelliğin kullanılması sağlanmıştı. Bu özelliğin kullanılmasının sebebi Aksiyon kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kalemi Tanımlama işlemi yapılan ekranda parmetrenin aktif edilmesi nedeniyle görüntülen Alt aksiyon Açılsın mı? alanı ilgili check box işaretli olmasıdır.
Bu özelliğin kullanımı sağlandığı için Aksiyon Gerçekleştirme ekranında (Alt Aksiyon Tanımlama) butonu görüntülenerek bu aksiyonda bir alt aksiyonun tanımlama işleminin gerçekleştirilir. Alt aksiyon Tanımlama butonu Alt Aksiyon tanımlama işlemi yapılarak Alt Aksiyon özelliği Aksiyon Yönetimi Modülünde gerçekleştirilmesi sağlanılır.
Aksiyon parametreleri Aksiyon Kalemi Planama-Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kalemi Tanımlama işlemi yapılırken Alt aksiyon özelliği ilgili Aksiyon Yönetimi parametrelerinde 109 numaralı “Alt aksiyon tanımlama zorunlu yapalabilir mi?” parametresinin parametre değeri Evet seçilirek aktif edilerek bu modülde bu özelliğin kullanılması sağlanmıştı. Bu özelliğin kullanılmasının sebebi Aksiyon kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Kalemi Tanımlama işlemi yapılan ekranda parmetrenin aktif edilmesi nedeniyle görüntülen Alt aksiyon Açılması Zorunlu olsun mu? alanı ilgili check box işaretli olmasıdır.
Aksiyon Gerçekleştirme ekranında yapılan iş alanı bilgisi dolduralarak (kaydet) butonu tıklanarak aksiyon gerçekleştirme işlemi yapıldığında bu ilgili alanla ilgili check box işaretli olduğunda sistem “Bu aksiyon, alt aksiyon tanımlamadan gerçekleştirilemez” uyarı mesajı verir. Bu nedenle sistem Alt Aksiyon Tanımlama işlemini zorunlu kılar.
Aksiyon gereçkleştirme ekranında bu Aksiyona bağlı bir alt aksiyon tanımlamak için (Alt Aksiyon Tanımlama butonu tıklanılır. Açılana Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni kayıt ekranı ile aynı ekrandır.
Alt aksiyonun tanımlama işleminin yapılacağı Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon bilgileri ve Ek dosyalar sekmesi karşımıza çıkar.
1-Aksiyon Bilgileri sekmesi;
Alt aksiyonun ile ilgili genel bilgilerin girildiği sekmedir.
İstenirse Alt aksiyon özelliğini ve zorunluğu bu ekranda ilgili check box’lar işaretlenerek tekrar aktif edilir.
2-Ek Dosyalar sekmesi;
Alt aksiyonla ile ilgili varsa fotoğraf, çizim, toplantı notu, karar tutanağı gibi ek belgeler/ kanıtlar eklenebilir.
Alt Aksiyon özelliği Aksiyon yönetim Modülünde kullanımı aynı şekilde Aksiyon Kalemi oluşturma aşaması gibidir. Gerekli sekmeler ve alanlar doldurulduktan sonra (Kaydet) butonu kayıt işlemi gerçekleştirilir. Tanımlanan Alt aksiyonun başlangıç ve bitiş tarihleri üst aksiyonun başlangıç ve bitiş tarihleri aralığında olmalıdır. Tanımlanan Alt aksiyon üst aksiyonun başlangıç ve bitiş tarihleri arasında olmadığı takdirde “Alt aksiyonun başlangıç ve bitiş tarihleri üst aksiyonun başlangıç ve bitiş tatihleri aralığında olmalıdır” uyarı mesajı sistem tarafında verilir.
Alt aksiyon tanımlama işleminde sonra Aksiyon gerçekleştirme ekranında Alt Aksiyonlar listelendiği Alt aksiyon sekmesinde görüntülenir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Alt aksiyonların görünleme işlemi gerçekleştirilir.
: Çoklu aksiyon görevi oluşturulur. Aksiyon planı içerisinde tanımlanan bir aksiyonun kopyalanarak birden çok kişiye atanması için kullanılır.
Alt Aksiyonlar sekmesinde (görüntüle)butonu tıklanarak Alt Aksiyon görüntüleme işlemi yapılır. Alt Aksiyonlar görüntüleme ekranında Aksiyon görünleme, Ek dosyalar, Aksiyon tarihçesi ve Üst Aksiyon görünteleme sekmeleri karşımıza çıkar. Aksiyon görüntüleme sekmesi ile alt aksiyon bilgileri görüntülenir.
Aksiyon görüntüleme butonu ile aksiyon açılıp görüntülenirken “yorum ekle” linkine tıklanarak istenirse aksiyon sorumlusu, aksiyonu yapacak kişi vs. gibi kişiler tarafından, gelen pop-up’a yorum eklenebilir. Bu özellik aksiyon kalemi görüntüleme sayfasında da geçerlidir. Yorum ekleme yetkisi aksiyon yetki matrisinden gelmektedir. Ayrıca girilen yorum tüm kullanıcılar tarafından gözükmekte e-posta ayarlarından belirtilen kişilere mail olarak iletilmektedir (Sistem Altyapı Tanımları altında Aksiyon Modülü e-posta ayarlarına eklenen “Aksiyon Yorum Bildirimi” başlığından yorumun mail olarak gideceği kişiler belirlenebilir).
Ek dosyalar sekmesinde alt aksiyonda yüklenen ek dosyalar listesi ve varsa görüntüle butonu ile görüntüleme işlemi yapılır.
Aksiyon Tarihçesi sekmesinde Alt aksiyon tanımlama işlemi boyunca yapılan işlem basamakları görüntülenir. Aksiyonla ilgili yapılan işlere ait açma onayı, gerçekleştirme, geciktirme, yönlendirme, kapatma onayı gibi aksiyon tarihçesi listelenir.
Üst Aksiyon Görüntüleme sekmesinde Alt aksiyonun bağlı bulunduğu üst Aksiyonun bilgileri görüntülenir.
Alt Aksiyon Tanımlama işleminde sonra Aksiyon gerçekleştirme ekranı görüntülenir. Aksiyon Gerçekleştirme ekranında yapılan iş alanı kısmında aksiyon ilgili yapılan işlemler ilgili bilgiler yazılır. Yapılan iş kısmı doldurulduktan sonra (kaydet) butonu tıklanarak “Aksiyonun açık alt aksiyonları mevcut bu nedenle aksiyonu kapatamazsınız.” uyarı mesajı alınır. bu nedenle öncelikle Alt aksiyonunun gerçekleştirilip kapatılması ve üst Aksiyonun daha sonra gerçekleştirme işlemi yapılarak kapatılması gerekir.
12.3.1. Alt Aksiyonu Görevini Gerçekleştirme
Menü adı: Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme
Entegre Yönetim Sistemi>Aksiyon Planlama>Gerçekleşme/Termin değiştirme menüsüne gidilir. Açılan ekranda Üst Aksiyon ve Alt Aksiyon Aksiyon Listesinde görüntülenir. İlk olarak üst aksiyona bağlı olarak açılan alt Aksiyonu gerçekleştirme işlemi yapılır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Aksiyon gerçekleştirilir.
: Aksiyon güncellenir.
: Aksiyonun termini değiştirilir.
: Veriler Excel’ e aktarılır.
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir
Aksiyonu gerçekleştirecek yani işi yapacak kişi “Aksiyon Gerçekleştir” butonuna tıkladığında gerçekleştirilmesi gereken alt aksiyon görüntülenir.
Alt Aksiyonun gerçekleştirme ekranında Üst aksiyon görüntüleme sekmesi ile bağlı bulunduğu aksiyonun ve bu aksiyonu alt aksiyon detay bilgileri görüntülenir.
En altta bulunan “Yapılan İş” alanına gerçekleştirilen aksiyonla ilgili bilgi girişi yapılır. “Gerçekleşme Tarihi” alanında aksiyonun yapıldığı tarih seçilir. “Ek Dosya” sekmesinden varsa kanıt dosyalar yüklenir.
Gerçekleştirilen alt aksiyon bilgileri sisteme girilip kaydet butonuna basıldığında alt aksiyon gerçekleştirmiş olur. Aksiyon gerçekleştiğinde onay adımı varsa alt aksiyon kalemi kapatma onayına gider, onay adımı yoksa alt aksiyon otomatik olarak kapanır.
Kapatma onayına giden alt aksiyon görevi, onaycının “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Kapatma Onayı Bekleyen Aksiyon Listesi” olarak görüntülenir.
İlgili Aksiyon No’su tıklanarak Aksiyon Onaylama ekranı açılır.
(Onayla) butonu ile alt aksiyon onaylama işlemi gerçekleştirilir. Alt Aksiyon Onaylama
butonuna tıklanır. Aksiyon onaylanarak kapatılır.
(Reddet) butonu ile, gerçekleştirilen alt aksiyon uygun bulunmayıp reddedilir. Ret nedeninin yazılması zorunludur. Reddedilen alt aksiyon bilgisi, işe yapacak kişinin bekleyen işlerim sayfasında “Reddedilen Aksiyonlar” olarak görüntülenir.
Alt Aksiyon gerçekleştilip kapatıldıktan sonra üst Aksiyonnun gerçekleştirme ve kapatılma işlemleri gerçekleştirilir. Alt Aksiyonun gerçekleştirilip, kapatılması işlemleri gibi üst aksiyonda gerçekleştirilip kapatılır.
1.2.3.2. Üst Aksiyon Görevi Gerçekleştirme
Entegre Yönetim Sistemi >Aksiyon Planlama>Gerçekleşme/Termin değiştirme menüsüne gidilir. Açılan Aksiyon Gereçkleştirme/Termin Değiştirme ekranda Üst Aksiyon Aksiyon Listesinde görüntülenir. Alt Aksiyonun gerçekleştirilip kapatıldıktan sonra Üst aksiyonun gerçekleştirme işlemi yapılır.
Aksiyonu gerçekleştirecek yani işi yapacak kişi “Aksiyon Gerçekleştir” butonuna tıkladığında gerçekleştirilmesi gereken üst aksiyon görüntülenir.
Üst Aksiyonun gerçekleştirme ekranında Alt aksiyon görüntüleme sekmesi bu aksiyonu alt aksiyon detay bilgileri görüntülenir.
Görüntüle butonu ile alt aksiyon görüntülenir.
En altta bulunan “Yapılan İş” alanına gerçekleştirilen aksiyonla ilgili bilgi girişi yapılır. “Gerçekleşme Tarihi” alanında aksiyonun yapıldığı tarih seçilir. “Ek Dosya” sekmesinden varsa kanıt dosyalar yüklenir.
Gerçekleştirilen Üst aksiyon bilgileri sisteme girilip kaydet butonuna basıldığında Üst aksiyon gerçekleştirmiş olur. Aksiyon gerçekleştiğinde onay adımı varsa üst aksiyon kalemi kapatma onayına gider, onay adımı yoksa üst aksiyon otomatik olarak kapanır.
Kapatma onayına giden üst aksiyon görevi, onaycının “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Kapatma Onayı Bekleyen Aksiyon Listesi” olarak görüntülenir.
İlgili Aksiyon No’su tıklanarak Üst Aksiyon Onaylama ekranı açılır.
(Onayla) butonu ile Üst aksiyon onaylama işlemi gerçekleştirilir. Üst Aksiyon Onaylama
butonuna tıklanır. Aksiyon onaylanarak kapatılır.
(Reddet) butonu ile, gerçekleştirilen Üst aksiyon uygun bulunmayıp reddedilir. Ret nedeninin yazılması zorunludur. Reddedilen Üst aksiyon bilgisi, işe yapacak kişinin bekleyen işlerim sayfasında “Reddedilen Aksiyonlar” olarak görüntülenir.
Alt aksiyon özelliği Aksiyon Modülünde kullanılanırken öncelikle ilgili parametreler aktif edilmelidir. Aksiyon Kalemi Planlama-yeni Kayıt ekranında bu özellikle ilgili check box işaretlenmelidir. İlgili check box İşaretlendikten sonra Aksiyon gerçekleştirme ekranında Alt Aksiyon Tanımlama butonu görüntülenir. Bu buton ile Alt Aksiyon Tanımlama işlemi yapılır. Üst aksiyonun kapatılması için öncelikle alt aksiyonun gerçekleştirme işlemi yapılıp kapatıldıktan sonra yapılması gerekmektedir. Aksi takdirde üst aksiyon kapatılmaz sistem uyarı mesajı verir.
Alt Aksiyon özellikleri Aksiyon Yönetimi Modülünde kullanımı ile ilgili Oluşturulan Ana Aksiyon planında açılan Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon listesi sekmesinde listenerek görüntülenir.
Aksiyon Kalemi Planlama ekranında “+ “butonu tıklanıldığında üst Aksiyonun alt aksiyonun görüntülenir. Alt aksiyon bağlı bulunduğu üst aksiyonun alt kırılımı şeklinde Aksiyon listesinde yer alır.
1.2.4. Aksiyon Yönetimi Modülünde İlişkili Aksiyon özelliği
1.2.4.1. Aksiyon Kalemi Oluşturma (Görev Atama) ve İlişkili Aksiyon Özelliği Aktif Etme
Aksiyon planı içerisinde oluşturulan aksiyon kalemine bağlı yeni aksiyon oluşturma için kullanılır. Yeni tanımlanan aksiyon kaleminin başlaması bağlı bulunduğu ilişkili aksiyonun gerçekleşmesine bağlıdır. Aksiyon Yönetimi Modülünde ilişkili Aksiyon özelliğinin kullanılması için ilk olarak Aksiyon Yönetimi Modülü parametrelerinde “ilişkili aksiyon kullanılacak mı?” parametresin değeri “evet” olarak sistemde ayarlanarak parametre aktif edilmektedir. Parametre aktif edildikten sonra Ana aksiyon planın içerisinde görev atamalarının kalemler butonu tıklanarak açılan Aksiyon Kalemi Planlama sayfasında (İlişkili Aksiyon oluştur) butonu görüntülenir. Bu buton yardımıyla Aksiyon Yönetimi Modülün ilişkili Aksiyon özelliği kullanılarak aksiyon kalemine bağlı yeni aksiyon oluşturma işlemi gerçekleştirilir. Bu buton ile Aksiyon Kalemi planlama sayfasında kapalı veya iptal durumda olmayan aksiyonlar, periyodik olmayan aksiyonlar ve alt aksiyon özelliği kullanılmamış aksiyonların seçilmesi sağlanmaktadır.
Bu özelliğin kullanımı ile Aksiyon Kalemi Planlama menüsünde Yeni butonu tıklanarak açılan Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Türü alanında iki radyo butonu görüntülenir.
Bu radyo butonlar “Sabit aksiyon” ve “ilişkili Aksiyon” radyo butonlardır. “Sabit Aksiyon” radyo butonu seçildiğinde, aksiyon planı içerisinde başka bir aksiyona bağlı olmayan, görev ataması gerçekleştilir. “İlişkili Aksiyon” radyo butonu seçilirse, alt alan olarak açılan ilişkili Aksiyon alanında sistemde ana aksiyon planı içerisinde tanımlı olan başka bir aksiyonla ilişki kurulur.
“İlişkili Aksiyon” seçildiğinde periyodiklik, alt aksiyon ve açma onayı devre dışı olmaktadır. Birbirine bağlı olarak ilerlemesi gereken aksiyonlarda ilişkili aksiyon seçimi yapılır. Örneğin A aksiyonu bitmeden B aksiyonu başlamasın dersek ilişkili aksiyon seçimini yapmamız gerekir. Aynı aksiyon planı içerisinde bulunan açık bir aksiyon kalemi ile ilişkilendirilebilir, yani aynı ana aksiyon altında açık bir aksiyon seçilmesi zorunludur. İlişkili aksiyon kalemi kapanana kadar, seçtiğiniz aksiyon kalemi bekliyor statüsüne geçer. Gerçekleşme tarihine göre aç butonu seçilirse, ilişkili aksiyon kalemi kapalı statüsüne geldiğinde seçtiğiniz aksiyon açık statüsüne geçer. Bu buton seçili olmazsa ajan programı devreye girer ve aksiyon seçilen başlangıç tarihinde açık statüsüne geçer. Seçtiğiniz aksiyon açık statüsüne geçene kadar bekleyen işlerim görevine düşmez.
Bu ilişkili Aksiyon özelliğini uygulamak için Entegre Yönetim Sistemi >Aksiyon Yönetimi>Planlama menüsü tıklanılır.
Açılan ekranda Kalemler butonu tıklanarak Görev atama işleminin yapıldığı Aksiyon Kalemi Planlama sayfası açılır. İlişkili Aksiyon özelliğinin uygulanması Oluşturulan Ana Aksiyon Planında görev ataması yapılan Aksiyon Kalemi Planlama işlemi yapılmalıdır.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Yeni bir aksiyon kalemi oluşturulur.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi düzenlenir.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi silinir.
: Modül Yöneticisi tarafından aksiyon bilgileri güncellenir.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi görüntülenir.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi yayınlanır.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi kopyalanır.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi iptal edilir.
: İlişkili aksiyon oluşturulur. Aksiyon planı içerisinde oluşturulan aksiyon kalemine bağlı yeni aksiyon oluşturma için kullanılır. Yeni tanımlanan aksiyon kaleminin başlaması bağlı bulunduğu ilişkili aksiyonun gerçekleşmesine bağlıdır.
: Çoklu aksiyon görevi oluşturulur. Aksiyon planı içerisinde tanımlanan bir aksiyonun kopyalanarak birden çok kişiye atanması için kullanılır.
: Listede seçili olan aksiyon kalemi için askıya alma işlemi gerçekleştirir. Aksiyon kalemi askıya alındığında, bekleyen işlerde ve gecikmelerde gözükmez.
: Listede seçili olan askıdaki aksiyon kalemi için askı işlemini iptal ederek, aksiyon kalemi görünür hale getirir.
: Ekrandaki listelenen aksiyon kalemleri Excel’e aktarılır.
: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.
Oluşturulan Ana Aksiyon planı içesinde görev ataması yapılan Aksiyon Kalemi Planlama ekranında ilşkili Aksiyon özelliğinin kullanılması için sistemde tanımlı Aksiyon olması için Aksiyon Kalemi Planlama -Yeni Kayıt Aksiyon Kalemi tanımlama işlemi yapılması gerekmektedir. Ana Aksiyon Planının içerisine yeni bir Aksiyon Kalemi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir. Aksiyon türü sabit Aksiyon olan bir aksiyon tanımlanır.
Aksiyon Kalemi Planlama ekranında 2 sekme bulunmaktadır.
1-Aksiyon Bilgileri sekmesi;
Aksiyon Kalemi ile ilgili genel bilgilerin girildiği sekmedir.
2-Ek Dosyalar sekmesi;
Aksiyon Kalemi ile ilgili varsa fotoğraf, çizim, toplantı notu, karar tutanağı gibi ek belgeler/ kanıtlar eklenebilir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Aksiyon kalemine bağlı ek dosya eklenir.
: Listede seçili olan ek dosya görüntülenir.
: Listede seçili olan ek dosyayı silinir.
Aksiyon Kalemi oluşturma aşamasında gerekli sekmeler ve alanlar doldurulduktan sonra (Kaydet) butonu kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Oluşturulan Ana Aksiyon planı içerisinde görev atama işlemi gerçekleştirilerek Aksiyon Türü “Sabit Akisyon” olan bir Aksiyon Kalemi tanımlama işlemi gerçekleştirilirdikten sonra ilişkli Aksiyon özelliği kullanımı sağlanılır. Oluşturulan Aksiyon Planında Yeni butonu tıklanarak açılana Aksiyon Planlama- Yeni Kayıt ekranında Aksiyon Türü alanında ilişkili aksiyon radyo butonu seçilerek açılan ilişkili Aksiyon alanında sistemde tanımlı Aksiyonlarda seçip işlemi yapılacağı için Aksiyon Kalemi Tanımlama işlemi ilk olarak yapılması gerekmektedir. “İlişkili Aksiyon” seçilirse, alt alan olan ilişkili aksiyon olarak açılan alanında sistemde ana aksiyon planı içerisinde tanımlı olan başka bir aksiyonla ilişki kurulma işlemi gerçekleştirilir. İlişkili Aksiyon özelliğinde aynı plan içinde mutlaka sistemde tanımlı bir Aksiyonla ilişki kurulduğu için önceden Aksiyon Kalemi Planlama işlemi yapmak gerekmektedir. Yada aynı plan içinde var olan sistemde tanımlı aksiyon kalemleri ile ilişki kurulur. İlişki Aksiyon özelliği uygulamak Ana Aksiyon Planının içerisine tekrar yeni bir Aksiyon Kalemi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.
Aksiyon Kalemi Planlama ekranında 2 sekme bulunmaktadır.
1-Aksiyon Bilgileri sekmesi;
Aksiyon Kalemi ile ilgili genel bilgilerin girildiği sekmedir. Bu sekmede Aksiyon Türü alanında İlikili Aksiyon radyo butonu seçildikten sonra alt alan olan ilişkili Aksiyon alanında sistemde tanımlı Aksiyon listesinde ilişkisi kurulacak aksiyon seçilir.
2-Ek Dosyalar sekmesi;
Aksiyon Kalemi ile ilgili varsa fotoğraf, çizim, toplantı notu, karar tutanağı gibi ek belgeler/ kanıtlar eklenebilir.
Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;
: Aksiyon kalemine bağlı ek dosya eklenir.
: Listede seçili olan ek dosya görüntülenir.
: Listede seçili olan ek dosyayı silinir.
Aksiyon Kalemi oluşturma aşamasında gerekli sekmeler ve alanlar doldurulduktan sonra (Kaydet) butonu kayıt işlemi gerçekleştirilir.
1.2.4.2. Aksiyon Görevini Gerçekleştirme
Menü adı: Entegre yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Gerçekleşme/Gecikme
Bekleyen işlerimde sayfasında “Aksiyon Sorumlusu”nda “Sorumluluğumda Bekleyen Aksiyonlar” ve “İşi Yapacak Kişi”de “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” olarak görev listelenir. İlişki Aksiyon özelliği kullanılarak açık durumdaki Aksiyonun gerçekleştirme işleminin yapılması gerekmektedir.
Aksiyon görevini gerçekleştirmek için işi yapacak kişi “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” listesini açar. İlgili aksiyon koduna tıkladıktan sonra “Gerçekleştirme”, “Güncelleme”, “Termin Değiştirme” ve “Geciktirme” işlemleri yapılabilir.
En altta bulunan “Yapılan İş” alanına gerçekleştirilen aksiyonla ilgili bilgi girişi yapılır. “Gerçekleşme Tarihi” alanında aksiyonun yapıldığı tarih seçilir. “Ek Dosya” sekmesinden varsa kanıt dosyalar yüklenir. (Kaydet) butonu ile kayıt işlemi gerçekleştirilir.
Kapatma onayına giden aksiyon görevi, onaycının “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Kapatma Onayı Bekleyen Aksiyon Listesi” olarak görüntülenir.
İlgili Aksiyon No’su tıklanarak Aksiyon Onaylama ekranı açılır.
(Onayla) butonu ile aksiyon onaylama işlemi gerçekleştirilir. Aksiyon Onaylama
butonuna tıklanır. Aksiyon onaylanarak kapatılır.
(Reddet) butonu ile, gerçekleştirilen aksiyon uygun bulunmayıp reddedilir. Ret nedeninin yazılması zorunludur. Reddedilen aksiyon bilgisi, işe yapacak kişinin bekleyen işlerim sayfasında “Reddedilen Aksiyonlar” olarak görüntülenir.
Aksiyon Yönetimi Modülünde Oluşturulan Ana Aksiyon planı içeresinde Aksiyon kalemi Planlama ekranında Aksiyon listesi sekmesinde Alt aksiyon özelliği ağaç kırılımı şeklinde bağlı bulanan üst aksiyon ve alt kısmında alt aksiyon görümü ile ve ilişkli aksiyon özelliğide ilişkili aksiyon numarasının görümü ile görüntülenir
İlişkili Aksiyon özellikleri Aksiyon Yönetimi Modülünde kullanımı ile ilgili Oluşturulan Ana Aksiyon planında açılan Aksiyon Kalemi Planlama ekranında Aksiyon listesi sekmesinde listenerek görüntülenir. Aynı aksiyon planı içerisinde bulanan durumu açık statüsündeki Aksiyon kalemi ile ilişkilendirme yapıldığı için İlişkili aksiyon kalemi kapanana kadar, seçtiğiniz aksiyon kalemi durumu bekliyor statüsüne geçiyordu. İlişkili aksiyon kalemi gerçekleştirme ve kapama işlemi yapıldıktan sonra durumu açık statüsü geçer. Açık statüsüne geçen Aksiyon Bekleyen işlerde “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar Listesine” görev olarak düşer.
Aksiyon gerçekleştirme işlemi yapıldıktan sonra kapama onayı varsa kapama onayı aşamaları yapılarak ilişkili Aksiyon kapatılır. Oluşturulan Ana Aksiyon Planı içinde tanımlı olan İlişkili aksiyonun durumu kapalı statüsünde olur ve Alt aksiyonlarla birlikte görüntülenir.