Sapma Yönetimi

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Sapma Yönetimi Modülü (v.5.26) Kullanıcı Yardım Dokümanı

Modül Versiyonu: 5.26

1. GİRİŞ

ISO standartlarına göre bir kuruluşun planlanan hedef, süreç veya ürün kriterlerinden sapmaları sistematik şekilde tespit ederek analiz etmesi, düzeltici faaliyetlerle bu sapmaların tekrarlanmasını önlemesi sürecidir. Bu yönetim yaklaşımı, kalite sürekliliğini sağlamak, müşteri memnuniyetsizliğini önlemek ve süreçleri sürekli iyileştirmek açısından kritik öneme sahiptir. Sapma Yönetimi sayesinde kuruluşlar, uygun olmayan durumları erken aşamada kontrol altına alarak hem riskleri azaltır hem de operasyonel verimliliği artırır.

2.AMAÇ:

Bu yardım kılavuzunun amacı, Qdms kullanan kuruluşların Sapma Yönetimi modülünün implementasyonu sırasında ve sonrasında risk formları ile bu risklerle ilgili alınacak süreçlerin planlanması aşamasında izleyeceği yolu belirlemektir. Ayrıca kalite standartlarına veya iş süreçlerine uyumsuzluk yaratan sapmaların kontrol altına alınarak, nedenlerinin bulunması ve tekrarının önlenmesini sağlamaktır.

3.SORUMLULUKLAR:

Yönetim Sistemleri Temsilcisi.

4.KISALTMALAR:

QDMS: Kalite Dokümanları Yönetim Sistemi

RDF: Risk Değerlendirme Formu

RDFD: Risk Değerlendirme Form Detayı

5. SAPMA YÖNETİMİ MODÜLÜ

Kullanılmakta olan Sapma Yönetimi metodolojisinin dijital ortamda takibini sağlama, risk analiz tarihçesini oluşturma ve izleme, risk değerlendirme sonucunda süreçleri belirleme ve takip etme, mevcut risk formlarının sisteme aktarımı, risk formları üzerinde yetki kontrolünü sağlama ile yetkisiz erişimi engellemeyi sağlayan risk tabanlı modüldür. Bu modülde planlananla gerçekleşen arasındaki farklara (yani sapmalara) odaklanır. Bu farkların nedenlerini analiz edilerek tekrarını önlemesi hedeflenir. Kalite yönetimi, çevre yönetimi, iş güvenliği gibi sistemlerde uygunsuzluk yönetimiyle doğrudan ilişkilidir. Bunun nedeni, bu sistemlerin tümünün temelinde sürekli iyileştirme, risk temelli düşünce ve uygunluk kavramlarının yer almasıdır

Genel Olarak Modülün işlevleri:

1. Sapma Kayıtları: Sapmalar kayıt altına alınır (Örneğin: uygunsuzluk, kaza, müşteri şikâyeti, iç denetim bulgusu).
2. Kök Neden Analizi: Sapmanın temel nedeni araştırılır (Örneğin: 5N1K, Balık Kılçığı, 5 Neden gibi tekniklerle).
3. Önlemler:İşletmelerin planladığı hedeflerden sapmalar yaşandığında bu sapmaların nedenlerini ortadan kaldırmak ve hedeflere ulaşmayı güvence altına alınır. (Örneğin:DİF, Doküman, Aksiyon ve Diğer referans tipine bağlı olarak önlem alma)
4. Takip ve Kapanış: Uygulanan faaliyetlerin etkinliği değerlendirilir ve dosya kapatılır.

Bu modül kapsamından aşağıdaki özelliklere sahiptir:

• Sınırsız parametrik alan desteği
• İstenilen akışı hızlıca kurgulama,
• Kayıt, Genel ve Form bazında rapor formatları tanımlama işlemi yapma,
• İstenilen formatta Sapma Yönetimi formu tasarlayabilme, kayıt altına alınması ve takibi yapılması
• Aksiyon Yönetimi, DİF, Doküman Yönetimi modülleri ile entegre çalışma,
• Önlemleri; DİF, Doküman Yönetimi, Aksiyon Yönetimi modülleri ile takip etme,
• Genel Sapma Listesi ve Aksiyon Raporu gibi raporların alınma işlemi.

5.1. Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi

Sapma Yönetimi modülünün altyapısını oluşturmak amacıyla gerekli tanımlamaların yapıldığı kısımdır. Yapılan tanımlamalara göre Qdms sisteminin bu kısmındaki menülerde giriş ekranında veriler karşımıza çıkmaktadır. Karşımıza çıkan bu verilere kullanılarak Entegre Yönetim Sistemi kısmındaki modülün menülerinde işlem adımları yapılmaktadır.

5.1.1. Kontroller

5.1.1.1. Kontrol Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/ Kontroller/ Kontrol Tanımlama

Kontrol tanımlama işlemimin yapıldığı menüdür.Kontroller Qdms sisteminde risk modüllerinde kullanılır. Kontroller 27001 EK A maddesinde geçen maddelerdir ve Kontroller sekmesinde gelmektedir.Kontroller sekmesinde her bir risk için kontrol adımı seçebilebilir.Kontroller sekmesinde, seçtiğiniz kontrol maddeleri, Qdms ortamında raporlar başlığında SOA(Statement of Applicability) raporu almak istediğinizde karşınıza çıkacaktır.Kısaca Kontroller SOA(Statement of Applicability) raporunun hazırlanmasında kullanılmaktadır.

NOT: SOA (Statement of Applicability), bir kuruluşun ISO/IEC 27001 standardına göre uygulamayı seçtiği kontrollerin listesini, bu kontrollerin uygulanabilirliğini ve gerekçelerini içeren resmi bir belgedir.

Sapma modülü parametrelerinde 95 numaralı “Kontroller sekmesi kullanılsın mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında yeni bir sapma yönetimi formu detay kaydının tanımlama işleminin yapıldığı yeni kayıt ekranında sekme olarak çıkar.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Kontrol tanımlanır.

: Listede seçili Kontrol bilgisi üzerinde düzeltme/ değişiklik/ güncelleme yapılır. Kod bilgisi güncellenemez.

: Listede seçili Kontrol bilgisi silinebilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Kontrol Tanımlama ekranına yeni bir Kontrol eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Kontrol Tanımlama-Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Kontrol Kodu: Kontrol Tanımlama ekranında Kontrol kodu bilgisi tanımlandığı zorunlu alandır. Daha önce tanımlamış alanlarla aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır. Ör. ‘001’, ‘RK’

İlgili modülün 96 numaralı “Kontroller Oto Kod Şablonu” parametresinde tanımlı kod şablonuna göre sistem otomatik kod şablonu atamasını yapar.

Tanımlanan oto kod şablonun kaçıncı sayaç değerinde başlayacağı bilgiside ilgili modülün 97 numaralı “Kontroller Sayac” parametresinde parametre değerinde tanımlı değere göre gelmektedir.

Parametre değerinde sayaç değeri “0” olarak tanımlıdır. Kod şablonu “KNT.###” göre KNT.001, KNT.002, KNT.003 şeklinde sistem kod ataması yapacaktır.

Bağlı Olduğu Kontrol: Oluşturulma aşamasında olan Üst Kontrol bir Kontrol tanımının** alt kırılımı olması halinde bu alan otomatik dolu gelir. Dolu olarak gelen alanda bağlı olduğu Kontrol tanımının adı yazar. Bağlı olduğu üst kırılım silinmek istenildiğinde sağ yanda bulunan (Sil) butonu veya değiştirilmek istenildiğinde sağ yanda bulunan (seç) butonu kullanılır. Bağlı olduğu bir üst kontrol yok ise bu alan boş gelir.

Kontrol Tanımı: Kontrol Tanımlama ekranında Kontrol tanım bilgisinin tanımlandığı zorunlu alandır.

Açıklama: Kontrol Tanımlama ekranında Açıklama bilgisinin girildiği alandır.

Durum: Kontrol Tanımlama ekranında Durum bilgisinin “Aktif” ve “Pasif” seçeneklerinde “Aktif” seçeneğinin seçildiği alandır. Durumu pasif olanlar Kontroller sistemde artık kullanılmadığına bir işarettir.

Kontrol Tanımlama ekranında kontrol kodu, tanımı, açıklama bilgileri yazılır. Varsa bağlı olduğu üst kontrol bilgisi (seç) butonu tıklanrak açılan sistemde tanımlı Kontrol listesinden seçilir. Gerekli alanlar ilgili bilgiler doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak Kontrol Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Kontrol Tanımlama ekranında Filtre sekmesi ile Kontrol Kodu, Bağlı Olduğu Kontrol ve Kontrol Tanımı gibi alanlara veri girilip, (Ara) butonu tıklanarak arama kriterlerine göre filtreleme yapılır.

5.1.2. Alan Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/ Alan Tanımlama

Sapma Yönetimi modülünde Fonksiyon Dizanyer menüsünde bulunan fonksiyonların sayfaları ile ilişki kurulacak alanların tanımlama işleminin yapıldığı menüdür. Bu menüde tanımlanan alanlar alan havuza eklenir. Alan havuzuna eklenen alanlar Fonksiyon Dizanyer menüsünde bulunan Kaynak Grubu Tanımlama, Kaynak Tanımlama, Sapma Yönetimi Form Tanımlama, Sapma Yönetimi, Önlem Tanımlama ve Kontrol Tanımlama fonksiyonlarının sayfaları ile ilişkilendirme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir alan eklenir.

: Listede seçili alan bilgisi üzerinde düzenleme işlemleri yapılır.

: Listede seçili alan bilgisi kopyalanır.

: Listede seçili alan bilgisi silinir.

: Alanın değerleri tanımlanır.

“Ürün Kodu/Ürün Adı” Adı Olan Ürün Tipli Parametrik Alan Tanımlama İşlemi: Qdms departman veri tabanından ürün bilgisi seçilebilmesini sağlayan parametrik alan tipidir.Tanımlanan alanda açılan sistemde tanımlı Ürün listesinden seçim yapılır.

Alan Tanımlama ekranına yeni bir alan eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır;

Alan Kodu: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Alan Kodu bilgisinin girildiği zorunlu alandır. Daha önce tanımlamış alanlarla aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır. Ör. ‘001’, ‘RK’

Alan Adı: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Alan Adı bilgisinin girildiği alandır. İlgili dil simgelerin bulunduğu kısımda alan adının dil karşılığı bilgisi yazılır.

Başlık Notu: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında alanı veri girişinin yapılması ile ilgili açıklayıcı bilgi içeren not bilgisinin girildiği alandır. Mouse ile simgenin üzerine gelindiğinde görüntülenen bilgidir. İlgili dil simgelerin bulunduğu kısımda başlık notunun dil karşılığı bilgisi yazılır.

Giriş Tipi: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında giriş tipinin Hesaplanan veya Veri Girişi tipi bilgisinin seçilebildiği alandır. Giriş Tipi seçeneği oluşturulan alanın manuel olarak veri girişi ile mi yoksa hesaplama yöntemi ile mi belirleneceğini gösterir. Örneğin; Veri Girişi.

Alan Tipi: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında alan tipinin bilgisinin seçilebildiği alandır. Alan Tipi ise oluşturulan alanın metin, nümerik, tarih, liste vb. tiplerinden hangisi olduğunu gösterir. Örneğin:Alan Tipi olarak ürün seçilir.

Seçim Tipi: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında alan tipinin tekli ve çoklu seçeneklerinde seçim işlemi yapılır. Örneğin:Çoklu Seçim seçilir.

Görünme Şartı: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Görünme Şartı bilgisinin girildiği alandır. Bir alan eğer başka bir alanın şartına bağlı olarak görülecekse görünme şartı kullanılır. Liste tipli alanın değerlerine göre oluşturulan alanın görüntülenmesini sağlar. Kullanımı [ALANKODU]=ALAN_DEĞERİ vb. şekildedir. (Örneğin, Fırsat var mı? Alanının alan kodu 01; Fırsat alanının alan kodu 02 olsun. Eğer “Fırsat” Alanının, “Fırsat var mı?” Alanındaki seçeneklerden değer kodu 100 olan “Evet” değeri seçili ise görülmesi gerekiyorsa 02 numaraları “Fırsat” alanının görünme şartı bölümüne formül şu şekilde yazılmalıdır: [01]=100)

Durum: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında durumun “Aktif” veya “Pasif” olarak bilgisinin seçilebildiği alandır.

Genişlik: Alan Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında genişlik bilgisinin girildiği alandır.

Açılan Alan Tanımlama-Yeni Kayıt alan kodu ve alan adı bilgisi girilir. Giriş Tipi veri girişi ve Alan Tipi seçilir. Durum kısmı seçilir. Alan Tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonuna tıklanarak Alan Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir

Sapma Yönetimi modülünda Alan Tanımlama menüsünde tüm alanların tanımlama işlemi aynı şekilde olur. Alan Tanımlama işleminde yapılırken Giriş Tipi veri girişi olarak seçeneği seçildiğinde parametrik alan tipi metin, liste, nümerik gibi alan tipleri seçilerek tanımlama işlemi yapılır. Giriş Tipi Hesaplanan olarak seçeneği seçildiğinde ise Formül Tipi ve Formül alanı görüntülenir. Formül Tipi alanında ilgili alanın Excel ve SQL olarak iki seçenek görüntülenir. Formül Tipinde Excel seçeneği seçildiğinde Excel formüller Alan Tanımlamada tanımlı alan kodlarına bağlı olarak köşeli parantez içerisinde yazılacak şekilde Formül alanı yazılır. Formül Tipi SQL olarak seçildiğinde Bimser Destek Ekibinde yardım alınarak Formül alanına ilgili formül yazılır. Sapma Yönetimi modülünde tanımlanacak tüm alanlar tanımlanır

Alan Tanımlamada tüm alanlar tanımlandıktan sonra Fonksiyon Dizanyer menüsünde 22 numaralı “Statü kullanılacak mı?” parametresine bağlı olarak görüntülenen ve butonları kullanılarak statü, butonların tanımlama işlemi yapılır. Statü ve buton tanımlama işleminde sonra butonu tıklanarak alanların Fonksiyon Dizanyer menüsünde tanımlı fonksiyonların ilgili sayfalarıyla ilişkilendirilme işlemi yapılır. Bu işlemlerin yapılmasında onay akışı kurgusunun Akış Tanımlama menüsünde tanımlanıp ve Alt Modül Tanımlama menüsünde ise akışların kontrolünün yapılması gerekmektedir.

Sistemde Mevcut Bulunan Alan Tiplerinin Tam Listesi ve Açıklamaları

Metin: Elle yazım imkanı veren metin kutucuğu ekler. Kısa metin girişi sağlar. Örneğin, açıklamalar veya notlar için kullanılır.

Metin Çok Satırlı: Elle yazım imkanı veren karakter sınırı olmayan çok satırlı metin kutucuğu ekler. Uzun metinler için çok satırlı alan sunar. Risk değerlendirmeleri ve olay açıklamaları için uygundur.

Nümerik: Sayısal olarak veri girişi yaptırır. Sayısal veri girişi yapılmasını sağlar. Risk puanlaması ve olasılık hesaplamalarında kullanılır.

Nümerik-Parasal: Parasal değer olarak nümerik giriş yaptırır. Para birimi içeren sayısal değer girişi sağlar. Finansal analizler ve maliyet hesaplamaları için uygundur.

Nümerik-Birim: Birim olarak nümerik giriş yaptırır. Ölçü birimi içeren sayısal değer girişi sağlar. Fiziksel ölçümler ve standartlara dayalı analizler için kullanılır.

Tarih: Takvim alanı ekler. Takvim üzerinden tarih seçimi yapılmasını sağlar. Olay tarihleri ve değerlendirme süreleri için kullanılır.

Liste: Birden fazla element arasından tek seçim yaptırır. Önceden tanımlı seçenekler arasından tekli seçim yapılmasını sağlar. Risk kategorileri ve önceliklendirme için uygundur.

Puanlı Liste: Açılır menüden seçim yaptırır, liste elementlerinin puan değerleri mevcuttur. Risk değerlendirmelerinde olasılık ve etki puanlaması için kullanılır.

Arama Özellikli Liste: Birden fazla element arasından geniş arama fonksiyonuyla arama yapabilecek şekilde, tekli ve/ veya çoklu seçim yapılmasını sağlar. Özellikle büyük veri setlerinde hızlı seçim için uygundur.

Ağaç Liste: Ağaç kırılımına sahip birden fazla element arasından geniş arama fonksiyonuyla arama yapabilecek şekilde seçim yapılmasını sağlar. Hiyerarşik yapıda seçenekler sunar. Alt kategoriler ve detaylı analizler için kullanılır.

Personel: QDMS personel veri tabanından kişi seçilebilmesini sağlar. Risk sahipleri ve sorumlu atamaları için kullanılır.

Departman: QDMS departman veri tabanından departman bilgisi seçilebilmesini sağlar. Organizasyonel yapı ve sorumluluklar için kullanılır.

Unvan: QDMS unvan veri tabanından unvan bilgisi seçilebilmesini sağlar. Yetki ve sorumluluk düzeylerini belirlemek için kullanılır.

Doküman: QDMS doküman veri tabanından doküman seçilebilmesini sağlar. Risk analiz raporları ve prosedürler için kullanılır.

Yönetim Sistemi: QDMS yönetim sistemi veri tabanından yönetim sistemi bilgisi seçilebilmesini sağlar. Entegre yönetim sistemleri ve uyum analizleri için kullanılır.

Müşteri: QDMS müşteri veri tabanından müşteri bilgisi seçilebilmesini sağlar. Müşteri kaynaklı riskler ve şikayet analizleri için kullanılır.

Tedarikçi: QDMS tedarikçi veri tabanından tedarikçi bilgisi seçilebilmesini sağlar. Tedarikçi performansı ve tedarik zinciri riskleri için kullanılır.

Ürün: QDMS ürün veri tabanından ürün bilgisinin seçilebilmesini sağlar. Ürün tasarımı ve üretim süreçleri ile ilgili risk analizleri için kullanılır.

Şirket Profili: QDMS şirket profili veri tabanından şirket profili bilgisi seçilebilmesini sağlar. Organizasyonel yapı ve stratejik risk analizleri için kullanılır.

Başlık: Formlara koyu harflerle yazılacak başlık alanı ekler. Veri giriş formlarının düzenlenmesi için kullanılır.

Dosya: Dosya eklemesi için uygun alan getirecektir. Risk analiz raporları ve belgelerinin eklenmesi için kullanılır.

Resim: Resim eklemesi için uygun alan getirecektir. Görsel analizler ve saha gözlemleri için kullanılır.

Resim Liste: Resim listesinden seçim sağlar. Görsel referanslar ve örnekler için kullanılır.

Çoklu Resim: Çoklu resim seçilmesini sağlar. Saha gözlemleri ve görsel veri toplama için kullanılır.

Tablo: Tablo tipli alan oluşturulmasını sağlar. Bu tip bir alan eklendikten sonra alan değerleri olarak yeni alan tanımlamalarının yapılması gereklidir. Veri setlerinin düzenli ve karşılaştırmalı analizleri için kullanılır

Sorgu: QDMS/Ensemble veri tabanları içerisindeki ana verilerden seçim yapılabilmesi için tanımlanabilen alan türüdür. (Sadece Bimser Destek Ekibi tarafından tanımlanmalıdır) Tekli ve çoklu seçim yapılabilir.

Sorgu Ağaç: QDMS/Ensemble veri tabanları içerisindeki ağaç kırılımlı ana verilerden seçim yapılabilmesi için tanımlanabilen alan türüdür. (Sadece Bimser Destek Ekibi tarafından tanımlanmalıdır) Tekli ve çoklu seçim yapılabilir.

Sekme: Mevcut risk değerlendirme formunda alanların bulunduğu sekmenin haricinde alanların ilişki kurularak içerisinde görülebileceği yeni bir sekme oluşturur.

Onay Kutusu Liste: Talebe göre tekli veya çoklu seçim yaptırılacak tipte bir liste tipli alandır.

Risk: Risk tabanlı modüllerden değerlerin seçilebilmesini sağlar. Bu tip bir alan eklendikten sonra hangi modülden değerlerin geleceği alan tanımlama ekranında seçilmesi gereklidir..

Açıklamalı Liste: Seçilen liste değerinin yanına açıklama yazabilme imkanı sağlayan alan tipidir. Alan Tanımlama menüsünde alan değerleri tanımlanırken her değer için açıklama kutucuğunun aktif olup olmayacağının seçilmesi gerekir. Burada yapılan seçime göre Entegre Yönetim Sistemi menüsü altında bu alanın görüleceği menüde ilgili seçim yapıldığında alan değerinin yanına kullanıcının açıklama yazabilmesi için kutucuk açılmış olur.

Pozisyon: QDMS pozisyon veri tabanından pozisyon bilgisi seçilebilmesini sağlar.

Saat: Saat tipli alan ekler.

Bu parametrik alan tipleri, QDMS sisteminde risk modüllerinde veri toplama, analiz ve raporlama süreçlerini özelleştirmeye olanak tanır. Kullanıcılar, bu alanları organizasyonel ihtiyaçlara göre yapılandırarak risk yönetimi süreçlerini daha etkili hale getirebilirler.

5.1.3. Fonksiyon Dizayner

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/ Fonksiyon Dizayner

Genel anlamda sistemin altyapı tanımlamaları altında bulunan ve risk yönetimi süreçlerinin özelleştirilmesi kullanılan, kullanıcıların risk değerlendirm formlarını, iş akışlarını ve ekran düzenlerini kurum ihtiyaçlarına göre tasarlamalarına olanak sağlayan bir menüdür.

Fonksiyon Dizayner Menüsünün Kullanım Adımları;

1. Parametrik Alan Tanımlama: İlk olarak, sistemde kullanılacak özel alanlar tanımlanır. (Alan Tanımlama menüsünde) .Bu alanlar metin, tarih, liste gibi parametrik alan tipleridir.
2. Alan Havuzuna Eklenmesi: Tanımlanan alanlar, sistemin genel kullanımına sunulmak üzere alan havuzuna eklenir.
3. Fonksiyon Dizayner ile Entegrasyon: Fonksiyon Dizayner menüsüne gidilerek, alan havuzundaki öğeler ilgili formlara ve ekranlara entegre edilir.

Fonksiyon Dizayner menüsü ile alan havuzuna eklenen alanlar Sapma Yönetimi modülünü istenilen sayfaları ile ilişkilendirilebilir. Bunun için Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi / Fonksiyon Dizayner menüsü tıklanılır. Açılan ekranda Sapma Yönetimi modülününde alan eklenebilecek fonksiyonları sıralanamaktadır. Bu ekranda Kaynak Grubu Tanımlama, Kaynak Tanımlama, Sapma Yönetimi Form Tanımlama, Sapma Yönetimi, Önlem Tanımlama ve Kontrol Tanımlama fonksiyonlarında kullanılacak alanlar ve bunların sıralaması ile onay işlemlerindeki hiyerarşi detayı tanımlanır. Bu görüntülenen fonksiyonlar seçili iken butonu tıklanarak ilgili fonksiyon ile alanın ilişkilendirilme işlemi yapılarak, alanın fonksiyonun ekranlarında görüntüleme işlemi yapılır. Açılan ekranın alanın hangi statüde aktif, görünür ve zorunlu olacağı belirlenir. Bu menüde kullanılacak butonlar Sapma Yönetimi modülü parametrelerinden 22 numaralı “Statü kullanılsın mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametrenin aktif edilmesi bağlı olarak değişmektedir. Bu parametrenin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edildiğinde ve butonların menüde gözükmektedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili fonksiyon için statü tanımlama işlemi yapılır.

: Listede seçili fonksiyon için buton tanımlama işlemi yapılır.

: Alanların ilgili fonksiyon ile ilişkilendirilme işlemi yapılır.

Ancak 22 numaralı parametrenin parametre değeri “Hayır” seçilerek parametre pasif olduğu durumlarda sadece butonu görünür durumda olur

Fonksiyon Dizayn ekranında 4. Numaralı “Sapma Yönetimi” fonksiyonu seçili iken butonu tıklanılır.

Fonksiyon Dizayn-Alanlar-Sapma Yönetimi ekranı açılır. Bu alanların ilgili fonksiyonla ilişkilendirilme işlemi yapılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili fonksiyona yeni bir alan eklenir.

: Listede seçili eklenen fonksiyona eklenen alan bilgisi üzerinde düzenleme işlemi yapılır.

: Listede seçili eklenen fonksiyona eklenen alan bilgisi silinme işlemi yapılır..

: Önceki ekrana geri dönülür.

Fonksiyon Dizayn-Alanlar-Sapma Yönetimi ekranında ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Alan Adı: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında tanımlanmış alanlardan alan seçimi yapıldığı alandır.

*Mesajı: *Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında zorunlu alan doldurulmadığında verilecek uyarı mesajı bilgisi yazıldığı alandır. Statüsü zorunlu seçilen alanlar için mesaj bilgisi yazılır.

Sıra No: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında alanın sıra no belirlenlendiği alandır.

Varsayılan Rol: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında ilgili alanın değeri daha önce tanımlanmış bir üst formdan ya da kaydı giren kişinin adı soyadı, pozisyonu, unvanı, departmanı, iş yeri gibi verileri ise bunlar için tanımlanmış rol seçilebilir. Örneğin, Risk detay formunda risk girişini yapanın departmanı adında bir alanda sisteme kaydı giren kullanıcının departmanı gelmesi gerekiyor varsayılan rol kullanılabilir. Kullanılmadığı durumda kullanıcı kendi departmanını hem yanlış seçebilir hem de kaydı giren kullanıcı fazladan bir işlem yapmış olur. Burada seçilen varsayılan rol sayesinde, kullanıcı risk girişi yapmaya başladığında departmanı otomatik gelecektir.

Varsayılan Değer Değiştirilmesin: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında seçilen alan varsayılan olarak bir değer getiriyorsa getirdiği değerin değiştirmemesini sağlandığı alandır.

Gridde göster: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında alanın gridde gösterilmesi gerekiyorsa ilgili check box işaretlendiği alandır.

Seçimde göster: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında diğer risk ya da olay modüllerinden ilişki kurulması gerekli olduğu durumlarda alan tanımlama menüsünde risk tipli bir alan tanımlanabilir. Bunun sonucunda ilgili form ilişkisi kurulduğu takdirde risk sekmesi oluşacaktır. Bu sekmede ekle butonuna basıldığında ilişki kurulması gereken modüldeki risklerin /olayların listesi gelecektir. Gelen listenin sütunlarında hangi alanların gözükmesi gerekiyorsa o alanlar için ilgili modülde seçimde göster check box’ı işaretlenmelidir. (Tablo, dosya, resim vb. tipli metinsel ifadenin dışında olan alanlar seçilmemelidir).

Filtrede Göster: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında seçilen alanın filtrede gösterilmesi için ilgili check box işarertlendiği alandır.

Satır Sayısı: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında ilgili alan çoklu satır ise, veri girişi ekranında kaç satır gözükmesi gerektiği belirlendiği alandır.

Kolon Genişliği: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında ilgili modülde girilen kayıtların listesinde (gridde) alanın kolon genişliği bilgisinin belirlenir. Verinin uzun olduğu alanlar için ortalama 250, sadece rakam girilen alanlar için ise 75 kullanılması idealdir. Alana girilecek veriler düşünülerek bu aralıklarda bir değer kullanmak uygun olacaktır.

Aktif Statü: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında alanın sisteme tanımlanan statülerin hangilerinde aktif olacağını belirlendiği alandır. Bu alanda işaretlenen statülerde ilgili alanın tipine göre işlem gerçekleştirilebilir. Alan aktif durumda olup veri girişi yapılmasına olanak sağlanılır.

Görünür Statü: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında alanın sisteme tanımlanan statülerin hangilerinde görüleceğini belirlendiği alandır. Aktif statüsü seçilen alanlar için aynı zamanda görünür statüde en az aktif statü alanında işaretlenen statüler olacak şekilde belirlenmelidir.

Zorunlu Statü: Alan Tanımlama-Fonksiyonlar-Yeni Kayıt ekranında alanın sisteme tanımlanan statülerin hangilerinde zorunlu olacağını belirlendiği alandır. Alanın doldurulmasının zorunlu olup olmadığını belirler.** Kullanıcı, formu tamamlamak için bu alanı doldurmak zorundadır. Boş geçilirse Qdms sistemi uyarı verir ve kayda izin vermez. Qdms sistemin uyarı mesajı vermesi için mesaj alanın zorunluluk ilgili mesaj bilgisinin doldurulması gerekmektedir.

Açılan ekranda alan bilgileri listeden seçilir, zorunlu bir alan ise kullanıcının bu alanı doldurmadığında çıkacak mesaj tanımlanır, sıra numarası belirlenir. Aktif statü, Görünür Statü ve Zorunlu Statü durumları seçilir. Zorunlu olup olmadığı, gridde gösterilip gösterilmeyeceği, kolon genişliği belirlenerek gerekli tüm alanlar doldurulduktan sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak, ilgili alan için fonksiyon ile ilişkilendirme işlemi gerçekleştirilir.

Alan Tanımlamada tanımlanıp alan havuzuna eklenen tüm alanların ilgili fonksiyonun sayfaları ile ilişkilendirileme işlemi bu şekilde yapılarak tanımlama işlemi yapılır. Alan Tanımlamada tanımlanıp havuza eklenen tüm alanların ilgili fonksiyonun sayfaları ile ilişkilendirilme yapılırken ilişkili sekme alanında alanın görüntüleneceği sekme seçilerek o sekmede görüntülenmesi sağlanır.

Fonksiyon Dizayn-Alanlar-Sapma Yönetimi ekranında butonu tıklanarak açılan ekranda alan havuza eklenen alanların ilgili fonksiyonla ilişkilendirilme işlemi aşamasında Aktif, Görünür ve Zorunlu statülerin seçim işlemi yapılır. Bu statülerin bu ekran dışında başka bir ekranda seçim işlemi yapılır. Fonksiyon Dizanyer menüsünde botonu tıklanılır.

Açılan Statü Tanımlama-Sapma Yönetimi ekranında statü listesinden statü seçilerek butonu tıklanılır. Örneğin: Taslak statüsü

Statü Tanımlama-Sapma Yönetimi-Taslak ekranı açılır. Açılan ekranda Fonksiyon Dizanyer menüsünde ilgili fonksiyonla ilişkilendirilmiş alanların Aktif, Görünür ve Zorunlu statüleri ilgili check box’lar işaretlenerek belirlenir.

Taslak statüsünde alanları karşısında bulanan Aktif, Görünür ve Zorunlu statüleri ilgili check box işaretlenerek tekli seçim işlemi yapılarak belirlenir.

Bu ekranda Aktif, Görünür ve Zorunlu alanları ilgili check box işaretlenerek çoklu seçim işlemi yapılarak tüm statülerde alanların aktif, görünür ve zorunlu statüde olması sağlanır.

5.1.4. Onay Akışı Tanımlama

QDMS sisteminde yer alan Sapma Yönetimi modülünde kullanılan onay akışı, risk değerlendirme ve yönetim süreçlerinde oluşturulan kayıtların sistematik bir şekilde ilgili kişi veya birimler tarafından kontrol edilip onaylanmasını sağlayan bir iş akış mekanizmasıdır.

Bu yapı sayesinde, Sapma Yönetimi kapsamında gerçekleştirilen risk analizleri yalnızca kayıt altına alınmakla kalmaz; aynı zamanda belirlenen prosedürlere göre adım adım denetlenerek resmiyet kazanır. Her bir Sapma Yönetimi formunun detay kayıtlarının kurum içinde kimler tarafından görüldüğü ve onaylandığı sistem üzerinden izlenebilir hale gelir.

Onay Akışı Özellikleri:

• Hangi kullanıcı ya da rolün, sürecin hangi aşamasında onay vereceği tanımlanabilir.
• Onaylayan kullanıcılar net olarak sistemde belirtilir.
• Gecikme ya da hata durumlarında sistem, ilgili kullanıcıları bilgilendirir.
• Tüm adımlar sistemde kayıt altına alınır ve denetimlerde raporlanabilir.

Değerlendirilen Sapma Yönetimi risk değerlendirme kayıtlarının belirlenen kullanıcılara onaya gitmesi için sistemde onay akışı kurgulanması gereklidir. Modülde statü kullanımı aktifleştirilerek onay akış kurgusu gerçekleştirilir. Bunun için Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi / Sapma Yönetimi Parametreleri modülü parametreler menüsü tıklanılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili olan parametre bilgisi üzerinde düzenleme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Açılan Parametreler ekranında Parametre No alanına 22 numaralı parametrenin numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanılır.

Parametreler ekranında 22 numaralı parametre seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Parametreler ekranında parametrenin parametre değeri “Evet” seçilir.

Parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçilerek ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak parametre aktif etme kayıt işlemi yapılır.

22 numaralı “Statü kullanılacak mı?” parametresinin aktif edilme işleminden sonra Fonksiyon Dizanyer menüsünde ve olmak üzere iki buton görüntülenir. Fonksiyon Dizanyer menüsünde ilgili fonksiyon için butonu ile buton tanımlaması ve butonu ile statülerin tanımlama işlemleri yapılır.

NOT: Akış tanımları Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Akış tanımlama ekranından kontrol edilmeli yoksa akışları tanımlanmalıdır. Ayrıca Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Rol Tanımlama ekranından da onay akışları için rol tanımlamaları yapılır. Rol tanımlama işlemlerinde SQL ve QDMS veri tabanı bilgisi gerekeceğinden Bimser Teknik Destek ekibiyle iletişime geçilerek gerekli rol talep edilebilir. Tanımlanan akışların kontrollü Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfügürasyon Ayarları/Alt Modül Tanımlama menüsünden kontrolü yapılır. Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Tanımlar/ Mesaj Gövdesi Tanımlama ekranından modül için yeni mesaj gövdesi tanımlamaları yapılır. Bu aşamaları için bilgi edinmek için Sistem Altyapı Tanımları Modülü Kullanıcı Yardım Dokümanı bakınız. Onay Akışı için altyapı tanımları işlemleri yapıldıktan sonra Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi /Fonksiyon Dizayner menüsüne tıklanılır. Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 22 numaralı “Statu kullanılsın mı? (E/H)” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edildiğinde Statü ve Butonlar adında iki farklı işlem butonları Sapma Yönetimi Form Tanımlama ve Sapma Yönetimi fonksiyonları için menüye gelmektedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: İlgili fonksiyon için statü tanımlama işlemi yapılır.

: İlgili fonksiyon için buton tanımlama işlemi yapılır.

: Alanların ilgili fonksiyon ile ilişkilendirilme işlemi yapılır.

Fonksiyon Dizayner menüsünden 3 numaralı fonksiyon seçili iken ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Statü Tanımlama-Sapma Yönetimi Form Tanımlama ekranı açılır. Açılan ekranda ilgili fonksiyon için statü tanımlama işlemi yapılır.

Ekranındaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir statü tanımlama işlemi yapılır.

: Listede seçili statü bilgisi üzerinde güncelleme işlemi yapılır.

: Listede seçili statü bilgisi silinme işlemi yapılır.

: Alanların aktif, görünür ve zorunlu statüleri belirlenme işlemi yapılır.

: Önceki ekrana geri dönülür.

Statü Statü Tanımlama-Sapma Yönetimi Form Tanımlama ekranında yeni bir statü tanımlama işlemi için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Statü Tanımlama-Yeni Kayıt ekranın açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Statü Kodu: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında statü kodu bilgisi tanımlandığı alandır. Daha önce tanımlamış alanlarla aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır.

Statü Adı: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında statü adı bilgisi tanımlandığı alandır.

Akış Başlatılsın: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında tanımlanan statüde herhangi bir akış başlatılacaksa akış başlatılsın check box işaretlendiği alandır.

Yeni Statü: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında sistemde tanımlı statülerden seçilebildiği alandır. Tanımlanan statüden sonra geçilecek statü varsa seçilir.

Onay Süresi: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında onay süresi bilgisi tanımlandığı alandır.

İlk Hatırlatma: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında onay süresi bilgisinin boyunca ilk hatırlatma mailinin gideceği günün tanımlandığı alandır. Tanımlanan günlerde onay için hatırlatma maileri gidilmesi sağlanır.

İkinci Hatırlatma: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında** onay süresi bilgisinin boyunca ikinci hatırlatma mailinin gideceği günün tanımlandığı alandır. Tanımlanan günlerde onay için 2. hatırlatma maileri gidilmesi sağlanır.

Son Hatırlatma: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında onay süresi bilgisinin boyunca son hatırlatma mailinin gideceği günün tanımlandığı alandır. Tanımlanan günlerde onay için hatırlatma maileri gidilmesi sağlanır.

Revizyon Başlatılmasın: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında tanımlanan statüde Revizyonun başlatılması isteniyorsa ilgili check box işaretlenir.

Durum: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında statü durumu aktif veya pasif olarak seçildiği alandır.

Akış Tanımı: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında** sistemde tanımlı akışlarda hangi akışın olacağı seçilebildiği alandır. Akış tanımlama işlemi BSAT/Sistem Altyapı Tanımları/Konfigürasyon Ayarları/Akış Tanımlama menüsünde tanımlanır.

Onay Talep Mesajı: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında** sistemde tanımlı mesaj gövdesinde onay talep mesajının seçildiği alandır. Onay Talep Mesajı BSAT/Sistem Altyapı Tanımları/Tanımlar/Mesaj Gövdesi Tanımlama menüsünde tanımlanır.

Onay Tamam Mesajı: Sistemde tanımlı mesaj gövdesinde onay tamam mesajının seçilir. Onay Tamam Mesajı BSAT/Sistem Altyapı Tanımları/Tanımlar/Mesaj Gövdesi Tanımlama menüsünde tanımlanır.

Onay Red Mesajı: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında** sistemde tanımlı mesaj gövdesinde oany red mesajının seçildiği alandır. Onay red Mesajı BSAT/Sistem Altyapı Tanımları/Tanımlar/Mesaj Gövdesi Tanımlama menüsünde tanımlanır.

E-posta Bildirim Açıklaması Gösterilmesin: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında E-posta Bildirim Açıklaması Gösterilmesin isteniyorsa ilgili check box işaretlendiği alandır.

E-posta Yayınlama Mesajı: Statü Tanımlama-Yeni kayıt ekranında E-posta Yayınlama Mesajı bilgisinin yazıldığı alandır.

Açılan ekranda statü kodu, statü adı, akışın başlatılıp başlatılmayacağı, yeni statü, durum, akış tanımı, onay talep mesajı, onay tamam mesajı ve onay ret mesajı veri girişleri yapılarak gerekli alanlar doldurulduktan sonra ekranın sol üst köşesindeki botunu tıklanarak statü tanımlama kayıt işlemi Sapma Yönetimi Form Tanımlama fonksiyonu için yapılır.

Geri butonu ile önceki ekrana dönülür.

Fonksiyon Dizayner menüsünde ilgili fonksiyon seçili iken butonu tıklanılır.

Buton Tanımlama-Sapma Yönetimi Form Tanımlama ekranı açılır.

Ekranındaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir buton tanımlama işlemi yapılır.

: Listede seçili buton bilgisi üzerinde güncellenme işlemi yapılır..

: Listede seçili buton bilgisinin silinme işlemi yapılır.

: Önceki ekrana geri dönülür.

Buton Tanımlama ekranında ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Buton Kodu: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında buton kodu bilgisi yazıldığı alandır. Daha önce tanımlamış alanlarla aynı olmayacak şekilde boşluk, Türkçe karakter gibi karakterler kullanmadan tanımlanmalıdır.

Buton Adı: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında Buton adı bilgisinin yazıldığı alandır.

Buton Tipi: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında** sistemde tanımlı buton tipi seçenekleri Onay ve red seçeneklerinde belirlendiği alandır.

Görünür Statü: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında** tanımlanan butonun hangi statüde görüntüleneceği belirlendiği alandır.

Resim: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında** tanımlanan butonun resim seçeneklerinde seçim yapıldığı alandır.

Yeni Statü: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında** tanımlanan butona tıkanıldığında hangi statü geçiş yapacağı sistemde tanımlı statülerden seçildiği alandır.

Durum: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında tanımlanan butonun durumu aktif veya pasif seçeneklerinden seçildiği alandır.

Uyarı Mesajı: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında** tanımlanan butona tıklatıldığında ekranda uyarı mesajının bilgisinin girildiği alandır. Örneğin: Onaya göndermek istediğinizden emin misiniz?

Onay Notu Kullanılsın: Buton Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında** tanımlanan butona tıklatıldığında onay notu ilgili ekran açılıp, onay notunun kullanılması için ilgili alanla ilgili check box’ın işaretlendiği alandır.

Açılan ekranda Buton kodu, Buton adı bilgisi girilir. Buton tipi belirlenir. Görünür statüsü, Yeni statüsü ve durumu seçilir. Gerekli alanlar doldurulduktan sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak ilgili fonksiyonu için buton tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Açılan ekranda aynı şekilde 3. fonksiyon olan Sapma Yönetimi Form Tanımlama fonksiyonun olduğu gibi 4. fonksiyon olan Sapma Yönetimi fonksiyonun tüm statülerin tanımlama işlemi yapılır. Statü tanımlama işleminde Akış Tanımı alanında ilgili statü için akışın ilişkilendirilmesi işlemi yapılır.

Fonksiyon Dizayn ekranında 4 numaralı fonksiyon seçili iken butonu tıklanarak açılan ekranda ilgili fonksiyon için tanımlanmış statülerin görüntüleme işlemi yapılır.

Fonksiyon Dizanyer menüsünde 4. Numaralı fonksiyon olan Sapma Yönetmi fonksiyon seçilerek butonları tıklanılır.

Açılan ekranda aynı şekilde 3. fonksiyon olan Sapma Yönetimi Form Tanımlama fonksiyonun olduğu gibi 4. fonksiyon olan Sapma Yönetimi fonksiyonun tüm butonlarının tanımlama işlemi yapılır.

5.1.5. Alan Menüsü Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/ Alan Menüsü Tanımlama

Liste tipli alanlara değer eklenmesi için Entegre Yönetim Sistemi altında menü oluşturulmasını sağlayan menüdür.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir menü tanımlanır.

: Listede seçili menü bilgisi üzerinde düzenleme ve güncelleme işlemi yapılır.

: Listede seçili menü bilgisi silinir.

Listeye yeni bir menü eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanır.

Menü Tanımlama- Yeni Kayıt** ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Menü Adı: Menü adı bilgisi tanımlanır.

Alan: Alan bilgisi açılır liste tıklanarak açılan alan listesinde seçilir.

Sıra No: Sıra no bilgisi girilir.

Menü tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşesindeki butonu tıklanarak menü tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Menü tanımlaması yapıldıktan sonra Sapma Yönetimi modülün Entegre Yönetim Sistemi kısmında menü olarak görüntülenmesi için Sistem Altyapı Tanımları /BSAT/Tanımlar/Yetki Grubu Tanımlama menüsünde menü görme yetkisi verilmelidir.

Yetki Grubu Tanımlama ekranında Yetki Grubu seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan QDMS Yönetim Sistemi-Kayıt Güncelle ekranında Menü seçilir. Menü seçildikten sonra butonu tıklanılır.

Açılan ekranda butonu tıklandıktan sonra menü görme yetkisinin verilmesi için butonu tıklanılır.

Qdms logosu tıklanarak yenile işlemi yapılarak menü görme yetkisi verilen liste tipli alanın menü olarak görüntülenmesi için Sapma Yönetimi modülü Entegre Yönetim Sistemi kısmı tıklanarak görüntülenir.

Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi /Sapma Yönetimi Öncelik Düzeyi menüsü tıklanılır. Değerler-Öncelik Düzeyi menüsünde açılır.Açılan menüde liste tipli parametrik alanın tanımlanmış liste değerleri görüntülenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir değer tanımlanır

: Listede seçili değer bilgisi üzerinde düzeltme veya güncelleme işlemleri yapılır.

: Listede seçili değer bilgisinin silinme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Şablon indirilir.

: Şablon yüklenilir.

Not: (Şablon İndir) ve (Şablon Yükle) butonları ile sisteme toplu olarak alan değerleri aktarılabilmektedir. Şablon indirme butonu ile sistemdeki şablon kullanıcının bilgisayarına indirilir. İlgili şablon kullanıcılar tarafından doldurularak şablon yükleme butonu ile sisteme yüklendiğinde şablondaki tüm alan değerleri sisteme aktarılmış olacaktır. Değerler-Öncelik Düzeyi ekranında butonu tıklanarak manuel değer tanımlama yada toplu aktarın butonları kullanılarak değerlerin toplu aktarım işlemi yapılır. Bu şekilde liste tipli alanların bu Alan menüsünde menüsü tanımlanır. Tanımlanan menüde yeni değer tanımlama işlemi sağlanılır.

5.1.5. Statü Menüsü Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/Sapma Yönetimi/ Statü Menüsü Tanımlama

Tanımlanmış olan statülerde bulunan kayıtları topluca göstermek için menü oluşturma işlemini gerçekleştirmeye sağlayan menüdür.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir statü menüsü tanımlanır.

: Listede seçili statü menüsü bilgisi güncellenir.

: Listede seçili statü menüsü bilgisi silinir.

: Bu menüde listelenecek kayıtlara varsayılan filtre uygulama işlemi yapılır.Örnek olarak;

KOD= SICIL_NO

DEGER=SISTEME_GIREN bilgileri girildiğinde bu menüde seçilen statülerde bulunan ve o anda sisteme giren kullanıcının kayıtları listelenir.Bir başka örnek de;

KOD= ALAN12

DEGER= KULLANICI_GRUBU

Bilgileri girildiğinde sapma yönetimi detay kaydını sadece 12 nolu alanda seçilen kullanıcı grubundaki kullanıcılar görebilir.

: Menü üzerinden olay kayıtları listelenirken gridde hangi alanların gösterileceğini ayarlamaktadır.Eğer burada herhangi bir seçim yapılmışsa, varsayılanda Fonksiyon Dizayner menüsünde seçilip listelenen grid kolonları yerine burada seçilen alanlar gride eklenir.

Listeye yeni bir statü eklemek için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanır.

Menü Tanımlama-Yeni Kayıt** ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Menü Adı: Menü Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında menü adı bilgisi yazıldığı alandır.

Statüler: Menü Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında menü olarak tanımlanacak statünün seçildiği alandır.

Sıra No: Menü Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında sıra nosunun belirlendiği alandır

Mobilde Göster: Menü Tanımlama-Yeni Kayıt ekranında menü olarak tanımlanan statünün mobil ortamında görüntülenmesi için ilgili check box işaretlendiği alandır.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak Statü Menüsü Tanımlama işlemi gerçekleştirilir.

Statü tanımlaması yapıldıktan sonra Sapma Yönetimi modülün Entegre Yönetim Sistemi kısmında menü olarak görüntülenmesi için Sistem Altyapı Tanımları /BSAT/Tanımlar/Yetki Grupları Tanımlama menüsünde menü görme yetkisi verilmelidir.

Yetki Grupları Tanımlama ekranında Yetki Grubu seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan QDMS Yönetim Sistemi-Kayıt Güncelle ekranında Statü seçilir. Statü seçildikten sonra butonu tıklanılır.

Açılan ekranda butonu tıklandıktan sonra menü görme yetkisinin verilmesi için butonu tıklanılır.

Qdms logosu tıklanarak yenile işlemi yapılarak menü görme yetkisi verilen statünün menü olarak görüntülenmesi için Sapma Yönetimi Modülü Entegre Yönetim Sistemi kısmı tıklanarak görüntülenir

“Kapalı Statüsündeki Formlar” statüsü menü olarak görüntülenme işleminden sonra Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/ “Kapalı Statüsündeki Formlar” menüsü tıklanılır. Açılan ekranda durumu “Kapalı Statüsündeki Formlar” statüsü olan Sapma Yönetimi formu detay kayıtları görüntülenir.

Aynı işlem basamakları yapılarak diğer statülerin menü olarak Entegre Yönetim Sistemi kısmında görüntülenmesi sağlanır.

5.1.6. Sapma Yönetimi Parametreleri

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/ Sapma Yönetimi Parametreleri

Sapma Yönetimi modülü için kullanıcıların istek ve ihtiyaçlarına göre çeşitli ayarlamalar yapabildiği ve bunlara göre parametreleri belirlediği (seçebildiği) menüdür. Parametreler ekranın liste ve Filtre olmak üzere iki sekme karşımızı çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterlerine alanlara göre filtreleme işlemi yapılarak liste sekmesinde bu filtreleme işlemine göre kayıtların listelenmesi sağlanır. Filtre sekmesinde parametre no ve parametre tanımı arama kriterlerine göre filtreleme işlemi yapıldığı gibi liste sekmesinde ise gridde parametre no ve tanım alanlara göre de arama işlemi yapılır. Parametreler ekranında seçili parametre bilgisi üzerinden değişiklik yapmak için butonu kullanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili parametre üzerinde değişiklik ve düzenleme işlemi yapılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelmesi işlemi yapılır.

: Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip-gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Örneğin: 21 numaralı parametre üzerinde düzenleme ve değişiklik yapma:

Parametreler ekranında Filtre sekmesinde Parametre No alanına parametrenin parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanılır.

Liste sekmesinde listede filtre sekmesinde arama kriterlerine göre ilgili parametre kaydının listede seçilme işlemi yapılır.

Parametreler ekranında liste sekmesinde 21 numaralı parametreler seçili iken butonu tıklanılır.

Parametreler ekranı açılır.

Açılan parametreler ekranında “Puanlı Listede Açıklama Gösterilsin mi ?(E/H)” parametresinin parametre değeri bilgisi üzerinde değişiklik yapılır. İstenirse parametreler ekranında butonu tıklanarak parametrenin parametre değeri ile ilgili varsayılan değeri bilgisinin gelmesi sağlanır. Parametreler ekranında 21 numaralı parametrenin parametre değeri “Evet” seçilir.

Parametreler ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak parametre kayıt güncelleme işlemi yapılır.

Parametreler ekranında butonu tıklanarak seçili pasif parametrenin parametre değeri “Evet” seçilerek parametreyi aktif etme, seçili aktif edilen parametrenin parametre değeri “Hayır” seçilerek parametreyi pasif etme, seçili parametrenin varsa parametre değeri değiştirme ve seçili parametrenin varsayılan değeri seçme gibi işlemler yapılır.

5.1.7. E-Posta Ayarları

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/ E-Posta Ayarları

Sapma Yönetimi Modülü kapsamındaki mail bildirimlerinin yapıldığı menüdür. E-Posta Ayarları ekranında, “Sapma Yönetimi” modülünde hangi aşamasında kimlere mail gönderiminin yapılacağı belirlenir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili olan E-postaları değeri bilgisi üzerinde düzenleme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip-gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

E- Posta Ayarlarında SMS bildirimi kullanılacak ise;

Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/ Parametreler menüsü tıklanılır. Açılan Parametreler ekranında listelenen Sistem Altyapı Tanımları modülü parametrelerinde 102 numaralı “SMS bildirimi kullanıcak mı?” parametresinin parametreler ekranında Filtre sekmesinde parametre no alanına parametre numarası yazılarak (Ara) butonu tıklanarak aratılarak seçilir.

Sistem Altyapı Tanımları modülü parametrelerinde 102 numaralı “SMS bildirimi kullanıcak mı?” parametresi seçildikten sonra butonu tıklanılır.

Açılan parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçilir.

Parametreler ekranında parametre değeri “Evet” seçildikten sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanarak parametreyi aktif etme kayıt işlemi yapılır.

Parametre Aktif edildikten sonra E- Posta Ayarları ekranında SMS bildirimi kullanılması ile ilgili “SMS gitsin mi?” alanı ile ilgili check box görüntülenir. İlgili check box işaretlenerek E-Posta ayarlarında SMS bildirimi kullanılır.

Hangi basamakta e-posta/ mesaj gitmesi isteniyorsa seçilir ve butonu tıklanılır.

Örneğin:E-Posta Ayarları ekranında “Müdür Onayı” basamağı seçilir ve butonu tıklanılır.

Açılan E-Posta Ayarları/ Müdür Onayı ekranı görüntülenir. Roller kısmı, e-posta ve mesaj bildiriminin gideceği rolü yani kişiyi göstermektedir.

E-Posta Ayarları/ Müdür Onayı ekranında Rapor formatı alanında Rapor formatları Tanımlama menüsünde kayıt bazlı tanımlı raporları listesi açılır liste tıklanarak görüntülenir. Kullanıcılar bu görüntülenen kayıt bazlı rapor formatlı listesinde rapor seçim işlemi yaparak e- posta olarak rapor formatının gönderilme işlemi yapabilir. E-Posta Ayarları/ Müdür Onayı ekranında (Seç) butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Mesaj Gövdesi listesinde gönderilecek mesaj gövdesi ilgili listeden seçilir. Yanlış eklenen bir mesaj gövdesini silmek için ise (Sil) butonu kullanılır.

İlgili roller için gidecek mesaj gövdeleri mesaj gövdesi listesinde mesaj gövdesi seçilerek butonu tıklanarak seçilme işlemi yapılır.

Kime E-Posta gitmesi isteniyorsa, o rolle ilgili “E-Posta Gitsin Mi/ SMS Gitsin Mi” check box ‘ı işaretlenir. Mesaj gitmesi için rolde tanımlı olan kişinin cep telefon numarası personel tanımlama ekranında tanımlı olmalıdır.

E-Posta Ayarları/ Müdür Onayı ekranında E-Posta gitmesi rollerle ilgili “E-Posta Gitsin Mi/ SMS Gitsin Mi” check box ‘ı işaretlendikten sonra ekranın sol üstte köşede yer alan butonu tıklanarak E- Posta Ayarları kayıt işlemi gerçekleştirilir.

5.1.8. Tekrar Eden Kayıtlar Rapor Şablonu

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/ Tekrar Eden Kayıtlar Rapor Şablonu

Sapma Yönetimi detay kayıtlarında yer alan alanların tekrar etme durumunu göre rapor olarak alındığı menüdür. İlk olarak Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi /Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonu menüsünden raporda gösterilecek alanlar seçilir ve rapor formatı şablonu kaydedilir. Daha sonra Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi /Raporlar/Tekrar Eden Kayıtlar raporundan ilgili rapora ulaşılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni tekrar eden kayıtlar şablonu tanımlanır

: Listede seçili tekrar eden kayıtlar şablonu bilgisi ile ilgili herhangi bir düzeltme, değişiklik veya güncelleme yapılır.

: Listede seçili tekrar eden kayıtlar şablonu bilgisi silinebilir.

Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonları ekranında yeni bir Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonu tanımlamak için ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonları-Yeni Kayıt ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Tanım: Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonları ekranında Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonları tanım bilgisinin girildiği alandır.

Kolon: Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonları ekranında Kolonlar bilgisinin seçilebildiği alandır.

Açılan ekranda Tekrar Eden Kayıtlar Raporu tanım bilgisi girilir. İlgili Kolonlar seçilir. Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonları ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak Tekrar Eden Kayıtlar Raporu Şablonları kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi /Raporlar/Tekrar Eden Kayıtlar raporu ekranı gidilir. Açılan ekranda Filtre sekmesinde Rapor Şablonu alanında Tekrar Eden Kayıtlar raporunun şablonu seçilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Tekrar Eden Raporu ekranında Liste sekmesinde arama kriterlerine göre kayıtlar listelenir.

Tekrar Eden Raporu ekranında (Excel'e Aktar) butonu tıklanarak Tekrar Eden Raporunun Excel formatında raporu alınır.

5.1.9. Rapor Formatları

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi Yönetimi/ Rapor Formatları

Sapma Yönetimi metotlarına göre farklı rapor formatları tanımlama işleminin yapıldığı menüdür. Sapma Yönetimi Modülü için rapor formatları tüm kullanıcılar için farklı kurgulandığı için sabit bir rapor şablonu bulunmuyor. Bu nedenle her rapor için ayrı rapor şablonu sıfırdan hazırlanıyor ve sisteme aktarılma işlemi yapılmaktadır. Sapma Yönetimi Modülünde Rapor formatları şablonları tasarlama işleminde Sistem Altyapı Tanımları kısmında altyapısı kurgulanmaktadır. Altyapıda kurgulama işleminde Alan Tanımlama, Fonksiyon Dizanyer ve Rapor Formatları menüleri kullanılmaktadır. Alan Tanımlama menüsünde rapor formatında bulunan alanların tanımlama işlemi yapılır. Fonksiyon Dizanyer da tanımlan bu alanların 4 numaralı “Sapma Yönetimi” fonksiyonu sayfalarında görüntülenmesi için ilişkisi kurulur. Fonksiyon Dizanyer menüsünde ise butonu tıklanarak açılan ekranda alan kodların tagleri Rapor formatıda şablonda alan değerleri kısmına eklenir. Tag ekleme işlemi yapılan Rapor formatı şablonu sisteme yüklenir. Rapor formatı şablonun sisteme yükleme işlemi Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon ayarları/Rapor Formatları Düzenleme menüsünde butonu ile yapılır. Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi /Rapor Formatları menüsü tıklanır. Açılan Rapor Formatları menüsünde butonu tıklanılır. Açılan Rapor Formatları ekranında ilgili alana Rapor Formatı şablonun adı yazılır. Rapor Formatları Düzenleme menüsünde gidilerek sistem yüklenen Rapor formatı şablonu seçilerek adı ve uzantısı sağ tıkla/kopyala yönetimi ile kopyala işlemi yapıldıktan sonra Rapor Formatları ekranındaki Rapor şablonu alanına sağ tıkla/yapıştırma yönetimi ile ilgili alana yapıştır işlemi yapılır. Rapor formatları ekranında Rapor şablon formatı tanımladıktan sonra Rapor şablonu alanında istenilen seçeneğe göre rapor seçimi yapılarak butonu tıklanarak Rapor formatı tanımlama işlemi gerçekleştirilir. Bu menüde Rapor şablonu seçenekleri olarak Form Bazında, Kayıt Bazında ve Genel olmak üzere üç seçeneğe göre rapor formatı alınma işlemi yapılır.Form ve Kayıt bazında tanımlanan rapor formatları Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi / Yeni Kayıt Girişi açılan menüsünde ilgili butonlar tıklanarak alınır. Kayıt bazında rapor formatı bu menüde (Yazdır) butonu tıklanarak alınırken Form bazında rapor formatı ise (Excel’e Aktar) butonu tıklanarak alınmaktadır. Kayıt bazında rapor formatı alınırken rapor formatları menüsünde tanımlanırken “PDF olarak Oluştur” check box işaretlenirse rapor formatının PDF formatında alınma işlemide yapılır. İlgili check box işaretli olmadığında kayıt bazında rapor formatı Excel formatında alınır. Genel bazda tanımlanan rapor formatları ise Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi /Raporlar/Genel Sapma Listesi menüsünde (Excel'e Aktar) butonu tıklanarak tanımlanan rapor formatı seçilerek alınır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir rapor formatı tanımlanır.

: Listede seçili rapor formatı bilgisi üzerinde değişiklik ve güncelleme işlemi yapılır.

: Listede seçili rapor formatı bilgisi silinir.

Kayıt Bazında Rapor Formatı Tanımlama;

Entegre Yönetim Sistem/ Sapma Yönetimi /Yeni Kayıt Girişi menüsü tıklanarak açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında (Yazdır) butonuna basılarak alınan rapor adımları takip ederek rapor şablonu oluşturulabilir. İlk olarak yeni bir Excel dosyası oluşturulur. Dosyanın adına bir isim verilir. İsim verilirken dikkat edilmesi kısım dosya adında boşluk karakterinin olmamasıdır. Örneğin dosya adının " Rapor Formatı (Kayıt Bazında).xlsx " olduğu gibi. Sistemde tanımlı olan sabit alanlar için dokümanda yer alan "sabit tagler.txt" dosyasını kontrol edilir. Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/ Alan Tanımlama menüsünde tanımlanan parametrik alanları rapora basabilmek için ise; Sistem Altyapı Tanımları / Sapma Yönetimi /Fonksiyon Dizayner menüsüne gelerek 4 numaralı fonksiyon olan “Sapma Yönetimi” fonksiyonu seçilir. Sapma Yönetimi fonksiyonu seçili iken sol üstte yer alan butona tıklanır. Açılan ekranda " Ürün Kodu/Ürün Adı” adında bir alanınız olduğunu ve bu alan için "Alan Kodu" alanında ALAN1 ise bu durumda "Ürün Kodu/Ürün Adı " alanını rapora basabilmek için kullanmanız gereken tag <ALAN1> şeklinde olacaktır. Rapor tipine göre eğer rapora eklemek istediğiniz alan liste tipli bir alanda ise, <ALANKODU_ACK> şeklinde bir tag kullanmanız gerekiyor. Alanlar tümü “ACK” eki eklenemeyecek ise <ALANKODU> şeklinde olur. Kullanılan tag’ların başında ve sonunda herhangi bir boşluk karakteri olmamasına dikkat edilmemesi gerekmektedir. Tüm taglerin bilgisi rapor formatı şablona aşağıdaki formda olduğu gibi yazılır.

Rapor şablonunuzu bu bilgiler doğrultusunda hazırladıktan sonra Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/Konfigürasyon Ayarları/ Rapor Formatları Düzenleme menüsünde butonu tıklanarak rapor formatının sisteme aktarma işlemi yapılır.

Dosya Yükleme ekranında butonu tıklanılır.

Açılan ekranda Rapor formatı şablonu seçilir.

Sisteme aktarılan rapor formatı Rapor Formatları Düzenleme menüsünde seçilir. Seçilen Rapor Formatı uzantısıyla birlikte sağ tıkla/ kopyala yöntemi ile kopyalanır.

Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi /Rapor formatları menüsüne gidilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir rapor formatı tanımlama işlemi yapılır.

: Listede seçili rapor formatı bilgisi üzerinde düzenleme ve değişiklik yapılır.

: Listede seçili rapor formatı bilgisi silinir.

Açılan Rapor Formatları ekranında ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Açılan Rapor Formatları ekranında Rapor Tanımı kısmına Raporun adı bilgisi yazılır. Rapor Şablonu alanında Rapor Formatlarında uzantısıyla kopyalanan Rapor formatı bilgisi sağ tıkla/yapıştır komutu ile yapıştırma işlemi yapılır. Rapor Şablonu alanında sisteme aktardığınız şablonun tam adını, uzantısıyla birlikte yazmanız gerekir. Örneğin rapor formatlı düzenleme menüsünde şablonunuzu "Rapor Formatı (Kayıt Bazında).xlsx” ismi ile aktardıysanız, Rapor Şablonu alanına “Rapor Formatı (Kayıt Bazında).xlsx” yazmanız gerekiyor. Rapor Formatının rapor şablonu alanında kayıt bazında rapor formatı seçildiğinde “Kayıt Bazında” seçeneği seçilir. Kayıt Bazında rapor formatının Pdf formatından alınmak isteniyorsa “Pdf Olarak Oluştur” alanı ilgili check box işaretlinir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Rapor Tanımı: Rapor Formatları ekranında Rapor tanımı bilgisinin yazıldığı alandır.

Rapor Şablonu: Rapor Formatları ekranında Rapor şablonun adı ve uzantısı bilgisi yazıldığı alandır. (Rapor Formatları Düzenleme menüsünde rapor şablonun yüklenip adı ve uzantısının sağ tıkla/kopyala yöntemi ile kopyalarak bu alana sağ tıkla/yapıştır yöntemi ile yapıştırma işleminin yapılır.)

Rapor Tipi: Kayıt bazında, form bazında ve genel olmak üzere üç seçenek rapor tipi bilgisi seçilebilir.

• Kayıt Bazında: Her bir sapma yönetimi formu detay kaydının ayrı olarak raporlanması talep edildiğinde seçilir. (Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi / Yeni Kayıt Girişi menüsü tıklanarak açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında (Yazdır) butonuyla alınır. Kayıt bazında rapor formatı tanımlama işlemi olmadığı sürece (Yazdır) butonu görüntülenmez.)
• Form Bazında: Her Sapma Yönetimi formu altındaki sapma yönetimi modülü detay kayıtlarının tek bir liste halinde Excel’e aktarıldığı durumlar için seçilir.

(Entegre Yönetim Sistemi / Sapma Yönetimi / Yeni Kayıt Girişi menüsü tıklanarak açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında sonra çıkan (Excel'e Aktar) butonuyla alınır.)

• Genel: Tüm sapma yönetimi formu detay kayıtlarının tek bir Excel’de görülmesi talep edildiği durumda seçilir.

(Entegre Yönetim Sistemi / Sapma Yönetimi /Raporlar/Genel Sapma Listesi ekranından (Excel'e Aktar) butonu ile alınır.)

PDF olarak oluştur: Rapor tipi kayıt bazında seçilen rapor formatlarında Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi / Yeni Kayıt Girişi menüsü tıklanarak açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında seçilen bir sapma yönetimi formu detay kaydının PDF formatı olarak aktarılabilmesi için bu check box’ı işaretlenebilir.

Açılan ekranda tanıtılacak rapor formatlarının isimleri Rapor Tanımı alanına yazılır. Rapor Şablonu alanına ise rapor formatları düzenleme menüsünden kopyalanan dosya adı uzantısıyla birlikte ilgili alana yapıştırılır. Rapor Tanımlama ekranında gerekli alanlar doldurulduktan sonra sol üst köşedeki butonu tıklanarak rapor formatı kayıt bazında tanımlama kayıt işlemi yapılır.

Tanımlanan kayıt bazında rapor formatının alınması için Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi / Yeni Kayıt Girişi menüsü tıklanır.

Açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında (Yazdır) butonu tıklanılır.

Tanımlanan Kayıt Bazında rapor formatı alınır.

Rapor Formatları menüsü tıklanılır. Tanımlanan kayıt bazında rapor formatı seçilerek butonu tıklanır.

Rapor formatları Tanımlama ekranında Kayıt bazında rapor formatı tanımlama işleminde “Pdf Olarak Oluştur” alanı ile ilgili check box işaretlenir.

Rapor formatı ekranında ilgili check box işaretlendikten sonra butonu tıklanarak kayıt bazında rapor formatı kayıt güncelleme işlemi yapılır.

Tanımlanan kayıt bazında rapor formatının Pdf formatından alınması için Entegre Yönetim Sistemi/Yeni Kayıt Giriş, ekranı açılır. Açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında (Geri) butonu tıklanılır.

Açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında listeden Sapma Yönetimi detay kaydı seçilerek (Yazdır) butonu tıklanılır.

Tanımlanan rapor formatının Pdf formatında raporu alınır.

Form ve Genel bazda rapor formatı tanımlama işlemi kayıt bazında rapor formatı tanımlama işlem aşamaları ile aynı şekilde yapılmaktadır. Sadece rapor formatları tanımlama menüsünde rapor şablonu alanında form bazında rapor formatı için form seçeneği ve genel bazda rapor formatı için genel seçeneği seçilir.

Rapor formatlarında tanımlanan form bazında rapor formatı: Entegre Yönetim Sistemi / Sapma Yönetimi / Yeni Kayıt Girişi menüsü tıklanarak açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında sonra çıkan (Excel'e Aktar) butonuyla alınır.

Rapor formatlarında tanımlanan Genel bazında rapor formatı: (Entegre Yönetim Sistemi / Sapma Yönetimi/Raporlar/Genel Sapma Listesi ekranından (Excel'e Aktar) butonu ile alınır.)

5.1.9.1. Risk Modüllerinde Sabit Tagler Listesi

Risk Modüllerinde Sabit Tag’ler listesi aşağıdaki tabloda yer almaktadır. Formlarda kullanılacak sabit tag’lerin alan kodları bu tablodan alınır.

Kısaltma	Açıklama
<RDF_KODU>	RDF Kodu (Form Kodu)
<RDF_TANIMI>	RDF Tanımı(Form Tanımı)
<RDFD_KODU>	RDFD Kodu
<RDF_NO>	RDF Numarası
<RDFD_NO>	RDFD Numarası
<MSDS_KODU>	MSDS Kodu
<REV_NO>	Revizyon No
<REV_TAR>	Revizyon Tarihi
<HAZIRLAYAN>	Hazırlayanın Adı Soyadı
<SISTEME_GIREN>	Sisteme Girenin Adı Soyadı
<REVIZE_EDEN>	Revize Edenin Adı Soyadı
<STATU_ADI>	Statü Adı
<RISK_KAYNAGI>	Risk Kaynağı
<REVIZE_EDEN_ACK>	Revize Edenin Sicil Numarası
<SISTEME_GIREN_ACK>	Sisteme Girenin Sicil numarası
<COLOR>	Risk ekranındaki renk
<TREND>	Risk ekranındaki oklar
<SURECLER>	Süreçler Sekmesinde Seçilen Süreç Bilgisi
<MEVCUT_ONLEMLER>	Önlemler sekmesinde Önlem tipi alanında Mevcut seçeneğini bilgisi
<PLANLANAN_ONLEMLER>	Önlemler sekmesinde Önlem tipi alanında Planlanan seçeneğini bilgisi
ÖNLEMLER İÇİN TAGLER
<YAPILANIS>	Yapılan iş
<REF_KODU>	Alt aksiyonlar-DÖF kodu
<STATU_ADI>	Statü Adı
<ACIKLAMA>	Önlem tanımı
<SORUMLU>	Aksiyon Sorumlusu Olan Kişi
<YAPACAK>	Aksiyon Yapacak Olan Kişi
<DURUM>	Aksiyon Durumu-DÖF durumu
<BITIS_TARIHI>	Aksiyon Bitiş Tarihi
<REF_TIPI>	Referans Tipi (Doküman, Aksiyon, DÖF, Diğer seçenekleri bilgisi)
<ONLEM_TIPI>	Önlem Tipi (Mevcut ve Planlanan Seçenek bilgisi)
<ONLEM_TARIHI>	Önlem Tarihi
<ONLEM_NO>	Önlem No
<GERCEKLESME_TARIHI>	Aksiyon Gerçekleşme Tarihi

Geçmiş revizyon alanları için <ALAN6_PREV> gibi tag kullanabilirsiniz. Liste tipli alanlarda prev tagı desteklenmemektedir. Prev tagı sadece numerik ve text tipli alan için çalışmaktadır.

5.2. Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi

Firmalar içinde meydana gelen standart dışı durumların (sapmaların) etkin bir şekilde tespit edilmesi, kaydedilmesi, analiz edilmesi ve iyileştirilmesi süreçlerini yönetilmesi ile ilgili kayıtlarının girişinin yapıldığı, takibinin yapıldığı, bu kayıtlar ilgili formların tanımlanıp, raporların ve grafiklerin görüntülendiği kısımdır.

5.2.1. Yeni Kayıt Girişi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/ Yeni Kayıt Girişi

Altyapı tanımlarından oluşturulan firma alanlarına göre yeni bir Sapma Yönetimi kayıt girişi yapıldığı menüdür. Alan Tanımlamada tanımlanıp, alan havuzuna eklenen ve Fonksiyon Dizanyer menüsünde 4 numaralı fonksiyon olan “Sapma Yönetimi” fonksiyonun sayfaları ilişkilendirilen firma alanlarının göre yeni bir sapma yönetimi formu detay kaydı ile kayıt girişi bu menüde yapılmaktadır. Yeni bir Sapma Yönetimi detay kaydı için Entegre Yönetim Sistemi/Sapma Yönetmi/Yeni Kayıt Girişi menüsü tıklanılır. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranı açılır. Açılan ekranda Sapma Yönetimi, Önlemler ve Onaycılar olmak üzere 3 sekme karşımıza çıkar.

Sapma Yönetimi Sekmesi: RDFD Kodu, Revizyon No, Revizyon Tarihi ve Ürün Kodu/Ürün Adı gibi sapma yönetimi detay kaydının detay bilgileri girişinin yapıldığı sekmedir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Sapma yönetimi formu detay kaydı onay akışındaki kişiye gönderilir.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

RDFD Kodu: Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında RDFD kodu bilgisinin yazıldığı alandır. Bu alanda sistem tarafından otomatik kod ataması yapılır. Bu işlemi yapılması için Sapma Yönetimi modülü parametrelerinde 3 numaralı “Sapma Yönetimi Detayı Oto Kod Şablonu” parametresine kod şablonu tanımlanır. RDFD kod ataması RDFD.### şeklinde olduğu zaman Sapma Yönetimi modülü kapsamında sistem otomatik olarak kod ataması yapar.

Sapma Yönetimi modülü parametrelerinden 4 numaralı “Sapma Yönetimi Detayı Sayac” parametresinde tanımlı sayac değerine göre Otomatik kod şablonun kaçıncı değerden başlanacağı belirlenir.

Örneğin otomatik kod şablonu parametrede RDFD.### olarak parametre tanımladıklarında ise; Sistem 4 numaralı parametredeki “0” sayac değerine göre RDFD.001, RDFD.002, RDFD.003 şeklinde otomatik kod ataması yapar.

Revizyon No: Sapma Yönetimi Formu- Detaylar ekranında revizyon no bilgisinin sistem tarafından verildiği alandır. Yeni bir sapma yönetimi detay formu kaydı olduğu için revizyon no bilgisi “0” olarak verilir. Revizyon Tarihi alanı 80 numaralı “Revizyon kullanılacak mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildiğinde Sapma Yönetimi Formu- Detaylar ekranında bu alan görüntülenir. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında 80 numaralı parametre değeri “Hayır” seçilerek parametre pasif edildiğinde bu alan görüntülenmez.

Revizyon Tarihi: Sapma Yönetimi Formu- Detaylar ekranında Revizyon Tarihi bilgisinin açılır Takvim alanında seçildiği alandır. Revizyon Tarihi alanı 80 numaralı “Revizyon kullanılacak mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildiğinde Sapma Yönetimi Formu- Detaylar ekranında bu alan görüntülenir. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında 80 numaralı parametre değeri “Hayır” seçilerek parametre pasif edildiğinde bu alan görüntülenmez.

Alan Tanımlama Menüsünde Tanımlanan Bazı Alanları Tanımları;

Ürün Kodu/Ürün Adı: Sapma Yönetimi Formu- Detaylar ekranında (Ekle) butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı ürün listesinden ürün bilgisinin seçildiği alandır. Kullanıcı tanımlı ürün tipli veri girişi yapılan parametrik alandır.

Sapma Yönetimi Formu- Detaylar ekranında Ürün Kodu/Ürün Adı alanında (Ekle) butonu tıklanılır

Açılan sistemde tanımlı ürün listesinden ürün bilgisi seçilerek butonu tıklanarak ürün bilgisinin seçilme işlemi yapılır.

Planlanan Üretim Miktarı: Sapma Yönetimi Formu- Detaylar ekranında Planlanan Üretim Miktarı bilgisinin yazıldığı parametrik alandır. Kullanıcı tanımlı nümerik tipli veri girişi yapılan parametrik alandır.

Sapma Yönetimi Formu- Detaylar ekranında Sapma Yönetimi sekmesinde alan tanımlamada tanıplanıp, alan havuzuna eklenip, Fonksiyon Dizanyer menüsünden 4 numaralı “Sapma Yönetimi” fonksiyon sayfası ile ilişkilendirilen tüm alanların veri giriş işlemleri yapılır.

Önlemler Sekmesi; Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Önlemler sekmesinde bulunan risk değerinin azaltılması için Önlemler planlanır. Önlemler sekmesi Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 61 numaralı “Önlemler kullanılsın mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Önlemler sekmesi görüntülenir ve Sapma yönetimi formu detay kaydı ile ilgili riskin seviyesini düşermek için önlem alınma işlemi yapılır. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Önlemler sekmesi tıklanılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir önlem tanımlanır.

: Listede seçili önlem bilgisi üzerinde düzenleme ve güncelleme işlemi yapılır. Parametreye bağlı olarak görüntülenen bir butondur. Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 167 numaralı “Önlemler sekmesinde silme ve güncelleme işlemi yapılabilsin mi?” parametresini parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra bu buton görüntülenir ve seçili önlem bilgisi üzerinde düzenleme ve güncelleme işlemi yapılır.

: Listede seçili önlem bilgisi silinir. Parametreye bağlı olarak görüntülenen bir butondur. Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 167 numaralı “Önlemler sekmesinde silme ve güncelleme işlemi yapılabilsin mi?” parametresini parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra bu buton görüntülenir ve seçili önlem bilgisinin silinme işlemi yapılır.

: Listede seçili önlem bilgisi görüntülenir.

: Listede seçili önlem bilgisinde önlem iptal nedeni yazılarak iptal edilir.

Önlemler sekmesinde yeni bir önlem tanımlamak için butonu tıklanılır.

Önlemler ekranı açılır.

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Referans Tipi: Önlemler sekmesinde Önlem olarak Doküman, DÖF ve Aksiyon seçeneklerinde seçim yapıldığı alandır.

Referans tipi Doküman seçildiğinde;

Referans bilgisi doküman seçildiğinde referans bilgisi alanında (Seç) butonu tıklanarak açılan sistemde tanımlı Doküman listesinde seçilir. Doküman Yönetimi Modülünde yüklü olan dokümanlar Doküman listesinde görüntülenir.

Referans tipi seçeneği DÖF seçildiğinde; DÖF Kaydının mevcut kayıtlı listeden seçilme veya yeni bir DÖF kaydının tanımlama işlem adımının seçeneğinin yer aldığı alan görüntülenir.”Listeden seç” seçeneği seçildiğinde açılan referans tipi alanında sistemde tanımlı DÖF kayıtlarından seçim yapılır.

Listeden Seçme işleminde sistemde tanımlı kapalı DÖF seçilme işlemide yapılır. Bu işlemi yapılması için Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 160 numaralı “Önlemlerde kapalı Döfler seçilebilsin mi?”parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra “Listeden Seç” seçeneği seçildiğinde açılan sistemde tanımlı DÖF Listesine kapalı DÖF’lerin listede yer alması sağlanarak seçilme işlemin yapılır.

“Yeni Oluştur” seçeneği seçildiğinde açılan DÖF İşlemleri-Yeni Kayıt ekranında yeni bir DÖF kaydının tanımlama işlemi yapılır. Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 183 numaralı “Önlemlerde Kullanılacak Döf İşlem Kaynağı?” parametresinin parametre değerine DÖF işlem kaynağının kod bilgisi yazılarak tanımlanır.

Tanımlanan İşlem Kaynağı kodu bilgisi Sistem Altyapı Tanımları/DÖF/ DÖF İşlem Kaynağı menüsünde alınır. Sapma Yönetimi modülünde önlem olarak DÖF alındığında açılan bu DÖF kaydı parametre tanımlı DÖF İşlem kaynağına bağlı olarak açılır.

Referans tipi seçeneği Aksiyon seçildiğinde; Aksiyon kaydının mevcut kayıtlı listeden seçilme veya yeni bir Aksiyon tanımlama işlem adımın seçeneğinde yer aldığı alan görüntülenecektir.”Listeden seç” seçeneği seçilirse sistemde tanımlı mevcut Aksiyonlardan seçim yapılır. Listeden Seçme işleminde sistemde tanımlı kapalı Aksiyonları seçilme işlemide yapılır. Bu işlemi yapılması için Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 161 numaralı “Önlemlerde kapalı Aksiyonlar seçilebilsin mi?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra “Listeden Seç “ seçeneği seçildiğİnde açılan sistemde tanımlı Aksiyon Listesine kapalı aksiyonları listede yer alması sağlanarak seçilme işlemin yapılır.

“Yeni Oluştur” seçeneği seçildiğinde açılan Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranı açılarak yeni bir Aksiyon Kalemi tanımlama işlemi yapılır. Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 8 numaralı “Aksiyon-Kaynak Kodu” parametresine tanımlanır.

Aksiyon Kaynak kodu bilgisi Sisyem Altyapı Tanımları/Aksiyon/Aksiyon Kaynak Tanımlama ekranında alınır. Sapma Yönetimi modülünde önlem olarak Aksiyon alındığında açılan bu aksiyonlar parametre tanımlı aksiyon kaynağına bağlı olarak açılır.

Önlem Tipi: Önlemler sekmesinde Mevcut ve Planlanan seçeneğinde seçim yapıldığı alandır. Mevcut seçiminde önlem olarak sistemde kayıtlı DÖF ve Aksiyonları seçilir. Planlanan seçim işleminde yeni bir önlem olarak DÖF Kaydının açılması yada önlem olarak yeni bir Aksiyon tanımlama işleminin yapılması işlemidir.

Önlem Tarihi: Önlemler sekmesinde tanımlanacak önlemin tarihinin açılan takvim alanında seçimin yapıldığı alandır.

Açıklama: Önlemler sekmesinde tanımlanacak önlemin varsa açıklama bilgisinin yazıldığı alandır.

Örneğin: Önlem türü olarak aksiyon seçilir.

“Listeden Seç” ve “Yeni Oluştur” seçeneklerinden “Yeni Oluştur” seçeneği seçilerek Aksiyon oluşturulursa aşağıdaki şekilde Aksiyon modülü ile bağlantı kurulur. Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranı açılır.

Aksiyon Bilgileri sekmesi:Aksiyon ile ilgili bilgilerin girildiği sekmedir.Aksiyonlar ilgili bilgiler yazılarak girilir.

Ek Dosyalar Sekmesi:Aksiyon ile ilgili bir ek dosya varsa sisteme eklendiği sekmedir. İstenirse önlem olarak açılan aksiyonla ilgili ek dosya yükleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Ek dosya sisteme yüklenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi görüntülenir.

: Yüklenen ek dosya bilgisi silinir.

Yönlendirme tarihçesi sekmesi;Aksiyon modülü kapsamında yönlendirme işlemi ile ilgili yönlendirme tarihçesi bilgisinin verildiği sekmedir.

Aksiyon Kalemi Planlama-Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler girldikten sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama kayıt işlemi yapılır.

Açılan ekranda referans tipi açılır menüsünden önlemin türü seçilir. (DÖF, aksiyon, doküman, diğer). Daha sonra önlem tipi (mevcut, planlanan) ve önlem tarihi belirlendikten sonra önlemin açıklaması girilir ve butonu tıklanarak kayıt işlemi gerçekleştirilir.Bu şekilde Referans tipi olarak DÖF ve aksiyon seçilirse, QDMS’teki DÖF ve aksiyon modülleri ile bağlantı kurulacaktır. Mevcut açılmış DÖF ve aksiyonlardan herhangi biri önlemle ilişkilendirilebileceği gibi, bu şekilde yeni kayıtta açılabilmektedir. Referans tipi olarak doküman seçilirse, QDMS’teki doküman ağacından doküman seçilir.

Onaycılar Sekmesi: Sapma Yönetimi detay kaydının onay geçmişi bilgilerinin yer aldığı sekmedir. Bu sekmede Sapma Yönetimi detay kaydının onaycıları, onay durumu ve açıklama gibi onay bilgilerine ulaşılır. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Onaycılar sekmesi tıklanarak Sapma Yönetimi detay kaydını varsa onay bilgileri görüntülenir.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma Yönetimi sekmesi tıklanılır.

Açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında ilgili alanlar ilgili düzenleme işlemi yapılarak butonu tıklanarak kişiye Sapma Yönetimi detay kaydı onay akışında onaya gönderilir.Sistem tarafından “Sapma Yönetimi formu detayının onaya göndermek ister misiniz?? mesajında “Tamam” butonu tıklanılır

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında listede onay gönderilen formun statüsü “Müdür Onayı” durumunda görülür.

Onay akışının kullanıcının bekleyen işlerim sayfasında SapmaYönetimi Formu detay kaydı “Onay Bekleyen Sapma Yönetimi Detay Formları” görevi olarak iş düşer.

İlgili görevdeki Form kodu alanındaki link kodu tıklanarak Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranı açılır.Açılan ekranda Sapma Yönetimi, Önlemler ve Onaycılar olmak üzere 3 sekme karşımıza çıkar.

Sapma Yönetimi Sekmesi: RDFD Kodu, Revizyon No, Revizyon Tarihi ve Ürün Kodu/Ürün Adı gibi sapma yönetimi detay kaydının detay bilgileri girişinin yapıldığı sekmedir.** İstenirse bu aşamada bu sekmedeki ilgili alanlar üzerinde düzenleme ve değişiklik işlemleri yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Sapma Yönetimi formu detay kaydı onaylanarak statü kapalı durumuna getirilir.

: Sapma Yönetimi formu detay kaydının ret edilme işlemi yapılır.

Önlemler Sekmesi: Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma Yönetimi detay kaydı ile ilgili bulunan risk değerinin azaltılması için Önlemler planlandığı ve bu aşamaya kadar alınan önlemleri görüntülendiği sekmedir. İstenirse bu aşamada yeni bir önlem tanımlama işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir önlem tanımlanır.

: Listede seçili önlem bilgisi üzerinde düzenleme ve güncelleme işlemi yapılır.Parametreye bağlı olarak görüntülenen bir butondur. Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 167 numaralı “Önlemler sekmesinde silme ve güncelleme işlemi yapılabilsin mi?” parametresini parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra bu buton görüntülenir ve seçili önlem bilgisi üzerinde düzenleme ve güncelleme işlemi yapılır.

: Listede seçili önlem bilgisi silinir. Parametreye bağlı olarak görüntülenen bir butondur. Sapma Yönetimi Modülü parametrelerinde 167 numaralı “Önlemler sekmesinde silme ve güncelleme işlemi yapılabilsin mi?” parametresini parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra bu buton görüntülenir ve seçili önlem bilgisinin silinme işlemi yapılır.

: Listede seçili önlem bilgisi görüntülenir.

: Listede seçili önlem bilgisinde önlem iptal nedeni yazılarak iptal edilir.

Onaycılar Sekmesi: Sapma Yönetimi detay kaydının onay geçmişi bilgilerinin yer aldığı sekmedir. Bu sekmede Sapma Yönetimi detay kaydının onaycıları, onay durumu ve açıklama gibi onay bilgilerine ulaşılır. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Onaycılar sekmesi tıklanarak bu aşamada Sapma Yönetimi detay kaydını varsa onay bilgileri görüntülenir.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında ilgili sekmelerdeki alanlarla ilgili düzenleme ve değişiklik işlemleri yapılır. Yapılan alanlar üzerinde değişiklik işlemlerinden sonra Sapma Yönetimi sekmesi tıklanılır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma Yönetim sekmesinde ilgili alanlar üzerinden düzenleme işleminden sonra butonu tıklanılır. Sistem tarafından “Sapma Yönetimi formu detayı onaylamak ister misiniz? mesajında “Tamam” butonu tıklanılarak Sapma yönetimi detay formu kaydının kapatılma işlemi yapılır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında liste sekmesinde kapatılma işlemi yapılan Sapma Yönetimi Formu detay kaydının statüsü “Kapalı” durumu olarak görüntülenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir sapma yönetimi formu detay kaydı tanımlanabilir.

: Listede seçili sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisi güncellenebilir.

: Listede seçili sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisi görüntülenir.

: Listede seçili olan sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisi kopyalanabilir.

: Listede seçili olan sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisini silmek için kullanılır.

: Listede seçili olan sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisi revize edime işlemi yapılır.

: Listede seçili sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisinin eski revizyonları izlenebilme işlemi yapılır.

: Listede seçili sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisinin revizyon değişim işlemi yapılır.

: Listede seçili sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisi gözden geçirilme işlemi yapılır.

: Listede seçili sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisi için eski gözden geçirmeler izlenebilme işlemi yapılır.

: Listede seçili sapma yönetimi formu detay kaydı bilgisinin sıra numarası değiştirme işlemi yapılır. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranda liste sekmesinde sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken butonu tıklanılır.

butonu tıklanılır.

Açılan Sıra Numarası Değiştir ekranında Yeni Sıra Numarası bilgisi belirlenerek butonu tıklanırak sıra numarası değiştirme işlemi yapılır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında listede seçili sapma yönetimi formu detay kaydı sıra numarası değiştirme işleminden sonra sıra numarasının değiştirildiği görülür.

: Şablon oluşturmak için kullanılır. Aktarım şablonu bu butonu ile kullanıcının bilgisayarına indirilerek ilgili alanlar doldurulur.

: Şablon yüklemek için kullanılır. Kullanıcının bilgisayara indirilip, doldurulan şablon sisteme bu buton ile yüklenir.

Not: Uyarlama çalışmaları sonrasında mevcut Sapma yönetimi formu detay kaydı sisteme toplu olarak aktarılabilmektedir. Bu sebeple alan tanımlama vb. işlemler tamamlandıktan sonra sistemin kullanıma hazır olduğuna karar verildiği takdirde Sistem Altyapı Tanımları /BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Yönetici Tanımlama menüsünde bu modülde yönetici olarak belirlenen kullanıcıların Sapma Yönetimi Form-Detaylar ekranında ve butonu çıkmaktadır. Şablon, sistemde tanımlanan alanlara göre otomatik olarak oluşturulmaktadır. butonu ile sistem oluşturulan şablonu bilgisayara indirir. İlgili şablon kullanıcılar tarafından doldurularak butonu ile sisteme yüklendiğinde Sapma yönetimi formu detay kaydı sisteme aktarmış olur.

: Arama fonksiyonu kullanılabilir.

: Listede seçili form detayları Excel’ e aktarılır.

(Yazdır): Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi/Rapor Formatları Tanımlama menüsünde tanımlı kayıt bazında rapor formatlarının seçili görüntülenmesi işlemi sağlanır. Bu buton tıklanarak Excel ve Pdf formatında kayıt bazında rapor formatı alınır. Kayıt bazında rapor formatı tanımlama işlemi olmadığı sürece (Yazdır) butonu görüntülenmez.

: Grafik çizmek için kullanılır.

: Bir önceki ekrana dönmek için kullanılır.

Revizyon İşlemi: Sapma yönetimi formu detay kaydı kaydedildikten sonra herhangi bir anda revizyon işlemine tabi tutulabilir ve yeni risk analizleri gerçekleştirilebilir. Bunun için Sapma yönetimi formu detay kaydı listesi açıkken ilgili Sapma yönetimi formu detay kaydı seçilir ve sol üstteki butonlardan butonu tıklanır. Bundan sonraki aşama Sapma yönetimi formu detay kaydının ilk kez doldururken izlenen adımlarla birebir aynıdır. Tek fark, Sapma yönetimi formu detay kaydı ekranındayken revizyon numarası bir olarak artmasıdır. Revizyon işlemi yapılması için Sapma Yönetimi modülü parametrelerinde 80 numaralı “Revizyon kullanılacak mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında revizyon işlemi ile ilgili butonlar görüntülenir. Bu butonlar ile revizyon, eski revizyonlar görme ve revizyon değişimi işlemleri yapılır. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma Yönetimi, Önlemler, Onaycılar ve Revizyon Değişimi sekmesi olmak üzere 4 sekme karşımıza çıkar. Revizyon işlemi için bu sekmelerde ilgili alanlar üzerinde değişiklik yapılır. Revizyon numarasının bir artığı görülür. Gerekli alanlarla ilgili değişiklik yapıldıktan sonra ekranın sol üst köşesindeki butonu tıklanılır.

Sistem tarafından “Sapma Yönetimi formu detayının onaya göndermek ister misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

İlgili Sapma yönetimi formu detay kaydının kayıt işleminden sonra durumu “Müdür Onayı” statüsüne gelir.

Onay akışındaki kullanıcının “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Onay Bekleyen Sapma Yönetimi Detay Formları” görevi olarak iş düşer.

İlgili görevdeki Form kodu alanındak form kodu link tıklanarak Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranı açılır. Sapma yönetimi formu detay kaydında Sapma Yönetimi, Önlemler, Onaycılar ve Revizyon Değişimi olmak üzere 4 sekme karşımıza çıkar. İlgili sekmelerdeki alanlar üzerinde değişiklik ve düzenleme işlemi yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Sapma yönetimi formu detay kaydının onaylama işlemi yapılır

: Sapma yönetimi formu detay kaydının ret edilme işlemi yapılır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma Yönetimi sekmesinde butonu tıklanılır.

Sistem tarafından “Sapma Yönetimi formu detayı onaylamak ister misiniz?” mesajında “Tamam” butonu tıklanılır.

Sapma yönetimi formu detay kaydının onaylama işleminden sonra statüsü “Kapalı” durumuna gelir.

Eski Revizyonları Görme İşlemi: Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında revizyon işlemi yapılan bir Sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken butonu tıklanarak Sapma yönetimi formu detay kaydının eski revizyonun görme işlemi yapılır.

Eski Revizyon görme işlemi yapılması için Sapma Yönetimi modülü parametrelerinde 80 numaralı “Revizyon kullanılacak mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranda butonu görüntülenir ve seçilen Sapma Yönetmi detay kaydının bu buton tıklanarak eski revizyonlarının görüntüleme işlemi yapılır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken butonu tıklanılır.

Sapma Yönetimi-Eski Revizyonlar ekranı açılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Eski revizyonları görüntüleme işlemi yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılma işlemi yapılır.

: Önceki ekrana geri dönülme işlemi yapılır.

Sapma Yönetimi-Eski Revizyonlar ekranında listede Sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken (Görüntüle) butonu tıklanılır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranı görüntülenerek sapma yönetimi detay kaydının eski revizyonu görüntülenir.

Revizyon Değişim İşlemi: Revizyon işlemi yapılan Sapma yönetimi formu detay kaydının revizyonlarının karşılaştırılma işleminin yapılmasıdır. Revizyon Değişim** işlemi yapılması için Sapma Yönetimi modülü parametrelerinde 80 numaralı “Revizyon kullanılacak mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranda butonu görüntülenir ve seçilen Sapma yönetimi formu detay kaydının bu buton tıklanarak Sapma yönetimi formu detay kaydının revizyon karşılaştırma işleminin yapılması sağlanır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken butonu tıklanılır.

Açılan Risk Revizyon Karşılaştırma ekranında risk değerlendirme detay kaydının 0.revizyonu ile 1.revizyonu arasındaki alanlar ilgili değişiklikler görüntülenerek karşılaştırma işleminin yapıldığı görülür.

Gözden Geçirme İşlemi : Mevcut Sapma yönetimi formu detay kayıtların herhangi bir gözden geçirme işlemine tabi tutulabilir ve mevcut durum değerlendirilip açıklamalar yapılabilir. Bunun için Sapma yönetimi formu detay kaydı listesi açıkken ilgili Sapma yönetimi formu detay kaydı seçilir ve sol üstteki butonu tıklanarak gözden geçirme işlemi yapılır. Sapma yönetimi formu detay kaydında Gözden Geçirme işlemi yapılması için Sapma Yönetimi modülü parametrelerinde 39 numaralı “Gözden geçirme fonksiyonu kullanılacak mı ? (E/H)” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranda butonu görüntülenir ve seçilen sapma formu detay kaydının bu buton tıklanarak gözden geçirme işlemi yapılır. Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken butonu tıklanılır.

Risk Gözden Geçirme ekranı açılır.

Risk Gözden Geçirme ekranında Sapma yönetimi formu detay kaydının açıklama alanında gözden geçirme işlemi ile ilgili açıklama bilgisi yazılır. Tarih alanında gözden geçirme işlemi tarihi açılan Takvim alanında seçilir. Gerekli alanlar ilgili bilgiler girildikten sonra butonu tıklanarak gözden geçirme kayıt işlemi yapılır.

Eski Gözden Geçirmeleri Görme İşlemi: Mevcut Sapma yönetimi formu detay kayıtları herhangi bir gözden geçirme işlemine tabi tutulabilir ve mevcut durum değerlendirilip açıklamalar yapılabilir. Gözden Geçirme işlemi yapılan Sapma yönetimi formu detay kaydı seçilir ve sol üstteki butonu tıklanarak eski gözden geçirme işlemlerinin görüntülenmesi sağlanır. Sapma yönetimi formu detay kaydında eski gözden geçirmelerin görme işlemi yapılması için Sapma Yönetimi modülü parametrelerinde 39 numaralı “Gözden geçirme fonksiyonu kullanılacak mı ? (E/H) parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranda butonu görüntülenir ve seçilen Sapma yönetimi formu detay kaydının bu buton tıklanarak eski gözden geçirmelerin görme işlemi yapılır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken butonu tıklanılır.

Risk Eski Gözden Geçirmeler ekranı açılır ve eski gözden geçirme işlemleri ile ilgili bilgiler görüntülenir.

Grafik Çizme İşlemi; Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma yönetimi formu detay kayıtları seçili iken (Grafik Çiz) butonu tıklanarak Sapma yönetimi formu detay kayıtların grafiklerinin alınma işlemi yapılır. Bu buton parametreye bağlı olarak görüntülenen bir butondur. Sapma Yönetimi modülü parametelerinden 84 numaralı “Sapma Yönetimi detayında grafik çiz fonksiyonu kullanılsın mı?” parametresinin parametre değeri “Evet” seçilerek parametre aktif edilir.

Parametre aktif edildikten sonra Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında (Grafik Çiz) butonu görüntülenir ve listede seçili Sapma yönetimi formu detay kaydının grafiği alınır.

Sapma Yönetimi Formu-Detaylar ekranında Sapma yönetimi formu detay kaydı seçili iken (Grafik Çiz) butonu tıklanılır.

Revizyon Bazında Sapma Durumu Grafiği ekranı açılır.

Açılan ekranda alanlar alanında grafiği alınacak alanlar seçilerek (Grafik Çiz) butonu tıklanarak Sapma yönetimi formu detay kaydının grafiğinin alınma işlemi yapılır.

5.2.2. Raporlar

Menü Adı: Entegre Yönetim sistemi/ Sapma Yönetimi/Raporlar

Sapma Yönetimi modülü ile ilgili raporlar görüntülendiği kısımdır.

5.2.2.1. Genel Sapma Listesi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/ Raporlar/ Genel Sapma Listesi

Genel Sapma Listesi raporunun alındığı menüdür. Genel Sapma Listesi raporunu almak için, Genel Sapma Listesi menüsü tıklanır.Açılan ekranda Liste ve Filtre olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterlerine göre filtreleme işlemi yapılır. Liste sekmesinde ise bu arama kriterleri olan alanlara göre filtreleme işlemine göre kayıtları listelenir. Genel Sapma Listesi ekranında Sistem Altyapı Tanımları/ Sapma Yönetimi//Rapor Formatları menüsünde Genel bazda rapor formatı tanımlı ise (Excel'e Aktar) butonu tıklanıldığında bu rapor formatının Excel formatında raporu alınır. Rapor Formatları menüsünde genel bazda rapor formatı tanımlı değilse Genel Sapma Listesi ekranında filtre sekmesinde arama kriterlerine göre liste sekmesinde listelenen kayıtların (Excel'e Aktar) butonu tıklanıldığında Excel formatında raporu alınır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelmesi işlemi yapılır.

: Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Genel Sapma Listesi ekranında Filtre sekmesinde filtre arama kriterleri olan “RDFD Kodu ” alanında (Ekle) butonu tıklanarak açılan RDFD listesinde RDFD seçilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Genel Sapma Listesi ekranında liste sekmesinde yapılan filtredeki arama kriterlerine göre kayıtlar listelenir.

Genel Sapma Listesi ekranında (Excel’e Aktar) butonu tıklanarak Genel Sapma Listesi raporun Excel formatından raporu alınır.

5.2.2.2. Aksiyon Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/ Raporlar/ Aksiyon Raporu

Aksiyon raporunu almak için, raporlar menüsünden aksiyon raporu açılır. Sapma Yönetimi sonucu alınan aksiyon önlemlerinin alındığı rapordur. Bu rapor Excel’ e aktarılabilir. Özet raporu alınabilir. Ayrıca zaman bazlı aksiyon çizelge raporu çekilebilir. Aksiyon raporunu almak için, Raporlar menüsünden Aksiyon Raporu menüsü tıklanır. Açılan menü ekranında Aksiyon Liste ve Aksiyon Arama olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Aksiyon Arama sekmesinde arama kriterlerine göre filtreleme işlemi yapılır. Aksiyon Liste sekmesinde ise bu arama kriterleri olan alanlara göre filtreleme işlemine göre kayıtları listelenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Aksiyon çizelge raporunu görüntüleme işlemi yapılır.

: Özet Rapor alınma işlemi yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Log görüntüleme işlemi yapılır.

: Menü ekranlarındaki arama kriterleri arama işlemi yapılan gridde filtre alanlarında kalan verilerin temizleme işlemi yapılır.

: Menü ekranın tekrar varsayılan ayarlarına gelmesi işlemi yapılır.

: Menü ekranlarında kolonların karşılığı olan alanların gösterip- gizleme özelliği yani saklama özelliği ile menü ekranın kullanıcı bazlı tasarlama işlemi yapılır.

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Arama sekmesinde filtre arama kriterleri olan “RDFD” alanında (Ekle) butonu tıklanarak açılan RDFD listesinde RDFD seçilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Liste sekmesinde yapılan filtredeki arama kriterlerine göre kayıtlar listelenir.

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında (Aksiyon Çizelge Raporu) butonu tıklanarak Aksiyon raporun Excel formatından Aksiyon Çizelge raporu alınır.

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında (Özet Rapor) butonu tıklanılır.

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Özet Rapor görüntülenir.

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında (Excel’e Aktar) butonu tıklanılır.

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Raporunu Excel formatında raporu alınır

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında butonu tıklanılır.

Sapma Yönetimi Aksiyon Raporu ekranında Aksiyon Raporunun Log Görüntüleme işlemi yapılır.

5.2.2.3. Tekrar Eden Kayıtlar Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/ Raporlar/ Tekrar Eden Kayıtlar Raporu

Benzer Sapma yönetimi detay kayıtlarının kaç kez tekrar ettiğini gösteren raporun alındığı menüdür. Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/Raporlar/Tekrar Eden Kayıtlar raporundan ilgili rapor şablonu seçilir. Tekrar Eden Kayıtlar raporunu almak için, Tekrar Eden Kayıtlar menüsü tıklanır.Açılan ekranda Liste ve Filtre olmak üzere iki sekme karşımıza çıkar. Filtre sekmesinde arama kriterlerine göre filtreleme işlemi yapılır. Liste sekmesinde ise bu arama kriterleri olan alanlara göre filtreleme işlemine göre kayıtları listelenir

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılır.

Tekrar Eden Kayıtlar ekranında Filtre sekmesinde filtre arama kriterleri olan “Rapor Şablonu ” alanında açılan açılır listede Rapor Şablonu seçilerek (Ara) butonu tıklanılır.

Tekrar Eden Kayıtlar ekranında liste sekmesinde yapılan filtredeki arama kriterlerine göre kayıtlar listelenir.

Tekrar Eden Kayıtlar ekranında (Excel’e Aktar) butonu tıklanarak Tekrar Eden Kayıtlar raporun Excel formatından raporu alınır.

5.2.2.4. Risklerin Bölgelere Dağılımı

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/ Raporlar/ Risklerin Bölgelere Dağılımı

Sapma Yönetimi modülü kapsamında iş yeri ve departman bazlı olayların haritada gösterilmesinin sağlandığı rapordur.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

Filtre sekmesinde ilgili işyeri veya departman listesinde seçim yapılarak (Ara) butonu tıklanarak Harita sekmesinde işyeri ve departman bazlı risk değerlendirmeleri harita üzerinde görüntülenmesi sağlanır.

5.2.3. Grafikler

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/ Grafikler

Sapma Yönetimi modülünde grafiklerin görüntülendiği kısımdır.

5.2.3.1. En Çoklar Analizi

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/Grafikler/ En Çoklar Analizi

X ekseninde yer alan seçim tiplerine göre grafik oluşturulmasını sağlar. Oluşturulan bu grafik için de veri seçenekleri kullanılarak detay bazlı filtreleme yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Belirlenen özelliklere göre ekrana grafiği çizdirir.

: Grafiği açılır menüden seçilen format türüne (png,jpg,bmp,xls, vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarılma işlemi yapılır.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Grafik oluşturmak için iki ayrı ayar alanı bulunmaktadır. Bunlar Grafik ve Veri seçenekleridir. Adından da anlaşılacağı gibi grafiğin renkleri, eni-boyu gibi ayarlamaların yapıldığı alandır. Grafik ayarlarında önemli olan X ekseni ve Z eksenidir. X ve Z ekseninden sorgulamak istediğimiz, Ürün Kodu/Ürün Adı, Planlanan Üretim Miktarı, Gerçekleşen Üretim Miktarı, vb. alanlara göre grafik elde etmemizi sağlar. Grafik seçeneklerinden ise belirlediğimiz grafik ayarlarından daha kısıtlı bir veri almak için filtreleme yapmak istenirse kullanılan alandır. Bar üzerine adet bilgisi yazılsın check box işaretlendiğinde grafikte bar üzerine adet bilgiside görüntülenir.Ayarlamalar tamamlandıktan sonra butonu tıklanarak grafik oluşur. Grafiği farklı formatlara almak istenirse, formatı sağdan seçtikten sonra (Dışa Aktar) soldan butona basıldığın da xls, png, jpg. formatlarına grafik basılabilir. (Excel’e aktar) butonu ile de oluşan verileri Excel’e aktarması sağlanır. Bu veriler ile farklı formattaki grafiklerde oluşturulabilir.

Sapma En Çoklar Analizi ekranında Grafik Seçenekleri kısmında ilgili alanlar seçim işlemi yapıldıktan butonu tıklanarak Sapma En Çoklar Analizi grafiğinin alınma işlemi yapılr.

Sapma En Çoklar Analizi ekranında (Excel’e aktar) butonu tıklanarak Sapma En Çoklar Analizi Excel formatında alınır.

5.2.3.2. Sapma Karşılaştırma Grafiği

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/ Grafikler/ Sapma Karşılaştırma Grafiği

Sapma Karşılaştırma Grafiği alınma işleminin yapıldığı menüdür.Sapma Karşılaştırma grafiğini almak için, Grafikler menüsünden Sapma Karşılaştırma Grafiği menüsü tıklanır. Bu grafikle, filtrelenen sapma yönetimi detay formlar kayıtları üzerindeki iki alanın karşılaştırılabilmesi gibi, yine seçilen alanların güncel ve eski revizyonları görüntülenebilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Belirlenen özelliklere göre ekrana grafiği çizdirir.

: Grafiği açılır menüden seçilen format türüne ( Excel, JPG, PDF vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarır.

Açılan ekranda filtre sekmesinden grafik karşılaştırmasını almak istediğimiz alanları doldurarak butonu tıklanılır.

Sapma Karşılaştırma Grafiği ekranda istenilen alanların risk karşılaştırması yapılarak grafiği alınır.

Sapma Karşılaştırma Grafiği ekranında (Dışa Aktar) butonu tıklanarak açılır listede tıklanarak “xls” seçeneği seçilerek Sapma Karşılaştırma Grafiğinin Excel formatında raporu alınır.

5.2.3.3. Sapma Revizyon Karşılaştırma Grafiği

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Sapma Yönetimi/Grafikler/ Sapma Revizyon Karşılaştırma Grafiği Grafiği

Sapma Yönetimi detay kayıtlarında revizyon karşılaştırılma işlemi yapılarak grafiğinin alındığı menüdür. Sapma Revizyon Karşılaştırma grafiğini almak için, Grafikler menüsünden Sapma Revizyon Karşılaştırma Grafiği menüsü tıklanır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Belirlenen özelliklere göre ekrana grafiği çizdirir.

: Grafiği açılır menüden seçilen format türüne ( Excel, Jpg, Pdf vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarır.

Açılan ekranda filtre sekmesinden grafik karşılaştırmasını almak istediğimiz alanları doldurarak butonu ile istenilen risk revizyon karşılaştırması yapılır.

Sapma Revizyon Karşılaştırma Grafiği ekranında güncel öncesi revizyon sayısı ve X ekseni seçilerek butonu tıklanarak Sapma Revizyon Karşılaştırma grafik oluşturulur.

Sapma Revizyon Karşılaştırma Grafiği ekranında butonu tıklanarak açılır listede tıklanarak “xls” seçeneği seçilerek Sapma Revizyon Karşılaştırma grafiğinin Excel formatında raporu alınır.

5.3. Dashboard/Sapma Yönetimi

Menü Adı: Dashboard/ Sapma Yönetimi

Qdms sisteminde kullanıcılara işlemleri, metrikleri, grafikleri ve raporları tek bir ekranda görüntülemelerine olanak sağlayan kısımdır. Dashboard, bilgi akışını ve/veya içeriğini özetlemek amacıyla kullanılan, grafikler ve tablolar yoluyla belirli bir durumu açıklamaya yarayan göstergeler ekranı, iş panosu ve göstergeler tablosu olarak ifade edilmektedir. Amacı en kısa sürede, en az etkileşim ve düşünme gereksinimi ile gerekli olan bilginin sunulmasıdır.Genelde yönetici konumundaki kişileri sıklıkla kullandıkları ekrandır. Qdms sisteminde Sapma Yönetimi Modülü kapsamında Dashboard özelliği getirilmiştir. Menü görme yetkisine bağlı olarak bu ekran gelmektedir.

Dashboard menüsü tıklanıldığında liste ve filtre sekmesi olmak üzere iki sekme karşımıza çıkmaktadır.

Filtre sekmesinde arama kriterlerine bulunan alanlara göre filtreleme işlemi yapılır.

Sapma Yönetimi modülünde Dashboard ekranında Liste sekmesinde Toplam Ana Form, Toplam Detay Form, Açık Kayıtlar ve Kapalı Kayıtlar alanları sabit alanlar olarak ekrana gelerek üzerinde herhangi bir düzenleme işlem yapılmamaktadır.Bu sabit alanlarda toplam ve yüzdelik dilimleri ile bilgileri verilir.

Sapma Yönetimi modülünde Modül yöneticileri istedikleri kadar grafık tasarlama işlemi yaparak grafik sayısı artırabilirler.

Sapma Yönetimi Modülü Dashboard ekranında kaç tane grafik olacağı, grafiğin adının ne olacağı, grafiklerin sırasını ne olacağı Z ekseninde, Y ekseninde hangi alanlar olacağı, grafik boyu, grafik eninin ne olacağı ve grafik tipinin ne olacağı gibi ayarlarmalarla grafik tasarlama işlemini yapılır. Bu ayarlamalarının Sapma Yönetimi Dashboard ekranında yapılması için kullanıcının Sapma Yönetimi modülünde Modül Yönetici olarak tanımlı olması gerekir. (Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/Yönetici Tanımlama menüsünde Sapma Yönetimi Modülünde modül yönetici tanımlama işlemi yapılır.)

Kullanıcı Sapma Yönetimi Modülünde Modül Yönetici olmadığında Sapma Yönetimi Dashboard ekranında aşağıdaki ekran görüntüsündeki buton görüntülenir.

Sapma Yönetimi Modülünde modül Yönetici olarak tanımlı olan kullanıcının Sapma Yönetimi Dashboard ekranında birinci buton olan (Grafik Ayarları) butonu görüntülenir. Modül Admini olan kullanıcı Sapma Yönetimi Dashboard ekranında gerekli ayarlamaları ( Grafik ayarları) butonu yardımıyla grafik tasarlama işlemide yapar. Modül Yöneticileri olmayan kullanıcılar ise Dashboard Konfigürasyonu ekranında Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/ Dashboard Konfigürasyonu/ Sapma Yönetimi menüsünde gerekli ayarlamalar yapılarak grafik tasarım işlemide yapabilirler.

Sapma Yönetimi Modülünde grafik tasarlama, listede seçili tasarlanmış grafik bilgileri güncelleme ve silme işlemleri yapmak için (Grafik Ayarları) butonu tıklanılır.

Dashboard Konfigürasyonu ekranı açılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir Dashboard tanımlanır.

: Listede seçili olan Dashboard bilgisi üzerinde düzeltme/ değişiklik/ güncelleme yapılır.

: Listede seçili olan Dashboard bilgisi silinir.

: Dashboard Konfigürasyonu ekranı kapatılır.

Sapma Yönetimi Modülünde yeni bir Dashboard ekleme işlemi için butonu tıklanılır.

Dashboard Konfigürasyonu-Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Dashboard Konfigürasyonu-Yeni Kayıt ekranında gerekli alanlar ilgili bilgiler doldurulduktan sonra ekranın sol üstte yer alan butonu tıklanılır.

Sapma Yönetimi Dashboard ekranında kayıt işleminden sonra sistem tarafından “Grafik ayarlarınız başarıyla kaydedilmiştir.” mesajı verilir.

Sapma Yönetimi Dashboard ekranında tanımlanan Dashboard görüntülenir.

Sapma Yönetimi Dashboard ekranında tanımlanan Dahboard bilgisi güncelleme işlemi yapılarak açılan ekranda Grafik Tipi “PieChart” olarak seçilerek Dashboard PieChart olarak görüntülenmesi sağlanır.

Grafiği aktar butonu tıklanarak grafiği açılır menüden seçilen format türüne (png,jpg,bmp,xls, vb. ) dönüştürerek dış ortama aktarılma işlemide yapılır.

Grafik Boyu min değeri 500 maxsimum 1000 aralığında sınırlandırılmıştır. Grafik Eni min değeri 550 ve maxsimim değeri 1800 aralığında sınırlandırılmıştır. Bu değerler arasında grafik boyu ve Eni seçilmelidir. Dashboard Konfigürasyonu-Yeni Kayıt ekranında sıra numarası önceden kullanılmışsa kaydetme aşamasında sistem tarafında “Belirtmiş olduğunuz sıra numarası kullanımdadır, kullanımda olmayan bir sıra numarası belirtmelisiniz.” hata mesajı verilir.

Bu şekilde Grafik Ayarları butonu ile açılan ekranda yeni bir grafik eklenebilir. Eklenen grafik bilgisi üzerinde düzenleme, güncelleme, değiştirme ve silme işlemleri yapılır. Listede ilgili grafikler için filtreleme ekranı tanımlanmış ve indirilebilir olarak ayarlanmıştır.

Modül Yöneticileri olmayan kullanıcılar ise Dashboard Konfigürasyonu ekranı Sistem Altyapı Tanımları/BSAT/Konfigürasyon Ayarları/ Dashboard Konfigürasyonu/ Sapma Yönetimi menüsünde tıklayarak açılan ekranda gerekli ayarlamalar yapılarak grafik tasarım işlemide yapılır.